物聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下的人事檔案智能化管理

陳靜 中國人民解放軍32738 部隊

《中華人民共和國檔案法（2021 修訂版）》《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》等政策文件中，均對未來國內(nèi)檔案管理工作的開展提出新指向，即要積極朝著數(shù)字化、信息化、智能化的方向發(fā)展，提高檔案管理工作的整體水平，促檔案管理工作提質(zhì)增效[1]。從長遠(yuǎn)考慮，檔案管理工作朝著智能化的方向發(fā)展，有助于提高整體工作效率及檔案管理精度，提高檔案的后期利用率，讓檔案管理工作不再刻板與低效，賦予這項工作更多的可能性。

人事檔案是人事管理制度中不可分割的重要組成部分，它是人事管理的依據(jù)，是證明檔案所有者身份和資歷的重要憑證，其與每個人的工作、社會勞動保障、組織關(guān)系等均緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)[2]。一家單位只有做好內(nèi)部人事檔案管理，才能更好地落實高質(zhì)量的人力資源管理工作。為了盡快推動人事檔案管理工作提質(zhì)增效，單位要堅定不移地利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，加快人事檔案管理的智能化發(fā)展步伐。這是因為物聯(lián)網(wǎng)具備一定的智能化操作屬性，可以將繁重的檔案管理流程“一步化”，甚至可以在一定程度上，將物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)視為獲取檔案管理權(quán)限的“鑰匙”，推動人事檔案管理實現(xiàn)智能化、安全化發(fā)展。

一、物聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下人事檔案智能化管理的現(xiàn)實意義

（一）提高人事檔案管理工作的準(zhǔn)確性和效率

以往人事檔案采用人工管理模式，但人事檔案管理任務(wù)重，且一些單位內(nèi)部人事檔案管理崗位人手不足，導(dǎo)致具體工作中容易出現(xiàn)各種各樣的問題，如人事檔案管理效率降低、準(zhǔn)確率下降等，直接影響到人事檔案的后期利用。在物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的加持下，人事檔案可實現(xiàn)智能化管理，一定程度上緩解了管理者的工作壓力，同時提高了人事檔案管理精度[3]。

（二）加速檔案部門實現(xiàn)全方位的現(xiàn)代化管理

隨著時代發(fā)展，越來越多的單位開始重視建設(shè)屬于自身的現(xiàn)代化管理文化，如構(gòu)建精細(xì)化管理體系、建立信息化管理機(jī)制等。現(xiàn)代化管理在一定程度上依賴于信息技術(shù)，包括物聯(lián)網(wǎng)帶來的智能化管理變革。在人事檔案管理領(lǐng)域，依托物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實現(xiàn)智能化管理，有助于檔案部門加快實現(xiàn)全方位現(xiàn)代化管理的腳步，現(xiàn)實意義重大[4]。

（三）提高人事檔案的智能化服務(wù)水平

在物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的加持下，人事檔案管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)一定程度上的智能化，例如以物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為依托，結(jié)合信息化手段，使人事檔案能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)分析、遠(yuǎn)程修訂、信息共享等功能，有助于人事檔案管理工作提質(zhì)增效。

二、物聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下人事檔案實現(xiàn)智能化管理目標(biāo)的要求

（一）確保未來人事檔案管理工作具備自動化屬性

在物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的加持下，人事檔案可以由紙質(zhì)向電子化過渡，如通過一張射頻自動識別技術(shù)（RFID）磁卡，調(diào)取人事檔案信息化平臺中的目標(biāo)檔案并進(jìn)行展示。這一系列操作，對于調(diào)取檔案者而言，是在讀取RFID 磁卡后，由系統(tǒng)進(jìn)行的自動化操作。只有實現(xiàn)各種檔案利用的自動化操作，才能在真正意義上使人事檔案管理工作朝著智能化的方向邁進(jìn)[5]。

（二）確保未來人事檔案管理工作具備智能化屬性

此處提及的智能化，是指在未經(jīng)人工干預(yù)的前提下，人事檔案能夠根據(jù)事前設(shè)定的管理路徑自動進(jìn)行后續(xù)工作。利用這樣的方式，能夠在最大程度上減輕工作人員的負(fù)擔(dān)。未來甚至可以在系統(tǒng)內(nèi)設(shè)定一些批量操作命令，并設(shè)置相對應(yīng)的快捷操作指令；執(zhí)行快捷操作指令，能夠啟動對應(yīng)的批量操作命令，提高人事檔案管理行為的智能性。例如通過快捷操作指令，操作人員可以一鍵調(diào)取在特定時間和特定部門、與某一工作有關(guān)聯(lián)的所有員工的人事檔案，隨后利用人工智能和大數(shù)據(jù)技術(shù)，對相關(guān)檔案信息進(jìn)行篩選與鑒別，滿足一些特定場景下的人事管理需求。甚至可以通過編輯RFID 磁卡，將一些崗位的勝任力要素以量化模型的方式進(jìn)行展現(xiàn)，并通過智能算法與人工智能，調(diào)取人事檔案數(shù)據(jù)庫中符合條件的人員，便于后續(xù)人事任免工作的高質(zhì)量開展等。

