再談GB/T7714中檔案類參考文獻(xiàn)著錄規(guī)則的修訂建議

郭朗睿 蔣衛(wèi)榮

摘 要：推薦性國家標(biāo)準(zhǔn)GB/T 7714—2015《信息與文獻(xiàn) 參考文獻(xiàn)著錄規(guī)則》是目前國內(nèi)學(xué)術(shù)論文普遍采用的參考文獻(xiàn)著錄標(biāo)準(zhǔn)，張衍、陳子琪的《〈信息與文獻(xiàn) 參考文獻(xiàn)著錄規(guī)則〉中檔案著錄規(guī)則的修訂建議》一文指出了現(xiàn)行標(biāo)準(zhǔn)針對檔案類參考文獻(xiàn)著錄存在的問題并提出修訂建議。然而，張、陳文所提出的修訂建議仍存在不完善乃至不妥當(dāng)之處。在重新梳理檔案及檔案編纂成果、文件、法律法規(guī)與公務(wù)文書、輿圖等相關(guān)文獻(xiàn)的類型歸屬后，進(jìn)一步規(guī)范化修訂責(zé)任者、題名、檔號、出版項和頁碼等檔案著錄要素的著錄格式，可對檔案著錄示例進(jìn)行辨正。

關(guān)鍵詞：參考文獻(xiàn)著錄規(guī)則；GB/T 7714—2015；國家標(biāo)準(zhǔn)

分類號：G254.31

Suggestions on the Revision of Description Rules of Archival References in GB/T 7714 Discussion with Zhang Yan and Chen Ziqi

Guo Langrui1，2， Jiang Weirong1

（ 1. School of Social Science， Soochow University， Suzhou， Jiangsu 215000； 2. Jiangsu Jiatu Network Technology Co.， Ltd.， Suzhou， Jiangsu 215000 ）

Abstract： The recommended Chinese standard GB/T 7714—2015 Information and Documentation—Rules for Bibliographic References and Citations to Information Resources is commonly used in description of references of academic papers at present. However， Zhang Yan and Chen Ziqi’s paper Suggestions on the Revision of Archival Description Rules in Information and Documentation—Rules for Bibliographic References and Citations to Information Resources proposes that the current standard should be revised. Still， there are some imperfections and even inadequacies in the proposed revisions in Zhang and Chen’s paper. After reorganizing the types of archives and archival compilations， records， laws and regulations， maps， and other related documents， we can further standardize and revise the citation format of description item of archives such as author， title， file number， publication item， and page， and we can correct the examples of description of archives.

Keywords： Rules for Bibliographic References and Citations to Information Resources； GB/T 7714—2015； Chinese GB Standards

推薦性國家標(biāo)準(zhǔn)GB/T 7714—2015《信息與文獻(xiàn)參考文獻(xiàn)著錄規(guī)則》[1]（以下簡稱《規(guī)則》）自頒布實施以來，為國內(nèi)學(xué)術(shù)論文中參考文獻(xiàn)的規(guī)范著錄作出了巨大貢獻(xiàn)，也成為目前期刊論文、學(xué)位論文等常見學(xué)術(shù)文章最普遍采用的標(biāo)準(zhǔn)。《規(guī)則》的推行既為學(xué)者閱讀論文時追溯檢索提供了方便，也以結(jié)構(gòu)化標(biāo)引為機(jī)讀創(chuàng)造了條件。但在實踐工作當(dāng)中，以檔案為代表，個別類型文獻(xiàn)著錄并未取得理想的效果：一方面源于部分作者和編輯并不熟悉《規(guī)則》的細(xì)節(jié)內(nèi)容而未能采取正確的著錄格式，或?qū)Α胺侵髁鳌钡奈墨I(xiàn)形式缺少著錄意識而未將參考的檔案標(biāo)注為參考文獻(xiàn)；另一方面也反映出《規(guī)則》自身對此類文獻(xiàn)的著錄標(biāo)準(zhǔn)不夠全面、清晰[2]，缺少關(guān)于檔案的針對性條款。

雖然GB/T 7714在2015年修訂的版本相較于舊版本GB/T 7714—2005《文后參考文獻(xiàn)著錄規(guī)則》明確增加了“檔案，A”這一文獻(xiàn)類型，但并未將其作為一種獨(dú)立的參考文獻(xiàn)類型單獨(dú)制定著錄規(guī)則。只有2處示例出現(xiàn)了檔案文獻(xiàn)的著錄，分別沿用了“專著”和“電子資源”的一般格式：

[9]中國第一歷史檔案館，遼寧省檔案館.中國明朝檔案總匯[A].桂林：廣西師范大學(xué)出版社，2001.[3]

[2]北京市人民政府辦公廳.關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)北京市企業(yè)投資項目核準(zhǔn)暫行實施辦法的通知：京政辦發(fā)[2005]37號[A/OL].（2005-07-12）[2011-07-12]. http：//china.findlaw.cn/fagui/p_1/39934.html.[4]

