做好干部職工人事檔案管理工作探析

文/楊旭

為保證單位各項(xiàng)管理工作順利開展，管理人員要轉(zhuǎn)變觀念，在人事檔案管理各個環(huán)節(jié)中做好基礎(chǔ)工作和利用工作，提升人事檔案管理工作效率。

人事檔案記載著每個員工的個人信息，對單位開展考核培訓(xùn)、干部選拔、人才培養(yǎng)、人力資源規(guī)劃等有著重要意義。為保證單位各項(xiàng)管理工作順利開展，管理人員要轉(zhuǎn)變觀念，堅(jiān)持“對黨負(fù)責(zé)、對干部負(fù)責(zé)、對職工負(fù)責(zé)”的理念，在人事檔案管理各個環(huán)節(jié)中做好基礎(chǔ)工作和利用工作，提升人事檔案管理工作效率，從而保證干部職工人事檔案管理工作的規(guī)范性、全面性和有效性，使干部職工人事檔案管理工作得以有序開展。

眾所周知，一個人的人事檔案是其思想道德修養(yǎng)、學(xué)習(xí)與工作經(jīng)歷、業(yè)務(wù)能力水平的紙質(zhì)版縮影。通過人事檔案可以初步篩查出一個人的基本信息，并對該個體有一個“初步印象”。所以，對人事檔案進(jìn)行科學(xué)分類與優(yōu)化管理，可以推動人力資源管理工作的進(jìn)程，促進(jìn)人力資源檔案管理工作跨越式發(fā)展。

做好干部職工人事檔案管理工作的重要性

規(guī)范的干部人事檔案是挖掘優(yōu)秀人才的重要依據(jù)。首先，人事檔案承載的信息關(guān)系到單位干部的聘用、考核、選拔、晉升、調(diào)動、退休等諸多環(huán)節(jié)，是教育培養(yǎng)、選拔任用、管理監(jiān)督和評價人才的重要基礎(chǔ)，是組織對干部考察的重要參考，規(guī)范的干部人事檔案可以提供真實(shí)有效的干部信息，對單位合理選拔任用優(yōu)秀人才開啟了最直觀的一扇“窗”。其次，提升干部人事檔案管理水平是維護(hù)單位良性運(yùn)轉(zhuǎn)的關(guān)鍵。選配思想政治素質(zhì)好、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、工作作風(fēng)正派的黨員干部從事干部人事檔案工作，并根據(jù)規(guī)定對干部人事檔案加強(qiáng)管理，讓干部有意識、自覺地補(bǔ)充完善檔案信息，從而推動單位整體人才隊(duì)伍素質(zhì)提升。在干部的成長過程中，干部人事檔案能夠幫助組織清晰地了解干部成長動態(tài)，以及有效地幫助組織發(fā)現(xiàn)人才、留住人才、充分發(fā)揮人才的優(yōu)勢作用，從長遠(yuǎn)角度來看，指導(dǎo)了單位干部隊(duì)伍發(fā)展方向，有力地促進(jìn)了單位良性運(yùn)作。再次，規(guī)范干部人事檔案管理是做好基礎(chǔ)性服務(wù)工作的體現(xiàn)。一份規(guī)范完整的干部人事檔案，可以體現(xiàn)干部晉級晉升的全過程，是干部工資待遇兌現(xiàn)的依據(jù)。在干部退休時，每一段工作經(jīng)歷材料，可用于佐證干部的成長軌跡，對退休待遇的測算和兌現(xiàn)至關(guān)重要。在選擇崗位最優(yōu)人才時，可以通過規(guī)范的干部人事檔案的基礎(chǔ)性材料，全面了解干部的品質(zhì)，挖掘出最適合的人才予以任用。最后，干部人事檔案數(shù)字化應(yīng)用也是一項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)化工程，可直觀有效地提升干部人事檔案的靈活利用率，切實(shí)保護(hù)好檔案原始紙質(zhì)材料，有利于強(qiáng)化干部人事檔案管理。

