退休干部職工檔案管理工作的體會

文/廣東省肇慶市高要區(qū)人民醫(yī)院 梁桂洪

現(xiàn)階段，退休干部職工數(shù)量不斷增加，雖然退休干部已經離開了原本的工作崗位，但是職工檔案還保存在單位內，職工檔案關系到退休干部退休后的生活保障，單位應在保證退休干部合法權益不被侵犯的基礎上，落實檔案管理相關政策。單位離退休干部在原本的工作崗位上作出了巨大貢獻，政府部門對退休干部職工生活質量關注度較高。為了保證退休干部職工生活質量，單位應做好退休干部職工檔案管理工作，運用現(xiàn)代信息技術對檔案管理工作進行創(chuàng)新，從而使檔案管理工作質量得到提升。

一、退休干部職工檔案管理中存在的問題

（一）退休干部檔案管理粗放。退休干部職工檔案管理較為粗放，導致檔案管理工作質量較差。由于檔案管理工作制度還不夠完善，導致大多數(shù)檔案管理活動無法正常開展。單位在經營發(fā)展中存在忽視退休干部職工檔案的問題，還有部分單位開展管理工作時與實際聯(lián)系較少，如果照搬其他檔案制度會導致工作脫離實際，無法到達預期的管理效果。單位在退休干部職工檔案信息收集方面還存在較多不足，很多退休干部職工檔案缺失情況嚴重。并且由于管理制度不夠完善，對于檔案管理人員的約束性不強，檔案管理人員容易出現(xiàn)懈怠心理，無法實現(xiàn)對退休干部檔案的科學管理。離退休干部檔案管理理念更新不及時，新時代的檔案管理逐漸向著精細化、科學化和信息化的方向發(fā)展，但是實際檔案管理工作中仍堅持傳統(tǒng)的管理理念，檔案管理效率較低，對檔案管理質量也造成了不利影響。現(xiàn)階段，檔案管理手段單調[1]。

（二）檔案管理中人力、物力投入不足?，F(xiàn)階段的檔案管理工作中缺少人力、物力的支撐，工作中存在較多的問題和不足。退休干部檔案管理主要面向已經退休的單位職工，管理和服務對象較為單一且工作量較大，開展檔案管理工作的過程中存在較多的困難。檔案管理部門中管理人員數(shù)量較少，不僅給管理人員造成了較大壓力，還導致很多工作任務無法在規(guī)定時間內完成，無法使檔案管理工作進一步完善和規(guī)范。單位缺少專業(yè)的檔案管理人員，檔案管理工作主要由其他部門負責，導致檔案管理不夠精細、專業(yè)，無法達到預期目標。退休干部管理信息化建設程度低。離退休干部檔案管理中資金投入不足，缺少計算機等信息化設備，還采取傳統(tǒng)紙質檔案管理模式，導致檔案管理效率較低[2]。

（三）退休干部檔案管理職責不分。退休干部檔案管理職責不分的現(xiàn)象，其主要體現(xiàn)在兩個方面：一方面，退休干部職工檔案管理部門職責不分；另一方面，退休干部職工檔案管理人員職責不分。管理部門職責不分主要是因為單位沒有單獨設置退休干部職工檔案管理部門，退休干部職工檔案管理與其他檔案管理工作混合在一起，導致檔案管理較為混亂，且難以對其進行統(tǒng)一領導和部署，檔案管理工作不夠規(guī)范。管理人員職責不分主要體現(xiàn)在退休干部職工檔案管理職責劃分不夠明確，管理工作開展過程中經常出現(xiàn)沒有明確責任人的情況。

（四）退休干部檔案管理硬件和軟件建設缺失。現(xiàn)階段的檔案管理工作開展過程中，硬件、軟件建設存在較多不足。退休干部職工檔案與其他檔案共用同一個檔案室，由于缺少檔案管理規(guī)劃，無法從檔案室內部獨立出來進行管理。退休干部職工檔案的管理過程中，檔案夾、防火設備、打孔設備數(shù)量不足，導致部分檔案未能得到良好保存，紙質檔案容易出現(xiàn)損壞、丟失等情況，造成退休干部職工部分檔案信息缺失。檔案管理過程中忽視了信息技術的重要性，缺少信息化系統(tǒng)建設，難以加快檔案管理信息化發(fā)展的步伐。例如，退休干部職工在檔案檢索過程中，難以實現(xiàn)對檔案的精準檢索，且存在檢索信息不健全的情況，對于這類檔案信息材料只能管理人員手動進行查找，會浪費較多時間查找檔案，也會降低檔案的使用效率。退休干部職工檔案管理缺少統(tǒng)一的數(shù)字化、信息化建設標準，導致電子檔案數(shù)字化管理較為混亂，容易出現(xiàn)檔案丟失的情況[3]。

