淺談如何對醫(yī)院往來款進(jìn)行清理

張風(fēng)利 周 燕 朱 浩

（作者單位：1.北京中永信會計師事務(wù)所；2.樂競文化傳媒（上海）有限公司）

一、醫(yī)院往來款清理意義

往來款長期未清理，會造成醫(yī)院債權(quán)債務(wù)不清晰，資金沉淀，不利于醫(yī)院財務(wù)管理，影響醫(yī)院財務(wù)收支和經(jīng)營狀況準(zhǔn)確性。為保證會計信息核算以實(shí)際發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)為依據(jù)，客觀真實(shí)地反映財務(wù)收支狀況及結(jié)果[1]，為貫徹執(zhí)行公立醫(yī)院財經(jīng)管理要求，滿足上級財務(wù)、衛(wèi)生部門和醫(yī)院內(nèi)部經(jīng)濟(jì)管理的需要，應(yīng)全面梳理往來賬目，解決歷史遺留問題，保證會計信息清晰明了，便于理解和使用的要求。

二、清理總體步驟

（一）成立往來款清理小組

醫(yī)院成立以分管院領(lǐng)導(dǎo)或總會計師為總負(fù)責(zé)人，財務(wù)部門為牽頭部門，審計部門、信息部門、資產(chǎn)管理和采購等與往來款清理相關(guān)的部門為輔助的賬務(wù)清理小組，聘請會計師事務(wù)所為賬務(wù)清理具體實(shí)施力量。

（二）制訂清理方案

方案總體思路：從企業(yè)資源計劃（Enterprise Resource Planning, ERP）或 醫(yī) 院 信 息 系 統(tǒng)（Hospital Information System, HIS）系統(tǒng)導(dǎo)出近五年應(yīng)付藥品款、應(yīng)付衛(wèi)生材料款供應(yīng)商明細(xì)表、客戶分類輔助賬、衛(wèi)生物資、非衛(wèi)生物資近五年收發(fā)存統(tǒng)計表，近五年收費(fèi)系統(tǒng)導(dǎo)出的應(yīng)收醫(yī)療款、預(yù)收醫(yī)療款，醫(yī)保部導(dǎo)出的應(yīng)收醫(yī)?？?、近五年序時賬、記賬憑證獲取近五年各月衛(wèi)生（非衛(wèi)生）物資入庫、出庫單，物資采購合同、付款記錄、各年銀行對賬單、個稅申報表明細(xì)表、工資表、薪酬結(jié)構(gòu)及發(fā)放記錄、增值稅申報表，獲取醫(yī)院應(yīng)收款、備用金、采購付款、預(yù)收賬款相關(guān)內(nèi)部控制制度，實(shí)際抽查相關(guān)會計記錄、查看相關(guān)合同等資料，逐一核對賬、錢、物的形成記錄，與賬面進(jìn)行核對。

（三）醫(yī)院根據(jù)事務(wù)所提交的清理結(jié)果和處理建議討論研究處理方案

根據(jù)清理結(jié)果，醫(yī)院清理小組與事務(wù)所召開溝通會，由事務(wù)所出具初步解決方案，清理小組研討決策，最后清理小組簽署統(tǒng)一意見。按照國家相關(guān)制度，醫(yī)院先內(nèi)部決策，最后按逐級由上級部門審批。

（四）醫(yī)院根據(jù)完成審批的往來款處理意見進(jìn)行賬務(wù)調(diào)整

為真實(shí)、準(zhǔn)確反映醫(yī)院應(yīng)收應(yīng)付款項的會計信息，根據(jù)往來款清理結(jié)果，對于涉及賬務(wù)調(diào)整事項，醫(yī)院財務(wù)部門根據(jù)審批結(jié)果進(jìn)行賬務(wù)調(diào)整，將審批決策文件作為附件，做到有據(jù)可查。

三、往來款清理具體實(shí)施程序和內(nèi)容

（一）應(yīng)收賬款清理

第一，了解醫(yī)院收入、價格、票據(jù)、退費(fèi)管理等環(huán)節(jié)的控制要求，和收入確認(rèn)原則，每天結(jié)賬時點(diǎn)，重點(diǎn)關(guān)注門診收入與住院收入；了解醫(yī)院門診收入、住院收入退費(fèi)管理辦法，各項退費(fèi)是否有提供交費(fèi)憑據(jù)及相關(guān)證明，核對原始憑證和原始記錄。