此2處示例對于原始文獻(xiàn)而言可謂差強(qiáng)人意，既標(biāo)明了原文獻(xiàn)的主要信息，也符合《規(guī)則》的一般思路。但[9]為出版成圖書的檔案匯編成果，[2]為收錄在法規(guī)數(shù)據(jù)庫網(wǎng)站的政府公文，都不是直接的“檔案”，在全國乃至世界各地檔案機(jī)構(gòu)的館藏檔案中都難以稱得上典型。而對于典型的檔案文獻(xiàn)資源，其既不像圖書有詳細(xì)的出版項，也不像電子資源包含固定公開可訪問的鏈接路徑，反而包含了檔號、館藏單位等獨(dú)有的外部信息，因此有必要制定專門的標(biāo)準(zhǔn)以適配。

針對《規(guī)則》中檔案著錄規(guī)則自身存在的不足之處，多名學(xué)者均提出了修訂建議，其中以張衍、陳子琪2021年發(fā)表于《圖書館論壇》的《〈信息與文獻(xiàn) 參考文獻(xiàn)著錄規(guī)則〉中檔案著錄規(guī)則的修訂建議》[5]一文（以下簡稱“張、陳文”）最為詳盡且最具代表性。張、陳文提出的修訂建議整體架構(gòu)較為科學(xué)合理，但細(xì)節(jié)上仍有若干瑕疵有待商榷。由是，筆者試圖在其基礎(chǔ)之上對細(xì)節(jié)的不足之處加以完善，從而針對《信息與文獻(xiàn) 參考文獻(xiàn)著錄規(guī)則》中的檔案著錄規(guī)則提出新的修訂建議，兼與二位學(xué)者商榷。

1 檔案及檔案相關(guān)文獻(xiàn)的類型歸屬

1.1 重新審視檔案編纂成果的文獻(xiàn)類型

主流觀點(diǎn)認(rèn)為，檔案文獻(xiàn)編纂工作的成果類型可以分為兩類，原文型的編纂成果與非原文型的編纂成果，前者如中國第一歷史檔案館編纂的《清代奏折匯編 農(nóng)業(yè)·環(huán)保篇》等，后者如蘇州市檔案館沈慧瑛著的《過云樓檔案揭秘》等。二十世紀(jì)八九十年代曾一度似有以“編研”取代“編纂”的趨勢，但近一二十年“編研”一詞又漸趨式微。因為檔案部門的編纂成果畢竟還是以原文編纂者為多數(shù)，至于在原文基礎(chǔ)上作闡釋并作一定程度內(nèi)容拓展的，以方便普通讀者為目的，即以敘事隨筆型示人的非原文型的編研成果無疑是少數(shù)，更非每個檔案部門都有如是之編研力量。

關(guān)于文獻(xiàn)類型標(biāo)識代碼在檔案編纂成果上的適用范圍，張、陳文認(rèn)為《規(guī)則》中將《中國明朝檔案總匯》作為“檔案，A”并不合理：“建議此類劃入‘普通圖書，M’?！畽n案，A’專指著者利用檔案典藏機(jī)構(gòu)未經(jīng)匯編整理出版的檔案”[6]。筆者以為不妥，此舉似有將“普通圖書”范疇擴(kuò)大之嫌。雖然“普通圖書”并非一個通用術(shù)語，但《規(guī)則》中對其卻有明文解釋，“3術(shù)語和定義”指出“專著 monograph”包括“普通圖書、古籍、學(xué)位論文、會議文集、匯編、標(biāo)準(zhǔn)、報告、多卷書、叢書等”[7]?！兑?guī)則》中對于以圖書形式出版的文獻(xiàn)類型原本就并非以“M”一以貫之，例如：以書代刊的集刊（輯刊）參照“匯編”的類型以“G”作為標(biāo)識代碼；學(xué)術(shù)會議中出版成書的會議論文集作為“會議錄”采用“C”……由此可見，以出版與否作為劃分文獻(xiàn)類型的依據(jù)與《規(guī)則》的制定初衷有所違背。

未經(jīng)出版的館藏檔案歸屬進(jìn)“檔案，A”的范疇固然是沒有爭議的，但對于檔案類出版物而言，應(yīng)當(dāng)以其出版內(nèi)容作為依據(jù)進(jìn)行劃分：若僅僅是按照特定主題、機(jī)構(gòu)或時限等匯編而成的影印本，或?qū)υ?nèi)容“述而不作”的轉(zhuǎn)錄、點(diǎn)校成果，則也應(yīng)當(dāng)適用于“檔案，A”；若是編纂者加以自身的研究評述對檔案內(nèi)容進(jìn)行了釋讀與分析（例如沈慧瑛《過云樓檔案揭秘》等），本質(zhì)上屬于“檔案研究”的學(xué)術(shù)專著，方適合按照“普通圖書，M”進(jìn)行著錄。對于前者而言，雖然屬于“二次（檔案）文獻(xiàn)”，但因信息內(nèi)容的原始記錄性仍應(yīng)屬于“檔案，A”，而編纂者則應(yīng)當(dāng)參照外文譯著中譯者的著錄形式，作為“其他責(zé)任者”進(jìn)行著錄；對于后者而言，學(xué)者將其作為參考文獻(xiàn)時可能也會引用圖書中所附的原始檔案內(nèi)容，此時則可以單獨(dú)引用這一獨(dú)立文件，并按照析出文獻(xiàn)[8]的格式進(jìn)行著錄。

