做好國有企業(yè)辦公室文秘工作的路徑

陳慶賢 福建省泉州市泉港區(qū)人力資源和社會保障局

文秘，是文書與秘書的總稱，他們主要完成領(lǐng)導(dǎo)交代的各項任務(wù)，有承上啟下、聯(lián)系內(nèi)外的作用，為領(lǐng)導(dǎo)起到參謀和助手的作用。相比一般單位的辦公室文秘，國有企業(yè)的辦公室文秘需要具備更高的素質(zhì)和更強(qiáng)的工作能力。如何在工作量驟增、工作內(nèi)容愈加復(fù)雜的新時代做好文秘工作，成為國有企業(yè)辦公室文秘的重點思考內(nèi)容。文章將圍繞這些內(nèi)容展開探究，旨在為更多辦公室文秘工作者高質(zhì)量完成工作，帶去有益思考和有效幫助。

一、文秘工作內(nèi)容

文秘工作的主要內(nèi)容可以歸納為以下幾點：

1.信訪接待工作：接聽、轉(zhuǎn)接來電，接待來訪人員。若收到來信，及時拆封、認(rèn)真閱讀和做好摘記，最后準(zhǔn)確交辦，若群眾需求超出個人能力范圍或職權(quán)范圍，則要上報處理，將各項事務(wù)合理解決。對來訪人員做到熱情接待，平等交流，始終以微笑示人，不給人高高在上的感覺，對反映的問題進(jìn)行恰當(dāng)處理。

2.公務(wù)接洽工作：指的是辦理領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、平行單位、下級組織和本機(jī)關(guān)聯(lián)系公務(wù)事宜的接洽工作。辦公室文秘主要在其中起到“窗口”作用，如接待領(lǐng)導(dǎo)、解決來訪者的食宿和交通問題、答復(fù)詢問等，消除來訪人員的各種不適感、迷茫感，協(xié)助來訪人員順利開展工作。前提是文秘工作者熟悉來訪的領(lǐng)導(dǎo)及其他人員情況，與有關(guān)部門保持密切聯(lián)系，確保接待工作圓滿完成。

3.辦公室常規(guī)工作：主要指擬定公文和辦理公文。其中，擬定公文是結(jié)合領(lǐng)導(dǎo)意圖和領(lǐng)導(dǎo)班子的決定起草演講稿、重要文件等，主要起到傳達(dá)意圖、發(fā)布政令、憑證記載等重要功能。辦理公文，主要由發(fā)文處理和收文處理構(gòu)成。其中，發(fā)文包含擬制、核簽、審核、簽發(fā)等環(huán)節(jié)，而收文則包含簽收、分送、批辦、承辦等環(huán)節(jié)[1]。

4.調(diào)查研究工作：針對領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)前關(guān)心的問題、急需解決的問題，調(diào)查相關(guān)情況并作重點分析，將了解的狀況以報表形式呈交給領(lǐng)導(dǎo)，為領(lǐng)導(dǎo)做出正確決策提供重要依據(jù)。涉及的每一項調(diào)查研究都涉及三個階段工作，分別是調(diào)查準(zhǔn)備、調(diào)查實施和調(diào)查總結(jié)收尾，在三個階段中完成確立調(diào)查題目、廣泛搜集調(diào)查對象的信息、整理搜尋到的信息、分析并寫成報告等工作。

5.信息處理工作：主要指對手頭掌握的信息做收集、加工、存儲、輸出、反饋等基本操作，或是自行搜集信息并完成一系列加工的操作，為的是發(fā)揮信息價值，善于從信息中發(fā)現(xiàn)苗頭、問題，從而反饋給相關(guān)部門，用來提高工作質(zhì)量、消除隱患。值得一提的是，作為國有企業(yè)的辦公室文秘工作者，會接觸到各式各樣且大量的信息，有些信息涉及機(jī)密，所以務(wù)必做好保密工作。

