“雙高”建設(shè)背景下中職學(xué)校檔案工作發(fā)展現(xiàn)狀及對策研究

郭菲琳

（集美工業(yè)學(xué)校，福建 廈門 361022）

在“雙高”建設(shè)的背景下，中職學(xué)校不斷加強(qiáng)自身建設(shè)的同時(shí)，也迎來了檔案工作的新挑戰(zhàn)，檔案工作的水平已跟不上中職學(xué)?？焖侔l(fā)展的步伐。借著“雙高”建設(shè)的東風(fēng)，中職學(xué)校應(yīng)高度重視改進(jìn)檔案工作，正確分析檔案工作發(fā)展存在的問題，結(jié)合實(shí)際情況，利用好互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)平臺(tái)和先進(jìn)的信息技術(shù)手段，為檔案工作提供信息化平臺(tái)；同時(shí)，打造一支強(qiáng)專業(yè)、強(qiáng)業(yè)務(wù)、強(qiáng)信息化的檔案隊(duì)伍，進(jìn)而提高檔案工作的效率，創(chuàng)新檔案利用方法，擴(kuò)大檔案利用范圍，更好地為廣大師生服務(wù)，推動(dòng)中職學(xué)校檔案事業(yè)發(fā)展，促進(jìn)學(xué)校發(fā)展，助力“雙高”建設(shè)。

一、“雙高”建設(shè)對檔案工作的要求

2019年3月，教育部和財(cái)政部聯(lián)合發(fā)布《教育部 財(cái)政部關(guān)于實(shí)施中國特色高水平高職學(xué)校和專業(yè)建設(shè)計(jì)劃的意見》，正式實(shí)施“雙高”計(jì)劃，對職業(yè)教育提出了新意見：我國的高等職業(yè)院校要符合中國特色，具有完善的治理體系和治理章程，能夠自主管理、自我約束，擁有符合現(xiàn)代化職業(yè)院校要求的治理能力。［1］在“雙高”建設(shè)背景下，學(xué)校應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，牢記使命，以培養(yǎng)強(qiáng)技能、高素質(zhì)人才為目標(biāo)，高標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)要求，做好教育改革的領(lǐng)頭羊。

從檔案管理角度出發(fā)，“雙高”建設(shè)對檔案管理提出了更新更高的要求。首先，在“雙高”建設(shè)過程中，要高度重視，正確認(rèn)識(shí)，真切理解學(xué)校的發(fā)展與檔案工作密不可分，深刻領(lǐng)悟?qū)W校發(fā)展計(jì)劃的精髓，高度配合學(xué)校工作，助力學(xué)校發(fā)展。其次，檔案價(jià)值的核心是利用價(jià)值，可通過有效的整合、深入的研究，將檔案利用價(jià)值發(fā)揮到極致，一方面，積極挖掘服務(wù)對象的需求，不斷提高服務(wù)水平；另一方面，以客戶需求為出發(fā)點(diǎn)，提供精準(zhǔn)的檔案利用服務(wù)。最后，檔案管理始終貫穿學(xué)校的方方面面，隨著檔案數(shù)量不斷增加，檔案載體層出不窮，傳統(tǒng)的檔案管理明顯滯后，檔案信息化建設(shè)勢在必行。這是時(shí)代進(jìn)步、社會(huì)進(jìn)步的產(chǎn)物，也是教育改革、檔案改革的必經(jīng)之路。

二、中職學(xué)校檔案工作的發(fā)展趨勢

（一）新時(shí)代的檔案工作

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案形式變得多種多樣。紙質(zhì)檔案體積大，占用空間大，在特定條件下才能存儲(chǔ)，且利用方式復(fù)雜；而電子檔案體積小，占用空間小，便于復(fù)制、傳輸，提高利用率，但對保密要求相對較高。多部門工作內(nèi)容不同，形成不同類別的檔案，檔案數(shù)量逐年增加，在“雙高”建設(shè)背景下，中職學(xué)校對檔案工作也提出了更高的要求。為了適應(yīng)新時(shí)代的檔案工作，我們應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，通過智能化、信息化、數(shù)據(jù)化等先進(jìn)技術(shù)，設(shè)計(jì)中職學(xué)校新時(shí)代檔案信息化建設(shè)藍(lán)圖，推動(dòng)中職學(xué)校檔案工作的發(fā)展。

