數(shù)智化時代高校財務(wù)報銷的優(yōu)化與建議
——以W 高校為例

王珊珊

（廣東外語外貿(mào)大學(xué)財務(wù)處）

一、W 高校財務(wù)報銷信息化演變歷程

第一階段，信息化建設(shè)的初期探索階段。

2018 年之前，W 高校在實踐報銷工作中全部采取線下報賬模式，經(jīng)辦人員填寫紙質(zhì)的柜臺報銷審批表，黏貼好報銷票據(jù)，完成線下審批流程后，到財務(wù)部門進行現(xiàn)場報銷。該模式的缺點在于，如果經(jīng)辦人資料不齊全、手續(xù)不完備時，需要多次往返財務(wù)部門，流程較為繁瑣。同時，如經(jīng)費使用部門日常資金使用進度不及時，往往在期末、年末會聚集大量的報賬業(yè)務(wù)，且隨著W 高校資金規(guī)模不斷擴大、報銷業(yè)務(wù)量不斷增加，此種情況愈加嚴(yán)重。期末及年末，報賬人員現(xiàn)場排長隊報賬、財務(wù)審核人員加班加點處理報賬業(yè)務(wù)。至此，W 高校開始探索通過信息化手段，提升財務(wù)人員工作效率。

（一）薪酬系統(tǒng)開發(fā)建設(shè)。W 高?？冃ЧべY改革后，財務(wù)部門需要處理大量的薪酬業(yè)務(wù)。W 高校委托第三方公司開發(fā)薪酬系統(tǒng)，經(jīng)辦人員在薪酬系統(tǒng)上制單，錄入項目卡號、發(fā)放人員身份信息、發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)及金額等，系統(tǒng)自動計算稅款并生成薪酬單，報賬人員打印薪酬單并聯(lián)系相應(yīng)的審批人簽字審批。每一張薪酬單對應(yīng)一個薪酬單號，財務(wù)人員可以通過薪酬單號調(diào)取薪酬單信息，并自動在會計核算系統(tǒng)中生成一張對應(yīng)的薪酬臨時憑證。但該薪酬系統(tǒng)尚不具備智能化的稽核功能，需要會計人員調(diào)取并檢查項目余額、支出標(biāo)準(zhǔn)等信息是否合規(guī)，且需要報賬人員完成線下的審批流程。

（二）網(wǎng)報系統(tǒng)的開發(fā)。網(wǎng)報系統(tǒng)區(qū)分日常經(jīng)費報銷、科研項目報銷及借款等不同模塊。原有柜臺報銷單只是簡單羅列報銷摘要、支出項目及金額等信息，無法滿足會計人員信息核對的需求。網(wǎng)報系統(tǒng)的開發(fā)取代了原有的柜臺報銷單，需要報賬人員在系統(tǒng)上填列具體的報銷事項、經(jīng)濟科目及金額等信息，然后由網(wǎng)報系統(tǒng)自動生成一張線上報銷審批表，報賬人員打印該審批表并完成線下審批流程，連同發(fā)票一起提交財務(wù)部門審批報銷。該系統(tǒng)開發(fā)初期的缺點在于，無法關(guān)聯(lián)項目預(yù)算信息，無法掃描識別發(fā)票信息，且不能進行線上審批。

（三）發(fā)票掃描查重。2016 年開始，隨著增值稅電子發(fā)票的啟用及推廣，報賬人員報銷的電子發(fā)票越來越多，為防止電子發(fā)票重復(fù)打印報銷的情況，W 高校在財務(wù)核算系統(tǒng)中內(nèi)嵌發(fā)票掃描查重模塊，以檢查報賬人員提交的電子發(fā)票是否重復(fù)報銷。但該功能模塊尚無法檢驗發(fā)票真?zhèn)涡畔ⅰ?/p>

