數(shù)字辦公為公共圖書館注入活力

◎王小寧

習(xí)近平總書記在教育文化衛(wèi)生體育領(lǐng)域?qū)＜掖碜剷?huì)上強(qiáng)調(diào)，“要順應(yīng)數(shù)字產(chǎn)業(yè)化和產(chǎn)業(yè)數(shù)字化發(fā)展趨勢(shì)，加快發(fā)展新型文化業(yè)態(tài)，改造提升傳統(tǒng)文化業(yè)態(tài)，提高質(zhì)量效益和核心競(jìng)爭(zhēng)力”。2021年6月，文化和旅游部發(fā)布的《“十四五”公共文化服務(wù)體系建設(shè)規(guī)劃》中明確提出，要以全國(guó)智慧圖書館體系建設(shè)項(xiàng)目和公共文化云項(xiàng)目為引領(lǐng)，推動(dòng)公共文化數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化發(fā)展取得新突破。

公共圖書館是社會(huì)文化事業(yè)的重要組成部分，可以為公眾提供各種知識(shí)資源和信息服務(wù)，滿足人們的學(xué)習(xí)、研究和娛樂(lè)需求。公共圖書館具有開放性和公共性，承擔(dān)著為公眾提供知識(shí)資源和信息服務(wù)的重要責(zé)任?，F(xiàn)如今，傳統(tǒng)辦公方式已經(jīng)無(wú)法滿足公共圖書館日益增長(zhǎng)的資源管理和服務(wù)需求。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展和數(shù)字化時(shí)代的到來(lái)，數(shù)字辦公逐漸成為公共圖書館現(xiàn)代化建設(shè)的重要內(nèi)容。作為一種基于信息技術(shù)的新型辦公模式，數(shù)字辦公具有高效、靈活、便捷和可持續(xù)的優(yōu)勢(shì)。圖書館數(shù)字辦公以信息技術(shù)為支撐，通過(guò)數(shù)字化工具和平臺(tái)實(shí)現(xiàn)公共圖書館資源和服務(wù)的數(shù)字化；通過(guò)數(shù)字化手段實(shí)現(xiàn)公共圖書館的資源管理和服務(wù)方式的轉(zhuǎn)變，促進(jìn)信息的共享和利用，以達(dá)到提高工作效率，提升用戶體驗(yàn)的目的。

■數(shù)字辦公的基本概念

數(shù)字辦公的定義

數(shù)字辦公指利用數(shù)字化技術(shù)和信息化手段，實(shí)現(xiàn)高效、便捷和智能化辦公的方式。數(shù)字辦公借助計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等將傳統(tǒng)的辦公過(guò)程進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化和優(yōu)化，包括文件管理、信息交流、會(huì)議協(xié)同、項(xiàng)目管理等環(huán)節(jié)。數(shù)字辦公的核心在于將人和信息、技術(shù)有效結(jié)合，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)打破物理空間的限制，把企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的一些信息數(shù)據(jù)斷聯(lián)打通，并實(shí)現(xiàn)共聯(lián)，以實(shí)現(xiàn)信息共享，把碎片化溝通和協(xié)作集中到一起，在壓縮辦公成本的同時(shí)提高工作效率和工作質(zhì)量。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)和云存儲(chǔ)技術(shù)，用戶可以隨時(shí)隨地獲取所需的數(shù)據(jù)，不再受時(shí)間和空間的限制。團(tuán)隊(duì)成員可以通過(guò)在線協(xié)同編輯、共享日程安排等功能實(shí)現(xiàn)多人實(shí)時(shí)協(xié)同辦公，提高團(tuán)隊(duì)的工作效率和合作能力。此外，用戶還可以根據(jù)自身需求選擇不同的顯示界面，使得辦公過(guò)程更符合個(gè)人習(xí)慣。數(shù)字辦公通過(guò)采集和分析辦公數(shù)據(jù)，還可以幫助管理者更好地了解業(yè)務(wù)開展情況，進(jìn)而做出科學(xué)的決策。

