企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新策略分析

文/陜西交通電子工程科技有限公司 謝霜

作為檔案管理的重要工作內容，服務創(chuàng)新對于企業(yè)優(yōu)化工作效率、提升信息互通具有重大意義，應當結合實際需求及發(fā)展狀況提出精細化舉措。計算機技術的快速發(fā)展及普及，極大地促進了檔案管理工作變革，并在新時代下展現(xiàn)出了更為多元的價值。

一、檔案管理創(chuàng)新策略的重要性

（一）促進檔案信息共享。得益于互聯(lián)網技術的支持，檔案管理人員能夠對各類檔案信息實時動態(tài)進行提取、調用、傳輸、下載及處理。此外，“互聯(lián)網+”時代下的檔案數(shù)據(jù)也可以進一步實現(xiàn)自動化分類儲存，顯著提升辦公安全性和便捷性，促進傳統(tǒng)人工檔案管理向信息化模式轉變。在這一發(fā)展趨勢下，企業(yè)各管理部門能夠打破傳統(tǒng)局限于線下的溝通方式，拓展高效共享的線上渠道?？赏ㄟ^互聯(lián)網技術所具有的實時共享、高交互及遠程通信等特點改進檔案管理效率，有效支持各部門日常工作的開展。

（二）優(yōu)化檔案處理質量。在檔案管理實際工作中，推動數(shù)據(jù)化、數(shù)字化及信息化建設能夠顯著提高檔案信息整合質量與效率，在縮減檔案數(shù)據(jù)處理所需時間的同時，還應盡可能提升數(shù)據(jù)分析精度，并結合大數(shù)據(jù)技術、數(shù)據(jù)探索及智能存儲等多種功能不斷改進檔案管理的數(shù)據(jù)維護機制，持續(xù)矯正工作思路，促進檔案處理水平全面提高。

（三）挖掘檔案資源價值。在數(shù)字化技術快速發(fā)展、推廣的背景下，人工智能、大數(shù)據(jù)等高新技術都在檔案管理中得到了廣泛應用，并持續(xù)提供創(chuàng)新空間[1]。一方面，“互聯(lián)網+”時代下收集信息資源的渠道、形式更為多元化，且其所附屬檔案信息也更為完整，這也為開發(fā)、應用檔案信息價值奠定了有力基礎。另一方面，“互聯(lián)網+”時代下檔案開發(fā)的領域也趨于多元化，這也為檔案管理人員帶來了更為多樣的應用空間，能夠在深入剖析檔案信息的基礎上，有針對性地挖掘其中的重大價值，并以此進行進一步提煉、篩選，拓展檔案資源價值維度，凸顯檔案資源重要性。

二、檔案管理現(xiàn)存主要問題

（一）管理理念不完善。對于企業(yè)的實際檔案管理工作而言，檔案數(shù)據(jù)信息的開發(fā)、管理理念應當契合管理部門所建立的科學性、整體性目標，以此確定信息管理體系具有足夠的高效性及協(xié)同性。但就當前已有的實踐調研結果來看，各地檔案管理部門雖然已經在管理體系數(shù)字化建設中投入大量人力、物力和財力，但由于缺乏正確規(guī)范的指導，部分單位仍沿用傳統(tǒng)管理機制，使得管理工作欠缺戰(zhàn)略性。除此之外，資源開發(fā)、整合等環(huán)節(jié)也存在信息化建設程度不足、數(shù)據(jù)轉化率低下的問題，分級數(shù)據(jù)庫、信息通道及技術標準模塊的建設也欠缺統(tǒng)一化尺度，對檔案數(shù)據(jù)綜合化管理產生了一定阻礙。

（二）風險抵抗能力弱。信息化技術目前已逐步進入各領域管理工作中，并對提升管理效率、優(yōu)化管理模式發(fā)揮著至關重要的影響。以“互聯(lián)網+”為例，在相關信息產業(yè)深入結合、交融中，逐步形成了現(xiàn)代化網絡互聯(lián)的戰(zhàn)略格局[2]?？焖僮兓耐獠凯h(huán)境，也會使得檔案管理面對更為復雜風險挑戰(zhàn)。譬如網絡數(shù)據(jù)庫缺乏完善防護體系可能會導致信息數(shù)據(jù)泄露并引起難以預估的安全風險；管理團隊安全防護意識不足可能會導致管理權限劃分不明確、儲存設備應用不規(guī)范，并間接帶來信息管理風險。同時，部分管理人員未能深刻認識信息技術變革對于管理工作的影響，沿用傳統(tǒng)管理技術或檔案管理操作不熟練，埋下潛在安全風險。檔案管理是構建信息化管理體系的基礎，需要管理人員定期排查網絡風險，為檔案管理構筑可靠的保護屏障。

（三）管理團隊專業(yè)化水平不足?！盎ヂ?lián)網+”大背景下，檔案管理受到多重因素的制約，其中一個主要原因在于當前管理團隊普遍存在職業(yè)素養(yǎng)不足的問題，對于檔案管理缺乏科學、正確的認識與理解，導致信息管理現(xiàn)代化層次嚴重不足，阻礙企業(yè)各項工作的開展。此外，專業(yè)能力欠缺也是一類影響檔案工作質量的關鍵因素，并對管理團隊結構化建設具有負面影響。對于部分快速發(fā)展的企業(yè)，其人才選聘、培養(yǎng)體系往往較為完善，對檔案信息管理管理提供穩(wěn)定支持。

