公立醫(yī)院招投標與項目管理處人力資源管理

宋明明 阜陽市人民醫(yī)院

自2022年起，阜陽市人民醫(yī)院依據(jù)財政部發(fā)布的《關于加強政府采購活動內(nèi)部控制管理的指導意見》和醫(yī)院的發(fā)展需求，成立了招標處，實施了“采管分離”制度，旨在更加專業(yè)和高效地管理采購流程。招標處的成立標志著醫(yī)院的采購管理掀開了新篇章。這一機構具體負責醫(yī)院的采購執(zhí)行與管理工作，承擔著編制采購計劃、確定需求、組織采購活動、簽訂合同、歸檔資料、答復詢問和監(jiān)督檢查等重要職責。與此同時，招標處還建立了一系列跨部門的協(xié)調(diào)溝通機制，以促進職能科室、臨床科室、財務、紀檢監(jiān)察、審計等部門的緊密合作。然而，面對阜陽市人民醫(yī)院巨大的采購任務，招標處的工作并非易事。如何在全院推行采購歸口管理的初期，快速合理、科學有效地配置和管理各種資源，成為一個至關重要的問題。針對這一挑戰(zhàn)，招標處在人力資源配置與管理方面，秉持著“管理要科學、調(diào)配按需求、培訓有側(cè)重、績效要保證”的原則，不僅有效發(fā)揮了招標處人員作為采購管理中堅力量的作用，而且保證了整體采購流程的高效運作。

一、招標處管理體系的構建

建立“招標采購工作領導小組—分管院長—招標處負責人”三級管理體系，形成了招投標及采購領導小組、招標處、職能科室和臨床科室之間的相互聯(lián)動。一級領導層由招標采購工作領導小組組成，負責國家和衛(wèi)生健康委員會要求的統(tǒng)籌安排與協(xié)調(diào)。二級控制層由分管院領導主導，依據(jù)醫(yī)院的總體規(guī)劃，為采購工作提供指導，確保目標達成。三級執(zhí)行層由招標處主任主管，負責落實采購管理制度和人力資源調(diào)配。這一體系結構明確，分工有序，充分體現(xiàn)了“采購管理靠體系”的管理理念，為醫(yī)院采購工作的順利推進提供了堅實的組織保障[1]。

二、招標處人力資源的評估與配置

（一）全面評估招標采購人力資源

1.人員需求評估

醫(yī)院在確定全院采購人員需求的過程中，需要考慮的因素應包括未來的項目和計劃、當前員工的技能和經(jīng)驗，以及可能的員工流動[2]。在制訂人員需求計劃時，需要評估醫(yī)院現(xiàn)有采購團隊的技術知識、管理能力及溝通技巧等。在人員需求評估中，醫(yī)院還應考慮到每個員工的工作態(tài)度和價值觀，由執(zhí)行層招標處負責人將人員需求計劃提交給二級控制層審核和確認。二級控制層將根據(jù)醫(yī)院的戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃、財務預算及市場狀況進行全院采購人員統(tǒng)籌規(guī)劃。在此過程中，可能需要調(diào)整人員配置，例如增加或減少某些崗位的人員，或調(diào)動人員到更需要他們的地方。

2.人員供給評估

招標處成立之前，醫(yī)院多個職能科室（藥劑科、設備科、信息科、總務科、基建科等）都具有招標采購職能，相當一部分職能科室領導及科室工作人員都具有采購經(jīng)驗。招標處籌備成立初期，二級控制層意識到各職能科室的采購人員在學科方向、專業(yè)素質(zhì)和工作能力等方面可能存在差異，因此采取了綜合評估的方法。

首先，針對不同的職能科室，考慮其特定的學科方向和專業(yè)要求[3]。例如，藥劑科的采購人員需要具備藥品相關的專業(yè)知識和技能，設備科的采購人員則需要了解醫(yī)療設備的技術特點和規(guī)格等。這樣的評估可以確保在招標處成立后，每個職能科室的采購人員均能夠勝任相應的采購工作。

其次，綜合考慮采購人員的專業(yè)素質(zhì)，包括他們的教育背景、專業(yè)培訓和證書資質(zhì)等方面。具備較高學歷和相關專業(yè)背景的人員往往能更好地理解和應用專業(yè)知識，提供專業(yè)的采購建議和支持。

最后，評估采購人員的工作能力，包括他們的溝通能力、團隊合作能力、問題解決能力及工作效率等。招標處作為一個獨立的采購機構，需要有高效協(xié)作的團隊完成各項采購任務，因此這些能力對于評估采購人員的重要性不言而喻。

