卷煙物流數(shù)字化過程管理模式研究

楊晶 四川省煙草公司涼山州公司物流中心

物流行業(yè)是一個國家的脊柱產(chǎn)業(yè)，為我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供了巨大的支撐，但是目前我國物流行業(yè)的發(fā)展距離國際領(lǐng)先水平仍存在一定的差距。尤其是新冠疫情期間，物流行業(yè)遭受重創(chuàng)，因此，物流行業(yè)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型刻不容緩。在國家“十四五”規(guī)劃和2035 遠(yuǎn)景目標(biāo)綱要中20 次提到物流及現(xiàn)代物流在遠(yuǎn)景規(guī)劃中的支撐性作用和定位，尤其是第五篇《加快數(shù)字化發(fā)展 建設(shè)數(shù)字中國》指出：深入推進(jìn)服務(wù)業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，培育智慧物流等新增長點(diǎn)[1]?；诖?，2021 年12 月，由國資委控股，以綜合物流為主業(yè)的新央企——中國物流集團(tuán)有限公司正式揭牌成立。

一、物流行業(yè)現(xiàn)狀分析及存在問題

（一）社會物流現(xiàn)狀

一是現(xiàn)有物流資源如物流人才、倉庫、廠房、運(yùn)輸車輛等，高、精、專、復(fù)合人才匱乏，倉庫、廠房利用率低，車輛運(yùn)載率未達(dá)頂值等。

二是從原材料接收到工廠加工、客戶接收，物流業(yè)鏈條長，業(yè)務(wù)復(fù)雜，這也就導(dǎo)致在進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)型時往往側(cè)重某個節(jié)點(diǎn)，而忽視了對物流整體過程控制和可視化的支持。

三是物流業(yè)信息化、自動化程度低，人工參與度高，致使數(shù)字化的轉(zhuǎn)型基礎(chǔ)薄弱，無法形成集群效應(yīng)，人際牽扯復(fù)雜，數(shù)字化推廣難。

（二）行業(yè)物流現(xiàn)狀

痕跡化管理花費(fèi)的時間長、效率低。目前行業(yè)明確的過程管理痕跡化記錄的檔案較多，從紙質(zhì)記錄、匯總、裝檔到查詢，會花費(fèi)大量時間，且重復(fù)檢查、漏檢查需要查驗(yàn)核對檔案的時間更長，還有可能存在檔案遺失的風(fēng)險，進(jìn)而會影響工作效率。

存在痕跡化記錄流于形式的問題。工作人員在完善記錄的過程中為了圖省事，出現(xiàn)記錄不完整、不規(guī)范，甚至只填寫記錄、未進(jìn)行過程管控的情況，導(dǎo)致未及時發(fā)現(xiàn)管理中的問題，或是管理研判與實(shí)際情況不符。

此外，部分過程管理的實(shí)時性不強(qiáng)，動態(tài)預(yù)警風(fēng)險的能力需要進(jìn)一步加強(qiáng)。

（三）調(diào)研情況

目前，行業(yè)明確的過程管理痕跡化記錄中涉及安全管理、儲配管理、配送管理和綜合管理四大業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。在安全管理方面，消防設(shè)施設(shè)備的控制要點(diǎn)就涉及消防設(shè)施設(shè)備是否定期檢查維保、消防設(shè)施設(shè)備是否有過期未更換的風(fēng)險，且沒有可以統(tǒng)一管理的系統(tǒng)，需要紙質(zhì)存檔；車輛調(diào)度由管控平臺統(tǒng)一管理，能保證車輛調(diào)度的真實(shí)合理，但車輛安全管理過程中不能確定是否在出車前、行車中和收車后進(jìn)行檢查，進(jìn)而不能保障記錄的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。在儲配管理方面，設(shè)備管理的控制要點(diǎn)除了實(shí)物管理過程中，出入庫交接和打、掃碼數(shù)據(jù)回傳有煙草行業(yè)卷煙生產(chǎn)經(jīng)營決策管理系統(tǒng)保證其真實(shí)性和準(zhǔn)確性，但并不能保證是否按期進(jìn)行設(shè)備日保、周保、季保和年度維修保養(yǎng)，以及維修保養(yǎng)過程是否按照計劃內(nèi)容進(jìn)行，保養(yǎng)內(nèi)容是否完整，記錄是否真實(shí)和準(zhǔn)確。配送管理過程中，實(shí)物交接管理可以保證數(shù)據(jù)的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，而對于干線運(yùn)輸在途安全和響應(yīng)時間，只有從訂單生成到分揀后到直配終端配送到戶的時間節(jié)點(diǎn)，缺少干線運(yùn)輸在途安全監(jiān)控和中轉(zhuǎn)站（點(diǎn)）暫存的時間節(jié)點(diǎn)控制。在綜合管理方面，涉及資產(chǎn)管理，雖然能保證資產(chǎn)盤點(diǎn)過程中數(shù)據(jù)記錄的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，但無法實(shí)時監(jiān)控資產(chǎn)狀態(tài)，也無法掌握資產(chǎn)的巡檢、報修和維修情況。

