加強醫(yī)德醫(yī)風檔案管理為和諧醫(yī)院建設服務

文/青島大學附屬醫(yī)院 張彬

醫(yī)德醫(yī)風檔案管理是醫(yī)院檔案管理的重要分支，是醫(yī)院精神的體現(xiàn)，是醫(yī)務人員職業(yè)道德素養(yǎng)的反映，是醫(yī)院醫(yī)德醫(yī)風建設的助推劑。建立醫(yī)德醫(yī)風檔案，在提高醫(yī)院管理規(guī)范化、系統(tǒng)化程度的同時，還為和諧醫(yī)院的構建創(chuàng)造了良好的氛圍環(huán)境。

一、醫(yī)德醫(yī)風檔案管理存在的問題

（一）思想認知問題?，F(xiàn)階段，醫(yī)療機構對于醫(yī)德醫(yī)風檔案管理尚未形成統(tǒng)一、健全的思想認知，部分醫(yī)院將構建和諧醫(yī)院、樹立良好醫(yī)院形象的重點放在醫(yī)療質量、患者接診數(shù)等方面，而忽視了醫(yī)德醫(yī)風檔案管理的重要性；部分醫(yī)院雖然將醫(yī)德醫(yī)風檔案管理作為構建和諧醫(yī)院的一項措施，但管理體制尚不完善，管理效果和預期效果差距較大；部分醫(yī)院從經(jīng)濟效益的角度出發(fā)，否定了醫(yī)德醫(yī)風檔案管理的價值，認為其會占用部分人員、時間等成本，故未能有效落實檔案管理的監(jiān)督職責[1]。在此情況下，對醫(yī)務人員的個人道德素養(yǎng)提出了較高的要求，而道德素養(yǎng)是難以量化和控制的，在不同情況不同條件下，個體道德素養(yǎng)會出現(xiàn)一定的變動，這就導致在一些特定情況下，會存在部分素質較低的醫(yī)務人員做出和醫(yī)德醫(yī)風相悖的行為，損壞醫(yī)院形象。

（二）管理方法問題。目前多數(shù)醫(yī)院在醫(yī)德醫(yī)風檔案管理過程中缺乏科學完善的管理方法，多以科室自行管理為主。比如，檔案室負責文書檔案管理工作，醫(yī)務科負責病歷檔案管理工作，科教科負責科技檔案管理工作，人事科負責人事檔案管理工作，而醫(yī)德醫(yī)風檔案管理工作由黨政辦負責。科室自行負責的檔案管理方式，易造成多種管理制度和規(guī)范的形成，科室在制定管理制度規(guī)范時通常會考慮本科室的工作情況，而缺乏對其他科室工作情況的統(tǒng)籌考慮，導致管理工作協(xié)調性欠佳，檔案管理的集中化、統(tǒng)一化水平較低[2-3]。所以，檔案共享難度較高，檔案利用率較低，限制了檔案管理的科學化和規(guī)范化發(fā)展。

（三）管理人員問題。當下部分醫(yī)院將醫(yī)療質量、醫(yī)德醫(yī)風、患者接診量等指標作為衡量醫(yī)院水平高低的重要指標，為了提高醫(yī)院醫(yī)療服務水平，醫(yī)院開展了加強醫(yī)療質量的監(jiān)督和管理，重視醫(yī)療風險的預防和應對，提高醫(yī)護服務質量，推進醫(yī)德醫(yī)風建設等措施。在醫(yī)德醫(yī)風建設過程中，雖然在一定程度上提高了醫(yī)務人員道德素養(yǎng)，但醫(yī)院尚未落實好檔案管理工作，導致管理水平低下，管理效果欠佳[4]。并且，檔案管理員多為兼職人員，無法對檔案進行細致化、規(guī)范化和系統(tǒng)化的管理，人力、物力、財力投入力度不足。此外，負責檔案管理工作的人員許多并未接受過系統(tǒng)規(guī)范的教育培訓，其管理專業(yè)性較弱，對檔案管理缺乏科學正確的認知，對相關管理方式、管理標準、管理流程等不熟悉，易出現(xiàn)材料收集不完整、材料傳遞遺漏等問題，降低檔案管理水平的同時，也嚴重影響了檔案的完整和連續(xù)[5]。再者，部分醫(yī)院即使設立了專門的檔案管理部門，也缺乏完善科學的人員考核評估制度和工作規(guī)范，導致其工作缺乏目的性和計劃性，個人主觀能動性得不到充分發(fā)揮。

（四）管理設備和技術問題。醫(yī)院相關管理人員對醫(yī)德醫(yī)風檔案管理缺乏足夠的重視，導致檔案管理資金投入力度不足，缺乏固定的辦公場所，辦公條件簡陋。同時辦公設施陳舊，管理技術落后，極大地阻礙了檔案管理的進一步發(fā)展。

