把握提高企業(yè)秘書公文寫作素養(yǎng)的關鍵點

文/南京寶地梅山產城發(fā)展有限公司礦業(yè)分公司 顧美蘭

辦公室是公司管理的關鍵決策部門，在公司發(fā)展期間發(fā)揮著重要作用。公司發(fā)展與辦公室業(yè)務質量息息相關。秘書作為企業(yè)辦公室業(yè)務順利開展的核心職位，需要協(xié)助管理者對公司日常事務進行處理。文書工作屬于最常見的業(yè)務之一，所以，對于一個公司秘書來說，怎樣有效地提高寫作素養(yǎng)，是非常有實際意義的。

一、企業(yè)秘書的作用

通常情況下，企業(yè)秘書的設立是為了給各部門提供聯(lián)系。企業(yè)秘書是聯(lián)系不同部門的中樞，主要任務就是上傳下達命令，并且協(xié)調溝通。

（一）為領導工作分配做鋪墊。當企業(yè)管理人員做出一個重要決定的時候，往往需要經歷一個很長的過程，包括資料收集、整理以及調查等。在此過程中，公司秘書要完成的工作主要包括搜集以及組織各類有價值的資料，從而為管理人員決策提供輔助。與此同時，在領導開會前，秘書也要做好充分的準備工作，并且負責會議期間的各項工作事宜，為后續(xù)工作的開展做好專業(yè)化安排[1]。在沒有得到領導的同意前，所有的文檔都要保密，做好細節(jié)管理。與此同時，要與上級進行及時交流，對上級的工作目標進行精確地把握，進一步確定領導下一階段要做的具體工作，了解其要采取的措施和方法，從而更好地完成領導分配的工作。

（二）實現(xiàn)決策者任務的精細化。在有關領導做出最終決定后，公司秘書必須馬上制定具體化以及精細化決策文件，然后用官方文件的形式發(fā)布出來，使各部門都能夠了解領導決策。接下來，秘書要做好反饋管理工作，為領導盡可能多地收集反饋性建議。此外，秘書是領導干部的好幫手，必須要做好后勤保障工作，真正為企業(yè)服務。對于企業(yè)秘書來說，嚴格按照要求辦事是最基本的準則，與此同時，還應該協(xié)調好各種關系，為領導工作打下良好的基礎。

二、企業(yè)秘書公文寫作要素

公文寫作是一項生命力非常強的系統(tǒng)工程，它涉及大量因素，對公文寫作活動產生直接或者間接性影響[2]。首先，對于寫作主體而言，每一種類型的主體都要對自己在寫作過程中所承擔的責任及角色有明確的認識，特別是進行寫作活動的文秘人員，應該對所有的要素進行通盤考慮，進行全面規(guī)劃，對每一項內容與要求進行精確分析，同時還要對各因素之間的有機聯(lián)系和相互影響進行充分考量，做到心中有數，高質量地完成公文的寫作活動，并生成一個高質量的文本。其次，對于接受者而言，要清楚地認識到自己在文件撰寫過程中扮演的角色，而不是完全地被動，充分地利用自己的主觀能動性。最后，對公文寫作以及管理的指導作用而言，要求實現(xiàn)發(fā)文機關、收文機關與收發(fā)完畢后系統(tǒng)的密切聯(lián)系，做到相輔相成，這樣才可以保證系統(tǒng)的高水平，增強系統(tǒng)的高效性[3]。總之，公文寫作時可以通過這些因素的分析以及模型對比，做到全面以及準確地理解。在公文寫作過程中必須綜合考慮，才能有效地使用這些要素，保證文章是“精品”。

三、企業(yè)秘書公文寫作能力的認知偏差

（一）過分注重格式。從目前企業(yè)秘書公文寫作的實際情況來看，許多文秘人員過于重視公文格式，有些秘書更是把文件的格式當作是一種基礎的寫作技巧。要特別注意并掌握一些寫作格式，在文件寫作過程中要注意對文件格式的要求。而在文件寫作方面，“格式化”則是最基礎的一種技能。若為了提高公司的秘書素養(yǎng)，以文件格式作為寫作的第一要務，勢必會造成“文件內容”方面的疏漏，忽視寫作訓練[4]。

