油田企業(yè)基層辦公室精細(xì)化管理的思考與探究

孫偉杰

（大慶油田電力運(yùn)維分公司綜合辦公室，大慶 163000）

引 言

油田企業(yè)屬于我國(guó)的主要能源企業(yè)，對(duì)于我國(guó)的發(fā)展而言意義重大。在油田企業(yè)發(fā)展的過(guò)程中，其發(fā)展質(zhì)量往往與基層辦公室的精細(xì)化管理質(zhì)量有著十分密切的關(guān)系。因此，對(duì)于油田企業(yè)來(lái)說(shuō)，還需要對(duì)精細(xì)化管理這一概念引起足夠的重視，并把這一理念充分融入企業(yè)基層辦公室的管理之中，積極探索精細(xì)化管理工作的重心。

一、精細(xì)化管理概念

精細(xì)化管理最初是由科學(xué)管理之父弗雷德里克·溫斯洛·泰勒（Frederick Winslow Taylor）提出的。對(duì)于我國(guó)而言，精細(xì)化管理則是在經(jīng)濟(jì)發(fā)展新常態(tài)這一背景下，企業(yè)發(fā)展的一個(gè)必然趨勢(shì)。這一管理理念是對(duì)傳統(tǒng)管理理念的一種補(bǔ)充和升級(jí)，可以有效改善傳統(tǒng)理念中的不足，并把其引向一種更為深入的思想和模式，以幫助企業(yè)獲得更為優(yōu)質(zhì)的管理方式。對(duì)于油田企業(yè)來(lái)說(shuō)，進(jìn)行精細(xì)化管理是對(duì)基層辦公室工作的一個(gè)必然要求。油田企業(yè)基層辦公室所面臨的工作量較大，而且工作內(nèi)容大多較為瑣碎，如果在工作中采取較為傳統(tǒng)的管理模式，其工作效率會(huì)有所下降。精細(xì)化管理能夠幫助基層辦公室人員對(duì)辦公室工作進(jìn)行分析，及時(shí)找準(zhǔn)工作中的關(guān)鍵問(wèn)題，充分發(fā)揮出精細(xì)化管理的實(shí)際效果。與此同時(shí)，精細(xì)化管理這一理念的引入，能夠使油田企業(yè)基層辦公室的工作效率得到提升，使其工作的步驟與流程得到進(jìn)一步優(yōu)化，優(yōu)勢(shì)十分顯著。

（一）油田企業(yè)基層辦公室業(yè)務(wù)的特點(diǎn)