二、醫(yī)德醫(yī)風檔案管理策略

（一）加強醫(yī)德醫(yī)風建設，樹立醫(yī)院良好形象。加強醫(yī)德醫(yī)風建設，有助于提高患者對醫(yī)院的信任度和認同感，有益于保障醫(yī)療規(guī)范的有序實施，醫(yī)療秩序的嚴格遵守，有利于醫(yī)學人才充分發(fā)揮其個人才能，取得先進性、突破性成就。醫(yī)德醫(yī)風建設過程中，首先，應組建領導小組，從各科室和醫(yī)院挑選專業(yè)技能過硬、臨床經(jīng)驗豐富、醫(yī)德醫(yī)風高尚的醫(yī)務人員擔任；其次，應建立健全規(guī)章制度，完善優(yōu)化內外約束機制；再次，應做好醫(yī)德醫(yī)風檔案管理工作；最后，應改良醫(yī)務人員考核制度，制定合理的考核周期，如以周為單位，對醫(yī)務人員工作情況進行講評，并指導其改正。以月為單位，對工作情況進行檢查，記錄工作的好與劣。以季為單位，對工作情況進行初步評判。以年為單位，開展總體評估。落實個人、科室和醫(yī)院三級評估考核，根據(jù)醫(yī)院相關管理規(guī)定，結合科室具體工作情況設立科學合理的考核評估指標，制定完善健全的考核內容，考核包括個人考核即醫(yī)務人員的單獨考核，和整體考核即各個科室的考核，并在實際的考核評估過程中，不斷優(yōu)化改進考核細節(jié)，提升考核機制的實用性和合理性，同時根據(jù)考核結果進行恰當?shù)莫剟詈吞幜P，對考核結果較優(yōu)異的醫(yī)務人員和科室予以績效和薪資鼓勵，或將考核結果作為其應聘、晉升、評優(yōu)的加分項；對考核結果較差的進行適當處罰，并將考核結果進行公示，以促使醫(yī)務人員自覺遵守醫(yī)德醫(yī)風要求規(guī)范，踐行文明廉潔行醫(yī)，構建和諧醫(yī)院[6-7]。醫(yī)德醫(yī)風檔案詳細記錄了醫(yī)院精神、醫(yī)務人員的專業(yè)技能和獲得的專業(yè)成就，先進人物和事跡等內容，借助于大眾傳媒的力量，將醫(yī)院的醫(yī)德醫(yī)風告知民眾，加深民眾對醫(yī)院的了解和認知，提高民眾對醫(yī)院的信賴度和認可度，增強醫(yī)院綜合實力[8]。醫(yī)院各項醫(yī)療工作應圍繞患者開展，將患者作為各項工作的中心，尊重患者主體地位，落實人性化醫(yī)療服務，提高患者就診體驗。

（二）提高對醫(yī)德醫(yī)風檔案管理的重視度。醫(yī)院既是廣大民眾看病就診的地方，又是社會開展公共衛(wèi)生管理的場所，醫(yī)護人員職業(yè)素養(yǎng)的高低不僅僅關系著患者身體健康和生命安全，影響著醫(yī)院經(jīng)濟效益和未來發(fā)展，還同社會的穩(wěn)定和諧息息相關。做好醫(yī)德醫(yī)風檔案管理工作是營造良好醫(yī)德醫(yī)風醫(yī)院環(huán)境的重要保障，是醫(yī)院塑造良好形象，贏得民眾信賴的關鍵條件。因此，醫(yī)院相關管理人員應提高對醫(yī)德醫(yī)風檔案管理的重視度，加大檔案管理宣傳力度，將其作為日常工作的重心重點推進[9]。與此同時，醫(yī)務人員應提高對醫(yī)德醫(yī)風檔案管理的認知程度，了解其實際意義所在，認識到自身在醫(yī)療工作中的一切醫(yī)德醫(yī)風問題都會被記錄在案，包括良好醫(yī)德事件和不良醫(yī)德問題，一方面影響日后的晉升和職業(yè)發(fā)展；另一方面影響著民眾對醫(yī)院的認可度和信任度，同時還影響著醫(yī)院的和諧和可持續(xù)發(fā)展。因此，醫(yī)務人員應將職業(yè)道德規(guī)范嚴格貫徹在實際工作中，嚴于律己，以患者為中心，為患者健康和安全服務。在醫(yī)務人員和醫(yī)院相關管理人員從思想觀念上認同和肯定醫(yī)德醫(yī)風檔案管理的情況下，檔案管理工作得以順利推進，管理效果得以顯著提高，實現(xiàn)既定目標的同時，為和諧醫(yī)院的構建創(chuàng)造良好的條件。

