高校檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀及優(yōu)化路徑研究

趙宗明

［摘 要］檔案管理始終是我國高校發(fā)展的重要一環(huán)，這項工作的開展質(zhì)量會影響檔案信息的準確性、真實性，進而影響檔案資料的應(yīng)用效果。在信息化時代，檔案管理信息化建設(shè)成為高校檔案管理工作中的關(guān)鍵內(nèi)容，文章對這項工作開展期間存在的問題進行分析，并針對當(dāng)前我國高校檔案管理信息化建設(shè)提出相應(yīng)的優(yōu)化路徑，旨在提升高校檔案管理信息化建設(shè)水平。

［關(guān)鍵詞］高校；檔案管理；信息化建設(shè)

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2023.18.066

［中圖分類號］G270.7 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1673-0194（2023）18-0203-03

0? ? ?引 言

在當(dāng)前的大數(shù)據(jù)背景下，高校作為國家教育體系中重要的組成部分，同樣需要注重大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計算技術(shù)等多種信息技術(shù)的應(yīng)用。對于高校而言，檔案管理是一項重點工作。近年來，檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)成為高校邁上信息化發(fā)展道路的重要選擇。不過，就現(xiàn)階段高校檔案管理信息化建設(shè)的基本情況來看，還存在許多不可忽視的問題，需要探尋出切實有效的措施，優(yōu)化高校檔案管理信息化建設(shè)。

1? ? ?高校檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀

對于現(xiàn)代檔案事業(yè)的建設(shè)和發(fā)展而言，檔案信息化是目前最主要的工作方向，而高校檔案管理工作也需要做出相應(yīng)的改變，積極將新思想、新手段與檔案管理工作需求相融合，借助于先進的科學(xué)技術(shù)，穩(wěn)步實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化及信息化轉(zhuǎn)變。當(dāng)前，我國高校在檔案管理方面的信息化建設(shè)還存在一些問題，阻礙了高校的信息化發(fā)展進程。這些問題具體體現(xiàn)在如下3個方面。

1.1? ?未實現(xiàn)充分運用現(xiàn)代化信息技術(shù)的目標

在社會不斷發(fā)展的過程中，涌現(xiàn)了許許多多的現(xiàn)代化技術(shù)形式，信息技術(shù)成為促進社會和經(jīng)濟發(fā)展的一種重要技術(shù)手段，人類已經(jīng)正式步入信息化時代?；谶@一背景，各行各業(yè)均在自身的發(fā)展中積極引入信息技術(shù)，我國的各大高校同樣是其中的一個主體。高校在檔案管理工作中應(yīng)用信息技術(shù)時，所依托的現(xiàn)代信息技術(shù)呈現(xiàn)出多種多樣的特征，涉及云計算技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等，真正實現(xiàn)了有機整合高校內(nèi)部各項信息的目的。同時，憑借諸如高校檔案資源平臺、網(wǎng)站和系統(tǒng)一類平臺的建立，能夠有效落實高效化利用高校檔案的目標。就現(xiàn)階段的情況而言，我國各個高校均可以根據(jù)有關(guān)要求和規(guī)定，收集并整理高校內(nèi)部的各項資料，同時依托掃描等技術(shù)手段，達成錄入檔案資料的目標，并在高校檔案管理系統(tǒng)中成功做到了搭載搜索引擎查詢和分類管理等，實現(xiàn)了檔案管理信息化系統(tǒng)的有效搭建［1］。但是，我國部分高校的檔案管理信息化系統(tǒng)在檔案資料的查詢和深度利用層面，依舊存在不足，換言之，高校的檔案管理信息化系統(tǒng)還未實現(xiàn)熟練地應(yīng)用大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)等現(xiàn)代化信息手段，呈現(xiàn)出檔案數(shù)據(jù)利用深度不足的狀況。

