企事業(yè)單位營(yíng)業(yè)執(zhí)照的有效管理

崔婧 殷斌 張夢(mèng)妍 王欣媛 北京強(qiáng)度環(huán)境研究所

企事業(yè)單位營(yíng)業(yè)執(zhí)照的管理工作是一項(xiàng)切實(shí)關(guān)系到單位本身管理事務(wù)的工作，涉及企事業(yè)單位如何更規(guī)范地使用營(yíng)業(yè)執(zhí)照及更有效地規(guī)避因?yàn)闋I(yíng)業(yè)執(zhí)照丟失或被不法人員利用而給企事業(yè)單位帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)，這一問(wèn)題引起了各企事業(yè)單位越來(lái)越多的關(guān)注。在信息技術(shù)和科技不斷向前發(fā)展的情況下，為了更加有效地管理營(yíng)業(yè)執(zhí)照，將信息化管理引入到營(yíng)業(yè)執(zhí)照主管部門(mén)的實(shí)際工作中，不僅可以提高工作效率，也可以大大節(jié)省人力、物力等資源成本，更重要的是可以更有效地規(guī)避營(yíng)業(yè)執(zhí)照借出使用辦理業(yè)務(wù)時(shí)被丟失或非法利用等風(fēng)險(xiǎn)，幫助企事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)營(yíng)業(yè)執(zhí)照管理的自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和專業(yè)化，更好地解決企事業(yè)單位營(yíng)業(yè)執(zhí)照管理難題。

一、“三證合一”給企事業(yè)單位帶來(lái)的影響

自2015 年10 月1 日工商行政管理部門(mén)在全國(guó)范圍內(nèi)全面實(shí)施“三證合一”登記制度起，從之前工商營(yíng)業(yè)執(zhí)照、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼證和稅務(wù)登記證三證到目前統(tǒng)一社會(huì)信用代碼的營(yíng)業(yè)執(zhí)照，各企事業(yè)單位由管理三證改為管理一證，相應(yīng)的管理辦法也隨之更改。更改后的營(yíng)業(yè)執(zhí)照主要包括：統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、單位名稱、宗旨和業(yè)務(wù)范圍、住所、法定代表人、經(jīng)費(fèi)來(lái)源、開(kāi)辦資金、舉辦單位和有效日期。其中，統(tǒng)一社會(huì)信用代碼具有唯一性和穩(wěn)定性，它是各類企事業(yè)單位在社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中獨(dú)一無(wú)二的身份證，即便該企事業(yè)單位被注銷，統(tǒng)一社會(huì)信用代碼依然會(huì)留存，日后還可追溯查詢，即便法定代表人變更、經(jīng)營(yíng)范圍變更、地址轉(zhuǎn)移，統(tǒng)一社會(huì)信用代碼也始終不變[1]。

（一）“三證合一”給企事業(yè)單位帶來(lái)的便利

實(shí)行“三證合一”登記制度，不僅可以節(jié)約企事業(yè)單位的成本，也有利于優(yōu)化國(guó)家營(yíng)商環(huán)境、激發(fā)社會(huì)投資創(chuàng)業(yè)活力，同時(shí)為企事業(yè)單位帶來(lái)了很大的便利，主要有以下五點(diǎn)。

第一，營(yíng)業(yè)執(zhí)照工本費(fèi)免征。

第二，統(tǒng)一社會(huì)信用代碼年審改為統(tǒng)一社會(huì)信用代碼網(wǎng)上年度報(bào)告制。

第三，各企事業(yè)單位取得營(yíng)業(yè)執(zhí)照后在有效期內(nèi)如果無(wú)信息變更，不必再辦理營(yíng)業(yè)執(zhí)照的機(jī)構(gòu)。

第四，簡(jiǎn)化證書(shū)信息變更時(shí)提供的手續(xù)。

第五，優(yōu)化營(yíng)業(yè)執(zhí)照發(fā)放流程，建立證書(shū)電子檔案。

上述“三證合一”給企事業(yè)單位帶來(lái)的五點(diǎn)便利，使得企事業(yè)單位免去了耗時(shí)耗力的業(yè)務(wù)辦理，既簡(jiǎn)化程序又方便辦理，更大范圍地縮短時(shí)限，提高了企事業(yè)單位的效率，使其更好地降低成本、減輕負(fù)擔(dān)。

（二）“三證合一”對(duì)企事業(yè)單位的影響

隨著“三證合一”的實(shí)行，企事業(yè)單位也逐步適應(yīng)了相關(guān)部門(mén)業(yè)務(wù)系統(tǒng)完全整合的大環(huán)境，但在營(yíng)業(yè)執(zhí)照的管理業(yè)務(wù)上出現(xiàn)了不少漏洞。雖然“三證合一”為企事業(yè)單位帶來(lái)了很大的便利，但同時(shí)也帶來(lái)了很大的隱患，主要是因?yàn)闋I(yíng)業(yè)執(zhí)照一旦丟失或是不法人員將其盜走冒用，就會(huì)給企事業(yè)單位帶來(lái)很大的影響及風(fēng)險(xiǎn)[2]。

