淺談高職院校財(cái)務(wù)檔案管理常見問題及措施

范才紅

（江蘇工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院財(cái)務(wù)處，南通 226007）

財(cái)務(wù)檔案管理是一門專業(yè)性很強(qiáng)的工作，主要包括財(cái)務(wù)檔案的整理、編號(hào)、調(diào)閱、借閱、信息挖掘、安全和保密，以及及時(shí)入庫與納入管理等內(nèi)容。通過建立健全各項(xiàng)財(cái)務(wù)檔案管理制度，完善財(cái)務(wù)管理工作流程，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理的規(guī)范化、系統(tǒng)化和科學(xué)化，有利于提高財(cái)務(wù)檔案的管理水平和利用效率。

學(xué)校財(cái)務(wù)檔案及管理有著非常重要的作用。全面、連續(xù)、系統(tǒng)、有效的財(cái)務(wù)檔案管理及綜合分析利用能夠有效幫助學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)全面了解、掌握和分析學(xué)校財(cái)務(wù)狀況，為學(xué)校各項(xiàng)工作部署提供財(cái)務(wù)支持，促進(jìn)學(xué)校各項(xiàng)工作有序、有效、高質(zhì)量展開，從而提高學(xué)校教學(xué)質(zhì)量、社會(huì)服務(wù)質(zhì)量及提升辦學(xué)特色，促進(jìn)學(xué)校事業(yè)良性發(fā)展，也能在學(xué)校各項(xiàng)水平評(píng)估中起到至關(guān)重要的作用。所以，本文簡(jiǎn)析了財(cái)務(wù)檔案管理中存在的部分問題，并給出了一些解決措施和建議以供參考。

一、現(xiàn)狀簡(jiǎn)析

（一）學(xué)校財(cái)務(wù)檔案管理手段不全面，信息化程度有待進(jìn)一步提高

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不斷地發(fā)展，信息化技術(shù)在財(cái)務(wù)檔案管理中得到了廣泛應(yīng)用，不僅能夠?yàn)閺V大師生員工的財(cái)務(wù)信息查詢和應(yīng)用提供便利，而且也有利于財(cái)務(wù)檔案整理、歸檔、安全保密及保障等工作的展開，并且能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案管理過程中存在的不合理問題，進(jìn)而加以調(diào)整解決，從而建立更完善的現(xiàn)代財(cái)務(wù)檔案管理機(jī)制，提高財(cái)務(wù)檔案的管理和利用效率。因此，計(jì)算機(jī)技術(shù)、“互聯(lián)網(wǎng)+”及大數(shù)據(jù)等現(xiàn)代化信息技術(shù)在財(cái)務(wù)檔案管理中得到了越來越廣泛的關(guān)注和應(yīng)用。但是，有些學(xué)校由于對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理不夠重視，在資金等方面的投入不足，造成財(cái)務(wù)部門缺少必要的信息化設(shè)備（特別是財(cái)務(wù)檔案信息采集等相關(guān)設(shè)備）、先進(jìn)的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)平臺(tái)，以及經(jīng)常性的財(cái)務(wù)信息化技術(shù)培訓(xùn)等相關(guān)內(nèi)容。因此，在財(cái)務(wù)信息資源的收集、整理、檔案電子化和開發(fā)利用等方面存在不到位等問題，影響了財(cái)務(wù)檔案的管理質(zhì)量和使用效率。

