程 濤
(鵬欣環(huán)球資源股份有限公司,上海 201100)
當(dāng)前市場環(huán)境復(fù)雜多變,外貿(mào)企業(yè)要想發(fā)展,就要讓財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)緊密配合。只有財(cái)務(wù)融入業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的各領(lǐng)域,才能有效提高財(cái)務(wù)管理工作的規(guī)范性,讓財(cái)務(wù)人員在業(yè)財(cái)融合流程中實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型。但是業(yè)財(cái)融合作為一項(xiàng)相對(duì)復(fù)雜的工作,在管理中還存在一系列問題有待解決。業(yè)財(cái)融合不能一蹴而就,只有結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況建立健全管理機(jī)制,不斷實(shí)現(xiàn)對(duì)管理流程的改進(jìn),才能讓企業(yè)實(shí)現(xiàn)與時(shí)俱進(jìn)的目標(biāo)。
業(yè)財(cái)融合屬于管理會(huì)計(jì)的范疇,是企業(yè)為實(shí)現(xiàn)價(jià)值最大化的目標(biāo),針對(duì)企業(yè)本身的業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)管理現(xiàn)狀,通過管理理念的改變、組織架構(gòu)的重構(gòu)、人才的培養(yǎng)、績效考核的改進(jìn)等一系列措施,并借助企業(yè)管理制度的完善、信息系統(tǒng)聯(lián)通來推進(jìn)業(yè)財(cái)一體化的系統(tǒng)性管理工作。
1.業(yè)財(cái)融合降低企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)和財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)
財(cái)務(wù)人員或者財(cái)務(wù)BP 要將以財(cái)務(wù)核算分析為主的職能轉(zhuǎn)向財(cái)務(wù)管理,主動(dòng)與業(yè)務(wù)部門、運(yùn)營部門、風(fēng)控部門人員一起對(duì)交易模式的搭建、合同審批、貨物資金單證的流轉(zhuǎn)等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)把控,降低企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)和財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。
2.業(yè)財(cái)融合提高管理決策效率
業(yè)財(cái)融合有助于業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)的雙向溝通具有深入性和全面性,為管理層提供更加準(zhǔn)確、及時(shí)的外部市場信息和企業(yè)內(nèi)部信息,為管理層的經(jīng)營決策提供數(shù)據(jù)支持。
1.國家政策的支持與外部監(jiān)管的推動(dòng)
2016 年財(cái)政部發(fā)布的《管理會(huì)計(jì)基本指引》明確指出單位應(yīng)用管理會(huì)計(jì)應(yīng)遵循融合性原則。財(cái)務(wù)人員在符合成本效益原則下要深入業(yè)務(wù)流程中去,關(guān)注重點(diǎn)流程,把握關(guān)鍵指標(biāo)。
業(yè)財(cái)融合對(duì)財(cái)務(wù)核算的合規(guī)性和準(zhǔn)確性也起到推動(dòng)作用。外貿(mào)企業(yè)因經(jīng)營模式多變歷來是外部監(jiān)管機(jī)構(gòu)關(guān)注的重點(diǎn),要求外貿(mào)企業(yè)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)能更加真實(shí)地反映企業(yè)財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營成果。
2.外貿(mào)企業(yè)的獨(dú)特性
外貿(mào)企業(yè)的重大資產(chǎn)一般都在國外,并且相對(duì)于其他類型的企業(yè)受地緣政治經(jīng)濟(jì)局勢的影響較大,在產(chǎn)品的采購銷售時(shí)機(jī)選擇、國內(nèi)外資金流轉(zhuǎn)、單證傳遞及時(shí)準(zhǔn)確等方面的風(fēng)險(xiǎn)較大,企業(yè)只有將財(cái)務(wù)職能前置,才能在企業(yè)的關(guān)鍵進(jìn)銷存環(huán)節(jié)進(jìn)行全面融合,及時(shí)向管理層傳遞國外本企業(yè)采購生產(chǎn)情況、國外運(yùn)輸出口信息、國內(nèi)銷售信息等,管理層才能做出正確的決策,從而在整體上降低企業(yè)運(yùn)營風(fēng)險(xiǎn)和財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。
1.公司基礎(chǔ)設(shè)施可行性分析
