數(shù)字化時(shí)代國有企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新路徑

周芳祁 中國石油天然氣股份有限公司吉林油田分公司新木采油廠

一、國有企業(yè)檔案管理工作的重要性

隨著信息時(shí)代的到來和數(shù)字化技術(shù)的快速發(fā)展，國有企業(yè)所擁有的大量檔案信息成為寶貴的資產(chǎn)和資源。檔案記錄了企業(yè)的歷史、經(jīng)營管理和決策過程等情況，是各類重要文件的匯總，是企業(yè)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)的重要載體。

（一）信息安全保障

國有企業(yè)檔案包含著大量的重要信息，包括企業(yè)的發(fā)展歷程、經(jīng)營情況及人事檔案等。在數(shù)字化時(shí)代，檔案管理需要重點(diǎn)關(guān)注信息安全。國有企業(yè)應(yīng)建立健全的信息安全管理體系，包括制定信息安全政策和規(guī)范，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)安全防護(hù)，確保檔案信息不會(huì)被非法獲取、篡改或泄露[1]。采用加密技術(shù)、訪問控制機(jī)制和安全審計(jì)等手段，可以有效防止信息泄露和被濫用的風(fēng)險(xiǎn)。

（二）決策支持

國有企業(yè)檔案是企業(yè)歷史的記錄和見證，對(duì)檔案進(jìn)行研究和分析，可以為企業(yè)的決策提供可靠的依據(jù)和參考。檔案中記錄的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，可以幫助企業(yè)避免重復(fù)錯(cuò)誤，促進(jìn)其科學(xué)決策和戰(zhàn)略規(guī)劃。數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)可以提供快速和準(zhǔn)確的檔案檢索功能，方便決策者獲取所需信息。此外，結(jié)合數(shù)據(jù)分析和挖掘技術(shù)，可以從檔案中挖掘出有價(jià)值的信息，為決策提供更有力的支持。

（三）法律合規(guī)要求

國有企業(yè)檔案管理需要符合相關(guān)法律法規(guī)和政策要求，如《中華人民共和國檔案法》等。合規(guī)的檔案管理可以保障企業(yè)在法律糾紛中的證據(jù)權(quán)利，防止因檔案不完備或違法處理而引發(fā)法律風(fēng)險(xiǎn)[2]。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)可以提供電子簽名、安全存儲(chǔ)和審計(jì)追溯等功能，有助于保障檔案數(shù)據(jù)的合規(guī)性和信任度。

（四）優(yōu)化業(yè)務(wù)流程

良好的檔案管理可以提高企業(yè)的業(yè)務(wù)流程效率。數(shù)字化技術(shù)和信息系統(tǒng)的應(yīng)用，可以實(shí)現(xiàn)檔案的電子化、自動(dòng)化管理，減少人工操作和存儲(chǔ)空間，節(jié)約成本，并加快檔案檢索與共享的速度，提高工作效率。國有企業(yè)可以借助云計(jì)算和大數(shù)據(jù)技術(shù)，對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行智能化分析和應(yīng)用，優(yōu)化企業(yè)的運(yùn)營和決策流程。

（五）保護(hù)企業(yè)文化

國有企業(yè)作為國家經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要組成部分，其檔案也承載著企業(yè)文化的沉淀和傳承。良好的檔案管理可以保護(hù)和傳承國有企業(yè)的文化遺產(chǎn)，記錄和展示企業(yè)的精神風(fēng)貌、技術(shù)創(chuàng)新和社會(huì)責(zé)任，塑造企業(yè)形象和品牌價(jià)值。良好的檔案管理可以保留和傳承企業(yè)的歷史記憶，記錄和展示企業(yè)在經(jīng)濟(jì)、環(huán)境等領(lǐng)域的貢獻(xiàn)和責(zé)任。國有企業(yè)可以通過檔案管理展示企業(yè)的社會(huì)形象，增強(qiáng)公眾對(duì)企業(yè)的認(rèn)同和信任，方便其他企業(yè)和公眾參觀和研究。

（六）有助于知識(shí)管理和組織學(xué)習(xí)