第二階段，信息化建設(shè)的高速發(fā)展階段。

2019 年12 月新冠疫情暴發(fā)，突發(fā)的疫情給高校財務(wù)報銷工作帶來了巨大的挑戰(zhàn)。W 高校財務(wù)部門積極響應(yīng)，攻堅克難，2020 年2 月24 日發(fā)布了《關(guān)于新冠肺炎疫情防控期間財務(wù)報賬工作的通知》，全面推行網(wǎng)上報賬，改革審批方式，實行線上審批，且陸續(xù)開展遠(yuǎn)程辦公，包括預(yù)借發(fā)票、票據(jù)領(lǐng)用、財務(wù)資料查閱、財務(wù)系統(tǒng)權(quán)限申請、科研項目立項及入賬等各項業(yè)務(wù)，經(jīng)辦人員都可以通過網(wǎng)上辦理。財務(wù)部門以疫情為契機，在實踐中積極推進信息化建設(shè)，取得了跨越式的發(fā)展。然而，因缺乏事前的統(tǒng)籌規(guī)劃，信息化發(fā)展過程中也發(fā)現(xiàn)了一系列系統(tǒng)不兼容、信息無法共享等問題。例如，網(wǎng)報系統(tǒng)與線上審批系統(tǒng)不兼容，即報賬人員在網(wǎng)報系統(tǒng)填列的報銷信息，無法直接推送至審批環(huán)節(jié)，而是需要在審批系統(tǒng)上重新填列信息，單獨完成線上審批，手續(xù)繁瑣。

第三階段，信息化建設(shè)的智能化發(fā)展階段。

2022 年11 月，W 高校聯(lián)合第三方軟件公司進行的信息化第三期建設(shè)項目開始全面試運行。該信息化建設(shè)項目目標(biāo)為建成一體化財務(wù)管理平臺，主要為解決財務(wù)信息孤島、服務(wù)效率低及技術(shù)落后等問題。該項目建設(shè)具體包括W 高校財務(wù)電子檔案云簽批系統(tǒng)、學(xué)分收費管理系統(tǒng)、新會計核算系統(tǒng)、票據(jù)管理系統(tǒng)、統(tǒng)一繳費平臺、經(jīng)濟合同管理系統(tǒng)、財務(wù)信息化系統(tǒng)的移動應(yīng)用以及建設(shè)專項項目庫管理系統(tǒng)。該項目信息系統(tǒng)采用先進主流技術(shù)建設(shè)，在將來一段時間能很好地支撐W 高校業(yè)務(wù)需要。例如，該項目在網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的基礎(chǔ)上實現(xiàn)了線上審批的功能，改革了原網(wǎng)上報賬系統(tǒng)與審批系統(tǒng)不兼容相互獨立的狀況，報賬人員在網(wǎng)上報銷系統(tǒng)錄入好報銷相關(guān)信息后，由系統(tǒng)直接推送至相關(guān)責(zé)任人審批，實現(xiàn)了流程的整合精簡。會計審核人員調(diào)取網(wǎng)上報銷單據(jù)后，可直接在會計核算系統(tǒng)中將相應(yīng)的報賬溝通信息通過短信的形式反饋給報銷人員。財務(wù)信息化系統(tǒng)的移動化應(yīng)用，使得教職工可在微信公眾號和校園APP 上，查詢所負(fù)責(zé)或被授權(quán)經(jīng)費項目的收入、支出、借款和預(yù)算執(zhí)行情況、查詢個人月薪酬發(fā)放詳情、查詢網(wǎng)上報銷系統(tǒng)所提交的報銷單的流程進度和審批結(jié)果等。同時，該信息化建設(shè)項目能夠提供靈活的業(yè)務(wù)定制和系統(tǒng)定制功能，滿足未來一段時間系統(tǒng)業(yè)務(wù)變更的需要，減少二次開發(fā)的工作量，并預(yù)留開放、標(biāo)準(zhǔn)的接口，為將來進一步的智能化改進提供了基礎(chǔ)。