二級控制層依據(jù)招標處的實際工作情況，綜合評估各職能科室的采購人員，并選拔出第一批次的成員。這種方法可以確保招標處的工作人員具備適當?shù)膶I(yè)知識和技能，同時具備良好的溝通合作能力。

除了二級控制層綜合評估各職能科室采購人員外，招標處負責人還負責提交人員需求計劃并擬定招標處的工作人員配置。這個過程需要結合醫(yī)院對采購人員的整體評估，確定最終的招標處工作人員配置。在制訂人員需求計劃時，招標處負責人需綜合考慮招標處的工作范圍、工作量和目標，以及醫(yī)院整體的采購需求[4]。他們將根據(jù)各科室的采購工作量和特點，確定人員數(shù)量和職位需求，整體評估采購人員的專業(yè)素質(zhì)、經(jīng)驗水平、工作能力及溝通協(xié)調(diào)能力等方面。通過對采購人員的整體評估，招標處負責人能夠制定出符合實際需要的招標處工作人員配置。這將有助于提高招標處的工作效率和質(zhì)量，確保醫(yī)院的采購活動得以順利推進，為醫(yī)院提供優(yōu)質(zhì)的采購服務。

3.整體評估與配置

在人員需求評估與配置過程中，二級控制層的分管院領導扮演著決定性的角色。他們負責審查三級執(zhí)行層提交的人員需求計劃，并在充分考慮醫(yī)院招標采購人員的能力評估之后，從中選取合適的人員。同時，他們會基于這些信息確定第一批次的人員名單，確保最初選出的員工具備滿足采購部門需求的能力和技能。在初步確定人員名單后，分管院領導將繼續(xù)制定招標處第二批次和第三批次的人員配置。這一步驟涉及深入分析和了解已選出的人員，以便在后續(xù)的招聘過程中尋找到具有相應技能和能力的新人員，使醫(yī)院的招標采購團隊更為全面和均衡[5]。完成這些工作后，分管院領導將最終的工作人員名單和未來的人員配置方案提交至一級領導層的招標采購工作領導小組審核。這一階段的審核將確保所有的人員決策都符合醫(yī)院的戰(zhàn)略發(fā)展目標，使得每一位員工都能發(fā)揮最大效能。

（二）合理配置招標采購人力資源

阜陽市人民醫(yī)院每年采購量巨大，各職能科室采購業(yè)務繁雜、需求各不相同且較難統(tǒng)一。面對采購管理的巨大挑戰(zhàn)，阜陽市人民醫(yī)院的招標處采用了精心策劃的人力資源方案，遵循“調(diào)配按需求”原則，并通過“邊工作邊補充”的方式，對三級執(zhí)行層的招標處人員實施了“分批次、有計劃、有重點”的人力配置與調(diào)度，確保了采購工作的高效完成。

招標處共設置了三個批次：第一批次為先遣隊，按照“執(zhí)行原職能科室流程、工作一致”原則開展工作；后續(xù)工作的開展則由第二批次人員跟進，全面接管醫(yī)院招標采購工作，按照制定的招標采購工作管理辦法執(zhí)行各科室提交的采購計劃；第三批次為補充力量，用以提高采購工作質(zhì)量。

三、招標處人力資源的培訓與考核

在阜陽市人民醫(yī)院招標處的人力資源管理中，培訓占據(jù)著至關重要的地位，遵循著“培訓有側(cè)重”的原則執(zhí)行。一級領導層主要負責整體的部署與規(guī)劃，確立培訓的大方向和重點。二級控制層，也就是分管院領導，負責培訓方案和計劃的制訂。他們依據(jù)一級領導層的指導，落實培訓內(nèi)容，確保其與醫(yī)院的整體目標相一致。三級執(zhí)行層，由招標處主任及其團隊負責，主要聚焦于培訓的具體實施。

（一）全員培訓

為了充分調(diào)動三級執(zhí)行層招標處人員的工作積極性，分管院領導需根據(jù)上級的部署安排，召集招標處人員進行思想動員，以提高員工的士氣，確保培訓工作的有序開展。同時，培訓活動應涵蓋政府采購的相關知識、招投標法的解讀、采購管理實務等，確保每名招標處人員都能及時掌握招投標的相關理論知識和基本采購技能。

除了面對面的培訓，醫(yī)院還創(chuàng)造性地在招標處辦公室利用多媒體循環(huán)播放國家最新招投標知識。這一措施不僅方便人員隨時學習和復習，而且保證了培訓工作的全方位開展，確保人人都能掌握基本的采購知識，為招標采購工作的順利開展奠定了堅實基礎。

