施工企業(yè)簽證管理措施探討

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（北京天潤(rùn)建設(shè)有限公司，北京 100062）

1 引言

現(xiàn)場(chǎng)簽證管理是施工管理過(guò)程中重要的一部分。因此，如何在施工過(guò)程中做好簽證管理，解決施工企業(yè)與相關(guān)單位的施工簽證問(wèn)題，成為企業(yè)減少損失增創(chuàng)效益的一種重要手段。

2 施工企業(yè)簽證管理的特點(diǎn)

2.1 以合同為依據(jù)

施工合同是現(xiàn)場(chǎng)簽證編制的主要依據(jù)，也就是甲乙雙方協(xié)商一致的結(jié)果。在合同中，甲乙雙方會(huì)在施工合同中明確地說(shuō)明施工簽證編制的各項(xiàng)情況，從人員、機(jī)械、材料、方法、環(huán)境等方面進(jìn)行簽證編制的說(shuō)明，同時(shí)也會(huì)對(duì)不可抗力等一系列的問(wèn)題做進(jìn)一步補(bǔ)充，明確責(zé)任范圍。

2.2 必然性

在項(xiàng)目開展的整個(gè)過(guò)程中，辦理施工簽證是不可避免的。在合同履約期間，會(huì)有很多因素影響現(xiàn)場(chǎng)施工，這些因素不僅造成成本的增加，也會(huì)導(dǎo)致工期的延誤等問(wèn)題。以下幾個(gè)方面皆存在產(chǎn)生簽證的風(fēng)險(xiǎn)：設(shè)計(jì)變更、圖紙會(huì)審、工程洽商、現(xiàn)場(chǎng)任務(wù)書、工作聯(lián)系單、加快施工進(jìn)度、開發(fā)進(jìn)度滯后、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)提高、安全標(biāo)準(zhǔn)提高、不可抗力等。這些因素在項(xiàng)目的開展過(guò)程中是必然要發(fā)生的，每一項(xiàng)對(duì)管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)皆有不同程度的影響。

2.3 時(shí)效性

在合同簽訂過(guò)程中，甲乙雙方往往會(huì)對(duì)簽證的確認(rèn)進(jìn)行時(shí)間節(jié)點(diǎn)的規(guī)定，通常時(shí)間為28 d，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)，如不能及時(shí)進(jìn)行簽證的確認(rèn)，則不予確認(rèn)。但如果忽視簽證的時(shí)效性，則存在投入的成本和合理順延的工期無(wú)法確認(rèn)的風(fēng)險(xiǎn)。

2.4 全員性

施工簽證直接影響項(xiàng)目的整體利益，為此項(xiàng)目部每個(gè)部門、每個(gè)員工都有責(zé)任樹立簽證管理意識(shí)，提高簽證管理水平。每發(fā)生一項(xiàng)影響因素，都會(huì)對(duì)人員、機(jī)械、材料等方面產(chǎn)生影響。只有集思廣益，統(tǒng)籌全局，才能將利益最大化。

2.5 雙面性

簽證管理的雙面性，一方面是支出，體現(xiàn)在下屬勞務(wù)分包隊(duì)伍以及各專業(yè)分包單位與施工企業(yè)的簽證管理工作。當(dāng)施工企業(yè)將合同外的施工內(nèi)容安排給下屬單位時(shí)，下屬單位同樣會(huì)向施工企業(yè)提出現(xiàn)場(chǎng)簽證，保證其施工成本和利潤(rùn)。另一方面是收入，即通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)簽證能夠從業(yè)主方結(jié)算回來(lái)的費(fèi)用。如何確保施工過(guò)程中支出的費(fèi)用小于業(yè)主確認(rèn)的費(fèi)用是影響施工企業(yè)利潤(rùn)的一項(xiàng)重要指標(biāo)。

3 簽證管理存在的問(wèn)題

3.1 管理人員問(wèn)題

3.1.1 全員管理意識(shí)不強(qiáng)

在現(xiàn)場(chǎng)施工管理過(guò)程中，管理人員的簽證管控意識(shí)有極為關(guān)鍵的作用。首先，很多員工在施工過(guò)程中完全沒(méi)有頭緒，沒(méi)有詳細(xì)瀏覽施工合同，導(dǎo)致其在施工管控過(guò)程中從思想上就不知道哪些情況涉及現(xiàn)場(chǎng)簽證。其次，經(jīng)營(yíng)預(yù)算部門未能對(duì)現(xiàn)場(chǎng)的管理人員進(jìn)行詳細(xì)的合同交底，針對(duì)現(xiàn)場(chǎng)簽證這一方面的內(nèi)容沒(méi)有具體、明確地講解，對(duì)已往工程簽證管理不到位出現(xiàn)的問(wèn)題沒(méi)有進(jìn)行總結(jié)，致使管理人員對(duì)簽證管理的重視程度不足。

