建設項目文件收集之我見

文/華能沁北電廠 郭團衛(wèi)

建設項目文件收集之我見

文/華能沁北電廠 郭團衛(wèi)

建設項目文件收集是項目檔案管理的重要環(huán)節(jié)，也是檔案管理的基礎性工作。本文通過對項目文件收集工作中存在的問題進行了分析，并提出了解決對策。

建設項目；文件；收集；對策

建設項目文件收集是建設項目檔案管理的重要環(huán)節(jié)，也是檔案管理的基礎性工作。只有做好項目文件的收集工作，才能保證歸檔項目檔案的齊全、完整和準確，才能及時為運行、維修、管理、改擴建和技改等各項工作提供利用。如果項目文件收集不齊全，將直接影響項目檔案作用的發(fā)揮，并會對項目的建設和管理造成損失。筆者從事項目建設檔案管理工作多年，從實際工作經驗出發(fā)，談談加強建設項目文件收集工作的看法。

一、建設項目文件收集工作中存在的問題

由于建設項目參建單位多，項目文件形成的中間環(huán)節(jié)多，各相關部門容易造成工作不協(xié)調，收集責任不明確，影響了項目文件材料的歸檔質量。主要表現(xiàn)為：一是工程建設單位的職能部門和參建單位對工程檔案的收集歸檔工作重視不夠，未能及時制定項目文件收集歸檔制度，致使項目文件收集的責任單位不明確，項目文件收集范圍、收集時間及收集質量要求不明確，造成收集到的文件材料質量不高；二是未將項目文件的收集歸檔納入合同條款，不能有效地進行歸檔控制；三是檔案部門沒有抓住關鍵階段和重要環(huán)節(jié)進行收集，導致某些重要檔案文件缺失；四是負責收集項目文件的工程技術人員和檔案人員檔案意識不強；五是未做好歸檔項目文件的歸檔審核，導致歸檔項目檔案質量不高等。

大型機械壓力機大多為二到三級傳動結構，第一級為電動機通過皮帶帶動主軸轉動，第二級為主軸上的小齒輪帶動曲軸上的大齒輪轉動。從而通過曲柄滑塊機構驅動滑塊作上下往復的直線運動。因此大型機械壓力機傳動系統(tǒng)噪聲主要是齒輪副的噪聲。

二、項目文件收集工作中應采取的對策

做好項目文件的收集工作，應注意項目文件的形成、積累、流轉等前端控制，把收集工作落實到項目文件的形成或接收部門。建設項目建設周期長，參建單位多，而項目文件的收集工作與各單位都息息相關，因此要做好整個工程項目文件的收集工作，就要求建設單位要統(tǒng)籌規(guī)劃，要在項目管理制度（程序）以及管理方式、方法和措施等方面整體考慮和部署，以使項目文件的收集工作達到事半功倍的效果。

（一）制定并完善項目文件收集及歸檔制度。項目立項之后，建設單位要及時結合工程實際情況制定項目文件收集歸檔制度，對建設項目文件的歸檔范圍、歸檔時間、歸檔份數(shù)、歸檔要求、歸檔手續(xù)等進行明確的規(guī)定。項目文件收集歸檔制度必須符合建設項目工程活動和項目文件的實際，因為各個建設項目的位置、環(huán)境、管理模式、規(guī)模大小存在差異，都會對項目文件的種類、內容構成、形成特點等產生直接的影響。因此，每個建設項目文件歸檔制度的具體規(guī)定都不可能是完全一致的。必須以本工程的工程活動和項目文件的具體特點為根據(jù)，這樣的歸檔制度才是切實可行的。項目文件的收集歸檔制度，應該同建設項目各項有關的管理制度相銜接，成為建設項目整個管理制度的有機組成部分。項目文件收集歸檔制度的有關規(guī)定，必須具體、明確、便于貫徹執(zhí)行。收集歸檔制度既是項目文件歸檔的標準，也是對歸檔工作和歸檔質量的檢查、監(jiān)督的依據(jù)。因此，所訂內容和各項有關規(guī)定必須具體、細致，不能過于籠統(tǒng)，必須明確、清楚。在收集歸檔制度制訂的過程中，要充分考慮工程檔案可能涉及的方方面面的內容，要廣泛調查研究，不能只是檔案部門關起門來主觀擬訂。在制度的制訂過程中，一定要加強與建設單位各部門、監(jiān)理單位、施工單位、設計單位的交流溝通，廣泛聽取各專業(yè)人員的意見，使所制訂的歸檔范圍符合客觀實際。擬訂初稿后，組織建設單位各部門、監(jiān)理單位、施工單位、設計單位進行會審，并根據(jù)審查意見修改完善，最后定稿，以確保制度的可操作性。