公共圖書館作為傳播文化和知識(shí)的重要場(chǎng)所，面臨著大量資源管理和服務(wù)需求。數(shù)字辦公技術(shù)的引入可以極大地提高公共圖書館的資源管理效率和服務(wù)水平。在資源管理方面，數(shù)字辦公可以實(shí)現(xiàn)圖書館館藏資源的數(shù)字化存儲(chǔ)和管理，包括圖書的標(biāo)注、借還和統(tǒng)計(jì)等工作，使圖書館館藏資源更易于查找和利用，滿足用戶的需求。在服務(wù)方面，數(shù)字辦公可以為用戶提供在線查詢、預(yù)約借閱、圖書推薦等服務(wù)，提升用戶的體驗(yàn)感和滿意度。

數(shù)字辦公的特性

數(shù)字辦公不僅改變了傳統(tǒng)的辦公方式，還對(duì)公共圖書館的運(yùn)作方式產(chǎn)生了巨大的影響。傳統(tǒng)公共圖書館的館藏資源以紙質(zhì)資料為主，資料的獲取和管理流程十分煩瑣，而數(shù)字辦公可以將公共圖書館的館藏資料進(jìn)行數(shù)字化存儲(chǔ)，不僅有利于資料的保存，還方便了用戶快速檢索，提高了信息獲取的效率。數(shù)字辦公還可以為公共圖書館和用戶提供高效的信息交流平臺(tái)。傳統(tǒng)公共圖書館管理模式下，用戶與圖書館之間的交流主要在線下進(jìn)行，受時(shí)間和空間的限制。而數(shù)字辦公技術(shù)可以幫助公共圖書館建立一個(gè)面向用戶的數(shù)字交流平臺(tái)。用戶可以通過(guò)電子郵件、即時(shí)通信等方式與圖書館工作人員進(jìn)行實(shí)時(shí)交流，進(jìn)而使雙方加深了解。如此一來(lái)，公共圖書館的資源共享也變得更加容易。另外，數(shù)字辦公還實(shí)現(xiàn)了智能化的管理方式。傳統(tǒng)公共圖書館管理模式中，圖書資料管理通常需要花費(fèi)大量的人力和物力，容易出現(xiàn)錯(cuò)誤和資源浪費(fèi)的問(wèn)題。而數(shù)字辦公能夠通過(guò)智能化管理系統(tǒng)對(duì)圖書資料進(jìn)行自動(dòng)化管理和統(tǒng)計(jì)，大大提高了工作效率和準(zhǔn)確性。

數(shù)字辦公使公共圖書館的運(yùn)作方式發(fā)生了革命性改變。在數(shù)字辦公技術(shù)的支持下，公共圖書館能夠更好地滿足用戶需求，提升服務(wù)質(zhì)量，促進(jìn)知識(shí)的傳播與共享。然而，數(shù)字辦公在公共圖書館中的應(yīng)用還面臨一些挑戰(zhàn)，如信息安全和隱私保護(hù)等問(wèn)題，需要進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)技術(shù)和管理手段的研究。

數(shù)字辦公的發(fā)展趨勢(shì)

數(shù)字辦公是社會(huì)信息化進(jìn)程中的必然產(chǎn)物。隨著信息科技的飛速發(fā)展和智能化應(yīng)用的普及，數(shù)字辦公在公共圖書館中的應(yīng)用已成為必然趨勢(shì)。首先，數(shù)字辦公具有高效性和便捷性。運(yùn)用數(shù)字辦公方式處理數(shù)據(jù)可以提高工作效率，并為用戶提供更加便捷的服務(wù)，提高用戶獲取信息資源的效率。其次，數(shù)字辦公具有靈活性。傳統(tǒng)公共圖書館中的資源主要為紙質(zhì)資源，需要占用大量的物理空間進(jìn)行存儲(chǔ)，而數(shù)字辦公可以將館藏資源數(shù)字化，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)和云存儲(chǔ)技術(shù)實(shí)現(xiàn)資源共享。這樣一來(lái)，公共圖書館可以為用戶提供更為便捷的服務(wù)，并擴(kuò)大服務(wù)范圍。此外，數(shù)字辦公還可以協(xié)助圖書館工作人員進(jìn)行數(shù)據(jù)分析和管理，更加準(zhǔn)確地了解用戶需求和借閱行為，進(jìn)而更好地滿足用戶需求。數(shù)字辦公還可以通過(guò)智能化技術(shù)為用戶提供個(gè)性化服務(wù)。例如，通過(guò)智能化推薦系統(tǒng)，公共圖書館可以根據(jù)用戶的閱讀習(xí)慣為其推薦更加符合其需求的圖書和資料，提升用戶滿意度。總之，數(shù)字辦公在公共圖書館中的應(yīng)用越來(lái)越廣泛，不僅提高了圖書館的工作效率，還為用戶提供了更全面和個(gè)性化的服務(wù)。隨著信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，數(shù)字辦公在公共圖書館中的應(yīng)用將會(huì)進(jìn)一步拓展。

