“互聯(lián)網(wǎng)+”在醫(yī)院檔案管理中的“業(yè)檔一體化”創(chuàng)新應(yīng)用研究

文/衡水市人民醫(yī)院 楊洋

在2020 年，我國(guó)已經(jīng)修訂并施行了《中華人民共和國(guó)檔案法》，檔案法治建設(shè)來(lái)到新階段，對(duì)我國(guó)的檔案事業(yè)起到了巨大的輔助作用，也使檔案管理工作朝著現(xiàn)代化、法治化的方向更進(jìn)一步[1]。這是檔案法自1988年1月1日施行以來(lái)的首次修訂。本次修訂進(jìn)一步體現(xiàn)了檔案工作對(duì)于國(guó)家治理的基礎(chǔ)性作用，同時(shí)再次明確了檔案管理工作的法治內(nèi)核，縮短了我國(guó)實(shí)現(xiàn)治理現(xiàn)代化的距離[2]。在本次《檔案法》修訂當(dāng)中，明確提到了關(guān)于“檔案信息化建設(shè)”的相關(guān)內(nèi)容，各省市也基于此內(nèi)容紛紛提出響應(yīng)政策及規(guī)劃，例如《河北省檔案事業(yè)發(fā)展“十四五”規(guī)劃》便提出“著力推動(dòng)檔案治理效能、檔案資源建設(shè)、檔案利用服務(wù)……不斷推動(dòng)全省檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展”，要求檔案工作快速實(shí)現(xiàn)信息化、現(xiàn)代化、科技化、安全化。在此背景下，各省市及單位檔案工作質(zhì)量顯著上升。

醫(yī)院檔案包含科室眾多，且門(mén)類(lèi)、領(lǐng)域各有不同，但均具有存檔價(jià)值。例如醫(yī)院資質(zhì)檔案、人力資源檔案、醫(yī)師授權(quán)檔案、病歷檔案、科研檔案、宣傳檔案、績(jī)效檔案、基建檔案等，檔案價(jià)值高，信息全，具有較高意義，能為醫(yī)學(xué)研究者提供歷史文獻(xiàn)及科學(xué)研究參考[3]。這些檔案信息對(duì)于醫(yī)院的業(yè)務(wù)發(fā)展與生存具有重要的意義，因此，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)全面落實(shí)檔案管理工作的創(chuàng)新要求，提高檔案管理實(shí)際效果，切實(shí)做好檔案管理工作，是醫(yī)院必須高度重視的一個(gè)重點(diǎn)內(nèi)容。此外，新醫(yī)改的制定和施行，使得我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)走上了快車(chē)道，為全面業(yè)務(wù)發(fā)展打下了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。同時(shí)也對(duì)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)單位開(kāi)展檔案管理工作提出了新要求，醫(yī)院檔案管理工作與業(yè)務(wù)發(fā)展需要共同推進(jìn)。所以，如何在互聯(lián)網(wǎng)化、信息化的醫(yī)療事業(yè)發(fā)展背景下，迎合時(shí)代、滿足醫(yī)院發(fā)展，就勢(shì)必要推動(dòng)檔案管理工作朝著現(xiàn)代化、信息化方向發(fā)展[4]?？傮w來(lái)看，醫(yī)院建設(shè)數(shù)字化、信息化檔案管理系統(tǒng)不僅對(duì)于醫(yī)院發(fā)展有著重要作用，同時(shí)也對(duì)檔案工作乃至我國(guó)治理現(xiàn)代化發(fā)展有著極為重要的影響[5]。本文以衡水市人民醫(yī)院為例，為了在檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的背景下，推動(dòng)醫(yī)院檔案管理的科學(xué)化和規(guī)范化，結(jié)合“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代醫(yī)院檔案管理存在的問(wèn)題進(jìn)行整合分析，利用“互聯(lián)網(wǎng)+”建立“業(yè)檔一體化”醫(yī)院檔案管理的工作體系，重點(diǎn)是在數(shù)字化信息時(shí)代下轉(zhuǎn)化管理模式，以數(shù)字化信息為核心構(gòu)建“互聯(lián)網(wǎng)+醫(yī)院檔案管理”的結(jié)構(gòu)。

