“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下事業(yè)單位檔案信息化管理分析

［摘 要］事業(yè)單位在我國(guó)公共事業(yè)管理與服務(wù)中有著重要的地位，作為事業(yè)單位發(fā)展管理的一個(gè)主要構(gòu)成部分，檔案管理為順利開(kāi)展與提供各項(xiàng)公共事務(wù)、服務(wù)奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)?；ヂ?lián)網(wǎng)時(shí)代背景下，事業(yè)單位檔案管理要順應(yīng)大環(huán)境依托信息技術(shù)創(chuàng)新管理模式。近些年來(lái)我國(guó)相繼頒布了諸多針對(duì)檔案事業(yè)發(fā)展要求的文件，《檔案信息系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)規(guī)范》《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》等，這些內(nèi)容都為檔案信息化管理改革指明了方向。但就現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理情況而言，在信息化管理模式改革進(jìn)程中存在很多有待優(yōu)化解決的問(wèn)題。

［關(guān)鍵詞］互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代；事業(yè)單位；檔案管理；信息化管理

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2023.15.051

［中圖分類號(hào)］G271 ［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A ［文章編號(hào)］1673-0194（2023）15-0169-04

0? ? ?引 言

對(duì)事業(yè)單位而言，檔案管理工作是保證其有序、高效、協(xié)調(diào)運(yùn)行各項(xiàng)業(yè)務(wù)的重要基礎(chǔ)，有著積極推動(dòng)事業(yè)單位發(fā)展的重要意義?？僧?dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作存在諸多有待優(yōu)化的問(wèn)題，檔案管理人員綜合素質(zhì)不高、檔案管理建設(shè)投入不足、檔案服務(wù)效率不高等，對(duì)事業(yè)單位的有效發(fā)展造成了很大的制約［1］。所以，進(jìn)入“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代后的事業(yè)單位有必要跟隨形勢(shì)發(fā)展，結(jié)合工作開(kāi)展需求，創(chuàng)新改革檔案管理模式。如何在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下加強(qiáng)檔案信息資源開(kāi)發(fā)和利用，推動(dòng)事業(yè)單位健康發(fā)展，讓公共管理與服務(wù)切實(shí)滿足社會(huì)發(fā)展需要，已經(jīng)成為當(dāng)前事業(yè)單位發(fā)展亟待思考和解決的一個(gè)問(wèn)題。信息化建設(shè)與改革已經(jīng)融入社會(huì)生產(chǎn)多個(gè)領(lǐng)域中，成為提升工作質(zhì)量和效率的重要手段，事業(yè)單位檔案管理也需要通過(guò)信息化建設(shè)來(lái)解決當(dāng)前管理工作中的問(wèn)題，提升檔案管理質(zhì)量。

1? ? “互聯(lián)網(wǎng)+”背景下事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要意義

在全新的經(jīng)濟(jì)形態(tài)下，事業(yè)單位對(duì)公共服務(wù)和管理方面的積極推動(dòng)作用越來(lái)越明顯，隨著公共服務(wù)與管理工作的發(fā)展，在各事業(yè)單位內(nèi)部形成了大量檔案資料，資料內(nèi)容涉及面廣且資料形式復(fù)雜多樣?；ヂ?lián)網(wǎng)時(shí)代，借助信息技術(shù)開(kāi)展檔案管理已成為事業(yè)單位檔案管理工作改革的主要方向和全新趨勢(shì)。就管理過(guò)程而言，事業(yè)單位檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理具有以下重要意義。

1.1? ?提升事業(yè)單位業(yè)務(wù)開(kāi)展效率

檔案管理資料涵蓋了公共服務(wù)與管理各項(xiàng)事務(wù)以及事業(yè)單位的發(fā)展歷史，單位負(fù)責(zé)人和關(guān)鍵決策者通過(guò)查閱檔案資料就能對(duì)單位基本情況有科學(xué)全面的了解，并以此為基礎(chǔ)合理制訂后續(xù)工作開(kāi)展計(jì)劃。相比傳統(tǒng)檔案管理模式，信息化管理模式可根據(jù)具體指令快速調(diào)取目標(biāo)資料，滿足使用者查閱需求，從而促進(jìn)事業(yè)單位各項(xiàng)工作有序、高效開(kāi)展。建設(shè)檔案信息化管理體系有效推動(dòng)了事業(yè)單位檔案管理向網(wǎng)絡(luò)化、自動(dòng)化管理方向發(fā)展，創(chuàng)造了前所未有的檔案管理與查閱模式，從而更好地滿足新時(shí)代背景下事業(yè)單位管理需求。

1.2? ?促進(jìn)事業(yè)單位改革進(jìn)一步深化

基于“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”的信息管理機(jī)制，事業(yè)單位在業(yè)務(wù)開(kāi)展過(guò)程中可有效節(jié)約資源，同時(shí)使整個(gè)管理過(guò)程具有錯(cuò)誤率低、效率高的特點(diǎn)。另外，在新時(shí)代社會(huì)各界提出政務(wù)信息公開(kāi)、財(cái)政信息公開(kāi)等要求的背景下，依托于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的檔案管理可基于科學(xué)民主的管理制度有序地公開(kāi)相關(guān)信息。