6.監(jiān)督檢查工作：監(jiān)督檢查共涵蓋三方面內(nèi)容，一是對政策、方針、路線、目標(biāo)等落實情況進(jìn)行監(jiān)督檢查；二是對領(lǐng)導(dǎo)批辦事件承辦情況進(jìn)行監(jiān)督檢查；三是對文件和會議事項進(jìn)行監(jiān)督檢查[2]。這個過程中，文秘可以催辦檢查、實地調(diào)研、日常查辦等，更好地向上反映情況、向下做出指示。

7.溝通協(xié)調(diào)工作：文秘的溝通協(xié)調(diào)工作涉及范圍廣，除了對上協(xié)調(diào)，即領(lǐng)導(dǎo)之間的相互協(xié)調(diào)，還會對下協(xié)調(diào)、上下級雙方協(xié)調(diào)、同屬部門協(xié)調(diào)等，常見的還有會議協(xié)調(diào)、公文活動協(xié)調(diào)等，調(diào)研工作中甚至?xí)情T拜訪協(xié)調(diào)、召開會議協(xié)調(diào)、送文上門協(xié)調(diào)等。

8.辦理組織會務(wù)工作：即辦會，指的是機(jī)關(guān)秘書部門或臨時設(shè)立的會議秘書機(jī)構(gòu)辦理與會議有關(guān)的各類事務(wù)，為的是確保會議如期召開并取得應(yīng)用成效，為會議的召開與結(jié)束提供輔助性服務(wù)。辦公中，文秘要重點協(xié)調(diào)與安排會議議題，與各方取得聯(lián)系，將會議中提及的各項內(nèi)容整理成文件，已經(jīng)立題的成熟文件交給領(lǐng)導(dǎo)，決定是否參與會議討論[3]。另外，會議也要做全局統(tǒng)籌安排，如會議時間、地點、人員、座位等。在此基礎(chǔ)上，辦公室文秘還要對會議中的各項文件進(jìn)行印發(fā)、傳遞、歸檔等，留有會議記錄。辦公室文秘要做好會議各項記錄，參與到會議善后工作中，如督促檢查會議決策的落實、編寫簡報等。

二、新時代做好國有企業(yè)辦公室文秘工作的具體路徑

（一）在工作環(huán)境中突出個人的優(yōu)越素養(yǎng)

做好國有企業(yè)辦公室文秘工作，以文秘工作者具備良好素養(yǎng)為前提。文秘工作者要善于發(fā)揮這些素養(yǎng)在工作中的作用，在工作環(huán)境中有出色表現(xiàn)：

一是領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖。身為國有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)助手的文秘工作者，要準(zhǔn)確把握和理解領(lǐng)導(dǎo)的意圖和思想，即“聽懂”領(lǐng)導(dǎo)在說什么。與此同時，要及時反饋領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心的信息，做到妥善、合理的回應(yīng)，這就需要文秘工作者具備一定的政治修養(yǎng)和政策水平，若可以做到想領(lǐng)導(dǎo)之所想、急領(lǐng)導(dǎo)之所急則更好，要求文秘工作者具備一定的預(yù)見性和超前性，真正成為領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手。值得一提的是，面對不同類型領(lǐng)導(dǎo)，文秘工作者也要從容不迫和巧妙應(yīng)對。文秘工作者要從協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)工作和維護(hù)單位的整體利益出發(fā)，忠于職守，在尊重領(lǐng)導(dǎo)的意見、權(quán)威的前提下，適當(dāng)提出自己可行的意見和建議。要承受住一定壓力且不盲目附和，有自己的想法，同時也要避免語言過于直白。還要掌握一些工作方法，講究一定的工作藝術(shù)?？偠灾?，不管面對什么類型的領(lǐng)導(dǎo)，文秘工作者都要懂得領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，可從領(lǐng)導(dǎo)的話語中察覺細(xì)微變化，成為領(lǐng)導(dǎo)的有力助手。

