存貨資產(chǎn)管理弊端及信息化實踐研究

劉祥波 云南省房地產(chǎn)開發(fā)經(jīng)營(集團)有限公司

存貨資產(chǎn)本就是企業(yè)資產(chǎn)的重要組成部分，存貨資產(chǎn)管理就是指企業(yè)通過有效的管理控制手段，對存貨的數(shù)量、質(zhì)量進(jìn)行嚴(yán)格管理與控制，確保其能夠滿足企業(yè)生產(chǎn)和銷售的需要，同時不會出現(xiàn)較多的庫存積壓和資金占用；如果企業(yè)的存貨資產(chǎn)管理策略不當(dāng)，很容易導(dǎo)致企業(yè)虧空，甚至威脅企業(yè)基本的生存狀態(tài)。[1]基于此，加強對企業(yè)存貨資產(chǎn)管理弊端的研究，推動其實現(xiàn)信息化管理和建設(shè)具有一定的必要性，對于處在快速發(fā)展進(jìn)程中的企業(yè)而言具有十分重要的意義。

一、存貨資產(chǎn)管理概述

(一)存貨資產(chǎn)管理的基本概念與含義

存貨資產(chǎn)管理本就是企業(yè)內(nèi)部管理控制的重要組成部分，是企業(yè)實現(xiàn)運營管理目標(biāo)、貫徹企業(yè)經(jīng)營決策，維護(hù)內(nèi)部資產(chǎn)的穩(wěn)定、完整以及安全，確保財務(wù)收支合法、會計信息真實的，集監(jiān)督、協(xié)調(diào)和制約于一體的管理控制體系。

(二)存貨資產(chǎn)管理的重要性闡釋

在社會經(jīng)濟飛速發(fā)展的進(jìn)程中，不同企業(yè)之間的競爭壓力越來越大，此時，優(yōu)化存貨資產(chǎn)管理有著十分重要的意義。所謂存貨主要是指企業(yè)在經(jīng)營管理過程中為滿足日常耗用所存儲的物資，包括各種易耗品、產(chǎn)成品以及半成品等，為了確保企業(yè)運營管理的穩(wěn)定性，企業(yè)需要對存貨資產(chǎn)實施科學(xué)管理，從某種意義來說，企業(yè)是否重視存貨資產(chǎn)管理，管理的質(zhì)量如何，關(guān)系到企業(yè)發(fā)展和建設(shè)的活力，不合理的存貨資產(chǎn)管理很有可能讓企業(yè)陷入發(fā)展的窘境甚至危機。

一方面，存貨資產(chǎn)管理對企業(yè)發(fā)展而言有著頗為重要的意義，也是確保企業(yè)能夠正常開展工作的基礎(chǔ)和前提?？茖W(xué)有效的存貨資產(chǎn)管理不僅可以幫助企業(yè)節(jié)約和控制采購成本，減少資金周轉(zhuǎn)的壓力和負(fù)擔(dān)，同時提高企業(yè)的利潤和收益空間。

另一方面，現(xiàn)階段很多企業(yè)所面臨的生存發(fā)展環(huán)境都不夠理想，企業(yè)之間的競爭很容易從最初的銷售業(yè)績、市場份額，轉(zhuǎn)變成內(nèi)部管理質(zhì)量的提升。良好的存貨資產(chǎn)管理能夠幫助企業(yè)減少存貨對資金的占用，讓企業(yè)的資金周轉(zhuǎn)效率得以提升，降低管理和使用成本。

二、企業(yè)存貨資產(chǎn)管理存在的問題和弊端

總結(jié)來看，目前一些企業(yè)進(jìn)行存貨資產(chǎn)管理的過程中表現(xiàn)出一定的問題，比如，存貨資產(chǎn)管理的信息化建設(shè)相對落后、管理方法不夠科學(xué)、缺少科學(xué)的內(nèi)部管理控制制度及采購計劃、對第三方物流的利用程度有所不足等。

(一)企業(yè)存貨資產(chǎn)管理的信息化建設(shè)相對落后

現(xiàn)階段，一些企業(yè)采用傳統(tǒng)的模式進(jìn)行存貨資產(chǎn)管理，對其重要性缺乏認(rèn)知，更缺少對現(xiàn)金管理技術(shù)的使用。在這樣一種情況下，企業(yè)內(nèi)的各個部門、員工之間以及企業(yè)和供應(yīng)商之間都沒有完成信息網(wǎng)絡(luò)的建構(gòu)，間接導(dǎo)致內(nèi)部信息流通不暢，工作效率嚴(yán)重低下，運營成本顯著增加，最終影響存貨資產(chǎn)管理的準(zhǔn)備性以及及時性。

(二)存貨資產(chǎn)管理的方法不夠科學(xué)