（四）數(shù)據(jù)中心監(jiān)管不足。數(shù)據(jù)共享是新時代下檔案管理最為顯著的特征，也是影響企業(yè)信息處理、應用最為核心的因素[3]。因此，數(shù)據(jù)監(jiān)管中應當充分重視數(shù)據(jù)安全，避免信息泄露、權限不明等問題的發(fā)生，降低可能存在的安全管理風險。近些年，伴隨大量新型電子產品出現(xiàn)，傳統(tǒng)數(shù)據(jù)監(jiān)管也逐步被信息化監(jiān)管技術取代。同時，檔案管理機制的快速更迭，也隨之產生了大量檔案數(shù)據(jù)及多種數(shù)據(jù)類型，微縮儀、掃描儀等設備在檔案信息共享中也發(fā)揮著越來越重要的作用。但就目前實際檔案管理工作來看，大部分企業(yè)未建立針對性數(shù)據(jù)共享監(jiān)管手段，其主要原因在于監(jiān)管設備不齊全、監(jiān)管技術不適配。此外，檔案管理硬件建設也存在諸多不符合實際要求的問題，譬如易燃易爆品擺放不當、檔案資料密封不好，也會對數(shù)據(jù)監(jiān)管制度的落實帶來一定不利影響。

三、檔案管理服務創(chuàng)新策略

（一）改進檔案管理理念。信息時代下，大數(shù)據(jù)、云計算等多種高新技術在社會生產生活的各個領域都得到了充分發(fā)展與廣泛應用，并深遠影響著行業(yè)結構變革、技術更新，其在檔案管理中也展現(xiàn)出了獨特優(yōu)勢。伴隨檔案體量、類型的快速增長，檔案管理趨向于復雜化、綜合化，需要管理人員能夠建立正確管理理念，以“互聯(lián)網+”為基礎積極探索用戶需求、傳播媒介、管理維度，借助各類網絡技術搭建創(chuàng)新管理模式[4]。就具體工作來看，管理人員可試水多種新媒體媒介，推動管理對象向信息化、數(shù)據(jù)化轉型，并通過網絡數(shù)據(jù)完成存儲、分析、優(yōu)化，明確海量數(shù)據(jù)體的基本特征，基于項目實際條件精細化管理理念。對于傳統(tǒng)檔案管理而言，其常用管理手段為實體紙質媒介，需要管理人員對海量進行收集、篩選、歸檔、儲存及維護。在這一管理模式下，不僅會產生大量枯燥煩瑣的人工勞動，同時也會制約管理效率、產生管理風險。“互聯(lián)網+”時代下，檔案管理也面臨著更多工作模式轉變的契機，各類現(xiàn)代化技術的出現(xiàn)為檔案管理提供了可靠的技術路線，有助于打造更為可靠的管理系統(tǒng)，確保各環(huán)節(jié)都能夠滿足相應標準要求，使系統(tǒng)內各板塊都可以發(fā)揮預期作用?？傮w來看，企業(yè)應當充分加強“互聯(lián)網+”模式在檔案管理中的應用層次，并結合實際需求積極引入先進計算機、網絡管理技術，以國內外已有成功案例為借鑒，打造具有針對性、適應性的管理理念。

譬如，我國某企業(yè)順應“互聯(lián)網+”時代需求，采取以下措施完善了檔案管理模式：由于該企業(yè)缺乏檔案管理工作經驗，因此向主管部門主動申請邀約檔案管理專家到場指導工作，以現(xiàn)場教學的方式培養(yǎng)員工專業(yè)技能、工作思路，并快速搭建檔案管理工作標準流程，補足過往經驗不足的缺陷。在培訓過程中還設置了考核篩選環(huán)節(jié)，通過對員工的大量選拔建立專業(yè)素養(yǎng)合格、管理理念先進的管理團隊。最后，整理、歸檔過往傳統(tǒng)管理模式下所積累的各類紙質材料，全面實現(xiàn)檔案管理信息化，形成現(xiàn)代化的管理理念。實踐表面，檔案管理信息化不僅有助于提升管理效率，同時還可顯著提升檔案機密性。自該企業(yè)推動檔案管理信息化開始，建立了記錄表日常更新制度，使得歷史檔案、信息檔案能夠有效融合，完善“互聯(lián)網+”時代下的檔案管理制度建設。除此之外，該企業(yè)也基于檔案管理意義展開創(chuàng)新，推動檔案管理自線下向線上轉變，呈現(xiàn)更為復合化的服務結構。