調(diào)研發(fā)現(xiàn)，四川煙草商業(yè)物流依托現(xiàn)有的煙草行業(yè)卷煙生產(chǎn)經(jīng)營決策管理系統(tǒng)、物流綜合信息管控平臺、送貨終端和用友系統(tǒng)對部分過程管理實(shí)現(xiàn)電子記錄；但其余過程管理節(jié)點(diǎn)沒有相關(guān)的或統(tǒng)一的系統(tǒng)管理可以依托，只能依靠紙質(zhì)記錄實(shí)現(xiàn)過程管理；過程管理中需要紙質(zhì)記錄的管理節(jié)點(diǎn)有5 項(xiàng)，占比41.67%。

四川煙草商業(yè)物流目前存在以下幾方面的問題。

一是安全管理方面。消防設(shè)施設(shè)備維保過程中178套滅火器每年要存檔2136 張紙質(zhì)記錄，16 具推車式滅火器每年存檔192 張紙質(zhì)記錄，48 個消防栓每年存檔576 張紙質(zhì)記錄，從記錄、匯總、裝檔到查詢總耗時在15 分鐘到21 分鐘不等。車輛安全管理過程中，19 輛配送車，涉及日檢查、月檢查和專項(xiàng)檢查，每年存檔2052張紙質(zhì)記錄，從記錄、匯總、裝檔到查詢總耗時在16分鐘到24 分鐘不等。

二是設(shè)備維保方面。3 臺分揀設(shè)備加1 臺輔助設(shè)備，涉及日保、周保、季保和年度檢修，每年要存檔1272張紙質(zhì)記錄，從記錄、匯總、裝檔到查詢總耗時在16分鐘到22 分鐘不等。

三是配送管理方面。在中轉(zhuǎn)站（點(diǎn)）響應(yīng)時間的管理中，雖然應(yīng)用物流綜合信息管控平臺和送貨終端，但只能記錄查詢總時間，缺少干線運(yùn)輸和中轉(zhuǎn)站（點(diǎn)）暫存的時間節(jié)點(diǎn)控制。

四是資產(chǎn)管理方面。在資產(chǎn)管理過程中，從巡檢、報修到維修記錄，每年有450 張紙質(zhì)記錄存檔，從記錄、匯總、裝檔到查詢總耗時在24 分鐘到33 分鐘不等。

二、方案選擇

近年來，為了做好疫情防控等工作，各類健康碼相繼推出，旨在讓復(fù)工復(fù)產(chǎn)更加精準(zhǔn)、科學(xué)、有序。健康碼以實(shí)際真實(shí)數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，由市民或者返工返崗人員通過自行網(wǎng)上申報，經(jīng)后臺審核后，即生成屬于個人的二維碼。該二維碼作為個人在當(dāng)?shù)爻鋈胪ㄐ械囊粋€電子憑證，實(shí)現(xiàn)一次申報，全市通用。

課題組成員通過對健康碼的創(chuàng)新思路借鑒，利用現(xiàn)有物流系統(tǒng)生成管理二維碼來打通數(shù)據(jù)接口，以及自助生成管理二維碼，并將這兩種方式進(jìn)行比較，利用“二維碼+”提高過程管理水平。利用現(xiàn)有物流系統(tǒng)生成管理二維碼在經(jīng)濟(jì)性方面不可控，雖然可以實(shí)施，但難度較大，且周期長無法預(yù)計。但自主生成管理二維碼，費(fèi)用預(yù)計需要2800 元，具有較強(qiáng)的經(jīng)濟(jì)性，且易實(shí)施，可以直接優(yōu)化參數(shù)，建設(shè)周期只需短短1 個月左右，就能實(shí)現(xiàn)預(yù)期效果，成為更佳的選擇。

因此，根據(jù)方案選擇情況，利用“二維碼+”手段，將安全管理、儲配管理、配送管理和綜合管理等主要業(yè)務(wù)的過程管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型為電子檔案，操作人員利用二維碼建立電子檔案，最終利用后臺實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)歸集。