（二）偏重于理論教學，忽視寫作訓練。參加培訓班可以讓文秘的眼界更加寬廣。在公文寫作時，可以更加清楚、明確地掌握各種文件的基本要求。在實際工作中，通過不斷練習，逐漸摸索出一套行之有效的公文寫作技巧。但偏重于理論教學，忽略寫作訓練，是難以提高秘書公文寫作水平的。

（三）模仿單位發(fā)文慣例。在公文寫作時，以公文寫作慣例為依據進行模仿，可以更快地熟悉本單位公文運行情況，而且對于了解工作模式也有推動作用。所以說，秘書應該將其作為有效手段，提升自身的寫作能力[5]。然而，從現(xiàn)實的角度來看，許多基層文件有顯著的滯后性。例如，許多企業(yè)秘書他們在向上級部門轉發(fā)“通知”的時候還是會用到類似“關于轉發(fā)……的通知”這樣的字眼。這與公文標題的要求相悖，違反了準確簡要地概括公文內容的標準和要求。

四、提高企業(yè)秘書公文寫作素養(yǎng)的關鍵點

（一）圍繞公文主旨進行草稿擬寫。企業(yè)公文要具備一定的規(guī)范性和完整性。因此，為了防止發(fā)生錯誤，確保公文的準確，企業(yè)秘書一定要事先寫好公文的主題，優(yōu)化思維，在正式寫作時，必須綜合考量，保證公文的質量[6]。此外，完成公文撰寫后，秘書還應該做好檢查以及修訂工作，對比草稿將公文的主要內容進行整理，并進行適當的刪減和補充，優(yōu)化語言，讓別人一眼就能看懂，從而快速獲得重要信息。經過草稿的擬定，能更好地改進公文寫作過程，并對企業(yè)秘書的寫作思維進行優(yōu)化，提高工作效率，可以在不知不覺中促進其公文寫作素養(yǎng)的不斷提升。

（二）確保信息源的準確無誤。在新時代背景下，企業(yè)秘書應該以文件的寫作需要為基礎，收集各類有價值的數據，確保信息的充分和真實，這樣才能提高文件的精確度，更加有效地將各類信息傳遞出去[7]。要做到這一點，企業(yè)秘書就必須要有開闊的眼界，要擅長從多方面收集信息，廣泛涉獵，儲存豐富知識，增強寫作的全面性。首先，秘書需多看書，特別是看與公司經營有關的書和信息，把它們變成高質量的材料，在撰寫文件時使用。其次，企業(yè)秘書要擅長在工作中收集數據，比如將每次會議的重點記錄下來，進一步認清不同業(yè)務的特點，然后做好歸類工作，將這些數據運用到實際的公文撰寫中。除此之外，企業(yè)秘書還應該密切注意與該領域有關的新聞或者法律法規(guī)等，并從中提煉出重要材料，然后歸納整理出相應文件。秘書還應該根據這些材料對過去的材料進行更新，確保其時效性和精確度，再將其應用到公文的寫作中。通過對數據的廣泛收集，能夠豐富文秘的知識儲備，使其能夠更好地按照需要寫好公文。

（三）體現(xiàn)公文的思想性。一份公文應該有清晰的觀點及思想，不僅要以一種客觀的態(tài)度發(fā)出指示，讓人明白自己應該做什么，還要表現(xiàn)出人文內容，方便別人從公文中提取思想要點。以此為依據，對工作理念進行優(yōu)化，進而在改善自己缺點的同時，提高工作的品質[8]。首先，在撰寫文件時，企業(yè)秘書要仔細思索，對文件進行初步的定位與重點提煉，增強主旨的思想性。其次，要仔細斟酌，在類似的文件中發(fā)掘其中的優(yōu)點，并對其中的優(yōu)點進行剖析，從中挑選出精彩的句子，以供借鑒。最后，在同類公文的基礎上，挖掘精華內容，提煉與整合，這樣才能夠使公文內容有新的思想。與此同時，在公文寫作期間，秘書要從自身經驗出發(fā)，回顧日常生活實踐，不斷擴展思路，創(chuàng)新思想，在增強創(chuàng)新能力的前提下，更好地為公文寫作提供參考。在經過長時間的綜合思考后，公文品質將會得到持續(xù)性提高，真正地展示出企業(yè)秘書的公文撰寫能力。