干部職工人事檔案管理面臨的主要問題

管理制度需要更新。在現(xiàn)代化的單位管理模式下，單位需要根據(jù)時代的發(fā)展對管理制度進(jìn)行更新，否則就會出現(xiàn)人才流失、人才資源配置不合理等問題。尤其是現(xiàn)代化信息技術(shù)加入單位人力資源管理中，使得傳統(tǒng)的管理方法與現(xiàn)代的管理手段之間存在一些問題，導(dǎo)致機(jī)制不完善，影響管理的效率。

檔案記載信息與組織掌握不一致。首先是出生日期方面的信息不一致。部分干部職工人事檔案中的出生年月填寫混亂，身份證、入黨志愿書、學(xué)籍卡以及干部職工任免審批表記載的時間存在著不同，或者出現(xiàn)了農(nóng)歷時間和陽歷時間交叉填寫的情況。其次是干部職工參加工作時間信息記錄缺乏準(zhǔn)確性。在部分干部職工人事檔案中，參加工作的時間出現(xiàn)了前后不一致的情況，出現(xiàn)這個問題或是因?yàn)楦刹柯毠さ饺松绮块T、具體單位報到的時間不一致，部分檔案材料如錄用審批表、報到證與轉(zhuǎn)正定級審批表記載的工作時間不一致。最后是黨員材料記載信息不夠準(zhǔn)確。記錄時間或是支部大會通過干部職工成為預(yù)備黨員的會議時間，或是將明確同意預(yù)備黨員轉(zhuǎn)正的時間作為入黨時間，另外還存在將干部職工人員正式通過審核成為預(yù)備黨員的時間和入黨時間節(jié)點(diǎn)混為一談。這些記錄信息與組織掌握不一致現(xiàn)象的出現(xiàn)，對于今后干部職工的評價、選拔和工作認(rèn)定產(chǎn)生影響。

專業(yè)設(shè)備設(shè)施不足造成檔案建設(shè)滯后。目前，我國機(jī)關(guān)單位人事檔案工作有近70%仍停留在傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理階段，檔案存放柜、密集架等基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施陳舊，在防火、防水等硬性安全指標(biāo)方面不盡如人意，由于財政預(yù)算等方面因素，專業(yè)性檔案管理硬軟件的開發(fā)與應(yīng)用難度大，導(dǎo)致單位參與檔案信息化建設(shè)的積極性不高，阻礙了新時代檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。

做好干部職工人事檔案管理工作的措施

豐富內(nèi)容，優(yōu)化從嚴(yán)管檔工作體系。做好基礎(chǔ)性工作，應(yīng)用長遠(yuǎn)發(fā)展的管理理念，不斷完善檔案管理制度內(nèi)容，著重開展干部職工人事檔案管理體系構(gòu)建工作，豐富各項(xiàng)規(guī)章制度，保證檔案管理過程中涉及的各個環(huán)節(jié)具有科學(xué)合理性。結(jié)合工作實(shí)際，健全干部人事檔案管理規(guī)章制度，完善干部人事檔案材料管理制度，并對工作職責(zé)進(jìn)行細(xì)致劃分，保證各項(xiàng)工作按序開展，提升管理效果。

嚴(yán)把專項(xiàng)審核關(guān)，維護(hù)干部職工人事檔案信息的真實(shí)性。首先要嚴(yán)格審核程序。在審核過程中，應(yīng)該嚴(yán)格按照審核程序進(jìn)行，對文件規(guī)定的審核登記、匯總分析、調(diào)查核實(shí)、組織認(rèn)定、問題處理、材料歸檔等環(huán)節(jié)進(jìn)行細(xì)化分解，明確內(nèi)容、要求及人員責(zé)任，確保每卷檔案的審核信息真實(shí)準(zhǔn)確。其次是嚴(yán)格調(diào)查核實(shí)。對于干部職工人事檔案中涉及“三齡二歷一身份”的信息，需要實(shí)施對應(yīng)資料補(bǔ)充工作，要嚴(yán)格按照規(guī)定，由組織進(jìn)行調(diào)查核實(shí)。最后要嚴(yán)格認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)。在審核過程中持續(xù)匯總審核工作中發(fā)現(xiàn)的各類問題，始終以專審工作的基本原則作為認(rèn)定階段的出發(fā)點(diǎn)，對照政策規(guī)定逐一進(jìn)行研究分析和甄別，最終形成一致意見，維護(hù)干部職工人事檔案的真實(shí)性。