油田企業(yè)基層辦公室在開(kāi)展工作的過(guò)程中，往往涵蓋了信訪、公關(guān)、后勤、行政等多項(xiàng)內(nèi)容。在開(kāi)展此類工作的過(guò)程中，其特點(diǎn)大致可以概括為重要性特點(diǎn)、綜合性特點(diǎn)、保密性特點(diǎn)、服務(wù)性特點(diǎn)。首先，無(wú)論是在一般企業(yè)中還是在事業(yè)單位中，辦公室都是不可或缺的。而在油田企業(yè)基層辦公室中，往往會(huì)涉及黨和國(guó)家的各項(xiàng)發(fā)展政策，同時(shí)也從一定程度上體現(xiàn)了企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的意圖，其重要性是不容忽視的。與此同時(shí)，油田企業(yè)基層辦公室對(duì)于企業(yè)整體的發(fā)展和運(yùn)行而言，也有著一定的指導(dǎo)作用，并且可以對(duì)企業(yè)內(nèi)各部門的工作進(jìn)行統(tǒng)籌和協(xié)調(diào)，確保企業(yè)的正常運(yùn)行。這在一定程度上體現(xiàn)出油田企業(yè)基層辦公室業(yè)務(wù)的重要性特點(diǎn)。其次，辦公室本身屬于綜合辦事機(jī)構(gòu)，在日常工作的過(guò)程中，不僅包含了撰寫(xiě)文稿、參與政務(wù)等職責(zé)，也包含了會(huì)議記錄、檔案管理等各項(xiàng)工作內(nèi)容。作為企業(yè)日常工作開(kāi)展過(guò)程中的中樞部門，辦公室需要對(duì)企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門的日常工作進(jìn)行統(tǒng)籌與督查，及時(shí)傳達(dá)上層的各項(xiàng)部署和決策，協(xié)調(diào)好各方面的關(guān)系。除此之外，油田企業(yè)基層辦公室作為企業(yè)對(duì)外聯(lián)系的窗口，要與各上級(jí)單位與從屬單位等保持密切聯(lián)系，確保整個(gè)企業(yè)的穩(wěn)定運(yùn)轉(zhuǎn)。這在一定程度上體現(xiàn)出油田企業(yè)基層辦公室業(yè)務(wù)的綜合性特點(diǎn)。再次，辦公室本身就是企業(yè)開(kāi)展各項(xiàng)重要工作的場(chǎng)所，屬于企業(yè)內(nèi)部的信息樞紐，在日常工作的過(guò)程中也會(huì)涉及一些機(jī)要文件和涉密資料等。因此，對(duì)于油田企業(yè)基層辦公室而言，其保密性特點(diǎn)也是十分重要的。最后，油田企業(yè)基層辦公室也具有服務(wù)性特點(diǎn)?？梢哉f(shuō)，這一特點(diǎn)算是基層辦公室業(yè)務(wù)特點(diǎn)中最為基礎(chǔ)的特點(diǎn)之一。做好后勤保障工作、為企業(yè)日常工作的開(kāi)展提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)是油田企業(yè)基層辦公室日常工作中的重點(diǎn)內(nèi)容。具體來(lái)說(shuō)，辦公室的服務(wù)內(nèi)容主要包含了三個(gè)方面，即為本級(jí)領(lǐng)導(dǎo)與機(jī)關(guān)服務(wù)，為上下級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)服務(wù)，為上下級(jí)單位與企業(yè)員工服務(wù)。

（二）油田企業(yè)基層辦公室管理的作用

1.策劃作用

油田企業(yè)基層辦公室人員和基層員工有著密切接觸，因此對(duì)于企業(yè)當(dāng)中的各項(xiàng)信息和資料的掌握也更加全面，從而可以為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層制定各項(xiàng)決策提供更多寶貴的意見(jiàn)。當(dāng)然，所謂的策劃作用，不是指基層辦公室人員可以直接對(duì)企業(yè)中各項(xiàng)工作的開(kāi)展進(jìn)行決策，而是指基層辦公室人員在各項(xiàng)決策中所具有的輔助作用。在領(lǐng)導(dǎo)層開(kāi)展決策的時(shí)候，基層辦公室人員能夠?yàn)槠涮峁└嗟男畔⒑蛥⒖?，使領(lǐng)導(dǎo)層做出的決定與企業(yè)的實(shí)際發(fā)展更加貼合，最終的決策更加科學(xué)合理。

2.協(xié)調(diào)作用

油田企業(yè)基層辦公室管理工作的開(kāi)展還具有一定的協(xié)調(diào)作用。在油田企業(yè)發(fā)展的過(guò)程中，無(wú)論是部門與部門之間還是人與人之間，都是需要協(xié)調(diào)發(fā)展的。只有避免各類沖突與矛盾的發(fā)生，才能夠使企業(yè)朝著自身的戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)不斷前進(jìn)。在這一過(guò)程中，油田企業(yè)基層辦公室可以充分發(fā)揮出自身的協(xié)調(diào)性作用，利用各種手段來(lái)調(diào)節(jié)各個(gè)部門和各類人員之間的關(guān)系，為企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展提供保障。

3.整理與管理作用

在油田企業(yè)實(shí)際運(yùn)行的過(guò)程中，基層辦公室還具有一定的整理與管理作用，可以為企業(yè)各項(xiàng)工作的開(kāi)展提供一定的基礎(chǔ)與保障。比如，在企業(yè)發(fā)展的過(guò)程中，往往需要使用與保存各類檔案資料，這就需要基層辦公室對(duì)其進(jìn)行保存與整理，并做好詳細(xì)的分類。當(dāng)企業(yè)內(nèi)部人員需要查找檔案時(shí)，可以對(duì)其提供幫助。除此之外，企業(yè)在召開(kāi)各項(xiàng)會(huì)議時(shí)，不僅需要基層辦公室人員參與其中，同時(shí)也需要他們能夠依據(jù)會(huì)議的實(shí)際需求來(lái)設(shè)置會(huì)議的流程，服務(wù)和管理參加會(huì)議的人員，保證會(huì)議的順利進(jìn)行。