通過調(diào)研發(fā)現(xiàn)，雖然絕大部分學(xué)校的財(cái)務(wù)報(bào)賬是通過財(cái)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行全面的信息處理，但是仍然有少部分院校采取不全面的信息化財(cái)務(wù)報(bào)賬方式。報(bào)賬人員僅提供紙質(zhì)票據(jù)，經(jīng)各部門領(lǐng)導(dǎo)簽字蓋章后再去財(cái)務(wù)部門進(jìn)行報(bào)賬，財(cái)務(wù)檔案管理人員需要對(duì)紙質(zhì)票據(jù)進(jìn)行校對(duì)、分類編號(hào)、歸檔和電子化等處理工作，其過程費(fèi)時(shí)費(fèi)力。如果財(cái)務(wù)報(bào)賬系統(tǒng)在報(bào)賬過程中能夠提供紙質(zhì)票據(jù)電子化處理通道，并由報(bào)賬人員通過該通道上傳相關(guān)電子票據(jù)，雖然這樣處理看似煩瑣，但能夠?qū)⒓堎|(zhì)檔案與電子檔案進(jìn)行有效的銜接，不斷加強(qiáng)兩者之間的整合管理，這不但有利于財(cái)務(wù)人員對(duì)票據(jù)的預(yù)審工作，而且也非常有利于后期的財(cái)務(wù)檔案處理。在對(duì)票據(jù)進(jìn)行檢查、調(diào)閱等操作時(shí)，可以先在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中查看各種原始票據(jù)的電子檔案，而不需要直接從財(cái)務(wù)檔案庫中查找原始紙質(zhì)票據(jù)。當(dāng)需要查看原始紙質(zhì)票據(jù)時(shí)，根據(jù)電子檔案的檢索后，由財(cái)務(wù)檔案人員找出相應(yīng)的紙質(zhì)票據(jù)，這樣就能提高財(cái)務(wù)檔案的管理和利用效率，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的實(shí)際利用價(jià)值得到最大限度的發(fā)揮。

（二）財(cái)務(wù)檔案管理意識(shí)薄弱，規(guī)章制度有待進(jìn)一步完善

財(cái)務(wù)檔案管理水平是反映學(xué)校管理水平和質(zhì)量的一個(gè)重要尺度，但是當(dāng)前部分院校始終把教學(xué)質(zhì)量、辦學(xué)特色、社會(huì)服務(wù)等方面放在首要位置，而對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作的意識(shí)淡薄、重視不夠。其認(rèn)為檔案管理就是對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行簡(jiǎn)單的整理、歸檔和查閱登記等工作，沒有深刻認(rèn)識(shí)和了解到財(cái)務(wù)檔案管理在學(xué)校發(fā)展中的重要性。同時(shí)，也存在財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)章制度和運(yùn)行機(jī)制不夠健全的問題，監(jiān)督制和責(zé)任制不夠完善，甚至個(gè)別學(xué)校還沒有完全形成以信息技術(shù)為基礎(chǔ)的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的財(cái)務(wù)檔案運(yùn)行管理機(jī)制。這就造成財(cái)務(wù)檔案管理沒有完全按照現(xiàn)代信息化管理制度的規(guī)范和要求進(jìn)行，使財(cái)務(wù)檔案在收集、管理等各個(gè)環(huán)節(jié)中都存在問題，從而沒有能夠充分利用財(cái)務(wù)檔案的內(nèi)在價(jià)值。

（三）財(cái)務(wù)檔案管理人員不夠或其業(yè)務(wù)能力有待進(jìn)一步提高

財(cái)務(wù)檔案管理人員要有較強(qiáng)的思維、組織和分析能力。規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化和信息化的財(cái)務(wù)檔案管理離不開高素質(zhì)的財(cái)務(wù)檔案管理人員，培養(yǎng)和提高財(cái)務(wù)檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力水平顯得尤為重要。但是，有些學(xué)校缺少專職的財(cái)務(wù)檔案管理人員，或者有專職檔案管理人員，但缺少必要的財(cái)務(wù)檔案業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)。這導(dǎo)致部分財(cái)務(wù)檔案管理人員的檔案管理意識(shí)較弱，對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)不足，缺少主動(dòng)管理意識(shí)，存在敷衍應(yīng)付行為。這不但會(huì)降低財(cái)務(wù)檔案的管理質(zhì)量和效率，而且也會(huì)忽視檔案管理過程可能出現(xiàn)的潛在漏洞等。

隨著學(xué)校高質(zhì)量、快速地發(fā)展，財(cái)務(wù)檔案信息量也將不斷增加，并且種類繁多，所以財(cái)務(wù)檔案管理的工作量也隨之不斷增加，對(duì)檔案管理人員的能力要求也越來越高。在這種情況下，專職財(cái)務(wù)檔案管理人員對(duì)此也要高度重視，并具備扎實(shí)的業(yè)務(wù)能力。顯而易見，非專職檔案管理人員存在工作變動(dòng)大、持續(xù)性差等問題，如果由他們管理，可能會(huì)導(dǎo)致財(cái)務(wù)檔案管理質(zhì)量不高、利用率下降，不利于相關(guān)工作的有序展開。

