固定資產(chǎn)投資項目檔案管理的思考與實踐

琚小琳 北京無線電計量測試研究所

一、加強項目檔案管理的意義與思路

固定資產(chǎn)項目檔案是項目建設(shè)全過程的真實記錄，是項目建設(shè)和竣工驗收的基礎(chǔ)和保障，未經(jīng)項目檔案驗收或項目檔案驗收不合格的項目，不得進行現(xiàn)場竣工驗收，在固定資產(chǎn)項目管理中項目檔案驗收的地位是不可撼動的。管理好固定資產(chǎn)項目檔案，對于提高企業(yè)的工程質(zhì)量、推動科研發(fā)展都具有十分重要的意義。

檔案部門全面參與固定資產(chǎn)投資項目管理工作，可對項目檔案工作進行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查?；谌^程管理視角，對固定資產(chǎn)投資項目檔案管理進行思考與實踐，以國家檔案工作“三納入、四參加、四同步”等要求為指導(dǎo)思想，強化項目檔案管理與項目建設(shè)工作同步開展的理念。北京無線電計量測試研究所項目歸口及實施管理部門提出了“規(guī)范管理、源頭介入、深度融合、精益創(chuàng)新”的固定資產(chǎn)投資管理項目“項目—檔案全融合”的管理思路，堅持從源頭抓起、全過程參與，項目檔案管理工作與工程建設(shè)進程同步進行，將項目檔案工作“三納入”“四參加”落到實處。

二、實施項目檔案管理的主要舉措

（一）規(guī)范管理，制度先行

檔案部門及時宣貫檔案管理最新的國家及行業(yè)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，項目業(yè)務(wù)部門通過對集團、二院及本單位的檔案相關(guān)管理辦法的學(xué)習(xí)，知悉文件歸檔的范圍、歸檔的質(zhì)量要求、分類整理的依據(jù)，規(guī)范管理，將檔案管理的要求融入項目管理。

固定資產(chǎn)投資處作為項目歸口及實施管理部門，貫徹執(zhí)行國家有關(guān)項目檔案工作的法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，在項目管理相關(guān)制度、規(guī)范中提出文件歸檔和檔案管理的要求，修訂本單位的固定資產(chǎn)投資管理辦法，及時適應(yīng)檔案等管理要求的變化，將檔案管理的各項制度、規(guī)范、程序等要求作為項目管理辦法中必不可少的一部分。

（二）源頭介入，職責(zé)明確

按照本單位的業(yè)務(wù)分工，梳理出項目檔案網(wǎng)絡(luò)框架，明確各部門在各階段的職責(zé)，落實分工，各司其職，如圖1 所示。

圖1 項目檔案網(wǎng)絡(luò)框架

檔案管理部門監(jiān)督、指導(dǎo)本單位項目管理相關(guān)部門對項目文件的收集、整理和歸檔工作，參加到項目建設(shè)的重要會議、重大活動、階段性檢查、驗收及竣工驗收中，負責(zé)審查項目文件歸檔的完整性、整理的規(guī)范性和系統(tǒng)性。

檔案部門在參與合同的簽訂、技術(shù)協(xié)議的擬定后，明確項目文件管理要求，包括項目文件形成的質(zhì)量要求、歸檔范圍、整理標(biāo)準(zhǔn)、歸檔時間、歸檔套數(shù)、介質(zhì)及格式等內(nèi)容。項目管理部門按照檔案部門的意見和建議，對合同等文件資料設(shè)立或補充專門的章節(jié)或條款，明確相應(yīng)的職責(zé)。檔案部門從源頭介入，提高了項目驗收階段文件資料驗收的質(zhì)量和效率。

（三）深度融合，同步管理

項目管理過程中，檔案管理融入項目建設(shè)，與項目建設(shè)管理同步，納入項目建設(shè)計劃、項目管理程序、合同管理和崗位責(zé)任制。在項目制度體系方面，項目管理部門要將檔案要求融入業(yè)務(wù)制度建設(shè)，明確各業(yè)務(wù)部門有關(guān)檔案的職責(zé)。在項目實施過程中，要確保檔案工作落到實處，貫穿目標(biāo)、職責(zé)、要求、計劃和措施等各業(yè)務(wù)節(jié)點。在項目合同管理中，檔案部門參與合同、技術(shù)協(xié)議審核，將檔案工作的要求落實到合同專門條款中，作為驗收交付檢查的依據(jù)。建立協(xié)調(diào)機制，在實施過程中遇到歸檔問題，召開專題會議，及時協(xié)調(diào)解決文件歸檔中存在的問題，形成閉環(huán)。加強項目節(jié)點管控，檢查文件歸檔質(zhì)量與歸檔進度，避免滯后和積壓。檔案部門參與驗收把關(guān)，協(xié)助業(yè)務(wù)部門參加節(jié)點驗收，指導(dǎo)業(yè)務(wù)部門開展工作，以提高文檔質(zhì)量。

項目開始實施時，項目管理相關(guān)部門要以檔案管理為重點，根據(jù)項目建設(shè)進展制訂項目檔案工作計劃，檢查歸檔計劃并及時反饋、解決計劃實施期間存在的問題。加強項目文件過程管理，通過節(jié)點控制強化項目文件管理，實現(xiàn)從項目文件形成、流轉(zhuǎn)到歸檔管理的全過程控制。