1.2? ?未建立起完善的檔案信息數(shù)據(jù)庫

高校在發(fā)展過程中，檔案信息和資料的數(shù)量會隨著時間的推移而持續(xù)增加。過去，高校在檔案管理工作中，往往需要依托于紙質(zhì)化管理形式，這種傳統(tǒng)的檔案管理模式一般需要配備一個較大的空間，用于檔案資料的保存。為此，我國高校通常會采取建立檔案館的形式，高校需要在這一方面投入一定的成本。而在信息化時代背景下，我國高校能夠通過信息化檔案館的建立，實現(xiàn)海量檔案資料有效管理的目標。當(dāng)實際建設(shè)信息化檔案館時，數(shù)據(jù)庫是其中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)之一。具體而言，在開展數(shù)據(jù)庫的搭建時，信息化檔案管理模式與以往的檔案管理工作模式之間存在一定的矛盾，從而導(dǎo)致檔案資料管理工作出現(xiàn)一些問題，如象征性錄入檔案信息、檔案資料信息化錄入不完整等多種情況，從而導(dǎo)致數(shù)據(jù)庫本身的作用未實現(xiàn)最大限度地發(fā)揮，這表明高校的檔案管理數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作還存在流于形式的情況。不僅如此，當(dāng)檔案信息資料錄入數(shù)據(jù)庫之后，還需要進一步核實檔案信息，保證這些內(nèi)容的真實性和完整性。另外，高校的檔案管理人員還應(yīng)當(dāng)在日常工作中注重及時更新檔案信息，確保檔案管理系統(tǒng)之中的內(nèi)容能夠與高校當(dāng)前的情況相適應(yīng)。而立足于現(xiàn)實角度，從日常管理工作的落實效果來看，高校在這方面也存在一定的不足，檔案信息數(shù)據(jù)庫中各類信息的更新不夠及時，難以有效保障檔案數(shù)據(jù)的真實性、時效性，影響檔案信息利用的有效性。

1.3? ?未樹立起正確的資源共享意識

在高校的檔案信息體系中，學(xué)生檔案是一項至關(guān)重要的組成要素，不僅如此，這項內(nèi)容也是高校、用人單位和學(xué)生等多方主體之間有效連接的橋梁。具體來說，在記錄學(xué)生的在校表現(xiàn)時，高校一般會采取檔案記錄的形式，而用人單位在了解學(xué)生的基本情況時，通常也需要依托于學(xué)生檔案這一介質(zhì)。對于學(xué)生而言，檔案的主要作用即證明自身。從中可以看出，對于不同的主體而言，檔案本身的作用也呈現(xiàn)出差異化的特征?，F(xiàn)如今，我國高校在發(fā)展期間更加注重教育教學(xué)質(zhì)量，而對于教師群體和學(xué)生群體是否正確認知檔案管理這項內(nèi)容卻沒有做到高度重視，從而使得許多學(xué)生在臨近畢業(yè)之際才意識到檔案的重要性，這對于檔案本身價值的有效發(fā)揮是十分不利的。此外，在檔案管理工作開展期間，高校學(xué)生和教師也未樹立起正確的檔案資源共享意識，且未在檔案管理工作中做到有效參與，這對于檔案管理工作落實質(zhì)量的優(yōu)化而言將會產(chǎn)生一定的消極影響［2］。

2? ? ?高校檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)化路徑

出于檔案信息管理系統(tǒng)搭建和應(yīng)用期間取得理想成效的目的，高校需要借助切實可行的檔案管理信息化建設(shè)路徑，真正達成提升檔案管理水平的目的。檔案信息供求關(guān)系之間的矛盾日益突出，而在信息時代的背景下，信息壁壘的產(chǎn)生也會導(dǎo)致高校檔案管理工作體系出現(xiàn)一定的偏差，信息爆炸也加重了高校檔案管理工作負擔(dān)，如果不及時采取針對性的改善措施，那么就很有可能會造成高效資源浪費等問題，因此，高校應(yīng)當(dāng)注重平衡檔案信息之間的供求矛盾，穩(wěn)步實現(xiàn)高校檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)化和完善。一般而言，高校可以采取如下幾方面措施。