二、退休干部職工檔案管理的內容

退休干部職工檔案管理主要建立在人事檔案管理的基礎上，單位對退休干部職工在職期間所實行的政策和規(guī)章制度都要納入檔案管理內容中，其主要目的是保證退休干部職工檔案信息的真實性和完整性，從而保證退休干部職工的合法權益。退休干部職工在職期間的各類會議記錄、活動等記錄在檔案中，能夠有效反映退休干部職工的工作狀態(tài)。將具體民眾生活內容相關政策和活動納入檔案中，可以真實反映其工作特點。將退休干部在職期間出臺的社會政策等材料納入檔案中，可幫助單位考核退休干部職工的工作質量。

三、退休干部職工檔案管理的重要性

加強退休干部職工檔案管理工作，有利于加快養(yǎng)老保險制度的完善和落實，國家養(yǎng)老保險制度中明確規(guī)定了國家機關、事業(yè)單位中的勞動者，要參加社會養(yǎng)老保險。養(yǎng)老保險待遇水平與退休干部職工繳費工作以及繳費年限等關系較為密切。隨著社會保險事業(yè)的不斷發(fā)展和養(yǎng)老保險制度的持續(xù)完善，社會保險管理向集約型管理的方向發(fā)展，退休干部職工檔案管理工作能夠使養(yǎng)老保險信息更加完善，實現(xiàn)養(yǎng)老保險制度的有序落實[4]。

退休干部職工檔案中涉及的職工基本情況，包括社會保障號碼、姓名、性別等多方面內容，能夠用于單位退休干部職工社保檔案核對。由于單位人員流動較大，檔案移交工作較為復雜，加強退休干部職工檔案管理工作，能夠保證檔案移交的完整性，從而保證退休干部的合法權益。單位重視退休干部職工檔案管理，還能夠使單位檔案管理工作向著社會化和規(guī)范化的方向發(fā)展，充分發(fā)揮出退休干部職工檔案價值。

四、退休干部職工檔案管理的工作措施

（一）加快推進精細化檔案管理體系建設。在退休干部職工的檔案管理工作開展過程中，應加快推進精細化檔案管理體系建設，針對傳統(tǒng)檔案管理工作中存在的不足，及時采取措施進行解決，實現(xiàn)檔案精細化管理。檔案管理中還要形成完善的檔案管理制度，需要結合單位實際情況制定管理制度，為精細化檔案管理工作提供支撐。退休干部職工檔案管理工作具有長期性、復雜性等特點，強化檔案管理部門與其他部門之間的聯(lián)系，便于檔案管理工作的開展，使工作效果獲得明顯提高。同時，應形成檔案管理量化工作體系，為精細化管理工作奠定基礎。退休干部職工檔案應定期進行整理，按照退休干部級別對檔案進行分類管理，采取針對性的保護措施，便于后續(xù)對其進行有效利用。在檔案管理中應采取現(xiàn)代化的管理辦法，加強信息技術的應用，實現(xiàn)對退休干部職工檔案的數(shù)字化管理。利用計算機等錄入設備、掃描設備，將紙質檔案轉變?yōu)閿?shù)字化檔案。統(tǒng)一數(shù)字化檔案標準，使數(shù)字化檔案建設更加具有規(guī)范性[5]。

