加班管理，尋求“最優(yōu)解”

文/李闖

案情提要

吳某于2019 年12 月入職某醫(yī)藥公司，月工資為18000元。該醫(yī)藥公司加班管理制度規(guī)定：“加班需提交加班申請(qǐng)單，按程序?qū)徟?。未?jīng)審批的，不認(rèn)定為加班，不支付加班費(fèi)。”吳某入職后，按照該醫(yī)藥公司安排實(shí)際執(zhí)行每天早9 時(shí)至晚9時(shí)，每周工作6 天的工作制度，公司規(guī)章制度中明確21∶00之后方起算加班時(shí)間，21∶00 之前不計(jì)入加班時(shí)間。吳某按照公司加班管理制度提交了加班申請(qǐng)單，但公司未實(shí)際履行審批手續(xù)。2020 年11 月，吳某與該醫(yī)藥公司協(xié)商解除勞動(dòng)合同，要求公司支付加班費(fèi)，并出具了考勤記錄、與部門領(lǐng)導(dǎo)及同事的微信聊天記錄、工作會(huì)議紀(jì)要等證明材料。該醫(yī)藥公司雖認(rèn)可上述證明材料的真實(shí)性，但卻以“無(wú)公司審批手續(xù)”和“21∶00 之前的時(shí)間不應(yīng)計(jì)入加班時(shí)間”為由拒絕支付。吳某遂向勞動(dòng)人事?tīng)?zhēng)議仲裁委員會(huì)（簡(jiǎn)稱仲裁委員會(huì)）申請(qǐng)仲裁，請(qǐng)求裁決某醫(yī)藥公司支付2019 年12 月至2020 年11 月的加班費(fèi)50000 元。仲裁委員會(huì)裁決該醫(yī)藥公司支付吳某2019 年12 月至2020 年11 月的加班費(fèi)50000 元，該醫(yī)藥公司不服仲裁裁決，訴至法院。

法院認(rèn)為，本案有兩個(gè)爭(zhēng)議焦點(diǎn)：一是該醫(yī)藥公司能否以“無(wú)公司審批手續(xù)”為由拒絕支付吳某加班費(fèi)；二是規(guī)章制度規(guī)定的“21∶00 之前的時(shí)間不應(yīng)計(jì)入加班時(shí)間”是否有效。

《勞動(dòng)法》第四十四條規(guī)定：“有下列情形之一的，用人單位應(yīng)當(dāng)按照下列標(biāo)準(zhǔn)支付高于勞動(dòng)者正常工作時(shí)間工資的工資報(bào)酬：（一）安排勞動(dòng)者延長(zhǎng)工作時(shí)間的，支付不低于工資的百分之一百五十的工資報(bào)酬；（二）休息日安排勞動(dòng)者工作又不能安排補(bǔ)休的，支付不低于工資的百分之二百的工資報(bào)酬?！薄豆べY支付暫行規(guī)定》（勞部發(fā)〔1994〕489號(hào)）第十三條規(guī)定：“用人單位在勞動(dòng)者完成勞動(dòng)定額或規(guī)定的工作任務(wù)后，根據(jù)實(shí)際需要安排勞動(dòng)者在法定標(biāo)準(zhǔn)工作時(shí)間以外工作的，應(yīng)按以下標(biāo)準(zhǔn)支付工資……”從上述條款可知，符合“用人單位安排”“法定標(biāo)準(zhǔn)工作時(shí)間以外工作”情形的，用人單位應(yīng)當(dāng)依法支付勞動(dòng)者加班費(fèi)。

