試論高校重大活動和突發(fā)事件檔案資源建設(shè)

劉淑妮 /西安交通大學(xué)檔案館

陳香/北京大學(xué)檔案館

劉平 王華涇 胡亞南/西安交通大學(xué)檔案館

2021年1月起，正式實施的新修訂《檔案法》第二十六條明確規(guī)定：“國家檔案部門應(yīng)當(dāng)建立健全突發(fā)事件應(yīng)對活動相關(guān)檔案收集、整理、保護、利用工作機制。檔案館應(yīng)當(dāng)加強對突發(fā)事件應(yīng)對活動相關(guān)檔案的研究整理和開發(fā)利用，為突發(fā)事件應(yīng)對活動提供文獻參考和決策支持”。不久，國家檔案局簽署了《重大活動和突發(fā)事件檔案管理辦法》（以下簡稱“16號令”），自2021年6月1日起施行。2022年12月，中辦、國辦印發(fā)了《關(guān)于加強重特大事件檔案工作的通知》，其中對包括公共衛(wèi)生事件在內(nèi)的重特大事件檔案工作提出了要求。兩年內(nèi)，在國家層面以法律法規(guī)和通知的形式，頻繁提及重大活動和突發(fā)事件檔案，彰顯了它的重要性和建設(shè)的迫切性，已然上升為新時代國家記憶工程重要檔案資源體系的重要組成部分。

在黨的二十大報告中，習(xí)近平總書記強調(diào)，教育是全面建設(shè)社會主義現(xiàn)代化國家的基礎(chǔ)性、戰(zhàn)略性支撐，故而高校檔案是國家戰(zhàn)略資源的重要組成部分。隨著高教事業(yè)的蓬勃發(fā)展，高校所舉辦或參與的文化、外事、學(xué)術(shù)、慶典、會議、展覽等大型活動愈來愈多，校際、國際性交流活動異?；钴S，隨之產(chǎn)生了大量具有保存價值的記錄信息。它們是展示學(xué)校品牌形象、文化特征、發(fā)展歷程的重要載體，是學(xué)校重要的信息和文化資源。另外，高校人員比較密集，突發(fā)事件具有與社會層面有所差異的復(fù)雜性，所產(chǎn)生的突發(fā)事件檔案也具有其自身獨特性。

高校重大活動和突發(fā)事件檔案在活動開展、品牌塑造、文化宣傳和危機應(yīng)對等方面的價值不斷凸顯，在此背景下，加強此類檔案管理正是題中應(yīng)有之義。

1 高校重大活動和突發(fā)事件檔案管理的特點

長期以來，高校重大活動和突發(fā)事件檔案因缺乏相應(yīng)的行政法規(guī)，檔案的收集處于遺漏缺失很嚴重的現(xiàn)實尷尬境地，歸檔管理尚未科學(xué)化、規(guī)范化和體系化。

16號令中，對于重大活動和突發(fā)事件的定義、職責(zé)分工、歸檔范圍及管理要求等基本工作方針都作出了具體規(guī)定，但不是專門針對高校的。高校與綜合檔案館在資源體系建設(shè)與管理上雖具有一定的相通性，但從檔案形成的來源、管理體制機制、管理模式等仍存在一定的差異。總體來看，高校重大活動和突發(fā)事件檔案的特點如下：

1.1 內(nèi)容豐富，載體多樣

在高校重大活動開展和突發(fā)事件管理過程中，均會產(chǎn)生多形式、多載體、內(nèi)容豐富的文書、照片、音視頻、實物、社交媒體等各種檔案，相對于綜合檔案館更加豐富、多樣。

1.2 缺少明確依據(jù)，歸集意識淡薄

相對于綜合檔案館，高校由于缺少明確的依據(jù)和要求，歸檔主體對于此類檔案的歸檔意識都非常淡薄，經(jīng)常游離于日常檔案收集范圍之外。在收集過程中，所面對的歸集部門，有可能會是一個臨時成立的機構(gòu)，抑或要面對多個部門。

1.3 橫向聯(lián)系更加緊密，協(xié)同效應(yīng)更加凸顯

相對于綜合檔案館以縱向業(yè)務(wù)指導(dǎo)和移交接收為主，在高校重大活動和突發(fā)事件檔案管理過程中，由于很多重大活動和突發(fā)事件涉及多個高校以及相關(guān)部門，更需要多校聯(lián)動、多方協(xié)同，高校檔案館更需主動介入、前端控制。