1.2 “文件，RS或REC”不宜作為文獻(xiàn)類型

張、陳文以文件生命周期理論入手，認(rèn)為經(jīng)過鑒定的文件才能轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案，且“檔案并非全部由文件轉(zhuǎn)化而來，還包括大量非文件類的原始性記錄物”，并為文件設(shè)置了單獨(dú)的文獻(xiàn)類型，標(biāo)識代碼為RS或RES。[9]尚且不論“文件”的定義在檔案界內(nèi)外均是一個存在爭議的問題，僅從文檔管理和文獻(xiàn)著錄的工作實務(wù)情況來看，文件并不適宜作為一種文獻(xiàn)類型，而張、陳文對此的論證亦不足夠嚴(yán)密。

首先，張、陳文沿用了檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T 1—2000《檔案工作基本術(shù)語》中“國家機(jī)構(gòu)、社會組織或個人在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)中形成的各種形式的信息記錄”[10]的表述作為文件的定義，并基于此作為增設(shè)“文件，RS或REC”的依據(jù)。然而，這一定義是針對檔案管理工作而作出的界定，針對的是檔案管理的對象，并非《規(guī)則》所面向的參考文獻(xiàn)著錄的對象。圖書、報刊、數(shù)據(jù)集、公務(wù)文書等各種不同的“文獻(xiàn)類型”均可以作為“文件”進(jìn)行管理，“文獻(xiàn)”并非“文件”的屬概念。而任何“原始性記錄物”一旦按照檔案管理制度進(jìn)行歸檔保存，其實本質(zhì)上就已被視作“文件”而處理。

其次，張、陳文用以論證文檔關(guān)系的文件所處階段問題，也屬于文檔工作的管理依據(jù)，而非文獻(xiàn)類型的分類依據(jù)?！按笪募^”下文件現(xiàn)行、半現(xiàn)行或非現(xiàn)行的階段差異并不會改變具體文件所屬的文獻(xiàn)類型，而文件向檔案的轉(zhuǎn)化并未改變信息資源作為文獻(xiàn)被利用的本質(zhì)，因此不足以作為區(qū)分文獻(xiàn)類型的依據(jù)。且有大量機(jī)關(guān)單位公布的重要官方文件，在形成之初已經(jīng)有清晰的檔案價值，最終進(jìn)入檔案階段是一種必然。

最后，張、陳文目前采用的文件定義以及相關(guān)解讀，將“文件”的內(nèi)涵和范圍呈現(xiàn)得較為狹促。構(gòu)成“文件”的要素，離不開兩個方面：一是作者身份，是“公”抑“私”；二是文件內(nèi)容，是“公務(wù)”抑是“私務(wù)”。不能把“文件”局限在“公方身份的公務(wù)文件”上，從而大大縮小了文件概念本身理應(yīng)涵蓋的范圍。但是，從著錄的角度而言，還需要將“文件”與“法律法規(guī)”（包括“黨規(guī)黨紀(jì)”）區(qū)分開來。與此同時，還需考慮“法律法規(guī)”與“文件”的差別。其作者，前者是后者的很小的一部分，是特指有立法權(quán)的機(jī)關(guān)，形式上往往是以章條（少數(shù)還有“編章節(jié)條”“章節(jié)條”）示人。既然“輿圖”可以單獨(dú)列為一類，“法律法規(guī)”更有理由作如是設(shè)計。

1.3 應(yīng)增設(shè)文獻(xiàn)類型“法律法規(guī)與公務(wù)文書，L”

張、陳文并未明確指出法律法規(guī)的文獻(xiàn)類型應(yīng)當(dāng)如何界定，但對關(guān)于法律法規(guī)著錄相關(guān)觀點(diǎn)的現(xiàn)狀作出了兩項有代表性的復(fù)述：一是《規(guī)則》主要起草人之一陳浩元指出“檔案，A”包括法律法規(guī)[11]；二是余丁認(rèn)為“法律法規(guī)歸為檔案（A）有點(diǎn)勉強(qiáng)，故有些出版單位將其歸為其他（Z）”[12]。這兩種觀點(diǎn)其實各有道理：對于《規(guī)則》既設(shè)的15種包括“普通圖書”“會議錄”等在內(nèi)的具備明確標(biāo)識的文獻(xiàn)類型來說，“檔案”大概是和“法律法規(guī)”親緣關(guān)系最近的一項；但法律法規(guī)又與常規(guī)的檔案文獻(xiàn)表現(xiàn)出形態(tài)和性質(zhì)上的差別，如果以“檔案”作為文獻(xiàn)類型似乎不夠清晰。