（三）納入合同條款進行控制。建設項目通常采用建設單位全面負責下的合同管理模式，項目的勘察、設計、咨詢服務、技術服務、設備供應、土建、安裝、監(jiān)理、監(jiān)造、調試等工作均通過合同委托承包單位承擔。合同是項目各項工作的法律依據(jù)，合同雙方按合同的規(guī)定履行各自的責任。因此，應利用合同這種有效的手段來做好工程項目文檔工作，在合同中規(guī)定承包單位在文檔方面的責任，將檔案管理納入合同管理。在合同訂立時，把項目文件交付的范圍和類別、文件的介質和數(shù)量、文件提交的要求、應遵循的文檔管理程序（文件格式及內容）等內容列入合同條款，使文件提交及有關事項具有合同依據(jù)。為此，檔案管理部門應直接參加合同談判或通過審查合同有關章節(jié)，來確保文檔有關要求列入合同文本。建設單位財務部門應在合同一次性付款或尾款支付流程中設置檔案部門審核的環(huán)節(jié)，確認檔案管理部門及建設單位有關部門對項目文件審核的簽字、蓋章手續(xù)完備后，才能辦理財務結算付款手續(xù)。

（二）明確不同項目文件的收集責任單位及部門。項目文件產生于項目建設全過程，其收集和管理應列入項目建設計劃和有關單位、部門及人員的職責范圍、工程標準或崗位責任制，并有相應的檢查、控制及考核措施。項目文件材料的收集工作，嚴格按照“誰形成誰負責”的原則，由形成單位或責任部門負責收集。為確保工程建設項目檔案的完整和準確，應結合工程檔案收集歸檔范圍和部門工作職能，將收集任務層層分解，編制項目文件責任單位（人）和審核責任單位（人）劃分表，要確定每一種具體的項目文件應該由哪些部門負責歸檔。對于協(xié)作項目的項目文件，要抓住主持單位，做好收集工作。形成文件較多的建設單位是工程準備階段文件和竣工驗收文件收集的責任單位，施工單位是施工文件收集的責任單位，監(jiān)理單位是監(jiān)理文件收集的責任單位，同樣設計單位是設計文件收集的責任單位，勘察單位是勘察文件收集的責任單位。對于施工、監(jiān)理實行總承包制的，總承包單位負責收集匯總各分包單位形成的施工、監(jiān)理文件。建設單位內部也應明確各職能部門的收集范圍及職責。

（五）要抓住關鍵階段和重要環(huán)節(jié)進行收集。項目建設都是按照一定的程序或階段進行的，而項目文件也是按階段有規(guī)律地形成的。因此，檔案部門要根據(jù)項目建設的規(guī)律，抓住重要環(huán)節(jié)和關鍵階段進行收集。在項目文件形成過程中，有些環(huán)節(jié)非常有利于職能部門進行收集工作。因為項目文件是圍繞著工程的建設活動形成的，工程建設活動的規(guī)律性及階段性，是項目文件收集工作中需特別注意的重要因素。例如工程設計是按設計程序分階段進行的，如設計前期階段、初步設計階段、技術設計階段、施工圖設計階段等；而在設計前期一般又分為項目建議書階段、初步可行性研究階段、可行性研究階段。一定要分階段做好文件的收集工作，一般每個階段的文件都包括審批文件、支持性文件、設計報告及附圖，每一個階段的文件都是下一階段設計的基礎，所以一定要在下一階段設計前將有關文件收集齊全。項目部門在收集項目文件時，要了解文件內容，從中獲取收集信息。比如在收集工程項目申請報告、初步可行性研究報告、可行性研究報告階段支持性文件時，可利用設計報告的附件進行收集；還可利用批復文件，收集請示文件；利用本單位的行文收集發(fā)文原稿；利用需整改的文件收集閉環(huán)文件；利用合同臺賬及合同編號收集合同文件；利用合同臺賬及設備清冊收集設備文件；發(fā)現(xiàn)主送或抄送給本單位的文件為復印件時，要及時索取文件原件等等。

