基于《檔號編制規(guī)則》（DA/T 13-2022）的檔號編制問題研究

黃新榮 曹天帆

（西北大學(xué)公共管理學(xué)院，陜西西安， 710127）

檔號是固化檔案分類結(jié)果的一組代碼，無論是在實(shí)體檔案還是電子文件的管理中，檔號都占據(jù)著非常重要的地位。由于各個立檔單位形成的檔案在分類方式以及相應(yīng)的檔號結(jié)構(gòu)方面存在差異，為規(guī)范檔號的編制，國家檔案局發(fā)布了《檔號編制規(guī)則》（DA/T 13-1994）（以下簡稱原《規(guī)則》）。但在近30年發(fā)展過程中，新情況不斷出現(xiàn)，原《規(guī)則》已無法滿足工作需求，因此，2015 年起國家檔案局對原《規(guī)則》進(jìn)行修訂，形成新版《檔號編制規(guī)則》（DA/T 13-2022）（以下簡稱新《規(guī)則》）。［1］

1 新《規(guī)則》的進(jìn)步之處

1.1 適合現(xiàn)今檔案管理要求

一方面，檔號組成元素更加豐富，滿足精細(xì)化、規(guī)范化檔案管理要求。原《規(guī)則》中，檔號包含全宗號、案卷目錄號、類別號、項(xiàng)目號、案卷號、件號、頁（張）號共7 種元素， 不含年度。 但是檔案隨年度不斷增多，有必要按年度進(jìn)行時(shí)間段管理。［2］同時(shí)，檔案種類增多，分類方法需要調(diào)整。因此，新《規(guī)則》的檔號包含全宗號、類別號、案卷號（組號、冊號）、件號（頁號）共四個部分，并做出如下調(diào)整：①將件號、頁號（張?zhí)枺┖喜榧枺撎枺?；②將案卷目錄號改為目錄號，并將?xiàng)目號劃分至類別號；③將類別號擴(kuò)充，新增了一級類別號（檔案門類代碼）、二級及三級類別號、年度、保管期限代碼、機(jī)構(gòu)或問題代碼。［3］如此，可將檔案管理所涉及的諸多要素納入檔號，更加貼合實(shí)際。

另一方面，新的檔號結(jié)構(gòu)，兼顧卷、件兩種整理方式，滿足檔案管理對象多樣化需求。原《規(guī)則》從檔案種類和單位屬性出發(fā)，擬定了三種檔號結(jié)構(gòu)：①全宗號-案卷目錄號-案卷號-件號（頁號、張?zhí)枺饕m用于黨政機(jī)關(guān)的文書檔案；②全宗號-類別號-案卷號-件號（頁號、張?zhí)枺饕m用于企業(yè)形成的業(yè)務(wù)檔案；③類別號-項(xiàng)目號-案卷號-件號（頁號、張?zhí)枺?，主要適用于專業(yè)主管部門形成的專門檔案。［4］但是隨著檔案門類擴(kuò)充，特別是當(dāng)一個大型單位既有文書檔案，又有科技檔案、實(shí)物檔案，甚至出現(xiàn)網(wǎng)頁檔案、音視頻檔案、電子郵件、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)等新興檔案門類時(shí)，原《規(guī)則》單一的檔號結(jié)構(gòu)就不適合日漸多元化的檔案門類了。新《規(guī)則》根據(jù)整理方式的不同，將原有的三種檔號結(jié)構(gòu)調(diào)整為兩種：①按卷整理的檔號結(jié)構(gòu)，即全宗號-類別號-案卷號/組號/冊號-件號/頁號，其中類別號的構(gòu)成元素包括一級類別號（檔案門類代碼）、二級及三級類別號、目錄號、項(xiàng)目號、年度、保管期限代碼；②按件整理的檔號結(jié)構(gòu)，即全宗號-類別號-件號，其中類別號的構(gòu)成元素包括一級類別號（檔案門類代碼）、二級及三級類別號、年度、保管期限代碼、機(jī)構(gòu)或問題代碼?？梢?，新《規(guī)則》通過擴(kuò)充類別號，將原《規(guī)則》的三種檔號結(jié)構(gòu)囊括在內(nèi)，適合不同門類、不同業(yè)務(wù)活動、不同整理方式的檔案。