第一,組織架構(gòu)的可執(zhí)行。在事業(yè)部組織架構(gòu)下,各事業(yè)部側(cè)重點(diǎn)不同導(dǎo)致業(yè)財(cái)融合的理念傳遞、執(zhí)行出現(xiàn)脫節(jié)。建立“大財(cái)務(wù)”“大運(yùn)營”即在集團(tuán)層面對(duì)財(cái)務(wù)、運(yùn)營、業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)融合統(tǒng)一,避免扯皮、運(yùn)行效率低下的問題,為業(yè)財(cái)融合提供組織支持。
第二,信息系統(tǒng)的融合統(tǒng)一。外貿(mào)企業(yè)分支機(jī)構(gòu)分布在各個(gè)地區(qū),各主體所使用的信息系統(tǒng)可能會(huì)有所不同,甚至部分主體采用系統(tǒng)外臺(tái)賬登記來記錄。只有建立統(tǒng)一的信息系統(tǒng),讓業(yè)財(cái)融合有一個(gè)基礎(chǔ)和平臺(tái),才能讓財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)無縫銜接。
2.人員素養(yǎng)的可行性分析
財(cái)務(wù)人員在提高財(cái)務(wù)專業(yè)技術(shù)素養(yǎng)、管理素養(yǎng)及工程技術(shù)素養(yǎng)等基礎(chǔ)能力的前提下,站在企業(yè)戰(zhàn)略視角去了解業(yè)務(wù)基本邏輯(利益出發(fā)點(diǎn))、業(yè)務(wù)整體風(fēng)險(xiǎn)、業(yè)務(wù)單據(jù)傳遞風(fēng)險(xiǎn)、資金流轉(zhuǎn)風(fēng)險(xiǎn)等。
業(yè)務(wù)人員要了解基礎(chǔ)的財(cái)務(wù)指標(biāo)、主要風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、內(nèi)控合規(guī)等基本理論知識(shí),在把控好第一道關(guān)的同時(shí),為后續(xù)與財(cái)務(wù)人員融合交流打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
根據(jù)現(xiàn)有研究案例,目前業(yè)財(cái)融合的研究主要集中于組織架構(gòu)的調(diào)整、流程改進(jìn)、信息系統(tǒng)融合統(tǒng)一、財(cái)務(wù)BP 人員建設(shè)及預(yù)算管理精細(xì)化,從而達(dá)到實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)融合的目的。
鑒于此,針對(duì)外貿(mào)行業(yè)和商業(yè)模式的特殊性,本文擬選取組織架構(gòu)融合、人員融合、信息系統(tǒng)融合三項(xiàng)措施開展業(yè)財(cái)融合。
第一,組織架構(gòu)未實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)融合。
第二,人員未實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)融合。
第三,信息系統(tǒng)無法實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)融合。
第一,組織架構(gòu)未實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)融合的原因:復(fù)雜的組織架構(gòu)會(huì)導(dǎo)致流程審批過長,對(duì)應(yīng)的權(quán)責(zé)劃分過度細(xì)致也會(huì)導(dǎo)致各職能部門相互推諉、效率低下。扁平化的組織架構(gòu)更有利于業(yè)財(cái)融合的推進(jìn)和融合,提高業(yè)財(cái)融合的效率。
第二,人員未實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)融合的原因:長期以來,外貿(mào)企業(yè)在開展業(yè)財(cái)融合過程中,財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)之間存在明顯的隔閡,財(cái)務(wù)無法融入業(yè)務(wù)第一線,業(yè)務(wù)也不了解財(cái)務(wù)工作要求。由于財(cái)務(wù)人員和業(yè)務(wù)人員之間的融合不足,雙方?jīng)]有實(shí)現(xiàn)配合,影響了企業(yè)的發(fā)展。
第三,信息系統(tǒng)無法實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)融合的原因:部分外貿(mào)企業(yè)的信息系統(tǒng)無法適應(yīng)業(yè)財(cái)融合要求,企業(yè)的財(cái)務(wù)系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間存在信息孤島。信息孤島導(dǎo)致企業(yè)的財(cái)務(wù)系統(tǒng)無法獲取業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù),各類信息無法實(shí)現(xiàn)有效共享,影響了企業(yè)管理工作的開展。
