基于ERP系統(tǒng)環(huán)境的企業(yè)內(nèi)部控制研究

羅興釗

摘要：隨著信息技術(shù)的發(fā)展，越來越多的新技術(shù)在企業(yè)管理中得以應(yīng)用，信息化已經(jīng)成為當(dāng)前發(fā)展的重要趨勢。財務(wù)信息化也是財務(wù)改革的重要方向。在財務(wù)管理的過程中引進(jìn)ERP系統(tǒng)，對于提升企業(yè)的內(nèi)部管理水平具有重要的意義，與此同時，內(nèi)部控制工作的開展也受到越來越多的管理人員的重視，而ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制的結(jié)合能夠帶動企業(yè)的管理水平的提升。本文介紹了ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制的關(guān)系，對如何完善ERP系統(tǒng)在內(nèi)部控制中的功能提出具體的對策建議。

關(guān)鍵詞：內(nèi)部控制；ERP系統(tǒng)；內(nèi)部控制

隨著我國市場經(jīng)濟的發(fā)展，企業(yè)也面臨著新的機遇與挑戰(zhàn)，企業(yè)通過行之有效的內(nèi)部控制系統(tǒng)的建設(shè)，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)的管理水平的提升，還能夠提高企業(yè)的經(jīng)濟效益，實現(xiàn)企業(yè)的穩(wěn)定增長。同時，信息化技術(shù)的發(fā)展為企業(yè)的內(nèi)部控制提供技術(shù)支持，近年來ERP系統(tǒng)在企業(yè)管理中得到了廣泛的應(yīng)用，而信息化內(nèi)部控制系統(tǒng)的建立能夠起到事半功倍的效果，亟需加以重視與研究。

一、企業(yè)ERP系統(tǒng)建設(shè)的重要作用

首先，有助于提升企業(yè)內(nèi)部控制水平。企業(yè)引入ERP系統(tǒng)有利與實現(xiàn)對各類資源的整合，能夠?qū)ζ髽I(yè)進(jìn)行統(tǒng)一的管理。ERP系統(tǒng)通過對企業(yè)的各項工作的開展流程進(jìn)行分析，并形成報告，幫助企業(yè)對企業(yè)工作的開展和工作流程的優(yōu)劣有一個全面的認(rèn)識，在此基礎(chǔ)上可以對企業(yè)的工作流程進(jìn)行調(diào)整，從而能夠不斷優(yōu)化企業(yè)的工作流程，提高企業(yè)的工作效率。

其次，有助于推進(jìn)企業(yè)業(yè)財融合。ERP系統(tǒng)強調(diào)業(yè)財融合的財務(wù)系統(tǒng)，能夠促進(jìn)企業(yè)進(jìn)行財務(wù)改革，實現(xiàn)業(yè)財融合。它包含著詳細(xì)的財務(wù)系統(tǒng)，因而能夠?qū)⑵髽I(yè)的資金流、信息流等內(nèi)容進(jìn)行整合。

然后，有助于優(yōu)化企業(yè)人事控制系統(tǒng)。傳統(tǒng)的管理模式下，對人事進(jìn)行管理更加強調(diào)工作人員的行為，而ERP系統(tǒng)建立后，能夠借助信息化系統(tǒng)對人事體系進(jìn)行控制。企業(yè)進(jìn)行ERP系統(tǒng)建設(shè)的過程，會對企業(yè)的組織系統(tǒng)等進(jìn)行整合梳理，從而能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)組織結(jié)構(gòu)的合理化和管理水平的提升。

最后，有助于推動企業(yè)內(nèi)部治理改革。ERP系統(tǒng)的應(yīng)用能夠發(fā)現(xiàn)企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營中存在的問題，并進(jìn)行針對性的調(diào)整，提升企業(yè)的管理水平，促進(jìn)企業(yè)轉(zhuǎn)型升級，實現(xiàn)企業(yè)更好的發(fā)展。

二、企業(yè)ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制的關(guān)系

（一）ERP是內(nèi)部控制的技術(shù)手段

企業(yè)進(jìn)行內(nèi)部控制就是讓員工在開展工作的過程中能夠根據(jù)企業(yè)的規(guī)定制度開展工作，而ERP信息系統(tǒng)就是對業(yè)務(wù)流程進(jìn)行強化的方法之一。通過這一系統(tǒng)的建立，能夠幫助企業(yè)對工作流程進(jìn)行優(yōu)化，并且根據(jù)企業(yè)的預(yù)設(shè)的流程化目標(biāo)，對企業(yè)的內(nèi)部控制工作進(jìn)行指導(dǎo)，使得企業(yè)內(nèi)部工作的開展能夠更加的順利。因此，在進(jìn)行企業(yè)業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的過程中發(fā)揮ERP的作用，能夠為企業(yè)的內(nèi)部控制提供技術(shù)支持，從而能夠提升企業(yè)的內(nèi)部管理水平。

