數(shù)字化技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用研究

文/陜西交通電子工程科技有限公司 謝霜

數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用影響深遠，對企業(yè)內(nèi)部檔案管理模式的建設(shè)來說也是如此。傳統(tǒng)的檔案管理模式在處理大體量檔案信息的管理時程序較為煩瑣，整理難度大且單位時間內(nèi)效益不高，已經(jīng)無法為企業(yè)提供必要的數(shù)據(jù)支援和引導(dǎo)。因此，保證數(shù)字化檔案的建設(shè)效率是提升檔案管理水平，建設(shè)當前形勢下更高需求檔案管理標準的關(guān)鍵[1]。數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展可以為檔案管理工作提供現(xiàn)代信息技術(shù)的引導(dǎo)，滿足數(shù)字化采集處理的需求，進一步提升檔案信息的采集速度和檢索效率，為企業(yè)提供更為優(yōu)質(zhì)，更加系統(tǒng)化的檔案信息服務(wù)。當前討論數(shù)字化技術(shù)對企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作的影響，并不止于討論其具體的構(gòu)造和應(yīng)用技術(shù)部件的影響，更重要的是對其引導(dǎo)作用和發(fā)展?jié)摿M行分析。

一、數(shù)字化技術(shù)在企業(yè)檔案管理工作中的應(yīng)用價值

（一）加強“智慧”模式重構(gòu)。數(shù)字化系統(tǒng)管理模式下的檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)與傳統(tǒng)檔案管理模式大有不同，數(shù)字化技術(shù)具備更強的智能應(yīng)用價值。目前智慧型檔案管理工具主要以交互和感知型服務(wù)技術(shù)作為支撐，其能夠組建智慧化檔案系統(tǒng)，讓系統(tǒng)依靠智慧行為進行有序運轉(zhuǎn)。類似于無人駕駛，也讓檔案管理實現(xiàn)了無主體運轉(zhuǎn)和自檢。數(shù)字化技術(shù)將網(wǎng)絡(luò)意識和智能意識代入到檔案管理工作中，完成了由主體智能向自主智能的轉(zhuǎn)變[2]。目前已知的檔案管理行為，基本都在檔案管理內(nèi)容的形制和數(shù)據(jù)流通形式的基礎(chǔ)上進行。長此以往，如果沒有數(shù)字化和智能化技術(shù)的介入，管理行為始終都要受到檔案固定形式的桎梏，雖然管理辦法得到了“升級”，但管理內(nèi)涵沒變，只不過是完成了從強人力到強技術(shù)輔助的轉(zhuǎn)變。這樣一來，也就無法強調(diào)檔案管理的能動性和技術(shù)的根本性應(yīng)用。

（二）滿足資源從優(yōu)分配。數(shù)字化技術(shù)將傳統(tǒng)的檔案管理模式由內(nèi)瓦解，轉(zhuǎn)而加強了智慧模式的重構(gòu)。其價值在于，職能的重構(gòu)讓管理行為徹底改變。原本傳統(tǒng)的管理行為無法滿足當前技術(shù)的應(yīng)用場景。所以，檔案管理組織只能開始尋找新的發(fā)展方向。傳統(tǒng)的檔案組織管理系統(tǒng)其實就是多個管理單元的整合，這種管理行為有統(tǒng)一的管理中心，只是將不同職能分發(fā)給不同單元的管理員[3]。這種管理標準屬于“初級”管理行為，因為凡事需要“親力親為”，但實際也比較符合傳統(tǒng)檔案管理的應(yīng)用環(huán)境。如今，數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用將部分傳統(tǒng)的檔案資產(chǎn)轉(zhuǎn)化為了數(shù)字資產(chǎn)并加以保存，檔案與檔案、數(shù)據(jù)與檔案之間的隔閡徹底消弭，檔案系統(tǒng)的應(yīng)用場景不再受到制約，在智能化技術(shù)的加持之后，自然能夠使整個管理系統(tǒng)徹底接管分類、保護、保存這一系列流程。值得一提的是，數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用并不是直接與管理系統(tǒng)完成的對接，而是緩慢持久地在系統(tǒng)管理應(yīng)用過程中完成的升級。這也充分說明了新管理行為的能動性和發(fā)展實力。如今新的管理職能在數(shù)字化技術(shù)的加持下緩緩展開，其技術(shù)范式和管理方式不斷融合，即便當下應(yīng)用無法擺脫全部傳統(tǒng)行為的影響，尚且存在一定的融合問題，但檔案管理職能的轉(zhuǎn)變是大勢所趨，中間轉(zhuǎn)型需要的過程是必然的。