三、具體解決措施

（一）明確范圍，落實(shí)責(zé)任

經(jīng)報信息中心同意后，決定利用“二維碼+”的信息化管理手段提高管理水平，同時為了避免行業(yè)敏感數(shù)據(jù)外漏，率先在安全管理方面進(jìn)行試點(diǎn)應(yīng)用，并落實(shí)14名在崗員工為兼職安全員，作為二維碼+管理的主要責(zé)任人，通過專題現(xiàn)場培訓(xùn)，引領(lǐng)督促全員參與“二維碼+”項(xiàng)目管理，嚴(yán)格績效獎懲。試點(diǎn)應(yīng)用后，又在分揀設(shè)備維保、車輛管理、資產(chǎn)報修盤點(diǎn)、園區(qū)管理等板塊全面推廣應(yīng)用。

（二）一物一碼，實(shí)時上傳

將紙質(zhì)表格內(nèi)容整合寫入二維碼中，明確管理時間節(jié)點(diǎn)。每個消防設(shè)施設(shè)備整合3 張表、24 項(xiàng)指標(biāo)內(nèi)容，明確檢查要求和設(shè)備使用方法。每輛車整合3 張表、33項(xiàng)指標(biāo)內(nèi)容。每個分揀設(shè)備整合4 張表、58 項(xiàng)指標(biāo)內(nèi)容。對于干線運(yùn)輸節(jié)點(diǎn)，每輛干線運(yùn)輸?shù)能囕v增加封簽檢查的控制節(jié)點(diǎn)，確保中轉(zhuǎn)運(yùn)輸卷煙在途安全，同時以車輛到達(dá)時間計算中轉(zhuǎn)站（點(diǎn)）的送貨響應(yīng)時間。每個資產(chǎn)整合巡檢、報修、維修記錄和盤點(diǎn)記錄功能。園區(qū)整合來訪登記、疫情防控、后勤保潔及消殺功能。

責(zé)任人直接掃描二維碼，根據(jù)提示步驟填報內(nèi)容，并設(shè)置實(shí)時上傳照片的功能，且無法選擇相冊照片，有效避免了偷懶或造假行為，確保數(shù)據(jù)的真實(shí)性。

（三）自動預(yù)警，數(shù)據(jù)研判

根據(jù)巡檢計劃的完成情況，將漏查項(xiàng)或未完成項(xiàng)利用系統(tǒng)微信提醒責(zé)任人。

再利用系統(tǒng)后臺匯總文字、圖片、音頻和數(shù)據(jù)等動態(tài)信息，分析出管理過程中存在的問題和風(fēng)險隱患，準(zhǔn)確研判設(shè)施設(shè)備維保方案、車輛運(yùn)行分析報告、資產(chǎn)的生命周期和有效狀態(tài)，為各類設(shè)備開具“體檢報告”。

四、研究成果

第一，無紙化運(yùn)行，節(jié)能減排。

應(yīng)用二維碼共計659 個，年均減少紙質(zhì)表格存檔6228 張，實(shí)現(xiàn)節(jié)能減排、綠色發(fā)展。

第二，有效提高工作效率。

檔案的記錄、匯總、裝檔和查詢的總時間大幅減少；同時讓資產(chǎn)報修管理、中轉(zhuǎn)站（點(diǎn)）的響應(yīng)時間和在途安全監(jiān)控有了更完善的管理。

改進(jìn)后，消防設(shè)施設(shè)備維保記錄管理平均耗時從17.86 分縮短至3.14 分鐘，效率提高469%；車輛安全管理記錄平均耗時從19.37 分鐘縮短至4.37 分鐘，效率提高343%；設(shè)備維保管理記錄平均耗時從18.25 分鐘縮短至4.12 分鐘，效率提高343%；資產(chǎn)管理記錄平均耗時從29.37 分鐘縮短至4.12 分鐘，效率提高613%。