二是講究說話技巧。國有企業(yè)是處理內(nèi)外事務(wù)的重要場所，也是對外聯(lián)絡(luò)、對內(nèi)溝通的重要部門，相比于一般國有企業(yè)的辦公室環(huán)境，文秘工作者所處的辦公室環(huán)境更嚴(yán)肅，所以文秘工作者說話要更嚴(yán)謹(jǐn)，以免造成不必要的影響、產(chǎn)生不必要的錯誤。首先，文秘工作者要以良好形象示人，保持精神飽滿的工作態(tài)度，面帶真誠的微笑，態(tài)度和藹、與人親善，與人對話的語氣要柔和、富有親切感，不能過于強(qiáng)硬，少用命令語氣，更不能妄自菲薄，要掌握正確與人對話、溝通的技巧和禮儀[4]。面對辦公室內(nèi)的紛紛擾擾，更要潔身自好，不信謠、不傳謠。其次，在與領(lǐng)導(dǎo)的溝通中，說話要自信，該謙虛就謙虛，始終保持良好的態(tài)度。面對領(lǐng)導(dǎo)的批評，要認(rèn)真反思自己而非與領(lǐng)導(dǎo)爭吵，講究與領(lǐng)導(dǎo)說話的技巧，語言簡單明了，準(zhǔn)確表達(dá)并凝練領(lǐng)導(dǎo)需求的信息，避免與領(lǐng)導(dǎo)的溝通無效和低效。

三是突出身為文秘工作者的其他素養(yǎng)。國有企業(yè)辦公室文秘工作者要有較高政治覺悟，具備基本的談話、撰文、搜集信息、處理問題等能力，品行端正、工作踏踏實實和兢兢業(yè)業(yè)，對領(lǐng)導(dǎo)和國有企業(yè)絕對忠誠，既要謹(jǐn)慎又要開放，不能唯唯諾諾、畏畏縮縮，要敢于在領(lǐng)導(dǎo)面前表現(xiàn)自己，更重要的是坦誠相待，真正做到無私無畏，勇于承認(rèn)和改正錯誤，不見風(fēng)使舵，頭腦靈活和思維敏捷，關(guān)鍵時刻顧全大局，可以從全局視角考慮問題，更要具備創(chuàng)新意識、開拓進(jìn)取精神，將小事辦細(xì)致、將大事辦周到，真正在崗位中凸顯個人價值。

（二）在完成工作中突出個人能力

完成工作是國有企業(yè)辦公室文秘工作者“硬實力”的重要體現(xiàn)，不管在哪個時期、哪個階段，文秘工作者都要通過出色、及時完成工作體現(xiàn)個人能力，成為令領(lǐng)導(dǎo)信賴和滿意的工作助手。

其一，做好文字起草和信息收集工作。文秘工作者具備基本的撰寫稿件能力，既要領(lǐng)會中央及上級機(jī)關(guān)的指示精神，又要了解地方實際情況，將政策準(zhǔn)確“上傳下達(dá)”，夯實理論基礎(chǔ)，真正做到眼觀六路、耳聽八方，準(zhǔn)確用字，撰寫出高質(zhì)量的文字材料，也要在此基礎(chǔ)上善于搜集與之有關(guān)的重要信息，緊跟時代潮流并從多個方面搜集信息，包括報刊、電視、電腦信息平臺、手機(jī)交流和互動軟件等，敏銳發(fā)現(xiàn)信息苗頭，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供動向。

其二，做好群眾來信和對外接待工作。在國有企業(yè)中，信訪工作是一項重要的、經(jīng)常性的政治任務(wù)，正確處理群眾來信至關(guān)重要，文秘工作者要做到“封封必拆”和“要點逐一記錄”，針對自己難以解決的問題，要反饋到領(lǐng)導(dǎo)那里，避免某些問題嚴(yán)重化、某些事件不可控[5]。若有群眾來訪，文秘工作者要禮貌接待，傾聽群眾反映的情況，接受群眾的意見和建議，在與群眾對話和互動中達(dá)到相互尊重、相互平等、舉止得體等標(biāo)準(zhǔn)。

其三，做好提案預(yù)案與保密工作。在工作過程中要考慮周全、顧全大局，要比領(lǐng)導(dǎo)思慮得更周全和替領(lǐng)導(dǎo)去操心，時刻具備前瞻性、超前性思想，真正做到居安思危，有條理、有層次性地開展工作，保質(zhì)保量并以最快速度完成工作，做到“今日事今日畢”。與此同時，文秘工作者會因為工作需要而接觸到各種機(jī)密文件，了解到各種高級別內(nèi)容，因此要做到嚴(yán)守秘密，不該問的不問、不該看的不看，對工作中了解到的一切重要信息都做到守口如瓶，同時將文件規(guī)范保管和存檔。