但倘若完全依照《規(guī)則》現(xiàn)有的文獻(xiàn)類型進(jìn)行著錄，而把法律法規(guī)從“檔案，A”中排除，將其著錄為“其他，Z”的話，同樣不是一種理想的設(shè)計。對一個確定的分類體系而言，“其他”項往往是體系中數(shù)目較少而性質(zhì)不太容易確定的“邊緣”類型。而法律法規(guī)作為典型的官方規(guī)范性文件，應(yīng)當(dāng)是文獻(xiàn)分類中的一個重要條目。況且《規(guī)則》中已經(jīng)為“計算機(jī)程序，CP”“輿圖，CM”“數(shù)據(jù)集，DS”等比起法律法規(guī)更邊緣的文獻(xiàn)類型設(shè)立了單獨(dú)的類目，那么法律法規(guī)無論從文獻(xiàn)的數(shù)量還是利用率來看，都應(yīng)該增設(shè)專有文獻(xiàn)類型以體現(xiàn)其地位并方便識讀。

筆者以為，可將法律法規(guī)與公務(wù)文書合并為同一文獻(xiàn)類型“法律法規(guī)與公務(wù)文書”，標(biāo)識代碼可根據(jù)“法律法規(guī)”的英文“l(fā)aws and regulations”縮寫為“L”，包括各類政策法規(guī)和《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》所規(guī)定的黨政機(jī)關(guān)法定公文[13]等，如此不但明確了官方規(guī)范性文件的文獻(xiàn)類型歸屬，同時也能解決前述文件不宜作為文獻(xiàn)類型的諸多問題。當(dāng)然，如若增設(shè)這一文獻(xiàn)類型，需要解決兩個新的問題：一是在引用類似“××單位關(guān)于發(fā)布（或印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)等）《××文件》的通知”格式為題的公文中的《××文件》時，題名項應(yīng)直接著錄“××文件”還是完整的通知文題；二是此類文件往往以網(wǎng)頁等電子資源形式被獲取，《規(guī)則》目前對一般的電子資源要求以“（更新或修改日期）[引用日期]”的格式著錄相關(guān)日期，但對于法律法規(guī)與公務(wù)文書來說，成文日期、印發(fā)日期和施行日期相對網(wǎng)頁自身而言可能是更為重要的著錄項。這一問題的細(xì)則有待更深一層的研討，本文暫不過多展開。

1.4 “輿圖，CM”或可考慮納入“檔案，A”

“輿圖，CM”是現(xiàn)行標(biāo)準(zhǔn)中使用頻率極低的文獻(xiàn)類型。余丁曾指出這一類型應(yīng)當(dāng)改為“地圖”從而更加廣泛、通用[14]，但筆者認(rèn)為這一文獻(xiàn)類型的設(shè)置在邏輯上本身存在缺陷。其他常見的文獻(xiàn)類型如“期刊，J”“學(xué)位論文，D”“普通圖書，M”等，無一例外是根據(jù)外在的發(fā)行形式而劃分的；而無論“輿圖”或“地圖”都是內(nèi)在特征，各種類型的參考文獻(xiàn)都可能包含輿圖內(nèi)容，因此輿圖在邏輯上與其他參考文獻(xiàn)存在重疊，不宜作為并列的類型。

陳浩元在對2015年修訂內(nèi)容進(jìn)行解釋時，將新增的文獻(xiàn)類型“檔案，A”界定為“分類保存以備查考的文件和材料，如人事檔案、科技檔案、法律法規(guī)、政府文件等”[15]。據(jù)此，筆者以為“輿圖，CM”或可考慮歸納進(jìn)“檔案，A”的范疇——古代文物中的輿圖本身就屬于歷史檔案，而現(xiàn)代地質(zhì)信息中的未以其他形式出版發(fā)行的地圖文獻(xiàn)也可以納入到科技檔案的范疇。因此，將“輿圖，CM”合并進(jìn)“檔案，A”可以減少《規(guī)則》的冗余。

2 檔案著錄要素的著錄格式

2.1 責(zé)任者

檔案文獻(xiàn)的主要責(zé)任者應(yīng)按照檔案的形成者著錄，這一點(diǎn)毋庸置疑，但在格式方面，張、陳文“著錄應(yīng)保留名稱中1949年中華人民共和國成立前特有的朝代或政權(quán)信息，以‘（ ）’加以標(biāo)識”[16]的觀點(diǎn)則并不適宜。

