醫(yī)院口述檔案信息資源體系建設(shè)實(shí)踐與探索

張爽 王璞鈺 吳佳琪 王前

摘 要：文章以蘇北人民醫(yī)院為例，從制度構(gòu)建、團(tuán)隊(duì)建設(shè)、技術(shù)支撐和開(kāi)放利用等方面總結(jié)了醫(yī)院口述檔案信息資源體系建設(shè)的初步實(shí)踐，分析醫(yī)院口述檔案信息資源體系建設(shè)中存在的問(wèn)題，從而提出了醫(yī)院口述檔案信息資源體系建設(shè)路徑，以此提升醫(yī)院口述檔案信息資源建設(shè)質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；口述檔案；信息資源建設(shè)

記錄保存醫(yī)院的歷史口述并形成口述檔案信息資源庫(kù)，對(duì)醫(yī)院醫(yī)療技術(shù)提升、醫(yī)療經(jīng)驗(yàn)傳承、院史檔案研究等具有重要的實(shí)踐價(jià)值。當(dāng)前國(guó)內(nèi)醫(yī)院口述檔案信息資源體系建設(shè)仍處于發(fā)展初期，醫(yī)院口述檔案信息資源體系建設(shè)實(shí)踐層面的創(chuàng)新性成果較少，還存在很大的拓展空間。自2019年起，蘇北人民醫(yī)院開(kāi)展醫(yī)院口述檔案信息資源體系建設(shè)，三年多來(lái)已取得一定成果，共采集到26位老專家和80名抗擊新冠肺炎醫(yī)務(wù)人員口述檔案，累積拍攝視頻110小時(shí)，轉(zhuǎn)錄文字近50萬(wàn)字；拍攝有效照片3000余張；征集到珍貴實(shí)體檔案200余件。該項(xiàng)目彌補(bǔ)了傳統(tǒng)院史在資源覆蓋、歷史細(xì)節(jié)、故事敘事等方面的不足。

一、 醫(yī)院口述檔案信息資源體系建設(shè)初步實(shí)踐

1. 明確制度要求，保證項(xiàng)目順利實(shí)施

首先，制定口述檔案項(xiàng)目實(shí)施方案。在院黨委和院部的支持下，蘇北人民醫(yī)院成立了口述檔案項(xiàng)目小組，由院辦公室牽頭，綜合檔案室負(fù)責(zé)項(xiàng)目的具體實(shí)施。制定蘇北人民醫(yī)院口述檔案項(xiàng)目實(shí)施方案和工作計(jì)劃，包括采訪目標(biāo)、采訪人員、采訪計(jì)劃安排、項(xiàng)目預(yù)期成果等。專門(mén)打造醫(yī)院口述訪談室，由醫(yī)院專職檔案員和揚(yáng)州大學(xué)師生聯(lián)合組成口述訪談工作項(xiàng)目組。其次，編制口述檔案工作流程和規(guī)范。在口述項(xiàng)目正式實(shí)施前，項(xiàng)目組多次討論并編寫(xiě)了《口述檔案采集工作流程》《口述檔案工作規(guī)范》，詳細(xì)規(guī)定了項(xiàng)目進(jìn)展中各環(huán)節(jié)的要求和標(biāo)準(zhǔn)；編制了《口述檔案受訪人信息登記表》《口述檔案使用授權(quán)書(shū)》等文件，規(guī)范口述檔案工作。第三，規(guī)范口述檔案整理和保存方法。每次采訪結(jié)束后項(xiàng)目組成員按照分工第一時(shí)間完成文字轉(zhuǎn)錄，將采集到的音視頻、圖片、文字等資料及時(shí)整理歸檔。為保證電子資料安全，口述檔案項(xiàng)目所有資料均采用“存1備2”方式存儲(chǔ)，主存儲(chǔ)硬盤(pán)作為日常查詢使用，兩套備份硬盤(pán)進(jìn)行異地存儲(chǔ)。

2. 現(xiàn)代化技術(shù)支撐，構(gòu)建口述檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)

