農(nóng)業(yè)科研單位會計檔案規(guī)范化管理芻議

郭 偉

（作者單位：河北省農(nóng)林科學(xué)院）

中華人民共和國財政部、國家檔案局令第79 號《會計檔案管理辦法》第五條明確規(guī)定“單位應(yīng)當加強會計檔案管理工作，建立和完善會計檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等管理制度，采取可靠的安全防護技術(shù)和措施，保證會計檔案的真實、完整、可用、安全”[1]。從法制化角度要求單位加強會計檔案的管理工作。對于單位而言，通過會計檔案，可以了解以往每項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的來龍去脈，為單位提供詳細的經(jīng)濟信息，為單位發(fā)展和領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考。同時會計檔案也是檢查單位是否遵守財務(wù)紀律的重要依據(jù)，是單位對外提供審計等檢查的重要的窗口資料，其整齊、規(guī)范不僅為工作提供便利，也是一個單位的工作風貌展示。因此，加強會計檔案規(guī)范化管理是法制的要求也是單位開展各項工作的要求。

一、會計檔案規(guī)范化管理的瓶頸及現(xiàn)狀

2021 年，某院對其所屬14 個農(nóng)業(yè)科研事業(yè)單位近年來檔案管理工作進行了聯(lián)查，檔案內(nèi)容規(guī)范管理也逐年提高，例如有的單位完善了實物檔案，其他各門類檔案管理和檔案室建設(shè)也逐步提升。但其規(guī)范化管理還遠遠不夠。尤其在檔案的數(shù)字化建設(shè)方面，只有一個事業(yè)單位購置了軟件并運行。在會計檔案管理方面多數(shù)單位延續(xù)著以前規(guī)矩和慣例，沒有相關(guān)方面的培訓(xùn)，對會計檔案整理、歸檔等規(guī)范化管理認識不夠。沒有與時俱進，對電子會計檔案內(nèi)容認知不清，只做簡單備份，沒有存檔和提供利用。

現(xiàn)階段，農(nóng)業(yè)作為國民經(jīng)濟的首要產(chǎn)業(yè)，在“科技是第一生產(chǎn)力”的前提下，農(nóng)業(yè)科研事業(yè)單位資金投入逐年增大。單位各項工作大踏步發(fā)展，資金的使用及管理趨向完善，財務(wù)管理工作更趨于高效和規(guī)范，而會計檔案作為財務(wù)管理工作中的最后一環(huán)，在經(jīng)濟大發(fā)展的浪潮中，憑證、賬簿、報表增加了厚度，增加了內(nèi)容，增加了數(shù)量，卻忽視了會計檔案的規(guī)范化管理。對于會計機構(gòu)而言，政府會計制度改革，事業(yè)單位財務(wù)實行“雙基礎(chǔ)、雙核算、雙分錄”，加大了會計人員工作難度和強度。業(yè)務(wù)量大、人員少、老齡化是多數(shù)科研事業(yè)單位存在的普遍現(xiàn)象，工作重心往往放在日常核算、財務(wù)管理、各類報表的填制等事項上，忽視了會計檔案的基礎(chǔ)規(guī)范工作?？蒲惺聵I(yè)單位科研任務(wù)重，多數(shù)單位檔案管理部門機構(gòu)不健全，無檔案管理工作規(guī)劃和年度計劃，單位檔案管理人員多為兼職，檔案工作成了“說起來重要、做起來不重要、忙起來甚至不要”，造成了檔案管理工作的弱化、邊緣化。加之軟硬件配套措施的不完善，阻礙了會計檔案規(guī)范化管理的發(fā)展。