1.4 廣泛征集，多元收集

相對于綜合檔案館，廣大校友是高校最具特色的重要資源。在高校重大活動和突發(fā)事件檔案管理過程中，高校檔案館可以充分發(fā)揮校友群體的資源優(yōu)勢，注重征集、捐贈、寄存、線上傳輸?shù)榷嘣绞降挠行?yīng)用，促進線上線下收集、征集的有效融合。

2 高校重大活動和突發(fā)事件檔案資源建設(shè)現(xiàn)狀分析

本研究以C9高校為主要調(diào)研對象，同時適當(dāng)輻射一些其他資源建設(shè)開展較好的高校，通過問卷調(diào)查、網(wǎng)頁瀏覽、電話咨詢、實地調(diào)研等多種途徑，充分了解高校重大活動和突發(fā)事件檔案的歸檔現(xiàn)狀、水平和管理成效，以總結(jié)分析此類檔案管理面臨的現(xiàn)實困境。

2.1 無專人管理、無專門經(jīng)費，歸檔意識薄弱

從20所調(diào)研高校反饋情況來看，高校重大活動和突發(fā)事件檔案的收集，均無專門經(jīng)費保障。在人員配置上，除復(fù)旦、西北大學(xué)之外，其余高?；緵]有專人進行管理，都是由日常檔案收集的老師兼任，可投入精力有限。因重大活動和突發(fā)事件非各部門常規(guī)性的歸檔內(nèi)容，而是偶發(fā)性或者間歇性的，檔案館自身重視程度不夠，歸檔的規(guī)則和要求不明晰，業(yè)務(wù)指導(dǎo)職能缺位，導(dǎo)致各部門收集歸檔的意識尚未建立，相關(guān)材料散亂存放，部門立卷工作落實不好，資料歸集的齊全完整性非?？皯n。

2.2 檔案人員敏感度弱，以被動收集為主

檔案館對重大活動的信息并不直接掌握，信息從前端部門傳導(dǎo)過來往往已滯后。加之日常檔案收集工作量大而龐雜，對重大活動檔案的關(guān)注明顯不足，收集思維方面存在因循守舊，因此這類檔案資源建設(shè)往往遺漏不全，整體還處于可歸可不歸的邊緣狀態(tài)，造成館藏檔案結(jié)構(gòu)不完整。僅個別高校，如清華、中國人民大學(xué)、西北工業(yè)大學(xué)，在重大活動管理方面，有校辦的統(tǒng)籌、督辦和匯總，檔案館在重大活動部署時也積極參與其中，前期介入事先明確歸檔的范圍和要求，建立早期前端控制、中期加強監(jiān)督、事后嚴格接收的歸檔機制，歸檔效果良好。在以疫情防控為代表的突發(fā)事件檔案收集中，北京大學(xué)是唯一在頂層部署時考慮歸檔的高校，建立由校疫情防控辦歸口歸檔的理想模式，而不是由檔案館對接分散的各部門，大大提升了歸檔的效率和質(zhì)量。

2.3 制度建設(shè)處于初探期，遠遠落后于業(yè)務(wù)實踐

在制度建設(shè)方面，上海交通大學(xué)、浙江大學(xué)、清華大學(xué)具有前瞻性，在16號令出臺之前，分別于2008年、2016年、2017年建立了各自有關(guān)重大活動和突發(fā)事件檔案的管理辦法，但仍處于宏觀層面，其中對重大活動和突發(fā)事件的具體內(nèi)涵、資源建設(shè)的體制機制、規(guī)范化管理、專題建設(shè)等微觀層面語焉不詳。而北京大學(xué)和西北工業(yè)大學(xué)均在2020年出臺了有關(guān)疫情防控的檔案管理辦法，其余高校對于此類檔案的收集仍處于應(yīng)急狀態(tài)，以發(fā)通知為主，尚未形成較為系統(tǒng)和規(guī)范化的管理制度。