二、解決措施

（一）加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理人員的思想政治工作

思想政治教育在任何領(lǐng)域、任何時(shí)期都不過時(shí)。思想政治工作是治黨治國的重要方式，加強(qiáng)學(xué)校思想政治教育工作也是建立學(xué)校思想政治體系的基本要求。由于財(cái)務(wù)檔案管理工作的特殊性和重要性，在財(cái)務(wù)檔案管理工作中更要不斷加強(qiáng)思想政治和安全保密等相關(guān)內(nèi)容的教育，強(qiáng)化政治站位，提升思想政治水平。

學(xué)校在加強(qiáng)教師、學(xué)生和其他相關(guān)人員思想政治教育工作的同時(shí)，也要重視和加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的思想政治教育工作，提高他們的思想政治覺悟，完善檔案管理意識(shí)形態(tài)建設(shè)，發(fā)揮思想政治工作的先導(dǎo)作用，提高檔案管理人員的主動(dòng)性、積極性和創(chuàng)造性，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化和安全化。要通過持續(xù)性的思想政治教育，不斷優(yōu)化和轉(zhuǎn)變財(cái)務(wù)檔案管理人員的思想觀念和思維方式，做到勇于創(chuàng)新和敢于探索，根據(jù)實(shí)際工作情況，找出檔案管理工作中可能出現(xiàn)的問題并提出有效的解決方案，促進(jìn)和優(yōu)化檔案管理工作，提高安全意識(shí)和服務(wù)意識(shí)及業(yè)務(wù)能力。

（二）不斷健全和完善財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)章制度并嚴(yán)格執(zhí)行

現(xiàn)在，各院校正在不斷進(jìn)行深入改革和高速發(fā)展，要想不斷提高財(cái)務(wù)檔案管理意識(shí)和業(yè)務(wù)水平，加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理工作，以及做好財(cái)務(wù)內(nèi)部控制等工作，離不開完善的管理規(guī)章制度和對(duì)檔案管理工作的重視。建立健全規(guī)范化、現(xiàn)代化和信息化的財(cái)務(wù)檔案管理運(yùn)行機(jī)制、管理制度及保障機(jī)制，是提高財(cái)務(wù)檔案管理和綜合利用效率的重要保障。同時(shí)，隨著現(xiàn)代化、信息化等技術(shù)在財(cái)務(wù)檔案管理工作過程中的不斷深入應(yīng)用，各種新情況和新問題也在不斷出現(xiàn)。因此，需要不斷健全和完善財(cái)務(wù)檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度，對(duì)財(cái)務(wù)檔案的收集、整理、保管和安全保密等各環(huán)節(jié)的工作內(nèi)容及要求要進(jìn)一步明確和規(guī)范，以適應(yīng)財(cái)務(wù)檔案管理發(fā)展和現(xiàn)代化信息技術(shù)手段的應(yīng)用，從而進(jìn)一步提升財(cái)務(wù)檔案管理工作的質(zhì)量和利用效率。這不僅需要相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)高度重視和統(tǒng)籌安排財(cái)務(wù)檔案管理工作，加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作的監(jiān)督和完善相關(guān)規(guī)章制度，明確財(cái)務(wù)檔案管理工作的職責(zé)、流程，還要通過建立現(xiàn)代化財(cái)務(wù)檔案管理運(yùn)行機(jī)制，規(guī)避檔案管理運(yùn)行過程中可能出現(xiàn)的不良問題。與此同時(shí)，也要建立完善、合理的財(cái)務(wù)檔案管理績(jī)效考核機(jī)制，充分調(diào)動(dòng)財(cái)務(wù)檔案管理人員的工作熱情，激發(fā)管理人員的積極性和創(chuàng)新性。

由于各項(xiàng)財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)也是學(xué)校的核心信息，所以必須加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案安全及保密管理規(guī)范的制定和完善。財(cái)務(wù)檔案室要禁止非工作人員進(jìn)入，要明確哪些信息是可以被查閱的，哪些是可以公開的，哪些是要保密的。特別是對(duì)于不能公開的或只能在允許范圍內(nèi)部分查閱和應(yīng)用的財(cái)務(wù)信息，更要制定嚴(yán)格的管理制度并加強(qiáng)管理。同時(shí)，也要在制定管理制度上考慮財(cái)務(wù)檔案信息安全防護(hù)工作，確保信息安全。

