高校決算編制中存在的財務(wù)管理問題及對策研究

王麗敏 北京農(nóng)業(yè)職業(yè)學(xué)院財務(wù)處

引言

部門決算是由各部門依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及其履行職能情況編制，反映部門所有收入和支出情況等的綜合性年度報告，是對預(yù)算執(zhí)行進(jìn)行監(jiān)督管理的參考和依據(jù)。

決算報告包含決算報表、分析報告、填報說明以及分析評價表。報表數(shù)量多，填寫程序復(fù)雜，相互勾稽，還需要完成分析報告和填報說明等大量文字說明和分析工作。

部門決算的上報時間一般在下年的1 月下旬，從當(dāng)年12 月底完成會計核算到?jīng)Q算報告上報，雖然有較長的時間，但是全國教育經(jīng)費統(tǒng)計年報、資產(chǎn)年報等上報的時間更早，一般在下年的1 月中旬就需要完成上報，這些報表都依賴決算報表的準(zhǔn)確數(shù)據(jù)才能完成填報，這又使得決算報表的編制時間不得不向前推進(jìn)。而且年底各項工作任務(wù)繁重，高校在1 月初陸續(xù)進(jìn)入寒假，相關(guān)部門人員、關(guān)鍵數(shù)據(jù)難以聯(lián)系和搜集。而決算編制需要依賴會計核算的完成，每年12 月底還陸續(xù)有業(yè)務(wù)發(fā)生，年終結(jié)賬和決算編制太早也無法啟動。因此，部門決算編制是一項非常重要、工作量大、涉及部門廣、時間性要求強(qiáng)的系統(tǒng)性、專業(yè)性工作。提高決算報告質(zhì)量和編制效率，提升決算編制中財務(wù)管理水平，具有重要意義。

一、文獻(xiàn)綜述

葉玉真2014 年在《如何提升高校部門決算報表編制質(zhì)量和效率》中分析了提高決算編制質(zhì)量和效率的方法，如加強(qiáng)日常會計核算、充分利用財務(wù)軟件功能、注重數(shù)據(jù)核對、做好財務(wù)結(jié)賬準(zhǔn)備工作、講究編制方法等。

彭玫在2018 年《基于內(nèi)控視角下的高校部門決算報表編制質(zhì)量研究》中梳理分析了部門決算報表編制全過程的業(yè)務(wù)流程，提出通過設(shè)立行之有效的內(nèi)控指標(biāo)，關(guān)注各風(fēng)險監(jiān)控點，提高部門決算報表編制質(zhì)量。

秦渝2019 年在《提升高校部門決算報表編制質(zhì)量和效率的措施分析》中提出了對財務(wù)管理部門的工作人員要定期培訓(xùn)、采用信息技術(shù)進(jìn)行決算報表編制、對決算報表編制的重要性充分認(rèn)識、做好決算數(shù)據(jù)的核對工作等提供決算編制效率的策略。

方美翠等2022 年在《新時代高校財務(wù)崗位設(shè)置及職責(zé)優(yōu)化研究》中提出為滿足財政預(yù)算管理一體化改革、管理會計、業(yè)財融合，應(yīng)通過流程再造方式，構(gòu)建財務(wù)崗位職責(zé)，為高校財務(wù)管理從“核算會計”到“管理會計”轉(zhuǎn)變，提升財務(wù)綜合治理能力。

綜上所述，現(xiàn)有文獻(xiàn)主要從提高決算信息化水平、加強(qiáng)會計核算基礎(chǔ)工作、加強(qiáng)會計人員培訓(xùn)、內(nèi)部控制等方面進(jìn)行研究提高決算編制水平。本文在前人研究基礎(chǔ)上，結(jié)合筆者自身工作經(jīng)歷，認(rèn)為當(dāng)前大部分高校財務(wù)處崗位設(shè)置主要以傳統(tǒng)核算型會計為主，管理會計缺位，會計核算職責(zé)與決算工作銜接不緊密，基礎(chǔ)工作滯后，工作流程不完善，以及跨部門信息溝通障礙，是導(dǎo)致目前高校決算編制質(zhì)量和效率不高的主要原因。

二、高校決算編制中存在的財務(wù)管理問題

(一)管理會計缺位，會計核算職責(zé)與決算工作銜接不緊密

目前大部分高校財務(wù)崗位設(shè)置以核算型為主，報銷核算會計占財務(wù)崗位的一半以上人員，年終結(jié)賬和決算工作一般由具體一個科室或幾個人員負(fù)責(zé)。大部分財務(wù)核算和報銷人員僅對自身負(fù)責(zé)的核算和報銷業(yè)務(wù)熟悉，對年終結(jié)賬、決算報表、財務(wù)分析只是被動配合，缺乏對科目的深入理解和分析，對決算報表的整體理解、以及預(yù)算、財務(wù)分析相關(guān)知識，使得大部分會計人員缺乏與決算工作的緊密銜接，決算編制壓力僅由個別決算會計承擔(dān)。