其四，做好決策、組織協(xié)調(diào)等工作。國有企業(yè)文秘工作者不管在什么時候，都要認(rèn)真完成交付下來的各項工作，將工作辦細(xì)致、辦出色，即使它是一件小事。為替領(lǐng)導(dǎo)分憂，可以積極為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，更要將掌握的情況、搜集的資料敘述給領(lǐng)導(dǎo)或是呈遞給領(lǐng)導(dǎo)，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做出正確決策。與此同時，還要粗中有細(xì)、文武兼?zhèn)洌笫乱傻昧?，小事也要能干，在大事上不犯糊涂，在小事上也要?jǐn)慎，在大事的決斷上要有獨立思考能力、辨別是非能力、綜合分析能力[6]。組織協(xié)調(diào)方面，文秘工作者要協(xié)商、制訂計劃，各項人際協(xié)調(diào)工作也要做好，打通人員與人員、部門與部門間的溝通壁壘，消除矛盾與隔閡，充分動員各個人員、各個部門的主觀能動性，構(gòu)建生機(jī)勃勃、積極向上的內(nèi)部氛圍，帶動更多人進(jìn)步與成長。

總而言之，新時代國有企業(yè)辦公室文秘工作者要在工作中投入較多精力和心血，發(fā)揮組織、撰寫、匯報、搜集信息等多種能力，讓領(lǐng)導(dǎo)安心、放心，將工作高質(zhì)量完成，做到“事事有回應(yīng)”，不擅自做決定，不管大事小情，都認(rèn)真與嚴(yán)謹(jǐn)完成，在工作中不松懈神經(jīng)，更要“隨叫隨到”，為領(lǐng)導(dǎo)分憂解難，且身心健康，具備較強(qiáng)心理素質(zhì)，不被困難和挑戰(zhàn)壓倒，切實讓自己的工作能力有目共睹[7]。

（三）養(yǎng)成終身學(xué)習(xí)習(xí)慣并督促自己不斷進(jìn)步

身為國有企業(yè)辦公室文秘工作者，不能只圖“一時表現(xiàn)好”“一時工作出色”，需追求“長久表現(xiàn)好”“長久工作出色”，以免落后時代、無法勝任崗位工作。

要知道，時代在進(jìn)步、社會在發(fā)展，國有企業(yè)辦公室文秘工作者面對的挑戰(zhàn)只會越來越多，自己若是停滯不前，被時代淘汰是遲早的事情。為此，養(yǎng)成終身學(xué)習(xí)習(xí)慣、督促自己長久進(jìn)步至關(guān)重要，容不得文秘工作者有一絲松懈?？勺们閰⒖既缦陆ㄗh：

一是積極參與單位組織的各項培訓(xùn)。在培訓(xùn)中學(xué)習(xí)知識、開闊視野和提升個人工作能力，讓自己經(jīng)受得住各種考驗，要積極參與到黨性教育、思想政治教育中，確保自己的政治覺悟不斷提高，時刻保持清醒的頭腦，思想和行動上始終與黨中央保持一致[8]。與此同時，要重點提升自身的信息技術(shù)水平、創(chuàng)新能力、解決問題能力等，跟進(jìn)時代發(fā)展的步伐，不斷完善自身，讓自己有能力、有責(zé)任、有文化、有擔(dān)當(dāng)、有道德，輕松勝任各個階段下的崗位并高質(zhì)量完成手頭工作，將精力、熱情和青春奉獻(xiàn)在崗位中，日復(fù)一日地兢兢業(yè)業(yè)、勤勤勉勉，看重工作并且謹(jǐn)慎處理各項棘手問題，不給領(lǐng)導(dǎo)增添煩惱。