同時，推行全員參與設(shè)備管理，將掃碼維護(hù)職責(zé)落實(shí)到崗到人。例如在現(xiàn)場的設(shè)備操作人員中，安排專人作為兼職安全員，負(fù)責(zé)監(jiān)督現(xiàn)場6S 管理的成效，并掃碼填報設(shè)備運(yùn)行情況。設(shè)備的維保人員則通過掃碼了解到設(shè)備運(yùn)行情況后，實(shí)施點(diǎn)檢和有針對性的維保，也利于管理人員第一時間發(fā)現(xiàn)設(shè)備異常、第一時間制訂出科學(xué)的故障維修方案。不僅如此，物流中心還建立了由送貨員和其他管理人員組成的“設(shè)備維護(hù)小組”，其在熟悉設(shè)備操作的同時，還學(xué)習(xí)匯總分析日常掃碼系統(tǒng)中填報的文字信息、上傳的圖片、記錄的數(shù)據(jù)等內(nèi)容，綜合分析評估設(shè)備運(yùn)行狀況，定期出具設(shè)備運(yùn)行“體檢報告”，激發(fā)全員挖掘改善創(chuàng)新點(diǎn)的熱情。這也為培養(yǎng)出一批既懂管理又懂技術(shù)的復(fù)合型人才、既懂理論又懂實(shí)操的高技能人才奠定了基礎(chǔ)。

第三，保證數(shù)據(jù)的真實(shí)性、規(guī)范性、完整性。

實(shí)時上傳照片功能保證了每一次數(shù)據(jù)填報的真實(shí)性達(dá)100%，數(shù)據(jù)整合后保證了規(guī)范性和統(tǒng)一性；自動預(yù)警功能保證了數(shù)據(jù)完整性達(dá)100%，實(shí)現(xiàn)了管理過程的數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

第四，數(shù)據(jù)自動歸集，提高研判質(zhì)量。

利用系統(tǒng)后臺的數(shù)據(jù)匯總，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)自動歸集和共享，提高了分析研判的工作效率和工作質(zhì)量。

第五，實(shí)現(xiàn)設(shè)施設(shè)備生命周期可控。

避免了消防設(shè)施設(shè)備、分揀設(shè)備備品備件的提前采購造成的資金占用，或是應(yīng)急采購造成的安全隱患。

五、試點(diǎn)經(jīng)驗(yàn)

涼山煙草在物流中心試點(diǎn)以后，在全州范圍內(nèi)全面鋪開，積累了數(shù)字化轉(zhuǎn)型的豐富經(jīng)驗(yàn)。

“二維碼+”項(xiàng)目取得成效后，完善了制度文件中的相關(guān)條款，建立了制度化、長效化機(jī)制。

“二維碼+”的運(yùn)行在完善現(xiàn)有機(jī)制、填補(bǔ)管理漏洞方面具有顯著成效。截至2022 年4 月，涼山煙草減少提前采購的資金占用成本25.76 萬元；分揀設(shè)備有效作業(yè)率達(dá)100.73%，較去年同期的60.04%，提高了40.69 個百分點(diǎn)；平均送貨響應(yīng)時間從去年的60.1 小時，縮短到30.49 小時，降幅達(dá)50%，物流運(yùn)行質(zhì)效大幅提高的同時，提高了防范和抵御安全風(fēng)險的能力。

六、推廣價值

一是低成本。二維碼管理的成本低、易制作、信息容量大，能集合文字、圖片、音頻和數(shù)據(jù)等信息進(jìn)行編碼。

二是高效率。應(yīng)用二維碼管理后，在有效提高工作效率的同時，保證過程痕跡化記錄的真實(shí)性、規(guī)范性和完整性，并且實(shí)時管理，動態(tài)研判，確保了管理過程的質(zhì)量。

三是易推廣。在過程管理中，所有單位都存在著痕跡化管理花費(fèi)的時間長、效率低、記錄流于形式及部分過程管理的實(shí)時性不強(qiáng)等共性問題，而“二維碼+”的信息管理手段是數(shù)字化轉(zhuǎn)型的成功之作，更適合在所有單位廣泛推廣。

七、改進(jìn)完善

一是備品備件6S 管理。在總結(jié)“二維碼+分揀設(shè)備”的經(jīng)驗(yàn)后，將二維碼管理拓展應(yīng)用到了備品備件的6S 管理中。將設(shè)備維保各環(huán)節(jié)所需的備品備件寫入二維碼，在每一個維保環(huán)節(jié)張貼需要的所有備品備件，再明確每一個備品備件所在區(qū)域的具體位置，以促進(jìn)備品備件分層、分類、分區(qū)、定置管理，達(dá)到6S 管理的目的。

二是備品備件庫存管理。通過在系統(tǒng)平臺上統(tǒng)計分析備品備件的使用數(shù)據(jù)，管理人員按照常用備件、通用備件、專用備件及必備條件等類別，科學(xué)合理地確定最低庫存、采購周期、采購標(biāo)準(zhǔn)及采購時間等，在確保生產(chǎn)運(yùn)行順暢的同時，減少庫容及資金占用。