二、營(yíng)業(yè)執(zhí)照丟失存在的風(fēng)險(xiǎn)與補(bǔ)救措施

目前，很多企事業(yè)單位為了各組織機(jī)構(gòu)辦理業(yè)務(wù)更加便利，將營(yíng)業(yè)執(zhí)照放在相應(yīng)的主管業(yè)務(wù)部門(mén)處保管，包括同樣重要的單位公章及法定代表人身份證復(fù)印件。如果辦理業(yè)務(wù)部門(mén)需要使用營(yíng)業(yè)執(zhí)照、單位公章及法定代表人身份證復(fù)印件，便可直接從主管業(yè)務(wù)部門(mén)處登記借走。這種方法雖然方便各組織機(jī)構(gòu)辦理業(yè)務(wù)，但會(huì)對(duì)企事業(yè)單位造成很大的風(fēng)險(xiǎn)隱患。營(yíng)業(yè)執(zhí)照、單位公章及法定代表人身份證復(fù)印件丟失或被不法人員盜走冒用，可能會(huì)給企事業(yè)單位或是單位法定代表人造成利益損失，嚴(yán)重者甚至?xí)：ζ笫聵I(yè)單位的利益或名譽(yù)。

（一）單位營(yíng)業(yè)執(zhí)照、公章、法定代表人身份證丟失存在的風(fēng)險(xiǎn)

營(yíng)業(yè)執(zhí)照、公章、法定代表人身份證都是各企事業(yè)單位非常重要的證件和物品，其中營(yíng)業(yè)執(zhí)照相當(dāng)于企事業(yè)單位的身份證，如果丟失會(huì)影響企事業(yè)單位的正常運(yùn)行，會(huì)給其帶來(lái)一定的風(fēng)險(xiǎn)，法律對(duì)此也有相應(yīng)的規(guī)定[3]。營(yíng)業(yè)執(zhí)照雖然有正本和副本，但具有同等的法律效力，本質(zhì)上沒(méi)有區(qū)別。

如果單位公章和法定代表人身份證丟失，他人有可能會(huì)將這些資料用于非法目的，從而給企事業(yè)單位造成不可估量的損失。單位在將公章和法定代表人身份證交給辦理業(yè)務(wù)人員時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)其使用的監(jiān)督管理，以防止使用不當(dāng)造成的損失。如果被不法之人拿去做了違法的事，法定代表人不僅要負(fù)部分法律責(zé)任，還要承擔(dān)經(jīng)濟(jì)損失，可能在主管監(jiān)督管理部門(mén)審查時(shí)單位無(wú)法提供合法的證件，對(duì)單位的正常經(jīng)營(yíng)造成影響，甚至存在有人冒用法定代表人身份處理已違法單位或公司事情的風(fēng)險(xiǎn)。企事業(yè)單位相應(yīng)的法律責(zé)任應(yīng)由法定代表人承擔(dān)，如果冒用單位或公司有任何違法行為，法定代表人同樣必須承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任[4]，可能還會(huì)面臨民事責(zé)任、行政責(zé)任或刑事責(zé)任的風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)法定代表人造成不可估量的損失，也會(huì)給企事業(yè)單位造成嚴(yán)重的損失。

（二）營(yíng)業(yè)執(zhí)照丟失、損壞后的補(bǔ)救措施

營(yíng)業(yè)執(zhí)照一旦丟失，首先要馬上報(bào)警、登記、掛失，盡快申報(bào)營(yíng)業(yè)執(zhí)照丟失，以防出現(xiàn)不法人員利用營(yíng)業(yè)執(zhí)照非法經(jīng)營(yíng)等情況。登記掛失后，需要在當(dāng)?shù)貓?bào)刊上刊登“營(yíng)業(yè)執(zhí)照遺失公告”，公告內(nèi)容需要詳細(xì)描述營(yíng)業(yè)執(zhí)照的統(tǒng)一社會(huì)信用代碼及主體信息等重要信息[5]。如果營(yíng)業(yè)執(zhí)照因管理不善，造成損壞、遺失或被盜，除按有關(guān)法律法規(guī)追究責(zé)任管理人員的責(zé)任外，還須盡快向上級(jí)機(jī)關(guān)及相關(guān)部門(mén)報(bào)告，一方面采取相應(yīng)的措施挽救損失，另一方面要盡快補(bǔ)辦手續(xù)，以免延誤正常工作。

三、企事業(yè)單位營(yíng)業(yè)執(zhí)照有效管理流程設(shè)計(jì)