項(xiàng)目組主要以電子目錄和電子檔案的形式保存醫(yī)院口述檔案資料，定期進(jìn)行離線備份。2021年起，蘇北人民醫(yī)院綜合檔案室大力推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，更新了“數(shù)字檔案室”檔案管理系統(tǒng)?？谑鰴n案項(xiàng)目組結(jié)合數(shù)字化多媒體、信息數(shù)據(jù)平臺(tái)、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)等，在“數(shù)字檔案室”系統(tǒng)中初步構(gòu)建了“口述檔案”信息資源庫(kù)功能模塊，包括：文字、圖像、音頻、視頻、實(shí)物等多種資源形式，形成了專門(mén)的口述檔案數(shù)據(jù)庫(kù)框架，為將來(lái)在線保存口述檔案信息資源、構(gòu)建口述檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)奠定了基礎(chǔ)。

3. 重視資源開(kāi)放利用，發(fā)揮口述檔案價(jià)值

口述檔案項(xiàng)目組一方面全方位收集、整理、保管醫(yī)院口述檔案史料，并匯編成各種專題檔案匯編，例如《老專家口述檔案匯編》《抗疫醫(yī)務(wù)人員口述檔案匯編》；另一方面也將收集到的醫(yī)院口述檔案史料進(jìn)行提煉和加工，利用醫(yī)院公眾號(hào)、內(nèi)外網(wǎng)等平臺(tái)講述醫(yī)院歷史與感人故事，全方位、多角度地向社會(huì)各界生動(dòng)展現(xiàn)了蘇北人民醫(yī)院醫(yī)務(wù)工作者的精神面貌和先進(jìn)事跡，向社會(huì)傳播正能量。項(xiàng)目的階段性成果得到國(guó)家檔案局官方網(wǎng)站、人民日?qǐng)?bào)社、《揚(yáng)州晚報(bào)》等各類媒體的宣傳報(bào)道。

二、 醫(yī)院口述檔案信息資源體系建設(shè)的問(wèn)題透視

通過(guò)文獻(xiàn)調(diào)研和實(shí)地調(diào)查，筆者對(duì)江蘇省內(nèi)的醫(yī)院口述檔案信息資源體系建設(shè)現(xiàn)存問(wèn)題進(jìn)行了梳理。從實(shí)踐層面來(lái)看，口述檔案成果仍存在“口述檔案信息資源孤島”問(wèn)題，即各專家的訪談資料的內(nèi)容之間相互割裂，尚未深入開(kāi)發(fā)其珍貴的利用價(jià)值；從理論層面來(lái)看，口述檔案信息資源體系建設(shè)的相關(guān)研究成果極少。筆者結(jié)合蘇北人民醫(yī)院在口述檔案信息資源建設(shè)方面的具體實(shí)踐，總結(jié)直接影響醫(yī)院口述檔案信息資源體系建設(shè)質(zhì)量的關(guān)鍵性問(wèn)題：

1. 制度層面，方案設(shè)計(jì)的系統(tǒng)性不足

蘇北人民醫(yī)院綜合檔案室在正式開(kāi)展醫(yī)院口述檔案信息資源建設(shè)前，雖然已設(shè)計(jì)了較為細(xì)致的建設(shè)方案，包括口述檔案項(xiàng)目計(jì)劃、資源采集方式、資源整理方法、資源管理模式等，但在實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)，設(shè)計(jì)的方案兼顧程度不夠，覆蓋范圍不廣。其一，口述檔案資源采集計(jì)劃所涉及的受訪群體較為單一，只涉及醫(yī)院的醫(yī)務(wù)人員，包括醫(yī)生、護(hù)士、藥師等，而同樣與醫(yī)院發(fā)展歷史具有緊密關(guān)聯(lián)的病人、志愿者等群體并不包括在內(nèi)，這在一定程度上影響了口述檔案的內(nèi)容質(zhì)量；其二，口述訪談提綱較為籠統(tǒng)，針對(duì)不同受訪者未能進(jìn)行有特色、有差異的提問(wèn)，這一定程度上影響了訪談內(nèi)容的全面性與針對(duì)性，使醫(yī)院口述檔案信息資源建設(shè)的系統(tǒng)性有所欠缺；其三，未能針對(duì)突發(fā)情況制定預(yù)案，在面對(duì)一些突發(fā)情況時(shí)往往很難做出及時(shí)調(diào)整，例如新冠疫情的出現(xiàn)影響了口述檔案采集計(jì)劃正常實(shí)施，受訪者由于疫情影響無(wú)法及時(shí)到線下參與口述訪談，致使口述檔案資源體系建設(shè)進(jìn)程緩慢。