第一,財(cái)務(wù)組織架構(gòu)扁平化。外貿(mào)企業(yè)跨國、跨區(qū)域經(jīng)營模式導(dǎo)致各事業(yè)部都擁有自己的財(cái)務(wù)組織架構(gòu),要想推進(jìn)業(yè)財(cái)融合就要簡化財(cái)務(wù)內(nèi)部的組織架構(gòu),建立扁平化財(cái)務(wù)組織架構(gòu)。將各事業(yè)部公司原來分散的財(cái)務(wù)職能集中在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心,以促進(jìn)企業(yè)集團(tuán)降低財(cái)務(wù)管控成本、提高財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息質(zhì)量、提升財(cái)務(wù)服務(wù)業(yè)務(wù)的理念。在財(cái)務(wù)共享中心模式下,減輕各事業(yè)部財(cái)務(wù)壓力,各事業(yè)部只保留單證錄入員、財(cái)務(wù)BP 等人員,為提高業(yè)財(cái)融合提供人員和時(shí)間保證。
第二,財(cái)務(wù)職能向前臺(tái)和中臺(tái)延伸。在財(cái)務(wù)共享中心集中財(cái)務(wù)專業(yè)職能的前提下,各事業(yè)部要組建專業(yè)財(cái)務(wù)BP團(tuán)隊(duì),讓財(cái)務(wù)BP 主動(dòng)參與業(yè)務(wù)和運(yùn)營全流程工作中去,站在財(cái)務(wù)的視角為業(yè)務(wù)人員和運(yùn)營人員提供內(nèi)控流程、風(fēng)險(xiǎn)控制等管理類咨詢的服務(wù)。
第一,財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)之間實(shí)現(xiàn)溝通。外貿(mào)企業(yè)財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)看待問題的視角不同:財(cái)務(wù)注重日常核算及風(fēng)險(xiǎn)管理;業(yè)務(wù)注重市場運(yùn)營及進(jìn)銷存管理,關(guān)注上下游環(huán)節(jié)的控制。由于二者看待問題的視角不一致,可能會(huì)在溝通中存在隔閡。為確保企業(yè)財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)人員能夠站在對(duì)方的視角思考問題,管理層要向業(yè)務(wù)人員和財(cái)務(wù)人員傳遞業(yè)財(cái)融合的重要性和緊迫性,財(cái)務(wù)人員和業(yè)務(wù)人員之間要進(jìn)行定期溝通,形成以企業(yè)價(jià)值最大化為目標(biāo)的管理機(jī)制,共同為企業(yè)的發(fā)展提供支持。在管理流程中,財(cái)務(wù)要積極向業(yè)務(wù)部門宣傳企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)管理、內(nèi)部控制等方面工作,業(yè)務(wù)也要為財(cái)務(wù)提供支持。
第二,優(yōu)化財(cái)務(wù)部門思維。財(cái)務(wù)部門作為業(yè)財(cái)融合的主體,在業(yè)財(cái)融合工作中要重點(diǎn)針對(duì)財(cái)務(wù)人員形成優(yōu)化管理機(jī)制。首先,財(cái)務(wù)人員要具有跨界思維。財(cái)務(wù)人員在企業(yè)的業(yè)務(wù)流程中要能夠站在業(yè)務(wù)視角對(duì)各類工作進(jìn)行分析、預(yù)測、預(yù)警,形成系統(tǒng)性思維,能夠參與到企業(yè)的采購、銷售等流程,為企業(yè)工作環(huán)節(jié)的開展提供建議及支持,并通過參與交易方案的設(shè)計(jì)、現(xiàn)金流與利潤的預(yù)測等,為企業(yè)工作的開展提供建議。其次,財(cái)務(wù)人員要具有數(shù)據(jù)思維。財(cái)務(wù)人員在工作中要能夠形成一定的數(shù)據(jù)思維,能夠通過數(shù)據(jù)分析的方式掌握企業(yè)管理中的不足,并通過了解企業(yè)業(yè)務(wù)第一線的狀態(tài),分析企業(yè)在業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中所存在的風(fēng)險(xiǎn)。通過分析企業(yè)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù),能夠參與到業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)第一線中,分析企業(yè)的業(yè)務(wù)工作要求,從繁雜的數(shù)據(jù)中提煉關(guān)鍵指標(biāo),幫助業(yè)務(wù)部門掌握工作發(fā)展方向,為業(yè)務(wù)部門各項(xiàng)工作提供建議。