二是工作外多關(guān)注與工作內(nèi)容息息相關(guān)的信息。包括新出臺的政策、各地經(jīng)濟(jì)發(fā)展新動向、黨的重要會議等，隨時隨地地武裝頭腦，避免思維固化、行動滯后和遲緩，要開闊視野并做到“多思、多看、多聽、多悟”，鍛煉自己敏銳的洞察力、沉著冷靜的應(yīng)變力、深刻的觀察力等，讓綜合能力不斷提升[9]。與此同時，在讓自己“博學(xué)而多識”過程中，要善于將所見所聞融入編寫的文件中，確保先進(jìn)思想融入工作各處，讓積累的文化底蘊(yùn)支撐自己開口講話、提筆能寫和遇事巧辦，也對領(lǐng)導(dǎo)的意圖了然于胸，確保工作不死板、拘于形式，確保完成的工作令領(lǐng)導(dǎo)滿意。

三是積極與同事交流工作方法。學(xué)習(xí)中忌諱“關(guān)門造車”，需要學(xué)會與人合作并在與他人交流中“取經(jīng)”，為此，國有企業(yè)辦公室文秘工作者要積極向前輩請教，始終保持謙虛態(tài)度，不在前輩面前班門弄斧[10]。另外，要發(fā)現(xiàn)同事工作中的優(yōu)點，積極與同事交流工作方法，在相互幫助中積累豐富的工作經(jīng)驗，讓自己在向他人學(xué)習(xí)的過程中取得進(jìn)步，不妄自菲薄，但也不驕傲自大，接受與肯定“每個人都有出色的一面”這個事實。與此同時，要學(xué)會與同事、其他單位人員合作，強(qiáng)化工作能力，贏得他人尊重，與周圍同事和睦相處、團(tuán)結(jié)一致，不給領(lǐng)導(dǎo)添亂。

四是提高個人道德水平。這是國有企業(yè)辦公室文秘工作者真正立足的關(guān)鍵所在。國有企業(yè)辦公室文秘工作者要切實踐行“忠誠老實，實事求是”這八個字，將其作為自己工作中的座右銘，時時警示自己、時時勉勵自己，做到對領(lǐng)導(dǎo)、對組織、對同志的絕對忠誠，不虛與委蛇，真誠與人打交道。同時，信守承諾，答應(yīng)的事情必須完成，最重要的是不撒謊、不隱瞞、不欺騙，也要表現(xiàn)出敬業(yè)、專注、責(zé)任、擔(dān)當(dāng)、雷厲風(fēng)行等品質(zhì)，在崗位中任勞任怨、埋頭苦干，尊重領(lǐng)導(dǎo)的同時，也不盲從，不回避問題、不逃脫責(zé)任，真正凸顯個人魅力。

總體說來，新時代國有企業(yè)辦公室文秘要面對更具挑戰(zhàn)性的工作，所以要不斷完善自身、督促自己進(jìn)步，為的是提升崗位適應(yīng)力、讓領(lǐng)導(dǎo)對自己及完成的工作滿意，這樣才可以避免自身被時代所淘汰[11]。對此，辦公室文秘工作者要從思想、言行、心理、工作技巧等方面做全面革新，實現(xiàn)由內(nèi)到外的轉(zhuǎn)變、升級，懂得領(lǐng)導(dǎo)意圖、理解政策綱要并有指向性地落實工作，避免在工作中拖后腿，避免給領(lǐng)導(dǎo)徒增煩惱，成為領(lǐng)導(dǎo)信賴、肯定的優(yōu)秀助手，為領(lǐng)導(dǎo)排憂解難、獻(xiàn)計獻(xiàn)策，不負(fù)領(lǐng)導(dǎo)期望。

三、結(jié)語

綜上所述，新時代背景下，國有企業(yè)辦公室文秘工作者面對的是更高的工作要求、更多的工作挑戰(zhàn)，需要文秘工作者認(rèn)真思考做好各項工作的路徑和方式方法。本文對此作了重要論述，希望可以給諸多國有企業(yè)辦公室文秘工作者帶去啟發(fā)和幫助，同時也希望各個文秘工作者積極進(jìn)取，不停下進(jìn)步與成長的步伐，更要強(qiáng)化心理素質(zhì)，如此才可以輕松勝任崗位工作、出色完成崗位工作，獲得領(lǐng)導(dǎo)青睞、其他同事的認(rèn)可，為國有企業(yè)做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。