3.1.2 管理人員責(zé)任心不強(qiáng)

現(xiàn)場(chǎng)施工管理人員責(zé)任心的強(qiáng)弱，直接關(guān)系到現(xiàn)場(chǎng)簽證管理的最終結(jié)果。項(xiàng)目管理各部門的工作職責(zé)不同，造成很多管理人員存在事不關(guān)己的態(tài)度，缺乏有效的溝通，相互推諉，導(dǎo)致最后在工期與費(fèi)用的索賠上缺少依據(jù)，最終無(wú)論對(duì)分包的結(jié)算還是對(duì)業(yè)主的結(jié)算都會(huì)帶來(lái)極大的難度，無(wú)法保證自身權(quán)益。

另一方面體現(xiàn)在怠慢的工作態(tài)度。施工過(guò)程中當(dāng)管理人員發(fā)現(xiàn)需要辦理簽證時(shí)，往往由于怠慢、得過(guò)且過(guò)的工作態(tài)度，無(wú)法及時(shí)進(jìn)行簽證確認(rèn)，給施工企業(yè)造成損失。

3.1.3 業(yè)務(wù)水平與協(xié)調(diào)能力不強(qiáng)

產(chǎn)生現(xiàn)場(chǎng)簽證的原因有很多，但簽證編制人員在編制過(guò)程中卻不能詳細(xì)寫明每一個(gè)簽證索賠點(diǎn)，考慮不夠全面，致使簽證的結(jié)算費(fèi)用遠(yuǎn)不及自身的投入，造成成本虧損。

3.2 技術(shù)管理問(wèn)題

3.2.1 圖紙問(wèn)題

一個(gè)項(xiàng)目順利開展的主要依據(jù)是一個(gè)好的策劃。策劃的主要依據(jù)就是現(xiàn)場(chǎng)的施工圖紙。在現(xiàn)場(chǎng)的施工過(guò)程中，一份好的施工藍(lán)圖直接影響到現(xiàn)場(chǎng)的施工進(jìn)度與施工成本。當(dāng)然，施工圖紙的變動(dòng)是影響現(xiàn)場(chǎng)簽證的一項(xiàng)重要因素，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

1）隨著工程施工的推進(jìn)，圖紙?jiān)O(shè)計(jì)存在的問(wèn)題逐漸暴露出來(lái)，對(duì)于原圖紙中存在的問(wèn)題，往往會(huì)以圖紙會(huì)審、設(shè)計(jì)變更或者變更洽商等方式進(jìn)行解決。每一種解決方式都存在時(shí)效性的問(wèn)題，待上述變更下發(fā)后，很可能導(dǎo)致已完工程的返工，從而產(chǎn)生簽證。

2）在施工過(guò)程中，由于業(yè)主前期設(shè)計(jì)與策劃準(zhǔn)備不充足，對(duì)于項(xiàng)目的定位與使用功能在施工過(guò)程中提出修改，從而產(chǎn)生設(shè)計(jì)變更，導(dǎo)致施工企業(yè)對(duì)施工完成的部位進(jìn)行返工，產(chǎn)生簽證。

3）在各個(gè)分部分項(xiàng)工程的施工過(guò)程中，設(shè)計(jì)不滿足當(dāng)?shù)貥?biāo)準(zhǔn)及相關(guān)的規(guī)范要求，導(dǎo)致各個(gè)分部分項(xiàng)工程驗(yàn)收無(wú)法順利通過(guò)，如消防驗(yàn)收、規(guī)劃驗(yàn)收等，發(fā)生變更，產(chǎn)生簽證。

在施工過(guò)程中發(fā)生上述情況時(shí)，施工企業(yè)往往已經(jīng)按照原圖紙進(jìn)行施工，或完成一部分，或全部完成，必當(dāng)涉及拆改、二次施工的情況，直接造成施工成本的增加與施工工期的延長(zhǎng)。