二、高校財務(wù)報銷信息化建設(shè)現(xiàn)狀及存在的問題

（一）信息化建設(shè)缺乏信息共享機制，業(yè)財融合有待加強

財務(wù)信息化建設(shè)最初是由財務(wù)部門牽頭，解決財務(wù)審核人員工作量日益增加，報賬人員線下排隊等一系列報賬難問題。然而，以財務(wù)工作為出發(fā)點的信息化建設(shè)進程中，還涉及學(xué)校各部門的日常工作。如何將各部門的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)對接到財務(wù)信息系統(tǒng)中，減少信息認(rèn)證環(huán)節(jié)，實現(xiàn)電子數(shù)據(jù)的共享及流轉(zhuǎn)，是今后需要思考的問題。

（二）信息系統(tǒng)智能化程度較低，用戶體驗有待提升

雖然W 高校當(dāng)前已開展了三期信息化建設(shè)工作，但在實際報銷過程中，主要還是將線下業(yè)務(wù)線上化，智能化程度較低。從報賬人視角來看，以科研經(jīng)費報銷為例，原線下報銷模式中，報賬人只需要在紙質(zhì)的報銷審批單中填列摘要、項目及支出總金額等基本信息，連同發(fā)票一同提交給財務(wù)人員具體審核。轉(zhuǎn)化為網(wǎng)上報銷模式后，報賬人員還需將發(fā)票按類別細(xì)分歸類，分別填列各個經(jīng)濟分類下的發(fā)票金額及張數(shù)，如報賬人員對會計經(jīng)濟分類不了解，還會經(jīng)常出現(xiàn)填寫錯誤、經(jīng)濟分類預(yù)算不足等一系列問題。因此，雖然線上報銷模式解決了原線下排隊報賬的問題，但時常有報賬人員反饋該模式比原線下報銷模式更為復(fù)雜，用戶體驗有待提升。從財務(wù)審核人員視角來看，以薪酬、勞務(wù)費等業(yè)務(wù)為例，該類簡單重復(fù)且大量的業(yè)務(wù)，通過信息化建設(shè)后，雖然財務(wù)人員可以通過薪酬單號調(diào)取每一張薪酬單信息并自動生成憑證，但財務(wù)人員仍然要檢查核對該憑證的摘要、經(jīng)濟分類以及審批等具體信息。W 高校每月有近千張薪酬單憑證，需要會計人員一一核對，這種重復(fù)審核大大降低了財務(wù)人員的工作效率。

（三）復(fù)合型會計人才缺乏，后續(xù)系統(tǒng)維護能力薄弱

當(dāng)前，高校領(lǐng)域財務(wù)信息化建設(shè)，大多是外包給第三方軟件公司進行。雖然軟件交付使用后，軟件公司后續(xù)會跟進維護及指導(dǎo)，但高校財務(wù)部門實際使用過程中，仍需財務(wù)人員通過一定的規(guī)則、參數(shù)設(shè)定來實現(xiàn)其想要的財務(wù)功能。因此，既能掌握高校財務(wù)會計制度又具備計算機能力的復(fù)合型人才，將是高校財務(wù)信息化建設(shè)中不可或缺的中堅力量。然而現(xiàn)實情況中，很多高校財務(wù)信息系統(tǒng)的后續(xù)維護，大多是依靠會計人員兼職完成。少部分高校在財務(wù)部門下單獨設(shè)立信息科室，但科室人員多半為會計人員或信息技術(shù)人員，缺乏復(fù)合型人才，不利于財務(wù)信息系統(tǒng)數(shù)字化、智能化的深入推進。因此，在實踐工作中，應(yīng)重點加強財務(wù)信息化復(fù)合型人才的培養(yǎng)。

三、高校財務(wù)報銷智能化優(yōu)化建議

（一）加強頂層戰(zhàn)略規(guī)劃，推進業(yè)財融合

高校財務(wù)報銷業(yè)務(wù)往往涉及多個部門。高校財務(wù)信息系統(tǒng)建設(shè)工作，不能簡單的將高校其他部門的原有系統(tǒng)納入財務(wù)管理平臺，而是要從源頭開始進行戰(zhàn)略規(guī)劃，從業(yè)財融合的角度對業(yè)務(wù)流程進行重塑，打造財務(wù)共享服務(wù)中心，實現(xiàn)財務(wù)系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)共享，為智能化的深入推進打好基礎(chǔ)。頂層戰(zhàn)略規(guī)劃的制定，離不開高校管理層的高度重視。高校管理層應(yīng)就高校信息化建設(shè)工作進行深入調(diào)研，并結(jié)合高校整體戰(zhàn)略規(guī)劃，制定出具有前瞻性、先進性、開放性、安全性、易用性的高校一體化財務(wù)信息系統(tǒng)。同時，高校管理層還應(yīng)協(xié)調(diào)各部門工作，共同推進業(yè)財融合的深入發(fā)展。

