關(guān)于高校如何做好檔案管理工作的幾點(diǎn)思考

文/湖南醫(yī)藥學(xué)院 奉素瑤

一、概述

高校檔案管理工作是高校管理中重要的一環(huán)。檔案管理工作對(duì)于保障高校正常運(yùn)轉(zhuǎn)和學(xué)生、教職工權(quán)益的保護(hù)有著至關(guān)重要的作用。在當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代，高校檔案管理工作也面臨著新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇[1]。本文主要探討如何更好地發(fā)揮高校檔案管理的作用，使其能夠更好地服務(wù)于高校的教學(xué)、科研和管理。

二、高校檔案管理工作的現(xiàn)狀和存在的問題

高校檔案管理工作作為高校管理中重要的一環(huán)，其重要性不言而喻。高校檔案管理工作不僅涉及學(xué)生、教職工的檔案管理，還涉及高校的教學(xué)、科研、管理等方面。然而，在實(shí)際工作中，高校檔案管理工作還存在著一些問題。

（一）檔案管理系統(tǒng)不夠完善。高校檔案管理系統(tǒng)在一定程度上還存在不足之處。例如，某些高校檔案管理系統(tǒng)更新慢、設(shè)備老化，數(shù)據(jù)查詢速度較慢，檔案查詢效率低。此外，一些高校的檔案管理系統(tǒng)可能存在不兼容、易崩潰等問題，使得檔案管理工作受到了一定的影響。

（二）管理不夠規(guī)范。高校檔案管理工作還存在管理不夠規(guī)范的問題。例如，有些高校的檔案管理制度制定不夠科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)，管理不夠規(guī)范，造成檔案管理人員工作職責(zé)不明，有時(shí)不按照規(guī)定流程辦事，甚至存在明顯不當(dāng)操作的情況[2]。這些問題不僅會(huì)影響檔案管理的效率，也會(huì)對(duì)高校整體工作的正常運(yùn)行產(chǎn)生不良影響。

（三）檔案材料不夠齊全。在一些高校中，檔案材料的齊全性還存在一定問題。例如，部分高校還沒有記錄學(xué)生的社會(huì)實(shí)踐、學(xué)術(shù)活動(dòng)、競(jìng)賽獲獎(jiǎng)等相關(guān)信息，這些信息的缺失會(huì)對(duì)學(xué)生的綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)造成一定的困難。此外，在教職工檔案管理方面，也存在教師的科研成果、項(xiàng)目課題等信息記錄不完整的情況。

（四）存在檔案遺失、損壞等問題。在高校檔案管理工作中，仍然存在檔案遺失、損壞等問題。例如，檔案管理人員對(duì)檔案的保管不夠細(xì)致，檔案存放設(shè)施設(shè)備年久老化，導(dǎo)致部分檔案遺失或損壞。這些問題會(huì)對(duì)高校的管理、評(píng)估等工作產(chǎn)生影響。

（五）信息化水平不夠高。在信息化時(shí)代，高校檔案管理工作也面臨著新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。然而，經(jīng)過多年信息化建設(shè)，在實(shí)際工作中，一些高校的檔案管理工作仍然存在信息化水平不夠高的問題。例如，在一些高校中，檔案管理人員對(duì)信息化技術(shù)的應(yīng)用還不夠熟練，對(duì)信息化技術(shù)的應(yīng)用還不夠深入，這導(dǎo)致了一些高校的檔案管理工作無法實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，達(dá)不到預(yù)期的效果，影響了工作效率和管理水平[3]。

（六）安全保障不夠完善。高校檔案管理工作還存在安全保障不夠完善的問題。例如，在一些高校中，檔案管理系統(tǒng)存在安全漏洞，使得檔案資料的安全受到威脅。此外，一些高校的檔案管理人員對(duì)檔案資料的保密意識(shí)不夠強(qiáng)，可能會(huì)出現(xiàn)檔案信息泄露等問題，從而影響高校的聲譽(yù)和管理形象。