（四）注重公文寫作的反復修改。俗話說，一篇好文章要經過多次修訂，這句話同樣適用于公文寫作。在日常的公文寫作中，許多秘書經常能夠快速使用模仿功能。但我們必須要知道，這是經過了長年累月的積淀，并在不斷修改中產生的能力。這樣的寫作效率充分顯示了辦公秘書的快速打底稿的本領，但也應當注意到，在目前的公文寫作中，部分秘書忽略了“修改”這一環(huán)節(jié)，這也就造成了部分企業(yè)秘書沒有養(yǎng)成將文稿進行反復修改后再公布的良好習慣。在草稿形成之后，首先要對內容進行核實，看它與國家的法律法規(guī)和有關部門的規(guī)定是否一致，并結合內容進行詳細檢查，增強修改過程的規(guī)范性與針對性。

（五）強化公文創(chuàng)新能力。為了提升企業(yè)公文的質量，秘書應該加強理論知識學習，掌握必備的寫作素材，掌握寫作技巧，將公文寫作與實際生活緊密聯(lián)系到一起。基于此，秘書寫作中應該將實際生活作為寫作背景，始終堅持客觀性原則，擁有清醒的頭腦，順利完成公文寫作任務。此外，企業(yè)秘書應該站在讀者角度，正確分析讀者的接受能力，在明確讀者素養(yǎng)的基礎上，增強思考問題的針對性與全面性，更加準確地傳遞信息。在這種情況下，企業(yè)秘書一定要有很好的觀察力，深入第一線了解各種業(yè)務，根據業(yè)務特征來分析公文中的用語，保證能夠更有效地傳達各種指示。除此之外，企業(yè)秘書還要做好日常的考察工作，也就是要對各個部門所負責的業(yè)務多加注意，多了解基礎的信息，在起草文件的時候，要按照具體的情況給出指示，還要主動進行創(chuàng)造性工作，最后撰寫出具有鮮明個性的文件。比如，出差經費匯報期間，企業(yè)秘書要深入基層，獲得第一手資料，并將一些重要事項記錄下來，然后根據真實數據信息合理擬寫公文，使相關內容能夠更全面地展現(xiàn)出來。深入一線進行交流和考察，能夠在一定程度上豐富秘書經驗，讓他們獲得更多信息，積極探索出更完善的結論，并創(chuàng)新運用，寫出高質量的公文。

（六）積極參加培訓活動。在實際工作中，企業(yè)文秘要，多“充電”，提高自己的整體素質，使之與工作要求相匹配。首先，企業(yè)秘書要積極參與各種形式的公文寫作訓練活動，通過培訓學習，充實自己的理論知識，并熟悉文件的最新規(guī)定，從而對自己的工作進行反思，針對不足進行優(yōu)化整合，在不斷改革實踐的過程中彌補缺漏，增強寫作素養(yǎng)，為企業(yè)公文寫作打下良好的基礎。其次，注重自我學習與自我管理，調動學習熱情，并積極主動地參與到新知識的學習中，更好地掌握文件寫作知識和技巧，并在工作人員的指導下，和其他秘書一起討論，就自己準備撰寫的非機密文件分享心得和經驗，在相互學習中不斷地積累經驗。此外，還可以在現(xiàn)場練習，圍繞同一個話題來擬寫一份公文，之后再進行交流和深入地討論，及時地掌握自己的缺點和別人的優(yōu)點，進而使自己的公文寫作思路更加清晰。除此之外，企業(yè)秘書應事先對公文寫作內容、目的與相關知識進行提前了解，之后再以此為依據展開寫作。當然，在長時間的公文寫作過程中，每位企業(yè)秘書都會逐漸總結出自己的書寫方式?；诖?，秘書可以在學習和培訓的過程中及時改進不足，大膽創(chuàng)新創(chuàng)造，真正實現(xiàn)公文寫作素養(yǎng)的提升。

五、結語

總而言之，在企業(yè)秘書工作中，公文寫作的重要性是毋庸置疑的，熟練地運用公文寫作方法和技能，就可以更加準確、快速地傳達出上級的意見，這在日常的秘書工作中是非常重要的。