二、影響會計檔案規(guī)范化管理的主要因素

（一）會計檔案內(nèi)容要素不規(guī)范

會計憑證、賬簿、報表等不符合《會計基礎(chǔ)規(guī)范》要求。會計檔案內(nèi)容序時性、相關(guān)性、嚴肅性以及檔案格式的規(guī)范性等特殊屬性決定了會計檔案基礎(chǔ)工作的重要性。主要表現(xiàn)在：一是要素填寫不完整，裝訂不符合規(guī)范。記賬人、審核人、財務(wù)主管、單位領(lǐng)導(dǎo)人等時有漏簽，有的采購合同、封面未加蓋財務(wù)章及單位公章等。憑證裝訂不整齊，有的原始憑證內(nèi)還有未去除的金屬物。二是內(nèi)容不完整，格式不統(tǒng)一。會計賬簿首頁啟用表、賬戶目錄、頁碼不齊全，有的沒有目錄，不打印頁碼，不能達到利用賬簿迅速、準確定位到要查找的經(jīng)濟業(yè)務(wù)。會計報表格式不統(tǒng)一等，影響了會計檔案內(nèi)容的特殊屬性，不能體現(xiàn)相關(guān)人員的權(quán)責，不利于檔案的保管和查找利用。

（二）會計檔案歸檔內(nèi)容不準確

主要體現(xiàn)在對會計檔案界定和內(nèi)容認知不清，一是少歸。有的單位會計憑證、賬簿歸檔，移交單位檔案室保管，而會計報表及其他資料卻一直在會計室保存，不認為是會計檔案，有的在工作中不注意留痕，各類報表收集不齊全，主要體現(xiàn)在會計日常工作中形成的具有一定價值分析、統(tǒng)計類報表，如季度、年度財務(wù)管理分析表，一些電子報送且不需要報送紙質(zhì)報表，如季度、年度增值稅、所得稅報表等；還有的大多單位缺少銀行存款余額調(diào)節(jié)表等。二是多歸。把不屬于會計檔案的文件、項目合同書、績效目標責任書等列入會計檔案歸檔，造成與文書、科研檔案重復(fù)歸檔。

（三）會計檔案移交不及時

依據(jù)國家的《會計檔案管理辦法》第十一條：當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可由單位會計管理機構(gòu)臨時保管一年，因工作需要須推遲移交的，應(yīng)當經(jīng)單位檔案管理機構(gòu)同意，但最長不超過三年。但通過調(diào)研和檢查發(fā)現(xiàn)，有的單位并未及時移交，主要存在幾種情況：一是單位為了工作查找的便利，會計檔案常年在會計室保存；二是單位掛靠有學(xué)會戶、工會賬戶的，因其業(yè)務(wù)量小，形成的會計檔案較少，沒有按規(guī)定時間移交；三是單位有所屬控股的企業(yè)的，其會計檔案因企業(yè)不具備檔案管理條件，也沒有明確需移交給所屬單位檔案部門，自成立以來一直由企業(yè)會計室保管；四是有的單位因為單位檔案室不具備存放條件等。這些嚴重影響了會計檔案安全性和整體性，易造成會計檔案的丟失和損壞。

（四）電子會計檔案缺失

會計電算化已運行多年，多數(shù)單位財務(wù)核算軟件更新迭代，農(nóng)業(yè)科研事業(yè)單位目前使用財政一體化平臺核算，已平穩(wěn)實施，但大多單位只是作為一個會計核算的平臺，年末對其簡單備份，對電子會計檔案的歸檔內(nèi)容、歸檔條件等不了解，目前只是將打印出的紙質(zhì)檔案存檔，而沒有將存儲在計算機中的會計信息備份在磁性介質(zhì)上歸檔保存。且由于單位會計核算軟件的多樣性和網(wǎng)絡(luò)要求的特殊性，多數(shù)單位檔案室也不具有保管和提供利用電子會計檔案的軟、硬件條件，制約了會計檔案的高效利用，不利于電子會計檔案信息化的發(fā)展。

（五）會計檔案管理配套不完善

一是軟、硬件配備欠缺。有的單位檔案庫房沒有按照國家?guī)旆拷ㄔO(shè)標準進行選址；有的單位庫房狹小、面積不達標、裝具不足，沒有及時購置鐵皮柜、檔案盒，會計檔案裝在一個大紙箱中，隨意堆放地上，很容易造成泄密或丟失。在軟件使用方面，檢查中14 個科研單位只有一個使用了專門的檔案管理軟件，多數(shù)單位沒有配備，有的雖然購置了檔案管理軟件，但沒有使用，使軟件成了擺設(shè)。二是檔案管理人員能力欠缺。各單位檔案管理人員多為兼職，缺乏檔案管理專業(yè)背景，對檔案管理理解不到位。這些都影響了會計檔案信息資源的保管和作用的發(fā)揮[2]。

