基于分部分項(xiàng)檢驗(yàn)批劃分思維的BOM 式設(shè)備檔案收集管理模式

文/中國航發(fā)商用航空發(fā)動(dòng)機(jī)有限責(zé)任公司 李平

伴隨固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目的檔案驗(yàn)收及設(shè)備后期的維護(hù)及改造等工作需要，設(shè)備檔案的歸檔文件范圍越來越清晰，設(shè)備相關(guān)文件的收集也越來越受到重視。面對(duì)設(shè)備，尤其是大型設(shè)備文件收集和設(shè)備驗(yàn)收中存在的各種各樣的問題[1]。多數(shù)學(xué)者已從完善設(shè)備采購要求、加強(qiáng)設(shè)備驗(yàn)收管理、完善設(shè)備管理程序、明確設(shè)備檔案歸檔要求等角度強(qiáng)調(diào)檔案文件收集工作的重要性，然而從檔案工作者的切實(shí)角度出發(fā)，為檔案工作者梳理出一個(gè)清晰的脈絡(luò)，指出一條切實(shí)可行的工作思維或方式方法的研究卻少之又少。故而，本文完全從基層檔案工作者的角度，探索設(shè)備主要階段的文件收集管理思路，夯實(shí)檔案工作第一要?jiǎng)?wù)[2]?；窘ㄔO(shè)檔案分部分項(xiàng)檢驗(yàn)批劃分方案為建設(shè)項(xiàng)目施工質(zhì)量驗(yàn)收工作指明了清晰的思路，指出了檔案工作收集的方向和范圍。受此啟發(fā)，本文借鑒基本建設(shè)檔案分部分項(xiàng)檢驗(yàn)批劃分的思路，將一套大型設(shè)備視為一個(gè)單體工程，將一套設(shè)備分為多個(gè)分部分項(xiàng)及檢驗(yàn)批進(jìn)行管理，按分部分項(xiàng)及檢驗(yàn)批的思路進(jìn)行檔案的收集與整理工作，既從上到下的保障了設(shè)備相關(guān)文件的齊全完整，又保障了各分部分項(xiàng)及檢驗(yàn)批之間的有機(jī)聯(lián)系。

一、范圍

按照設(shè)備的生命周期，一般可以將設(shè)備分為：計(jì)劃/立項(xiàng)階段，選購階段，設(shè)計(jì)階段，工廠驗(yàn)收階段，到貨及開箱階段，安裝調(diào)試階段，最終驗(yàn)收階段，維護(hù)及改造階段[3]。對(duì)于單一設(shè)備而言，一般屬于某一個(gè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目，其計(jì)劃/立項(xiàng)文件一般存于固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目綜合卷中；對(duì)于維護(hù)及改造階段，一般較為單一，而且維修或改造過程中涉及的設(shè)計(jì)、到貨開箱、安裝調(diào)試及驗(yàn)收工作宜可參照設(shè)備各階段進(jìn)行收集管理。相對(duì)于一般的國產(chǎn)設(shè)備，進(jìn)口設(shè)備會(huì)多出進(jìn)口代理商的選購、報(bào)關(guān)發(fā)運(yùn)兩個(gè)階段，對(duì)于進(jìn)口代理選購，其業(yè)務(wù)流程和歸檔文件與設(shè)備的選購階段類似；對(duì)于報(bào)關(guān)發(fā)運(yùn)階段，一般形成的文件有報(bào)關(guān)單、形式發(fā)票、運(yùn)單、保險(xiǎn)單、提單、裝箱單、數(shù)量與質(zhì)量證明、原產(chǎn)地證明、包裝相關(guān)證明等，其收集整理方式亦可參照一般國產(chǎn)設(shè)備的到貨及開箱階段材料的BOM 模式中手續(xù)性文件及質(zhì)量證明文件等進(jìn)行收集與整理，為了保障文中所述管理模式的適用范圍，本文也不再另行論述。

故而，本文按照設(shè)備“選購→設(shè)計(jì)→工廠驗(yàn)收→到貨及開箱→安裝調(diào)試→最終驗(yàn)收”的階段進(jìn)行研究，同時(shí)結(jié)合設(shè)備自身的BOM 結(jié)構(gòu)，建立起設(shè)備結(jié)構(gòu)和設(shè)備各階段文件結(jié)構(gòu)兩條BOM基線。