國有企業(yè)檔案是企業(yè)知識(shí)的載體，包含了企業(yè)的經(jīng)驗(yàn)、技術(shù)和專業(yè)知識(shí)。通過檔案管理，國有企業(yè)可以實(shí)現(xiàn)知識(shí)的積累、沉淀和共享，促進(jìn)組織學(xué)習(xí)和創(chuàng)新能力的提升。數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)可以提供知識(shí)管理工具和平臺(tái)，方便員工快速獲取和共享知識(shí)資源，推動(dòng)企業(yè)提升績效和增強(qiáng)競爭優(yōu)勢。

二、數(shù)字化時(shí)代國有企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀

目前，國有企業(yè)檔案管理面臨多重挑戰(zhàn)和問題，需要進(jìn)行全面的分析，以指導(dǎo)檔案管理工作的改進(jìn)。

（一）檔案電子化進(jìn)展緩慢

首先，一些企業(yè)對(duì)數(shù)字化技術(shù)了解不足，缺乏推動(dòng)檔案電子化的意識(shí)和能力。其次，由于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理觀念根深蒂固，企業(yè)轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊瘷n案管理需要進(jìn)行大量的投入和改革，包括設(shè)備采購、系統(tǒng)建設(shè)和人員培訓(xùn)等，這需要企業(yè)具備較強(qiáng)的財(cái)務(wù)和技術(shù)支持能力[3]。最后，一些企業(yè)認(rèn)為紙質(zhì)檔案的傳統(tǒng)形式更有保障，對(duì)檔案電子化并不看重，缺乏推動(dòng)檔案電子化的動(dòng)力和緊迫性。

（二）檔案管理意識(shí)薄弱

一是一些企業(yè)將檔案管理工作視為瑣事，認(rèn)為這種工作并不能帶來直接的經(jīng)濟(jì)效益，因此對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足。二是由于企業(yè)發(fā)展過程中存在一定的歷史問題和“信息孤島”現(xiàn)象，部分企業(yè)對(duì)檔案管理工作缺乏整體規(guī)劃和統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，導(dǎo)致檔案管理工作零散化和分散化。三是一些企業(yè)缺乏檔案管理人員和經(jīng)費(fèi)投入，無法制定有效的檔案管理制度和規(guī)范。

（三）檔案保護(hù)和安全性不足

國有企業(yè)檔案存在保護(hù)和安全性不足的問題，主要是因?yàn)椴糠制髽I(yè)在檔案整理、歸檔和保管工作中存在一定的管理漏洞和不規(guī)范操作，導(dǎo)致檔案遭受損壞、丟失或被盜的風(fēng)險(xiǎn)增加。同時(shí)由于對(duì)信息安全和數(shù)據(jù)保護(hù)的重視程度不足，一些企業(yè)在網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)施建設(shè)、權(quán)限控制和應(yīng)急預(yù)案等方面存在短板，容易造成檔案信息泄露和被篡改的風(fēng)險(xiǎn)。

（四）檔案利用和應(yīng)用不充分

首先，一些企業(yè)對(duì)檔案的利用和應(yīng)用意識(shí)不強(qiáng)，缺乏對(duì)檔案資源的深入挖掘和研究。其次，由于企業(yè)內(nèi)部信息交流和共享機(jī)制不完善，部分檔案信息無法及時(shí)傳遞和共享，限制了檔案價(jià)值的發(fā)揮。最后，一些企業(yè)缺乏對(duì)檔案利用技術(shù)和方法的了解，未能充分發(fā)揮檔案在企業(yè)決策支持、創(chuàng)新研究和知識(shí)傳承等方面的作用。

（五）缺乏專業(yè)的檔案管理人才

調(diào)查發(fā)現(xiàn)，檔案管理專業(yè)在高校的普及程度較低，導(dǎo)致檔案管理人才供給不足。一些企業(yè)對(duì)檔案管理工作的重視程度不夠，對(duì)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)要求不高，缺乏引進(jìn)和培養(yǎng)專業(yè)人才的機(jī)制和措施。此外，檔案管理人員參加培訓(xùn)與學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)有限，難以跟上檔案管理領(lǐng)域的最新發(fā)展和技術(shù)變革要求，影響了檔案管理的水平和質(zhì)量。

