大數(shù)據(jù)背景下石油企業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)提升策略

文/延長(zhǎng)油田股份有限公司志丹采油廠 王丹

隨著信息時(shí)代的來臨，越來越多的企業(yè)開始意識(shí)到信息對(duì)于企業(yè)發(fā)展的重要性，在石油企業(yè)中企業(yè)的各類信息大都通過檔案的方式進(jìn)行存儲(chǔ)，高水平的檔案管理工作具有保障公司的合法權(quán)益、促進(jìn)公司發(fā)展、保證工作效率和質(zhì)量等諸多益處。通過規(guī)范的檔案管理工作，可以幫助企業(yè)記錄經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，了解企業(yè)的運(yùn)營(yíng)歷程，提高工作效率和質(zhì)量，制定更好的風(fēng)險(xiǎn)管理策略，保護(hù)企業(yè)的機(jī)密信息，進(jìn)一步促進(jìn)企業(yè)健康發(fā)展。

一、石油企業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)的內(nèi)容及其重要性

石油企業(yè)的檔案管理業(yè)務(wù)非常重要，因?yàn)樗鼈冃枰幚泶罅恐匾臄?shù)據(jù)和文檔，包括合同、采購(gòu)訂單、發(fā)票、財(cái)務(wù)報(bào)表、技術(shù)規(guī)范、環(huán)境報(bào)告等[1]。其工作內(nèi)容包括：1.檔案分類，對(duì)所有檔案進(jìn)行分類，以便于管理和檢索。分類可以按照業(yè)務(wù)類型、時(shí)間、部門、地點(diǎn)等多種方式進(jìn)行。2.檔案采集，采集企業(yè)產(chǎn)生的各種檔案，包括合同、技術(shù)文件、行政文件、財(cái)務(wù)文件、研發(fā)文件、產(chǎn)品信息、法律文件等。3.檔案整理，對(duì)采集到的檔案進(jìn)行整理、分類、編號(hào)和標(biāo)記，以便于后續(xù)的存儲(chǔ)、管理和檢索。4.檔案存儲(chǔ)，根據(jù)檔案的特性和保密級(jí)別，選擇合適的存儲(chǔ)介質(zhì)和存儲(chǔ)設(shè)備，對(duì)檔案進(jìn)行安全存儲(chǔ)，保證其完整性、可靠性和可訪問性。5.檔案檢索，通過檔案檢索系統(tǒng)，對(duì)存儲(chǔ)的檔案進(jìn)行快速準(zhǔn)確的檢索和查詢，以滿足企業(yè)業(yè)務(wù)運(yùn)作和管理的需求。6.檔案借閱，對(duì)于需要查閱的檔案，進(jìn)行借閱管理，保證檔案的安全性和完整性。7.檔案銷毀，對(duì)于已經(jīng)失效、過期、重復(fù)的檔案，按照公司規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀，保證企業(yè)檔案的規(guī)范化、整潔化和安全化。

石油企業(yè)檔案管理工作的重要性體現(xiàn)在以下四個(gè)方面：第一，保證企業(yè)合法合規(guī)。石油企業(yè)需要遵守各種法律法規(guī)和規(guī)章制度，對(duì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)和管理都有明確的要求。通過檔案管理工作，能夠記錄企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)和管理行為，保證企業(yè)合法合規(guī)，避免出現(xiàn)違法違規(guī)行為；第二，保護(hù)企業(yè)利益。石油企業(yè)涉及業(yè)務(wù)和資料非常重要，包括采購(gòu)訂單、合同、技術(shù)文件、財(cái)務(wù)報(bào)表等。通過檔案管理工作，能夠?qū)@些重要資料進(jìn)行保護(hù)和管理，保障企業(yè)利益和知識(shí)產(chǎn)權(quán)，避免信息泄露和損失；第三，提高工作效率。石油企業(yè)需要處理大量的信息和數(shù)據(jù)，檔案管理工作能夠?qū)@些信息進(jìn)行分類、整理、存儲(chǔ)和檢索，提高工作效率和準(zhǔn)確性，避免因?yàn)樾畔⒐芾聿划?dāng)而出現(xiàn)的錯(cuò)誤和漏洞；第四，保證業(yè)務(wù)連續(xù)性。石油企業(yè)涉及復(fù)雜的業(yè)務(wù)流程和產(chǎn)品生命周期，檔案管理工作能夠?qū)@些業(yè)務(wù)流程和生命周期進(jìn)行記錄，保障各個(gè)階段業(yè)務(wù)的順利開展。檔案管理工作在石油企業(yè)管理中發(fā)揮著重要的作用，它能夠?qū)ζ髽I(yè)的經(jīng)營(yíng)和管理起到關(guān)鍵的保障作用，提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力和發(fā)展?jié)摿Α?/p>