（二）ERP是內(nèi)部控制的表現(xiàn)載體

ERP的建立離不開人，因而人的主觀意識會對ERP系統(tǒng)的建立產(chǎn)生重要的影響。在進(jìn)行ERP系統(tǒng)建設(shè)的過程中應(yīng)該考慮搭配人這一因素對ERP系統(tǒng)下過的影響。設(shè)計者決定ERP的建設(shè)方案，因此設(shè)計者的專業(yè)水平會影響到ERP的專業(yè)化程度。在進(jìn)行涉及的過程中，如果涉及人員對企業(yè)的內(nèi)部控制制度了解的不夠細(xì)致，就會出現(xiàn)ERP系統(tǒng)與企業(yè)的內(nèi)部控制不相符的情況。而與企業(yè)的業(yè)務(wù)流程和管理流程不相符的ERP系統(tǒng)又會對企業(yè)的運行產(chǎn)生負(fù)面的影響，無法對企業(yè)的現(xiàn)金流、產(chǎn)品流等進(jìn)行有效監(jiān)測，這也就使得在問題出現(xiàn)的時候，系統(tǒng)不能及時監(jiān)測到。所以，企業(yè)管理層應(yīng)該充分認(rèn)識到ERP系統(tǒng)是企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)的一個管理，是企業(yè)提高內(nèi)部管理水平的一個工具，要想提升企業(yè)的內(nèi)部控制水平還要從根源入手，對企業(yè)的管理設(shè)計進(jìn)行調(diào)整，從而能夠不斷優(yōu)化企業(yè)的內(nèi)部控制管理系統(tǒng)，使其在企業(yè)管理的過程中有效發(fā)揮作用。

（三）ERP是內(nèi)部控制的信息支撐

在企業(yè)盡心ERP系統(tǒng)的建設(shè)，能夠?qū)⑵髽I(yè)的各類信息進(jìn)行有效收集，但是需要注意的是ERP系統(tǒng)并沒有控制系統(tǒng)，因此需要借助內(nèi)部控制管理建立的信息系統(tǒng)對信息進(jìn)行分析，并對可能出現(xiàn)的風(fēng)險進(jìn)行控制。值得注意的是，對ERP系統(tǒng)的合理應(yīng)用，能夠有效規(guī)避管理中存在的問題，提高企業(yè)的內(nèi)部管理水平，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

三、企業(yè)ERP系統(tǒng)的應(yīng)用對內(nèi)部控制的影響

目前，越來越多的企業(yè)開始進(jìn)行ERP系統(tǒng)的建設(shè)，并在內(nèi)部管理的時候影響這一系統(tǒng)，而這一系統(tǒng)的應(yīng)用也取得了較為顯著的效果。建設(shè)ERP系統(tǒng)，對企業(yè)的各項系統(tǒng)進(jìn)行管理，從而能夠形成系統(tǒng)化的信息管理系統(tǒng)，能夠助力企業(yè)的內(nèi)部管理。具體而言：

（一）強化采購環(huán)節(jié)控制

通過ERP系統(tǒng)的應(yīng)用可以對企業(yè)的采購工作進(jìn)行有效的管理。在系統(tǒng)內(nèi)可以進(jìn)行原材料庫存登記，并且對原材料的使用情況進(jìn)行記錄，根據(jù)企業(yè)的實際情況進(jìn)行原材料庫存數(shù)據(jù)紅線的設(shè)置，一旦企業(yè)的庫存量低于庫存紅線，系統(tǒng)就會發(fā)出警報，提醒相關(guān)負(fù)責(zé)人對原材料進(jìn)行采購。企業(yè)進(jìn)行原材料的采后，其采購清單的制定應(yīng)該由采購部門制定，并提交財務(wù)部門，獲得審批后方可進(jìn)行采購。在進(jìn)行采購的過程中應(yīng)該減少吃回扣等不良現(xiàn)象的存在，有效維護(hù)企業(yè)利益。