2. 團(tuán)隊(duì)建設(shè)層面，團(tuán)隊(duì)專業(yè)素質(zhì)偏低

口述檔案信息資源體系建設(shè)是一項(xiàng)涵蓋檔案學(xué)、歷史學(xué)、文獻(xiàn)學(xué)和現(xiàn)代信息科學(xué)等多學(xué)科的工作，其工作團(tuán)隊(duì)的專業(yè)素質(zhì)直接影響工作質(zhì)量。其一，醫(yī)院口述檔案信息資源歸檔工作中，需要利用信息化手段對(duì)資源進(jìn)行整理、評(píng)估、錄入等深層次操作，并制定后續(xù)的長(zhǎng)期保存計(jì)劃。這一階段要求工作人員具備多學(xué)科知識(shí)深度與廣度，基本掌握口述訪談技巧、訪談人員歷史背景、多媒體工具的操作技巧以及基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)。[1]其二，工作團(tuán)隊(duì)的機(jī)制建設(shè)方面還存在不健全、不完善的問(wèn)題，具體表現(xiàn)為蘇北人民醫(yī)院綜合檔案室僅有3名專職檔案工作人員，而口述檔案信息資源建設(shè)頭緒多、工作量大，需要招募一些檔案相關(guān)專業(yè)在校大學(xué)生協(xié)助開(kāi)展工作。在醫(yī)院口述檔案信息資源建設(shè)中，工作團(tuán)隊(duì)也缺乏動(dòng)態(tài)的激勵(lì)、考核與評(píng)估機(jī)制。

3. 技術(shù)層面，信息資源庫(kù)建設(shè)深度欠缺

蘇北人民醫(yī)院綜合檔案室在進(jìn)行醫(yī)院口述檔案信息資源建設(shè)過(guò)程中，利用現(xiàn)有檔案管理信息系統(tǒng)中的模塊化功能，以期構(gòu)建面向開(kāi)放服務(wù)的醫(yī)院口述檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)。建立科學(xué)的口述檔案信息資源元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)是構(gòu)建口述檔案信息資源庫(kù)的關(guān)鍵所在。然而在實(shí)際操作中還存在一些困難，導(dǎo)致口述檔案信息資源庫(kù)建設(shè)處于瓶頸階段。其一，醫(yī)院口述檔案信息資源元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)較難界定。目前，我國(guó)應(yīng)用于口述檔案信息資源管理的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)較少，導(dǎo)致綜合檔案室在進(jìn)行醫(yī)院口述檔案信息資源的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)時(shí)，可參照的實(shí)例較少。其二，醫(yī)院口述檔案信息資源的相關(guān)概念及屬性的定義尚不完善，且口述檔案信息資源元數(shù)據(jù)整理工作量較大，耗時(shí)長(zhǎng)，導(dǎo)致蘇北人民醫(yī)院口述檔案信息資源元數(shù)據(jù)加工程度不深，口述檔案信息資源庫(kù)建設(shè)有待進(jìn)一步深入。

4. 開(kāi)放利用層面，開(kāi)放權(quán)限和信息系統(tǒng)亟須完善

隨著醫(yī)院口述檔案信息資源庫(kù)逐步建立，如何將信息資源最大限度地開(kāi)放與利用，也是亟待解決的問(wèn)題。醫(yī)院口述檔案信息資源的開(kāi)放受到倫理、法律、信息技術(shù)等諸多因素影響。其一，由于國(guó)內(nèi)關(guān)于口述檔案?jìng)惱韱?wèn)題尚無(wú)統(tǒng)一的回答，醫(yī)院口述檔案信息資源所涉及的隱私、敏感歷史等問(wèn)題也一定程度影響了相關(guān)資源更大范圍的開(kāi)放和利用。[2]其二，蘇北人民醫(yī)院綜合檔案室根據(jù)前期設(shè)計(jì)方案，在現(xiàn)有的“數(shù)字檔案室”管理系統(tǒng)中構(gòu)建了口述檔案信息資源庫(kù)基礎(chǔ)框架，僅有口述檔案信息資源目錄信息，系統(tǒng)功能和形式較為單一，無(wú)法滿足用戶愈發(fā)精細(xì)化、專業(yè)化、多樣化的需求 。