二、大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案業(yè)務(wù)管理的特點(diǎn)

大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案管理工作的基礎(chǔ)就是推動(dòng)信息技術(shù)在傳統(tǒng)檔案管理工作中的應(yīng)用，這使得這一時(shí)期的檔案管理工作出現(xiàn)了獨(dú)特的特點(diǎn)。首先是數(shù)據(jù)量龐大。隨著企業(yè)數(shù)據(jù)量的不斷增長(zhǎng)，企業(yè)檔案管理需要處理大量的數(shù)據(jù)和文檔，需要借助先進(jìn)的技術(shù)和工具進(jìn)行存儲(chǔ)、管理和檢索。其次是數(shù)據(jù)類型多樣化。企業(yè)檔案管理涉及數(shù)據(jù)類型和格式非常多樣化，包括文本、圖片、音頻、視頻等多種形式，需要針對(duì)不同的數(shù)據(jù)類型進(jìn)行分類、管理和檢索[2]。再次是數(shù)據(jù)價(jià)值高。企業(yè)檔案管理涉及到的數(shù)據(jù)和文檔都具有非常高的價(jià)值，對(duì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)和管理都有重要的作用，需要對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行精細(xì)化管理和保護(hù)。最后是數(shù)據(jù)共享性強(qiáng)。在大數(shù)據(jù)背景下，企業(yè)檔案管理需要實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享和共用，以便于多個(gè)部門和人員之間的協(xié)作和共同使用。在大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案管理還需要保障數(shù)據(jù)的安全性，防止數(shù)據(jù)泄露和信息損失，需要采用高效的安全措施進(jìn)行數(shù)據(jù)保護(hù)和風(fēng)險(xiǎn)控制。大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案管理的這些特點(diǎn)，需要企業(yè)有針對(duì)性的采用科技手段和管理方法進(jìn)行管理和保護(hù)，以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的高效利用和管理。

三、目前石油企業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)中存在的不足

（一）檔案全面性不足。部分企業(yè)的檔案管理工作覆蓋面過窄，只強(qiáng)調(diào)了對(duì)重要檔案的管理，忽視了部分基礎(chǔ)性檔案的管理工作，導(dǎo)致檔案信息不全面。檔案全面性不足的問題主要體現(xiàn)在三個(gè)方面：一是檔案收集不全面，石油企業(yè)擁有大量的文檔、圖紙、圖片等資料，如果收集不全面，會(huì)影響企業(yè)對(duì)歷史數(shù)據(jù)的分析和對(duì)未來發(fā)展的規(guī)劃；二是檔案整理不全面，檔案整理是檔案管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，如果整理不全面，檔案后續(xù)的管理工作都難以開展，會(huì)直接影響到最終的檔案管理工作；三是檔案利用不全面，石油企業(yè)的檔案資料可以為企業(yè)的業(yè)務(wù)開展提供重要依據(jù)，如果利用不全面，將無法發(fā)揮檔案的作用，影響企業(yè)的發(fā)展。

（二）檔案數(shù)字化程度不足。石油企業(yè)的檔案大多以紙質(zhì)形式存在，缺乏數(shù)字化管理，導(dǎo)致檔案管理效率低下。石油企業(yè)涉及大量的勘探、生產(chǎn)、銷售等業(yè)務(wù)，這些業(yè)務(wù)產(chǎn)生的各種檔案包括合同、協(xié)議、報(bào)告、圖紙等，如果全部以紙質(zhì)方式保存，將占據(jù)大量的存儲(chǔ)空間，而且查找、檢索、維護(hù)都需要人工操作，效率較低。紙質(zhì)檔案容易受到自然災(zāi)害、盜竊、火災(zāi)等意外事件的破壞，這會(huì)對(duì)企業(yè)運(yùn)營(yíng)造成不可估量的損失。而數(shù)字化檔案可以進(jìn)行備份和存儲(chǔ)，可以更好地保障檔案的安全性。

（三）檔案管理不規(guī)范。檔案管理不規(guī)范是石油企業(yè)檔案管理工作中最突出的問題，體現(xiàn)在四個(gè)方面：一是檔案保存的環(huán)境、條件不夠合理。如存放在潮濕、通風(fēng)不良的地方，或者使用的儲(chǔ)物柜、文件夾等不符合標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致檔案易受到損壞或遺失；二是企業(yè)沒有建立規(guī)范的檔案檢索體系，沒有進(jìn)行檔案歸類和索引工作。導(dǎo)致檔案檢索不便，浪費(fèi)了大量的時(shí)間和人力；三是企業(yè)沒有建立規(guī)范的檔案管理記錄系統(tǒng)，無法對(duì)檔案的借閱、調(diào)取、存儲(chǔ)等情況進(jìn)行跟蹤和管理，難以確保檔案的安全和完整性；四是檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)不高，沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)和資格考試，無法對(duì)檔案進(jìn)行專業(yè)管理和維護(hù)，導(dǎo)致檔案管理工作效率低下、質(zhì)量不穩(wěn)定。