2.1? ?提升現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用效果

立足于實際，我國高校需要管理的檔案資料勢必呈現(xiàn)出愈發(fā)增多的態(tài)勢。常規(guī)情況下，高校中的檔案資料主要包含學(xué)生管理、科研活動以及教學(xué)活動等多個方面，在檔案管理信息化建設(shè)期間，面臨較為復(fù)雜的形勢，因此，想要在短時間內(nèi)達成完善的檔案管理信息化系統(tǒng)建設(shè)并不現(xiàn)實，這項目標的落實通常需要經(jīng)歷一段漫長的過程。高校的相關(guān)工作人員需要充分認知這一特征，在此基礎(chǔ)上，將多種現(xiàn)代化信息技術(shù)積極應(yīng)用到檔案管理信息化建設(shè)中。舉例來說，高?？梢砸劳杏谥悄芑臋n案數(shù)字加工系統(tǒng)，主動掌握內(nèi)部的各種檔案資源，全方位收集檔案數(shù)據(jù)信息。除此之外，為了實現(xiàn)有效開展檔案管理信息化的目標，還應(yīng)當(dāng)依托于如下手段，保障這一目標的實現(xiàn)。

第一，我國許多高校的辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)之間呈現(xiàn)出彼此獨立的情況，這并不利于檔案信息的收集，為此，高校應(yīng)當(dāng)通過切實可行的方法，將辦公系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)進行有效整合與融合，從而為高校檔案管理提供更加原始、真實、完整的資料，滿足實際的檔案使用需求。第二，在高校中，著錄管理也是一項復(fù)雜程度較高的工作，其呈現(xiàn)出資料繁雜、數(shù)量眾多的特點?；谶@一情況，在著錄管理工作開展期間，高校應(yīng)當(dāng)最大限度地運用智能著錄技術(shù)手段，依托于人工智能（Artificial Intelligence，AI）技術(shù)，智能化識別電子形式的檔案信息、圖片以及文本等，同時達成自動化抽取相關(guān)信息的目的，完成高質(zhì)量的著錄管理。這不僅可以有效提升檔案管理工作效率，還能夠充分優(yōu)化高校檔案著錄的準確性。第三，當(dāng)高校內(nèi)部的檔案管理人員在檔案信息錄入時，若想保證這項工作的開展能夠?qū)崿F(xiàn)完整性和準確性的提升，需要有效應(yīng)用人工智能技術(shù)，智能化檢測檔案信息管理系統(tǒng)中的錄入內(nèi)容是否正確，及時發(fā)現(xiàn)并解決存在的問題。

2.2? ?提升檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)的水平

在信息化時代背景下，高校的檔案信息數(shù)據(jù)庫本身具備多重功能，包括檔案信息的收集、獲取、轉(zhuǎn)換、生成、保存以及傳遞等，這項內(nèi)容同樣也是高校開展檔案信息化建設(shè)工作中的關(guān)鍵一環(huán)。若想切實達成高校檔案管理信息化建設(shè)的目標，需要將數(shù)據(jù)庫建設(shè)水平的提升作為一項重點工作，促使檔案信息數(shù)據(jù)庫更加完善，數(shù)據(jù)庫中涉及的檔案信息應(yīng)當(dāng)包含文字、視頻、圖片以及音頻等多種形式。與此同時，還需要對檔案信息的類別進行精細劃分。在檔案信息錄入數(shù)據(jù)庫時，可以將高校中每一個具體的職能部門作為劃分基準，分批次錄入各個部門的檔案信息，這可以為今后檔案信息查閱工作提供便利。在檔案信息錄入時，高校內(nèi)部的檔案管理人員需要同內(nèi)部的各個職能部門之間開展高質(zhì)量的協(xié)調(diào)與溝通，仔細核對各項檔案信息，從根本上防止虛假信息和殘缺的檔案信息錄入數(shù)據(jù)庫中［3］。

另外，高校在檔案管理信息化建設(shè)的過程中，還可以搭建集成化管理平臺，將高校中的各個辦公職能部門與檔案管理部門進行有機整合，這可以為收集檔案信息和類別的劃分提供良好條件，防止中間環(huán)節(jié)過多導(dǎo)致檔案信息在傳遞期間產(chǎn)生一些遺漏或丟失的情況。另外，還需要及時更新數(shù)據(jù)庫信息，保證數(shù)據(jù)庫中的檔案資料信息能夠與高校的實際發(fā)展情況和學(xué)生群體的實際情況做到緊密貼合，切實提升檔案信息服務(wù)價值。作為高校檔案管理工作開展的實際主體，檔案管理人員需要在日常工作期間，優(yōu)化保存與備份檔案原件的工作，保障檔案信息共享和使用期間的安全性和完整性。