但是結(jié)賬和決算是系統(tǒng)性工作，如同接力賽跑，前期的核算、對賬工作如果沒有以決算為目標(biāo)和方向，沒有考慮到?jīng)Q算工作的緊迫性，按時準(zhǔn)確完成，勢必影響年終的結(jié)賬和決算報表取數(shù)。人員職責(zé)如果沒有做到與決算銜接，會計信息不是以決算編制為導(dǎo)向的，在結(jié)賬和決算編制過程中障礙重重。

(二)基礎(chǔ)工作滯后，工作流程不完善，控制點不明確

會計是決算的依據(jù)，決算是會計的報告。決算的編制的前提是完成全年的會計核算和對賬工作。前期對賬工作的滯后，擠占了后期結(jié)賬和決算編制時間。由于高等院校的特殊性，每年決算編制的時間與放寒假的時間重疊，大部分財務(wù)部門人員都已休假，錯誤憑證也無法得到及時修改，影響結(jié)賬和決算效率。

決算工作往往由編制人員根據(jù)職業(yè)判斷進(jìn)行，未對決算編制過程中需要控制的風(fēng)險點進(jìn)行分析，未形成標(biāo)準(zhǔn)化流程，影響了決算質(zhì)量和效率。

(三)跨部門、跨科室搜集基礎(chǔ)數(shù)據(jù)困難

決算報告涉及到較多非財務(wù)數(shù)據(jù)類的基礎(chǔ)信息，需要與多個部門溝通取得。由于缺乏正式的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)搜集渠道，往往由財務(wù)人員口頭或通過聊天工具聯(lián)系相關(guān)部門人員溝通取得。這種方式有利于和具體的負(fù)責(zé)人直接對接，充分溝通，形成良好的人際關(guān)系，但也容易出現(xiàn)任務(wù)推諉、數(shù)據(jù)缺乏權(quán)威性、反復(fù)修改的問題。在結(jié)賬和決算工作中，往往涉及到多個科室，多個部門需要跟進(jìn)的事項和搜集的信息，依靠這種溝通方式也相當(dāng)耗時費力。

2020 年以來，各地陸續(xù)上線了財政預(yù)算一體化系統(tǒng)，未來可能實現(xiàn)所有銀行支付業(yè)務(wù)都納入預(yù)算一體化系統(tǒng)中，實現(xiàn)在預(yù)算一體化系統(tǒng)自動生成憑證，自動提取決算數(shù)據(jù)，將在很大程度上解決決算報表數(shù)據(jù)生成和填報的問題。但是生成決算數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)信息，離不開對賬務(wù)必要的檢查和核對，以及對財務(wù)基礎(chǔ)工作質(zhì)量的提升。因此依然有必要解決決算編制中存在的財務(wù)管理問題。

三、決算編制中財務(wù)管理對策分析

(一)重建高校財務(wù)崗位職責(zé)，加強(qiáng)各財務(wù)崗位與年終決算銜接

部門決算編制是系統(tǒng)工作，需要財務(wù)部門全體人員的協(xié)作配合。會計人員不僅局限于記賬核算工作，憑證審核人員也不應(yīng)僅僅是針對每張憑證孤立地審核。會計核算和年終決算應(yīng)該是密切銜接、密不可分的。要加強(qiáng)會計核算和年終決算的銜接性，應(yīng)合理安排年終決算工作任務(wù)，提高會計人員在決算工作中的參與度。

會計核算與年終決算銜接不緊密主要是由崗位設(shè)置和職責(zé)劃分造成的。傳統(tǒng)的高校財務(wù)處是按照報銷、出納、制單、預(yù)算、決算等職能設(shè)置崗位，核算會計和決算會計崗位分開而設(shè)，表面看各司其責(zé)，實際造成了業(yè)務(wù)流程的切割，制單和報銷會計不了解報表需求，預(yù)決算會計不了解業(yè)務(wù)來龍去脈，往來長期掛賬因職責(zé)不清長期掛賬，科目無專人檢查核算質(zhì)量低下，影響決算編制效率和質(zhì)量。而如果將會計和決算會計集中一人設(shè)置，高校報銷核算業(yè)務(wù)體量大，單人也無法承擔(dān)所有工作量。

