公立醫(yī)院人力資源管理信息化建設(shè)路徑實踐

袁菁陽 趙婷婷 袁 媛

河南省兒童醫(yī)院 河南鄭州 450018

公立醫(yī)院是醫(yī)療技術(shù)和醫(yī)療服務(wù)的主要提供者,是保障群眾生命安全和身體健康的主要力量,公立醫(yī)院綜合改革的目標(biāo)是建立健全現(xiàn)代醫(yī)院管理制度,保障可持續(xù)的運行機制,確保決策、執(zhí)行及監(jiān)督相互協(xié)調(diào),相互制衡,相互促進[1]。人力資源管理在公立醫(yī)院管理工作中占據(jù)著重要的地位,管理效能的高低是影響醫(yī)院綜合實力的關(guān)鍵因素之一。在新時代背景下,為了優(yōu)化業(yè)務(wù)流程,提高管理效率,借助信息技術(shù)進行管理探索已成為一種新的發(fā)展模式,并隨著現(xiàn)代醫(yī)院管理制度不斷完善,使其充分融入到醫(yī)院人力資源管理體系建設(shè)當(dāng)中[2]。

1 醫(yī)院人力資源管理信息化系統(tǒng)建設(shè)的意義

在新時期經(jīng)濟背景下,信息交流是醫(yī)院維持正常活動的基本條件,也是醫(yī)院發(fā)展不可缺少的原動力。公立醫(yī)院要想實現(xiàn)高質(zhì)量健康發(fā)展,必須拓寬眼界視野、創(chuàng)新管理形式、探索發(fā)展路徑,將人力資源管理和信息化技術(shù)進行有機結(jié)合[3],構(gòu)建更加規(guī)范、專業(yè)、統(tǒng)一的人力資源管理平臺,打造更加高效、優(yōu)質(zhì)、合理的專業(yè)技術(shù)人才隊伍。鑒于此,醫(yī)院應(yīng)以信息化管理為手段,以精細化管理為目標(biāo),將基于信息化的人力資源管理模式應(yīng)用于醫(yī)院人力資源管理工作中,不斷完善業(yè)務(wù)流程,提高辦事效率,使人力資源部門從繁雜的日常事務(wù)中逐漸解脫出來,將工作重心逐漸轉(zhuǎn)移到為醫(yī)院職工服務(wù)和支持醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展的戰(zhàn)略規(guī)劃上來,助力醫(yī)院在精細化運行管理和全視角決策評價方面打通堵點、實現(xiàn)“雙贏”[4]。

1.1 以理念轉(zhuǎn)變?yōu)閷?dǎo)向,促進人力資源管理形式更加規(guī)范

隨著醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革的不斷推進,加強現(xiàn)代醫(yī)院內(nèi)涵建設(shè)已成為促進公立醫(yī)院健康發(fā)展的重中之重[5]。人力資源管理信息化轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)的人力資源運營模式,從關(guān)注日?，嵥槭聞?wù)到關(guān)注長遠決策規(guī)劃,從關(guān)注職工眼前需求到關(guān)注職工成長發(fā)展,這種管理理念的轉(zhuǎn)變,既能從思想上和制度上雙向發(fā)力,提升職工的歸屬感和幸福感,促進他們與醫(yī)院發(fā)展同頻共振;又能從質(zhì)量上和服務(wù)上提檔升級,提升醫(yī)院的影響力和知名度,從而吸引更多高素質(zhì)復(fù)合型人才爭相加入。

1.2 以優(yōu)化分配為目的,推動人力資源管理成本合理控制

醫(yī)院人力資源管理工作共性特點是流程繁瑣、內(nèi)容繁雜,各項數(shù)據(jù)、指標(biāo)一直以一種碎片化、靜態(tài)化的形式存在,完全由人工來統(tǒng)計,既無法滿足大量信息數(shù)據(jù)的頻繁輸出,又無法做到信息數(shù)據(jù)的實時更新,一方面消耗了大量的人力成本和時間成本,另一方面在準(zhǔn)確率和及時性也會受到影響?；ヂ?lián)網(wǎng)時代背景下,醫(yī)院通過借助先進技術(shù),既可以彌補數(shù)據(jù)整合短板,降低人員管理成本,又可以優(yōu)化整體服務(wù)質(zhì)量,適應(yīng)醫(yī)院長遠發(fā)展[6]。