一些企業(yè)存在著存貨資產(chǎn)管理辦法不科學(xué)的情況，主要表現(xiàn)在以下兩個方面：

一方面，部分企業(yè)的存貨資產(chǎn)習(xí)慣于隨意擺放，再加上倉儲管理環(huán)境很差，一些重要的資產(chǎn)隨意擺放很容易出現(xiàn)丟失的情況。

另一方面，一些企業(yè)在貨物領(lǐng)取方面沒有嚴(yán)格的管理制度，甚至根本沒有專門的管理人員或者庫管定期對存貨資產(chǎn)情況進(jìn)行清點，以至于出現(xiàn)質(zhì)量、原料或者半成品等方面的問題時，無法及時進(jìn)行處理。

(三)企業(yè)內(nèi)部管理控制制度不夠健全

內(nèi)部管理控制制度的存在，本就是企業(yè)運營管理的關(guān)鍵性環(huán)節(jié)，也是輔助存貨資產(chǎn)管理的關(guān)鍵所在。但是目前很多企業(yè)在此方面都存在缺失，間接導(dǎo)致存貨資產(chǎn)管理效率低下。此外，企業(yè)內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置得不夠完整，部分之間缺乏制衡和約束，在企業(yè)各部門管理責(zé)任界定不清晰、不明確的情況下，導(dǎo)致企業(yè)對內(nèi)無法形成有序的監(jiān)督預(yù)約機制，很容易促使采購、資產(chǎn)管理和發(fā)貨等無章可循、無據(jù)可依，最終導(dǎo)致嚴(yán)重的資源浪費，也增加了存貨流轉(zhuǎn)過程中風(fēng)險的方式。[2]

(四)缺少科學(xué)的采購計劃

一些企業(yè)在面對獲取存貨資產(chǎn)的主要渠道，也就是采購的過程中缺少必要的管理和計劃，導(dǎo)致存貨資產(chǎn)管理遭遇一定的問題和瓶頸。

一方面，部分企業(yè)在和供應(yīng)商訂貨的過程中，往往只是停留在口頭協(xié)議的維度，沒有簽訂具體的合同，沒有明確各方面的權(quán)利義務(wù)，如果在貨物采購運輸?shù)倪^程中出現(xiàn)意外，就很難界定具體的責(zé)任，如此很容易導(dǎo)致企業(yè)無法按期收到貨物，后續(xù)的產(chǎn)業(yè)鏈運行受到影響；另一方面，一些企業(yè)將存貨資產(chǎn)管理的重點放在對原料的采購以及成品的銷售方面，沒有考慮到存活的資金占用和成本問題，在沒有規(guī)范的采購計劃的情況下，其往往只是根據(jù)訂單量的大小臨時性地提出采購計劃，不僅會導(dǎo)致采購運輸成本增高，更會因為分批采購而無法享有相應(yīng)的折扣。

(五)對第三方物流的利用程度略有不足

就目前一些企業(yè)的實際情況來看，其在實施存貨資產(chǎn)管理的過程中，明顯存在著對第三方物流利用程度不足的情況。

首先，從一些企業(yè)的產(chǎn)業(yè)構(gòu)成來看，傳統(tǒng)的存貨資產(chǎn)管理模式并不支持企業(yè)充分利用第三方物流。

其次，現(xiàn)階段，國內(nèi)很多企業(yè)的物流管理都呈現(xiàn)出明顯的半封閉狀態(tài)，大多采用自主物流，而不愿委托給第三方公司，究其原因在于維護(hù)企業(yè)信息的安全。

最后，現(xiàn)階段部分企業(yè)的存貨資產(chǎn)管理存在著明顯的“小而全”的情況，換言之，其只關(guān)注內(nèi)部物流系統(tǒng)的建設(shè)和使用，很容易忽視對外部資源的調(diào)度和使用，沒有將第三方物流可以幫助企業(yè)節(jié)約成本、提高利潤和管理效率的作用進(jìn)行最大化的釋放。

三、企業(yè)存貨資產(chǎn)管理問題的解決策略及信息化實現(xiàn)路徑

針對前文所提及的存貨資產(chǎn)管理存在的問題，筆者認(rèn)為其需要從這樣幾個角度做出突破和應(yīng)對，同時推動信息化管理路徑的最終實現(xiàn)。

(一)應(yīng)用新進(jìn)的存貨資產(chǎn)管理軟件，打造完善的業(yè)務(wù)集成系統(tǒng)

在市場經(jīng)濟環(huán)境及條件下，企業(yè)管理信息化建設(shè)被提出更高的要求，如果企業(yè)本身的信息化建設(shè)水平不高，有可能在競爭中處于劣勢，甚至存在被淘汰的風(fēng)險。[3]企業(yè)為了提升自身的存貨資產(chǎn)管理水平，有必要實施全方位的信息化管理和建設(shè)，借助有效的核算策略，確保資產(chǎn)存貨管理的科學(xué)性、合理性。