綜合考慮到財(cái)務(wù)檔案管理工作除了完成檢查、調(diào)閱等常規(guī)服務(wù)之外，也要為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的決策提供有力的支持服務(wù)，因此財(cái)務(wù)檔案管理的規(guī)章制度既要能夠很好地體現(xiàn)服務(wù)意識(shí)，又要能夠促進(jìn)財(cái)務(wù)檔案管理人員不斷提高自身的檔案管理能力、挖掘分析財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的能力、創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制和化被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)的能力，以及拓展財(cái)務(wù)檔案服務(wù)范圍的能力等。

隨著疫情常態(tài)化管理出現(xiàn)，常規(guī)狀態(tài)下財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)章制度有些地方可能顯得不合時(shí)宜。因此，考慮到“互聯(lián)網(wǎng)+”及大數(shù)據(jù)技術(shù)背景下的現(xiàn)代信息技術(shù)在財(cái)務(wù)檔案管理中不斷深入應(yīng)用，財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)章制度也要隨之做進(jìn)一步完善和優(yōu)化，需要重新規(guī)范財(cái)務(wù)檔案管理相關(guān)的操作流程、安全保密措施等內(nèi)容，適應(yīng)疫情防控常態(tài)化和信息技術(shù)不斷發(fā)展的需要。

（三）加大信息技術(shù)投入力度和提高財(cái)務(wù)檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力

財(cái)務(wù)檔案管理工作對(duì)學(xué)校良好、健康的可持續(xù)發(fā)展具有十分重要的作用。財(cái)務(wù)檔案的管理水平、質(zhì)量和效率等能力的提高，離不開財(cái)務(wù)檔案管理人員不斷地提升自身業(yè)務(wù)能力、知識(shí)儲(chǔ)備，以及學(xué)校對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理的現(xiàn)代信息技術(shù)設(shè)備的投入等方面。所以，學(xué)校財(cái)務(wù)部門要持續(xù)不斷地注重財(cái)務(wù)檔案管理人員的繼續(xù)教育工作，在嚴(yán)格按照財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)章制度的情況下，加強(qiáng)檔案管理法律法規(guī)知識(shí)和信息技術(shù)能力等多方面的培訓(xùn)，特別是要加強(qiáng)在大數(shù)據(jù)背景下的現(xiàn)代化、信息化技術(shù)在財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)中的應(yīng)用能力的培訓(xùn)，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案管理人員綜合能力的不斷提高。

同時(shí)，財(cái)務(wù)檔案管理人員也要在思想上重視業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)，積極主動(dòng)參與和配合學(xué)習(xí)現(xiàn)代先進(jìn)的財(cái)務(wù)檔案管理知識(shí)，掌握先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，從而不斷地更新和優(yōu)化財(cái)務(wù)檔案管理理念，提高應(yīng)用信息技術(shù)的能力及檔案的管理和利用效率，并結(jié)合學(xué)校及自身工作實(shí)際情況，找出符合本校財(cái)務(wù)檔案管理工作的新方法和新手段，不斷完善財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)范，促進(jìn)本單位財(cái)務(wù)檔案管理的進(jìn)一步科學(xué)化、合理化、信息化。

財(cái)務(wù)檔案管理設(shè)備及平臺(tái)的建設(shè)既要結(jié)合學(xué)校發(fā)展?fàn)顟B(tài)，也要根據(jù)網(wǎng)絡(luò)化、信息化等技術(shù)的發(fā)展情況進(jìn)行合理優(yōu)化，盡量減少學(xué)校財(cái)務(wù)壓力，提高資金利用效率。財(cái)務(wù)檔案管理人員的各種培訓(xùn)也要根據(jù)學(xué)校實(shí)際情況和資金投入情況進(jìn)行適當(dāng)安排，可以采用靈活多樣的“走出去、請(qǐng)進(jìn)來”等方式，開展進(jìn)修和觀摩、交流學(xué)習(xí)及網(wǎng)課等各種形式的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，提高管理人員的業(yè)務(wù)和管理水平。同時(shí)，也可以考慮通過將培訓(xùn)的效果與工資績(jī)效掛鉤等方式來激勵(lì)財(cái)務(wù)檔案管理人員積極參加培訓(xùn)和提高培訓(xùn)質(zhì)量。通過不斷提高財(cái)務(wù)檔案管理人員的自身能力，可以促進(jìn)學(xué)校財(cái)務(wù)檔案管理良性發(fā)展，為學(xué)校不斷發(fā)展壯大提供有力的財(cái)務(wù)保障和信息支持。