1.2 適應(yīng)不同的檔案管理環(huán)境

首先，類別層級可擴(kuò)展。新《規(guī)則》在類別號中，增加了二三級類別號，以便擴(kuò)展檔案分類層次體系。只要二三級類別號科學(xué)、簡潔、不重復(fù)，各單位可自行編制二三級甚至四級類別號，以適應(yīng)立檔單位檔案工作環(huán)境。其次，檔號組成元素可選。原《規(guī)則》雖有三種檔號結(jié)構(gòu)可選，但是其元素組成相對固定，比如，三種結(jié)構(gòu)均包含案卷號，但并非所有檔案都以卷的形式整理歸檔。而新《規(guī)則》對類別號進(jìn)行擴(kuò)充，并設(shè)置元素可選，使得檔號編制更加具有靈活性，適應(yīng)不同單位的不同整理方式（如表1 所示）。最后，元素代碼位數(shù)可選。原《規(guī)則》規(guī)定案卷目錄號和案卷號只能以三位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，且同一目錄內(nèi)的案卷數(shù)量原則上不能超過一千。相比之下，新《規(guī)則》取消了案卷目錄號和案卷號的位數(shù)限制，各單位可按案卷目錄的實(shí)際數(shù)量確定位數(shù)。

表1 新《規(guī)則》檔號結(jié)構(gòu)元素選用對照表

1.3 增添了可供參考的示例

原《規(guī)則》雖規(guī)定可用漢字、漢語拼音字母或阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識類別號，但并未明確代碼的標(biāo)注方式，這使檔案人員在編制檔號時(shí)無從參考。新《規(guī)則》增加了檔號編制示例，比如一級類別號（檔案門類代碼）可為文書WS、科技KJ、人事RS等。通過示例，使代碼標(biāo)注方式更加直觀，便于檔案人員理解和操作。

2 新《規(guī)則》存在的問題

2.1 概念表述不清

第一，類別號的定義不夠嚴(yán)謹(jǐn)。新《規(guī)則》的類別號指：“按照分類方案賦予全宗內(nèi)各層級檔案類別的代碼”，并不包含全宗。但是綜合檔案館的分類方案，一般先根據(jù)進(jìn)館檔案的來源劃分全宗，然后層層劃分到卷或件。這顯然是一個貫穿全宗、從上到下、層層劃分的分類方案，具有系統(tǒng)性與完整性。因此，全宗也是一個類別，是綜合檔案館檔案的一個分類層次。新《規(guī)則》將全宗獨(dú)立于類別之外，并不合理。

第二，目錄號表述不夠清晰。新《規(guī)則》的目錄號指全宗內(nèi)案卷所屬目錄的代碼，與原《規(guī)則》中案卷目錄號的定義相同。如果不與原《規(guī)則》對照，那么對于一個非檔案專業(yè)人員或者剛剛進(jìn)入檔案行業(yè)的新人，可能望文生義，不如案卷目錄號涵義直觀。

2.2 分隔符號設(shè)置復(fù)雜

新《規(guī)則》將檔號組成元素之間的分隔符號設(shè)置為“-”和“·”。其中，“·”用于分隔和連接類別號內(nèi)的同級元素；全宗號、類別號、卷號、件號等上下級元素之間，用“-”分隔和連接。實(shí)際上，區(qū)別使用分隔符號，反而增加了檔號復(fù)雜程度。

首先，分隔符號無本質(zhì)區(qū)別?！?”或“·”均用于分隔和連接各組成元素，并無本質(zhì)區(qū)別，也不影響各元素排列順序。來回切換分隔符號，既繁瑣又不夠整齊美觀。只要分隔符號不影響具體的檢索效果，就無需強(qiáng)調(diào)使用規(guī)定的分隔符號。