三、做好會計檔案規(guī)范化管理的基礎(chǔ)條件

（一）正確理解會計檔案的特性及內(nèi)容

會計檔案具有突出的專業(yè)屬性，檔案內(nèi)容具有序時性、相關(guān)性、嚴肅性。檔案內(nèi)容僅指會計活動中形成的會計核算資料，會計管理活動中形成的文件資料，如會計政策法規(guī)、制度辦法、預(yù)算、財務(wù)計劃、總結(jié)等不屬于會計檔案的范疇，而是屬于文書檔案的范疇。

會計檔案歸檔的內(nèi)容一般包括會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計核算資料等四個部分。會計憑證是記錄經(jīng)濟業(yè)務(wù)、明確經(jīng)濟責任的書面證明，包括原始憑證、記賬憑證。會計賬簿是由一定格式、相互聯(lián)結(jié)的賬頁組成，以會計憑證為依據(jù)，全面、系統(tǒng)地記錄各項業(yè)務(wù)簿籍，包括總賬、明細賬、日記賬以及輔助登記備查賬等。會計報表是反映單位會計財務(wù)狀況和經(jīng)費成果總結(jié)性書面文件，包括月、季、年度各類報表等。其他會計核算資料是指與會計核算、會計監(jiān)督緊密相關(guān)，由會計部門負責辦理的有關(guān)數(shù)據(jù)資料，包括銀行存款對賬單、銀行存款余額調(diào)整表、納稅申報表、財務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計資料、財務(wù)清查匯總資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊等。

（二）端正工作態(tài)度，嚴格按規(guī)定執(zhí)行

在充分了解會計檔案內(nèi)容的基礎(chǔ)上，重視檔案歸檔工作，按照《會計基礎(chǔ)規(guī)范》《會計檔案管理辦法》要求做好會計檔案的規(guī)范管理。會計憑證的整理，年末按月梳理憑證的內(nèi)容、憑證的編號無短缺、憑證內(nèi)無金屬物、內(nèi)容和簽章齊全，裝訂厚度建議2 厘米左右，整潔美觀，并在封面的騎縫處加蓋裝訂者印章或財務(wù)章。各類賬簿要有首頁啟用表、賬戶目錄、頁碼，內(nèi)容填寫完整、規(guī)范，簽章齊全，分類打印、裝訂。賬簿封面上寫明單位名稱和賬簿名稱等。財務(wù)報表封面注明單位名稱，單位地址，財務(wù)報告所屬年度、季度、月度，報表日期，并由單位領(lǐng)導(dǎo)人、會計機構(gòu)負責人、會計主管、制表人簽名或者蓋章，單位領(lǐng)導(dǎo)人對財務(wù)報告的合法性、真實性負法律責任。其他會計資料按要求收集齊全、完整。按規(guī)定時間移交單位檔案室歸檔保存[3]。

四、提升會計檔案規(guī)范化管理的措施

會計檔案的規(guī)范化管理是需要單位會計機構(gòu)和單位檔案管理部門共同協(xié)調(diào)、合作的，會計檔案的規(guī)范化管理是體現(xiàn)單位各項管理水平的標志之一，其內(nèi)容完整、真實、科學(xué)保管和有效利用是單位經(jīng)濟活動有效運行的保障。

（一）重視會計檔案基礎(chǔ)規(guī)范，加強會計人才隊伍建設(shè)

會計檔案是財務(wù)工作的重要組成部分。其內(nèi)容的規(guī)范更能體現(xiàn)財務(wù)工作的細致和嚴謹，也直接反映會計機構(gòu)工作的質(zhì)量。單位會計機構(gòu)要將《會計工作基礎(chǔ)工作規(guī)范》《會計檔案管理辦法》有關(guān)內(nèi)容納入會計人員每年的繼續(xù)教育培訓(xùn)，從思想上重視，從細節(jié)上入手，從會計檔案源頭抓起，形成要素齊全、內(nèi)容規(guī)范的會計檔案資料。同時加強會計人才隊伍的建設(shè)，解決單位會計人員新老交替及人員力量薄弱的情況，提高會計人員的專業(yè)素養(yǎng)和認知水平，端正工作態(tài)度。培養(yǎng)一批復(fù)合型會計人員，是做好會計檔案歸檔規(guī)范化的前提和基礎(chǔ)。