一方面，這顯然與《規(guī)則》的自身的標(biāo)準(zhǔn)相違背。對于與其他文獻(xiàn)類型相通的著錄要素，檔案著錄規(guī)則不應(yīng)打破原有規(guī)律?！兑?guī)則》在“8.1 主要責(zé)任者或其他責(zé)任者”的著錄細(xì)則中，明確地去除了原題中包含的朝代或國別信息，并給出若干示例，如：

示例1：李時珍 原題：（明）李時珍[17]

另一方面，這樣也與張、陳文參考《規(guī)則》中8.4.3.1部分為檔案形成日期編寫的規(guī)則存在語義重復(fù)。張、陳文在“出版項”部分“形成時間”的著錄方面指出：“當(dāng)檔案中標(biāo)注有其他紀(jì)年形式時，還應(yīng)另將原紀(jì)年以‘（ ）’形式附后。”并給出了“1939-01-20（民國廿八年一月二十日）”的示例。[18]既然形成日期中的其他紀(jì)年形式已經(jīng)體現(xiàn)出了朝代和政權(quán)，那么在責(zé)任者部分再額外著錄則是冗余的。

2.2 題名項（題名與檔號）

在題名的著錄上，張、陳文認(rèn)為檔案相對于其他文獻(xiàn)的特殊之處是“每一控制層級均有獨(dú)立的題名且意涵不同”，所以修訂的標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)當(dāng)“明確指出應(yīng)標(biāo)引哪一層級或哪幾層級的題名”，并建議：一是根據(jù)“引用檔案資源的深度，逐級標(biāo)引題名”；二是引入一個新的著錄用符號“·”用以間隔全宗、案卷和件；三是“全宗名必須予以標(biāo)注”，“若檔案原件中只著錄有文件題名，則只標(biāo)注全宗名和文件名即可”[19]。

這一論斷的前提本就耐人尋味——“每一控制層級均有獨(dú)立的題名且意涵不同”真的是檔案的特殊之處么？不可否認(rèn)檔案在分級分類上表現(xiàn)出遠(yuǎn)超其他類型信息資源的秩序，但似乎不足以認(rèn)為這是其“獨(dú)有”的特征。圖書的所屬系列叢書和內(nèi)部的篇、章、節(jié)，期刊論文的欄目，報紙的版名……無不可以看作是與檔案類似的有特殊意涵的獨(dú)立題名，而以上要素均未在《規(guī)則》中作為著錄要素存在。倘若大費(fèi)周章地引入新符號用以著錄檔案中的類似要素，顯然也是不現(xiàn)實的。

嚴(yán)格來講，如果將檔案作為參考文獻(xiàn)時利用深度到達(dá)了“件”的層級，則在題名項只著錄件名是與當(dāng)前《規(guī)則》整體標(biāo)準(zhǔn)最為一致的方案。而如若全宗、案卷等信息確有著錄的必要，也不應(yīng)擠占題名的位置，可以采取兩種思路修訂著錄規(guī)則：一是按照析出文獻(xiàn)著錄，即把案卷視作整體信息資源專著，把全宗對應(yīng)單位視作“對文獻(xiàn)負(fù)責(zé)的機(jī)關(guān)團(tuán)體名稱”[20]作為專著主要責(zé)任者；二是按照連續(xù)出版物著錄，把全宗視作類似期刊或報紙的連續(xù)出版物。以張、陳文所舉的中國第二歷史檔案館館藏“北洋政府檔案·交通部·中華民國六年郵政事物總論”為例，按照兩種思路修訂后的著錄方法分別是：

示例1：中華民國六年郵政事物總論[A]//北洋政府.交通部檔案

示例2：中華民國六年郵政事物總論[A].北洋政府檔案

張、陳文中的另一個問題是，將“檔號”作為與其他文獻(xiàn)類型中“頁碼”對標(biāo)的要素著錄于末尾。[21]對此筆者持反對意見，并認(rèn)為檔號應(yīng)充當(dāng)“其他題名信息”著錄于題名部分?！兑?guī)則》指出“其他題名信息包括……專利號，報告號，標(biāo)準(zhǔn)號等”，并給出若干示例：

示例8：信息與文獻(xiàn)—都柏林核心元數(shù)據(jù)元素集：GB/T 25100—2010[S]

示例9：中子反射數(shù)據(jù)分析技術(shù)：CNIC-01887[R][22]

顯然，作為文獻(xiàn)的唯一標(biāo)識，檔號與專利號、報告號、標(biāo)準(zhǔn)號和法定公文的文號等具有相似的結(jié)構(gòu)和功能。因此，檔號也應(yīng)當(dāng)與以上信息一樣作為“其他題名信息”著錄于題名后并以“：”間隔。對此，趙正、龔闊英先前已經(jīng)提出過應(yīng)采用“題名：檔號”格式著錄檔案文獻(xiàn)的題名項[23]，但并未交代選取這一格式的具體緣由。筆者以為，題名項選取這一格式相較于張、陳文更為妥帖：