其次，分隔對象無本質(zhì)區(qū)別。分隔符號用于分隔和連接檔號的各個組成元素，但元素之間無本質(zhì)區(qū)別。類別，是依據(jù)分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行劃分的結(jié)果，分類標(biāo)準(zhǔn)不同，產(chǎn)生的類別也不同。因此，從分類角度講，全宗號、年度等各元素均為類別號。新《規(guī)則》僅用“·”區(qū)分類別號，易誤導(dǎo)檔案人員，特別是在檔案人員手工整理紙質(zhì)檔案，需要在卷皮上大量手寫檔號時(shí)，可能會將各元素均視為類別，從而弄混分隔符號，寫錯檔號［5］。

最后，修改分隔符號增加人工負(fù)擔(dān)。原《規(guī)則》允許“-”和“·”混用，甚至省略。如果堅(jiān)持采納新《規(guī)則》，那么原檔號就需要修改。雖然電子文件和電子檔案的檔號可以通過系統(tǒng)功能批量修改，但是大量已經(jīng)賦予檔號的實(shí)體檔案，就需要手動修改紙質(zhì)檔案卷盒上面的檔號，或者在新卷皮上重填新的檔號，這樣會增大修改難度，加重工作人員負(fù)擔(dān)。另外“·”的Unicode編碼是00B7（16 進(jìn)制），僅限于中文輸入法環(huán)境，而英文ASCII編碼表中沒有“·”。所以工作人員在手工輸入大量的中英文字符混合檔號時(shí)，需來回切換輸入法，增加工作負(fù)擔(dān)。

2.3 全宗號不宜必選

一方面，并非所有單位均有全宗號。綜合檔案館首次接收立檔單位的檔案時(shí)，將其視作一個全宗，并賦予其全宗號。但在我國，只有一小部分機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的檔案，能夠進(jìn)入綜合檔案館。［6］大部分企事業(yè)單位的檔案自行保存，無需向綜合檔案館移交，因此沒有全宗號。但新《規(guī)則》并沒有指明本規(guī)則的適用范圍，反而將全宗號設(shè)為必選，使得眾多企事業(yè)單位無法落實(shí)，與實(shí)際不符。另一方面，并非所有單位均有必要設(shè)立全宗號。全宗號在于指明檔案來源，維護(hù)檔案的原始整理秩序，避免混淆。但當(dāng)一個單位既不向檔案館或上級單位移交檔案，也不接收下級單位檔案，而是只保管本單位檔案時(shí)，則僅有一個全宗，無需單設(shè)全宗號。新《規(guī)則》將全宗號設(shè)為必選，反而增加了這些單位的工作負(fù)擔(dān)。

2.4 全宗號不宜首選

首先，全宗屬性代碼體現(xiàn)全宗可分。新《規(guī)則》的全宗號由一位漢語拼音字母和三位阿拉伯?dāng)?shù)字組成（如表2 所示）。其中首位字母表示全宗屬性，如某省檔案館藏新民主主義革命歷史檔案第13號全宗為X013，X代表新民主主義革命歷史檔案。由此可見，檔案分類是先按歷史時(shí)期劃分全宗類別、后按形成單位來源劃分全宗。因此在全宗之前，應(yīng)當(dāng)還有表明全宗屬性（如時(shí)期、地區(qū)等）的分類層次。每次劃分檔案，只能采取一個標(biāo)準(zhǔn)。但是同時(shí)采用屬性和來源兩個標(biāo)準(zhǔn)劃分全宗，不符合分類原則。