（二）推動電子發(fā)票全流程電子化管理，加快數(shù)字化轉(zhuǎn)型

高校財務(wù)信息化過程中，普遍開發(fā)建設(shè)了符合自身需求的網(wǎng)上報銷審批系統(tǒng)。但因為報銷票據(jù)還未實現(xiàn)全部電子化，必然還離不開紙制單據(jù)的投遞過程，從而無法實現(xiàn)全流程的電子化。針對這一情況，2023 年5 月廣東省檔案局、廣東省財政廳、廣東省商務(wù)廳、國家稅務(wù)總局廣東省稅務(wù)局聯(lián)合發(fā)布了《關(guān)于進一步做好電子發(fā)票全流程電子化管理工作的通知》（粵檔發(fā)(2023）8 號），要求各級機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位認(rèn)真學(xué)習(xí)領(lǐng)會相關(guān)法律法規(guī)、政策文件與標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,結(jié)合廣東省全面數(shù)字化電子發(fā)票試點工作的深入推廣,加快推進數(shù)電票在電子化報銷、入賬、歸檔工作中的應(yīng)用,盡快實現(xiàn)包括電子發(fā)票在內(nèi)的電子會計原始憑證全領(lǐng)域、全環(huán)節(jié)、全要素電子化。高校為實現(xiàn)電子發(fā)票全流程電子化管理工作，更應(yīng)加強數(shù)字化、智能化的財務(wù)管理平臺建設(shè)。例如，利用OCR 技術(shù)自動識別發(fā)票具體內(nèi)容，并將內(nèi)部財務(wù)管理系統(tǒng)與外部國家稅務(wù)系統(tǒng)對接，使掃描上傳的電子發(fā)票可直接同步至稅務(wù)系統(tǒng)進行驗真，以防止虛假電子發(fā)票及惡意篡改行為。同時，經(jīng)財務(wù)報銷的電子發(fā)票，亦可反向同步至國家稅局系統(tǒng)，防止電子發(fā)票在不同單位重復(fù)報銷的行為。財務(wù)報銷過程中，報賬人員只需掃描上傳電子發(fā)票，系統(tǒng)即可自動識別發(fā)票要素信息，網(wǎng)上報銷系統(tǒng)中無需再手工錄入報銷發(fā)票的具體內(nèi)容，且報賬人員無需再提交紙質(zhì)發(fā)票報銷，報賬流程簡單便捷。

（三）利用RPA 等人工智能信息技術(shù)，發(fā)展智能報銷及稽核

高校財務(wù)報銷的智能化發(fā)展，離不開現(xiàn)代化的信息技術(shù)工具。在電子發(fā)票全流程電子化發(fā)展的背景下，利用RPA 技術(shù)進行智能報銷，系統(tǒng)自動提取業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)并進行智能化處理，生成會計憑證，并自動推送至國庫集中支付系統(tǒng)或銀企互聯(lián)系統(tǒng)進行后續(xù)支付。智能報銷可以極大減輕財務(wù)審核人員工作量，使財務(wù)人員能聚焦核心業(yè)務(wù)，提高會計核算的準(zhǔn)確性。同時，通過人工智能技術(shù)的應(yīng)用，可以加強高校財務(wù)報銷過程中的稽核。通過在會計核算系統(tǒng)中設(shè)置一定的稽核規(guī)則，違反規(guī)則時將觸發(fā)“預(yù)警機制”，及時提醒財務(wù)審核人員檢查報銷業(yè)務(wù)風(fēng)險點?！邦A(yù)警機制”也可以前置到網(wǎng)上報銷環(huán)節(jié)，通過人工智能設(shè)定檢查規(guī)則，將網(wǎng)上報銷過程中發(fā)現(xiàn)的問題及疑點及時反饋給報賬人員，報賬人員可以及時認(rèn)識并糾正財務(wù)報銷中的問題行為，“預(yù)警機制”的設(shè)立也可以有效的增強報賬人員的財務(wù)風(fēng)險防控意識。