3.2.2 資料管理

資料管理是簽證管理中極其重要的一部分。在施工過(guò)程中施工簽證的主要依據(jù)就是業(yè)主及相關(guān)部門下發(fā)的各項(xiàng)施工資料，其中包含設(shè)計(jì)變更、圖紙會(huì)審記錄、變更洽商、工作聯(lián)系單、工作任務(wù)書、政府文件等資料。上述資料的收存與發(fā)放直接影響現(xiàn)場(chǎng)施工與簽證確認(rèn)，在資料的管理上主要存在以下問(wèn)題[1]。

1）發(fā)放不到位，漏發(fā)、錯(cuò)發(fā)。一方面，現(xiàn)場(chǎng)仍然按照原圖紙施工，造成施工方未及時(shí)按照變更內(nèi)容施工，返工時(shí)工程量加大，工程量難以確認(rèn)。另一方面，項(xiàng)目部個(gè)別部門未收到相關(guān)資料，導(dǎo)致現(xiàn)場(chǎng)管理人員無(wú)法及時(shí)準(zhǔn)確地進(jìn)行管理，也可能導(dǎo)致無(wú)法及時(shí)進(jìn)行簽證的編制與確認(rèn)，甚至出現(xiàn)結(jié)算時(shí)現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際施工與圖紙不符等情況的發(fā)生。

2）文件丟失。資料室收到文件時(shí)沒(méi)有第一時(shí)間整理歸檔、建立臺(tái)賬，或者因項(xiàng)目人員對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行借閱與瀏覽后未妥善保管和及時(shí)歸還，導(dǎo)致相關(guān)文件的損壞與丟失，致使后續(xù)施工無(wú)依據(jù)，直接影響簽證的確認(rèn)與施工結(jié)算。

3）人員變動(dòng)。根據(jù)目前施工市場(chǎng)的特點(diǎn)，人員流動(dòng)性較大，某些關(guān)鍵崗位的人員在工作一段時(shí)間之后很可能會(huì)出現(xiàn)離職或者調(diào)動(dòng)的情況。此時(shí)，容易在資料交接過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題，沒(méi)有明確記錄，也無(wú)法確認(rèn)資料的完整性，為此很有可能導(dǎo)致重要資料的缺失，進(jìn)而影響項(xiàng)目進(jìn)展的相關(guān)工作。

總之，資料管理是簽證管理的一項(xiàng)重要組成部分，資料管理的好壞直接影響到簽證管理的成果。

3.3 其他問(wèn)題

隨著環(huán)保力度的逐漸加大，政府部門對(duì)于環(huán)境的管控越來(lái)越嚴(yán)格，無(wú)論是原材料的生產(chǎn)方面，還是材料的運(yùn)輸，都受到了極大的影響，使項(xiàng)目的正常開展也受到相應(yīng)影響，主要體現(xiàn)在以下幾方面。

1）材料價(jià)格。以混凝土為例，政府部門環(huán)境管控過(guò)程中，對(duì)于巖石、砂子等材料的生產(chǎn)與運(yùn)輸進(jìn)行嚴(yán)格的管控，以避免揚(yáng)塵，保護(hù)環(huán)境，這一措施直接導(dǎo)致混凝土原材料中的粗、細(xì)骨料的生產(chǎn)加工數(shù)量降低，從而提高了石子與砂子的費(fèi)用，也直接導(dǎo)致了混凝土的成本費(fèi)用增加?；炷翞榻ㄖさ厥┕さ闹饕牧?，良好的市場(chǎng)形勢(shì)必然會(huì)加大混凝土的需求量，供小于求的情況更加使得混凝土價(jià)格上漲，為此，建筑工程的成本造價(jià)也將提高。存在這些問(wèn)題的不僅僅是混凝土這一種材料，還包括鋼筋、石材、防水卷材等多種主要材料。總之，隨著政策與環(huán)境的變化，材料價(jià)格的變動(dòng)將直接影響施工的整體成本。