表2 《檔號編制規(guī)則》全宗號示例匯總表

其次，并非所有檔案從全宗開始劃分。全宗是綜合檔案館檔案實(shí)體分類的第一個層次，因此在檔號上居于首位。但當(dāng)立檔單位數(shù)量龐大且性質(zhì)差異較大時(shí)，需在全宗之前進(jìn)行分類。比如歷史檔案涉及無數(shù)機(jī)構(gòu)組織，有無數(shù)全宗與之對應(yīng)。如果僅從來源劃分，不便于檢索和管理。因此，歷史檔案并非直接從全宗開始劃分，而是在全宗之前，按歷史時(shí)期分為明清檔案、民國檔案、革命歷史檔案。

最后，從檔案事業(yè)未來發(fā)展看，全宗號不宜首選。當(dāng)前檔號編制是從本館館藏資源角度出發(fā)，指明一份檔案在本館館藏體系中的位置。但未來的數(shù)字檔案館建設(shè)，必然帶來數(shù)字檔案資源的集成化建設(shè)，并基于云模式搭建檔案資源共享平臺。此時(shí)檔案的全宗標(biāo)識需指明檔案在全國數(shù)字檔案館資源體系中的位置。因此，應(yīng)當(dāng)將綜合檔案館標(biāo)識代碼納入檔號，并置于全宗號之前，形成更加系統(tǒng)完整的全國檔案分類聚合層次（如圖1 所示）。

圖1 全國檔案分類聚合層次示意圖

3 新《規(guī)則》存在問題背后的思考

3.1 頂層設(shè)計(jì)不足

第一，《檔號編制規(guī)則》的分類方案缺乏靈活性。檔號反映檔案實(shí)體分類的整理結(jié)果，但由于檔案分類方法具有多樣性，所以檔號編制方法難以統(tǒng)一。檔案實(shí)體分類采用體系分類法，形成一個層次分明、等級有序的體系，且每一層次體現(xiàn)不同分類標(biāo)準(zhǔn)，如來源、時(shí)間等。各單位實(shí)際狀況不同，分類方案也有所不同?，F(xiàn)行的多種檔案分類方案已涵蓋各行各業(yè)，且在檔案大類劃分與分類號上存在差異。作為指導(dǎo)作用的《檔號編制規(guī)則》也應(yīng)當(dāng)具有包容性。

第二，《檔號編制規(guī)則》的可操作性不足。新版本雖然在檔號結(jié)構(gòu)、元素選取上有所進(jìn)步，但仍過于嚴(yán)格，如全宗號必選、強(qiáng)制區(qū)分分隔符號、元素位數(shù)限制等。另外，《檔號編制規(guī)則》要兼顧不同管理環(huán)境，約定適用范圍。同時(shí)，《規(guī)則》需指明適用的機(jī)構(gòu)層級，如某企業(yè)單位、某檔案館或全國檔案館系統(tǒng)。新《規(guī)則》未限定適用范圍，則應(yīng)當(dāng)兼顧不同單位、不同分類方案中的檔號編寫規(guī)則。最后，新《規(guī)則》需在代碼組合方法、新舊檔號銜接方面細(xì)化指導(dǎo)意見，使檔號編制工作有章可循。

3.2 《規(guī)則》背后所暴露的檔案分類思維局限性

第一，檔號結(jié)構(gòu)反映了檔案分類的線性思維局限。分類只是檔案實(shí)體整理的一種方法。檔號作為檔案分類層次順序的固化產(chǎn)物，代表一條概念內(nèi)涵逐步縮小的邏輯鏈條。由于每一次分類只能選擇一個標(biāo)準(zhǔn)，因此前后相連僅有一條分類邏輯。電子文件與電子檔案的路徑名稱一定程度上反映了本單位的檔案分類方案，如“D：單位名稱文書檔案行政管理辦公室2020永久關(guān)于召開第三次全體員工會議的通知.PDF”。檔號的線性邏輯，類似于文件存儲路徑，需依次點(diǎn)開各層文件夾，才能找到原文信息。由于分類方案固定，所以檢索路徑單一。實(shí)際上檔案有不同的分類方案，檔號結(jié)構(gòu)也可前后調(diào)換，如年度-保管期限-機(jī)構(gòu)（問題），或保管期限-年度-問題（機(jī)構(gòu)）等。