（六）檔案管理成本高昂

首先，紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊瘷n案管理需要進(jìn)行大量的投入，包括設(shè)備采購、系統(tǒng)建設(shè)和人員培訓(xùn)等，這對(duì)一些財(cái)務(wù)狀況一般的國有企業(yè)來說是一筆巨大的費(fèi)用。其次，紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)和保管成本較高，包括場地租賃、文件柜和保險(xiǎn)等費(fèi)用。這對(duì)于一些規(guī)模龐大、歷史悠久的國有企業(yè)來說也是一個(gè)長期的負(fù)擔(dān)。最后，檔案管理人員的薪資和培訓(xùn)成本也需要考慮，這增加了企業(yè)的檔案管理費(fèi)用。

三、創(chuàng)新國有企業(yè)檔案管理工作的路徑

在數(shù)字化時(shí)代，信息技術(shù)的飛速發(fā)展給各行各業(yè)都帶來了巨大的變革和機(jī)遇。在此背景下，國有企業(yè)作為我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要組成部分，其檔案管理工作也面臨著新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。如何在數(shù)字化環(huán)境下創(chuàng)新檔案管理工作路徑，使其既能滿足企業(yè)日益增長的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)需求，又能保證信息安全和高效利用，成為國有企業(yè)亟待解決的問題。

（一）建立數(shù)字檔案管理系統(tǒng)

隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，建立數(shù)字檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)成為國有企業(yè)檔案管理的重要任務(wù)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理存在許多問題，如占用大量空間、檢索困難、易損壞等。因此，國有企業(yè)應(yīng)利用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立完善的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)。采用數(shù)字化手段對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、分類和整理，利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)和信息檢索工具實(shí)現(xiàn)檔案的存儲(chǔ)、查詢和共享[4]。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)可以提高檔案管理的效率，減少空間占用和資源浪費(fèi)，同時(shí)確保檔案信息的安全性和可靠性。具體可采取以下措施來進(jìn)行完善。

建設(shè)數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施，完善網(wǎng)絡(luò)、服務(wù)器、存儲(chǔ)等硬件設(shè)備，優(yōu)化數(shù)字化工作環(huán)境，包括建設(shè)高速穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、增加服務(wù)器容量以滿足數(shù)字檔案的存儲(chǔ)需求、優(yōu)化存儲(chǔ)設(shè)備以提高檔案檢索效率。

推進(jìn)辦公系統(tǒng)、OA 系統(tǒng)等管理軟件的數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化辦公?？梢砸腚娮訖n案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文件的電子化流轉(zhuǎn)、查閱和管理，提高工作效率和檔案管理的準(zhǔn)確性。

引入電子簽名、數(shù)字證書等識(shí)別技術(shù)，使電子檔案具有法律效力。引入電子簽名技術(shù)，可確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和不可抵賴性，使其在法律上具備與紙質(zhì)檔案相同的效力。

制定數(shù)字化文件標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范數(shù)字檔案的創(chuàng)設(shè)、格式與命名等。制定統(tǒng)一的數(shù)字化文件標(biāo)準(zhǔn)，包括文件的格式、命名規(guī)則、存儲(chǔ)方式等，提高數(shù)字檔案的可讀性、可檢索性和可持續(xù)性。

（二）推行電子存檔

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存在保管、防火和光化等問題，推行電子存檔成為數(shù)字化時(shí)代檔案管理的重要手段。電子存檔是將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子文件并進(jìn)行長期保存和快速檢索的過程。利用專業(yè)的掃描設(shè)備和圖像處理軟件，可以將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子文件并進(jìn)行歸檔。

掃描紙質(zhì)檔案，進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化。對(duì)已有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理等技術(shù)操作，將其轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，以便于后續(xù)的管理和檢索。

建立檔案數(shù)據(jù)庫，進(jìn)行分類、標(biāo)引和編目。將數(shù)字檔案按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行歸檔，對(duì)每個(gè)檔案進(jìn)行標(biāo)引和編目，以便于后續(xù)的檢索和利用。

實(shí)施數(shù)據(jù)備份和安全保護(hù)措施。建立檔案數(shù)據(jù)的備份系統(tǒng)，確保數(shù)字檔案的安全性和可恢復(fù)性。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)數(shù)字檔案的訪問控制和權(quán)限管理，防止非法獲取或篡改。