其一，張、陳文給出的格式將全宗和案卷均納入題名，與文獻(xiàn)識讀、利用的一般習(xí)慣及《規(guī)則》的整體思路不符。

其二，需要引入《規(guī)則》已明確定義的9種著錄用符號之外新的著錄用符號“·”，這一符號僅用于檔案著錄或會破壞《規(guī)則》整體的融洽性。且《規(guī)則》中原有的著錄用符號“.”本身具有類似功能，如著錄細(xì)則部分8.1.4中規(guī)定：“機(jī)關(guān)團(tuán)體名稱應(yīng)由上至下分級著錄，上下級間用‘.’分隔，用漢字書寫的機(jī)關(guān)團(tuán)體名稱除外。”[24]可見著錄用符號“.”本身具備與張、陳文提出的“·”類似的“分級”作用，且一般不用于中文內(nèi)容，《規(guī)則》給出的著錄示例也僅將這一特殊用法用于英文機(jī)關(guān)團(tuán)體的分級著錄（因英文單位多將下級單位標(biāo)注在前并以“，”連接所述單位，依照原有形式著錄會與《規(guī)則》表示合作責(zé)任者的著錄形式混淆）：

示例1：中國科學(xué)院物理研究所

示例2：貴州省土壤普查辦公室

示例3：American Chemical Society

示例4：Stanford University. Department of Civil Engineering[25]

其三，檔案文獻(xiàn)檔號與《規(guī)則》中“其他題名信息”所定義的內(nèi)容具有相同的屬性，因此宜采用與“其他題名信息”相同的方式加“：”著錄于題名后，可以最大程度繼承《規(guī)則》固有的著錄格式，確保整體的統(tǒng)一性。

2.3 出版項

筆者完全贊成張、陳文中以“典藏地：典藏者”（典藏者為檔案館等）代替圖書出版項的“出版地：出版者”（出版者為出版社等）這一觀點(diǎn)，但出版日期以“circa”表示推測形成時間并著錄為“c1884”的格式[26]會與版權(quán)年相混淆?！兑?guī)則》中“8.4.3 出版日期”第三條明確指出：“出版年無法確定時，可依次選用版權(quán)年、印刷年、估計的出版年。估計的出版年應(yīng)置于方括號內(nèi)?！辈⒎謩e給出了示例：

示例1：c1988

示例2：1995印刷

示例3：[1936][27]

因此，檔案形成年份無法確定時，也應(yīng)當(dāng)按照類似的規(guī)律進(jìn)行著錄。如前述推測形成時間為1884年代的檔案應(yīng)著錄為“[1884]”。且這一格式也與檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《檔案著錄規(guī)則》（DA/T 18—2022）中“考證日期”項相一致，即“沒有形成日期的文件……考證出形成日期后著錄，并加‘[ ]’”[28]。將推測形成時間在方括號內(nèi)進(jìn)行標(biāo)識，既符合《規(guī)則》自身對出版日期的著錄標(biāo)準(zhǔn)，又與檔案自身著錄方式[29]一致，便于學(xué)者參照檔案著錄情況對論文參考文獻(xiàn)進(jìn)行著錄。

此外，張、陳文中“以‘-’連接檔案形成的起止跨度日期”[30]的觀點(diǎn)也有待商榷。雖然《規(guī)則》中的著錄用符號“-”有“用于起訖序號和起訖頁碼間”的連接作用[31]，但是對于檔案而言，如果是跨越多個年份的文件被匯編至同一案卷，應(yīng)采用“/”作為著錄用符號連接不同年份更加合理。因《規(guī)則》中“/”的功能包括“用于合期的期號間”[32]，廣泛用于多期連續(xù)出版物合訂本的著錄[如1985年1、2期合刊應(yīng)著錄為1985（1/2）]，這種著錄方式與不同年份匯編而成的案卷關(guān)系上更為緊密，采用“/”比“-”更符合《規(guī)則》思路。

2.4 頁碼

在探討檔案著錄規(guī)則中的頁碼著錄問題時，首先要明確一個前提：頁碼并不是一個“必備”的著錄項目?！兑?guī)則》中將參考文獻(xiàn)劃分成了“閱讀型參考文獻(xiàn)”和“引文參考文獻(xiàn)”[33]，前者可以不著錄頁碼或者著錄析出文獻(xiàn)的起訖頁碼，后者則是著錄引用內(nèi)容所在的頁碼。因此當(dāng)參考文獻(xiàn)中的檔案屬于閱讀型參考文獻(xiàn)時，按卷保管的檔案可以著錄所參考文件在卷內(nèi)被編寫的頁碼范圍，按件保管的可以不著錄頁碼；而參考文獻(xiàn)中的檔案屬于引文參考文獻(xiàn)時，則應(yīng)該精確到具體頁碼。無論如何，頁碼項應(yīng)該按照檔案保管時實際編寫的頁碼作為著錄依據(jù)，而非以檔號代替頁碼。另外值得一提的是，頁碼不一定著錄為阿拉伯?dāng)?shù)字，《規(guī)則》指出“引自序言或扉頁題詞的頁碼，可按實際情況著錄”[34]。因此當(dāng)將檔案文獻(xiàn)中沒有頁碼的部分作為參考文獻(xiàn)時，也可采用自然語言加以描述，如“備考表”等。