（二）加快退休干部檔案管理現(xiàn)代化建設。檔案管理現(xiàn)代化建設需要將檔案信息化管理作為主要方向，單位應加大對退休干部職工檔案管理工作方面人力和物力的投入，從而加快退休干部檔案管理現(xiàn)代化建設。構建高素質、專業(yè)化的退休干部職工檔案管理隊伍，檔案管理人員必須由專業(yè)的檔案管理人員擔任，禁止出現(xiàn)其他員工兼職檔案管理的情況，做好退休干部職工檔案管理人員崗前培訓，使其更加具有專業(yè)性，能開展高效率的檔案管理工作。單位在檔案管理工作實踐中應不斷對工作內容、工作形式等進行優(yōu)化，使退休干部職工檔案管理更加符合單位實際情況。同時，應對檔案室內計算機等信息設備進行更新，并引進現(xiàn)代化的檔案管理設備，這不僅可以使工作效率獲得提升，還能保證檔案信息錄入的精準性。此外，還可與科技企業(yè)合作，形成符合檔案管理工作需要的檔案管理信息系統(tǒng)，將檔案管理信息錄入信息系統(tǒng)中，實現(xiàn)對檔案的數(shù)字化管理，可以降低檔案損壞的風險，也不容易出現(xiàn)檔案丟失的情況。形成完善的檔案信息化管理制度，使退休干部職工的檔案管理信息化管理更加規(guī)范，推動退休干部職工檔案管理向著規(guī)范化、標準化方向發(fā)展。

（三）明確退休干部職工檔案管理職責。由于單位對退休干部職工檔案管理重視度不夠，且受到管理人員管理職責不清晰的影響，導致管理人員的工作態(tài)度較為消極，造成檔案管理工作無法到達預期目標。為了能夠強化退休干部職工檔案管理工作效果，使退休干部職工檔案能夠充分發(fā)揮出其價值，應明確檔案管理人員職責。單位應明確退休干部職工檔案管理職責，建設專門的退休干部職工檔案管理部門，避免出現(xiàn)檔案管理混亂的情況。成立專門的退休干部職工檔案管理部門，由單位檔案管理部門直接對其管理，退休干部職工檔案管理部門要服從單位檔案管理部門的統(tǒng)一領導和部署，還要保證退休干部職工檔案管理具有自主性，結合實際管理需要開展相關管理工作。準確把握退休干部職工檔案管理部門責任，認真履行自身職責，做到不越位、不缺位。落實退休干部職工檔案管理人員責任制度，合理分配管理人員工作任務和崗位責任，從而使檔案管理工作更加規(guī)范。制定科學合理的考核制度，定期對退休干部職工檔案管理人員的專業(yè)性進行考核，并制定獎懲制度，調動管理人員積極性的同時，也能夠約束管理人員的工作行為，使其能夠認真落實崗位職責[6]。

（四）完善退休干部檔案硬件和軟件建設。在退休干部職工檔案的管理過程中，應完善退休干部檔案管理硬件和軟件建設，為退休干部職工設置獨立的檔案室，提高檔案管理工作效率，保證檔案管理工作質量。為退休干部職工檔案配置單獨的檔案室，并且保證檔案室內軟件、硬件設施較為完善，能實現(xiàn)退休干部職工檔案標準化管理。檔案室內還應加強防火、防潮以及防盜配置，對已經損壞的檔案資料進行修復。完善檔案室各類硬件設備的配置，如檔案夾、防火設備、打孔設備等，保證其可以滿足退休干部職工檔案管理工作的需要，使退休干部職工檔案管理能夠順利開展。注重對退休干部職工檔案管理軟件建設，單位可以加強與IT 企業(yè)的合作，根據(jù)單位退休干部職工檔案管理的特點，開發(fā)一套適用于退休干部職工檔案管理的信息系統(tǒng)，并做好信息系統(tǒng)的后續(xù)維護工作，促進其為退休干部職工檔案管理工作提供有力支持。退休干部職工檔案管理信息化管理系統(tǒng)應具有信息化、數(shù)字化等特點，能夠適應未來退休干部職工檔案管理的發(fā)展需要。加強對退休干部職工檔案管理人員的信息化培訓，讓管理人員熟悉計算機設備以及信息系統(tǒng)的操作，注重對管理人員職業(yè)道德和職業(yè)素質的培養(yǎng)，使其能夠更好開展檔案管理工作，使檔案管理向著高質、高效的方向發(fā)展[7]。

五、結語

綜上所述，做好退休干部職工檔案管理工作，能夠推動養(yǎng)老保險制度不斷完善和發(fā)展，發(fā)揮出退休干部職工檔案的價值，推動退休干部職工檔案管理向著規(guī)范化和標準化的方向發(fā)展。在退休干部職工檔案管理過程中應根據(jù)單位實際需要，采取多種措施做好檔案管理工作，使退休干部職工檔案管理工作更加規(guī)范，強化退休干部職工檔案管理工作的效果。