第二，現(xiàn)時點(diǎn)導(dǎo)出的信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)很有可能與記賬當(dāng)時數(shù)據(jù)不一致，因此應(yīng)收款項的核對主要依據(jù)門診日報表、住院日報表，應(yīng)收款項的核對主要依據(jù)銀行流水，同時和財務(wù)賬、信息系統(tǒng)核對，查找差異和形成原因。具體操作：獲取截止日應(yīng)收賬款末級明細(xì)科目，往前推5 年明細(xì)賬，與收費(fèi)系統(tǒng)導(dǎo)出每日或每月應(yīng)收醫(yī)療款收款明細(xì)表、應(yīng)收單位合同，核對應(yīng)收在院病人醫(yī)療款、門診病人、應(yīng)收合同單位醫(yī)療款、應(yīng)收欠費(fèi)病人醫(yī)療款掛賬明細(xì)，抽查會計憑證、銀行對賬單逐一核對掛賬明細(xì)正確性。

第三，了解醫(yī)保政策及回款情況。具體操作：獲取應(yīng)收醫(yī)?？蠲骷?xì)與醫(yī)保部系統(tǒng)導(dǎo)出的醫(yī)?？蠲骷?xì)與應(yīng)收醫(yī)保款核對，抽查會計憑證、銀行對賬單核對，核實(shí)每一掛賬明細(xì)性質(zhì)和準(zhǔn)確性，核實(shí)是否存在會計差錯或明細(xì)項目記錯情況，并進(jìn)行記錄。

第四，了解每年發(fā)生的醫(yī)療糾紛，對由于醫(yī)療糾紛未收回的掛賬進(jìn)行統(tǒng)計，并逐筆分析原因，若確實(shí)屬醫(yī)院原因，但由于時間較久且科室人員變動較大，找不到直接責(zé)任人，建議經(jīng)醫(yī)院審批程序，沖減醫(yī)療風(fēng)險準(zhǔn)備金。

第五，梳理“三無”病人掛賬情況，匯總記錄。

第六，梳理醫(yī)院相關(guān)人員背書，出院前未結(jié)清款金額。具體程序：導(dǎo)出每個末級明細(xì)科目輔助明細(xì)賬，逐筆抽取憑證，查看每筆憑證發(fā)生額原始單據(jù)，核實(shí)掛賬金額正確性、明細(xì)科目核算分類準(zhǔn)確性。以應(yīng)收在院病人醫(yī)療款為例，導(dǎo)出收費(fèi)系統(tǒng)日報表、獲取收費(fèi)收據(jù)、處方、收費(fèi)收據(jù)類別，醫(yī)院門診卡消費(fèi)日報表、醫(yī)院門診收入報表、醫(yī)院出院病人結(jié)算報表等，結(jié)合預(yù)收醫(yī)療款，醫(yī)療保險機(jī)構(gòu)回款回單，醫(yī)院墊付醫(yī)保資金-應(yīng)收醫(yī)療款（借方）和財務(wù)部門記賬憑證和醫(yī)院收到醫(yī)保資金-應(yīng)收醫(yī)療款（貸方）逐筆核對，核對掛賬余額真實(shí)性，編制核對過程工作底稿。對存在因醫(yī)療糾紛欠費(fèi)病人，查看解決糾紛結(jié)果資料，核實(shí)是否存在用醫(yī)療風(fēng)險基金沖銷應(yīng)收醫(yī)療款情況。