第二，檔案分類代碼應(yīng)當(dāng)具有靈活性與完整性?！稒n號編制規(guī)則》用字母或數(shù)字標(biāo)注類名，不夠直觀；且檔案分類層次普遍較多，導(dǎo)致檔號冗長，不利于記憶。實(shí)際上，個別分類層次無需體現(xiàn)在檔號中，如會計(jì)檔案的保管期限。另外，檔號僅反映檔案分類的邏輯概念體系，并不反映其物理位置。實(shí)際工作中，檔案還需擁有庫房內(nèi)的地址號，便于索引存取。

綜上所述，檔號具有的局限性本質(zhì)上是對檔案分類的認(rèn)識不足造成的。在檔案信息資源組織方法中，分類依然是一種主要的方法，但可以用其他方法來彌補(bǔ)檔案分類的不足，擺脫檔號的局限性。

4 檔號編制改進(jìn)建議

4.1 發(fā)展性原則

檔號編制需遵循發(fā)展性原則，對于不符合時(shí)代發(fā)展要求的內(nèi)容，應(yīng)當(dāng)予以修訂。比如案卷目錄號已無必要?！稓w檔文件整理規(guī)則（DA/T 22-2015）》規(guī)定：“檔號的結(jié)構(gòu)宜為全宗號-檔案門類代碼·年度-保管期限-機(jī)構(gòu)（問題）代碼-件號?！辈缓妇砟夸浱?。另外，電子文件和電子檔案通過層次分明的文件夾體系實(shí)現(xiàn)存儲，最底層文件夾內(nèi)為原文信息。由于文件夾內(nèi)沒有條目限制，因此在原文信息文件夾之上，無需新建多余的案卷級文件夾。而且，即使不通過案卷目錄號，也可通過文件夾體系，檢索所需電子文件和電子檔案。

同時(shí)，隨著技術(shù)的發(fā)展，檔案檢索已脫離了分類方案線性整理的束縛，可以降低整理成本。如果將詳細(xì)著錄檔案的元數(shù)據(jù)信息存儲于計(jì)算機(jī)內(nèi)，就可實(shí)現(xiàn)多維檢索，直接找到目標(biāo)檔案。這也符合檔案輕整理、重標(biāo)注的發(fā)展方向，例如2000 年的改卷為件。筆者在西安某研究院調(diào)研時(shí)，其檔案管理系統(tǒng)接收的電子檔案是按歸檔時(shí)間順序直接給予流水號，減少了復(fù)雜的檔案分類歸檔判斷過程，但通過完備的元數(shù)據(jù)信息，同樣實(shí)現(xiàn)便捷檢索。該系統(tǒng)內(nèi)并無檔號，僅在按上級單位要求移交檔案時(shí)，抽取規(guī)定字段組成檔號，檔號是后組式的。未來，線性檔案分類整理依然存在，但要更注重檔案著錄，即使檔案處于混亂無序的狀態(tài)，也能通過完備的元數(shù)據(jù)著錄項(xiàng)檢索所需檔案。

4.2 包容性原則

檔案工作的實(shí)際狀況復(fù)雜，難以用一個規(guī)則去約束所有的檔案保管機(jī)構(gòu)。因此，《檔號編制規(guī)則》應(yīng)當(dāng)在檔號編制對象、編制規(guī)則、適用范圍、編制方法等方面，增強(qiáng)包容性。

其一，檔號編制對象應(yīng)具有包容性。檔號不僅針對實(shí)體檔案，也應(yīng)針對電子檔案。雖然現(xiàn)在實(shí)體檔案與電子檔案處于并存狀態(tài)，但檔案管理將逐步過渡到單套制，這是數(shù)字時(shí)代檔案管理的必然趨勢。因此，在檔號編制方面，應(yīng)盡量以電子文件和電子檔案為主，推動實(shí)體檔案管理向電子文件與電子檔案管理過渡。