二、油田企業(yè)基層辦公室管理現(xiàn)狀

油田企業(yè)基層辦公室管理現(xiàn)狀主要可以從三個(gè)方面進(jìn)行分析。

第一，從人員的角度進(jìn)行分析。在油田企業(yè)基層辦公室中，人一直處于最為核心的位置，而人員本身的能力及其工作時(shí)的狀態(tài)，都會(huì)對(duì)工作的質(zhì)量產(chǎn)生較為直接的影響。從現(xiàn)階段實(shí)際情況來(lái)看，一些油田企業(yè)基層辦公室人員本身的能力還有所欠缺，在工作的過(guò)程中安于現(xiàn)狀。另外，由于基層辦公室的人員構(gòu)成比較復(fù)雜，容易出現(xiàn)人員素質(zhì)不均衡的情況。例如，新入職的員工能力不足，老員工在辦事的過(guò)程中常常依據(jù)經(jīng)驗(yàn)而不遵守規(guī)定，新老員工缺乏有效的交流與溝通，等等。

第二，從信息化與環(huán)境的角度進(jìn)行分析。油田企業(yè)基層辦公室在開(kāi)展工作的過(guò)程中，其硬件設(shè)備及工作環(huán)境等，都會(huì)對(duì)工作效率產(chǎn)生一定的影響。在一個(gè)良好的環(huán)境中工作，基層辦公室人員的身心會(huì)處于更為積極的狀態(tài)下，工作效率往往會(huì)更高。但如果基層辦公室人員沒(méi)有積極性，在工作中就難以更好地執(zhí)行工作。而隨著我國(guó)信息技術(shù)的快速發(fā)展，一些油田企業(yè)沒(méi)有意識(shí)到信息技術(shù)的重要性，依舊采取傳統(tǒng)的辦公方式，在一定程度上限制了自身的發(fā)展。

第三，從管理的角度進(jìn)行分析。企業(yè)制定的管理目標(biāo)及各項(xiàng)制度等，都可能對(duì)基層辦公室管理工作的開(kāi)展產(chǎn)生一定的影響。在傳統(tǒng)的管理模式下，基層辦公室的責(zé)任劃分常常較為模糊，而企業(yè)本身的管理目標(biāo)往往也不夠清晰，在制定各項(xiàng)制度時(shí)不夠完善，導(dǎo)致內(nèi)部工作人員的任務(wù)分工不夠明確，責(zé)任劃分不夠清晰。要想切實(shí)提升基層辦公室的管理效果，油田企業(yè)就必須及時(shí)改變現(xiàn)有的傳統(tǒng)管理模式，朝著精細(xì)化管理的方向不斷前進(jìn)。

三、油田企業(yè)基層辦公室精細(xì)化管理策略

（一）明確崗位職責(zé)

油田企業(yè)基層辦公室精細(xì)化管理的過(guò)程中，需要對(duì)崗位職責(zé)進(jìn)行明確。首先，企業(yè)需要對(duì)基層辦公室管理工作的責(zé)任進(jìn)行明確的劃分，確保發(fā)生問(wèn)題后能夠在第一時(shí)間找到相應(yīng)的負(fù)責(zé)人員，使問(wèn)題得到快速的解決。在油田企業(yè)快速發(fā)展的過(guò)程中，基層辦公室的工作內(nèi)容更為復(fù)雜，因此只有對(duì)工作人員的責(zé)任進(jìn)行明確，才可以切實(shí)提升他們的工作質(zhì)量。其次，企業(yè)需要依據(jù)企業(yè)的實(shí)際經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)，對(duì)現(xiàn)有的基層辦公室進(jìn)行劃分。從宏觀角度來(lái)看，企業(yè)需要更為科學(xué)地規(guī)劃辦公室的各項(xiàng)工作職責(zé)，需要把責(zé)任和監(jiān)督管理落實(shí)到每一個(gè)工作人員的身上。最后，企業(yè)還需要加強(qiáng)對(duì)基層辦公室各個(gè)工作環(huán)節(jié)的把控。