為加強(qiáng)各財務(wù)崗位與決算的銜接，培養(yǎng)更多全盤會計和管理會計人才隊伍，順應(yīng)信息化時代潮流，加快財務(wù)管理由核算型向管理型轉(zhuǎn)變，建議以服務(wù)對象和業(yè)務(wù)模塊切割，設(shè)置財務(wù)人員崗位，通過系統(tǒng)開發(fā)，分賬套核算單位賬務(wù)。傳統(tǒng)情況下，高校一般在一個總賬套下核算所有業(yè)務(wù)，不同的會計同時在一個賬套下記賬，最后由決算會計進(jìn)行年終結(jié)賬，出具報表。由于賬套下各個科目所有會計都在使用，其準(zhǔn)確性只能由總賬會計負(fù)責(zé)檢查，無法劃清各核算會計的職責(zé)。決算會計對所有賬務(wù)進(jìn)行結(jié)賬，由于業(yè)務(wù)體量大，對報銷業(yè)務(wù)了解程度有限，往往較難隱藏的問題。

建議按高校業(yè)務(wù)部門類型將核算賬套拆分為教育、科研、行政、后勤等幾個下屬獨立賬套，不違反不相容職務(wù)相互分離原則前提下，每個會計專門負(fù)責(zé)一個獨立的賬套，負(fù)責(zé)包括預(yù)算編制、報銷審核、制單、對賬、往來清理、結(jié)賬、決算編制、各類數(shù)據(jù)統(tǒng)計、成本績效分析等全盤工作。各分賬套會計對所負(fù)責(zé)賬套的具體業(yè)務(wù)、核算準(zhǔn)確性、科目余額準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，結(jié)賬、決算編制后，由總賬套會計通過系統(tǒng)自動匯總報表，整理匯總分賬套報送的信息，從整體上再對科目、報表進(jìn)行檢查，從決算全局對全局進(jìn)行把握。

核算系統(tǒng)上需要實現(xiàn)獨立設(shè)置賬套，分賬套核算，報送報表；總賬套可以匯總進(jìn)行科目及賬務(wù)查詢，接收以及合并報表。在科目設(shè)置上，由總賬套統(tǒng)一設(shè)置，保證共性科目設(shè)置的一致性。

通過重組崗位，首先，每個賬套會計均對業(yè)務(wù)全貌了解，不再只是機(jī)械化的記賬員，培養(yǎng)更多的具備預(yù)算、決算、績效、財務(wù)分析等知識的全盤會計和管理會計；其次，按業(yè)務(wù)模塊劃分工作，每個會計負(fù)責(zé)獨立賬套下的全盤業(yè)務(wù)，避免在中途環(huán)節(jié)出現(xiàn)責(zé)任不清的情況；第三，提高決算編制的及時性。會計人員參與到?jīng)Q算工作中，由原來的被動完成核算變成了主動為其下一步?jīng)Q算編制服務(wù)，能夠更好地理解決算工作，提高決算編制的及時性。

(二)建立高校決算工作標(biāo)準(zhǔn)化流程，梳理控制點，推行按月結(jié)賬

梳理決算編制工作業(yè)務(wù)流程，明確各環(huán)節(jié)工作內(nèi)容，明確風(fēng)險控制點、責(zé)任人和完成時間節(jié)點。年終結(jié)賬和決算編制前，主要控制點包括但不限于以下：

1.現(xiàn)金、銀行對賬。確保所有現(xiàn)金、銀行賬戶已完成記賬和對賬，原則上科目余額應(yīng)與銀行對賬單余額一致。不應(yīng)存在出納未取回銀行回單，就不入賬的情況。避免因銀行賬不準(zhǔn)確，而造成后續(xù)修改，反復(fù)重新結(jié)賬報表。

2.往來賬清理。 逐條檢查各項往來記賬，可在結(jié)賬前清理的往來賬，應(yīng)及時清理。及時辦理上繳國庫款并入賬，原則上年末應(yīng)繳財政款余額應(yīng)為0。報銷暫借款應(yīng)在年末催辦經(jīng)辦人及時報銷，原則上年末余額應(yīng)為0。對長期掛賬的往來賬，分析掛賬原因，及時匯報并提出處理辦法。

3.核算完整性檢查。檢查是否計提了固定資產(chǎn)折舊、是否完成了專用經(jīng)費提取賬務(wù)等年末特殊賬務(wù)處理。

4.與相關(guān)部門進(jìn)行對賬。與人事部門核對當(dāng)年人員經(jīng)費情況。與資產(chǎn)部門核對各類資產(chǎn)余額。與稅務(wù)會計核對下期應(yīng)繳稅費余額。