三、 醫(yī)院口述檔案信息資源體系建設(shè)路徑

1. 明確醫(yī)院口述檔案信息資源建設(shè)原則，設(shè)計(jì)科學(xué)全面的建設(shè)方案

設(shè)計(jì)醫(yī)院口述檔案信息資源的建設(shè)方案前應(yīng)明確建設(shè)原則。一是規(guī)范性，要求建設(shè)中所涉及的所有標(biāo)準(zhǔn)、術(shù)語(yǔ)和規(guī)定符合業(yè)界要求，并形成完整、系統(tǒng)的規(guī)范性手冊(cè)。二是可擴(kuò)展性，要求醫(yī)院口述檔案信息資源建設(shè)的每一階段都可根據(jù)需要進(jìn)行靈活構(gòu)造與擴(kuò)展，以確保建設(shè)順利進(jìn)行。三是可持續(xù)性，旨在提升醫(yī)院口述檔案信息資源建設(shè)的最大價(jià)值，強(qiáng)調(diào)通過(guò)不同手段，對(duì)資源內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)更新與維護(hù)。四是開(kāi)放性，是整個(gè)建設(shè)的最終目的，項(xiàng)目組應(yīng)盡可能地開(kāi)放檔案信息資源，宣傳和弘揚(yáng)醫(yī)院口述檔案信息資源所蘊(yùn)含的寶貴精神與文化內(nèi)涵。鑒于上述建設(shè)原則，在制定建設(shè)方案時(shí)，應(yīng)參照學(xué)界與業(yè)界的標(biāo)準(zhǔn)，提升方案的科學(xué)性。全面收集醫(yī)務(wù)工作者、患者、醫(yī)院志愿者等各類人群的口述資料，從而保證口述對(duì)象由單一逐漸走向多元，提升口述內(nèi)容的全面性和完整性。在建設(shè)工作正式開(kāi)展前，應(yīng)更加科學(xué)、全面、系統(tǒng)地設(shè)計(jì)醫(yī)院口述檔案信息資源建設(shè)方案，盡可能做到統(tǒng)籌兼顧，便于操作與應(yīng)用。根據(jù)口述檔案信息資源建設(shè)需要，撰寫(xiě)配套的應(yīng)用手冊(cè)、方案指南和注意事項(xiàng)。

2. 重視團(tuán)隊(duì)建設(shè)機(jī)制的完善與健全，提升研究人員總體素質(zhì)

人才是推動(dòng)醫(yī)院口述檔案信息資源建設(shè)持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵所在。為滿足醫(yī)院口述檔案信息資源建設(shè)跨領(lǐng)域、跨學(xué)科的需求，人員應(yīng)具備多元的知識(shí)面、較強(qiáng)的交叉學(xué)科素養(yǎng)、前沿的醫(yī)學(xué)視野和優(yōu)秀的溝通協(xié)調(diào)能力。首先，增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)的專業(yè)素質(zhì)。在醫(yī)院口述檔案信息資源體系建設(shè)準(zhǔn)備階段，一方面組織團(tuán)隊(duì)成員充分查閱、詳細(xì)了解受訪者背景資料，并與受訪者建立良好的信任關(guān)系；另一方面，注重學(xué)習(xí)掌握可能涉及的專業(yè)知識(shí)和訪談技巧，關(guān)注國(guó)內(nèi)外醫(yī)院口述檔案信息資源建設(shè)的實(shí)踐案例，總結(jié)歸納其做法，提高專業(yè)素養(yǎng)。其次，改進(jìn)專業(yè)團(tuán)隊(duì)的工作方式。訪談過(guò)程中成員分工協(xié)作，互相檢查補(bǔ)充；定期舉辦學(xué)術(shù)交流會(huì)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)等，探索醫(yī)院口述檔案信息資源體系建設(shè)的最佳實(shí)踐模式，進(jìn)一步擴(kuò)大醫(yī)院口述檔案信息資源體系建設(shè)成果的學(xué)術(shù)水平與社會(huì)影響力。

3. 關(guān)注信息技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)性、先進(jìn)性與適用性，提升醫(yī)院口述檔案資源信息化水平