3 高校重大活動和突發(fā)事件檔案資源建設(shè)的核心流程

3.1 明確概念

綜合研讀相關(guān)高校的規(guī)定并結(jié)合16號令以及實踐經(jīng)驗，總結(jié)出高校重大活動和突發(fā)事件的內(nèi)涵。其中高校重大活動是指高校承辦、參與、組織或發(fā)生在高校校內(nèi)外、國內(nèi)外區(qū)域范圍內(nèi)，在公務(wù)活動、學(xué)術(shù)活動、紀念慶典、重大會議、重要賽事、巡視評估專項檢查等各種對學(xué)校歷史發(fā)展具有重大影響的各種大型活動，重大事件可融入重大活動之中。高校突發(fā)事件是指高校直接應(yīng)對或參與的自然災(zāi)害、公共衛(wèi)生、社會安全、事故災(zāi)難等各種突發(fā)事件。突發(fā)事件不同于重大事件，一般是觸發(fā)性的，側(cè)重于不可控制的突發(fā)性，一般伴隨著負面影響[1]。

3.2 制定任務(wù)清單

16號令規(guī)定，重大活動和突發(fā)事件檔案工作實行清單管理制度，詳細準確清晰的歸檔清單有利于立檔單位把握歸檔的內(nèi)容和范圍。研究團隊通過調(diào)研和梳理高校工作內(nèi)容，認為高校重大活動和突發(fā)事件類型主要包括（不限于）：國家、省市領(lǐng)導(dǎo)視察、調(diào)研活動；國內(nèi)外知名學(xué)者、政要等來校參觀、訪問、講學(xué)等；上級關(guān)于學(xué)校相關(guān)評估、巡視、測評等；黨史學(xué)習(xí)教育等大型意識形態(tài)教育活動；本校主辦和參與的校級、全國性、國際性重大會議活動；重大慶典和紀念活動；校領(lǐng)導(dǎo)參與的重要公務(wù)活動；師生參與的各類重大競賽活動；學(xué)校發(fā)展歷程的重大事件；學(xué)校直接或參與應(yīng)對的各類自然災(zāi)害、公共衛(wèi)生事件和重大事故搶救處理（包括師生的人身、心理安全管理；教學(xué)科研實驗安全管理；生活物資、醫(yī)療保障等活動）等危及師生和社會安全穩(wěn)定的突發(fā)事件。

3.3 探索專題管理模式

16號令第二十七條明確：要求以專題目錄或?qū)ｎ}數(shù)據(jù)庫的方式對重大活動和突發(fā)事件檔案進行管理。在責(zé)任部門管理階段，必須建立專題目錄。而在檔案管理階段，檔案館應(yīng)當(dāng)開展自己分管范圍內(nèi)此類檔案的專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)，責(zé)任部門必須予以配合，兩者可建立共建共享共用機制[2]。

調(diào)研反饋，高校此類檔案的管理主要分為以下兩種情況：

第一種：不建立專題庫。由主辦單位將此類檔案與日常業(yè)務(wù)檔案一并整理歸檔。多數(shù)高校針對重大活動都建立了“重大活動統(tǒng)計報表”，由校辦來統(tǒng)計匯總。而疫情防控所產(chǎn)生的突發(fā)事件檔案，多數(shù)高校都由類似“疫情防控辦”的臨時部門來統(tǒng)籌。對于立卷歸檔部門，個別高校實現(xiàn)了直接對接歸口的“疫情防控辦”，而多數(shù)仍是對接分散的各形成部門。所歸檔材料均隨著各部門其他職能活動所產(chǎn)生的相關(guān)材料，一并進行分類和立卷整理。其中分類結(jié)合各校的實際分類體系，并未按照專題進行管理；而無論是按卷、按件還是卷件結(jié)合進行整理，基本是將同一重大活動或同一部門的突發(fā)事件檔案進行相對集中的整理，保留了材料之間的成套性，但并未形成系統(tǒng)的專題目錄。