（二）系統(tǒng)化管理檔案工作

時(shí)至今日，智慧校園平臺(tái)以校園網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，將辦公自動(dòng)化、資源知識(shí)庫、管理信息系統(tǒng)、學(xué)習(xí)管理系統(tǒng)等融為一體，不斷細(xì)化職能分工，不斷優(yōu)化管理流程，但最終使得使用流程變得復(fù)雜。檔案資料越發(fā)分散，檔案系統(tǒng)化管理應(yīng)運(yùn)而生。首先，檔案系統(tǒng)化管理能有效梳理管理流程，將檔案資料與管理流程關(guān)聯(lián)起來，避免出現(xiàn)“信息孤島”；其次，檔案系統(tǒng)化管理能降低收集檔案的成本，通過系統(tǒng)化管理理念，將重復(fù)的檔案資料、檔案信息等剔除，有效且合理地共享信息資源；最后，建立檔案信息化管理系統(tǒng)，有利于挖掘檔案的內(nèi)在價(jià)值，為用戶提供更好的檔案利用服務(wù)。

（三）創(chuàng)新型的檔案工作

時(shí)代發(fā)展，檔案工作的進(jìn)步與發(fā)展需要引入新的管理理念、新的服務(wù)模式，創(chuàng)新是唯一的出路。中職學(xué)校的檔案人員，一方面，應(yīng)重視學(xué)校檔案工作，改革思想，創(chuàng)新思路，將高效率、系統(tǒng)化、智能化、信息化作為發(fā)展目標(biāo)，制定創(chuàng)新的學(xué)校檔案管理規(guī)劃；另一方面，應(yīng)增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，轉(zhuǎn)變服務(wù)理念，創(chuàng)新服務(wù)方式，以人為本，挖掘用戶需求，由被動(dòng)變主動(dòng)，為客戶提供精準(zhǔn)、高效的檔案利用服務(wù)。

三、當(dāng)前中職學(xué)校檔案工作的困境

恰逢新《中華人民共和國職業(yè)教育法》正式施行，職業(yè)教育迎來新的春天，“雙高”建設(shè)也給職業(yè)教育帶來了新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。中職學(xué)校不僅要重視教育教學(xué)工作，也要重視學(xué)校檔案工作，這是學(xué)校工作的重要環(huán)節(jié)。目前來看，中職學(xué)校對檔案工作的重視遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，全員檔案意識(shí)薄弱；檔案人員水平參差不齊；檔案管理模式明顯滯后；學(xué)校仍然存在歷史遺留檔案，軟硬件投入不足，檔案信息化程度不高。這些因素都影響著學(xué)校的檔案工作，也阻礙著中職學(xué)校的發(fā)展。

（一）檔案人員綜合能力參差不齊

在認(rèn)知上，檔案人員檔案意識(shí)不強(qiáng)，檔案資料滯留在個(gè)人手中，遇到部門職能調(diào)整或人員崗位變更，容易造成檔案資料不完整；在人員素質(zhì)上，檔案人員在意識(shí)、技能、協(xié)作和學(xué)習(xí)等方面存在較大的個(gè)體差別；在培訓(xùn)上，學(xué)校組織檔案人員參加檔案培訓(xùn)，缺乏持續(xù)性、連貫性和漸進(jìn)性，不容易提高檔案人員的檔案工作水平；在團(tuán)結(jié)協(xié)作上，學(xué)校專兼職檔案人員之間缺乏密切聯(lián)系，信息渠道不暢通、信息傳遞不及時(shí)，影響檔案資料的完整性和系統(tǒng)性。