（四）創(chuàng)新財(cái)務(wù)檔案管理和服務(wù)模式

財(cái)務(wù)檔案管理的重要性在學(xué)校持續(xù)高質(zhì)量發(fā)展的過程中越來越突出。在新時(shí)代、新形勢(shì)下，財(cái)務(wù)檔案管理也要在提高思想政治站位的情況下解放思想、實(shí)事求是，采取新思路和新模式推動(dòng)財(cái)務(wù)及檔案管理工作向前發(fā)展。特別是在當(dāng)前經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)疫情防控常態(tài)化形勢(shì)下，財(cái)務(wù)管理工作也面臨著許多新問題和新情況，原先的財(cái)務(wù)及其檔案管理和服務(wù)模式顯得有點(diǎn)跟不上發(fā)展的節(jié)奏。當(dāng)然，這也給財(cái)務(wù)檔案管理和服務(wù)帶來了新機(jī)遇和新挑戰(zhàn)。財(cái)務(wù)及其檔案管理人員要能夠及時(shí)改變管理思維模式，既要樹立大局意識(shí)，強(qiáng)化服務(wù)能力，做好財(cái)務(wù)管理和核算，也要考慮局部利益，做到事無巨細(xì)。在學(xué)校財(cái)務(wù)資源配置、管理和服務(wù)等方面樹立面向?qū)W校發(fā)展、保障服務(wù)及師生員工利益等廣大基層服務(wù)意識(shí)，勇于擔(dān)當(dāng)，履行財(cái)務(wù)管理規(guī)章制度，提高工作效率。

此外，為了應(yīng)對(duì)當(dāng)前這種情況，在財(cái)務(wù)及其檔案管理中進(jìn)一步加強(qiáng)利用現(xiàn)代化、信息化技術(shù)就顯得更為必要了。因此，財(cái)務(wù)檔案管理人員要能夠與時(shí)俱進(jìn)，進(jìn)一步加強(qiáng)學(xué)習(xí)并提高在財(cái)務(wù)檔案管理中利用信息技術(shù)的能力，掌握“互聯(lián)網(wǎng)+”及大數(shù)據(jù)技術(shù)背景下的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的采集、處理、存儲(chǔ)、提取和分析等業(yè)務(wù)能力，自覺形成適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)信息條件下的財(cái)務(wù)及其檔案管理思維模式，合理有效地整合各種財(cái)務(wù)信息資源，并能夠利用相關(guān)信息技術(shù)深入分析和深挖財(cái)務(wù)檔案自身隱含的信息價(jià)值。雖然，學(xué)?？梢詾樨?cái)務(wù)檔案管理在信息技術(shù)及其設(shè)備的投入方面提供有力的資金技術(shù)等基礎(chǔ)保障，但這也離不開學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重視，以及財(cái)務(wù)及其檔案管理人員的管理意識(shí)與模式的轉(zhuǎn)變。

結(jié) 語

財(cái)務(wù)檔案是一種非常重要的信息資源載體，在不斷健全完善現(xiàn)有的規(guī)章管理和監(jiān)督等制度下利用現(xiàn)代信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案運(yùn)行管理，顯得非常重要。而在實(shí)際工作過程中，有些單位的財(cái)務(wù)檔案管理存在管理意識(shí)薄弱、管理人員業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)、管理規(guī)范不健全、管理流程較為復(fù)雜等問題，已經(jīng)不能完全適應(yīng)新時(shí)代下的財(cái)務(wù)檔案管理工作。因此，需要從思想政治、規(guī)章制度、管理手段和模式，以及管理人員的業(yè)務(wù)水平等多方面入手，強(qiáng)化財(cái)務(wù)檔案管理，提高管理水平和能力，深挖財(cái)務(wù)檔案包含的信息，促進(jìn)學(xué)校高質(zhì)量、健康、可持續(xù)發(fā)展。