三、物聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下人事檔案智能化管理的關(guān)鍵技術(shù)與實現(xiàn)路徑

（一）物聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下人事檔案智能化管理的關(guān)鍵技術(shù)

第一，RFID 技術(shù)。這是一種非接觸式的自動識別技術(shù)，通過射頻信號自動識別目標(biāo)對象并獲取相關(guān)數(shù)據(jù)。RFID 由“標(biāo)簽”和“閱讀器”組成，標(biāo)簽由芯片和天線組成，可發(fā)送信號并傳遞物品信息；閱讀器則可接收標(biāo)簽發(fā)送的信號，解碼后傳輸?shù)接嬎銠C(jī)等設(shè)備做進(jìn)一步處理[6]。

第二，無線傳輸技術(shù)。不同單位可以根據(jù)自己的人事檔案物聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)運作需求，采用合適的無線傳輸技術(shù)，例如藍(lán)牙無線傳輸技術(shù)、Zigbee 技術(shù)、Wi-Fi 無線傳輸技術(shù)等。在管理人員通過RFID 磁卡在閱讀器上讀取數(shù)據(jù)后，這些數(shù)據(jù)通過發(fā)射端的無線傳輸技術(shù)傳送至工作站（PC），隨后再由工作站解析這些數(shù)字信號，并根據(jù)解析結(jié)果，調(diào)取人事檔案信息化平臺中的相關(guān)數(shù)據(jù)，以此實現(xiàn)電子檔案的轉(zhuǎn)移、調(diào)取與利用[7]。

第三，檔案保密技術(shù)。通過粘貼于實體檔案上的RFID 標(biāo)簽，調(diào)用檔案中存儲的基本信息、領(lǐng)用歸還記錄等，實現(xiàn)檔案的一鍵追蹤，提高篡改檔案、濫用檔案的違法成本，實現(xiàn)一定的保密功效。此技術(shù)還具有層級式管理功能，即檔案利用人員只能審閱權(quán)限內(nèi)的內(nèi)容，無法復(fù)制和修改檔案內(nèi)容，且檔案閱讀只能在特定的工作站中完成，全程開啟的攝像頭會識別檔案利用人員的“拍攝”等違規(guī)操作，保障檔案的安全性。在操作RFID 磁卡調(diào)取實體或電子檔案資料時，可以設(shè)置一些密碼輸入指令，包括生物識別指令，且這些安全指令可視單位自身情況進(jìn)行設(shè)置。

（二）物聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下人事檔案智能化管理的實現(xiàn)路徑

第一，搭建人事檔案信息化平臺。如今，一些單位的人事檔案仍舊儲存于紙質(zhì)媒介（一代管理模式），但也有越來越多的檔案由手寫紙質(zhì)媒介向打印紙質(zhì)媒介過渡（二代管理模式）。隨著轉(zhuǎn)碼技術(shù)逐漸成熟，人事檔案可以通過專用設(shè)備實現(xiàn)電子化（三代管理模式）。建議用人單位保管好這些電子人事檔案，將未轉(zhuǎn)化的紙質(zhì)檔案盡快向電子檔案過渡，并在此基礎(chǔ)之上搭建人事檔案信息化平臺，為后續(xù)物聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下調(diào)取、轉(zhuǎn)移、修訂人事檔案信息創(chuàng)造條件[8]。

第二，明確物聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)與工作流程。人事檔案物聯(lián)網(wǎng)管理系統(tǒng)的工作流程主要有三步：一是讀取信息；二是傳輸數(shù)據(jù)；三是顯示數(shù)據(jù)。檔案管理人員通過RFID 磁卡在閱讀器上獲取數(shù)據(jù)，隨后將解碼的數(shù)據(jù)進(jìn)行傳輸，最后顯示結(jié)果，實現(xiàn)人事檔案的針對性調(diào)取和快捷利用[9]。

第三，建立物聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)并調(diào)試。組建一支專門的調(diào)試隊伍，負(fù)責(zé)具體的人事檔案物聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)搭建與后續(xù)調(diào)試工作。對于調(diào)試期間出現(xiàn)的任何問題，要及時上報并妥善解決，直至系統(tǒng)運行順暢，能夠滿足預(yù)期要求，再予以正式推廣。

第四，推廣培訓(xùn)。為了確保人事檔案物聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)的規(guī)范應(yīng)用，單位內(nèi)部要加強(qiáng)對人事檔案管理人員的培訓(xùn)，提高其應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)、調(diào)取數(shù)據(jù)庫中目標(biāo)人事檔案資料的能力，確保檔案工作規(guī)范化開展。