（四）編制項目文件歸檔計劃并做好歸檔跟蹤管理。檔案部門通過編制“建設項目檔案年度歸檔計劃”，并按年度歸檔計劃開展項目文件收集工作?！敖ㄔO項目檔案年度歸檔計劃”的內容應包括：應歸檔項目文件類目（文件名稱）、歸檔部門、歸檔責任人、計劃歸檔時間等信息。編制“建設項目檔案年度歸檔計劃”可以采取先要求參建單位及責任部門自行填報“建設項目檔案年度歸檔計劃”，檔案部門對已填報并提交的“建設項目檔案年度歸檔計劃”進行審核并匯總，與參建單位及責任部門達成共識后，正式發(fā)布“建設項目檔案年度歸檔計劃”，該工作可在每年年底開展。

其中，ε為數(shù)據(jù)對象的噪聲數(shù)據(jù)誤差，是系統(tǒng)自帶誤差，與預測模型選擇無關，一般認為服從正態(tài)分布，即 ε ～ N（0，σ2）。

（六）提高全員檔案收集意識。由于對項目檔案工作的不重視，在項目建設中的一些文件資料可能得不到很好的保存，造成遺失，使檔案資料不完整，給后期工作帶來影響。因此，加強《檔案法》及有關項目檔案知識的宣傳是必要的，可以通過網絡、報紙等宣傳工具宣傳項目檔案在工程管理乃至企業(yè)管理中的重要作用，增強全員對項目文件資料的收集意識。

1）同一性關聯(lián)關系。同一性關聯(lián)指的是同一視圖下不同檔案特征在概念、涵義、屬性等信息上存在語義信息上的相似性。構建同一性關聯(lián)關系就是對不同特征進行語義分析找出語義相似的特征集合，建立關聯(lián)關系的過程。兩個特征之間的語義關系基于語義詞典進行計算，對于兩個特征f1,f2∈Ri，如果f1有n義項s11,s12,s13,…,s1n，f2有m義項s21,s22,s23,…,s2m，則兩個特征的相似度S(f1,f2)為各自義項的最大值，即。給定閾值δ，當S(f1,f2)＞δ時，認為特征fi,fj滿足同一性，即節(jié)點vi,vj之間存在同一性關聯(lián)關系。

（七）做好項目文件的收集歸檔審核。項目文件的審核，從文件形成的角度和歸檔整理的角度看，應分兩個方面進行，即由職能部門負責人與技術人員負責的專業(yè)技術方面審核和由檔案人員負責的檔案專業(yè)方面審核。項目文件的技術審核是指職能部門負責人和工程技術人員對項目文件的完整、準確、有效性的審查。職能部門負責人和技術人員是項目建設的直接參與者，對項目建設程序、施工工序及應執(zhí)行的標準、規(guī)范非常熟悉，同時他們又是項目文件形成的主體，對文件的形成過程，文件所記錄的內容、技術數(shù)據(jù)的真實可靠性、施工工序、質量檢驗及評定程序以及現(xiàn)場的實際情況最為了解。因此，由職能部門負責人和技術人員負責審查與工程技術有關的內容，對項目文件進行專業(yè)技術方面的把關，是保證項目文件的完整、準確、有效的關鍵措施。檔案審核應從便于檔案保管與利用的角度出發(fā)，按照系統(tǒng)整理和規(guī)范管理的要求，對項目文件的完整性、成套性、有效性以及對收集的項目文件系統(tǒng)整理情況進行審查。

建設項目文件收集工作的最終目標是項目檔案的高質量歸檔。只有不斷創(chuàng)新項目文件收集管理的方式、方法和工作機制，才能做好項目文件的收集工作，才能保證歸檔項目檔案的齊全、準確、系統(tǒng)。

［1］徐靜.企業(yè)工程項目文件收集工作中的問題及對策［J］.蘭臺世界，2012（5）：29.

［2］郭淮嘉.重點建設項目前期文件收集歸檔中存在的問題及應對措施［J］.機電兵船檔案，2008（4）：56-58.

［3］段東升.工程項目檔案整理［M］.北京：作家出版社，2011.