（三）落實檔案規(guī)范化和集中化管理。組建專門負責醫(yī)德醫(yī)風檔案管理的部門，安排專職人員負責管理工作。醫(yī)德醫(yī)風檔案和其他類型檔案最為顯著的區(qū)別在于檔案形式和材料構成的不同，所以在檔案編制過程中，對相關醫(yī)務人員和科室的榮譽證書或處分材料進行收集的過程中，應選擇相關證書材料的復印件作為歸檔文件，這樣可以有效同人事檔案相區(qū)分，同時采用同人事檔案相同的檔案編號，即檔案編號等同于醫(yī)務人員工作證號，不僅能夠更為清楚確切地分辨出檔案所屬者，還能夠提高檔案管理工作效率和規(guī)范化程度[10]。再者，在科室內挑選一名兼職負責檔案管理工作的人員，對其進行檔案管理相關培訓，使其明確規(guī)范標準的材料收集流程，掌握便捷高效的材料收集方式，從而更好地完成材料收集工作，在收集完符合規(guī)范要求的材料文件后，將其送至檔案管理部門，交由專職檔案管理員，對其進行分門別類的保管和存檔，在提高材料收集整理專業(yè)性和規(guī)范性的同時，還加快了材料的傳遞和存儲效率，提升了檔案管理工作的集中化程度。與此同時，保障檔案傳遞的規(guī)范化，最大限度地降低檔案傳遞對其連續(xù)性和完整性的影響，使醫(yī)德醫(yī)風檔案同人事檔案一樣實現(xiàn)“檔隨人走、檔如其人”。

（四）加大管理人員培訓力度。檔案管理人員是檔案管理工作的執(zhí)行者，檔案管理水平的高低在很大程度上受到人員工作能力的影響，所以醫(yī)院管理人員和醫(yī)德醫(yī)風檔案管理負責人應落實好各項人員培訓工作，以提高其管理水平，增強其工作能力，并幫助其樹立科學正確的管理思想。在現(xiàn)有管理人員中挑選工作態(tài)度端正、工作責任心較強、工作積極性較高且勤奮好學的人員參與培訓，通過培訓考核后，再由考核較為優(yōu)異的人員負責其他未參與培訓的專職和兼職人員的培訓，提高管理人員綜合素質。同時檔案管理人員還應做好榜樣模范作用，盡可能地幫助其他醫(yī)護人員，向其普及檔案管理相關知識，使其真正意識到檔案管理工作的臨床意義，進而積極配合檔案管理工作，提供相關數(shù)據(jù)材料，保障檔案數(shù)據(jù)資料收集的全面性和真實性[11]。另外，還需注意檔案材料的收集具有一定的時效性，檔案管理人員應在規(guī)定時間內完成材料收集整體工作，按時歸檔。檔案管理人員利用信息化系統(tǒng)將檔案設為只讀模式，禁止任何形式的修改和更正，在其他科室人員查閱、瀏覽檔案過程中，做好監(jiān)督管理工作，防止發(fā)生檔案篡改、丟失等不良情況，保障檔案的完整性。

（五）加強信息化檔案管理。利用現(xiàn)代化信息技術提高醫(yī)德醫(yī)風檔案管理的信息化和數(shù)字化程度，不僅能夠提高檔案管理質量，還能夠在一定程度上推動衛(wèi)生體制的改革進程。信息化檔案管理使得檔案信息數(shù)據(jù)的傳遞輸送更加便捷，避免了數(shù)據(jù)的丟失和遺漏，能夠有效保障檔案的完善和連續(xù)，同時還便于整個醫(yī)院的檔案共享，打破以往查閱瀏覽檔案的時間和空間壁壘，即使在同一時間有多個科室或醫(yī)護人員需要調閱同一份檔案，也能夠實現(xiàn)多人共閱，極大地提高了檔案利用率，便于檔案價值的充分實現(xiàn)[12]。所以，應將提高醫(yī)德醫(yī)風檔案管理的信息化水平作為各項檔案管理工作的重中之重，借鑒其他醫(yī)院先進的信息化管理方式，引入功能完備的信息化管理設備，在微機系統(tǒng)的基礎上，聯(lián)合局域網(wǎng)技術實現(xiàn)檔案傳遞、存儲、檢索等環(huán)節(jié)的信息化和數(shù)字化，降低人工傳輸、紙質存檔等傳統(tǒng)檔案管理環(huán)節(jié)對檔案完整性的不利影響，提升檔案管理實際價值。在檔案管理信息化過程中，醫(yī)務人員職業(yè)素養(yǎng)得以顯著提升，醫(yī)療專業(yè)能力得以明顯增強，推動和諧醫(yī)院建設步伐的同時，促使醫(yī)院朝著更好更高的方向發(fā)展。

三、結語

綜上所述，醫(yī)德醫(yī)風檔案管理在提高醫(yī)務人員道德素養(yǎng)、構建和諧醫(yī)院方面具有十分重要的現(xiàn)實意義。通過管理人員培訓、信息化管理等途徑開展檔案管理工作，發(fā)揮檔案資源優(yōu)勢作用的同時，還可以加快醫(yī)療衛(wèi)生改革步伐。