如今，大部分企事業(yè)單位的業(yè)務(wù)部門(mén)在使用營(yíng)業(yè)執(zhí)照時(shí)，采用的方式基本上都是紙質(zhì)手動(dòng)登記后直接借走使用，這種方式同樣適用于單位公章和法定代表人身份證或身份證復(fù)印件。以上任何一樣丟失都會(huì)給企事業(yè)單位造成很大的風(fēng)險(xiǎn)。采用紙質(zhì)登記的方式，一方面會(huì)造成資源浪費(fèi)，而且后期紙質(zhì)存儲(chǔ)過(guò)多會(huì)造成存儲(chǔ)困難等問(wèn)題；另一方面會(huì)在追溯、查詢營(yíng)業(yè)執(zhí)照、公章和法定代表人身份證的申請(qǐng)歷史時(shí)造成不便。為了更好地對(duì)營(yíng)業(yè)執(zhí)照進(jìn)行管理和追溯，可以利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)營(yíng)業(yè)執(zhí)照使用流程，實(shí)現(xiàn)企事業(yè)單位營(yíng)業(yè)執(zhí)照的信息化，更有利于企事業(yè)單位對(duì)營(yíng)業(yè)執(zhí)照的管理。在總結(jié)多年來(lái)企事業(yè)單位對(duì)使用營(yíng)業(yè)執(zhí)照的基本需求的基礎(chǔ)上，設(shè)計(jì)營(yíng)業(yè)執(zhí)照使用流程模塊，方便辦理業(yè)務(wù)人員使用，同時(shí)也方便營(yíng)業(yè)執(zhí)照管理部門(mén)實(shí)施有效管理。

（一）營(yíng)業(yè)執(zhí)照使用流程的功能性設(shè)計(jì)原則

營(yíng)業(yè)執(zhí)照使用流程的設(shè)計(jì)應(yīng)有較強(qiáng)的針對(duì)性、操作的簡(jiǎn)易性、技術(shù)的先進(jìn)性和良好的穩(wěn)定性，還要在流程與功能設(shè)計(jì)方面堅(jiān)持全過(guò)程控制、文檔化管理、實(shí)時(shí)更新等原則，做到管理權(quán)限清晰、歸口要求明確、全體職工參與，能夠保證全程記錄，實(shí)現(xiàn)對(duì)企事業(yè)單位營(yíng)業(yè)執(zhí)照的高效管理[6]。

1.較強(qiáng)的針對(duì)性

本流程的設(shè)計(jì)主要針對(duì)企事業(yè)單位營(yíng)業(yè)執(zhí)照使用業(yè)務(wù)流程的特點(diǎn)設(shè)計(jì)，使用營(yíng)業(yè)執(zhí)照的管理要做到從使用人借出到返回營(yíng)業(yè)執(zhí)照主管部門(mén)處的全過(guò)程管理與跟蹤。因此，企事業(yè)單位營(yíng)業(yè)執(zhí)照使用流程的設(shè)計(jì)應(yīng)盡可能全面、功能要充分明確。

2.操作的簡(jiǎn)易性

營(yíng)業(yè)執(zhí)照使用流程具有良好的操作性，主要是指流程合理、操作簡(jiǎn)單、界面舒適。流程用戶一般是企事業(yè)單位的職工。在用戶使用過(guò)程中，要避免流程煩瑣，整個(gè)流程的設(shè)計(jì)應(yīng)盡量與職工用戶已形成的工作習(xí)慣相匹配，以便更好地被職工所接受和使用[7]。

3.技術(shù)的先進(jìn)性

技術(shù)的先進(jìn)性主要體現(xiàn)在營(yíng)業(yè)執(zhí)照使用流程的靈活性、兼容性等性能的控制上，在流程使用后期，還要求系統(tǒng)保持良好的擴(kuò)展性，對(duì)于已有的數(shù)據(jù)要實(shí)現(xiàn)后續(xù)無(wú)限次的查找使用，便于營(yíng)業(yè)執(zhí)照的管理人員對(duì)過(guò)去或正在使用的相關(guān)信息進(jìn)行查詢及統(tǒng)計(jì)管理，以便在更大程度上提高營(yíng)業(yè)執(zhí)照管理人員的工作效率。

4.良好的穩(wěn)定性

在營(yíng)業(yè)執(zhí)照使用流程投入使用后，要保證流程在日常運(yùn)行中具有良好的穩(wěn)定性，主要體現(xiàn)在數(shù)據(jù)庫(kù)穩(wěn)定、運(yùn)行流暢等方面，能夠完全滿足企事業(yè)單位對(duì)營(yíng)業(yè)執(zhí)照使用管理的需求。