（二）其他應(yīng)收款

向財務(wù)部門詢問醫(yī)院其他應(yīng)收款核算內(nèi)容、記賬習(xí)慣等，獲取醫(yī)院備用金制度等與其他應(yīng)收款核算內(nèi)容相關(guān)的內(nèi)部管理制度。獲取截止日其他應(yīng)收賬款明細(xì)末級科目，獲取往前推5 年以上明細(xì)賬，導(dǎo)出科目輔助明細(xì)賬；獲取備用金審批單、個人或科室借款單等其他應(yīng)收款明細(xì)，抽取記賬憑證，追查至銀行對賬單、借款人和借支單據(jù)號、支出審批單逐一核對，核實(shí)掛賬明細(xì)的性質(zhì)和記賬準(zhǔn)確性，并做記錄。其他應(yīng)收款-其他明細(xì)科目，往往是掛賬比較雜亂的科目，涉及暫收不清楚來源或事項，或者銀行卡回款有差異等情況，此明細(xì)科目可能涉及科室多，事項多，比較難清理，需要逐筆查找、詢問、計算、記錄。對內(nèi)部（科室）借款進(jìn)行梳理，通過追查原始憑證，訪談當(dāng)事人等方式，弄清掛賬的每筆借款人、事由和經(jīng)過，并針對不同借款事項，給出相應(yīng)的建議。

（三）預(yù)付賬款

獲取截止日預(yù)付賬款末級科目明細(xì)，導(dǎo)出醫(yī)院5 年以上按客戶核算輔助明細(xì)賬，獲取與預(yù)付賬款相關(guān)的預(yù)付設(shè)備款或工程款全部合同，與記賬憑證、支付審批單、設(shè)備驗(yàn)收單、工程結(jié)算單、銀行回單等逐一核對，核實(shí)借方發(fā)生額準(zhǔn)確性。檢查貸方發(fā)生額原始憑證，結(jié)合“庫存物品”“固定資產(chǎn)”“無形資產(chǎn)”“業(yè)務(wù)活動費(fèi)用”科目，查證每筆調(diào)賬憑證和預(yù)付賬款退回賬核實(shí)明細(xì)科目余額真實(shí)性，以合同單位明細(xì)科目借貸發(fā)生額對應(yīng)核對，核對應(yīng)掛賬明細(xì)正確性，根據(jù)結(jié)果查看是否存在掛賬錯誤或款項性質(zhì)不符、客戶記串戶等情況進(jìn)行記錄備注。如果根據(jù)核實(shí)結(jié)果掛賬金額正確無誤，必要時發(fā)詢證函給掛賬單位，對掛賬超過3 年以上，如果追查到原始憑據(jù)確鑿表明預(yù)付賬款不再符合預(yù)付款項性質(zhì)，或者因供應(yīng)單位破產(chǎn)、撤銷等原因可能無法收到所購貨物、服務(wù)的，按政府會計制度規(guī)定應(yīng)當(dāng)先將其轉(zhuǎn)入其他應(yīng)收款，再按照規(guī)定進(jìn)行處理。

（四）應(yīng)付賬款

獲取截止日應(yīng)付賬款末級明細(xì)科目，五年及以上供應(yīng)商合同臺賬，應(yīng)付款輔助明細(xì)賬，采購合同，付款記錄，以截止日應(yīng)付款明細(xì)余額為基準(zhǔn)。以供應(yīng)商輔助賬追查至采購合同、銀行對賬單、采購入庫記錄、付款審批記錄、與供應(yīng)商對賬記錄等進(jìn)行逐一核對，采取逆查、順查方法同步，結(jié)合庫存物資科目進(jìn)行核對，根據(jù)核實(shí)結(jié)果與賬面產(chǎn)生的差額，作為調(diào)賬依據(jù)。對3 年以上無數(shù)據(jù)變化、無請款信息的應(yīng)付款項余額，重點(diǎn)逆查核實(shí)合同金額、入庫數(shù)量、相關(guān)會議紀(jì)要，是否為不需要支付的尾款或優(yōu)惠折扣；對有請款信息的供應(yīng)商，自交易起點(diǎn)順查到截止日年底，核實(shí)余額；對持續(xù)交易的供應(yīng)商，逆查核實(shí)每筆交易信息，確定實(shí)際應(yīng)付數(shù)據(jù)。