5.核對科目勾稽關(guān)系。核對受托代理資產(chǎn)與受托代理負(fù)債科目余額是否相等。人員經(jīng)費計提數(shù)與應(yīng)付職工薪酬貸方發(fā)生額是否相等。

6.核算規(guī)范性檢查。憑證不應(yīng)存在空號、支出費用類科目非結(jié)賬期發(fā)生額應(yīng)在借方，收入類科目非結(jié)賬期發(fā)生額應(yīng)在貸方，項目、資金來源、往來單位等輔助核算準(zhǔn)確完整。

每年財務(wù)負(fù)責(zé)人應(yīng)親自對結(jié)賬前控制點進(jìn)行梳理，增加部門全員重視，強(qiáng)調(diào)該項任務(wù)的強(qiáng)制性和權(quán)威性。年初即將控制點下達(dá)，并動態(tài)更新控制點，年中反饋進(jìn)度，使問題得到及時解決，年末的對賬和結(jié)賬前檢查工作壓力就會減輕。

由于主管部門并不強(qiáng)制要求月末結(jié)賬，所以大部分高校都是直接進(jìn)行年結(jié)。年結(jié)省去了月結(jié)的麻煩，但是任務(wù)在年底過于集中，平時基礎(chǔ)核算不規(guī)范，任務(wù)集中到年底進(jìn)行，對結(jié)賬和決算人員造成很大的困難。建議逐步推行按月結(jié)賬，每月完成銀行對賬，往來款跟進(jìn)解決，項目余額核對等基礎(chǔ)性工作，減輕年底工作壓力。

財務(wù)負(fù)責(zé)人應(yīng)對進(jìn)度給予足夠的重視，及時通報未按時完成進(jìn)度的人員，給予必要的懲戒，避免進(jìn)度表流于形式。設(shè)定財務(wù)人員崗位績效指標(biāo)，加強(qiáng)人員績效考核。

(三)解決校園信息化建設(shè)中跨系統(tǒng)銜接問題，加強(qiáng)校園信息系統(tǒng)一體化建設(shè)，解決跨部門數(shù)據(jù)采集報送問題，提高跨部門數(shù)據(jù)采集效率

決算編制涉及很多需要從財務(wù)部門以外的其他部門搜集的數(shù)據(jù)，例如教職工人數(shù)、離退休人數(shù)、學(xué)生人數(shù)、房屋、車輛信息等，負(fù)責(zé)決算編制的會計人員既需要負(fù)責(zé)各種決算報表的填制，又需要反復(fù)催促各部門、各科室按時提供數(shù)據(jù)。由于缺乏正式的數(shù)據(jù)報送系統(tǒng)，一般采取口頭溝通，或一對一的聊天工具進(jìn)行溝通，提供的數(shù)據(jù)往往未經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批，數(shù)據(jù)報送直接人員可能由于對數(shù)據(jù)口徑的偏差，或者對數(shù)據(jù)報送的重視程度不夠，造成數(shù)據(jù)提供不及時、不準(zhǔn)確。由于缺乏明確的時間節(jié)點要求，財務(wù)人員在信息搜集過程中耗時耗力。因此開發(fā)正式的數(shù)據(jù)報送系統(tǒng)，提高跨部門數(shù)據(jù)采集效率非常必要。

通過開發(fā)正式的數(shù)據(jù)報送系統(tǒng)，增加相應(yīng)的審批環(huán)節(jié)，有利于決算編制人員快速分發(fā)數(shù)據(jù)采集任務(wù)，財務(wù)部門以及其他部門負(fù)責(zé)人關(guān)注到數(shù)據(jù)采集任務(wù)的流轉(zhuǎn)情況，及時解決各種障礙，避免出現(xiàn)推諉或擱置的情況。

五、結(jié)語

本文通過分析研究高校決算編制中存在的問題，提出如下對策：一是構(gòu)建以業(yè)務(wù)為中心的涵蓋預(yù)算編制、核算、決算、財務(wù)分析、往來管理、成本分析、績效管理等全面職能的管理型會計崗位，加強(qiáng)各會計核算與年終決算銜接；二是梳理決算編制工作業(yè)務(wù)流程，明確風(fēng)險控制點和完成時間節(jié)點。加強(qiáng)人員績效考核，推行按月結(jié)賬；三是解決跨部門數(shù)據(jù)采集報送問題，提高跨部門數(shù)據(jù)采集效率。