（三）加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全保護(hù)

數(shù)字化時(shí)代，檔案管理面臨著數(shù)據(jù)泄露、篡改和損壞的風(fēng)險(xiǎn)。國有企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)實(shí)施數(shù)據(jù)安全保護(hù)措施，重視檔案信息的安全性和機(jī)密性。首先，建立健全的安全審計(jì)機(jī)制，定期對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行安全性評(píng)估和漏洞修復(fù)。其次，采用先進(jìn)的加密技術(shù)，對(duì)檔案信息進(jìn)行加密保護(hù)，防止非法訪問和篡改。最后，建立嚴(yán)格的權(quán)限管理體系，確保只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和操作檔案信息。

（四）優(yōu)化信息檢索與共享機(jī)制

數(shù)字化檔案管理不僅是將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子形式，更重要的是實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享和利用。因此，國有企業(yè)需要建設(shè)檔案信息共享與利用平臺(tái)，打破各部門、各單位之間的“信息孤島”，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享和協(xié)同。

在共享平臺(tái)的架構(gòu)與設(shè)計(jì)方面，需要考慮到不同部門和單位的需求差異，并提供靈活的權(quán)限管理機(jī)制和數(shù)據(jù)交換接口，確保合法、安全、高效的信息共享。

檔案信息資源的整合與開放是共享平臺(tái)的核心任務(wù)之一。整合各部門和單位的檔案信息資源，可消除重復(fù)錄入和存儲(chǔ)，避免信息冗余和浪費(fèi)。同時(shí)，還要制定開放政策和流程，以便于合法、有限度地向內(nèi)外部用戶開放檔案信息資源。提供多樣化的檔案檢索與利用功能也是共享平臺(tái)的重要功能，國有企業(yè)可以通過建設(shè)強(qiáng)大的檢索引擎和智能推薦系統(tǒng)，采用全文檢索、關(guān)鍵詞檢索、時(shí)間范圍檢索等多種檢索方法，滿足用戶的不同需求[5]。此外，還要推動(dòng)行業(yè)間的協(xié)作和經(jīng)驗(yàn)共享，形成行業(yè)內(nèi)檔案信息的互聯(lián)互通，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。

（五）加強(qiáng)人才培養(yǎng)與管理

數(shù)字化時(shí)代要求檔案管理人員具備一定的信息技術(shù)和管理能力。國有企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，提高其信息技術(shù)水平和專業(yè)素養(yǎng)。企業(yè)應(yīng)開展數(shù)字化檔案的培訓(xùn)和宣傳工作，加強(qiáng)對(duì)員工的數(shù)字化檔案管理培訓(xùn)，提高他們的數(shù)字化檔案管理水平。同時(shí)，建立科學(xué)合理的人才培養(yǎng)和管理機(jī)制，吸引和留住優(yōu)秀的檔案管理人才，推動(dòng)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。加強(qiáng)與高校、研究機(jī)構(gòu)和行業(yè)協(xié)會(huì)的合作，開展檔案管理領(lǐng)域的研究和交流，促進(jìn)創(chuàng)新能力的提升和經(jīng)驗(yàn)的分享。

四、結(jié)語

在數(shù)字化時(shí)代，國有企業(yè)檔案管理需要?jiǎng)?chuàng)新思維和技術(shù)手段的支持。國有企業(yè)通過建立數(shù)字檔案管理系統(tǒng)、推行電子存檔、加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全保護(hù)、優(yōu)化信息檢索與共享機(jī)制以及加強(qiáng)人才培養(yǎng)與管理等創(chuàng)新路徑，能夠提高檔案管理的效率、安全性和可持續(xù)發(fā)展水平。這些創(chuàng)新路徑的實(shí)施需要國有企業(yè)各個(gè)部門的支持和重視，同時(shí)也需要行業(yè)協(xié)會(huì)、專家學(xué)者和企業(yè)之間建立合作與共享機(jī)制。通過創(chuàng)新路徑的探究和實(shí)踐，國有企業(yè)檔案管理工作將會(huì)更好地適應(yīng)數(shù)字化時(shí)代的挑戰(zhàn)與發(fā)展需求。