石油企業(yè)文書檔案管理現(xiàn)狀及創(chuàng)新路徑

文/延長油田股份有限公司志丹采油廠檔案室 劉德霞

石油企業(yè)文書檔案管理工作是企業(yè)管理中的重要環(huán)節(jié)，相關(guān)文件檔案可以在一定程度上反映出企業(yè)的歷史與現(xiàn)狀，同時(shí)也可以為企業(yè)的經(jīng)營決策提供強(qiáng)有力的數(shù)據(jù)支撐。而現(xiàn)代化的檔案管理工作是在信息化基礎(chǔ)之上將檔案資料管理工作與信息化技術(shù)進(jìn)行有機(jī)整合，實(shí)現(xiàn)檔案管理、借閱的便捷。

一、石油企業(yè)創(chuàng)新文書檔案管理的必要性

（一）發(fā)揮文書檔案的信息參考價(jià)值。對石油企業(yè)的文書檔案進(jìn)行有效的管理，可以充分發(fā)揮文書檔案的信息參考價(jià)值。文書檔案管理部門作為石油企業(yè)中的服務(wù)部門，其管理的文書檔案可以在掌握基本的經(jīng)營信息上為石油企業(yè)提供助力，同時(shí)也可以為石油企業(yè)的發(fā)展方向提供具有實(shí)際價(jià)值的數(shù)據(jù)支撐[1]。在現(xiàn)代化背景下，對石油企業(yè)的文書檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新研究，其主要目的是提高文書檔案整理優(yōu)化效率，為石油企業(yè)提供更好的數(shù)據(jù)參考服務(wù)，同時(shí)，依托于信息化的發(fā)展，利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，對文書檔案進(jìn)行高效準(zhǔn)確的管理，使其滿足石油企業(yè)快速發(fā)展的需要。

（二）滿足現(xiàn)代化發(fā)展的需要。石油企業(yè)在適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展的同時(shí)，也給文書檔案管理工作帶來了一定的考驗(yàn)。石油企業(yè)的運(yùn)營模式與管理機(jī)制也在不斷的創(chuàng)新與進(jìn)步，其中包括文書檔案管理的方法與模式，信息化、智能化、數(shù)字化已成為其發(fā)展的趨勢，也是提高石油企業(yè)市場競爭力的必然選擇[2]?；谏鲜鲇^點(diǎn)，對石油企業(yè)的文書檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新研究，是石油企業(yè)滿足現(xiàn)代化發(fā)展的重要工作，不僅可以促進(jìn)石油企業(yè)從根本上提高企業(yè)的市場競爭力，還能夠提高石油企業(yè)的內(nèi)部管理水平，實(shí)現(xiàn)石油企業(yè)的可持續(xù)性發(fā)展。

（三）促進(jìn)企業(yè)的創(chuàng)新。對石油企業(yè)文書檔案管理工作的創(chuàng)新，能在一定程度上推動企業(yè)的創(chuàng)新。其作為石油企業(yè)日常工作的重要環(huán)節(jié)，不同的工作方法、工作模式與工作理念直接關(guān)系到石油企業(yè)的運(yùn)作與管理模式，對其有著極其深遠(yuǎn)的影響。尤其是現(xiàn)階段的文書檔案管理工作，因管理的資料檔案煩瑣冗雜，制約著企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。所以，對文書檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新優(yōu)化，彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理工作中的不足，實(shí)際上也是對石油企業(yè)內(nèi)部機(jī)制的改革。只有通過不斷地改革創(chuàng)新，適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，才能使石油企業(yè)充滿活力，長遠(yuǎn)發(fā)展。

二、石油企業(yè)文書檔案管理的現(xiàn)狀

（一）文書檔案的管理制度欠缺。在當(dāng)前狀態(tài)下，大部分石油企業(yè)在管理制度上存在缺失，缺乏相應(yīng)的可操作性與合理性[3]。一般情況下，石油企業(yè)文書檔案管理工作在黨群信息、經(jīng)營管理信息、行政管理信息、生產(chǎn)管理信息以及科研類文檔的收集與管理方面都有嚴(yán)格的規(guī)章制度，但是在實(shí)際生產(chǎn)工作中，工作人員只注重行政管理信息的檔案收集與整理，對于其他檔案信息的收集并沒有遵守相應(yīng)的規(guī)章制度，這就導(dǎo)致石油企業(yè)文書檔案材料出現(xiàn)內(nèi)容不全面、信息不完整等問題，使石油企業(yè)的經(jīng)營狀態(tài)與發(fā)展情況無法通過文書檔案反饋出來。這對于文書檔案的信息參考價(jià)值有很大的影響，不能給石油企業(yè)在發(fā)展經(jīng)營決策提供有效的數(shù)據(jù)支撐。同時(shí)在實(shí)際的文書管理工作中，文書檔案的收集與整理、存檔工作缺乏有效的獎懲制度支撐，導(dǎo)致工作中重管理、輕收集，檔案資料的收集、整理、審核工作效率低下，影響企業(yè)資料的完整性，拖慢企業(yè)的發(fā)展步伐。