第三,優(yōu)化財(cái)務(wù)人員的專業(yè)技能。財(cái)務(wù)人員只有具有專業(yè)技能,才能在管理流程中分析流程情況,為業(yè)務(wù)的改進(jìn)提供支持,為企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)營工作的優(yōu)化提供建議。首先,財(cái)務(wù)人員要具有一定的業(yè)務(wù)技能。財(cái)務(wù)人員不僅要了解核算工作要求,還要參與到日常的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中了解業(yè)務(wù)工作第一線。通過參與到業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)第一線,財(cái)務(wù)人員能從業(yè)務(wù)視角思考管理問題,抓住業(yè)務(wù)流程狀態(tài),善于提煉各項(xiàng)工作關(guān)系。通過將復(fù)雜的模型進(jìn)行數(shù)據(jù)化管理,讓企業(yè)的各項(xiàng)工作更加科學(xué)、高效。其次,具備專業(yè)能力。財(cái)務(wù)人員要具備一定的專業(yè)技能,包括財(cái)務(wù)分析、風(fēng)險(xiǎn)管理等方面的專業(yè)技能,能夠熟練使用各項(xiàng)工具分析業(yè)務(wù)工作的情況,并為業(yè)務(wù)工作開展提供必要的支持。再次,財(cái)務(wù)人員要了解信息系統(tǒng)使用的要求。為確保業(yè)財(cái)融合工作有序開展,財(cái)務(wù)人員要能夠利用信息系統(tǒng)開展數(shù)據(jù)分析與業(yè)務(wù)支持,為業(yè)務(wù)工作的開展提供支持。外貿(mào)企業(yè)的進(jìn)銷存環(huán)節(jié)要得到有序控制,財(cái)務(wù)人員要利用ERP 系統(tǒng)等,讓企業(yè)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行一體化管理,幫助企業(yè)掌握外貿(mào)環(huán)節(jié)的貨物流動(dòng)狀態(tài),并用更多時(shí)間參與到對(duì)業(yè)務(wù)工作的服務(wù)及支持過程中,為提高管理效率提供支持。
第四,提高財(cái)務(wù)人員的素養(yǎng)。首先,財(cái)務(wù)人員在工作中要具備綜合能力,不僅要了解業(yè)務(wù)工作要求,還要參與到企業(yè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的全過程,對(duì)企業(yè)業(yè)務(wù)工作進(jìn)行前瞻性預(yù)測,分析企業(yè)業(yè)務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)與機(jī)遇,并為業(yè)務(wù)流程的開展提供建議。財(cái)務(wù)人員通過站在業(yè)務(wù)的全視角分析企業(yè)行業(yè)狀況,為管理層提供更加科學(xué)的決策支持。其次,財(cái)務(wù)人員要具備一定的問題解決能力,能夠在工作流程中分析問題并解決問題。通過反復(fù)思考和訓(xùn)練,參與到業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中,提高分析問題與解決問題的能力,為企業(yè)工作流程優(yōu)化提供支持。再次,具備溝通能力。財(cái)務(wù)人員應(yīng)該能夠與業(yè)務(wù)部門的人員進(jìn)行溝通,參與到業(yè)務(wù)流程中,通過積極溝通的方式掌握業(yè)務(wù)工作的要求。用業(yè)務(wù)語言和業(yè)務(wù)部門進(jìn)行溝通,獲得業(yè)務(wù)部門的信任,實(shí)現(xiàn)和業(yè)務(wù)部門的聯(lián)絡(luò),并以此建立順暢的配合機(jī)制。最后,具備管理變革能力。財(cái)務(wù)人員要具備變革能力,能夠掌握企業(yè)工作的方向,為優(yōu)化企業(yè)管理模式提供方案,以此提高企業(yè)工作的規(guī)范性及科學(xué)性,為企業(yè)運(yùn)營流程的改進(jìn)提供必要支持。
第一,通過信息系統(tǒng),讓企業(yè)財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)之間實(shí)現(xiàn)緊密融合。長期以來,企業(yè)的財(cái)務(wù)之所以無法參與到業(yè)務(wù)的第一線,僅能實(shí)現(xiàn)事后核算,原因是企業(yè)的財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)之間存在信息孤島,財(cái)務(wù)無法掌握業(yè)務(wù)信息,導(dǎo)致財(cái)務(wù)無法為業(yè)務(wù)提供支持。信息系統(tǒng)的建設(shè)能夠讓企業(yè)財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)一體化管理,解決傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理模式中財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)工作分離的問題,為業(yè)財(cái)融合提供促進(jìn)作用,從而讓企業(yè)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。通過信息系統(tǒng)讓企業(yè)內(nèi)部各項(xiàng)管理工作達(dá)到一體化管理的目的,實(shí)現(xiàn)對(duì)管理流程的優(yōu)化。