（四）加強財務(wù)信息系統(tǒng)的移動化應(yīng)用，提升服務(wù)質(zhì)量

隨著高校智慧校園服務(wù)的不斷發(fā)展，財務(wù)信息系統(tǒng)的移動化應(yīng)用需求也越來越迫切。以W 高校為例，經(jīng)三期信息化建設(shè)工作，財務(wù)信息系統(tǒng)的移動化應(yīng)用已實現(xiàn)了項目經(jīng)費、薪酬業(yè)務(wù)及網(wǎng)上報銷業(yè)務(wù)的移動端查詢功能。同時，報賬人員提交的網(wǎng)上報銷業(yè)務(wù)，項目相關(guān)責(zé)任人可在移動端查看報銷業(yè)務(wù)詳情及附件信息，及時完成電子簽批。該簽批系統(tǒng)使用數(shù)字簽章、數(shù)字簽名、CA 認(rèn)證等技術(shù)手段，確保信息安全。然而，W 高校教職工雖然可以通過手機端進行查詢及相關(guān)業(yè)務(wù)審批，但尚無法通過移動客戶端進行財務(wù)報銷的業(yè)務(wù)辦理。移動終端實現(xiàn)報銷功能后，報賬人員可以通過手機端直接進入網(wǎng)上報銷流程，進行上傳電子發(fā)票、填列報銷信息、推送至簽批流程、查詢業(yè)務(wù)辦理及支付進度等一系列操作，該功能的實現(xiàn)將能更加智能便捷為高校師生服務(wù)，提升用戶體驗。

（五）加強復(fù)合型人才培養(yǎng)，提升財務(wù)人員綜合能力

隨著高校財務(wù)報銷信息化深入發(fā)展，智能報銷的逐步應(yīng)用，財務(wù)人員可以逐漸從繁重的報銷業(yè)務(wù)中解放出來。但數(shù)字化智能化財務(wù)平臺的運營，需要財務(wù)人員進行日常維護工作。特別是高校自身的特殊性，致使其項目資金的來源廣泛，不同的項目資金屬性、不同的報銷業(yè)務(wù)類型，適用于不同的管理制度，且審核要求也越來越精細(xì)化，高校財務(wù)人員需要進行大量的財務(wù)信息系統(tǒng)規(guī)則及參數(shù)的設(shè)定、維護工作。例如，W 高校科研項目中，部分項目可以報銷調(diào)研加油費，部分項目則不能報銷調(diào)研加油費，這就需要在智能報賬環(huán)節(jié)進行預(yù)先規(guī)則設(shè)定。對于無法開支加油費的項目，財務(wù)人員須在系統(tǒng)該類項目中進行提前設(shè)定，當(dāng)報賬人員上傳加油費電子發(fā)票時，系統(tǒng)進行預(yù)警提示，使其無法上傳加油費發(fā)票報銷。財務(wù)人員需要根據(jù)高校各類項目報銷的特點及變化，及時在財務(wù)系統(tǒng)中進行規(guī)則設(shè)定及信息維護，并需不斷加強利用大數(shù)據(jù)進行決策分析及決策支持的能力。因此，高校進行財務(wù)人員招聘時，應(yīng)吸納更多財務(wù)兼具大數(shù)據(jù)及計算機相關(guān)專業(yè)背景的復(fù)合型人才。對于原有財務(wù)人員，高校也應(yīng)加強其計算機應(yīng)用、大數(shù)據(jù)分析處理等相關(guān)知識的培訓(xùn)，不斷提升財務(wù)團隊人員的綜合能力，更好適應(yīng)高校財務(wù)數(shù)字化、智能化轉(zhuǎn)型。