檔案數(shù)字化改革助力基層治理

常山縣檔案館

近年來，常山縣檔案館深入學(xué)習(xí)貫徹習(xí)近平總書記關(guān)于檔案工作重要指示批示精神，深入實施“八八戰(zhàn)略”，對標對表“兩個先行”，堅持系統(tǒng)觀念、增強創(chuàng)新思維、塑造變革能力，適時規(guī)劃、突出重點、有序推進，努力建成檔案領(lǐng)域具有浙江特色、示范全國的重大標志性成果，不斷推動檔案數(shù)字化改革服務(wù)基層治理走深走實。

1 檔案服務(wù)基層治理所面臨的問題

治國安邦，重在基層。經(jīng)濟社會發(fā)展和民生最突出的矛盾和問題也在基層。只有抓好基層工作、打好治理基礎(chǔ)，切實推動基層治理和服務(wù)重心向基層下移，才能不斷增進群眾的安全感、幸福感、獲得感。檔案工作與基層治理工作息息相關(guān)，而檔案服務(wù)基層治理，存在三個需要解決的難點：

1.1 政策“沉睡”，利用率小

基層治理往往需要歷史依據(jù)、新舊政策文件作為憑證支撐。檔案館作為歷史檔案資料的匯集地，館藏檔案和室藏檔案未完全打通，缺少對相關(guān)檔案資料的系統(tǒng)性梳理，主動服務(wù)不夠，沒有發(fā)揮完整全面的檔案資政作用。

1.2 機制“匱乏”，時效性差

維穩(wěn)信訪工作是基層治理的壓艙石，而查檔往往是相關(guān)人員上訪前的重要環(huán)節(jié)，致使他們會在檔案館留下大量的信訪相關(guān)信息和記錄，合理利用這些檔案數(shù)據(jù)對其他部門化解矛盾、基層治理是十分有效的手段。而檔案部門與這些部門間缺少相關(guān)聯(lián)動預(yù)警機制，沒有充分發(fā)揮檔案部門在社會治理中的預(yù)警作用。

1.3 監(jiān)管“低效”，透明度低

巡視巡察是全面從嚴治黨的重大舉措，是黨內(nèi)監(jiān)督的戰(zhàn)略性制度安排，同時也是提升基層治理能力的有力手段。黨委巡察想要了解各部門主責主業(yè)、決策部署、黨的建設(shè)、選人用人等工作情況時，由于缺少針對性、系統(tǒng)性的信息化檔案專題庫，需要花費大量的時間精力去調(diào)用相關(guān)紙質(zhì)資料，一些信息查不到、查不準、查得慢，影響了巡察工作效率和質(zhì)量。

這三個方面問題的出現(xiàn)固然存在其歷史原因，但在目前已嚴重影響檔案工作服務(wù)基層治理，檔案應(yīng)有作用未得到充分發(fā)揮。

2 創(chuàng)新檔案工作模式，助力基層治理

針對相關(guān)問題，常山縣檔案館充分發(fā)揮檔案獨特資源優(yōu)勢，不斷創(chuàng)新工作機制，主動服務(wù)中心大局，基于現(xiàn)有常山縣檔案管理服務(wù)一體化平臺，打造高效智能、數(shù)字治理、多跨協(xié)同的“數(shù)字檔案利用一點通”應(yīng)用場景，力爭實現(xiàn)服務(wù)中心精準化、服務(wù)決策智能化、服務(wù)百姓便捷化、服務(wù)機關(guān)協(xié)同化。

2.1 完善檔案資源建設(shè)，形成政策智庫

聚焦招商引資、民政、醫(yī)保等企業(yè)、群眾關(guān)注度高的領(lǐng)域，聯(lián)合相關(guān)部門，打破數(shù)據(jù)壁壘，通過館室一體化平臺抓取、互聯(lián)網(wǎng)采集、網(wǎng)頁上傳等方式，實現(xiàn)跨部門、跨系統(tǒng)匯聚館室檔案及政府公開信息文件等資源，根據(jù)行業(yè)、生效期、事件、地點等字段進行結(jié)構(gòu)化處理，精細化分類。依托“檔案管理服務(wù)一體化平臺”“浙政釘”等載體，實現(xiàn)政策庫智能檢索、消息訂閱，目前為止完成14萬條各單位文書檔案標簽歸類，梳理匯總出政策類文件1500多條，極大地豐富了業(yè)務(wù)部門決策依據(jù)，累計提供政策依據(jù)服務(wù)1342人次，為政府社會治理提供數(shù)據(jù)支持。

2.2 優(yōu)化共享利用，提升公共服務(wù)質(zhì)效

結(jié)合“省檔案共享數(shù)據(jù)匯集”工作，依據(jù)標準結(jié)構(gòu)，上傳民生檔案191449條，開放檔案110742條，目前相關(guān)民生檔案均可在“浙里辦”App的“浙里檔案”應(yīng)用進行掌上查詢。為檔案服務(wù)“二輪土地延包”工作中，一是靠前建立“一庫集檔”，收集、整理、匯總?cè)h二輪土地承包檔案595卷，著錄卷內(nèi)文件級條目25517條，建成土地承包專題檔案數(shù)據(jù)庫，上傳土地承包檔案數(shù)據(jù)25517條至縣域數(shù)字檔案管理服務(wù)一體化管理系統(tǒng)。二是靠前推行“一站查檔”。對應(yīng)下發(fā)縣域數(shù)字檔案管理服務(wù)一體化管理系統(tǒng)賬號359個至村、社一級，試點村檔案員可直接線上查閱下載本村土地承包相關(guān)檔案條目與原文數(shù)據(jù)。2021年試點工作開展以來，共計線上查詢利用500余人次。