三、如何利用好既有資源提高檔案管理工作水平

（一）利用好本校的優(yōu)秀教案。高校的優(yōu)秀教案是教學(xué)質(zhì)量的重要體現(xiàn)，也是優(yōu)秀教師的重要標(biāo)志。如何利用好本校的優(yōu)秀教案，為師生提供更好的服務(wù)，是高校檔案管理工作的一項(xiàng)重要任務(wù)。1.加強(qiáng)教師培訓(xùn)和交流。教師是高校優(yōu)秀教案的創(chuàng)造者和實(shí)踐者，加強(qiáng)教師培訓(xùn)和交流可以提高教師的教學(xué)水平和教案編寫能力，進(jìn)而提高優(yōu)秀教案的產(chǎn)出率和質(zhì)量。在實(shí)際工作中，可以開展教師培訓(xùn)班、教學(xué)研討會(huì)、教學(xué)觀摩等活動(dòng)，讓教師相互學(xué)習(xí)、交流，分享優(yōu)秀教案編寫的經(jīng)驗(yàn)和方法，進(jìn)一步提高教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)效果。2.積極推廣優(yōu)秀教案。積極推廣優(yōu)秀教案是利用好本校資源的重要方式之一。通過推廣優(yōu)秀教案，可以進(jìn)一步提高教學(xué)質(zhì)量和效果，也可以幫助其他教師了解和借鑒優(yōu)秀教案的編寫方法和思路。在實(shí)際工作中，可以通過學(xué)術(shù)論文、教學(xué)論壇、校內(nèi)外研討會(huì)等渠道，積極推廣本校的優(yōu)秀教案。此外，可以將優(yōu)秀教案納入教學(xué)課件和教學(xué)視頻中，方便師生查詢和使用。通過多種渠道的推廣，可以讓更多的教師和學(xué)生了解和學(xué)習(xí)優(yōu)秀教案，提高教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)效果。3.建立教案評(píng)估機(jī)制。為了更好地利用本校的優(yōu)秀教案，建立教案評(píng)估機(jī)制是必要的。通過教案評(píng)估，可以發(fā)現(xiàn)優(yōu)秀教案的優(yōu)點(diǎn)和不足，進(jìn)一步優(yōu)化教學(xué)過程和教學(xué)效果。同時(shí)，教案評(píng)估也可以提高教師的教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)能力，促進(jìn)優(yōu)秀教案的產(chǎn)出。在實(shí)際工作中，可以建立教案評(píng)估小組，對(duì)優(yōu)秀教案進(jìn)行評(píng)估和改進(jìn)，制定相應(yīng)的評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)和流程，為教學(xué)質(zhì)量的提高提供依據(jù)。同時(shí)，可以建立教案庫，將優(yōu)秀教案納入其中，方便師生查詢和使用。4.建立與教案相關(guān)的檔案資料。針對(duì)本校的優(yōu)秀教案，可以建立與之相關(guān)的檔案資料，如學(xué)生作業(yè)、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、教師講義、考試試卷等，這樣可以更好地記錄學(xué)生的學(xué)習(xí)過程和學(xué)習(xí)成果，也為教師的教學(xué)評(píng)估提供參考。此外，還可以根據(jù)教案建立教師檔案、課程檔案、班級(jí)檔案等，全面記錄教師的教學(xué)工作和教學(xué)成果，為高校的管理和評(píng)估提供參考。建立與教案相關(guān)的檔案資料，需要制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，建立完善的檔案管理制度和流程，同時(shí)也需要做好信息化技術(shù)的應(yīng)用，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。