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，醫(yī)院檔案管理的困難問(wèn)題分析

（一）收集困難。前端業(yè)務(wù)文件多，沒(méi)有統(tǒng)一的收集標(biāo)準(zhǔn)，收集負(fù)擔(dān)重。一些檔案管理人員學(xué)習(xí)不足、檔案意識(shí)不到位、思想陳舊，部分重要的檔案資料沒(méi)有及時(shí)納入檔案管理的范圍，往往會(huì)導(dǎo)致重要檔案資料缺失[6]。運(yùn)行病歷等電子文件增長(zhǎng)快，最終打印出紙質(zhì)病案等檔案內(nèi)容，若采取手工整理方式處理檔案不利于檔案快速整理歸檔，人力資源需求量較大，對(duì)檔案管理工作造成較大壓力，并有可能導(dǎo)致檔案發(fā)生錯(cuò)誤。文檔和數(shù)據(jù)存放在各個(gè)部門(mén)和系統(tǒng)中，無(wú)法統(tǒng)一收集。醫(yī)院檔案涵蓋基建、設(shè)備、人事、科研、財(cái)務(wù)等多方面的信息，內(nèi)容較多，載體形式多樣。各種檔案存放在不同的職能部門(mén)，并交給不同的部門(mén)進(jìn)行管理。比如，資質(zhì)檔案、文書(shū)檔案等歸醫(yī)院辦公室內(nèi)的檔案室管理；人事檔案則由人事部門(mén)對(duì)接并直接管理；病案資料則由病案室直接對(duì)接與管理；醫(yī)生工作檔案、醫(yī)師授權(quán)檔案等由醫(yī)務(wù)處管理，門(mén)診工作檔案由門(mén)診部負(fù)責(zé)；HIS、LIS 等數(shù)字信息檔案由微機(jī)管理處、醫(yī)務(wù)處、檢驗(yàn)科等多部門(mén)協(xié)作管理；SPD 物流管理檔案由物資管理處管理等。醫(yī)院內(nèi)檔案資料統(tǒng)一性不足，重要檔案未整合存檔，分散存放在各部門(mén)和科室內(nèi)。

（二）管理困難。檔案歸檔缺乏監(jiān)督機(jī)制，使得本應(yīng)銷(xiāo)毀的檔案流出，同時(shí)影響新增加材料的持續(xù)性，甚至出現(xiàn)材料丟失問(wèn)題。鑒定銷(xiāo)毀缺乏技術(shù)支持，對(duì)到期檔案鑒定銷(xiāo)毀工作重要性認(rèn)識(shí)不足，忽視到期檔案鑒定銷(xiāo)毀工作，不履行銷(xiāo)毀的相關(guān)程序[7]，破壞的方法可以任意選擇，工作結(jié)束后沒(méi)有任何的記錄等。電子文件和紙質(zhì)文件的管理是分離的。電子文件具有不穩(wěn)定的特點(diǎn)，一些文件數(shù)據(jù)極易被修改；紙質(zhì)檔案管理成本高；檔案編號(hào)著錄校對(duì)全部人工處理，工作量大，技術(shù)含量高，要求有大量的專(zhuān)業(yè)人士和檔案工作者參與其中，并且，在對(duì)檔案文件進(jìn)行著錄時(shí)，往往由于著錄人員的方法、經(jīng)驗(yàn)、專(zhuān)業(yè)知識(shí)、技術(shù)水平等原因，對(duì)一份文件可能會(huì)選擇不同的檢索標(biāo)識(shí)，即使是同一個(gè)著錄人員，在不同的時(shí)間，對(duì)同一份文件的著錄結(jié)果也會(huì)存在一定的差異。

（三）利用困難。檔案查找不方便，借閱周期長(zhǎng)，檔案利用效率低下。在檔案的查閱利用工作中，首先，要用手工翻閱和檢索的方式來(lái)查找文件，確定文件的存放地點(diǎn)，再由專(zhuān)門(mén)的人員去檔案庫(kù)中尋找文件，這一過(guò)程要將信息注冊(cè)在案，最后還要進(jìn)行拷貝和摘錄等操作，這些環(huán)節(jié)都要花費(fèi)大量的時(shí)間。如果需要大量的檔案閱讀，或者獲得了一些不詳細(xì)的資料，就必須要進(jìn)行更多的閱讀和搜索次數(shù)，相應(yīng)的，所花的時(shí)間也會(huì)更多。在查找同類(lèi)文件時(shí)，由于資料信息的局限性，往往會(huì)加大查找的困難。在查閱過(guò)程中，會(huì)影響到紙質(zhì)檔案的存放質(zhì)量與安全性，因?yàn)槊恳淮畏啠紩?huì)損壞一次紙質(zhì)檔案，尤其是復(fù)印檔案，為了讓復(fù)印內(nèi)容更清楚，并且避免拆卷的麻煩，就會(huì)狠壓檔案，這會(huì)嚴(yán)重影響檔案的安全性，導(dǎo)致檔案損壞。同時(shí)紙質(zhì)檔案存放周期有限，存放環(huán)境嚴(yán)格，容易損壞。檔案數(shù)據(jù)分散且封閉，缺少匯總統(tǒng)計(jì)分析，難以融入業(yè)務(wù)和數(shù)據(jù)共享。