其二，與檔案相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)文件應(yīng)及時(shí)更新。雖然新《規(guī)則》已出臺，但是其他相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)文件依然參照原《規(guī)則》。比如《歸檔文件整理規(guī)則（DA/T 22-2015）》中，全宗號仍按原《規(guī)則》編制，并將0作為全宗屬性代碼，與新《規(guī)則》不符。因此，在撰寫新《規(guī)則》時(shí)，應(yīng)梳理與檔號相關(guān)的現(xiàn)行標(biāo)準(zhǔn)文件，及時(shí)修訂。

其三，應(yīng)明確《規(guī)則》的適用范圍，盡量兼顧不同檔案機(jī)構(gòu)、不同檔案種類。如果《規(guī)則》適用于各級各類綜合檔案館，則需將各館藏檔案納入國家檔案全宗建設(shè)，建立從上到下的全宗管理體系，并在檔號中加入檔案館代號，揭示本館館藏在全國檔案館館藏檔案中的位置。如果《規(guī)則》適用于全國各行各業(yè)的所有檔案保管機(jī)構(gòu)，則需分別針對各行各業(yè)作出特殊規(guī)定，避免一個編制模板束縛所有行業(yè)檔案檔號編制工作的開展。此外，對于不同種類檔案，應(yīng)允許選用、增加、排列檔號組成元素，如全宗號可選或空白。

其四，檔號編制方法應(yīng)具有包容性。如果檔案標(biāo)識、物理位置不重復(fù)且唯一，則各單位可參考擬定本單位的檔號編制規(guī)則。［7］而且，部分單位已有檔號結(jié)構(gòu)，如需修改則費(fèi)時(shí)費(fèi)力。如果各單位需修正檔號，建議先將檔案全部數(shù)字化，再將數(shù)據(jù)掛接到檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行修正。各單位可在系統(tǒng)中完善著錄項(xiàng)，添加新舊檔號字段，通過字段抽取與匹配組合，賦值給新檔號字段，從而修正檔號。建議檔號編制方法完善關(guān)于新舊檔號銜接和修改問題的解決辦法，為各單位在新舊檔號的取舍與權(quán)衡問題上，提供參考和指導(dǎo)。這樣既能允許各單位檔號編制方法的存在，又能以解決性措施來減輕各單位在新舊檔號轉(zhuǎn)換上的心理壓力，引導(dǎo)新舊檔號過渡，體現(xiàn)檔號編制方法對于各單位實(shí)際的包容性。

綜上所述，檔號編制的規(guī)范化是一個漸進(jìn)性工程，會逐步從多樣化、差異化，過渡到專業(yè)化。在此過程中，《檔號編制規(guī)則》可提出參考性建議，并結(jié)合各單位實(shí)際情況動態(tài)修訂，不斷推進(jìn)全國檔號編制的規(guī)范化、專業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化。

4.3 完整性原則

檔號代表著檔案的唯一性。確定一份檔案在整個分類體系中的唯一位置，一般有兩種方法。一種是實(shí)體排架位置，即按照進(jìn)館順序，在庫房及其密集架上，依次排列各個全宗檔案。盡管各全宗檔案在邏輯上屬于并列關(guān)系，互不包含，也不交叉重疊，但在檔案排架時(shí)有先后之分，從而確定了每一份檔案的位置，形成檔案實(shí)體位置索引。另一種是分類體系位置，即建立一個層層劃分、等級秩序明確的邏輯分類體系，確定每一份檔案在整個分類體系中的位置，并將其位置固定下來，形成邏輯分類索引。因此，檔號應(yīng)當(dāng)兼顧檔案邏輯分類位置索引與檔案物理位置索引，才能更加科學(xué)完整［8］。但是，新《規(guī)則》的檔號僅體現(xiàn)了分類概念上的唯一性，沒有關(guān)注檔案的物理位置。在這方面，長安大學(xué)檔案館提供的“一卷雙號”辦法具有參考價(jià)值［9］?！耙痪黼p號”，指同一份案卷既有檔號揭示其分類屬性，又有保管卷號揭示其物理存放位置。