第五，后期維護(hù)。建立二級維護(hù)機(jī)制，一級維護(hù)主要由人事檔案管理人員負(fù)責(zé)，主要任務(wù)是在工作期間，識別系統(tǒng)的運行故障，以及對各類硬件設(shè)備進(jìn)行簡單的日常除塵、線路檢查等工作；一旦發(fā)現(xiàn)問題，及時上報給二級維護(hù)人員，即負(fù)責(zé)系統(tǒng)后期運維工作的軟件工程師，由其負(fù)責(zé)軟件和硬件的維護(hù)維修工作。

四、物聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下人事檔案的智能化應(yīng)用場景展望

（一）快速信息檢索和應(yīng)用

在物聯(lián)網(wǎng)和信息化技術(shù)的加持下，人事檔案信息能夠?qū)崿F(xiàn)高效檢索。例如利用專門的RFID 磁卡，可以調(diào)取到對應(yīng)的人事檔案信息，其可以是某部門的人事檔案信息，也可以是某工作小組的人事檔案信息等，還可以調(diào)取到權(quán)限以內(nèi)的涉密檔案信息。以RFID 為核心的物聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)，就像人事檔案的管理權(quán)限鑰匙，可以進(jìn)行權(quán)限許可內(nèi)的工作。這樣既滿足了人事檔案高效利用的需求，如針對性地快速檢索信息，同時也滿足了人事檔案的管理安全性需求[10]。

（二）實時監(jiān)控檔案使用的規(guī)范性

物聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)可以記錄各種物聯(lián)網(wǎng)操作，操作信息將被存儲并及時共享給監(jiān)管者，有助于監(jiān)管者在后臺及時查看人事檔案的調(diào)取操作并進(jìn)行審核，避免人事檔案隨意調(diào)取、違規(guī)調(diào)取的情況發(fā)生，保證人事檔案的安全性。

（三）與人事部門行政管理工作互通互聯(lián)

未來在物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的加持下，人事檔案的利用效率和精度將不斷提高，這有助于管理者更好地通過人事檔案進(jìn)行人事培訓(xùn)、人事任免、職業(yè)規(guī)劃等決策。而實現(xiàn)上述人資管理目標(biāo)，需要人事檔案信息化平臺自身具備良好的數(shù)據(jù)挖掘和分析能力，能夠處理大數(shù)據(jù)內(nèi)容，為人事管理決策者的工作提供便利[11]。

（四）移動化辦公和實物歸檔

利用簡化的RFID 閱讀器，將其與智能硬件如手機(jī)互聯(lián)，通過讀取RFID 獲取權(quán)限，可以在手機(jī)等智能終端上進(jìn)行移動化辦公，更好地進(jìn)行人事檔案管理工作。RFID 技術(shù)還可以作為實體物件的電子身份證，更好地進(jìn)行歸檔。例如，一些無法電子化存儲的人事檔案材料，可以將其整理妥當(dāng)后，在封裝的檔案袋背面粘貼RFID身份卡片；當(dāng)有調(diào)檔、歸檔需求時，可以更方便地知曉其檔案所有人，提高檔案管理效率[12]。

五、確保人事檔案實現(xiàn)智能化管理目標(biāo)的保障工作

加強(qiáng)對物聯(lián)網(wǎng)硬件工作安全性的管理，同時要積極構(gòu)建防火墻和內(nèi)網(wǎng)，避免人事檔案調(diào)取過程中出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)攔截問題。還要建立網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管機(jī)制，在管理人員使用RFID 磁卡調(diào)取人事檔案信息時，系統(tǒng)后臺同步審理工作請求，明確管理人員的管理權(quán)限，并向其開放權(quán)限內(nèi)的人事檔案利用功能，如檔案修改、檔案轉(zhuǎn)移、檔案批量操作等。設(shè)置RFID 磁卡與后臺審核“雙門檻”，可保障人事檔案的智能化管理操作更加安全。

除此以外，要加強(qiáng)對檔案管理人員的技術(shù)培訓(xùn)，提升其操作物聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)、深入開展人事檔案智能化管理工作的業(yè)務(wù)能力。還要不斷加大檔案智能化管理領(lǐng)域的人才引進(jìn)力度，并取得領(lǐng)導(dǎo)層對于該項工作的支持，從而提高人事檔案智能化管理工作的改革站位，確保人事檔案管理工作能夠更快、更好地與物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)相結(jié)合，讓人事檔案管理工作提質(zhì)增效。

六、結(jié)語

人事檔案在物聯(lián)網(wǎng)的加持下得以實現(xiàn)智能化管理目標(biāo)，如管理效率與管理精度大幅提高，相關(guān)部門可以更好地與人事部門聯(lián)動開展人力資源管理工作，更好地進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘和分析等。RFID 作為人事檔案智能化管理的核心技術(shù)，單位可以依托RFID 建立成熟的物聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)，使信息傳遞更加方便快捷，有助于紙質(zhì)人事檔案與電子人事檔案更好地銜接，發(fā)揮人事檔案管理的重要價值。