（四）安全存儲(chǔ)困難。缺乏加密、備份等管控機(jī)制，檔案數(shù)據(jù)安全難保證。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)中各類(lèi)木馬、蠕蟲(chóng)及病毒都有可能對(duì)醫(yī)院計(jì)算機(jī)終端展開(kāi)攻擊，盜取檔案數(shù)據(jù)甚至破壞數(shù)據(jù)。例如近幾年的“勒索病毒”，便是入侵電腦、鎖定數(shù)據(jù)并要求用戶付費(fèi)解鎖的病毒，對(duì)于醫(yī)院檔案的管理安全造成了巨大影響。同時(shí)，海量數(shù)據(jù)存儲(chǔ)借和閱過(guò)程中也可能會(huì)導(dǎo)致部分?jǐn)?shù)據(jù)缺失難查證。如果數(shù)據(jù)無(wú)法修復(fù)，醫(yī)院的日常運(yùn)行將會(huì)受到嚴(yán)重影響[8]。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，“業(yè)檔一體化”創(chuàng)新應(yīng)用

采用“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)，基于檔案管理制度規(guī)范，搭建一套以大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、區(qū)塊鏈、人工智能、數(shù)據(jù)服務(wù)等新技術(shù)為主的業(yè)檔一體化檔案管理系統(tǒng)。各種門(mén)類(lèi)的檔案均源于業(yè)務(wù)開(kāi)展的過(guò)程當(dāng)中，為了對(duì)具有借鑒意義的業(yè)務(wù)工作進(jìn)行記錄和后續(xù)的場(chǎng)景還原，需要在檔案生成時(shí)，就將檔案和業(yè)務(wù)工作建立聯(lián)系。業(yè)檔一體化檔案管理系統(tǒng)打通了和業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的橋梁，讓業(yè)務(wù)過(guò)程中產(chǎn)生的待歸檔資料統(tǒng)一歸檔，為業(yè)務(wù)和檔案建立良好的連接，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院內(nèi)病案檔案、人事檔案、醫(yī)療授權(quán)檔案等各類(lèi)檔案以及其他形式的文件統(tǒng)一關(guān)聯(lián)，包括檔案元數(shù)據(jù)、檔案背景的關(guān)聯(lián)文件，形成一體化管理，從而達(dá)到未來(lái)在調(diào)閱一份檔案時(shí)就能夠還原當(dāng)時(shí)業(yè)務(wù)過(guò)程的全貌。

（一）檔案采集接收與整理。檔案接收支持自動(dòng)接收、手工著錄、批量上傳等多種方式錄入檔案數(shù)據(jù)，包括系統(tǒng)接口對(duì)接線上獲取、電子文件批量上傳、數(shù)字化加工成果自動(dòng)導(dǎo)入等，檔案系統(tǒng)中接收到待歸檔的電子文件，為了保障檔案查閱以及業(yè)檔融合的規(guī)范，系統(tǒng)應(yīng)具備圖片內(nèi)文字識(shí)別、不同格式文本自動(dòng)轉(zhuǎn)換統(tǒng)一格式等功能以便檔案管理與使用。對(duì)各個(gè)渠道接收的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析、處理，系統(tǒng)根據(jù)預(yù)置規(guī)則，自動(dòng)對(duì)檔案進(jìn)行初步整理，包括檔案分類(lèi)、檔案編號(hào)、檔案排序，檔案管理員對(duì)檔案資料進(jìn)一步補(bǔ)充和校對(duì)，完成檔案整理工作。

（二）檔案保存與管理。對(duì)接收整理后的檔案進(jìn)行統(tǒng)一的歸檔管理，形成檔案的正式庫(kù)，將歸檔后的電子檔案通過(guò)一個(gè)案卷把整個(gè)業(yè)務(wù)過(guò)程串聯(lián)起來(lái)，便于原始業(yè)務(wù)過(guò)程的追溯和還原。

為了解決傳統(tǒng)載體檔案保管的問(wèn)題，比如檢索不便，管理記錄混亂等，將實(shí)體庫(kù)房虛擬化，把紙質(zhì)檔案和電子檔案一一對(duì)應(yīng)，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案和實(shí)體庫(kù)房的線上管理。

為了滿足不同部門(mén)對(duì)檔案管理的要求和規(guī)范的不同，系統(tǒng)能夠靈活配置，支持設(shè)置檔案全宗、門(mén)類(lèi)、分類(lèi)、元數(shù)據(jù)、檔號(hào)編碼、系統(tǒng)框架、業(yè)務(wù)流程等工作模式。