（四）精益創(chuàng)新，深化培訓(xùn)

項目管理部門要與項目檔案管理部門建立溝通協(xié)調(diào)機制，定期選擇某一專題進行交流，提高項目文件歸檔質(zhì)量。針對歸檔過程中的薄弱環(huán)節(jié)，檔案部門要進行現(xiàn)場指導(dǎo)，比如非標(biāo)設(shè)備文件擬制、方案評審及資料驗收核對問題等。

檔案部門要配備充足的專業(yè)人員，即滿足固定資產(chǎn)項目檔案管理工作需要的檔案人員。檔案人員應(yīng)具備檔案專業(yè)知識和技能，掌握一定的項目管理和相關(guān)工程技術(shù)專業(yè)知識，并經(jīng)過項目檔案管理培訓(xùn)。

加強對本單位項目業(yè)務(wù)部門的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，組建高素質(zhì)的固定資產(chǎn)項目檔案管理團隊。及時貫徹落實國家檔案局、國防科工局、集團公司等上級機關(guān)的各項規(guī)章制度，對上級機關(guān)下發(fā)的各項制度進行系統(tǒng)解讀，并落實責(zé)任到人。積極組織業(yè)務(wù)部門參加國防科工局、集團公司等上級機關(guān)組織的檔案技能培訓(xùn)，提高項目管理人員的檔案業(yè)務(wù)技能水平。

三、全過程項目管理模式的運用及成效

（一）運用

通過具體實踐，探索出項目檔案過程管理的突破途徑，理順項目實施與檔案管理各個環(huán)節(jié)的銜接關(guān)系，推進項目管理，為后續(xù)固定資產(chǎn)投資項目中各階段的檔案管理提供借鑒經(jīng)驗，提升項目管理能力。

北京無線電計量測試研究所某平臺項目在實施和驗收中，運用了“項目—檔案全融合”全過程項目管理模式，經(jīng)過了三年實踐，形成了初步的效果。相對于同期竣工驗收的兄弟單位的項目，北京無線電計量測試研究所某平臺項目提前一個月通過了檔案驗收，檔案驗收零問題并取得了驗收批復(fù)。

建設(shè)項目的檔案類型主要有三種，即項目綜合管理檔案、基建檔案和設(shè)備檔案。以設(shè)備檔案為例，在建項目的工藝設(shè)備主要分為通用設(shè)備和非標(biāo)設(shè)備兩大類，其中尤以非標(biāo)設(shè)備形成文件資料數(shù)量最多、文件種類最豐富。

（二）成效

1.完整性和系統(tǒng)性

在項目實施管理過程中，在檔案資料完整性方面，逐漸梳理形成了非標(biāo)設(shè)備各階段文件歸檔范圍及檢查要素，如表1 所示，解決了非標(biāo)設(shè)備研制過程中文件資料收集不齊全、文件成套性有機聯(lián)系不強的問題，確保每臺（套）非標(biāo)設(shè)備的檔案歸檔完整、文件收集齊全。

表1 非標(biāo)設(shè)備各階段文件歸檔范圍及檢查要素表

充分發(fā)揮檔案部門監(jiān)督檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)職能，對于項目前期調(diào)研合同簽訂階段、研制生產(chǎn)階段、安裝調(diào)試階段、交付驗收階段等的文件資料歸檔范圍予以明確，明確項目文件收集的范圍，將儀器設(shè)備項目檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)落到實處，使文件更加完整、系統(tǒng)，加強了文件齊套的過程管控。

2.準(zhǔn)確性及有效性

在細化了非標(biāo)設(shè)備的歸檔范圍后，按照項目檔案的管理要求，梳理了檢查要素表，明確了項目文件歸檔的要求，文件管理在實施前期介入，規(guī)范了文件及日期簽署，提高了歸檔文件的準(zhǔn)確性。歸檔時，對照檢查要素對設(shè)備的文件資料進行初步自查，如合同、技術(shù)協(xié)議、評審文件、測試記錄、非標(biāo)設(shè)備的圖紙等，對照檢查要素表都能很清楚地查找問題。

檔案部門全程參與非標(biāo)設(shè)備實施的合同評審、方案設(shè)計評審及交付驗收評審階段，通過階段評審，對前一階段形成的文件資料進行把關(guān)和審核，提出階段性整改建議和要求，加強對項目建設(shè)過程中文件形成、積累工作的管理。

四、項目檔案管理新途徑的探索

項目檔案管理必須融入項目管理體系，明確項目檔案的主體責(zé)任，實現(xiàn)項目檔案與項目管理的同步，這樣才能更好地規(guī)范項目全過程文件資料的形成、收集與整理，明確歸檔職責(zé)，實現(xiàn)檔案管理與項目管理的深度融合。

同時，要強化檔案貫穿業(yè)務(wù)的理念，讓項目中的每個部門、每個人都重視檔案，只有這樣，才能做到依法合規(guī)地做好項目檔案管理工作。

項目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全是固定資產(chǎn)投資項目檔案工作的原則。固定資產(chǎn)投資項目檔案管理是一項比較復(fù)雜的工作，在實際操作中，經(jīng)常會遇到各種各樣的問題，為此，需要在后續(xù)工作實踐中不斷地探討與創(chuàng)新。