（二）進(jìn)行系統(tǒng)的資金預(yù)算

企業(yè)的財務(wù)預(yù)算工作的開展對企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動具有重要的影響，因此要重視預(yù)算的可行性和準(zhǔn)確性。在進(jìn)行ERP系統(tǒng)的構(gòu)建的過程中設(shè)置資金系統(tǒng)，在進(jìn)行預(yù)算工作開展之前，要求各個部門上報企業(yè)的預(yù)算情況，并將企業(yè)的預(yù)算進(jìn)行分解，使人人都有預(yù)算任務(wù)，從而能夠激發(fā)工作人員的工作熱情，為企業(yè)的預(yù)算實施保駕護(hù)航。同時，應(yīng)該在ERP系統(tǒng)中引入各個部門的財務(wù)預(yù)算報表。同時企業(yè)要重視資金審批工作的開展，對于預(yù)算內(nèi)的費用根據(jù)企業(yè)的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批，而超出預(yù)算的部分，企業(yè)應(yīng)該制定特殊費用的審批流程，從而能夠?qū)Σ煌愋偷馁M用進(jìn)行審批，既能夠滿足企業(yè)的發(fā)展需要，又能夠減少企業(yè)資金的浪費。企業(yè)進(jìn)行ERP系統(tǒng)資金預(yù)算系統(tǒng)的建立，能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)成本控制，提升企業(yè)經(jīng)濟效益。

（三）及時分析運行數(shù)據(jù)

企業(yè)進(jìn)行ERP系統(tǒng)的建設(shè)后，企業(yè)的運營可以在ERP系統(tǒng)上進(jìn)行展現(xiàn)，企業(yè)開展的每一項業(yè)務(wù)都會經(jīng)過ERP系統(tǒng)，業(yè)務(wù)經(jīng)過ERP系統(tǒng)會產(chǎn)生相應(yīng)的數(shù)據(jù)，對這些數(shù)據(jù)進(jìn)行實時更新，就能夠隨時了解企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營狀況。企業(yè)的財務(wù)部門和業(yè)務(wù)部門可以根據(jù)自己的權(quán)限隨時調(diào)取業(yè)務(wù)信息，并對這些信息進(jìn)行分析，對企業(yè)經(jīng)營的現(xiàn)狀、發(fā)展態(tài)勢等有一個詳細(xì)的了解，能夠及時發(fā)現(xiàn)出現(xiàn)異常的業(yè)務(wù)流程，并對異常業(yè)務(wù)進(jìn)行修正，提升企業(yè)內(nèi)部控制水平。

（四）強化企業(yè)內(nèi)部各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的控制節(jié)點

ERP系統(tǒng)的建立能夠?qū)ζ髽I(yè)的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進(jìn)行節(jié)點控制。企業(yè)業(yè)務(wù)活動的開展不是由單一部門就可以完成的，需要不同部門之間進(jìn)行配合。例如在進(jìn)行原材料采購的時候，企業(yè)的采購計劃的制定、采購的審批就是由不同的部門負(fù)責(zé)的；產(chǎn)品的銷售記錄和審核記錄也是由不同的部門負(fù)責(zé)的，這也就使得管理的難度加大，但是在開展工作的過程中借助ERP系統(tǒng)就能夠有效解決這一問題。在ERP系統(tǒng)中設(shè)置不相容崗位（部門）的權(quán)限，不僅能夠使各項工作有序開展，還能夠?qū)⒏黜棇徟鞒添樌_展，減少舞弊現(xiàn)象的出現(xiàn)。

（五）提高企業(yè)財務(wù)決策能力

經(jīng)濟的發(fā)展、先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用都賦予經(jīng)濟市場新的條件，面對高速變化的市場環(huán)境，企業(yè)就要不斷調(diào)整自身的管理方式，迎合市場發(fā)展的需要，推動企業(yè)的經(jīng)濟發(fā)展。傳統(tǒng)的會計模式已經(jīng)難以滿足市場的需求，在出現(xiàn)突發(fā)狀況的時候，應(yīng)急能力比較差，而ERP系統(tǒng)的建立則能夠有效改變這一狀況。通過ERP系統(tǒng)，企業(yè)可以對市場數(shù)據(jù)進(jìn)行及時處理，從而能夠了解企業(yè)的經(jīng)營狀況和市場需求的變化，為企業(yè)的決策提供可靠的依據(jù)，也能夠使企業(yè)的管理實現(xiàn)從事發(fā)應(yīng)對到事前預(yù)測的轉(zhuǎn)變，使得企業(yè)能夠準(zhǔn)確把握市場變化，做出科學(xué)的決策。