1.3 以信息融通為前提,助力人力資源管理效能不斷提升

隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展,信息融通逐漸成為信息化建設(shè)和各部門系統(tǒng)運作的關(guān)鍵前提[7]。在醫(yī)院人力資源管理過程中,使用信息化工具能夠打破傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)模塊分割限制,形成數(shù)據(jù)管理一體化、服務(wù)終端一體化及業(yè)務(wù)流程一體化的“三一”模式。一方面醫(yī)院管理者通過查閱由信息化技術(shù)統(tǒng)計的人力資源數(shù)據(jù),可以更加快捷地了解整個醫(yī)院人力資源的分配情況,為其決策提供信息支撐和重要依據(jù)[8];另一方面在保證信息安全的前提下,可以使不同部門根據(jù)科室需求對醫(yī)院人力資源信息進行提取、應(yīng)用及反饋,在提升服務(wù)效能的同時促進管理效能提升[9]。

2 醫(yī)院人力資源管理現(xiàn)狀及存在問題

以H醫(yī)院為例,醫(yī)院現(xiàn)有職工3 226人,其中博士43人、碩士726人、高級職稱345人、博士和碩士生導(dǎo)師48人。由于醫(yī)院兼具公益性、服務(wù)性、專業(yè)性等共性特點及多院區(qū)、大部制管理模式等個性特點,這就決定了其在人力資源管理過程中的復(fù)雜性和瑣碎性,比如編制管理、崗位設(shè)置、用工類型等業(yè)務(wù)復(fù)雜程度遠超其他單位,這都加大了人力資源管理的難度。具體現(xiàn)狀包括以下幾個方面:

2.1 用工形式復(fù)雜,傳統(tǒng)方式難以做到精細化

隨著H醫(yī)院的迅速發(fā)展,人員規(guī)模大幅擴張,編外用工數(shù)量增長迅速,用工形式復(fù)雜,存在人事代理、勞務(wù)派遣、勞務(wù)外包等多種用工形式。對編內(nèi)編外人員進行統(tǒng)一管理,使其既能滿足上級單位硬性要求,同時又能適應(yīng)醫(yī)院內(nèi)部管理需要,已是H醫(yī)院人力資源管理有待解決的問題。傳統(tǒng)管理方式雖有借助信息系統(tǒng),但功能有限,難以精準(zhǔn)滿足管理需求,這就要求H醫(yī)院充分利用人力資源管理信息化系統(tǒng)加強對不同用工形式的差異化管理。

2.2 信息無法共享,管理效率難以實現(xiàn)最大化

在H醫(yī)院實際的人事管理工作中,人力資源部負責(zé)考勤上報統(tǒng)計、工資調(diào)整、職稱管理等工作;業(yè)務(wù)科室負責(zé)工作排班,績效二次分配等工作;科教部門負責(zé)人員培訓(xùn)、繼續(xù)教育等工作;醫(yī)務(wù)部門要統(tǒng)計門診、住院、手術(shù)等工作量;醫(yī)院績效考核、醫(yī)德醫(yī)風(fēng)等工作都歸屬在相對應(yīng)的職能科室。各個科室均有相關(guān)人事管理職能,由于維護口徑和標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一,造成了人事信息的割裂與分散,完全依賴人力資源部門整合信息、數(shù)據(jù)需要大量二次加工,準(zhǔn)確性與及時性無法同時保證。與此同時,醫(yī)院人事業(yè)務(wù)涉及職工的公出、請假、考核、職稱、轉(zhuǎn)科等各個方面,且需要各相關(guān)部門分工協(xié)作,采用傳統(tǒng)紙質(zhì)或線下信息傳遞方式辦事效率較低,進展較難跟蹤,且信息留存分散,不利于工作的規(guī)范管理,難以實現(xiàn)從瑣碎的事務(wù)性管理,向?qū)I(yè)的人力資源規(guī)劃管理充分轉(zhuǎn)變[10]。