（二）檔案管理模式不能適應(yīng)時(shí)代發(fā)展

隨著信息技術(shù)高速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能適應(yīng)時(shí)代發(fā)展。首先，學(xué)校檔案人員觀念相對傳統(tǒng)，重藏不重用，檔案利用率低，缺乏創(chuàng)新理念，服務(wù)意識(shí)不夠，習(xí)慣被動(dòng)等待，未能為學(xué)校教育教學(xué)工作提供更大價(jià)值，浪費(fèi)檔案信息資源；其次，學(xué)校的工作重心在教育教學(xué)上，對檔案工作不夠重視，缺少檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備，缺少改變檔案現(xiàn)狀的基礎(chǔ)條件，即使有先進(jìn)的檔案管理理念，也無處發(fā)揮；最后，學(xué)校檔案還是以紙質(zhì)檔案為主，手工調(diào)取、查閱檔案，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，加之對信息技術(shù)敏感度不高，不能合理運(yùn)用，跟不上社會(huì)高效率的步伐，不能推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展，學(xué)校檔案工作進(jìn)展緩慢。

（三）檔案信息化建設(shè)進(jìn)程緩慢

中職學(xué)校的檔案信息化建設(shè)受到多種因素的制約，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)起步較晚、進(jìn)程緩慢。其一，領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，未將檔案信息化建設(shè)列入學(xué)校發(fā)展規(guī)劃中。其二，檔案信息化建設(shè)投入不足，無論是硬件投入、軟件投入，還是人員配置，都未能滿足檔案信息化建設(shè)的要求。其三，時(shí)代的發(fā)展進(jìn)步，也對檔案人員提出了更高的要求，而中職學(xué)校的檔案人員信息化水平普遍較低，一是學(xué)校不夠重視，未能給檔案人員提供更多培訓(xùn)機(jī)會(huì)；二是檔案人員受傳統(tǒng)觀念影響，缺乏創(chuàng)新思維，未能與時(shí)代共進(jìn)步共發(fā)展，影響檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。2021年，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》［2］，提出“加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，引領(lǐng)檔案管理現(xiàn)代化”，在全國范圍內(nèi)掀起了檔案信息化專項(xiàng)建設(shè)熱潮，也為中職學(xué)校檔案事業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展提供了行動(dòng)指南。

四、“雙高”建設(shè)背景下中職學(xué)校檔案工作發(fā)展對策

（一）打造強(qiáng)專業(yè)、強(qiáng)業(yè)務(wù)、強(qiáng)信息化的檔案人才隊(duì)伍

在“雙高”建設(shè)背景下，為確保中職學(xué)校更好地發(fā)展，最重要的是人才隊(duì)伍建設(shè)。檔案工作也是如此。檔案人員建立和管理著檔案，是檔案工作的執(zhí)行者，其素質(zhì)和管理水平高低直接影響檔案質(zhì)量的好壞，因此，檔案管理工作有必要打造強(qiáng)專業(yè)、強(qiáng)業(yè)務(wù)、強(qiáng)信息化的檔案人才隊(duì)伍。［3］

1. 利用校本資源優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)

一是由檔案資源開發(fā)人員建立并運(yùn)行檔案資源開發(fā)社團(tuán)，吸引學(xué)生身份的開發(fā)者加入，讓學(xué)生以專業(yè)性的視角、創(chuàng)新型的思維、開拓型的行動(dòng)挖掘檔案資源潛力，豐富檔案利用的內(nèi)容，創(chuàng)新檔案利用的形式，與此同時(shí)提升專業(yè)能力。這也為學(xué)生增加了實(shí)踐機(jī)會(huì)。二是由專業(yè)課、思政課和檔案部門人員組成教師資源開發(fā)團(tuán)隊(duì)，如檔案專業(yè)、思政專業(yè)、計(jì)算機(jī)專業(yè)等教師共同組成，一方面提升檔案資源開發(fā)團(tuán)隊(duì)的實(shí)力，并為其提供專業(yè)性建議；另一方面為教師和檔案工作搭建橋梁，增強(qiáng)雙方的溝通與聯(lián)系，加強(qiáng)教師對檔案工作的認(rèn)識(shí)，拉近雙方距離，提升對檔案工作重要性、實(shí)用性的認(rèn)知。三是吸引強(qiáng)信息化的高水平人才，如計(jì)算機(jī)、軟件開發(fā)等專業(yè)的優(yōu)秀人才，不斷優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)。