2.3 建立雙向預(yù)警機制，助力風(fēng)險化解

搭建社會預(yù)警子場景，基于檔案利用數(shù)據(jù)開展挖掘分析，及時為相關(guān)單位提供正向預(yù)警，以便其提早進行準備。同時，其他部門針對重要敏感事件節(jié)點或形勢任務(wù)變化，預(yù)測到可能產(chǎn)生高頻查檔內(nèi)容，及時向檔案部門推送關(guān)鍵詞形成反向預(yù)警。通過建立雙向預(yù)警機制，各部門互聯(lián)互通、雙向預(yù)警、指數(shù)監(jiān)管，徹底改變檔案館與各部門相互割裂、信息分散、各自為政的情況，實現(xiàn)社會風(fēng)險的早發(fā)現(xiàn)，預(yù)警處置的快響應(yīng)，部門聯(lián)動的無障礙，僅2023年上半年就累計預(yù)警15次，化解社會風(fēng)險點3個，大大提升政府部門分析社會風(fēng)險能力和應(yīng)急處置能力。

2.4 打造“一覽無余”的監(jiān)管場景，服務(wù)巡視巡察

搭建“服務(wù)巡察”子應(yīng)用，按巡查工作要求，分七類建立巡察檔案專題庫。為每個巡察組提供了專門巡察賬號，實現(xiàn)單位概況目錄式翻閱、檢索式查詢，形成“高透明”“高效率”“低成本”巡察新模式，目前已服務(wù)縣委巡察兩輪，覆蓋8個被巡察單位，總計提供利用巡察檔案782卷、1520件，檔案資料準備時間可從一周縮短到一天，減少了人力物力成本，大大提高了巡察效率，在“為黨管檔”中彰顯了數(shù)字化檔案力量。

3 鞏固創(chuàng)新成果，推進基層治理高質(zhì)量發(fā)展

在數(shù)字化改革應(yīng)用“常山縣檔案利用一點通”的探索打造過程中，形成了許多可借鑒可復(fù)用的數(shù)字化改革制度成果、數(shù)改組件等，也初步形成檔案數(shù)字化改革治理保障與賦能體系、可信賴的公共數(shù)據(jù)資源體系，體現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)治理的重大價值，為檔案介入公共數(shù)據(jù)檔案化治理提供方法論和路線圖。下一步常山縣檔案館將繼續(xù)鞏固創(chuàng)新成果，以檔案數(shù)字化改革推進基層治理高質(zhì)量發(fā)展。

3.1 創(chuàng)新監(jiān)管重建，強化業(yè)務(wù)管理水平

全面梳理檔案數(shù)據(jù)，并進行結(jié)構(gòu)化處理，建立相關(guān)標簽體系，如探索出臺《巡察檔案分類方案》《專題民生政策智庫分類標準》等配套制度，形成可復(fù)用、可推廣的行業(yè)檔案數(shù)據(jù)處理標準規(guī)范體系，促進全省檔案數(shù)據(jù)治理，使得檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量得到極大提升，產(chǎn)出更多的優(yōu)質(zhì)數(shù)據(jù)，同時通過該項目的實施，促進我縣檔案工作基礎(chǔ)更扎實，檔案工作人員業(yè)務(wù)更精進，從而形成“檔案數(shù)字化改革-基層治理”相互促進的良性循環(huán)。

3.2 強化系統(tǒng)觀念，實現(xiàn)“精準服務(wù)”

著力建設(shè)上下貫通、高效協(xié)同的檔案工作運用系統(tǒng)，對數(shù)字化方法和手段進行全面梳理，明確業(yè)務(wù)事項、指標、協(xié)同關(guān)系和數(shù)據(jù)項，形成四個體系、兩張資源清單和兩張流程圖；充分融入數(shù)字化改革“1612”工作體系，加快推動檔案核心業(yè)務(wù)數(shù)字化。開發(fā)全省檔案工作智能監(jiān)管應(yīng)用，整合檔案業(yè)務(wù)和資源數(shù)據(jù)，依托檔案資源建設(shè)指數(shù)評價體系，推行檔案工作指數(shù)化監(jiān)管，為科學(xué)決策和檔案治理提供有力支撐。通過項目建設(shè)，在進館前，要求各單位內(nèi)部檔案按照《巡察檔案分類方案》《專題民生政策智庫分類標準》進行全面梳理，特色分析，建立各部門檔案高質(zhì)量數(shù)字化、數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)治理、數(shù)據(jù)共享機制，從源頭管控檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量，利用“大數(shù)據(jù)分析”技術(shù)，從而實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的精準推送。

3.3 破除“時空”限制，踐行檔案為民

產(chǎn)出“政策智庫”公共應(yīng)用組件，供其他業(yè)務(wù)部門/系統(tǒng)調(diào)用，實現(xiàn)數(shù)字檔案應(yīng)用給全省賦能；通過“浙里辦”“浙政釘”，將檔案服務(wù)窗口延伸到家門口，“讓數(shù)據(jù)多跑路、讓群眾少跑腿”，從現(xiàn)場查到掌上查，將精準匹配的檔案服務(wù)窗口延伸至每一位群眾的“手中”，為群眾查檔利用提供便利，提升群眾滿意度，有效提升政務(wù)服務(wù)效能，實現(xiàn)檔案服務(wù)數(shù)字化、在線化。