（二）細(xì)化管理目標(biāo)及管理內(nèi)容

油田企業(yè)基層辦公室在開(kāi)展工作的過(guò)程中，包含公文管理、檔案管理、會(huì)議記錄、印章管理等諸多工作內(nèi)容。在進(jìn)行精細(xì)化管理的過(guò)程中，基層辦公室人員需要對(duì)上述每一項(xiàng)工作開(kāi)展精細(xì)化管理。比如：在公文管理工作中，需要做好登記與簽收，以及立卷歸檔等工作；在檔案管理工作中，需要做好檔案資料的收集、歸檔，以及過(guò)期檔案的銷毀工作；在會(huì)議管理工作中，需要對(duì)會(huì)議的目標(biāo)及參會(huì)人員進(jìn)行明確，并做好會(huì)議記錄及會(huì)議總結(jié)；在日常辦公用品管理過(guò)程中，需要規(guī)范各類物品的使用，避免浪費(fèi)；在車輛管理工作中，需要嚴(yán)格依據(jù)企業(yè)內(nèi)部的用車規(guī)定來(lái)進(jìn)行審批?？偠灾吞锲髽I(yè)基層辦公室精細(xì)化管理工作的開(kāi)展，涉及企業(yè)日常管理的方方面面，其中的任何一個(gè)細(xì)節(jié)都不能放過(guò)。

（三）強(qiáng)化協(xié)同意識(shí)，完善企業(yè)文化

油田企業(yè)基層辦公室在日常管理的過(guò)程中，需要進(jìn)一步強(qiáng)化協(xié)同意識(shí)，完善企業(yè)文化。首先，基層辦公室只有做好各部門的協(xié)調(diào)與配合，才能夠?qū)崿F(xiàn)精細(xì)化管理。基于此，基層辦公室人員需要具備比較高的協(xié)同意識(shí)，能夠在工作的過(guò)程中注重投入和產(chǎn)出的關(guān)系，嚴(yán)格控制好企業(yè)的各項(xiàng)成本。同時(shí)，企業(yè)也需要把精細(xì)化管理的理念融入各項(xiàng)管理工作之中，并對(duì)不同的管理內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分，確保各個(gè)工作環(huán)節(jié)之間的銜接性。其次，對(duì)于油田企業(yè)而言，企業(yè)文化建設(shè)工作的開(kāi)展是十分重要的。良好的企業(yè)文化，能夠增強(qiáng)員工的歸屬感。基于此，基層辦公室在進(jìn)行精細(xì)化管理的過(guò)程中，需要積極融入文化建設(shè)，增強(qiáng)基層員工的凝聚力。在日常工作中，基層辦公室也可以積極開(kāi)展一些文化宣傳活動(dòng)，營(yíng)造良好的企業(yè)氛圍。

（四）更新管理理念

為了進(jìn)一步提高工作效率，油田企業(yè)基層辦公室人員還需要具備精細(xì)化管理意識(shí)及創(chuàng)新意識(shí)，帶動(dòng)基層員工更新自身的理念，使大家能夠明白創(chuàng)新的重要意義。油田企業(yè)基層辦公室開(kāi)展精細(xì)化管理，不僅僅需要管理層的參與，還需要基層員工的配合。因此，基層辦公室人員需要不斷加強(qiáng)自我管理，把精細(xì)化管理視為一項(xiàng)長(zhǎng)期工作，為油田企業(yè)的整體發(fā)展提供支持。在更新管理理念的過(guò)程中，基層辦公室還需要科學(xué)地規(guī)劃工作任務(wù)，并把精細(xì)化管理模式引入基層辦公室的日常管理中，切實(shí)提高自身的工作質(zhì)量。

（五）引入信息化管理系統(tǒng)