2. 開展多元化檔案學(xué)習(xí)活動(dòng)

與時(shí)俱進(jìn)，學(xué)而不止，生生不息。從檔案人員自身出發(fā)，引入不同的媒介，不斷學(xué)習(xí)檔案的新知識(shí)、新理論，如檔案信息化、檔案數(shù)字化、檔案智能化等，建立系統(tǒng)性、完整性、專業(yè)性的檔案知識(shí)結(jié)構(gòu)體系；從檔案培訓(xùn)方式出發(fā)，既可以通過傳統(tǒng)的面授集中培訓(xùn)方式，也可以通過網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)方式，讓檔案人員利用業(yè)余時(shí)間自行安排學(xué)習(xí)，也可以通過“點(diǎn)－線－面”的培訓(xùn)方式，先讓學(xué)校一位或幾位檔案人員通過學(xué)習(xí)或培訓(xùn)獲得先進(jìn)的檔案技能和檔案技術(shù)，經(jīng)過一段時(shí)間的反復(fù)熟悉與實(shí)踐后，借由在校內(nèi)開展一對多或多對多的檔案培訓(xùn)，將檔案技能和技術(shù)逐級(jí)傳遞，達(dá)成在檔案人員間推廣普及的效果，確保檔案人員能對其充分掌握，促使檔案管理工作有效開展。

（二）優(yōu)化檔案管理模式

在“互聯(lián)網(wǎng)＋”、人工智能、大數(shù)據(jù)背景下，中職學(xué)校檔案管理模式需要轉(zhuǎn)型、優(yōu)化和升級(jí)。首先，檔案管理人員要更新“智慧＋”“互聯(lián)網(wǎng)＋”、大數(shù)據(jù)的理念。要不斷強(qiáng)化信息化建設(shè)意識(shí)，通過自學(xué)、培訓(xùn)等方式，提高對大數(shù)據(jù)、人工智能、云計(jì)算等信息技術(shù)的認(rèn)知水平，同時(shí)也要勤于實(shí)踐鍛煉，為構(gòu)建檔案信息化奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，推動(dòng)“智慧校園”發(fā)展，助力“雙高”建設(shè)。［4］其次，建立和完善檔案管理制度體系。在人工智能、大數(shù)據(jù)背景下，以往的檔案管理制度難以滿足要求，檔案管理制度的改革勢在必行。要結(jié)合學(xué)校自身檔案管理實(shí)際，設(shè)計(jì)系統(tǒng)化、精細(xì)化、規(guī)范化和科學(xué)化的檔案管理制度，努力做到“目標(biāo)清、責(zé)任明”，措施精準(zhǔn)，責(zé)任到人，推動(dòng)檔案管理制度順利改革與發(fā)展。最后，建立多元化、聯(lián)合化檔案管理模式。一方面，從用戶需求出發(fā)，運(yùn)用大數(shù)據(jù)平臺(tái)、人工智能等技術(shù)，精準(zhǔn)分析和研究多元化的用戶需求，積極主動(dòng)地為用戶提供多元化檔案服務(wù)，最大程度上發(fā)揮檔案的利用價(jià)值；另一方面，信息共享時(shí)代來臨，各學(xué)校內(nèi)部系部、處室之間及不同學(xué)校之間的聯(lián)系更加頻繁與緊密，各部門、各學(xué)校通過聯(lián)合、信息共享，將多元化的信息源進(jìn)行整合，運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)手段，將整合的信息源進(jìn)行有效細(xì)分、提煉，形成實(shí)效性高、利用率高、價(jià)值高的檔案信息，促使各部門、各學(xué)校更加順暢地交流與學(xué)習(xí)，最大限度地發(fā)揮檔案信息的價(jià)值。

（三）推進(jìn)檔案信息化建設(shè)