另外，企業(yè)應(yīng)將存貨資產(chǎn)管理軟件和內(nèi)部各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)統(tǒng)一管理、集成運營，條件允許的情況下企業(yè)還可以自行組織團隊研發(fā)軟件，并且做好相應(yīng)的人才選拔和培訓(xùn)工作，其不僅能夠熟練操作存貨管理軟件，而且可以熟練進(jìn)行數(shù)據(jù)分析與核算，最終提高存貨資產(chǎn)管理的效率、質(zhì)量。

(二)結(jié)合企業(yè)的實際情況生成相應(yīng)的存貨資產(chǎn)管理模式，豐富管理手段及辦法

企業(yè)存貨資產(chǎn)管理的質(zhì)量高低與否，很大程度上取決于企業(yè)本身的存貨資產(chǎn)管理模式，由于存貨資產(chǎn)管理和企業(yè)所實施的財務(wù)核算辦法之間存在密切的關(guān)聯(lián)性，而且不同企業(yè)所采用的模式存在環(huán)境上的差異性，需要企業(yè)結(jié)合自身的實際情況，選擇正確的管理模式。

首先，企業(yè)必須加強內(nèi)部實際負(fù)責(zé)資產(chǎn)存貨管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高其專業(yè)技能。

其次，企業(yè)需要從自身的實際出發(fā)，設(shè)計完善的存貨資產(chǎn)管理模式，并及時對其進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化。通過導(dǎo)入精準(zhǔn)的核算辦法，圍繞企業(yè)的特殊性進(jìn)行核算，切忌復(fù)刻和模仿。對于任何企業(yè)而言，其只有緊隨時代的步伐，優(yōu)化內(nèi)部存貨資產(chǎn)管理模式，才有可能提升企業(yè)整體的競爭實力。

最后，企業(yè)有必要結(jié)合自身的存貨以及發(fā)展建設(shè)情況，制定科學(xué)的存貨資產(chǎn)管理制度以及流程，同時在此過程中考慮如何推動各個部門之間的合作以及信息的整合，實現(xiàn)流程上的相互配合，也提高制度及流程實現(xiàn)的可行性。如果企業(yè)沒有考慮到自身的差異化因素，盲目照搬其他企業(yè)的存貨資產(chǎn)管理模式，很容易導(dǎo)致存貨資產(chǎn)管理的制度流程復(fù)雜、細(xì)節(jié)不夠合理，影響最終的管理效果。由于存貨資產(chǎn)管理本身是一個系統(tǒng)性的工作，涉及企業(yè)運營管理的多個環(huán)節(jié)，所以從設(shè)計部的角度來說，其在進(jìn)行存貨種類的選擇時，需要盡可能壓縮存貨資產(chǎn)的品種，提高存貨使用的流通性和共享性；采購部門需要結(jié)合企業(yè)對于各類物料的訴求及現(xiàn)有的存貨情況，制定科學(xué)合理的采購計劃，必要時可以采取自備貨和供方備貨相結(jié)合的采購方式，減輕存貨資產(chǎn)的壓力；倉儲管理部門需要嚴(yán)格按照庫存管理要求實施存貨資產(chǎn)管理，確保賬物完全一致，更要定期及時對存貨情況進(jìn)行盤點。針對存貨積壓，倉儲管理和采購部門有必要也有責(zé)任及時提出建議，減少企業(yè)的資金占用和損失。

(三)建立健全企業(yè)內(nèi)部管理與控制機制

根據(jù)存貨資產(chǎn)管理資產(chǎn)，企業(yè)有必要從內(nèi)部管理控制環(huán)境、人員以及技術(shù)層面等角度出發(fā)，構(gòu)建完善的內(nèi)控管理機制。[4]

一方面，有必要對相關(guān)工作人員實施專門的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷幫助其樹立正確的存貨資產(chǎn)管理意識，保證其在實際參與存貨資產(chǎn)管理的過程中嚴(yán)格貫徹和參與程序執(zhí)行，提升存貨資產(chǎn)管理的品質(zhì)。

另一方面，企業(yè)需要進(jìn)一步明確存貨資產(chǎn)管理部門及相關(guān)工作人員所承載的責(zé)任，需要針對企業(yè)的重點業(yè)務(wù)實施全方位的監(jiān)督管理及控制，只有對內(nèi)構(gòu)建完善的控制機制，才能為存貨資產(chǎn)管理提供優(yōu)良的工作環(huán)境，減少舞弊等情況的發(fā)生。

(四)實施恰當(dāng)?shù)拇尕涃Y產(chǎn)盤點工作，為采購計劃的順利實施提供科學(xué)的依據(jù)