第二種：按照專題進行管理。以北京大學(xué)、西北工業(yè)大學(xué)、重慶大學(xué)、西北大學(xué)、中國科技大學(xué)、清華大學(xué)等為代表的檔案館，將重大活動和突發(fā)事件形成的檔案按照專題進行管理。面對所形成的各類不同形式、不同載體的檔案，在專題管理時又分為兩種情況：①優(yōu)先按照載體類型各自分開整理。采取這種管理模式的高校居多，分類清晰，有對應(yīng)電子文件可以直接掛接在相應(yīng)條目之后，只有電子文件的排其后；如果歸檔文件全部為電子文件，只需按照內(nèi)容結(jié)合時間排序即可；不同載體間用參見號或者文件題名來互見關(guān)聯(lián)。②優(yōu)先考慮內(nèi)容的成套性，不按載體分類。如北京大學(xué)、西北工業(yè)大學(xué)、西北大學(xué)均是按此管理模式，將同一活動和事件的內(nèi)容相對集中排列，按照載體形式依次排列：紙質(zhì)、電子（文本、照片、音視頻等），這有利于后期的查找利用和開發(fā)挖掘。

總體而言，高校尚未建立重大活動和突發(fā)事件檔案專題管理體系，已建設(shè)的也處于專題目錄或者半數(shù)據(jù)庫的初級階段，數(shù)據(jù)樣本量也比較小，各高校需結(jié)合自身的管理傳統(tǒng)和實際需求來探索合適的模式。

4 高校重大活動和突發(fā)事件檔案資源建設(shè)路徑優(yōu)化探索

4.1 多維度進一步完善和健全規(guī)章制度

長期以來，重大活動和突發(fā)事件檔案在高校是不被重視的檔案門類，處于“收不全或者遺漏了較難發(fā)現(xiàn)”的尬境，16號令的出臺，以及疫情防控的日益常態(tài)化，促使高校加強此類檔案的收集工作。這就需要高校檔案工作者結(jié)合實踐進一步細化，盡可能歸納總結(jié)出不同類型重大活動和突發(fā)事件檔案的分類方案、歸檔范圍和保管期限表（即三合一制度）。如此，每次只需在差異性的基礎(chǔ)上，立足實際進行補充和完善，使檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)更具針對性、實操性和精細化。以豐富的研究樣本為基礎(chǔ)和支撐，逐漸總結(jié)出適合于高校場景的《高校重大活動和突發(fā)事件檔案管理辦法》，是高校檔案館為之奮斗的目標。

4.2 前端介入，加強檔案行政監(jiān)督與指導(dǎo)

首先高校檔案館要努力爭取學(xué)校黨委分管領(lǐng)導(dǎo)及機關(guān)、部處院等各黨委對檔案工作的重視和支持，不論是重大活動還是突發(fā)事件，在組織機構(gòu)籌備之初時，檔案館要努力為自己爭取一席之地，盡早介入高?！耙咔榉揽刂笓]部”或者“重大活動專班”，爭取對此類活動和事件的籌備、進度及發(fā)展態(tài)勢有充分的參與、了解和知情權(quán)，建立起歸檔組織網(wǎng)絡(luò)。更為重要的是，在組織機構(gòu)建立時，檔案館要做好檔案收集歸檔工作的安排與部署，明確參與各方檔案人員（兼職檔案員）的職責(zé)和任務(wù)，建立起“多方協(xié)同、齊抓共管”的檔案收集良好局面。其次，檔案館作為行政指導(dǎo)單位，一定要與時俱進，針對重大活動和突發(fā)事件不同的特性，摒棄之前“坐等移交”的傳統(tǒng)思維，樹立主動介入、前端控制、全過程監(jiān)督管理的理念。

4.3 建立全校師生共建記憶的“大協(xié)同”機制

高校重大活動和突發(fā)事件所產(chǎn)生的影響力和關(guān)注度往往具有廣泛性，建立資源多元化建構(gòu)的主體意識是客觀需求。如疫情防控，需要全校師生“聯(lián)防聯(lián)控”、同心抗疫。從檔案資源產(chǎn)生源頭而言，除了疫情防控指揮中心、各校區(qū)的疫情防控指揮部、校各聯(lián)動部門等機構(gòu)所產(chǎn)生的檔案之外，深入一線的醫(yī)護人員、先鋒黨員、志愿者師生、致力于抗疫科研攻關(guān)等最美逆行者們也是產(chǎn)生抗疫檔案的重要主體力量，他們所形成的檔案更鮮活、更生動、更具宣傳教育意義。所以高校檔案館在收集時要打開思路，點面結(jié)合，突出特色，建立全校師生共建記憶的“大協(xié)同”機制。此類檔案資源很分散，檔案館最好能夠開發(fā)建立“在線實時征集數(shù)字平臺”“云上傳平臺”“微信小程序在線征集平臺”等網(wǎng)絡(luò)平臺。同時在全校范圍內(nèi)通過校新聞網(wǎng)、檔案工作群、校檔案館官微等有影響力的平臺，進行多維度的宣傳，明確師生個人在線實時上傳目錄及全文的路徑和方式，以最大程度擴大重大活動和突發(fā)事件檔案資源建設(shè)的力度、廣度和深度[3]。