《勞動(dòng)合同法》第四條規(guī)定：“用人單位應(yīng)當(dāng)依法建立和完善勞動(dòng)規(guī)章制度，保障勞動(dòng)者享有勞動(dòng)權(quán)利、履行勞動(dòng)義務(wù)。用人單位在制定、修改或者決定有關(guān)勞動(dòng)報(bào)酬、工作時(shí)間、休息休假、勞動(dòng)安全衛(wèi)生、保險(xiǎn)福利、職工培訓(xùn)、勞動(dòng)紀(jì)律以及勞動(dòng)定額管理等直接涉及勞動(dòng)者切身利益的規(guī)章制度或者重大事項(xiàng)時(shí)，應(yīng)當(dāng)經(jīng)職工代表大會(huì)或者全體職工討論，提出方案和意見(jiàn)，與工會(huì)或者職工代表平等協(xié)商確定。……用人單位應(yīng)當(dāng)將直接涉及勞動(dòng)者切身利益的規(guī)章制度和重大事項(xiàng)決定公示，或者告知?jiǎng)趧?dòng)者?！蓖ㄟ^(guò)民主程序制定的規(guī)章制度，不違反國(guó)家法律、行政法規(guī)及政策規(guī)定，并已向勞動(dòng)者公示的，可以作為確定雙方權(quán)利義務(wù)的依據(jù)。

針對(duì)第二個(gè)爭(zhēng)議焦點(diǎn)，公司的員工手冊(cè)規(guī)定21∶00 之后起算加班時(shí)間，并主張18∶00 至21∶00 是員工晚餐和休息時(shí)間，故 自21∶00 起算加班。鑒于18∶00 至21∶00 時(shí)間長(zhǎng)達(dá)3 個(gè)小時(shí)，遠(yuǎn)超過(guò)合理用餐時(shí)間，且在下班3 個(gè)小時(shí)后再加班，不具有合理性，在該公司不能舉證證實(shí)該段時(shí)間為員工晚餐和休息時(shí)間的情況下，其規(guī)章制度中的該項(xiàng)規(guī)定不具有合理性，人民法院依法否定了其效力。

本案中，吳某提交的考勤記錄、與部門領(lǐng)導(dǎo)及同事的微信聊天記錄、工作會(huì)議紀(jì)要等證據(jù)形成了相對(duì)完整的證據(jù)鏈，該醫(yī)藥公司亦認(rèn)可上述證據(jù)的真實(shí)性。雖然該醫(yī)藥公司未實(shí)際履行加班審批手續(xù)，但并不影響對(duì)“用人單位安排”加班這一事實(shí)的認(rèn)定。故仲裁委員會(huì)和法院均依法裁決該醫(yī)藥公司應(yīng)向吳某支付加班費(fèi)。

合法的規(guī)章制度既能規(guī)范用人單位用工自主權(quán)的行使，又能保障勞動(dòng)者參與用人單位民主管理，實(shí)現(xiàn)構(gòu)建和諧勞動(dòng)關(guān)系的目的。不合理的規(guī)章制度則會(huì)導(dǎo)致用人單位的社會(huì)聲譽(yù)差、認(rèn)同感低，最終導(dǎo)致人才流失，不利于用人單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

典型意義

勞動(dòng)爭(zhēng)議案件的處理，既要保護(hù)勞動(dòng)者的合法權(quán)益，亦應(yīng)促進(jìn)企業(yè)有序發(fā)展。合法的規(guī)章制度既能規(guī)范用人單位用工自主權(quán)的行使，又能保障勞動(dòng)者參與用人單位民主管理，實(shí)現(xiàn)構(gòu)建和諧勞動(dòng)關(guān)系的目的。不合理的規(guī)章制度則會(huì)導(dǎo)致用人單位的社會(huì)聲譽(yù)差、認(rèn)同感低，最終導(dǎo)致人才流失，不利于用人單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

用人單位制定的合理合法的規(guī)章制度，可以作為確定用人單位、勞動(dòng)者權(quán)利義務(wù)的依據(jù)。一旦用人單位以規(guī)章制度形式規(guī)避應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的用工成本，侵害勞動(dòng)者的合法權(quán)益，仲裁委員會(huì)、人民法院就會(huì)依法予以審查，充分保護(hù)勞動(dòng)者的合法權(quán)益。用人單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)單位實(shí)際，制定更為人性化的規(guī)章制度，增強(qiáng)勞動(dòng)者對(duì)規(guī)章制度的認(rèn)同感，激發(fā)勞動(dòng)者的工作積極性，從而進(jìn)一步減少勞動(dòng)糾紛，為構(gòu)建和諧勞動(dòng)關(guān)系做出貢獻(xiàn)。

專家點(diǎn)評(píng)