（二）利用好本校的研究成果。高校是科學(xué)研究的重要場(chǎng)所，通過研究可以不斷推進(jìn)科學(xué)技術(shù)和社會(huì)的進(jìn)步。高校檔案管理工作應(yīng)該充分利用和發(fā)揮本校的研究成果，為高校的教學(xué)、科研和管理提供更好的服務(wù)。本部分將探討在檔案管理工作中，如何利用好本校的研究成果進(jìn)行深入分析和提出建議。1.分析研究成果的特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)。分析研究成果的特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)，可以更好地了解研究成果的價(jià)值和意義，進(jìn)而提出合理的建議。在分析研究成果的特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)時(shí)，需要從多個(gè)方面進(jìn)行深入分析，如研究領(lǐng)域、研究內(nèi)容、創(chuàng)新點(diǎn)等。此外，還需要對(duì)研究成果的實(shí)際應(yīng)用進(jìn)行充分評(píng)估，了解研究成果的市場(chǎng)需求和潛在價(jià)值，從而更好的為研究成果建檔。2.提出研究成果的應(yīng)用建議。在分析研究成果的特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)之后，需要提出研究成果的應(yīng)用建議，以充分發(fā)揮研究成果的價(jià)值和意義。在提出研究成果的應(yīng)用建議時(shí)，需要充分考慮研究成果的特點(diǎn)和市場(chǎng)需求，提出切實(shí)可行的建議，以促進(jìn)研究成果的推廣和應(yīng)用。在實(shí)際工作中，可以采用多種方式提出研究成果的應(yīng)用建議，如與企業(yè)、政府等機(jī)構(gòu)的合作，推進(jìn)研究成果的轉(zhuǎn)化和應(yīng)用；舉辦研討會(huì)、學(xué)術(shù)會(huì)議等活動(dòng)，促進(jìn)研究成果的交流和合作；開展技術(shù)推廣和科普活動(dòng)，提高研究成果的知名度和影響力等。3.推動(dòng)研究成果的轉(zhuǎn)化和應(yīng)用。為了更好地利用好本校的研究成果，需要推動(dòng)研究成果的轉(zhuǎn)化和應(yīng)用。研究成果的轉(zhuǎn)化和應(yīng)用可以進(jìn)一步提高研究成果的實(shí)際價(jià)值和市場(chǎng)影響力，也可以促進(jìn)科學(xué)技術(shù)的創(chuàng)新和進(jìn)步。在實(shí)際工作中，可以采取多種措施推動(dòng)研究成果的轉(zhuǎn)化和應(yīng)用，如加強(qiáng)研究成果的知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)，保護(hù)研究成果的獨(dú)立權(quán)利和價(jià)值；積極開展技術(shù)轉(zhuǎn)移、技術(shù)創(chuàng)新和產(chǎn)業(yè)合作等活動(dòng)，促進(jìn)研究成果的應(yīng)用和產(chǎn)業(yè)化；建立產(chǎn)學(xué)研合作平臺(tái)，推進(jìn)研究成果的轉(zhuǎn)化和應(yīng)用等。4.建立與研究成果相關(guān)的檔案資料。建立與研究成果相關(guān)的檔案資料，是利用好本校的研究成果的重要基礎(chǔ)。研究成果相關(guān)的檔案資料可以全面記錄研究過程和研究成果，方便后續(xù)的查詢和使用。此外，研究成果相關(guān)的檔案資料也為高校的評(píng)估和發(fā)展提供依據(jù)。建立與研究成果相關(guān)的檔案資料，需要制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，建立完善的檔案管理制度和流程，同時(shí)也需要做好信息化技術(shù)的應(yīng)用，提高檔案管理的效率和質(zhì)量[4]。