（二）明確崗位職責范圍，制訂相關(guān)規(guī)章制度

單位會計機構(gòu)要建立會計電算化崗位責任制，明確各個工作崗位的職責范圍，明確其相應(yīng)的權(quán)利和責任。切實做到事事有人管，人人有專責，指定專人負責會計檔案整理、歸檔以及電子會計檔案輸出、備份等工作。單位應(yīng)依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本單位實際情況，制定本單位的《會計檔案管理辦法》。對掛靠單位的各種學(xué)會團體、控股企業(yè)會計檔案移交、管理要有明確的要求。實行崗位職責獎懲機制，以制度為準繩，以機制為約束，獎罰分明，切實做好會計檔案規(guī)范化管理工作。

（三）定期督導(dǎo)檢查交流，及時查漏整改

農(nóng)業(yè)科研單位主管部門要把會計檔案規(guī)范管理作為財務(wù)管理督查的一項內(nèi)容列入年度工作計劃，重視會計檔案規(guī)范管理工作，將會計檔案規(guī)范管理作為財務(wù)績效管理的一項考核內(nèi)容，其考核結(jié)果應(yīng)用于單位的績效考評中。各事業(yè)單位間也要加強會計檔案工作自查與交流學(xué)習，取長補短，及時整改。年末，按照《會計工作基礎(chǔ)規(guī)范》要求，做好會計檔案的規(guī)范整理、應(yīng)歸盡歸。對于已到移交期限的會計檔案，按規(guī)定時間移交單位檔案室管理。

（四）提高電子會計檔案認知，推進電子會計檔案信息化建設(shè)

財政部《會計工作基礎(chǔ)規(guī)范》要求：“實行會計電算化的單位，有關(guān)電子數(shù)據(jù)、會計軟件資料等應(yīng)當作為會計檔案進行管理?！眹摇稌嫏n案管理辦法》規(guī)定：“特殊格式的電子會計檔案應(yīng)當與其讀取平臺一并移交。檔案接受單位應(yīng)當對保存電子會計檔案的載體及其技術(shù)環(huán)境進行檢驗，確保所接收電子會計檔案的準確、完整、可用和安全。”單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)將電子會計檔案信息化建設(shè)列入年度工作計劃，制訂《電子會計檔案管理辦法》，加大人、財、物的資金投入，通過軟硬件設(shè)施的改善，逐步推進電子會計檔案有序開展，提高會計檔案利用效率[4]。

（五）提升軟、硬件設(shè)施，加強檔案管理水平

單位領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案管理工作，按要求配備檔案庫房，對房屋作承重、加固處理。按照防盜、防火、防高溫、防潮濕、防霉菌、防塵、防光、防蟲的“八防”要求配備相應(yīng)設(shè)備。購置鐵皮柜、檔案密集架，便于對檔案分類存放及管理。加強檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)，購置檔案管理軟件，實現(xiàn)從傳統(tǒng)手工到電子查閱的快捷服務(wù)。單位要盡可能配備專業(yè)性、復(fù)合型的專、兼職檔案管理人員。如為兼職，檔案管理工作應(yīng)為主業(yè)。單位檔案管理人員不只是單純保管和提供利用，還要對會計等各類檔案移交時督促、審核、整理、保管。同時，還要打造良好的檔案保管環(huán)境，為會計檔案等各類檔案的保管和利用提供必要的條件[5]。

五、結(jié)語

會計檔案整理、歸檔是財務(wù)管理工作中盲點，會計檔案保管和利用是單位管理中“冰山一角”的存在。單位應(yīng)從觀念上改變，財力上支持，重視會計檔案規(guī)范化管理，加快會計檔案信息化進程，為單位和社會的經(jīng)濟發(fā)展保駕護航。