（二）落實安全防范。當前，數(shù)據(jù)信息泄露已經成為一類廣泛存在的安全問題，尤其是在通信技術快速發(fā)展的大背景下，檔案管理所面臨的網絡安全風險越發(fā)突出，亟待優(yōu)化防范措施來保障檔案管理工作的順利進行。檔案管理人員應當充分明確檔案安全的意義，在存儲各類檔案信息時應注意環(huán)境安全，保證檔案管理室的門窗及時鎖閉。同時，在日常檔案管理中也應配備一定安保人員駐守、巡場，防止無關人員非法闖入引起資料失竊。管理人員也應當建立良好安全防范意識，保障工作順利進行的同時，建立盡可能完善、周密的管理制度，并在實際工作中嚴格落實。企業(yè)可通過定期組織安全防范講座來強化員工安全意識，并培養(yǎng)員工應急處理未能的能力。此外，企業(yè)也應當根據(jù)實際需求指定針對性安全管理制度，對于各類安全風險作出明確劃分，違反規(guī)定的行為也應依規(guī)做出處罰。

企業(yè)的安全防范管理可具體從以下幾個方面入手采取措施：首先管理人員應當厘清檔案管理的工作流程及操作原則，并根據(jù)檔案保密層級劃分訪問權限，這也是安全防范最為有效的措施之一，這不僅能夠預防不法分子侵入檔案系統(tǒng)，同時還有助于厘清檔案信息結構，形成明確的檔案管理體系。其次，防火墻技術也是檔案管理安全防范的重要手段，能夠在不同網絡環(huán)境下建立獨特防護屏障，避免外部網絡對內部信息的訪問、修改，營造良好的檔案管理條件。最后，企業(yè)也應充分發(fā)揮病毒防護的作用，通過加裝病毒保護軟件等方式抵抗外部病毒侵入[5]。

（三）完善團隊管理制度。在“互聯(lián)網+”時代下，檔案管理技術、理念處于不斷更新、迭代的過程中，同時也要求人才梯隊建設持續(xù)創(chuàng)新。檔案管理工作的推進依賴于專業(yè)化人才的支持，但當前大部分企業(yè)存在團隊專業(yè)水平不足的問題，且人員組成上以剛畢業(yè)大學生為主，不具備相關工作經驗。針對這一問題，企業(yè)就需要積極調整招聘條件，基于業(yè)務結構、人員規(guī)劃制定人員錄用制度，加強對專業(yè)化人才的引入強度，主要加大具備檔案工作經驗的管理人員，確保員工入職后能夠快速上崗完成既定工作。同時，企業(yè)也需要加大對內部管理人員的培訓、選拔，可結合行業(yè)發(fā)展動態(tài)設置定制化課程，保障員工能夠掌握與檔案管理最為契合的先進技術、理念。譬如“互聯(lián)網+”時代下檔案管理所應具備的計算機操作、新媒體制作、信息安全管理等知識。通過這一方式，逐步建立起一支素養(yǎng)過硬、經驗豐富的專業(yè)化檔案管理團隊。

在人員選用環(huán)節(jié)中，應協(xié)調好不同類型人員組成結構，以具備豐富經驗的檔案管理人才為核心，同時廣泛吸收管理學、信息化等多領域的年輕力量，形成復合化、多維度的人才結構。特別地，人員考核標準應將創(chuàng)新性作為重要指標。可在員工考核評價中引入電子碼制度，對檔案管理人員分配專屬編號電子碼，并將其與員工績效、訪問權限等相關聯(lián)，提升員工管理的連續(xù)性，并保持獨立性、保密性。在員工考核時可調取對應電子碼快速檢索、查閱員工基本情況，并僅對面試官開放訪問權限，以此保證面試公平性，并降低考題泄露的風險。

（四）健全監(jiān)管機制。作為檔案管理數(shù)字化過程中最為關鍵的環(huán)節(jié)，搭建共享數(shù)據(jù)平臺能夠為平臺間交互、運輸及共享提供可靠支持，以檔案管理人員為導向提供更加便捷高效的信息服務，全面改善企業(yè)日常工作的運轉時效與管理精度。因此管理部門應當積極推動“互聯(lián)網+”、檔案管理間的深度交融，建設動態(tài)化、體系化的監(jiān)管機制。創(chuàng)新管理模式，需要持續(xù)完善資源庫數(shù)據(jù)，確保檔案內部監(jiān)管系統(tǒng)可以更加高效地為企業(yè)提供服務支持。此外，管理人員也應當注重對紙質檔案的確認、查驗，根據(jù)檔案分類設置對應服務端口，便于檔案調用過程中的及時查閱。為保障大體量檔案管理工作的效率，管理部門應當結合項目實際情況搭建動態(tài)化數(shù)據(jù)監(jiān)管及追蹤機制，以數(shù)據(jù)平臺為基礎及時登記并覆蓋，對企業(yè)財務能力、業(yè)務決策等工作提供科學參考。

四、結語

總體而言，為有效提升企業(yè)公共管及服務職能，各單位管理人員應當立足業(yè)務需求，積極拓展多維度視野，不斷開發(fā)、改革檔案管理模式，結合現(xiàn)代化管理技術與理念，深入挖掘檔案信息的潛在價值，尤其是對制度建設、管理決策及發(fā)展規(guī)劃等的積極作用，通過外部引入、內部培養(yǎng)相結合的方式建立符合“互聯(lián)網+”時代的檔案管理服務。