本案為最高院發(fā)布的勞動(dòng)人事?tīng)?zhēng)議典型案例，從案例中可以看出，該用人單位為了規(guī)避加班費(fèi)風(fēng)險(xiǎn)，設(shè)置了加班審批制度，但是在實(shí)際履行中，員工本人提交了加班審批，而用人單位未履行審批手續(xù)，系用人單位怠于履行審批權(quán)。

從舉證責(zé)任的角度而言，《勞動(dòng)爭(zhēng)議調(diào)解仲裁法》第六條規(guī)定：“發(fā)生勞動(dòng)爭(zhēng)議，當(dāng)事人對(duì)自己提出的主張，有責(zé)任提供證據(jù)。與爭(zhēng)議事項(xiàng)有關(guān)的證據(jù)屬于用人單位掌握管理的，用人單位應(yīng)當(dāng)提供；用人單位不提供的，應(yīng)當(dāng)承擔(dān)不利后果?！?/p>

加班管理是用人單位人員管理中的重要模塊，用人單位需要充分平衡單位的工作任務(wù)、員工的工作效率、員工的休息時(shí)間、單位的加班費(fèi)成本等多方面因素，方能從中尋求最優(yōu)解。

《最高人民法院關(guān)于審理勞動(dòng)爭(zhēng)議案件適用法律問(wèn)題的解釋（一）》（法釋〔2020〕26 號(hào)）第四十二條規(guī)定：“勞動(dòng)者主張加班費(fèi)的，應(yīng)當(dāng)就加班事實(shí)的存在承擔(dān)舉證責(zé)任。但勞動(dòng)者有證據(jù)證明用人單位掌握加班事實(shí)存在的證據(jù)，用人單位不提供的，由用人單位承擔(dān)不利后果?！?/p>

可見(jiàn)，主張加班費(fèi)的勞動(dòng)者有責(zé)任按照“誰(shuí)主張誰(shuí)舉證”的原則，就加班事實(shí)的存在提供證據(jù)，或者就相關(guān)證據(jù)屬于用人單位掌握管理提供證據(jù)。用人單位應(yīng)當(dāng)提供而不提供有關(guān)證據(jù)的，可以推定勞動(dòng)者加班事實(shí)存在。本案中員工提供了考勤記錄、聊天記錄、工作會(huì)議紀(jì)要等證據(jù)，已經(jīng)可以就其加班事實(shí)形成證據(jù)鏈，而用人單位既認(rèn)可勞動(dòng)者相關(guān)證據(jù)的真實(shí)性，也未提出相反證據(jù)，在此情況下，法院支持勞動(dòng)者的加班費(fèi)訴求就屬于正常判決了。

那么，用人單位在進(jìn)行加班管理或就加班費(fèi)之訴應(yīng)訴時(shí)，一般應(yīng)該從哪些角度入手呢？

首先，要注意工時(shí)制度。我國(guó)實(shí)行三種工時(shí)制度，即標(biāo)準(zhǔn)工時(shí)制、不定時(shí)工時(shí)制和綜合計(jì)算工時(shí)制。不同的工時(shí)制度下，加班時(shí)長(zhǎng)的認(rèn)定及加班費(fèi)計(jì)算的標(biāo)準(zhǔn)都不一樣。其中，標(biāo)準(zhǔn)工時(shí)制系目前通行的工時(shí)制度，適用人數(shù)最多，要求每天工作時(shí)間不超過(guò)8 小時(shí)，每周工作時(shí)間不超過(guò)40 個(gè)小時(shí)，每周至少休息一天，多數(shù)加班費(fèi)爭(zhēng)議均產(chǎn)生在該工時(shí)制之下。不定時(shí)工時(shí)制和綜合計(jì)算工時(shí)制一般情況下需要經(jīng)過(guò)勞動(dòng)行政部門的審批方可使用。不定時(shí)工時(shí)制有如下特點(diǎn)：

（1）工作起止時(shí)間不固定，工作時(shí)長(zhǎng)不確定，工作地點(diǎn)不固定。

（2）一般情況下，不執(zhí)行加班規(guī)定。法定節(jié)假日安排不定時(shí)工作制員工工作的，部分地區(qū)（上海市、深圳市等地）需支付加班費(fèi)?！豆べY支付暫行規(guī)定》規(guī)定，實(shí)行不定時(shí)工作制的勞動(dòng)者，不執(zhí)行加班的規(guī)定。