在信息化環(huán)境下,企業(yè)應(yīng)收、應(yīng)付、費(fèi)用管理、財(cái)務(wù)核算、資金管理、資產(chǎn)管理等相關(guān)系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)一體化整合。企業(yè)要建立統(tǒng)一的信息溝通平臺(tái),讓所有數(shù)據(jù)都能夠通過信息系統(tǒng)進(jìn)行集成管理。企業(yè)的不同數(shù)據(jù)之間實(shí)現(xiàn)相互匯集,讓企業(yè)能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)管理體系的改進(jìn)。另外,信息系統(tǒng)能夠幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)資源與數(shù)據(jù)的共享,有效解決信息孤島的問題。財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)有效融合,可以促使數(shù)據(jù)在傳輸、整理等環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)一體化管控。例如,外貿(mào)企業(yè)的生產(chǎn)和銷售其經(jīng)營地分散在不同的地區(qū),不同的公司主體采用的信息系統(tǒng)不一致,甚至仍然使用手工臺(tái)賬管理,在這種情況下,當(dāng)企業(yè)出現(xiàn)某個(gè)產(chǎn)品利潤下滑時(shí),要想了解虧損出現(xiàn)的原因就需要借助于信息系統(tǒng)對(duì)產(chǎn)品的收入和成本數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)歸集,才能進(jìn)一步分析是采購成本、生產(chǎn)加工成本的升高,還是銷售價(jià)格的降低導(dǎo)致產(chǎn)品利潤下滑,并針對(duì)所存在的問題提出相應(yīng)的改進(jìn)建議,執(zhí)行完善的控制措施。
第二,通過信息系統(tǒng),讓財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)更加精細(xì)化。在傳統(tǒng)的核算管理體系下,企業(yè)財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)之間分離,財(cái)務(wù)只能通過憑證處理相關(guān)數(shù)據(jù),無法掌握業(yè)務(wù)第一線的工作情況,無法實(shí)現(xiàn)對(duì)各項(xiàng)工作流程事項(xiàng)的事中管理。信息系統(tǒng)秉承著一體化管理的目標(biāo),讓企業(yè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中各項(xiàng)數(shù)據(jù)都能夠通過信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)業(yè)務(wù)的監(jiān)控。例如,企業(yè)在產(chǎn)品銷售環(huán)節(jié)會(huì)生成收入、成本、庫存商品等相關(guān)科目,但是哪些商品產(chǎn)生應(yīng)收賬款、應(yīng)收賬款賬齡如何、客戶信用情況如何等相關(guān)信息無法被企業(yè)掌握。通過使用信息系統(tǒng),能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)的高效管理,讓企業(yè)準(zhǔn)確記錄各項(xiàng)工作流程的狀態(tài),大幅提高財(cái)務(wù)工作對(duì)業(yè)務(wù)流程的支持力度。
對(duì)于外貿(mào)企業(yè)來說,組織架構(gòu)是人員融合和信息系統(tǒng)融合的平臺(tái);信息系統(tǒng)融合是業(yè)財(cái)融合的基礎(chǔ);人員融合是業(yè)財(cái)融合的支持和保障。
在管理層積極宣傳貫徹業(yè)財(cái)融合的理念前提下,業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)人員都要勇于突破自己的專業(yè)壁壘和傳統(tǒng)理念認(rèn)知,增加雙向的培訓(xùn)與溝通交流,最終依托信息系統(tǒng)和組織架構(gòu)的融合幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)更高的企業(yè)價(jià)值。
業(yè)財(cái)融合是企業(yè)財(cái)務(wù)工作發(fā)展的方向,也是企業(yè)管理工作的重點(diǎn)。業(yè)財(cái)融合的工作機(jī)制能夠讓財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)之間緊密配合,使財(cái)務(wù)融入業(yè)務(wù)的第一線,參與經(jīng)營管理工作的優(yōu)化。企業(yè)在未來執(zhí)行業(yè)財(cái)融合體系的過程中,除了本文所探討的要點(diǎn),還要結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況進(jìn)一步優(yōu)化管理流程,以確保企業(yè)的業(yè)財(cái)融合機(jī)制得到有序推進(jìn)。