2）不可抗力。根據(jù)合同要求，對(duì)不可抗力有著明確的約定，但當(dāng)不可抗力發(fā)生時(shí)，卻未能及時(shí)對(duì)不可抗力造成的影響進(jìn)行確認(rèn)。比如，我國(guó)于2019 年年底暴發(fā)的新型冠狀病毒疫情，病毒危害大，持續(xù)時(shí)間長(zhǎng)，其持續(xù)時(shí)間已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出簽證確認(rèn)的實(shí)效性。在疫情持續(xù)期間，各個(gè)責(zé)任單位所應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任在合同中并無(wú)明確約定，因疫情防控所產(chǎn)生的費(fèi)用以及其他各項(xiàng)額外支出的費(fèi)用，如何確認(rèn)對(duì)工期造成的影響也是現(xiàn)場(chǎng)簽證確認(rèn)的重要難題。同時(shí)，疫情結(jié)束時(shí)間并不確定，此項(xiàng)緊急狀態(tài)將要維持到什么時(shí)間，沒(méi)有人能給出確切的答復(fù)。但是可以肯定的是，由于疫情影響，人工、材料、機(jī)械租賃、防疫物資等各項(xiàng)費(fèi)用必定會(huì)高于往年建筑市場(chǎng)的價(jià)格。此階段的項(xiàng)目管理顯得更加重要，不僅僅是為了保證施工企業(yè)施工成本的控制，更是為了向施工人員提供安全保障，為所有施工人員提供一個(gè)安全、可靠的生活與施工環(huán)境。

4 簽證管理問(wèn)題解決措施

4.1 加強(qiáng)合同管理

4.1.1 規(guī)避合同風(fēng)險(xiǎn)

在合同管理過(guò)程中，要嚴(yán)控與業(yè)主、與下屬單位的合同簽訂，將以往工程簽證管理的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行總結(jié)，納入施工合同中，減少不利因素，規(guī)避管理風(fēng)險(xiǎn)，為簽證管理提供可靠依據(jù)[2]。

4.1.2 加強(qiáng)合同交底

合同簽訂完成后，責(zé)任部門應(yīng)立即對(duì)全體管理人員進(jìn)行施工合同交底。首先，是對(duì)合同的界面劃分進(jìn)行確認(rèn)，使管理人員能夠明確各單位的具體施工內(nèi)容，以便工日后管理過(guò)程中能夠明確各自責(zé)任，避免由于工作安排超范圍產(chǎn)生簽證。其次，針對(duì)現(xiàn)場(chǎng)簽證這項(xiàng)內(nèi)容單獨(dú)進(jìn)行交底，從分部分項(xiàng)、工程造價(jià)的組成等多方面進(jìn)行交底，并提問(wèn)、討論，對(duì)重點(diǎn)、難點(diǎn)、疑點(diǎn)進(jìn)行解答，樹立全員簽證管理意識(shí)。

4.1.3 加強(qiáng)過(guò)程管控

在施工開展的過(guò)程中，施工內(nèi)容往往會(huì)因?yàn)楦鞣N因素的影響而發(fā)生變化。當(dāng)合同范圍內(nèi)的施工內(nèi)容發(fā)生變化時(shí)，預(yù)算部門應(yīng)及時(shí)與其他部門進(jìn)行溝通，針對(duì)工作內(nèi)容的重大變動(dòng)重新進(jìn)行交底，做到信息實(shí)時(shí)共享，使各部門的管理工作同步，從而降低簽證產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)。避免施工過(guò)程中因簽證確認(rèn)不及時(shí)或者遺漏而造成的經(jīng)濟(jì)損失[3]。

4.2 完善管理制度

4.2.1 明確責(zé)任人

為避免簽證管理過(guò)程中出現(xiàn)遺漏，需要確立一個(gè)完善的組織機(jī)構(gòu)。首先要確認(rèn)以項(xiàng)目經(jīng)理、技術(shù)經(jīng)理、商務(wù)經(jīng)理以及工程經(jīng)理為首的項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)班子作為簽證管理的主導(dǎo)，對(duì)施工簽證管理負(fù)主要責(zé)任。同時(shí)，針對(duì)簽證發(fā)生的問(wèn)題進(jìn)行匯總劃分，主要?dú)w納為兩大類，一類為有記錄的簽證，如設(shè)計(jì)變更、工作聯(lián)系單等；一類為無(wú)記錄的指令性工作，如業(yè)主或政府部門口頭安排產(chǎn)生的工作。

在簽證管理過(guò)程中，制定簽證管理流程，如圖1 所示。以領(lǐng)導(dǎo)班子的指令作為指令源，由項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)現(xiàn)場(chǎng)的簽證管理進(jìn)行整體的把控與協(xié)調(diào)；技術(shù)經(jīng)理與工程經(jīng)理負(fù)責(zé)牽頭，進(jìn)行兩大類簽證文件的收集整理，安排專人進(jìn)行簽證內(nèi)容的編制與確認(rèn)；商務(wù)經(jīng)理除及時(shí)對(duì)合同變化進(jìn)行交底外，還應(yīng)該對(duì)編制完成的簽證進(jìn)行審核與查漏補(bǔ)缺，并及時(shí)與業(yè)主核算。各部門應(yīng)將簽證的確認(rèn)與編制工作具體安排到個(gè)人，并對(duì)該項(xiàng)工作的完成時(shí)間做出要求，按照工作的完成情況進(jìn)行考核。