（三）加強(qiáng)與其他部門合作以提高檔案管理工作效率。高校檔案管理工作不僅是單一的工作，也與其他部門存在著緊密的聯(lián)系，需要加強(qiáng)與其他部門的合作，共同發(fā)揮檔案管理工作的作用[5]。本部分將探討在檔案管理工作中，如何與其他業(yè)務(wù)部門合作，更好地發(fā)揮檔案管理工作的作用。1.加強(qiáng)與教務(wù)處的合作。教務(wù)處是高校的教學(xué)管理部門，負(fù)責(zé)制定和執(zhí)行教學(xué)計(jì)劃、組織和管理教學(xué)活動(dòng)、組織和實(shí)施教學(xué)評(píng)估等工作。在檔案管理工作中，與教務(wù)處的合作可以更好地記錄和管理教學(xué)活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)?？梢耘c教務(wù)處合作，建立學(xué)生成績檔案，記錄和管理學(xué)生的學(xué)習(xí)成績、課程情況、考試情況等信息；建立教學(xué)檔案，記錄和管理教學(xué)計(jì)劃、教材使用情況、教師授課情況等信息；建立教學(xué)評(píng)估檔案，記錄和管理教學(xué)評(píng)估結(jié)果、評(píng)估報(bào)告等信息，為高校的教學(xué)評(píng)估和管理提供依據(jù)。2.加強(qiáng)與科研處的合作?？蒲刑幨歉咝５目蒲泄芾聿块T，負(fù)責(zé)制定和實(shí)施科研計(jì)劃、組織和管理科研活動(dòng)、組織和實(shí)施科研評(píng)估等工作。在檔案管理工作中，與科研處的合作可以更好地記錄和管理科研活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)?？梢耘c科研處合作，建立科研項(xiàng)目檔案，記錄和管理科研項(xiàng)目的立項(xiàng)情況、研究過程、研究成果等信息；建立科研經(jīng)費(fèi)檔案，記錄和管理科研經(jīng)費(fèi)的使用情況、資金來源、審批情況等信息；建立科研評(píng)估檔案，記錄和管理科研評(píng)估結(jié)果、評(píng)估報(bào)告等信息，為高校的科研評(píng)估和管理提供依據(jù)，這樣才能更好的利用本校的科研成果。3.加強(qiáng)與人事處的合作。人事處是高校的人事管理部門，負(fù)責(zé)制定和實(shí)施人事計(jì)劃、組織和管理人事活動(dòng)、組織和實(shí)施人事評(píng)估等工作。在檔案管理工作中，與人事處的合作可以更好地記錄和管理人事活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)?？梢耘c人事處合作，建立人事檔案，記錄和管理教師的招聘、調(diào)動(dòng)、晉升、退休等信息；建立考核檔案，記錄和管理教師的工作考核、職稱評(píng)定、獎(jiǎng)勵(lì)處罰等信息；建立勞動(dòng)合同檔案，記錄和管理教師的勞動(dòng)合同簽訂、續(xù)簽、解除等信息，為高校的人事管理和評(píng)估提供依據(jù)。4.加強(qiáng)與學(xué)生處的合作。學(xué)生處是高校的學(xué)生管理部門，負(fù)責(zé)組織和管理學(xué)生工作、學(xué)生活動(dòng)、學(xué)生服務(wù)等工作。在檔案管理工作中，與學(xué)生處的合作可以更好地記錄和管理學(xué)生活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)。可以與學(xué)生處合作，建立學(xué)生管理檔案，記錄和管理學(xué)生的日常表現(xiàn)、學(xué)習(xí)情況、社會(huì)實(shí)踐、就業(yè)情況等信息；建立學(xué)生社團(tuán)檔案，記錄和管理學(xué)生社團(tuán)的組織情況、活動(dòng)情況、成果情況等信息；建立畢業(yè)生檔案，記錄和管理畢業(yè)生的就業(yè)情況、留學(xué)情況、創(chuàng)業(yè)情況等信息，為高校的學(xué)生管理和評(píng)估提供依據(jù)。5.加強(qiáng)與信息化處的合作。信息化處是高校的信息化管理部門，負(fù)責(zé)規(guī)劃、建設(shè)和管理高校的信息化建設(shè)和服務(wù)。在檔案管理工作中，與信息化處的合作可以更好地提高檔案管理的信息化水平，推動(dòng)檔案管理工作的現(xiàn)代化和智能化[3]?？梢耘c信息化處合作，建立信息化平臺(tái)和系統(tǒng)，提高檔案管理的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化水平，完善檔案管理系統(tǒng)；開展信息化培訓(xùn)和技術(shù)支持，提高檔案管理工作的信息化技能和水平；建立數(shù)據(jù)共享和應(yīng)用機(jī)制，促進(jìn)檔案管理工作與其他工作的融合和共同發(fā)展，為高校的信息化建設(shè)和服務(wù)提供支撐；在提高檔案管理人員個(gè)人信息化技術(shù)應(yīng)用水平方面，可以委托信息化處進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)，提高相應(yīng)業(yè)務(wù)能力；在實(shí)際工作中，遇到信息化技術(shù)相關(guān)問題也可以隨時(shí)與信息化處溝通，獲得即時(shí)的技術(shù)支持[4]。

在檔案管理工作中，與本校其他部門合作，是更好地發(fā)揮檔案管理工作作用的必要條件。通過加強(qiáng)與其他部門的合作，可以更加全面地記錄和管理高校各個(gè)方面的活動(dòng)和信息，提高檔案管理的質(zhì)量和效率，為高校的教學(xué)、科研、管理和服務(wù)提供更好的支持和保障。

四、結(jié)語

高校檔案管理工作是高校管理的重要組成部分。為了更好地發(fā)揮檔案管理工作的作用，必須針對(duì)存在的問題進(jìn)行改進(jìn)和完善。利用好本校資源，特別是本校的優(yōu)秀教案和研究成果，協(xié)同本校各業(yè)務(wù)部門，可以為高校的檔案管理工作提供更好的支持和幫助，為師生提供更好的服務(wù)。相信隨著高校檔案管理工作的不斷發(fā)展和完善，高校檔案管理工作也將成為提高高校管理水平和服務(wù)質(zhì)量的重要支撐。