（二）文書檔案的收集工作需要加強(qiáng)。首先，石油企業(yè)的文書檔案管理工作需要相關(guān)工作人員對檔案管理的流程有比較清晰地認(rèn)知與了解，對于日常工作中哪些方面會產(chǎn)生哪類檔案都需要有所了解，才能夠保證檔案資料收集的準(zhǔn)確性與高效性。但是在實(shí)際工作中，由于文書檔案管理工作有一定的枯燥性，導(dǎo)致檔案管理從業(yè)人員流動性大、技能不熟練，石油企業(yè)的文書檔案在管理上缺乏系統(tǒng)性與連貫性。其次，在文書檔案管理日常工作中，工作人員對于檔案的收集沒有給予足夠重視，檔案收集的工作力度較小。另外，實(shí)際工作中的現(xiàn)代化先進(jìn)技術(shù)的利用率不高；對于文件檔案的收集，多進(jìn)行實(shí)地收集，極大地影響了文書檔案的收集效率，也無法保證文書檔案的準(zhǔn)確性與完整性。鑒于此，對文書檔案收集工作進(jìn)行改革創(chuàng)新，是石油企業(yè)當(dāng)前亟須面對的問題。

（三）管理意識有待加強(qiáng)。部分石油企業(yè)的文檔管理工作的管理意識還需要加強(qiáng)，日常工作中經(jīng)常會將文書檔案與其他檔案混淆，導(dǎo)致增加查閱難度，致使文書檔案的利用率降低[4]。同時(shí)也存在著對文書檔案收集與歸檔工作不重視的問題，相關(guān)管理人員缺乏足夠的認(rèn)知與專業(yè)素養(yǎng)。在日常工作中，沒有對文書檔案按照級別進(jìn)行分類，只關(guān)注重要性較高的文件管理，對于其他的文書檔案并沒有給予足夠的重視，這極易導(dǎo)致文書檔案收集歸檔工作的效率降低與質(zhì)量不過關(guān)。同時(shí)也存在珍貴文書檔案的收集與歸檔不完整的情況，更有甚者出現(xiàn)丟失、損壞的情況，無法保證文書檔案的真實(shí)有效性。

部分工作人員的責(zé)任意識不到位。他們是文書檔案收集、歸檔工作中的執(zhí)行人員，一旦工作態(tài)度與素質(zhì)出現(xiàn)問題，就會降低工作效率，無法高效地利用文書檔案資料。在日常工作中馬虎大意，比如，工作人員在對文書檔案進(jìn)行整理時(shí)沒有對相關(guān)資料的出處以及來源進(jìn)行核實(shí)標(biāo)記，導(dǎo)致在進(jìn)行查閱時(shí)無法快速地找到相關(guān)資料，也無法保證相關(guān)資料的有效性以及真實(shí)性，一定程度上違背了文書檔案收集歸檔工作的規(guī)范性與嚴(yán)謹(jǐn)性。

三、石油企業(yè)文書檔案管理的創(chuàng)新性路徑探討

（一）管理理念的樹立。首先，石油企業(yè)應(yīng)該對文書管理工作的相關(guān)知識不斷地加大宣傳力度。在耳濡目染的環(huán)境下，讓文書檔案管理工作人員以及企業(yè)其他部門員工能夠正確認(rèn)識文書檔案管理的重要性，掌握必要的檔案常識，明確自身工作職責(zé)，在日常工作中自覺地履行自身的職責(zé)與義務(wù)，幫助企業(yè)完善文書檔案的管理流程[5]。其次，石油企業(yè)管理層也要加強(qiáng)對文書檔案管理工作的重視，關(guān)系到企業(yè)的發(fā)展。在沒有文書檔案相關(guān)資料的參考下，企業(yè)難以在經(jīng)營決策方面做出正確的戰(zhàn)略決策，從而影響企業(yè)的發(fā)展。同時(shí)也要將文書檔案的管理工作放在與企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展相同的地位，肯定其在企業(yè)發(fā)展中的重要作用與關(guān)鍵地位，為企業(yè)營造一個(gè)重視文件檔案管理的工作氛圍，及時(shí)解決檔案管理工作中的人員以及資金問題。只有給予足夠的資源保障，文書檔案管理工作才能不斷地進(jìn)行優(yōu)化與創(chuàng)新。最后，石油企業(yè)的文件檔案管理人員要勇于創(chuàng)新，能夠打破傳統(tǒng)思想的束縛，在工作中不斷進(jìn)行創(chuàng)新，要善于將現(xiàn)代化、信息化的技術(shù)不斷融入檔案管理工作中去。一套輕松高效的管理工作程序是需要不斷改良優(yōu)化的，同時(shí)也要認(rèn)識到文書檔案管理工作在石油企業(yè)中的重要性，在日常工作外，要不斷加強(qiáng)自身的專業(yè)素養(yǎng)，積累相關(guān)管理知識，促進(jìn)檔案管理工作的優(yōu)化與創(chuàng)新。