現(xiàn)階段，我國大部分高校使用的辦公系統(tǒng)為辦公自動化（Office Automation，OA）系統(tǒng)，在高校檔案管理工作開展期間，這一系統(tǒng)同樣能夠發(fā)揮自身的效能，達成科學(xué)劃分檔案信息類別的目的，為整理和儲存檔案信息創(chuàng)造更多便利。一般來說，高校的檔案信息不僅涵蓋學(xué)生群體的檔案信息，通常還涉及技術(shù)研發(fā)和科研活動等若干類別的資料?；诖?，需要在檔案管理信息化建設(shè)期間進行保密等級的建立，對于一些機密程度較高的檔案信息，還可以采取建立單獨數(shù)據(jù)庫的形式，這對于檔案資料的使用、參考和借閱而言，均可以創(chuàng)設(shè)更好的條件。

2.3? ?搭建標準化檔案信息共享機制

高校師生群體尚未建立起正確的檔案資源利用意識，基于這種情況，我國高校在檔案管理信息化建設(shè)期間，需要有效轉(zhuǎn)變師生群體的認知，使之可以更加重視這項工作，并在工作開展期間切實參與其中。另外，通過檔案信息管理平臺，學(xué)生能夠查閱并完善自身的檔案信息，核實檔案信息的準確程度，實現(xiàn)檔案資料利用效率的充分提升。同時，高校的檔案管理部門還需要在校園內(nèi)部宣傳并講解檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)內(nèi)容，廣泛分享檔案管理信息化建設(shè)的重要意義，從而使得檔案資料的橋梁作用和服務(wù)價值得到進一步凸顯［4］。從本質(zhì)來說，檔案資料的功能呈現(xiàn)出多樣化的特征，高校若想切實實現(xiàn)高效利用檔案資料信息的目標，需要完成一系列信息化檔案管理系統(tǒng)的建立，如檔案管理網(wǎng)站以及檔案管理數(shù)字平臺等。與此同時，還可以有機結(jié)合兩類系統(tǒng)，促使高校檔案服務(wù)平臺建設(shè)質(zhì)量達到更高水準，并以服務(wù)平臺為基礎(chǔ)，切實實現(xiàn)檔案資料信息共享的目標。

通過檔案信息共享平臺的建立，高?？梢员ＷC相關(guān)主體查閱和使用檔案信息的過程中，能夠在短時間內(nèi)獲取所需信息，以此實現(xiàn)信息利用率的充分提升。盡管我國各個高校建立的檔案管理網(wǎng)站和其中所搭載的功能均不相同，但依托于檔案服務(wù)平臺的建立，均能夠達成借助平臺查閱檔案資料信息的目的，充分滿足各個主體的檔案使用需求，實現(xiàn)檔案利用效率提高的目標。另外，在實施高校檔案數(shù)字化處理方式的過程中，還應(yīng)當(dāng)滿足標準化的需求［5］。我國各個高校應(yīng)當(dāng)致力于與企業(yè)、其他高校之間建立資源共享機制這一目標的落實，并立足于檔案信息、資料處理、安全管理等若干層面，完成標準化業(yè)務(wù)流程的搭建，為高校檔案管理工作信息化建設(shè)的統(tǒng)一性、標準性目標的實現(xiàn)創(chuàng)造更加良好的基礎(chǔ)和支撐條件，達成高校與企業(yè)、高校與高?；ビ?、共享檔案信息的目的，充分發(fā)揮檔案資料本身的紐帶功能，提升檔案信息的利用效率。

3? ? ?結(jié)束語

在時代不斷發(fā)展的背景下，高校檔案管理工作走向信息化成為一種必然趨勢。我國各個高校應(yīng)當(dāng)對檔案管理信息化的重要性形成正確認知，并從多個角度出發(fā)，真正實現(xiàn)檔案管理工作和檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)現(xiàn)代化和先進化的目標。如此一來，檔案管理信息系統(tǒng)能夠切實發(fā)揮自身的信息化、數(shù)字化檔案整合與管理作用，充分優(yōu)化高校的檔案管理與利用效果，進一步加快智慧校園的建設(shè)進程。數(shù)字時代為高校創(chuàng)造了提高工作水平的契機，我國高校應(yīng)當(dāng)牢牢把握這一機遇，走上現(xiàn)代化發(fā)展之路。

主要參考文獻

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