首先，構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化、可行性強(qiáng)、實(shí)用性強(qiáng)的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)框架，以統(tǒng)一的資源數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)格式完成醫(yī)院口述檔案資源的內(nèi)容整合和規(guī)范存儲(chǔ)。目前，蘇北人民醫(yī)院依托國(guó)家檔案局發(fā)布的《口述歷史電子檔案元數(shù)據(jù)方案》，在國(guó)內(nèi)外相關(guān)專業(yè)領(lǐng)域關(guān)于元數(shù)據(jù)的理念和標(biāo)準(zhǔn)的研究基礎(chǔ)上，積極借鑒可用的元數(shù)據(jù)框架，初步構(gòu)建了醫(yī)院口述檔案信息資源的元數(shù)據(jù)方案。元素包括口述者、采集者、校對(duì)者、采集時(shí)間、采集地點(diǎn)、口述內(nèi)容關(guān)鍵詞、時(shí)長(zhǎng)、語(yǔ)種、口述資源類型、采集、保管期限、權(quán)限、存儲(chǔ)。其中口述者元素修飾詞包括姓名、民族、性別、籍貫、出生日期、年齡、政治面貌、文化程度、榮譽(yù)、科室、方言、著述；采集包括采集設(shè)備、設(shè)備型號(hào)；存儲(chǔ)包括在線存址、離線存址。其中方言、校對(duì)者、語(yǔ)種、采集、離線存址為可選項(xiàng)。下一步醫(yī)院將通過(guò)問(wèn)卷調(diào)查、專家咨詢等方式對(duì)前期初步構(gòu)建的醫(yī)院口述檔案信息資源元數(shù)據(jù)框架進(jìn)一步論證，不斷優(yōu)化元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，以便醫(yī)院檔案工作人員開(kāi)展口述檔案元數(shù)據(jù)后續(xù)處理和加工。其次，建設(shè)操作性、實(shí)用性較強(qiáng)的口述檔案管理系統(tǒng)，即可實(shí)現(xiàn)對(duì)口述檔案資源采集、組織、存儲(chǔ)與利用等各環(huán)節(jié)進(jìn)行全過(guò)程管理的一體化信息系統(tǒng)。醫(yī)院可在對(duì)口述檔案資源進(jìn)行綜合分析的基礎(chǔ)上，基于實(shí)際的資源管理需求，進(jìn)一步完善“數(shù)字檔案室”中的“口述檔案”功能模塊，將所收集、整理的口述檔案信息資源存儲(chǔ)其中，并通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化的元數(shù)據(jù)框架予以智能化整合，最終實(shí)現(xiàn)多種形態(tài)的醫(yī)院口述檔案信息資源全流程管理，包括文字、圖像、錄音等各種資源的檢索以及更深層次的資源開(kāi)發(fā)與利用。[3]

4. 重視醫(yī)院口述檔案信息資源的開(kāi)放與利用，加強(qiáng)對(duì)外交流合作

要構(gòu)建開(kāi)放的醫(yī)院口述檔案信息資源平臺(tái)，加強(qiáng)醫(yī)院口述檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，從不同視角研究和發(fā)掘用戶的多層次需求，提供針對(duì)性、智能化的開(kāi)放共享服務(wù)，同時(shí)應(yīng)重視開(kāi)放共享中口述檔案信息資源的安全和保密問(wèn)題。蘇北人民醫(yī)院在醫(yī)院口述檔案信息資源利用方面，發(fā)揮自身優(yōu)勢(shì)，在推出《百年濟(jì)世》電子書(shū)的基礎(chǔ)上，借助各方力量加強(qiáng)與國(guó)內(nèi)外媒體、專業(yè)學(xué)術(shù)平臺(tái)合作，擴(kuò)大醫(yī)院口述檔案信息資源建設(shè)成果知名度，與口述歷史專家和專業(yè)人員互動(dòng)交流，進(jìn)一步提升醫(yī)院口述檔案信息資源體系建設(shè)成果的社會(huì)影響力。醫(yī)院也可通過(guò)制作紀(jì)錄片、線下陳列展覽等方式，進(jìn)一步開(kāi)展口述檔案的宣傳推廣工作，實(shí)現(xiàn)口述檔案信息資源的社會(huì)效益最大化。

*本文系江蘇省醫(yī)院協(xié)會(huì)醫(yī)院管理創(chuàng)新研究課題項(xiàng)目（項(xiàng)目編號(hào)：JSYGY-3-2021-622）、揚(yáng)州市軟科學(xué)課題項(xiàng)目（項(xiàng)目編號(hào)：YZ2021213）、蘇北人民醫(yī)院院級(jí)課題項(xiàng)目（項(xiàng)目編號(hào)：YYGL202006）階段性研究成果。

*通訊作者：王前

注釋與參考文獻(xiàn)

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