以更新先進(jìn)設(shè)備為重點(diǎn)，邁向檔案管理的信息時代。把握新時代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)帶來的效率紅利，積極探索現(xiàn)代化管理模式。硬件方面。改善或者新建符合現(xiàn)代化標(biāo)準(zhǔn)的檔案庫房及密集架，尤其做好庫房安全性、保密性工作，在庫房溫濕度、監(jiān)控報警、密集架移動、出入門禁等方面全面實(shí)現(xiàn)自動化、智能化，淘汰存放人事檔案的紙質(zhì)檔案袋、檔案盒，更換為保存質(zhì)量更好的塑料檔案盒，使人防、物防、技防三位一體，安全防范體系更加完備。軟件方面。加強(qiáng)政策引導(dǎo)，明確準(zhǔn)入門檻，鼓勵支持軟件開發(fā)單位參加現(xiàn)代化檔案管理模式建設(shè)。同時，完善檔案信息化軟件開發(fā)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，增強(qiáng)安全保密性、兼容性、推廣度；明確軟件開發(fā)的基礎(chǔ)功能，實(shí)現(xiàn)動態(tài)查詢、完善售后服務(wù)保障，并及時完善更新檔案信息管理系統(tǒng)。

及時更新干部職工檔案材料，做好組織認(rèn)定，確保單位干部職工檔案的真實(shí)有效。組織部要求從嚴(yán)管理干部職工人事檔案，要求對每一位干部職工的“三齡兩歷一身份”進(jìn)行組織認(rèn)定。在實(shí)際工作中，單位干部職工人事檔案管理人員，應(yīng)該要做到熟悉掌握政策規(guī)定，認(rèn)真履行規(guī)范程序，加強(qiáng)日常檔案管理。對于干部職工的“三齡兩歷一身份”應(yīng)該經(jīng)組織人事部門通過認(rèn)真核查原始檔案材料，甄別材料真實(shí)性，按照認(rèn)定依據(jù)，提出認(rèn)定意見，經(jīng)過黨組（黨委）會議研究確認(rèn)后，予以認(rèn)定。而經(jīng)過組織認(rèn)定的信息，不允許隨意變更。對于學(xué)歷更改等變更情況，應(yīng)要嚴(yán)格規(guī)范地經(jīng)過組織程序進(jìn)行審核認(rèn)定后，及時將原始材料完整地歸入干部職工個人檔案中，以此確保干部職工個人檔案的真實(shí)有效。

提高管理人員的整體素質(zhì)。管理者的專業(yè)水平對檔案管理的效果有重要影響。因此，在進(jìn)行檔案管理過程中，本單位應(yīng)重視對檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)。檔案管理人員通過各單位之間的考察、教育、培訓(xùn)和理論交流，學(xué)習(xí)和運(yùn)用先進(jìn)的干部人員檔案管理概念和方法，提高對各單位檔案管理的理解和責(zé)任感，對于完善檔案管理體系有著積極作用。此外，應(yīng)對人力資源檔案管理的工作人員進(jìn)行定期考核，提升管理人員檔案管理工作的質(zhì)量，為單位的發(fā)展和人才能力的充分發(fā)揮提供保障。

面對新形勢新任務(wù)新要求，應(yīng)進(jìn)一步做好干部職工人事檔案管理工作，在確定管理要求的基礎(chǔ)上，從多個角度出發(fā)，嚴(yán)格管控檔案管理行為。同時，完善管理制度，轉(zhuǎn)變管理方式及工作思維，為后續(xù)實(shí)現(xiàn)安全化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化建設(shè)目標(biāo)創(chuàng)造條件，進(jìn)而促進(jìn)單位的可持續(xù)發(fā)展。