（二）專項培訓

由于招標采購工作的特殊性和復雜性，這一培訓環(huán)節(jié)對于人員在采購過程管理及精通法律法規(guī)方面起到了關鍵作用。二級控制層根據(jù)國家法律法規(guī)的不斷更新，精心設計和調(diào)整專項培訓計劃，內(nèi)容包括政府采購框架協(xié)議、采購方式管理暫行辦法、貨物和服務招標投標管理辦法、400 萬以上工程類采購管理、甲類醫(yī)療設備采購管理等。隨著法規(guī)的變化，培訓內(nèi)容也得以不斷更新和優(yōu)化。三級執(zhí)行層的招標處負責人在實施培訓時則采取了靈活多樣的方法。他們按照三個批次啟用進度，分三個批次對員工開展了多輪現(xiàn)場培訓，不僅深入解讀了各個工作流程、工作重點、工作協(xié)調(diào)人員等方面的要求，而且詳細指導個人保護等實際操作問題，通過細致入微的培訓方式，確保了法規(guī)的準確理解和執(zhí)行，為招標采購工作的專業(yè)化和規(guī)范化開展提供了堅實保障。

（三）現(xiàn)場考核

二級控制層分管院長對三級執(zhí)行層的招標處人員進行針對性的培訓，內(nèi)容涵蓋工作流程、采購規(guī)范和原則等。培訓后，采取分時段、分小組的現(xiàn)場考核方式，遵循“培訓—考核—再培訓—再考核”的嚴格流程，直至每名采購人員100%通過。隨著法律法規(guī)的更新，三級執(zhí)行層的招標處主任還會定期更新考核內(nèi)容，確保每個招標處人員都能掌握最新的法律法規(guī)和采購要點，從而強化工作的專業(yè)性和準確性。

四、招標處人力資源的管理和使用

（一）科學管理

在建立了新的三級采購管理體系之后，二級控制層要立即指派招標處主任負責制定“阜陽市人民醫(yī)院招標采購管理辦法”。這一行動旨在創(chuàng)建明確的規(guī)則和指南，以確保所有的三級執(zhí)行層工作人員在執(zhí)行采購任務時的行為都能得到有效規(guī)范。這項管理辦法對確保醫(yī)院招標采購工作的標準化和規(guī)范化具有至關重要的作用。然而，科學管理并不僅僅是制定規(guī)則和流程。為了確保采購工作的順利進行，二級控制層需要及時了解每個招標處人員的工作狀態(tài)、工作負荷和進度，以便動態(tài)調(diào)整其工作內(nèi)容。

因此，三級控制層可建立微信群，以便于工作人員之間的溝通。每個三級執(zhí)行層的工作人員都需要在每周五將他們下周的工作計劃提交到微信群中。這些工作計劃包括但不限于采購項目的數(shù)量、采購地點及采購時間。在月底，他們需要匯總并提交每月的工程、貨物、采購結果等，包括采購項目的數(shù)量、采購金額及其升降幅度等。這些規(guī)定旨在確保招標處主任能夠隨時掌握每個招投標人員的工作進度和狀況，進而了解哪些工作人員可能需要額外的支持，或者哪些工作可能需要調(diào)整或重新分配。

（二）科學使用

科學地使用人力資源不僅關乎人力資源的合理配置，更是對每位員工身心健康的理解和尊重，同時保證其工作效率和滿意度。長時間、高強度的工作會對員工產(chǎn)生負面影響，包括對工作的疏離感、積極性下降及頻繁地犯錯。這些問題不僅會影響員工的個人健康和福祉，也會嚴重影響醫(yī)院的采購工作。

為了有效解決這些問題，二級控制層需要動態(tài)調(diào)整員工的工作內(nèi)容。這意味著他們需要根據(jù)員工的工作內(nèi)容、崗位職責及工作日志等調(diào)整員工的工作內(nèi)容和強度。同時，他們需要密切關注員工的健康狀況，確保工作環(huán)境和工作方式的變化不會對員工產(chǎn)生不良影響。在此基礎上，三級執(zhí)行層則采取了“有困難一起上”的原則。這意味著面臨工作挑戰(zhàn)時，團隊將共同面對并解決問題。

五、結語

阜陽市人民醫(yī)院作為皖西北區(qū)域醫(yī)療中心，面對數(shù)量巨大的采購任務，建立了招標采購工作領導小組一分管院領導一招標處負責人的三級管理體系，這一考核體系的優(yōu)勢在于清晰的分工和明確的責任界定，確保了招標采購工作的有效執(zhí)行。自2022 年10 月起，該體系在招標采購實踐中發(fā)揮了積極和關鍵的作用，醫(yī)院采購人力資源管理秩序井然，培訓規(guī)范有序，截至目前采購管理工作運行良好。