（四）缺乏完善的檔案管理機(jī)制。檔案管理機(jī)制不完善是石油企業(yè)檔案管理工作中存在的最核心的問題，部分企業(yè)由于檔案管理工作滯后，沒有形成完善的檔案管理機(jī)制，直接影響到相關(guān)企業(yè)的檔案管理工作。具體體現(xiàn)在以下三個(gè)方面：一是部分企業(yè)沒有制定適用于自身的標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理制度，無法規(guī)范檔案的收集、整理、歸檔和使用等流程。導(dǎo)致檔案管理缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，是的檔案內(nèi)容的規(guī)范性和有效性無法得到保障；二是部分企業(yè)缺乏相應(yīng)的權(quán)責(zé)制度，檔案管理工作中沒有明確的職工對(duì)具體的事項(xiàng)負(fù)責(zé)，這使得檔案管理的效率與質(zhì)量都無法達(dá)到預(yù)期；三是企業(yè)缺乏檔案管理的信息化手段，如檔案管理軟件、數(shù)字化存儲(chǔ)設(shè)備等。這使得檔案管理的工作效率和質(zhì)量無法得到有效提高，同時(shí)也會(huì)增加檔案遺失和損壞的風(fēng)險(xiǎn)。

（五）檔案保密工作不到位。由于石油企業(yè)檔案中包含大量敏感信息，如果沒有做好檔案保護(hù)措施，容易被不法分子盜取或丟失，對(duì)企業(yè)造成重大損失，但部分企業(yè)的檔案保密工作不到位，給企業(yè)的檔案管理工作帶來隱患[3]。首先是企業(yè)檔案管理人員和員工缺乏保密意識(shí)，無法正確識(shí)別和評(píng)估檔案的保密等級(jí)，導(dǎo)致檔案保密工作無法順利開展。其次是企業(yè)缺乏檔案安全管理機(jī)制，沒有設(shè)置檔案保管室、檔案審查制度等安全措施，檔案容易被非法竊取、篡改或泄露。最后是檔案存儲(chǔ)環(huán)境不安全，如存放在通道較多、進(jìn)出口不受限制的區(qū)域，可能被未授權(quán)人員訪問、拷貝、竊取等。

四、依托大數(shù)據(jù)技術(shù)提升石油企業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)的途徑

針對(duì)石油企業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)中存在的不足，石油企業(yè)需要加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范性、系統(tǒng)化和信息化程度，注重檔案數(shù)字化、分類和管理機(jī)制的完善，加強(qiáng)檔案保護(hù)和安全控制，能夠有效提高檔案管理的效率和質(zhì)量。

（一）加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范性。加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范性需要企業(yè)從三個(gè)方面入手：一是建立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)和專業(yè)化人員隊(duì)伍，負(fù)責(zé)企業(yè)內(nèi)部檔案的管理和維護(hù)。確保檔案管理人員具備相應(yīng)的知識(shí)和技能，能夠完成檔案管理相關(guān)工作；二是進(jìn)一步完善企業(yè)的檔案管理制度，將檔案工作的各項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行明確規(guī)定，規(guī)范檔案的收集、整理、歸檔、借閱、調(diào)閱和銷毀等流程。確保檔案管理工作具有明確的制度、標(biāo)準(zhǔn)和流程，避免工作重復(fù)或錯(cuò)漏；三是加強(qiáng)檔案管理與信息管理的協(xié)同機(jī)制，提高信息的共享和利用效率。同時(shí)，將檔案管理和企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理相結(jié)合，將檔案作為企業(yè)重要的管理資源和知識(shí)資產(chǎn)，為企業(yè)發(fā)展提供支持和保障。