2.3 報表統(tǒng)計繁雜,信息輸出難以保障高效化

一直以來,數(shù)據(jù)的統(tǒng)計分析都是人事業(yè)務(wù)中比較薄弱的環(huán)節(jié)。H醫(yī)院人事報表的歸口單位較多,如衛(wèi)健委、人社局等,一方面報表的頻次和數(shù)量多,且時效性和準(zhǔn)確性要求高;另一方面在報表的填報格式和填報口徑等方面,每年都有變化和調(diào)整,給信息填報增加大量工作[11]。同時,人力資源部還需要為院領(lǐng)導(dǎo)或其他相關(guān)科室提供各類人事分析數(shù)據(jù),如人才梯隊、工資結(jié)構(gòu)、人員配置及區(qū)域中心建設(shè)等,在數(shù)據(jù)深入挖掘和準(zhǔn)確分析方面無法兼顧準(zhǔn)確性和時效性。

2.4 線下業(yè)務(wù)繁雜,服務(wù)方式難以實現(xiàn)多樣化

日常業(yè)務(wù)工作中,人力資源部需結(jié)合實際需求,進行組織管理、崗位設(shè)置、職工管理、薪酬管理、統(tǒng)計報表、數(shù)據(jù)分析等各項業(yè)務(wù)的處理,導(dǎo)致部門無法將過多精力放在人力資源規(guī)劃和醫(yī)院職工服務(wù)上,在某種程度上影響了職工的滿意度和認(rèn)可度。在實際工作中,醫(yī)務(wù)人員除了要充分踐行“永遠以孩子為先”的服務(wù)理念,加班加點完成繁重的業(yè)務(wù)工作外,辦理日常業(yè)務(wù)還需要拿著紙質(zhì)表單各個科室跑,既違背“一個中心四個轉(zhuǎn)”服務(wù)理念,又無法真正實現(xiàn)為職工提供方便。

綜上所述,搭建一個面向全院的人力資源管理信息化系統(tǒng)是提高H醫(yī)院人力資源管理水平的當(dāng)務(wù)之急。

3 醫(yī)院人力資源管理信息化系統(tǒng)建設(shè)路徑實踐及成效

3.1 醫(yī)院人力資源管理信息化系統(tǒng)建設(shè)基本要求

信息化技術(shù)逐步融入、日漸深入已成為一種趨勢。人力資源管理要想充分利用信息化系統(tǒng)建設(shè)實現(xiàn)提質(zhì)增效,必須統(tǒng)籌規(guī)劃、合理設(shè)計,兼具嚴(yán)謹(jǐn)性、實用性和可操作性,使相對靜態(tài)的信息活起來、動起來、用起來[12]。因此,H醫(yī)院人力資源管理信息化建設(shè)必須滿足以下要求:

3.1.1 做好系統(tǒng)接口,可安全實時調(diào)取數(shù)據(jù) 醫(yī)院人力資源管理信息化系統(tǒng)必須和醫(yī)院信息系統(tǒng)各個子系統(tǒng)做好接口,可以實時調(diào)取數(shù)據(jù),滿足業(yè)務(wù)需求,使人力資源管理信息化系統(tǒng)能夠在實際工作中得到充分運用,發(fā)揮真正作用。同時還要嚴(yán)格按照醫(yī)院規(guī)定,遵循相關(guān)密碼管理和科室權(quán)限管理要求,同時在內(nèi)、外網(wǎng)前端加裝防火墻,防止醫(yī)院職工信息和保密信息泄露。

3.1.2 做好模塊搭建,要充分體現(xiàn)管理理念 人力資源管理信息化建設(shè)模塊搭建不僅要涵蓋人才選拔招聘、日常考勤管理及崗位設(shè)置管理等基本事務(wù)性工作,還要充分體現(xiàn)現(xiàn)代人力資源管理新思路、新理念[13],并兼顧醫(yī)院人力資源規(guī)劃、職業(yè)生涯設(shè)計等有利于醫(yī)院和個人發(fā)展的戰(zhàn)略性及拓展性工作。

3.1.3 做好流程設(shè)計,應(yīng)切實保障操作方便 在醫(yī)院人力資源管理信息化系統(tǒng)設(shè)計過程中,應(yīng)與行政、臨床科室負責(zé)人進行充分溝通,深入了解工作需求,在便利職工的同時,使其充分滿足管理要求。一方面通過“好”的流程設(shè)計,確保操作方便,提高管理工作效率;另一方面通過“?！钡臉I(yè)務(wù)辦理,確保體現(xiàn)價值,提高醫(yī)院服務(wù)效率。