（二）管理隊(duì)伍的建設(shè)。在當(dāng)前情況下，要提高文書檔案管理工作的效率與質(zhì)量，首要任務(wù)是提高管理隊(duì)伍的綜合素養(yǎng)，建立一支具備先進(jìn)管理理念與豐富管理經(jīng)驗(yàn)的管理隊(duì)伍。如此，才能充分發(fā)揮文書檔案管理工作的相關(guān)職能與價(jià)值，實(shí)現(xiàn)企業(yè)綜合實(shí)力的快速增強(qiáng)。為了完成上述目標(biāo)，首先，石油企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)對文書檔案管理人才的重視，提高人才的引進(jìn)力度，提高管理隊(duì)伍素養(yǎng)水平?？梢酝ㄟ^社會人才選拔與高校招聘會，將高素質(zhì)、高學(xué)歷、綜合能力強(qiáng)的專業(yè)化人才吸納進(jìn)企業(yè)文書檔案管理工作隊(duì)伍中。也可以與高校相關(guān)專業(yè)進(jìn)行合作，吸納實(shí)習(xí)生參加文書檔案的管理工作，借助大學(xué)生的先進(jìn)管理理念對文書檔案管理隊(duì)伍進(jìn)行不斷的優(yōu)化，表現(xiàn)良好的大學(xué)生在取得畢業(yè)證書后可直接轉(zhuǎn)正入職，這樣能夠使大學(xué)生對于實(shí)習(xí)企業(yè)產(chǎn)生歸屬感，有利于企業(yè)的發(fā)展與高校就業(yè)率的提高，實(shí)現(xiàn)雙贏。其次，石油企業(yè)內(nèi)的文書檔案管理層也要加強(qiáng)對基層員工的培訓(xùn)力度，定期組織基層員工參加專題座談會，或者到高校、其他企業(yè)進(jìn)行學(xué)習(xí)與進(jìn)修，不斷加強(qiáng)其專業(yè)素養(yǎng)與理論知識。提升基層員工的綜合素養(yǎng)，確保企業(yè)向更高的目標(biāo)前進(jìn)。最后，在加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)時(shí)，要注重對管理隊(duì)伍的考核評審工作，制定切實(shí)可行的、具備較強(qiáng)針對性的獎懲機(jī)制，對于業(yè)務(wù)能力突出、對管理工作提出建設(shè)性意見的員工給予豐厚的精神獎勵與物質(zhì)獎勵。而對于工作態(tài)度不正確、消極的工作人員進(jìn)行懲罰，屢教不改者，予以辭退。通過針對性的獎懲機(jī)制，有效提高文書檔案管理人員的主觀能動性，進(jìn)一步提升石油企業(yè)文書檔案管理工作的效率。