■公共圖書館的現(xiàn)狀與需求

公共圖書館的功能定位

公共圖書館是為群眾提供文化服務(wù)的重要機(jī)構(gòu)，其功能定位是滿足人們獲取知識(shí)和信息的需求。隨著數(shù)字技術(shù)的快速發(fā)展，群眾對(duì)公共圖書館的需求也在發(fā)生變化。數(shù)字辦公作為一種新型辦公方式，具備高效、便捷等特性，正逐漸被應(yīng)用于公共圖書館中。

傳統(tǒng)圖書館管理模式的流程煩瑣，不僅費(fèi)時(shí)耗力，而且容易出現(xiàn)錯(cuò)誤。而數(shù)字辦公模式可以實(shí)現(xiàn)對(duì)圖書館資源的自動(dòng)化管理和智能化處理，提高工作效率。例如，引入數(shù)字目錄和電子標(biāo)簽技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)借還圖書，既減少了人力資源的投入，也提升了用戶體驗(yàn)。另外，數(shù)字辦公還可以幫助圖書館進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，了解用戶的閱讀偏好，更好地滿足用戶的閱讀需求。數(shù)字辦公為公共圖書館和用戶提供了高效的信息交流平臺(tái)。公共圖書館提供的服務(wù)包括圖書借閱、閱覽室使用、資源咨詢和學(xué)術(shù)培訓(xùn)等。數(shù)字辦公可以實(shí)現(xiàn)圖書館線上服務(wù)，用戶可以隨時(shí)隨地進(jìn)行圖書查詢、在線預(yù)訂圖書等。比如，利用數(shù)字辦公技術(shù)，公共圖書館可以建設(shè)數(shù)字資源平臺(tái)，方便用戶進(jìn)行在線閱讀和下載。此外，數(shù)字辦公還可以實(shí)現(xiàn)圖書館的跨地域合作，促進(jìn)圖書館之間進(jìn)行資源共享和合作，提升圖書館的服務(wù)能力。

公共圖書館的數(shù)字化需求

公共圖書館的數(shù)字化需求主要表現(xiàn)在兩個(gè)層面。第一，信息服務(wù)層面。公共圖書館需要為用戶提供豐富的數(shù)字資源，如電子圖書、學(xué)術(shù)期刊、數(shù)據(jù)庫(kù)等，以滿足用戶的知識(shí)需求。數(shù)字化信息服務(wù)可以使用戶隨時(shí)隨地獲取所需的信息，不再受時(shí)間和空間的限制。第二，運(yùn)營(yíng)管理層面。公共圖書館需要借助數(shù)字辦公技術(shù)對(duì)館內(nèi)資源進(jìn)行管理和維護(hù)，以提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量。

在數(shù)字辦公的應(yīng)用方面，公共圖書館可以通過(guò)建設(shè)數(shù)字資源庫(kù)來(lái)實(shí)現(xiàn)資源管理的數(shù)字化。數(shù)字資源庫(kù)可以集中存儲(chǔ)和管理圖書館的數(shù)字資源，同時(shí)為用戶提供便捷的檢索和閱覽服務(wù)，使用戶可以方便地獲取所需資料。數(shù)字辦公還使資源管理具有更高的靈活性和可擴(kuò)展性，以便公共圖書館能夠更好地管理數(shù)字資源，滿足用戶需求。公共圖書館可以利用數(shù)字技術(shù)提供在線咨詢、遠(yuǎn)程指導(dǎo)、數(shù)字培訓(xùn)等服務(wù)。數(shù)字辦公還可以實(shí)現(xiàn)圖書館與用戶之間的實(shí)時(shí)交流和溝通，提高用戶滿意度。