二、設(shè)備結(jié)構(gòu)BOM

大型設(shè)備一般由多個(gè)子系統(tǒng)構(gòu)成，每個(gè)子系統(tǒng)由相應(yīng)的組件或設(shè)備單元構(gòu)成，每個(gè)組件可能又由一些設(shè)備單元組成。這里所指的設(shè)備單元是指構(gòu)成設(shè)備的最基本的組件或零部件，具有自身單獨(dú)的質(zhì)量證明文件、操作說明書等隨帶文件資料，一般為構(gòu)成設(shè)備的關(guān)鍵零部件、主要外購件、影響設(shè)備核心功能或使用安全的元器件以及其他具有單獨(dú)質(zhì)量證明文件的基本單元。

大型設(shè)備組成結(jié)構(gòu)與基建項(xiàng)目的組成有異曲同工之妙，如果將設(shè)備各子系統(tǒng)看作一個(gè)分部工程，將子系統(tǒng)構(gòu)成組件理解為分項(xiàng)工程，將構(gòu)成組件的設(shè)備單元視作檢驗(yàn)批，則可得到完整的設(shè)備結(jié)構(gòu)BOM，里邊包含子系統(tǒng)、子系統(tǒng)組件和設(shè)備單元的數(shù)量等，具體到設(shè)備本身，也可根據(jù)設(shè)備實(shí)際情況進(jìn)行增減。

設(shè)備的結(jié)構(gòu)BOM 是掌握設(shè)備整體情況，明確設(shè)備脈絡(luò)，開展設(shè)備設(shè)計(jì)、驗(yàn)收、安裝調(diào)試及設(shè)備維護(hù)管理等各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)，也是建立設(shè)備設(shè)計(jì)、工廠驗(yàn)收、到貨及開箱、安裝調(diào)試和最終驗(yàn)收等階段文件BOM 的基礎(chǔ)和開端，更是建立設(shè)備檔案之間關(guān)聯(lián)關(guān)系的根基。

三、各階段文件結(jié)構(gòu)BOM

（一）選購階段BOM。設(shè)備選購階段的業(yè)務(wù)活動(dòng)一般可分為三個(gè)階段：制定采購計(jì)劃或需求，選定采購供應(yīng)商，簽訂采購合同。將每個(gè)階段視為一個(gè)分項(xiàng)工程，各階段下的業(yè)務(wù)活動(dòng)視為一個(gè)檢驗(yàn)批，如：選定供應(yīng)商階段可分為報(bào)價(jià)及評(píng)選要求（投標(biāo)要求）、報(bào)價(jià)文件（投標(biāo)文件）、評(píng)選記錄、評(píng)選結(jié)果審批等4 個(gè)檢驗(yàn)批。從而構(gòu)建出選購階段的業(yè)務(wù)模塊，明確各模塊下形成的文件類型。

（二）設(shè)計(jì)階段BOM。設(shè)備的設(shè)計(jì)階段通常由設(shè)計(jì)計(jì)算（一般針對(duì)自制、非標(biāo)設(shè)備）、文件設(shè)計(jì)（設(shè)計(jì)方案、圖樣、接口信息、技術(shù)說明等設(shè)計(jì)文件）、設(shè)計(jì)審查（設(shè)計(jì)文件評(píng)審）等部分構(gòu)成，同樣的，將每一部分視為一個(gè)分項(xiàng)工程，將每個(gè)部分下形成的各類文件材料視為檢驗(yàn)批，則可形成設(shè)計(jì)BOM。

（三）工廠驗(yàn)收階段BOM。工廠驗(yàn)收階段一般較為簡單，宜有說法將工廠驗(yàn)收稱為設(shè)備預(yù)驗(yàn)收，通常是對(duì)設(shè)備主要性能指標(biāo)進(jìn)行檢驗(yàn)，所以該分項(xiàng)下文件較為簡單。在實(shí)際的文件材料交付過程中，工程驗(yàn)收階段的文件材料一般與到貨及開箱階段的相關(guān)質(zhì)量證明材料一并交付，在進(jìn)行整理組卷過程中應(yīng)注意區(qū)分，維護(hù)正確的設(shè)備結(jié)構(gòu)模型。