（三）管理制度的完善。首先，石油企業(yè)應(yīng)該完善管理制度，一方面，要對文書檔案進(jìn)行分類管理，將行政信息與其他信息區(qū)分開來；另一方面，要對企業(yè)日常工作中產(chǎn)生的黨群信息、經(jīng)營管理信息、行政管理信息、生產(chǎn)管理信息以及科研類文檔及時(shí)收集并歸檔處理，尤其是在石油開采過程中產(chǎn)生的地質(zhì)資料要進(jìn)行有效的管理[6]。因?yàn)槭涂碧介_采項(xiàng)目的綜合性與專業(yè)性比較強(qiáng)，在勘探開采過程中需要應(yīng)用到很多專業(yè)知識。為了使石油地質(zhì)檔案管理工作清晰明確，可以根據(jù)專業(yè)對檔案進(jìn)行分類整理歸檔，實(shí)行統(tǒng)一化的管理模式，有效保證石油地質(zhì)檔案的合理性以及完整性。在信息化時(shí)代背景下，石油地質(zhì)檔案的管理可以根據(jù)石油開采過程中勘探、測量、鉆井、測井、測油等不同的專業(yè)進(jìn)行檔案的分類收集。通過計(jì)算機(jī)技術(shù)設(shè)計(jì)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的文本資料模板，要求檔案收集人員按照模板進(jìn)行資料整理，并做好信息標(biāo)注，建立資料庫。對相關(guān)資料進(jìn)行錄入、掃描、整理存檔。要確保檔案收集的實(shí)效性、客觀性以及準(zhǔn)確性。其次，在加強(qiáng)分類整理收集的基礎(chǔ)上，還要對相關(guān)資料的借閱程序進(jìn)行完善，嚴(yán)格遵守文書檔案管理規(guī)章制度，在借閱相關(guān)資料時(shí)，管理人員要對借閱人的信息詳細(xì)登記，登記信息主要包括：姓名、聯(lián)系方式、所在部門、借閱時(shí)間以及歸還時(shí)間等，避免人為因素造成的文書檔案遺失以及重要信息泄露等情況的出現(xiàn)。最后，石油企業(yè)要不斷完善文書檔案的管理制度，在對相關(guān)資料進(jìn)行專門管理的同時(shí)，要定期對文書檔案進(jìn)行整理更新，確保資料的實(shí)效性，能夠清晰地反映出企業(yè)的發(fā)展方向以及歷史背景。

（四）信息化的管理方式。為了使文書檔案的管理工作跟上時(shí)代的發(fā)展進(jìn)程，石油企業(yè)需要資金上的支持。提高文書檔案工作中的相關(guān)硬件配置，為文書檔案的管理發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的后盾。其次，建立在線檔案數(shù)據(jù)庫，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)的強(qiáng)大計(jì)算能力，有效提升文書檔案管理效率，并且根據(jù)相關(guān)目錄進(jìn)行檔案的收集，可以通過計(jì)算機(jī)既定程序快速發(fā)現(xiàn)未及時(shí)上交或遺漏的檔案資料，檔案收集人員根據(jù)計(jì)算機(jī)反饋的數(shù)據(jù)進(jìn)行資料的催收與整理。再次，石油企業(yè)要鼓勵工作人員對文書檔案管理工作進(jìn)行研發(fā)創(chuàng)新，營造一個(gè)不斷創(chuàng)新、爭先創(chuàng)優(yōu)的研發(fā)環(huán)境，鼓勵工作人員能夠在管理技術(shù)的研發(fā)上投入一定的精力與時(shí)間，推動文書檔案管理工作在技術(shù)上的創(chuàng)新。最后，石油企業(yè)需要依托于信息技術(shù)支持，構(gòu)建完整的信息化文書檔案管理系統(tǒng)，將信息錄入、借閱、整理、更新等相關(guān)工作數(shù)據(jù)化，借以提高文書檔案管理工作的效率。

（五）信息化服務(wù)能力的提高。各單位要按照《國土資源部辦公廳關(guān)于印發(fā)<地質(zhì)資料信息集群化共享服務(wù)平臺建設(shè)方案>的通知》（國土資廳發(fā)〔2012〕26 號）要求，不斷完善信息集群化共享服務(wù)平臺的功能，推進(jìn)建設(shè)工作[7]。

共享服務(wù)平臺的不斷完善，為各地區(qū)范圍內(nèi)的地質(zhì)檔案匯交功能的優(yōu)化提供了助力。目前，國內(nèi)大部分省、市級石油資料管理單位已經(jīng)初步實(shí)現(xiàn)了地質(zhì)資料管理信息系統(tǒng)的安裝與使用，整體上初步實(shí)現(xiàn)了相關(guān)資料管理單位與地質(zhì)檔案匯交的信息化管理。極大程度上提高了石油地質(zhì)檔案管理工作的安全性、準(zhǔn)確性與工作效率。

四、結(jié)語

綜上所述，石油企業(yè)的文書檔案管理工作對于石油企業(yè)的發(fā)展有很大的作用，文書檔案管理工作可以促進(jìn)企業(yè)的創(chuàng)新，為企業(yè)決策提供數(shù)據(jù)支撐，同時(shí)也是石油企業(yè)滿足現(xiàn)代化發(fā)展的必要條件。但現(xiàn)階段的石油企業(yè)在文書檔案管理方面仍然存在一定的欠缺，只有不斷促進(jìn)文書檔案管理的創(chuàng)新與優(yōu)化，將信息技術(shù)融入檔案管理工作中，才能切實(shí)提高其工作效率，為石油企業(yè)的發(fā)展提供助力。