因此，企業(yè)推進(jìn)ERP系統(tǒng)的建設(shè)，不僅能夠優(yōu)化企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)，還能夠使企業(yè)的管理流程更加的標(biāo)準(zhǔn)化，減少個人在開展工作的過程中舞弊現(xiàn)象的出現(xiàn)，能夠?qū)崿F(xiàn)各個部門之間暢通的信息共享，減少由于信息不對等而出現(xiàn)的管理不到位的情況，還能夠提高領(lǐng)導(dǎo)層與基層之間的溝通，提高企業(yè)的辦事效率，更能夠為企業(yè)的決策提供所需惡的數(shù)據(jù)。因此，企業(yè)重視ERP系統(tǒng)的建設(shè)，不僅能夠提高企業(yè)的辦事效率，還能夠提高企業(yè)的內(nèi)部控制水平。

四、ERP 系統(tǒng)環(huán)境下完善企業(yè)內(nèi)部控制的具體策略

企業(yè)借助ERP系統(tǒng)開展工作，不僅能夠?qū)ζ髽I(yè)的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行優(yōu)化，還能夠提高企業(yè)的內(nèi)部控制水平，但是就當(dāng)前ERP系統(tǒng)在企業(yè)中的應(yīng)用而言，仍然由許多可以完善的地方，應(yīng)該在以下幾個方面對于ERP系統(tǒng)環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制進(jìn)行優(yōu)化。具體包括：

（一）強化風(fēng)險控制

完善企業(yè)的ERP系統(tǒng)與內(nèi)部管理體系，能夠在第一時間發(fā)現(xiàn)企業(yè)管理中存在的問題，并采取相應(yīng)的措施做好隱患防范工作，對企業(yè)的各項工作流程進(jìn)行調(diào)整，在做好風(fēng)險控制的基礎(chǔ)上，使其能夠更加滿足企業(yè)的需要。一方面，企業(yè)在進(jìn)行管理的過程中，應(yīng)該具有較強的風(fēng)險意識，能夠構(gòu)建企業(yè)的風(fēng)險管理體系，發(fā)散企業(yè)智慧，對于管理中容易出現(xiàn)問題的環(huán)節(jié)提前制定控制方案，在出現(xiàn)問題的出現(xiàn)能夠啟動處理方案，將損失降到最低。另一方面，企業(yè)要重視ERP系統(tǒng)中評先評估程序的制定，通過該程序的制定，能夠動態(tài)預(yù)判企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中存在的問題，并對問題進(jìn)行處理。企業(yè)還可以通過建立風(fēng)險庫與借助大數(shù)據(jù)分析，對于出現(xiàn)的各類問題進(jìn)行有效處理。

（二）規(guī)范業(yè)務(wù)流程

企業(yè)的業(yè)務(wù)流程的規(guī)范性、科學(xué)性都是在進(jìn)行管理中應(yīng)該關(guān)注的話題，為了能夠提升企業(yè)的內(nèi)部管理水平，在進(jìn)行業(yè)務(wù)流程制定的過程中應(yīng)該遵循“適宜”“高效”“管控”的原則。員工對事務(wù)的看法也會影響企業(yè)的內(nèi)部管理的推行，只有讓員工認(rèn)識到規(guī)范業(yè)務(wù)流程的重要性，其在開展工作的時候才能夠重視這一內(nèi)容，并盡自己的努力助力這一目標(biāo)的實現(xiàn)。因此企業(yè)應(yīng)該通過各種渠道對規(guī)范業(yè)務(wù)流程的重要性進(jìn)行宣傳，從而提高員工對規(guī)范業(yè)務(wù)流程的認(rèn)可程度，使得企業(yè)的流程開展過程中能夠達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化，能夠起到更好的管理效果。在對企業(yè)的管理流程進(jìn)行規(guī)劃的時候，應(yīng)該重點考慮影響企業(yè)內(nèi)部控制水平的因素，如管理、財務(wù)、營銷等，從而能夠構(gòu)建一個要素全面的業(yè)務(wù)流程；在進(jìn)行企業(yè)的業(yè)務(wù)流程規(guī)劃的時候還要考慮到信息溝通的渠道，企業(yè)的發(fā)展不能靠某一個部門單打獨斗，需要多個部門協(xié)同發(fā)展，因此加強企業(yè)部門之間的協(xié)調(diào)能力，實現(xiàn)部門之間信息共享，從而保證業(yè)務(wù)流程的推進(jìn)。明確主體責(zé)任人、執(zhí)行人，在進(jìn)行企業(yè)管理的過程中，如果存在主體不明、責(zé)任不明的情況，就會導(dǎo)致企業(yè)管理問題的出現(xiàn)，影響企業(yè)業(yè)務(wù)的正常開展，明確各個崗位的職責(zé)，在開展工作的時候?qū)⒇?zé)任落實到具體的個人，實現(xiàn)具體業(yè)務(wù)的順利開展。