3.1.4 做好成本管理,需重點關(guān)注長遠發(fā)展 在醫(yī)院人力資源管理信息化系統(tǒng)的開發(fā)和實際運用中,醫(yī)院不僅要考慮功能設(shè)計,還要考慮各項成本。一方面合理利用原有網(wǎng)絡(luò)和硬件設(shè)備,在不浪費物力、人力資源的同時使維護費用得到有效控制;另一方面合理規(guī)劃實施路徑,避免盲目追求大而全,可根據(jù)需要采取“分步實施、逐步到位”的方式持續(xù)推進。系統(tǒng)的建設(shè)還要有前瞻性,在規(guī)劃設(shè)計時保留可能用到的模塊框架,以適應(yīng)醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展要求和高站位發(fā)展規(guī)劃。

3.2 醫(yī)院人力資源管理信息化系統(tǒng)建設(shè)路徑實踐

醫(yī)院人力資源管理信息化系統(tǒng)建設(shè),工程紛繁復(fù)雜,在建設(shè)過程中應(yīng)堅持整體規(guī)劃與分步實施相結(jié)合,效益驅(qū)動與重點突破相結(jié)合的原則。

3.2.1 整體規(guī)劃 信息化建設(shè)可分為兩個階段,第一個階段為“需求收集”階段,從“戰(zhàn)略、運行、管理”三個方面收集規(guī)劃需求,確立信息化建設(shè)方向與目標(biāo);第二個階段為“論證實施”階段,從“調(diào)研、分析、落實”三個方面整理可行方案,保障信息化建設(shè)路徑與成效。

3.2.2 分步實施 信息化系統(tǒng)建設(shè)是一項長期工程,需要有計劃分步驟地逐項實施,這樣既可以降低風(fēng)險、節(jié)約投資,提高成功效率,還可以在分步實施過程中及時糾正偏差,實現(xiàn)便捷管理的既定目標(biāo)。

3.2.3 效益驅(qū)動 效益是醫(yī)院決策的重要指標(biāo),沒有效益的信息化系統(tǒng)是沒有價值和生命力的。因此在規(guī)劃項目時,需要進行充分論證,分析其在社會效益、經(jīng)濟效益及管理效益等方面的實際成效。

3.2.4 重點突破 信息化建設(shè)整體規(guī)劃完成后,結(jié)合醫(yī)院現(xiàn)狀,詳細分析規(guī)劃中最急需解決的問題,并確定重點突破方向和具體實踐路徑。

3.3 人力資源信息系統(tǒng)功能模塊實施

模塊實施是整個信息化系統(tǒng)建設(shè)中的關(guān)鍵環(huán)節(jié),結(jié)合實際進行科學(xué)化的模塊設(shè)計是成功實施信息化的前提。H醫(yī)院堅持“科學(xué)規(guī)范”“務(wù)實高效”的建設(shè)原則,對現(xiàn)有業(yè)務(wù)工作進行全面梳理,統(tǒng)籌規(guī)劃、分區(qū)落實,確保人力資源管理信息化系統(tǒng)建設(shè)有序推進。

3.3.1 人力規(guī)劃模塊 該模塊包括機構(gòu)設(shè)置、黨組織設(shè)置、職務(wù)體系設(shè)置、崗位設(shè)置等,通過該模塊對整體架構(gòu)實施統(tǒng)一管控,提高工作效率。

3.3.2 人員管理模塊 該模塊包括人員主要信息維護和人員附屬信息。主要涵蓋學(xué)歷、職稱、職務(wù)及履歷等,通過該模塊實現(xiàn)員工信息檔案的高效整理和快速查閱。

3.3.3 合同管理模塊 該模塊詳細記錄職工合同內(nèi)容,包括合同終止日期等,有效規(guī)避由于勞動崗位變動及期限超期所帶來的用工風(fēng)險[14]。

3.3.4 考勤管理模塊 該模塊能夠關(guān)聯(lián)釘釘考勤打卡、OA忘打卡數(shù)據(jù),對每月考勤進行查詢統(tǒng)計[15]。

3.3.5 招聘管理模塊 該模塊具有用人需求申請、用人流程審批及用人信息發(fā)布功能,求職人員可在線上投遞簡歷、選擇職位,系統(tǒng)能夠?qū)χ匾畔⑦M行初步篩選和重點分析,嚴(yán)格按照醫(yī)院整體規(guī)劃與業(yè)務(wù)要求儲備人才[16]。