針對學(xué)校檔案工作遇到的困難，即檔案利用率低、檔案工作耗時(shí)費(fèi)力、檔案設(shè)施設(shè)備老化等問題，應(yīng)適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求，發(fā)揮時(shí)代優(yōu)勢，借助物聯(lián)網(wǎng)、人工智能、信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)等平臺(tái)，構(gòu)建符合學(xué)校需求實(shí)際的檔案管理平臺(tái)。一是實(shí)現(xiàn)電子校務(wù)文檔一體化，及時(shí)且高效地收集文件，也確保文件的保密性，大大提高工作效率；二是建立智能庫房系統(tǒng)，采用智能密集架及其他智能設(shè)備進(jìn)行檔案管理；三是建立檔案信息管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案收管存用線上一體化。

圖1 檔案信息化管理

1. 加快紙質(zhì)檔案數(shù)字化，促進(jìn)檔案管理高效運(yùn)轉(zhuǎn)

在紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中，將紙質(zhì)檔案與電子檔案關(guān)聯(lián)起來，編制檔號(hào)，確保檔案的唯一性；在借閱檔案的過程中，通過平臺(tái)查找檔案，定位精準(zhǔn)，方便快捷，有利于提高查閱效率，進(jìn)而提高用戶的滿意度。同時(shí)，檔案實(shí)施雙套制管理，即紙質(zhì)檔案和電子檔案并行管理，從而確保檔案信息的系統(tǒng)性和完整性，也可提高檔案安全性。［5］

2. 建立智能庫房系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)智能管理、安全存儲(chǔ)

智能庫房采用智能密集架及其他智能設(shè)備進(jìn)行檔案管理。首先，智能密集架對檔案資源實(shí)施個(gè)性化、智能化的管理，一方面能對檔案資源進(jìn)行狀態(tài)感知并跟蹤管理，起到很好的保護(hù)作用；另一方面能對檔案資源智能定位、準(zhǔn)確查找，快速存取檔案資源，提高工作效率和檔案資源利用率。其次，智能環(huán)境監(jiān)控系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)溫濕度調(diào)控、漏水監(jiān)測、消防報(bào)警、安全防范、視頻監(jiān)控等系統(tǒng)集成管理，實(shí)現(xiàn)環(huán)境管理智能化、安全防范體系化。

3. 建立檔案信息管理平臺(tái)，推動(dòng)檔案工作一體化

通過電子校務(wù)文檔一體化、智能庫房和數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫構(gòu)建檔案信息管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案“一條龍”服務(wù)。［6］從檔案工作的多個(gè)環(huán)節(jié)入手，使紙質(zhì)檔案完成“紙間”到“指間”的跨越。［7］一是建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫，通過檔案信息管理平臺(tái)進(jìn)行更新與維護(hù)；二是各門類檔案資源通過智能密集架進(jìn)行統(tǒng)一管理，運(yùn)用檔案信息管理平臺(tái)，智能整理、規(guī)范管理，提高管理效率；三是與智能設(shè)備無縫銜接，通過模糊檢索、標(biāo)簽、關(guān)鍵字檢索等方式，快速準(zhǔn)確定位并調(diào)取檔案，同時(shí)，平臺(tái)對借閱人員的相關(guān)信息進(jìn)行記錄，實(shí)現(xiàn)檔案調(diào)閱流程化，提高檔案利用的便捷性，并且確保檔案的安全性。

五、結(jié)語

在“雙高”建設(shè)的背景下，中職學(xué)校應(yīng)更加重視學(xué)校的檔案工作，并結(jié)合學(xué)校實(shí)際積極實(shí)踐，采取精準(zhǔn)、適合的檔案管理方式，提高檔案工作水平，引進(jìn)強(qiáng)專業(yè)、強(qiáng)業(yè)務(wù)、強(qiáng)信息化檔案人才，開展多元化的檔案學(xué)習(xí)活動(dòng)，使檔案人員充分掌握檔案技能和技術(shù)，從而提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，再構(gòu)建新的檔案管理模式，加快檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程，最終實(shí)現(xiàn)檔案信息化全覆蓋，進(jìn)而確保檔案管理工作的順利開展，進(jìn)一步促進(jìn)中職學(xué)校的發(fā)展，助力“雙高”建設(shè)。