同時(shí)，滿足檔案生命周期管理過(guò)程中所涉及的開(kāi)放鑒定、銷(xiāo)毀鑒定、密級(jí)鑒定、保管期限鑒定等，每個(gè)鑒定的動(dòng)作最終都能在系統(tǒng)中保留痕跡。到期檔案進(jìn)行開(kāi)放、銷(xiāo)毀等鑒定操作，通過(guò)流程審批將鑒定小組線上化，打破時(shí)間空間的限制，銷(xiāo)毀的檔案同步生成銷(xiāo)毀清冊(cè)以便于備查。

（三）檔案檢索利用。通過(guò)全文檢索、條件檢索、組合查詢(xún)等多種方式快速定位所需要的檔案資料，沒(méi)有權(quán)限的檔案結(jié)合借閱管理實(shí)現(xiàn)電子檔案和實(shí)體檔案的線上借閱審批和授權(quán)，以及實(shí)現(xiàn)對(duì)于檔案編研再利用的過(guò)程化管理。結(jié)合系統(tǒng)中的電子檔案、操作記錄、借閱記錄、鑒定情況等信息，按照全宗、門(mén)類(lèi)、類(lèi)型、時(shí)間、部門(mén)等多種維度，統(tǒng)計(jì)分析檔案接收情況、檔案管理情況、檔案利用情況、檔案保存情況，提高檔案信息可視性，同時(shí)方便檔案管理員快速定位檔案位置、梳理檔案內(nèi)容，為業(yè)務(wù)開(kāi)展提供輔助支撐。

根據(jù)不同的角色崗位，提供個(gè)性化的崗位工作門(mén)戶，將崗位所需要的相關(guān)信息從各個(gè)功能模塊的數(shù)據(jù)抽取出來(lái)，集中匯總，再根據(jù)崗位角色進(jìn)行推送，滿足醫(yī)院內(nèi)不同角色權(quán)限的需求。

（四）檔案安全管理。為了保障電子文件歸檔的合規(guī)以及唯一性，業(yè)檔一體化檔案管理系統(tǒng)借助于電子簽名技術(shù)，為待歸檔的電子文件加蓋電子印章，賦予每份文件防篡改的能力，讓電子檔案管理系統(tǒng)更加安全和規(guī)范。建立系統(tǒng)內(nèi)信息記錄上傳功能，管理者及其他信息查閱者在系統(tǒng)內(nèi)的行為會(huì)以Cookie 形式生成待處理數(shù)據(jù)，傳送至云端保存并使用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行日志記錄可視化處理，生成一份帶有數(shù)字簽名的表格式日志并自動(dòng)存檔，管理員能夠快速導(dǎo)出近期操作信息。

三、業(yè)檔一體化檔案管理的好處

所有類(lèi)型檔案統(tǒng)一管理，把業(yè)務(wù)和檔案完美融合，實(shí)現(xiàn)從檔案的收集、整理、管理、利用都能夠與業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)起來(lái)，醫(yī)院內(nèi)不同角色人員在開(kāi)展具體工作的任意環(huán)節(jié)都能實(shí)現(xiàn)檔案的應(yīng)用。

醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)能夠通過(guò)系統(tǒng)了解各項(xiàng)工作的具體開(kāi)展情況，結(jié)合數(shù)據(jù)分析工具，快速了解對(duì)于醫(yī)院業(yè)務(wù)有支持作用的數(shù)據(jù)資料；各職能部門(mén)可以通過(guò)系統(tǒng)了解本部門(mén)業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的檔案資料，向上級(jí)匯報(bào)工作能夠有系統(tǒng)地提供強(qiáng)有力的數(shù)據(jù)支撐，向下開(kāi)展業(yè)務(wù)能夠?qū)崿F(xiàn)統(tǒng)一管理，并通過(guò)統(tǒng)一的搜索引擎，快速獲取想了解的業(yè)務(wù)資料；各科室員工可以利用系統(tǒng)內(nèi)經(jīng)過(guò)歷史沉淀的所有具有借鑒意義的檔案資料實(shí)現(xiàn)自我提升，或者在開(kāi)展業(yè)務(wù)時(shí)，能夠找到相應(yīng)的檔案進(jìn)行參考，方便業(yè)務(wù)的開(kāi)展。

四、結(jié)語(yǔ)

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展，醫(yī)院的檔案管理工作也面臨著更大的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，尤其在電子信息時(shí)代的來(lái)臨時(shí)，全面推進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展，對(duì)醫(yī)院發(fā)展所產(chǎn)生的影響較大。這就要求醫(yī)院檔案管理體制不斷地進(jìn)行調(diào)整，以適應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展步伐。本文對(duì)“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下醫(yī)院檔案管理的困境進(jìn)行分析，并在此基礎(chǔ)上提出了“業(yè)檔一體化”醫(yī)院檔案管理模式的優(yōu)化及其創(chuàng)新策略，主要是為了提高醫(yī)院檔案管理水平，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作規(guī)范化、科學(xué)化的發(fā)展。