（二）推進(jìn)數(shù)字檔案系統(tǒng)的建立。數(shù)字檔案系統(tǒng)（圖1為常見的數(shù)字檔案流程）的建立是大數(shù)據(jù)背景下石油企業(yè)開展檔案管理業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)。首先，結(jié)合當(dāng)下石油企業(yè)檔案管理內(nèi)容進(jìn)行分析，了解企業(yè)的檔案類型、數(shù)量、存儲(chǔ)方式和需求等[4]。同時(shí)也需要考慮企業(yè)未來的檔案管理需求，以便針對(duì)性地選擇數(shù)字檔案系統(tǒng)的功能和技術(shù)。其次，根據(jù)需求分析結(jié)果，確定數(shù)字檔案系統(tǒng)的功能、技術(shù)、架構(gòu)等方案，并進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)計(jì)。設(shè)計(jì)包括數(shù)據(jù)模型設(shè)計(jì)、系統(tǒng)模塊設(shè)計(jì)、用戶界面設(shè)計(jì)等。按照系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案實(shí)施，包括系統(tǒng)的硬件設(shè)備、軟件安裝、數(shù)據(jù)導(dǎo)入、系統(tǒng)調(diào)試等。在實(shí)施過程中需要注意保證數(shù)據(jù)的安全性和完整性。最后，數(shù)字檔案系統(tǒng)建立后，需要對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行定期維護(hù)，包括數(shù)據(jù)備份、安全管理、系統(tǒng)更新、性能優(yōu)化等，以確保數(shù)字檔案系統(tǒng)能夠持續(xù)穩(wěn)定地運(yùn)行。

（三）完善檔案管理機(jī)制。完善檔案管理機(jī)制需要石油企業(yè)根據(jù)自身的業(yè)務(wù)需求形成科學(xué)的全流程工作模式，其核心工作包括三個(gè)方面：第一，制定針對(duì)企業(yè)檔案管理的規(guī)章制度和工作流程，明確檔案管理的職責(zé)和權(quán)限，規(guī)范檔案的收集、保管、利用、處置等環(huán)節(jié)，確保檔案管理工作的規(guī)范化、制度化和可控性[5]；第二，為檔案管理人員提供專業(yè)的培訓(xùn)和教育，使其能夠熟練掌握檔案管理工作的方法和技能，提高檔案管理的專業(yè)水平和能力；第三，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的宣傳和教育，提高員工的檔案意識(shí)，讓他們明白檔案管理對(duì)企業(yè)的重要性，積極參與到檔案管理工作中來。

（四）加強(qiáng)檔案的安全性保障。大數(shù)據(jù)技術(shù)在石油企業(yè)檔案管理中可以提高檔案管理工作的安全性，通過數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)、數(shù)據(jù)安全監(jiān)控和防護(hù)、數(shù)據(jù)隱私保護(hù)和數(shù)據(jù)安全培訓(xùn)等措施，保證檔案信息的安全和完整性，確保石油企業(yè)檔案管理工作的穩(wěn)定和可靠性。

五、未來石油企業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)的發(fā)展趨勢(shì)

隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)在石油企業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)中的應(yīng)用，人們對(duì)于檔案管理業(yè)務(wù)的認(rèn)知水平不斷提高，這使得未來石油檔案管理業(yè)務(wù)將會(huì)朝著數(shù)字化、共享化、規(guī)范化的方向發(fā)展[6]。首先是數(shù)字化。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，石油企業(yè)的檔案管理將更加數(shù)字化，借助信息技術(shù)對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行重新梳理，通過對(duì)檔案內(nèi)容的分析對(duì)所有檔案進(jìn)行分類，提高檔案的利用率。其次是共享化。隨著企業(yè)之間信息共享的加深，石油企業(yè)檔案管理將更加注重檔案信息的共享和交流，以提高企業(yè)的協(xié)同工作效率。在這個(gè)過程中石油企業(yè)檔案管理將更加注重檔案安全保護(hù)，加強(qiáng)檔案保密措施，保障檔案信息的安全性和完整性。最后是規(guī)范化。隨著管理模式和方法的不斷升級(jí)，石油企業(yè)檔案分類方式將更加規(guī)范化，對(duì)檔案進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)分類，方便檔案的管理和檢索。石油企業(yè)檔案管理將采用多種檔案管理工具，如移動(dòng)應(yīng)用、云存儲(chǔ)等，以提高檔案管理的效率和便捷性。

六、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，石油企業(yè)在傳統(tǒng)的檔案管理業(yè)務(wù)中存在諸多問題，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)在石油檔案管理業(yè)務(wù)中的應(yīng)用能夠有效解決這些問題，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)完成企業(yè)檔案系統(tǒng)的建立，并在此基礎(chǔ)上推進(jìn)檔案管理的規(guī)范化，完善檔案管理機(jī)制能夠有效提高石油企業(yè)的檔案管理水平。未來石油企業(yè)檔案管理工作將更加數(shù)字化、信息共享性增強(qiáng)、檔案分類方式規(guī)范化、采用多樣化的檔案管理工具以及強(qiáng)化檔案安全保護(hù)，以提高檔案管理效率和質(zhì)量，支持企業(yè)做好決策、規(guī)劃和管理。