（四）到貨及開箱階段BOM。到貨及開箱階段是設(shè)備檔案收集的痛點(diǎn)及難點(diǎn)，設(shè)備檔案收集不齊全、歸檔資料無法關(guān)聯(lián)溯源的問題多發(fā)生在該階段[4]，建立該套管理模式最開始的出發(fā)點(diǎn)其實(shí)是為了強(qiáng)化和完善該階段的管理，實(shí)現(xiàn)該階段文件的應(yīng)收盡收。到貨及開箱階段與選購、設(shè)計(jì)階段不同，業(yè)務(wù)活動(dòng)較為單一，其主要內(nèi)容就是交付及開箱記錄、質(zhì)量證明文件、操作及說明文件等隨帶文件的收集工作，故而可以按文件類型劃分分項(xiàng)工程，將合格證、檢測(cè)報(bào)告、校準(zhǔn)證書、校準(zhǔn)報(bào)告、主要原材料質(zhì)量證明、原材料復(fù)試復(fù)驗(yàn)報(bào)告、部件復(fù)驗(yàn)報(bào)告、出廠質(zhì)量證明、產(chǎn)地證明等質(zhì)量證明文件整體看作一個(gè)分項(xiàng)工程，將各類文件視為檢驗(yàn)批進(jìn)行收集。對(duì)于壓力容器、起重裝置等特種設(shè)備其質(zhì)量證明文件中還應(yīng)包含特種設(shè)備登記證、特種設(shè)備使用標(biāo)志、特種設(shè)備登記表等，應(yīng)注意根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行判別。

（五）安裝調(diào)試階段BOM。安裝調(diào)試階段按業(yè)務(wù)活動(dòng)主要分為安裝和調(diào)試兩個(gè)模塊，故而可視為安裝和調(diào)試兩個(gè)分項(xiàng)工程，該階段業(yè)務(wù)活動(dòng)形成的文件一般較為單一，通常會(huì)形成相應(yīng)的工作計(jì)劃、工作方案或大綱、工作記錄、工作報(bào)告、存在或發(fā)現(xiàn)問題的備忘錄等，故而形成劃分方法。

（六）最終驗(yàn)收階段BOM。安裝調(diào)試完成后，設(shè)備買賣雙方一般就設(shè)備性能、技術(shù)指標(biāo)等進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)的測(cè)試及試驗(yàn)，確認(rèn)設(shè)備的達(dá)標(biāo)情況，進(jìn)而出具設(shè)備整體的合格證明等。同時(shí)，賣方應(yīng)將設(shè)備使用維護(hù)相關(guān)技術(shù)資料移交給買方，并對(duì)買方相關(guān)技術(shù)人員或操作人員進(jìn)行培訓(xùn)，故而按業(yè)務(wù)邏輯可將最終驗(yàn)收階段的文件材料按業(yè)務(wù)模塊分為技術(shù)驗(yàn)收、合格證明、操作及說明、培訓(xùn)等4個(gè)模塊，形成結(jié)構(gòu)圖。

四、BOM的融合使用

（一）設(shè)備文件BOM。將設(shè)備各階段的BOM 圖串聯(lián)到一起，得到一個(gè)設(shè)備全階段（研究范圍內(nèi)的全階段）BOM，姑且稱之為設(shè)備文件BOM 圖。該圖能清晰的反應(yīng)設(shè)備各階段主要形成的文件類型，是各階段形成文件的一個(gè)匯總，某種意義上來說，設(shè)備全階段文件BOM 圖就是設(shè)備文件歸檔范圍，因此可以作為設(shè)備相關(guān)文件材料收集、參與設(shè)備驗(yàn)收的參考和輸入，指導(dǎo)全階段設(shè)備管理和設(shè)備檔案收集工作[5]。該BOM 圖雖能清晰反應(yīng)設(shè)備從采購到通過驗(yàn)收過程中形成的文件材料，但是卻不夠具體，舉例來說：到貨及開箱階段要收集設(shè)備相關(guān)的質(zhì)量證明文件，但是有兩個(gè)問題可能困擾著檔案工作者及設(shè)備項(xiàng)目管理人員，其一，收集哪些對(duì)象的質(zhì)量證明文件？其二，收集整理的過程中，同一對(duì)象的不同質(zhì)量證明文件以及同一對(duì)象質(zhì)量證明文件與其他文件之間的關(guān)聯(lián)如何保持和體現(xiàn)？所以設(shè)備文件BOM 圖是有缺陷的，純粹的依賴設(shè)備文件BOM 圖或者歸檔范圍開展設(shè)備文件收集工作是有一定局限性的，雖能明確設(shè)備全階段應(yīng)收集的文件或者說文件類型，但是在使用和執(zhí)行中的關(guān)鍵點(diǎn)或者部分節(jié)點(diǎn)上仍不夠具體，會(huì)給參與設(shè)備文件收集工作的人員帶來一定程度上的困擾。