3.3.6 報表平臺管理模塊 該模塊可靈活定義字段信息,自主設(shè)計統(tǒng)計報表,自由導(dǎo)出統(tǒng)計結(jié)果,減少數(shù)據(jù)統(tǒng)計及信息核對時間,同時還可對醫(yī)院職工年齡結(jié)構(gòu)、學(xué)歷結(jié)構(gòu)及職稱結(jié)構(gòu)等進行深入分析,為醫(yī)院建立合理人才梯隊提供重要依據(jù)。

3.4 人力資源管理信息化系統(tǒng)建設(shè)成效

信息化系統(tǒng)建設(shè)融入醫(yī)院人力資源管理,既是我國目前人力資源研究領(lǐng)域的一個趨勢和重點,也是充分豐富人力資源管理的一個技術(shù)和手段,它的充分應(yīng)用使醫(yī)院人力資源管理從最初單純的服務(wù)性、事務(wù)性特點為主,逐步向著戰(zhàn)略性、全局性發(fā)展角度邁進[17]。

3.4.1 便捷業(yè)務(wù)處理,提高工作效率 對H醫(yī)院而言,通過信息化系統(tǒng)的建設(shè)與應(yīng)用,一方面可以實現(xiàn)信息智能處理,改變以往純手工或半手工的業(yè)務(wù)處理方式,同時充分保證數(shù)據(jù)統(tǒng)計的準(zhǔn)確和高效;另一方面可以實現(xiàn)業(yè)務(wù)線上辦理,職工可以在線查閱,填寫各類表單,并按照預(yù)置流程自動流轉(zhuǎn),提示相關(guān)人員處理相關(guān)業(yè)務(wù),切實提高業(yè)務(wù)辦理效率[18]。

3.4.2 簡化招聘程序,快速獲取人才 依據(jù)現(xiàn)有事業(yè)單位管理條例要求,公立醫(yī)院開展專業(yè)技術(shù)人才招聘工作,均需對外公布招聘崗位,隨著簡歷的大量涌入,利用信息化系統(tǒng)對應(yīng)聘人員進行精細化篩選,極大提高了人員招聘的工作效率,降低了招聘工作的前期篩選壓力。

3.4.3 提供便捷服務(wù),搭建溝通橋梁 人力資源管理信息化系統(tǒng)建設(shè)不只是為人力資源部服務(wù),也為普通職工、管理者及決策者等各層級人員搭建了信息溝通的橋梁。醫(yī)院管理者通過該平臺,可獲取人力資源相關(guān)信息,為其正確決策提供及時準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支持;醫(yī)院職工通過該平臺,可查看醫(yī)院制度、個人信息、月度及年度薪酬等,大幅度提升了職工的滿意度。此外,通過該平臺引導(dǎo)職工積極參與到醫(yī)院的管理和建設(shè)中去,在提升凝聚力和向心力的同時,實現(xiàn)人力資源管理精細化和規(guī)范化同步提升,助力醫(yī)院在信息時代背景下不斷向前沿技術(shù)靠攏,助推人才隊伍建設(shè)不斷實現(xiàn)新突破。

4 結(jié)語

隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的不斷發(fā)展,醫(yī)院體制機制的全面改革,醫(yī)院信息化建設(shè)的投入和使用已成為改革的重點,人力資源管理信息化作為其重要組成部分,對醫(yī)院人力資源的可持續(xù)發(fā)展具有重要意義。對此,醫(yī)院應(yīng)給予足夠的重視,進行充分的調(diào)研,并且在信息化建設(shè)過程中,統(tǒng)籌考慮眼前實際需求和醫(yī)院長遠發(fā)展,準(zhǔn)確把握人力資源管理現(xiàn)狀和業(yè)務(wù)辦理需求,確保信息化水平的提升真正促進醫(yī)院管理及服務(wù)水平的優(yōu)化,為醫(yī)院戰(zhàn)略實施和目標(biāo)推進提供強有力的人才支撐和智力保障。