■數(shù)字辦公在公共圖書館中的應(yīng)用

數(shù)字辦公在公共圖書館資源管理中的應(yīng)用

數(shù)字辦公在公共圖書館資源管理中的應(yīng)用體現(xiàn)在許多方面。第一，文獻(xiàn)管理方面。傳統(tǒng)圖書館的資源管理主要依賴人工操作，容易出現(xiàn)錯(cuò)誤。而引入數(shù)字辦公技術(shù)后，可以實(shí)現(xiàn)文獻(xiàn)信息的快速錄入、存儲(chǔ)和檢索。運(yùn)用數(shù)字化方式管理圖書館的資源，可以提高工作效率，減少人工操作帶來(lái)的錯(cuò)誤，并且為用戶提供更精確和便捷的服務(wù)。第二，庫(kù)存管理方面。傳統(tǒng)圖書館的庫(kù)存管理常常面臨著圖書丟失、借閱管理混亂等問(wèn)題。而數(shù)字辦公技術(shù)的應(yīng)用可以建立起統(tǒng)一的庫(kù)存管理系統(tǒng)，在圖書的采購(gòu)、入庫(kù)、借閱等方面實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化處理。這樣不僅可以實(shí)現(xiàn)庫(kù)存數(shù)量的精確統(tǒng)計(jì)，還可以提高圖書館資源的利用率。第三，信息推送方面。傳統(tǒng)圖書館主要提供書籍展示和用戶咨詢服務(wù)。然而，這種方式無(wú)法滿足用戶的個(gè)性化需求。圖書館可以利用數(shù)字辦公技術(shù)搭建個(gè)性化推薦系統(tǒng)，根據(jù)用戶需求向他們推薦相關(guān)圖書。這種方式不僅能夠提高用戶滿意度，還能夠更好地推動(dòng)公共圖書館的發(fā)展。

數(shù)字辦公在公共圖書館服務(wù)中的應(yīng)用

在現(xiàn)代社會(huì)，數(shù)字辦公在公共圖書館的服務(wù)中發(fā)揮著重要作用。第一，信息查詢和檢索方面。數(shù)字辦公依靠便捷的電子化檢索系統(tǒng)，使用戶可以通過(guò)圖書館網(wǎng)站或者自助終端查詢到所需的資料。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)目錄相比，數(shù)字辦公不僅大大提高了檢索速度，還為用戶提供了更為豐富的檢索方式，如關(guān)鍵詞檢索、分類檢索等。第二，圖書借還、續(xù)借方面。在數(shù)字辦公模式下，用戶可以通過(guò)圖書館網(wǎng)站或者自助終端自助完成圖書借還和續(xù)借，這樣不僅提高了借閱效率，減少了人力資源的占用，還為用戶提供了更加便捷的借閱服務(wù)。同時(shí)，數(shù)字辦公系統(tǒng)還能通過(guò)短信或者電子郵件等方式提醒用戶圖書到期歸還，減少了超期借閱的情況，提高了圖書的流通率。

通過(guò)研究數(shù)字辦公在公共圖書館中的應(yīng)用可以發(fā)現(xiàn)，數(shù)字辦公在提高服務(wù)效率、促進(jìn)資源共享和提升用戶體驗(yàn)等方面發(fā)揮著重要的作用。為了更好地融入數(shù)字化時(shí)代，公共圖書館需要在數(shù)字化理念的支持下加強(qiáng)數(shù)字平臺(tái)、智慧閱讀、服務(wù)模式、人才團(tuán)隊(duì)等方面的建設(shè)，為公共圖書館的閱讀服務(wù)注入新的活力。在以后的研究中，研究人員需要進(jìn)一步深入探索數(shù)字辦公在公共圖書館中的應(yīng)用，充分發(fā)揮數(shù)字化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，提升圖書館的服務(wù)水平和用戶體驗(yàn)。