（五）預(yù)收賬款

獲取截止日預(yù)收賬款末級明細(xì)科目，向財務(wù)詢問預(yù)收賬款核算內(nèi)容，除預(yù)收醫(yī)療款外有無預(yù)收科研經(jīng)費(fèi)等情況，從財務(wù)導(dǎo)出輔助明細(xì)賬，從收費(fèi)系統(tǒng)導(dǎo)出預(yù)收醫(yī)療款明細(xì)表，門診預(yù)收款、住院預(yù)收款、病人伙食預(yù)收款等明細(xì)。將預(yù)收醫(yī)療款，門診預(yù)收款、住院預(yù)收款、病人伙食預(yù)收款等明細(xì)與銀行收款記錄、門診收費(fèi)日報、月報表明細(xì)、門診收費(fèi)收據(jù)、醫(yī)生處方等核對，結(jié)合應(yīng)收醫(yī)療款、醫(yī)?？?、醫(yī)療結(jié)算、出院結(jié)算單、醫(yī)療收入結(jié)轉(zhuǎn)等科目對應(yīng)核對每個病人掛賬金額準(zhǔn)確性，根據(jù)逐筆檢查結(jié)果，落實(shí)是否存在某病人個人長期掛賬，是否存在因醫(yī)療糾紛欠費(fèi)或個人經(jīng)濟(jì)條件欠款造成未結(jié)算情況并做記錄，同時還要結(jié)合因解決醫(yī)療糾紛用醫(yī)療風(fēng)險基金沖銷情況，核對過程資料留存作為清理依據(jù)。

（六）其他應(yīng)付款

獲取截止日其他應(yīng)付款末級明細(xì)科目，詢問其他應(yīng)付款核算內(nèi)容，按其他應(yīng)付款核算內(nèi)容獲取相關(guān)其他支撐資料。按款項性質(zhì)分類別核查。如“質(zhì)保金”明細(xì)需要結(jié)合預(yù)付賬款、合同、工程驗(yàn)收或采購驗(yàn)收報告，結(jié)算資料、收款憑證進(jìn)行核對；如“就診卡押金”需要與收費(fèi)系統(tǒng)導(dǎo)出數(shù)據(jù)核對掛賬金額正確性等；其他明細(xì)需要根據(jù)掛賬性質(zhì)與收款記錄、銀行回單、非財務(wù)資料核對，同時與借方核銷記錄核對，計算實(shí)際應(yīng)掛賬余額，所有核查過程資料留存作為調(diào)賬或清理款項依據(jù)。

四、清理工作遇到的困難和應(yīng)對措施

(一)清理過程遇到的困難

1.清理團(tuán)隊勝任能力出現(xiàn)短板

因清理過程時間長、內(nèi)容復(fù)雜，清理工作通常分小組進(jìn)行，每組獨(dú)立完成某方面工作。如團(tuán)隊成員工作勝任能力弱，無法獨(dú)立完成自身工作，或提交了錯誤工作結(jié)果，導(dǎo)致其他工作小組交叉運(yùn)用清理結(jié)果時，結(jié)果均錯誤，則加大清理工作難度，返工增加清理時間。

2.歷史資料缺失，增加清理難度

賬務(wù)清理需核實(shí)某一時點(diǎn)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性，需要倒推幾年的數(shù)據(jù)，如果歷史資料缺失，會增加清理工作難度。如以前年度對賬單無法找到，銀行只能重新打印近五年對賬單，會延緩清理核對工作，甚至造成清理工作進(jìn)行不下去的情況。

3.記賬人員或業(yè)務(wù)人員變動頻繁，增加清理工作難度

如果被清理單位往來款記賬人員變動頻繁或出現(xiàn)業(yè)務(wù)人員輪崗等情況，無法了解到不同人員記賬習(xí)慣對賬務(wù)處理的影響，在清理過程中會增加賬務(wù)核實(shí)工作量[2]。

4.醫(yī)院財務(wù)人員和各部門的配合情況直接影響清理進(jìn)度和結(jié)果

如果財務(wù)部門配合不積極，賬務(wù)無法核對，如果信息部門、醫(yī)保部門、資產(chǎn)采購部門等相關(guān)部門配合不積極，與賬務(wù)核對的相關(guān)佐證信息無法取得。如與應(yīng)收賬款直接相關(guān)的合同、與醫(yī)保拒付相關(guān)的資料、與醫(yī)療收入相關(guān)的信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)等。