4.4 注重多元化電子文件的收集，確保收集齊全完整

來源廣泛、形式多樣、載體各異、種類繁多是高校重大活動和突發(fā)事件檔案的顯著特點，尤其在疫情大背景和第四次工業(yè)革命大浪潮的沖擊下，高校重大活動以線上+線下，或者純線上開展的方式愈來愈多，所產(chǎn)生檔案也會隨重大活動管理和疫情防控治理的變化而呈現(xiàn)復(fù)雜態(tài)勢。應(yīng)建立內(nèi)容重點突出，不斷延伸輻射的檔案收集體系，從而為構(gòu)建有特色、標準化、可拓展、兼具安全性和共享性的重大活動和疫情防控專題數(shù)據(jù)庫提供資源保障，實現(xiàn)數(shù)字資源為主導(dǎo)的檔案資源建設(shè)目標[4][5]。檔案人員在全力收集時，要特別注重收集對象的廣泛性，做好收集前全方位的動員，調(diào)動多元主體參與，并注重檔案館內(nèi)外職能的協(xié)同、多校檔案館資源建設(shè)的聯(lián)動、檔案館檔案收集通道的暢通，必要時建立檔案工作專班，明晰職責(zé)。

4.5 科學(xué)建設(shè)專題檔案數(shù)據(jù)庫

在專題數(shù)據(jù)庫的組織上，學(xué)界相對普遍認可的表述為：可以將專題數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)分為三層：基礎(chǔ)層、中間層、展示層，基礎(chǔ)層為所收集的原始檔案數(shù)據(jù)集合，包括對原始數(shù)據(jù)按照來源、載體、結(jié)構(gòu)等的不同進行有序存儲和科學(xué)化管理；中間層是將原始層數(shù)據(jù)利用數(shù)據(jù)分析法、知識關(guān)聯(lián)、價值發(fā)現(xiàn)等理論對其進行聚合加工分析，發(fā)現(xiàn)其蘊含的最大價值；展示層是進一步對中間層數(shù)據(jù)按照規(guī)則進行人工構(gòu)建或者語義關(guān)聯(lián)的重構(gòu)，形成可以向外展示的成熟的編研成果（即數(shù)據(jù)服務(wù)層），實現(xiàn)用戶需求的輸入及價值輸出[6]。在形成規(guī)范化管理的專題數(shù)據(jù)庫后，有利于對其進行開發(fā)利用，有利于網(wǎng)上展覽，有利于從多維視角還原重大活動和突發(fā)事件的真相和原貌。從長遠的角度來看，更有利于對同主題的數(shù)據(jù)進行集成、共享和融合。高校校際亦可以打造跨區(qū)域的特色檔案資源共享平臺，這些舉措必將有利于提升國家層面、高校界應(yīng)對重大活動和突發(fā)事件的綜合能力和水平。

5 結(jié)束語

就高校而言，建設(shè)好重大活動和突發(fā)事件專題檔案數(shù)據(jù)庫，對于拓展高校檔案資源范圍、優(yōu)化館藏資源結(jié)構(gòu)意義非凡。高校首先從思想上應(yīng)高度重視，破除傳統(tǒng)思維和管理理論的束縛，打破傳統(tǒng)管理方法和手段的約束，積極爭取形成檔案部門在重大活動和突發(fā)事件應(yīng)急管理的常態(tài)化參與機制，獲取更大的話語權(quán)，敏銳關(guān)注重大活動和突發(fā)事件的階段性進展情況，檔案工作及時跟進。樹立主動收集、前端介入、全過程管理、多元化收集的指導(dǎo)思想，建立全方位動員、多主體參與、多層級配合、多要素協(xié)同的系統(tǒng)檔案治理架構(gòu)[7]，形成整體合力，不斷構(gòu)建和加強此類特色館藏資源體系。