3 檔案著錄示例辨正

《規(guī)則》中暫未明確檔案文獻(xiàn)的著錄格式，張、陳文最末一章給出了依其觀點(diǎn)而自擬的著錄格式和示例。而結(jié)合本文前述觀點(diǎn)和修訂建議，筆者擬重新提出檔案著錄的規(guī)范格式，并以張、陳文中示例按照新格式重新著錄。在檔案文獻(xiàn)的著錄方面可分為兩大類：一是檔案原始文本編纂出版而成的圖書，二是較為傳統(tǒng)、典型的檔案館藏資源。前者可參照專著的著錄格式，僅修改文獻(xiàn)類型標(biāo)識代碼為“A”，此處不再贅述；后者根據(jù)檔案管理和利用是以“卷”還是“件”為單位，可以進(jìn)一步分成兩種具體情況：

對于以件為單位管理利用的檔案，或以卷為單位但利用其整卷內(nèi)容作為參考文獻(xiàn)的，著錄格式如下：

主要責(zé)任者.題名：其他題名信息[文獻(xiàn)類型標(biāo)識/文獻(xiàn)載體標(biāo)識].典藏地：典藏者，檔案形成時間：頁碼（更新或修改日期）[引用日期].獲取和訪問路徑.數(shù)字對象唯一標(biāo)識符.

對于以卷為單位管理利用，并且引用案卷中具體某件檔案內(nèi)容的，以析出文獻(xiàn)形式著錄，著錄格式如下：

析出文獻(xiàn)主要責(zé)任者.析出文獻(xiàn)題名[文獻(xiàn)類型標(biāo)識/文獻(xiàn)載體標(biāo)識]//案卷主要責(zé)任者.案卷題名：其他題名信息.典藏地：典藏者，檔案形成時間：頁碼（更新或修改日期）[引用日期].獲取和訪問路徑.數(shù)字對象唯一標(biāo)識符.

以上“其他題名信息”部分均以著錄檔號為主，若具體檔案存在副標(biāo)題等其他信息，則置于檔號之前，一并著錄至“其他題名信息”處。

示例1：柯臺山.港九脫險記手稿：T1050_02_02_001[A/OL].臺北：中研院臺史所檔案館，1942-07-12（民國31年7月12日）[2020-07-01].http：//tais.ith.sinica. edu.tw/sinicafrsFront/search/search_detail.jsp xmlId=00003117 66&checked=&unchecked=0000311766.

示例2：澳門基本法協(xié)進(jìn)會.澳門基本法協(xié)進(jìn)會會議記錄冊：MO/AH/APLBM/03/012[A].澳門：澳門檔案館，1995-01-05.

示例3：Royal Commission on Government in England. Research Unit on School Management and Government： interim report 1967： HLG 69/940[A]//Ministry of Housing and Local Government and of successor and related bodies. Royal Commission on Local Government in England （Redcliffe-Maud Commission）： Minutes， Papers and Maps. Kew： The National Archives， 1966/1967.

示例4：United States Court of Appeals. Appellants’ Brief： 75677517[A/OL]. Philadelphia： National Archives at Philadelphia， 1966-10-03[2020-07-01]. https：//catalog.archives.gov/id/75677517.

4 結(jié) 語

學(xué)術(shù)論文中參考文獻(xiàn)著錄規(guī)則的標(biāo)準(zhǔn)化及其修訂過程，反映出學(xué)術(shù)研究在形式上趨于規(guī)范之進(jìn)展。合理參考既有文獻(xiàn)資料的研究成果，乃是科學(xué)精神的體現(xiàn)，而將諸參考文獻(xiàn)加以規(guī)范著錄作為學(xué)術(shù)寫作要領(lǐng)，其有效執(zhí)行不但便于后來者追溯檢索，更是對原始文獻(xiàn)乃至學(xué)術(shù)事業(yè)的尊重。GB/T 7714經(jīng)修訂已然取得了顯著進(jìn)步，而編輯出版界乃至學(xué)術(shù)界各領(lǐng)域?qū)?biāo)準(zhǔn)提出各項修訂建議，亦是學(xué)術(shù)共同體為優(yōu)化學(xué)術(shù)生態(tài)而攜手共進(jìn)之策。唯標(biāo)準(zhǔn)起草者、編校工作者和從事學(xué)術(shù)寫作的科研人員協(xié)調(diào)配合，方可推動其有效落地。