（三）滿足信息開放傳遞需求。數(shù)字化技術(shù)引導(dǎo)下的檔案管理作業(yè)擺脫了傳統(tǒng)固體化作業(yè)模式的束縛。原始空間和時間不再成為影響檔案管理效率的關(guān)鍵。數(shù)字化技術(shù)引導(dǎo)實現(xiàn)了數(shù)字信息的開放共享。尤其是區(qū)塊鏈技術(shù)的應(yīng)用，大幅提升了數(shù)據(jù)的開放屬性和傳遞效率。傳統(tǒng)的檔案管理程序執(zhí)行過程中并未過多考慮信息的存續(xù)能力和價值，一是因為受時間空間的影響，本身個體檔案管理的水平并不高，因此保持內(nèi)在穩(wěn)定是重點所在。二是過去信息傳遞帶來的存續(xù)價值和溝通價值并不明顯，企業(yè)對檔案價值的認知和定位并不如現(xiàn)今先進，信息的開放和傳遞內(nèi)外都存在桎梏，時局影響至關(guān)重要。數(shù)字化技術(shù)實現(xiàn)了大環(huán)境的逆轉(zhuǎn)，從根本上改變了檔案價值的定位，具備流通和共享價值的數(shù)據(jù)檔案自然要強于傳統(tǒng)意義上的固態(tài)檔案，其流通所產(chǎn)生的效益一樣可以為企業(yè)提供效能[4]。值得一提的是在信息滿足開放傳遞需求的同時，信息的保留安全性并沒有受到很大的影響。

二、當前企業(yè)檔案管理中存在的問題

（一）電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理之間的平衡問題。數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用讓企業(yè)具備了電子檔案管理能力，但在管理需求的影響下，少有企業(yè)能夠完全拋棄傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理工作，針對部分私密問題仍以傳統(tǒng)檔案形式予以保障。因而發(fā)展環(huán)境的變化成為沖突產(chǎn)生的關(guān)鍵，電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理行為如何平衡，成了主要的問題。平衡的關(guān)鍵之一在于“價值性”，檔案等級不同，管理標準不同。信息化技術(shù)經(jīng)常會對電子檔案加持記憶服務(wù)和增值服務(wù)，記憶服務(wù)是智慧管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)功能，它能優(yōu)化信息查找路徑，并主動保存有即時使用價值的檔案信息。顯然，傳統(tǒng)檔案內(nèi)容并不具備記憶服務(wù)的應(yīng)用標準，其管理行為還是傳統(tǒng)的整體管理辦法。這就導(dǎo)致在實際應(yīng)用過程中，如何在不影響傳統(tǒng)檔案價值的基礎(chǔ)上，有針對性地對電子檔案內(nèi)容進行分化成了一大矛盾點。平衡的第二關(guān)鍵點在于“稀缺性”，當檔案管理系統(tǒng)徹底接入信息化和數(shù)字化技術(shù)之后。智慧管理資源已然成了“不稀缺”資源，當它開始進行平常且穩(wěn)定的管理工作時，傳統(tǒng)管理行為卻并未就此停止。一方面，傳統(tǒng)檔案還需要有傳統(tǒng)行為給予保障。另一方面，雖然智慧系統(tǒng)成了如今檔案管理的主力軍，但不可否認企業(yè)的部分“特殊”資料存放更為看重傳統(tǒng)的管理效果。這樣一來，檔案管理組織的“智腦”身份就變得有些尷尬，究竟該如何對新的智能系統(tǒng)進行定位，又成了一大問題。

（二）數(shù)字化管理意識與傳統(tǒng)管理意識之間的矛盾問題。企業(yè)在發(fā)展的過程中，對意識行為的建設(shè)通常都比較“隱形”。相較于資源和資本優(yōu)勢，意識效率和能效顯然是影響企業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵，所以，在數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的過程中，來自意識層面的阻礙更加影響其發(fā)展。我國企業(yè)內(nèi)部檔案管理制度的建設(shè)與國際一流管理制度尚存在一定的差距，而根本性的差距源于管理層對檔案管理工作的認識錯誤。數(shù)字化管理平臺的建設(shè)是企業(yè)發(fā)展過程中需要完成的一體化建設(shè)任務(wù)，檔案管理是整體建設(shè)目標中的一個環(huán)節(jié)，但是受到諸多因素的影響，很多企業(yè)擁有技術(shù)應(yīng)用場景但沒有技術(shù)對接能力。技術(shù)與資本之間的配合出現(xiàn)了問題，因而對數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用水平有所限制。因為缺乏人才資本和硬件資本的加持，很多企業(yè)管理層在觀察和調(diào)研時，就習(xí)慣性將檔案管理工作視為沒有發(fā)展?jié)摿Φ幕A(chǔ)保障性工作，并不給予太大的發(fā)展空間，以免增加企業(yè)的運行成本[5]。這樣一來，在技術(shù)層面，企業(yè)已經(jīng)具備了數(shù)字化管理能力，而在意識層面，卻還停留在傳統(tǒng)管理的夾縫中，矛盾由此產(chǎn)生。