（二）雙BOM 融合。深度剖析設(shè)備文件BOM 圖的局限性，發(fā)現(xiàn)有兩個(gè)根本原因：第一，檔案人員不了解設(shè)備的構(gòu)成成分，同時(shí)設(shè)備人員不了解檔案的收集整理思路；第二，檔案人員不清楚設(shè)備各構(gòu)成成分之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系。這種對(duì)設(shè)備的認(rèn)知不清晰，導(dǎo)致了檔案收集工作的瓶頸，而設(shè)備結(jié)構(gòu)BOM圖卻能清晰的反應(yīng)設(shè)備的各個(gè)構(gòu)成部件以及各部件之間的層次關(guān)聯(lián)關(guān)系，因此，如果將設(shè)備結(jié)構(gòu)BOM圖和設(shè)備文件BOM進(jìn)行融合，則可得雙BOM融合圖。

雙BOM 融合圖左側(cè)體現(xiàn)的是設(shè)備層次結(jié)構(gòu)關(guān)系以及部件之間關(guān)聯(lián)關(guān)系（為便于參看和管理，繪圖時(shí)亦可將子系統(tǒng)級(jí)的設(shè)備單元和子系統(tǒng)組件級(jí)的設(shè)備單元置于同一階層進(jìn)行管理），右側(cè)是設(shè)備各階段按照時(shí)間順序的邏輯排列以及各階段形成文件的線性排列，受篇幅限制，僅僅列出了各階段的“分項(xiàng)”來代替形成的具體文件，使用運(yùn)用過程中應(yīng)結(jié)合本單位常見設(shè)備文件情況，繪制各類文件線性詳圖，以便具有更強(qiáng)的參考性。各類文件按邏輯順序線性排列的目的，為了給文件收集過程中或收集之后的整理組卷工作提供參考，合理的線性排列順序，可作為組卷和卷內(nèi)文件排列順序的參考依據(jù)。

設(shè)計(jì)階段文件可按子系統(tǒng)進(jìn)行收集和組卷，各子系統(tǒng)的文件單獨(dú)整理成案卷之后按系統(tǒng)順序排列，設(shè)計(jì)階段也可能是設(shè)備整體設(shè)計(jì)的，未按系統(tǒng)進(jìn)行分別設(shè)計(jì)，這種情況下收集及整理工作較為單一，無太大難度。工廠驗(yàn)收階段多數(shù)情況下與設(shè)計(jì)階段類似，一般按各子系統(tǒng)進(jìn)行驗(yàn)收，也有整體進(jìn)行驗(yàn)收的情況，其收集整理的思路與設(shè)計(jì)階段相似。到貨及驗(yàn)收階段相對(duì)較為復(fù)雜。首先，應(yīng)按各子系統(tǒng)進(jìn)行區(qū)分，其次，對(duì)子系統(tǒng)下各層級(jí)組件、設(shè)備單元的文件進(jìn)行分別收集、整理及組卷。之后，子系統(tǒng)內(nèi)部案卷按層級(jí)由高到低排列。最后，各子系統(tǒng)下的案卷再順序排列。安裝調(diào)試階段，各子系統(tǒng)分別進(jìn)行安裝調(diào)試，設(shè)備整體再進(jìn)行聯(lián)合調(diào)試，故而可按照各子系統(tǒng)安裝文件、調(diào)試文件、聯(lián)調(diào)文件的邏輯順序進(jìn)行收集和整理。當(dāng)然，考慮到多數(shù)情況下，各系統(tǒng)的安裝計(jì)劃、安裝方案、安裝總結(jié)、調(diào)試計(jì)劃、調(diào)試大綱、調(diào)試總結(jié)等僅出具一份文件，不針對(duì)各子系統(tǒng)分別出具，故而實(shí)際組卷過程中可將安裝文件按照安裝計(jì)劃、安裝方案、各子系統(tǒng)安裝記錄、安裝總結(jié)、安裝備忘錄的順序進(jìn)行組卷，同樣調(diào)試文件可按照調(diào)試計(jì)劃、調(diào)試大綱、調(diào)試用設(shè)備校準(zhǔn)文件、各子系統(tǒng)調(diào)試記錄、設(shè)備聯(lián)調(diào)記錄、調(diào)試總結(jié)、調(diào)試備忘錄的順序進(jìn)行組卷。最終，驗(yàn)收階段一般按照驗(yàn)收方案開展驗(yàn)收工作，通過現(xiàn)場(chǎng)動(dòng)態(tài)驗(yàn)收和靜態(tài)驗(yàn)收結(jié)合的方式檢驗(yàn)設(shè)備性能，驗(yàn)收通過后出具設(shè)備合格及驗(yàn)收通過證明并進(jìn)行資產(chǎn)移交，開展使用培訓(xùn)交底等工作，其整理情況按實(shí)際各“分項(xiàng)”進(jìn)行整理即可。