檔案類參考文獻(xiàn)本應(yīng)是學(xué)術(shù)研究中的重要資料，但在著錄方面卻未受到應(yīng)有重視。學(xué)者撰文時，對檔案類參考文獻(xiàn)用而不著、著而不當(dāng)?shù)默F(xiàn)象屢見不鮮，一定程度上對檔案作為信息資源的傳播利用造成了一定滯礙。而《規(guī)則》中對檔案類參考文獻(xiàn)著錄規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)制定設(shè)計的模糊與缺失，是造成此現(xiàn)象的端由之一。張、陳文對此問題展開的研究與建議，是一番有益的探索，而筆者撰此文與其商榷，亦是期待以學(xué)術(shù)交流之途徑，共同推進(jìn)檔案類參考文獻(xiàn)著錄規(guī)則能夠再上一個臺階。愿此舉能夠引發(fā)全國信息與文獻(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會對相關(guān)問題的關(guān)注，在標(biāo)準(zhǔn)修訂中給予檔案類參考文獻(xiàn)更為充分的一席之地，同時也愿增進(jìn)學(xué)界同仁對檔案類參考文獻(xiàn)的關(guān)注，使檔案文獻(xiàn)在學(xué)術(shù)事業(yè)發(fā)展中更充分地開掘其文獻(xiàn)價值。

*本文系國家檔案局科技項目“總體國家安全觀下的檔案開放審核研究”（項目編號：2022-R-034）階段性研究成果。

注：參照GB/T 7714—2015之格式，本文中同一參考文獻(xiàn)多次引用時本應(yīng)采用統(tǒng)一序號，并于正文中方括號外加注相應(yīng)頁碼。然作為期刊論文出于編排印刷及讀者閱讀便利之考量，依文內(nèi)引用順序進(jìn)行了分別編號，每次引用內(nèi)容所在頁碼著錄于參考文獻(xiàn)末，依順序與序號一一對應(yīng)。

注釋與參考文獻(xiàn)

[1][3][4][7][17][20][22][24][25][27][31][32][33][34]全國信息與文獻(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會.信息與文獻(xiàn) 參考文獻(xiàn)著錄規(guī)則：GB/T 7714—2015[S].北京：中國標(biāo)準(zhǔn)出版社，2015：1，3，7，1，9，9，10，9，9，11，8，8，2，11.

[2]王亮宇，駱鑫雨，孫悅，等.論參考文獻(xiàn)著錄規(guī)范[J].漢斯預(yù)印本，2023，8：e81001.

[5][6][9][16][18][19][21][26][30]張衍，陳子琪.《信息與文獻(xiàn) 參考文獻(xiàn)著錄規(guī)則》中檔案著錄規(guī)則的修訂建議[J].圖書館論壇，2021（2）：107-111，108，108，109，110，109，110，110，110.

[8]“析出文獻(xiàn)”在《規(guī)則》中被定義為“從整個信息資源中析出的具有獨(dú)立篇名的文獻(xiàn)”。

[10]國家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所.檔案工作基本術(shù)語：DA/T 1—2000[S/OL].（2001-01-01）[2023-03-30]. https：//www.saac.gov.cn/daj/hybz/201806/d1aef1f215a5404eab96 6451bcdeb95c/files/fb8604ccdbd74ebab3ad149aa0faf182.pdf.

[11][15]陳浩元.GB/T 7714新標(biāo)準(zhǔn)對舊標(biāo)準(zhǔn)的主要修改及實施要點(diǎn)提示[J].編輯學(xué)報，2015（4）：339-343.

[12][14]余丁.GB/T 7714—2015參考文獻(xiàn)新標(biāo)準(zhǔn)的不足及修訂建議[J].出版科學(xué)，2016（6）：45-49.

[13]國務(wù)院.國務(wù)院關(guān)于發(fā)布《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的通知：國發(fā)〔2000〕23號[A/OL].（2000-08-24）[2023-03-30].http：//www.gov.cn/gongbao/content/2000/ content_60454.htm.

[23]趙正，龔闊英.檔案文獻(xiàn)著錄格式建議[J].編輯學(xué)報，2018（1）：43-44.

[28]國家檔案局.檔案著錄規(guī)則：DA/T 18—2022[S/ OL].（2022-04-07）：36-37[2023-05-29].http：//www. saac.gov.cn/daj/hybz/202206/beb7ba0f09ee4742ad4bb93bce250 4b0/files/c2ec2a6a3d314efda7a56289909e0229.pdf.

[29]此處“檔案自身著錄方式”中所指“著錄”，是檔案館等“對著錄工作負(fù)有責(zé)任的機(jī)構(gòu)或部門”，參照檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《檔案著錄規(guī)則》（DA/T 18—2022）對館藏檔案所展開的“為檢索和管理檔案資源，對檔案內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景或管理活動進(jìn)行分析、選擇、組織和記錄”等著錄工作。因其與本文主題“參考文獻(xiàn)著錄”皆采用“著錄”一詞作為專業(yè)工作術(shù)語，但二者含義不同，特此注釋以免混淆。