企業(yè)需要定期、恰當(dāng)?shù)剡M(jìn)行存貨資產(chǎn)的盤點工作，進(jìn)而為采購工作的順利開展、正確制定采購計劃提供信息和數(shù)據(jù)支持。概括而言，其主要包括這樣幾個要點：

首先，企業(yè)必須及時優(yōu)化自身的存貨資產(chǎn)盤點流程，提高盤點的效率，也為其他工作的順利進(jìn)行，提供有序的數(shù)據(jù)支撐。

其次，企業(yè)需要盡可能分散定期盤點的工作量，目的在于提高盤點數(shù)據(jù)的精確度，發(fā)現(xiàn)可疑問題可以及時進(jìn)行處理。

再次，企業(yè)需要定期開展存貨資產(chǎn)自查活動，對于臨期的資產(chǎn)存貨需要及時進(jìn)行處理，做好更新?lián)Q代，避免其占用過多的庫存和資金。

第四，企業(yè)需要構(gòu)建完善的存貨資產(chǎn)盤點制度，定期盤點，同時結(jié)合盤點結(jié)果，確保數(shù)據(jù)能夠準(zhǔn)確、客觀地反映存貨狀況。

最后，在企業(yè)實施存貨資產(chǎn)管理的過程中，需要圍繞自身的資源情況選擇最佳的盤點方式。比如如果企業(yè)屬于生產(chǎn)加工型企業(yè)，存貨資產(chǎn)必然會占用較多的資金，此時存貨資產(chǎn)的盤點必然以半成品、原材料以及成品為主。

(五)堅持將存貨資產(chǎn)管理系統(tǒng)納入財務(wù)共享中心，加強同第三方物流之間的合作

財務(wù)共享中心是近年來很多企業(yè)實施財務(wù)信息管理所主要采取的手段，旨在匯總企業(yè)各個部門的信息，通過信息平臺對其進(jìn)行統(tǒng)一的管理與監(jiān)控，進(jìn)而達(dá)到共享資源、及時傳遞的目標(biāo)，幫助企業(yè)減少溝通成本。堅持將企業(yè)存貨資產(chǎn)管理納入財務(wù)共享中心當(dāng)中，有其必要性和合理性所在。[5]

首先，企業(yè)需要將存貨資產(chǎn)管理納入財務(wù)共享中心，將存貨預(yù)算管理納入其中，方便工作人員對其實施動態(tài)的信息使用和監(jiān)督管理。對于部分行業(yè)容易出現(xiàn)的存貨剩余情況，可以及時跟蹤資產(chǎn)剩余數(shù)量，避免浪費等的發(fā)生，幫助企業(yè)有序節(jié)約和控制成本。

其次，對企業(yè)存貨資產(chǎn)管理實施信息化監(jiān)督和控制，也意味著企業(yè)實現(xiàn)了從傳統(tǒng)存貨資產(chǎn)管理向現(xiàn)代化存貨資產(chǎn)管理的過渡與轉(zhuǎn)型。通常情況下，企業(yè)所采取的存貨資產(chǎn)管理使用ABC 管理辦法，其雖然實現(xiàn)了對不同類型存貨資產(chǎn)的科學(xué)分類，但是當(dāng)一些企業(yè)本身在內(nèi)部管理控制方面就不夠?qū)I(yè)時，即便進(jìn)行了分類，也有可能因為分類的有效性不足，出現(xiàn)貴重資產(chǎn)損失、毀壞甚至變質(zhì)的情況。將存貨資產(chǎn)管理及時和財務(wù)共享中心銜接起來，可以直接提高管理水平，從根本上杜絕這些問題。

最后，企業(yè)需要結(jié)合自身的實際情況，加強同第三方物流之間的合作，尤其是云倉庫、集中庫、電子庫的建立和使用，在維系必要生產(chǎn)和運營的基礎(chǔ)上，盡可能減少存貨積壓和資金占用。同時充分發(fā)揮第三方物流集散和貨運管理的優(yōu)勢，減少企業(yè)存貨資產(chǎn)管理方面的負(fù)擔(dān)和壓力，提高產(chǎn)出、運輸?shù)裙ぷ鞯男屎唾|(zhì)量。

總而言之，存貨資產(chǎn)管理對于企業(yè)發(fā)展有著極為關(guān)鍵性的意義和價值，關(guān)系到企業(yè)的實際利潤和收益情況。針對目前很多企業(yè)在此方面存在的問題和不足，企業(yè)有必要采取更加具有針對性、契合企業(yè)實際狀況的運營管理模式，在優(yōu)化內(nèi)部管理控制的同時，實現(xiàn)信息化管理與建設(shè)，提高存貨資產(chǎn)管理的有效性，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。