總體來說，設(shè)備BOM 是收集整理工作的基礎(chǔ)，設(shè)備各階段（分部）是文件收集的里程碑節(jié)點(diǎn)和案卷區(qū)分的標(biāo)識(shí)，“分項(xiàng)”是各階段下分卷和案卷排序的依據(jù)，“檢驗(yàn)批”則是卷內(nèi)文件排列的參考。

五、優(yōu)勢(shì)分析

將設(shè)備結(jié)構(gòu)BOM 與設(shè)備文件BOM 融合的管理模式，為設(shè)備文件的收集整理、設(shè)備檔案的管理提供了工作思路和方式方法，既能有效地保證文件的齊全完整，又能保障文件之間的有機(jī)關(guān)聯(lián)、保存設(shè)備各構(gòu)成成分之間的結(jié)構(gòu)關(guān)系。為設(shè)備文件收集人員和設(shè)備檔案整理和保管人員提供了具有操作性的指導(dǎo)方案和行為規(guī)范，能有效解決設(shè)備到貨及開箱階段以及設(shè)備其他各階段的文件收集瓶頸。

促進(jìn)檔案管理、檔案要求前置，深入深化“三納入”“四參加”“四同步”工作要求。伴隨著單位內(nèi)部形成成熟的雙BOM 融合圖后，可將該融合圖納入設(shè)備采購技術(shù)協(xié)議中，規(guī)范采購技術(shù)協(xié)議，檔案人員參與技術(shù)協(xié)議會(huì)簽或?qū)彶榈耐瑫r(shí)，要求各相關(guān)方按照雙BOM 圖的模式進(jìn)行設(shè)備文件的收集及整理工作，提出檔案文件收集整理及移交等相關(guān)要求。同時(shí)檔案人員參與設(shè)備驗(yàn)收及設(shè)備最終驗(yàn)收?qǐng)?bào)告審查會(huì)簽的同時(shí)，按照雙BOM 融合圖檢查設(shè)備相關(guān)文件收集及整理情況。從而逐漸地將這種BOM式的管理思維滲透到業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)、業(yè)務(wù)活動(dòng)中，將檔案管理深化為項(xiàng)目管理甚至為單位業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)、單位治理的一部分。

為檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)提供了可能性。一方面，標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)是一個(gè)較為完備的工作程序，能為參與工作的各個(gè)角色提供清晰的工作指導(dǎo)，將人員從復(fù)雜的工作困擾解脫出來；另一方面，能一定程度上規(guī)避工作問題，預(yù)防工作漏洞，保障檔案文件齊全完整且有效。將設(shè)備各階段文件收集整理要求通過雙BOM 圖的形式固化成為設(shè)備檔案收集整理要點(diǎn)，為檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)提供輸入。

啟迪檔案工作者不斷學(xué)習(xí)進(jìn)步，掌握多邊技能，培養(yǎng)成為復(fù)合型人才。檔案工作者應(yīng)熟悉業(yè)務(wù)流程，才能更好地參與到業(yè)務(wù)活動(dòng)中；檔案工作者應(yīng)學(xué)習(xí)檔案管理各階段相關(guān)專業(yè)的內(nèi)容，才能更好地開展檔案管理工作；檔案人員應(yīng)學(xué)會(huì)引入其他專業(yè)的工具方法，提升和優(yōu)化檔案工作，讓檔案工作更靈活、更高效、更有活力。