（二）營(yíng)業(yè)執(zhí)照使用流程的主要功能設(shè)計(jì)與應(yīng)用

在總結(jié)多年來(lái)企事業(yè)單位對(duì)使用營(yíng)業(yè)執(zhí)照的基本需求的基礎(chǔ)上，初步探究營(yíng)業(yè)執(zhí)照使用流程的功能設(shè)計(jì)。其實(shí)可以將單位公章和法定代表人身份證或身份證復(fù)印件的使用一起并入到營(yíng)業(yè)執(zhí)照使用流程中，便于主管部門(mén)統(tǒng)一管理。

在營(yíng)業(yè)執(zhí)照使用流程中，信息要素非常重要。總結(jié)多年來(lái)的使用經(jīng)驗(yàn)，主要包括使用人姓名、使用人部門(mén)、使用人聯(lián)系電話、使用證書(shū)名稱、使用證書(shū)原因、使用公章名稱、使用公章原因、使用時(shí)間、營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件是否需要加蓋公章、法定代表人身份證復(fù)印件是否需要加蓋公章及填寫(xiě)審批領(lǐng)導(dǎo)姓名等要素。

其中，“使用證書(shū)名稱”項(xiàng)中有六個(gè)選項(xiàng)：營(yíng)業(yè)執(zhí)照正本、營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本、營(yíng)業(yè)執(zhí)照正本復(fù)印件、營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件、法定代表人身份證、法定代表人身份證復(fù)印件。“使用時(shí)間”項(xiàng)是指使用人員要借用的時(shí)間，主管營(yíng)業(yè)執(zhí)照正副本、單位公章和法定代表人身份證的部門(mén)可以在使用人填寫(xiě)的使用時(shí)間內(nèi)為其提供所需證件或公章?！盃I(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件是否需要加蓋公章”項(xiàng)和“法定代表人身份證復(fù)印件是否需要加蓋公章”項(xiàng)是指使用人可根據(jù)具體業(yè)務(wù)選擇是否需要在證書(shū)復(fù)印件上加蓋公章。如果需要，選“是”；反之，則選“否”?！疤顚?xiě)審批領(lǐng)導(dǎo)姓名”是指使用人可根據(jù)需辦理的業(yè)務(wù)填寫(xiě)主管領(lǐng)導(dǎo)的姓名，流程提交后會(huì)根據(jù)填寫(xiě)領(lǐng)導(dǎo)的姓名轉(zhuǎn)至領(lǐng)導(dǎo)處審批，經(jīng)過(guò)主管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后才可使用相應(yīng)的證書(shū)或公章，否則不可使用。

當(dāng)所有申請(qǐng)信息要素都填寫(xiě)完成后，使用人點(diǎn)擊“提交”，流程會(huì)先經(jīng)過(guò)使用人所在的部門(mén)責(zé)任人審批，審批同意后流程再轉(zhuǎn)到使用人填寫(xiě)的主管領(lǐng)導(dǎo)處審批，主管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后就轉(zhuǎn)到主管營(yíng)業(yè)執(zhí)照、單位公章和法定代表人身份證或身份證復(fù)印件的部門(mén)處，同時(shí)使用人可在主管部門(mén)處辦理使用相關(guān)證件或單位公章等業(yè)務(wù)。

當(dāng)使用部門(mén)在單位營(yíng)業(yè)執(zhí)照、公章或法定代表人身份證、身份證復(fù)印件使用結(jié)束返回主管部門(mén)時(shí)，主管人員要將證件或公章的返回時(shí)間填入流程中的“返還時(shí)間”項(xiàng)，點(diǎn)擊“提交”后整個(gè)流程才可視為結(jié)束。注意在部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審批節(jié)點(diǎn)或是在主管領(lǐng)導(dǎo)審批節(jié)點(diǎn)處如果有任何一項(xiàng)沒(méi)有被審批通過(guò)時(shí)，則該使用流程結(jié)束。

四、結(jié)語(yǔ)

營(yíng)業(yè)執(zhí)照的管理工作一直以來(lái)都是企事業(yè)單位特別重視的一項(xiàng)工作，文章分析了“三證合一”給企事業(yè)單位帶來(lái)的五點(diǎn)便利及其隱藏的風(fēng)險(xiǎn)與隱患。為了更好地規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，企事業(yè)單位營(yíng)業(yè)執(zhí)照的主管部門(mén)要做好相關(guān)的管理工作。

隨著信息化的不斷發(fā)展，將信息化管理引入到企事業(yè)單位主管部門(mén)的實(shí)際工作中，設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)營(yíng)業(yè)執(zhí)照使用流程，不僅可以幫助企事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)營(yíng)業(yè)執(zhí)照管理的自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和專業(yè)化，提高辦事效率，而且能實(shí)現(xiàn)營(yíng)業(yè)執(zhí)照使用全過(guò)程的跟蹤與管理，更好地規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，更大程度地提高辦事效率。