4.4 參考性原則

檔號編制涉及檔案分類及其代碼標(biāo)識，具有專業(yè)性和復(fù)雜性。由于各檔案保管單位面臨的實(shí)際狀況不一，因此分類方案和相應(yīng)的代碼編制也難以抉擇。但是新《規(guī)則》僅提供示例，并未提供全宗屬性代碼推薦表和檔案門類代碼推薦表，編制工作依然存在一定難度。

一方面，應(yīng)當(dāng)提供檔案全宗屬性代碼推薦表。新《規(guī)則》僅提供全宗號示例，但對全宗號首字母及其全宗屬性涵義并未進(jìn)行對照性解釋。全宗屬性，也是一種全宗的劃分標(biāo)準(zhǔn)，由此形成各種屬性相近的全宗群或全宗集合。因此，應(yīng)列出幾種全宗屬性以供選擇，并顯示對照關(guān)系，便于理解和操作（如表3 所示）。除表中所列屬性外，還可根據(jù)行政區(qū)劃的拼音字母進(jìn)行編制。同時(shí)需注意，用一位字母標(biāo)識全宗屬性容易重復(fù)。因此，也可用全宗屬性的漢字名稱，直接作為代碼，直觀且易于理解。

表3 全宗屬性代碼推薦表

另一方面，應(yīng)當(dāng)提供一、二級門類代碼推薦表。檔號反映了一個單位和組織的檔案分類體系。由于檔案分類復(fù)雜，因此檔號結(jié)構(gòu)不宜統(tǒng)一規(guī)定。工業(yè)企業(yè)、黨政機(jī)關(guān)、高校院所［10］等各機(jī)關(guān)單位，其一級類目設(shè)置具有共性，提取并總結(jié)其共性以供各機(jī)關(guān)單位參考，可使《檔號編制規(guī)則》更具普適性。但是，新《規(guī)則》提供的13 類一級門類代碼，其類目關(guān)系較為混亂，也無類目劃分依據(jù)，缺乏操作性和指導(dǎo)性。因此，應(yīng)當(dāng)羅列檔案門類代碼及其劃分依據(jù)。同時(shí)，通過類目與代碼間的對應(yīng)關(guān)系，降低專業(yè)難度和復(fù)雜性，使檔號編制更加直觀（如表4 所示）。

表4 檔案一級二級門類代碼推薦表

在一級類目設(shè)置上，采用活動性質(zhì)、載體形態(tài)、平臺渠道等多種分類標(biāo)準(zhǔn)，主要基于以下幾點(diǎn)考慮：第一，電子檔案種類復(fù)雜，屬性較多，更適用多元分類法，即采用多個分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行一級類目劃分；第二，采用多種分類標(biāo)準(zhǔn)能夠減少檔案類目層次，節(jié)省分類檢索時(shí)間；第三，將載體形態(tài)納入檔案一級類目，符合用戶分類習(xí)慣，增強(qiáng)直觀性；第四，在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中，分類導(dǎo)航可利用網(wǎng)絡(luò)資源的超文本特性，顯示檔案類目的交叉關(guān)系，不必受實(shí)體檔案分類非此即彼的約束（如圖2所示）。［11］

圖2 數(shù)字檔案館系統(tǒng)類目交叉關(guān)系示例

另外，部分一級類目內(nèi)容相近，但類名不同，比如職工檔案、人事檔案、學(xué)生檔案等。因此，將其置于同框，便于各單位按實(shí)際取舍，避免重復(fù)設(shè)類。在代碼推薦上，采用漢語、拼音首字母縮寫、阿拉伯?dāng)?shù)字多種方式，增強(qiáng)可選性和參考性。其他檔案，如照片檔案、實(shí)物檔案等，由于篇幅所限，不便贅述。各單位可參考表中已有分類標(biāo)準(zhǔn)和代碼，自行設(shè)類并編號。