（3）一般不適用遲到、早退等考勤規(guī)定。

綜合計(jì)算工時(shí)制分為年、季、月三種類型，分別對(duì)應(yīng)為：

以年度為周期的綜合計(jì)算工時(shí)，年度總工時(shí)為2000 小時(shí)[（365-52×2-11）×8]；

以季度為周期的綜合計(jì)算工時(shí)，季度總工時(shí)為500 小時(shí)[（250÷4）×8]；

以月度為周期的綜合計(jì)算工時(shí)，月度總工時(shí)為167 小時(shí)[（250÷12）×8]。

在對(duì)應(yīng)的綜合計(jì)算工時(shí)周期內(nèi)，可以出現(xiàn)日工作時(shí)間超過(guò)8 小時(shí)、周工作時(shí)間超過(guò)40 個(gè)小時(shí)的情況，但是不得超過(guò)對(duì)應(yīng)周期總工時(shí)，超出部分需要按照1.5 倍工資的標(biāo)準(zhǔn)計(jì)算加班費(fèi)。因綜合計(jì)算工時(shí)制度的特殊，該工時(shí)制對(duì)應(yīng)人群不存在休息日加班的概念，但是由于綜合計(jì)算工時(shí)本身是剔除了法定節(jié)假日的，因此安排勞動(dòng)者在法定節(jié)假日工作的，即使沒(méi)有超過(guò)本周期對(duì)應(yīng)的工時(shí)數(shù)，也需要按照3 倍工資標(biāo)準(zhǔn)計(jì)算加班費(fèi)，且該期間不計(jì)入本周期正常工時(shí)數(shù)中。

其次，規(guī)章制度中應(yīng)當(dāng)有加班審批制度的設(shè)置，且該設(shè)置應(yīng)當(dāng)符合合理性原則，同時(shí)該制度應(yīng)當(dāng)實(shí)際落地執(zhí)行。用人單位應(yīng)當(dāng)設(shè)置具有合理性和合法性的規(guī)章制度，避免出現(xiàn)如本案中所示的晚餐時(shí)間3 小時(shí)、21∶00 點(diǎn)之后方才計(jì)算加班時(shí)長(zhǎng)等違反常理性原則的規(guī)定。在內(nèi)容合理合法的前提下，經(jīng)過(guò)民主程序建立加班申請(qǐng)和加班審批制度，員工在加班前應(yīng)當(dāng)提前遞交加班申請(qǐng)，說(shuō)明加班原因和預(yù)估加班時(shí)長(zhǎng)，經(jīng)單位同意后方可進(jìn)行加班，在加班完成后應(yīng)當(dāng)根據(jù)實(shí)際加班情況遞交加班審批，單位經(jīng)審批后方可確認(rèn)有效加班時(shí)長(zhǎng)。注意需要避免出現(xiàn)本文案例中加班審批流于形式的情況，實(shí)踐中，對(duì)于確實(shí)需要員工加班的情形，應(yīng)當(dāng)據(jù)實(shí)審批員工的加班申請(qǐng)和加班時(shí)間，在有確實(shí)的審批流程的情況下，法院方才認(rèn)可加班審批制度的真實(shí)性，由此方能避免員工僅憑考勤記錄來(lái)認(rèn)定加班的情況。

最后，如上述工時(shí)制度和審批制度都無(wú)法支撐用人單位減少員工工作時(shí)間記錄的，則用人單位需要注意從考勤時(shí)長(zhǎng)中剔除休息時(shí)間，如用餐時(shí)間、午休時(shí)間等，對(duì)于存在值班的情況，用人單位需要證明值班期間員工并非處于工作狀態(tài)等，以此來(lái)盡量減少工作時(shí)間的認(rèn)可。

綜上所述，加班管理是用人單位人員管理中的重要模塊，用人單位需要充分平衡單位的工作任務(wù)、員工的工作效率、員工的休息時(shí)間、單位的加班費(fèi)成本等多方面因素，方能從中尋求最優(yōu)解。