（三）數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用區(qū)間與傳統(tǒng)管轄行為之間的摩擦問題。檔案管理有固定的管理框架，在傳統(tǒng)管理層面，這一框架不曾得到根本性的改變。數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用讓智能檔案管理框架盡可能多地取代了傳統(tǒng)框架，最大限度地完成了管理空間的跨越式發(fā)展，但摩擦問題也由此而來。智能化檔案管理系統(tǒng)提供給企業(yè)更強的集約保障，它突破了人力資本的限制，以較少的虛擬空間取代了較多的人力輸出，以擴大單位應(yīng)用面積的方法優(yōu)化了管理效率[6]。然而，框架從建設(shè)到應(yīng)用，新舊兩代之前絕不是取而代之的關(guān)系。前文中提到，技術(shù)的應(yīng)用是循序漸進的，且是在以傳統(tǒng)管理平臺為基礎(chǔ)的環(huán)境中完成發(fā)展的。所以傳統(tǒng)管轄行為可以被重新排序，但一部分行為無法被取代。這就導(dǎo)致在承接新的數(shù)字化檔案管理標準之后，該如何正確處理傳統(tǒng)檔案管轄行為成了重要問題。

三、數(shù)字化技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用策略

（一）明確企業(yè)自身需求。檔案管理系統(tǒng)的數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用能夠解決企業(yè)在發(fā)展轉(zhuǎn)型過程中對智能化、集約化系統(tǒng)的強烈需求。因此強調(diào)“定制化”管理是提升應(yīng)用效率的關(guān)鍵。企業(yè)要充分重視數(shù)字化技術(shù)在記憶服務(wù)層面的應(yīng)用，要認識到記憶服務(wù)和數(shù)據(jù)增值之間的關(guān)系，明確自身對檔案工作的需求，進而制定一套檔案管理標準。企業(yè)在制定管理策略的過程中，要重視整體框架的完善，以及和傳統(tǒng)框架之間的承接。企業(yè)必須要認識到管理應(yīng)用區(qū)間之間的摩擦，并通過調(diào)整管理標準來解決這一摩擦。檔案管理完成數(shù)字化建設(shè)之后，應(yīng)該要具備檔案信息檢索、檔案信息交流以及檔案信息分類管理這三大功能，以作為傳統(tǒng)區(qū)間和數(shù)字化智能區(qū)間之間的過渡。在檔案信息歸檔之后，可以通過管理員渠道獲取到檔案資源和途徑，完成檔案信息的交流工作[7]。此外，企業(yè)一定要從自身應(yīng)用出發(fā)對檔案管理情況進行個體化設(shè)計，過去企業(yè)在發(fā)展過程中始終無法擺脫紙質(zhì)檔案的一大原因就是很多企業(yè)的自身需求在統(tǒng)一的管理標準中得不到著重體現(xiàn)，而數(shù)字化技術(shù)具備一定的能動性，可以更加貼合企業(yè)的發(fā)展需求和實際應(yīng)用需求，最大程度上解決傳統(tǒng)檔案管理與數(shù)字化檔案管理之間的矛盾。

（二）明確企業(yè)對人力資源的需求。人力資源的應(yīng)用是解決管理意識矛盾的關(guān)鍵，前文中提到智能化檔案管理系統(tǒng)提供給企業(yè)更強的集約保障，它突破了人力資本的限制，以較少的虛擬空間取代了較多的人力輸出，因此人力資源在當前數(shù)字化管理技術(shù)應(yīng)用的過程中，已經(jīng)缺失了系統(tǒng)扁平化應(yīng)用的價值。對此，應(yīng)轉(zhuǎn)換發(fā)展思路，從全系統(tǒng)資源應(yīng)用轉(zhuǎn)化到部分強調(diào)性區(qū)間的應(yīng)用中來，轉(zhuǎn)換到建設(shè)業(yè)務(wù)型管理人才上來。應(yīng)梳理傳統(tǒng)人力資源應(yīng)用線路，將部分可由智能系統(tǒng)替代的工作崗位進行取締或升級，對單一管理職能人才予以多方向培養(yǎng)。要明確智能系統(tǒng)的應(yīng)用并非擠壓原始的人力資源市場，其目的是提升人力資源的應(yīng)用效率，提升人才的素質(zhì)水平。因此，智能系統(tǒng)的建設(shè)是必然訴求，人才的培養(yǎng)也需要同步進行，管理系統(tǒng)中不僅需要具備專業(yè)檔案管理知識的人才，還需要具備計算機應(yīng)用人才和數(shù)字化技術(shù)管理型人才，對復(fù)合型人才的需求加大。因此，企業(yè)要認清當前人員發(fā)展重點，及時組織企業(yè)內(nèi)部檔案管理人員完成培訓(xùn)，對現(xiàn)存的檔案管理系統(tǒng)人員進行信息化技術(shù)的培訓(xùn)，要求其能夠在未來的檔案管理工作中協(xié)調(diào)使用信息技術(shù)。對于新增的檔案管理人員，要采取對口招攬方式，為有能力和有水平的技術(shù)型人才提供更好的發(fā)展環(huán)境，合理應(yīng)用技術(shù)人員的專業(yè)知識，并在實踐過程中培養(yǎng)其管理技能，通過以人帶物的手段打破傳統(tǒng)思想觀念的束縛，將數(shù)字化檔案管理的能力進行升級，優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作的效率[8]。