油田企業(yè)基層辦公室要想早日實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理的目標(biāo)，就必須依據(jù)時(shí)代的發(fā)展特點(diǎn)，引入信息化管理系統(tǒng)，使自身的工作效率得到提升。首先，基層辦公室人員和領(lǐng)導(dǎo)層人員通過(guò)召開(kāi)例會(huì)的方式來(lái)傳達(dá)工作計(jì)劃。在這一過(guò)程中可以利用信息技術(shù)，對(duì)會(huì)議的內(nèi)容進(jìn)行錄音，并把音頻轉(zhuǎn)換為文字，發(fā)送到每一個(gè)員工的郵箱之中，使辦公室精細(xì)化管理的實(shí)效性得到提升。其次，基層辦公室在進(jìn)行精細(xì)化管理的過(guò)程中，也可以充分利用各類現(xiàn)代化的自動(dòng)辦公系統(tǒng)來(lái)增強(qiáng)對(duì)各個(gè)細(xì)節(jié)的管控程度。

（六）考核精細(xì)化管理

對(duì)于油田企業(yè)的整體發(fā)展而言，基層辦公室的作用是不容忽視的。而基層辦公室在開(kāi)展精細(xì)化管理的過(guò)程中，其考評(píng)機(jī)制的建立又是十分關(guān)鍵的?？茖W(xué)與完善的考評(píng)機(jī)制，能夠使精細(xì)化的管理效果早日達(dá)到預(yù)期。在精細(xì)化管理考評(píng)機(jī)制的建立過(guò)程中，需要對(duì)員工日常的工作態(tài)度及崗位成就等進(jìn)行綜合考量，避免以偏概全的情況發(fā)生。與此同時(shí)，還需要建立起相應(yīng)的績(jī)效考核機(jī)制。比如，一些日常工作認(rèn)真且表現(xiàn)十分良好的員工，可以在發(fā)放基本工資的前提下再發(fā)放一些獎(jiǎng)金，以此全面促進(jìn)油田企業(yè)基層辦公室精細(xì)化管理的效果。

（七）提高基層辦公室人員的綜合素質(zhì)

在基層辦公室精細(xì)化管理的過(guò)程中，如果基層辦公室人員本身的素質(zhì)較低，且專業(yè)能力不足，那么往往就會(huì)對(duì)工作的質(zhì)量產(chǎn)生較為直接的影響。因此，對(duì)于油田企業(yè)來(lái)說(shuō)，還需要加強(qiáng)基層辦公室人員的素質(zhì)培訓(xùn)工作，促進(jìn)基層辦公室精細(xì)化管理制度的落實(shí)。首先，企業(yè)可以定期開(kāi)展相關(guān)的職業(yè)技能培訓(xùn)等，在提升基層辦公室人員精細(xì)化管理理念的同時(shí)，也幫助他們更好地在工作中運(yùn)用這一理念，主動(dòng)落實(shí)相關(guān)的精細(xì)化要求。其次，針對(duì)基層辦公室精細(xì)化管理過(guò)程中的各類問(wèn)題，企業(yè)也需要定期開(kāi)展相關(guān)的研討會(huì)議，加強(qiáng)基層辦公室人員之間的交流，并對(duì)問(wèn)題進(jìn)行共同商討，進(jìn)一步促進(jìn)企業(yè)基層辦公室精細(xì)化管理的水平。最后，油田企業(yè)需要注意人才的培養(yǎng)工作，可以在進(jìn)行人才選拔時(shí)，選擇新型的辦公室管理人員。在對(duì)辦公室管理人員進(jìn)行考察時(shí)，要重點(diǎn)考察其責(zé)任心與管理水平。

結(jié) 語(yǔ)

在我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)快速發(fā)展的背景下，油田企業(yè)基層辦公室工作的開(kāi)展情況會(huì)對(duì)企業(yè)自身產(chǎn)生較為直接的影響。尤其是油田企業(yè)本身就屬于能源類型的企業(yè)，基層辦公室的工作更會(huì)影響到能源傳輸?shù)男Ч?。因此，油田企業(yè)需要對(duì)基層辦公室精細(xì)化管理工作引起重視，建立起一支專業(yè)的隊(duì)伍，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供支持。