（二）應(yīng)對措施

第一，事務(wù)所委派有經(jīng)驗(yàn)、責(zé)任心強(qiáng)的業(yè)務(wù)團(tuán)隊，團(tuán)隊人員數(shù)量和質(zhì)量與清理工作量匹配。清理項目負(fù)責(zé)人和各工作小組組長對團(tuán)隊成員清理工作定期進(jìn)行監(jiān)督、復(fù)核，發(fā)現(xiàn)問題及時更正，避免出現(xiàn)清理結(jié)果錯誤情況發(fā)生，各科目之間交叉運(yùn)用清理結(jié)果時，需要團(tuán)隊在清理中及時溝通，共享原始數(shù)據(jù)資料和工作底稿，過程中工作內(nèi)容及時交叉核對[3]。

第二，部分歷史資料缺失的，運(yùn)用替代程序，查找其他佐證資料作為依據(jù)，或由業(yè)務(wù)人員回憶事情經(jīng)過說明情況，或向第三方發(fā)函證實(shí)。

第三，記賬人員或業(yè)務(wù)人員已離崗，一是可以向主管會計、業(yè)務(wù)部門上級人員進(jìn)一步核實(shí)情況，或其他原始資料核實(shí)；二是委托醫(yī)院知情人請回相關(guān)人員，解答當(dāng)時賬務(wù)處理的思路和習(xí)慣，配合相關(guān)清理工作[4]。

第四，醫(yī)院清理工作小組需要強(qiáng)有力的領(lǐng)導(dǎo)力來協(xié)調(diào)各部門積極配合賬務(wù)清理工作。一是清理開始即制訂過程中的配合要求，包括相關(guān)資料提交的時間要求，無法提交資料的書面原因說明等；二是醫(yī)院對事務(wù)所提出的與賬務(wù)清理配合有關(guān)的申訴建立快速反應(yīng)機(jī)制，能協(xié)助事務(wù)所快速協(xié)調(diào)解決。

五、清理結(jié)果處理建議

第一，醫(yī)院要制定專門債權(quán)債務(wù)記賬制度和記賬流程，按會計制度要求分類細(xì)化末級科目，同時做好往來款記賬員書面交接銜接工作，保持記賬習(xí)慣前后一致，記賬附件齊全，加強(qiáng)審核力度，及時發(fā)現(xiàn)問題及時更正，加強(qiáng)與業(yè)務(wù)部門對賬，建立催收制度，才能保證債權(quán)債務(wù)工作記賬清晰，會計信息真實(shí)可靠[5]。

第二，對于賬務(wù)處理有誤的應(yīng)提交賬務(wù)清理收集的相關(guān)佐證資料，及時交由醫(yī)院財務(wù)進(jìn)行調(diào)賬處理。

第三，賬齡3 年以上的款項查證清楚后，應(yīng)收應(yīng)付往來款單位已注銷或破產(chǎn)，由事務(wù)所出具損失鑒證書，進(jìn)行往來款賬務(wù)核銷報批處理；應(yīng)付款項3 年以上未再發(fā)生業(yè)務(wù)關(guān)系的單位按相關(guān)規(guī)定進(jìn)行調(diào)賬處理。

第四，對于最終不能夠核實(shí)清楚的賬務(wù)應(yīng)收集、留存清理過程中的所有資料，包括當(dāng)事人簽名的回憶筆錄，由會計師事務(wù)所根據(jù)職業(yè)判斷出具清理意見。

六、結(jié)語

醫(yī)院往來款清理工作是一項任務(wù)艱巨而又復(fù)雜的工作，需要醫(yī)院各個科室配合財務(wù)人員才能完成，實(shí)際清理過程中需要各部門之間反復(fù)溝通核實(shí)，合同往來還需要對外單位發(fā)詢證函復(fù)核，個人往來需要大量翻閱業(yè)務(wù)發(fā)生初始憑單、核對銀行對賬單等各種資料復(fù)核?，F(xiàn)階段醫(yī)院需要建立往來款定期清理的內(nèi)控機(jī)制，設(shè)立清理內(nèi)控小組，定期提交清理報告，編制賬齡分析，將各項債權(quán)債務(wù)做到賬目清晰，余額可控，掛賬人員和單位可溯，將清理工作作為一項長效運(yùn)行機(jī)制開展。