（三）明確企業(yè)對檔案管理行為的應(yīng)用要求。為保證電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理行為之間的平衡，企業(yè)需要先對管理對象的應(yīng)用要求進行分析。企業(yè)運行階段、組織階段、籌劃階段的檔案信息層次不同、內(nèi)外承接關(guān)系不同、所具備的資本應(yīng)用價值和增值效果也不同。所以企業(yè)需要控制資源流向，借助智能管理系統(tǒng)對檔案資源進行驗證、記錄和儲存。由于信息層次低，因此承接內(nèi)容有了一定的保障，其增值效果雖然無法在第一時間內(nèi)凸顯出來，但是通過智能技術(shù)的匯總和壓縮，能夠從低到高對檔案信息層進行智能排列。信息數(shù)據(jù)不再懼怕斷層和丟失，利用行為和參數(shù)捕捉，能夠做到長久的內(nèi)外承接，這也是實現(xiàn)企業(yè)檔案管理標準化和一體化的最好做法。最好的平衡是將智能系統(tǒng)介入到傳統(tǒng)管理行為中去，先利用智能管理技術(shù)對資源和數(shù)據(jù)的規(guī)模和潛在應(yīng)用價值進行判斷，通過大數(shù)據(jù)能夠得出一定范圍的增值數(shù)據(jù)，之后根據(jù)數(shù)據(jù)對需要額外進行傳統(tǒng)管理行為保障的內(nèi)容劃分單獨的應(yīng)用窗口。這樣一來，檔案管理完成了個體智慧的全面展示，檔案管理組織的“智腦”身份不再尷尬。

（四）明確企業(yè)對管理技術(shù)的發(fā)展應(yīng)用需求。實現(xiàn)技術(shù)更迭和應(yīng)用需完善技術(shù)規(guī)劃和管理體系。因此，在現(xiàn)實應(yīng)用過程中，前期規(guī)劃至關(guān)重要。首先，是企業(yè)的技術(shù)發(fā)展要求，其目的是在不影響傳統(tǒng)內(nèi)容存續(xù)的情況下完成新技術(shù)的更迭。大部分企業(yè)在檔案管理執(zhí)行過程中都對更高維度或者更為精密專業(yè)的技術(shù)種類有盲目需求，但是對自身應(yīng)用標準的應(yīng)用設(shè)施的安排是否妥當、發(fā)展區(qū)間的預(yù)備工作是否完成則一概不知。解決此問題最好的辦法就是提前將技術(shù)和現(xiàn)實管理工作結(jié)合起來看待。大部分企業(yè)實現(xiàn)半數(shù)字化管理并不難，而全數(shù)字動態(tài)管理的承接需要先對技術(shù)的應(yīng)用穩(wěn)定性和安全性進行檢測。仍然以區(qū)塊鏈技術(shù)為例，在應(yīng)用的過程中區(qū)塊鏈技術(shù)涉及的內(nèi)外動態(tài)數(shù)字區(qū)域銜接需要企業(yè)提前做好內(nèi)外溝通渠道的架設(shè)，資源流通渠道、信息儲存渠道、資源交流渠道都需要有進一步的更新，這一步驟的完善是為了明確當前企業(yè)對管理技術(shù)的發(fā)展需求。其次，是應(yīng)用需求，在應(yīng)用過程中該融合怎樣的工作模式，其工作單元內(nèi)容是否已準備好適配的服務(wù)設(shè)置和管理制度等問題都需提前解決。為此企業(yè)需要從內(nèi)入手，優(yōu)先實現(xiàn)內(nèi)部技術(shù)的覆蓋，先讓資源在內(nèi)部系統(tǒng)中輪轉(zhuǎn)起來，之后再匯入到數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)中去，從而實現(xiàn)企業(yè)對技術(shù)的合理應(yīng)用。

四、結(jié)語

數(shù)字化檔案管理為企業(yè)提供了更強大的發(fā)展助力，但是企業(yè)在轉(zhuǎn)型和應(yīng)用的過程中，也需要根據(jù)自己的實際需求來綜合分析，分類看待。