圖1 簽證管理流程

4.2.2 完善考核與獎(jiǎng)罰制度

針對(duì)現(xiàn)場(chǎng)的簽證管理制定相應(yīng)的考核與獎(jiǎng)罰制度，避免敷衍了事。在考核機(jī)制方面，首先，由于簽證具有時(shí)效性，在簽證發(fā)生前應(yīng)與業(yè)主方溝通好簽證的具體編制與確認(rèn)時(shí)間，避免超過(guò)合同約定的有效期，影響簽證時(shí)效。其次，領(lǐng)導(dǎo)班子對(duì)簽證編制的執(zhí)行人進(jìn)行考核，從簽證的內(nèi)容、編制時(shí)間到過(guò)程的確認(rèn)，對(duì)工作人員進(jìn)行綜合考核，避免編制人員未按照指令進(jìn)行簽證的編制與確認(rèn)，以及出現(xiàn)漏項(xiàng)的情況，對(duì)項(xiàng)目造成損失。最后，需要項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)班子按照簽證的流程對(duì)簽證進(jìn)行下發(fā)與審批等相關(guān)工作，不得敷衍了事或降低標(biāo)準(zhǔn)，更不得與業(yè)主搞利益關(guān)系從而損害企業(yè)利益。

在獎(jiǎng)勵(lì)方面，一方面對(duì)簽證管理過(guò)程中有突出貢獻(xiàn)的個(gè)人在年終考核時(shí)的評(píng)分應(yīng)當(dāng)增加，給予相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)。另一方面在項(xiàng)目完工，竣工結(jié)算后，項(xiàng)目部應(yīng)當(dāng)對(duì)所有簽證進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，將現(xiàn)場(chǎng)簽證帶給施工企業(yè)的總利潤(rùn)按照簽證管理的貢獻(xiàn)程度對(duì)個(gè)人進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，帶動(dòng)工作人員的積極性和主動(dòng)性，實(shí)現(xiàn)企業(yè)與個(gè)人雙贏的目的。將利益共同化，同樣也樹立項(xiàng)目成員相互監(jiān)督、相互鼓勵(lì)的意識(shí)，避免了個(gè)人貪污受賄，樹立正能量，為企業(yè)爭(zhēng)創(chuàng)效益。

4.3 資料管理

在現(xiàn)場(chǎng)簽證的管理過(guò)程中，涉及簽證的相關(guān)資料往往會(huì)隨著項(xiàng)目的進(jìn)展或人員的變動(dòng)出現(xiàn)資料缺失的現(xiàn)象。為此在資料管理的過(guò)程中，應(yīng)樹立簽證管理臺(tái)賬，指定專人進(jìn)行收集，并指定主要責(zé)任人在施工過(guò)程中定期進(jìn)行檢查，建立分級(jí)管控制度。

制定管理流程，以資料員作為簽證資料的接收員，在接收到相關(guān)文件后第一時(shí)間交由項(xiàng)目總工，并由其決定該文件下發(fā)到哪些部門以及制定編制人員。除了資料室留底以外，相關(guān)部門根據(jù)文件涉及內(nèi)容進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)確認(rèn)與編制。在簽證編制完成并確認(rèn)后，將已完簽證資料交予資料室進(jìn)行下發(fā)、存檔，為最終的竣工結(jié)算提供依據(jù)與保障。

5 結(jié)語(yǔ)

良好的施工簽證管理能夠有效控制施工現(xiàn)場(chǎng)的成本支出，同時(shí)也可作為一項(xiàng)重要的盈利指標(biāo)。本文是以施工企業(yè)簽證管理過(guò)程中存在的問(wèn)題為核心，分析問(wèn)題發(fā)生的原因，制定相關(guān)的解決措施，形成標(biāo)準(zhǔn)化的簽證管理模式，便于現(xiàn)場(chǎng)施工簽證的管控，同時(shí)規(guī)避施工簽證帶來(lái)的成本與工期等方面的風(fēng)險(xiǎn)。簽證管理貫穿施工的全過(guò)程，簽證管理水平的提升是施工企業(yè)管理水平的側(cè)面體現(xiàn)，對(duì)工期、成本、材料、安全等多方面起到?jīng)Q定性作用，做好簽證管理，將為企業(yè)創(chuàng)造更多的效益。