（三）建立成熟的ERP職責(zé)分離機制

企業(yè)建立ERP體系，并進(jìn)行崗位的設(shè)置，需要做到不相容崗位的隔離。企業(yè)對自身的業(yè)務(wù)活動進(jìn)行分解，被分解后的各個項目應(yīng)該做到具有互斥性，不同項目的負(fù)責(zé)人也應(yīng)該是相互制約的，并且各個項目的負(fù)責(zé)人在開展工作的時候應(yīng)該相互監(jiān)督，從而能夠減少舞弊情況的出現(xiàn)，保護(hù)企業(yè)的權(quán)益。對企業(yè)的業(yè)務(wù)進(jìn)行分解，將責(zé)權(quán)落實到具體的個人，有利于提升企業(yè)的經(jīng)濟效益。

（四）建立專業(yè)的ERP運維隊伍

ERP系統(tǒng)的建設(shè)對于企業(yè)的內(nèi)部管理水平的提升具有重要的意義，能夠不斷優(yōu)化企業(yè)的管理流程，提高企業(yè)的管理水平，為了能夠適配ERP系統(tǒng)的運營要求，在管理的過程中企業(yè)應(yīng)該加強專業(yè)的ERP運維隊伍的建設(shè)。在進(jìn)行人才隊伍建設(shè)的過程中，要重視人才的綜合素養(yǎng)，其不僅具有較強的專業(yè)知識，能夠應(yīng)對ERP系統(tǒng)出現(xiàn)的各類問題，對系統(tǒng)的各項數(shù)據(jù)進(jìn)行分析解讀，還應(yīng)該具有較強的溝通協(xié)調(diào)能力，能夠架起不同部門之間的溝通的橋梁，減少由于溝通不順暢導(dǎo)致的問題。根據(jù)企業(yè)的業(yè)務(wù)的發(fā)展對ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫資源進(jìn)行調(diào)整。同時工作人員還應(yīng)該具有一定的維修能力，能夠處理ERP系統(tǒng)出現(xiàn)的基礎(chǔ)的系統(tǒng)故障，從而能夠?qū)栴}進(jìn)行有效解決。

（五）建立控制機制

就傳統(tǒng)的內(nèi)部控制機制來說，針對突發(fā)事件，只能在事件發(fā)生后，根據(jù)事件的具體情況，制定解決方法，但是這種控制機制即使反應(yīng)再快，也已經(jīng)給企業(yè)的發(fā)展造成了損害，而ERP系統(tǒng)的應(yīng)用則能夠有效改善這一情況，ERP系統(tǒng)對事故的關(guān)注橫貫前中后三個階段，并在不同階段承擔(dān)不同的職責(zé)。在事件的前期和中期事件中，應(yīng)該做到預(yù)防為主，防范于未然，從而保證企業(yè)的經(jīng)濟效益，而事后的突發(fā)事件的處理，側(cè)重點在于當(dāng)前事件的解決和對企業(yè)政策的調(diào)整，并形成經(jīng)驗文字，為以后的管理提供幫助。

綜上所述，企業(yè)進(jìn)行ERP系統(tǒng)的建設(shè)對于企業(yè)的發(fā)展具有重要的意義，實現(xiàn)企業(yè)ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制的結(jié)合，能夠?qū)崿F(xiàn)兩者的相互促進(jìn)，提升企業(yè)的內(nèi)部控制水平。在進(jìn)行ERP系統(tǒng)修建之前，應(yīng)該對企業(yè)的內(nèi)部控制進(jìn)行詳細(xì)的了解，并在此基礎(chǔ)上進(jìn)行ERP系統(tǒng)的設(shè)計，使其能夠滿足企業(yè)的發(fā)展需要，從而能夠更好地發(fā)揮其作用。而在完成ERP系統(tǒng)的建設(shè)后，企業(yè)更應(yīng)該積極運用這一系統(tǒng)，不斷優(yōu)化企業(yè)的內(nèi)部控制，實現(xiàn)企業(yè)的內(nèi)部控制水平的提升。

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