1.3? ?促進(jìn)事業(yè)單位整體職能發(fā)揮充分

相比于傳統(tǒng)檔案管理模式，“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”信息化運(yùn)作模式能夠直接將企業(yè)檔案管理人員從繁重的手工勞動(dòng)中解脫出來(lái)，從而明顯提升職能工作部門工作效率。與此同時(shí)，高效率的檔案管理，以及高準(zhǔn)確度檔案信息的提供，在很大程度上為事業(yè)單位整體職能的發(fā)揮創(chuàng)造了有利條件，使事業(yè)單位在社會(huì)公共管理和服務(wù)中的價(jià)值得以充分體現(xiàn)。

2? ? ?事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀分析

2.1? ?信息化管理建設(shè)理念落后

動(dòng)態(tài)化的變革與持續(xù)更新已經(jīng)成為現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的主旋律，進(jìn)入互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的事業(yè)單位在檔案管理改革上也要緊跟時(shí)代步伐，從管理理念更新開(kāi)始，引領(lǐng)變革措施落實(shí)，因?yàn)樗枷肜砟钍且磺行袆?dòng)的主導(dǎo)?，F(xiàn)階段事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)中普遍存在的問(wèn)題就是缺乏先進(jìn)的理念指導(dǎo)，所以難以在實(shí)踐層面取得實(shí)質(zhì)性的進(jìn)展，缺乏與信息化時(shí)代接軌的改革理念，自然就實(shí)現(xiàn)不了管理水平的提升。大部分事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層和檔案管理負(fù)責(zé)人理念相對(duì)滯后，不夠重視檔案工作對(duì)公共管理與服務(wù)的重要價(jià)值，意識(shí)不到管理模式信息化發(fā)展的意義，所以連檔案管理模式改革所需的基本條件也未著手計(jì)劃，歸根結(jié)底就是信息化管理建設(shè)理念落后。

2.2? ?信息化管理建設(shè)缺乏統(tǒng)一規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)

事業(yè)單位中存儲(chǔ)的檔案資料歷經(jīng)多年積累數(shù)目龐大，檔案管理信息化建設(shè)所對(duì)應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范有一定的復(fù)雜性，加之信息技術(shù)處于動(dòng)態(tài)發(fā)展過(guò)程中，那么客觀上就無(wú)法絕對(duì)保證事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)可在通行技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)上實(shí)現(xiàn)橫向兼容，同時(shí)還要縱向考慮信息技術(shù)的發(fā)展空間，因此缺乏統(tǒng)一、兼容的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)也是當(dāng)前事業(yè)單位檔案信息化管理建設(shè)中的一個(gè)問(wèn)題。

2.3? ?事業(yè)單位檔案管理人員素質(zhì)有待提升

在推進(jìn)事業(yè)單位檔案信息化管理建設(shè)的過(guò)程中，工作效率和工作質(zhì)量的提升都離不開(kāi)專業(yè)人才力量的支撐。現(xiàn)階段，事業(yè)單位負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員普遍存在綜合素質(zhì)不高的問(wèn)題。從檔案管理人員結(jié)構(gòu)上來(lái)說(shuō)，有部分職工是因?yàn)榧磳⑼诵荻慌R時(shí)分配到檔案管理崗位上，另有部分職工是因?yàn)樽陨砟芰Σ蛔阋詣偃侮P(guān)鍵崗位工作，所以被安排到以人工操作方式為主的紙質(zhì)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)電子數(shù)據(jù)的工作崗位上。但隨著互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的到來(lái)，檔案信息化管理模式建設(shè)對(duì)崗位負(fù)責(zé)人員的能力與素質(zhì)都提出更高的要求，而相關(guān)人員信息化專業(yè)技術(shù)和素養(yǎng)的缺乏就成了檔案信息化管理建設(shè)的一大阻礙。

3? ? ?“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)策略

3.1? ?更新管理理念并深化對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)

進(jìn)入互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代后，各類信息技術(shù)愈加深入且廣泛地應(yīng)用到人們生活與生產(chǎn)的方方面面，大大提升了各項(xiàng)工作的便利性。檔案管理信息化建設(shè)工作要不斷更新觀念，以積極適應(yīng)社會(huì)發(fā)展形勢(shì)的態(tài)度，把計(jì)算機(jī)技術(shù)和相關(guān)管理系統(tǒng)引入檔案建設(shè)中，提升管理工作效率，把檔案管理工作推上一個(gè)新的發(fā)展階段。事業(yè)單位有必要通過(guò)強(qiáng)化宣傳工作來(lái)更新、改變?nèi)藗儗?duì)檔案管理工作的態(tài)度，帶領(lǐng)相關(guān)工作人員抓牢電子信息技術(shù)發(fā)展這一契機(jī)，將“檔案即信息，信息即資源”的管理觀念深入人心，從而順利開(kāi)展系統(tǒng)化的檔案管理信息化建設(shè)工作［2］。與此同時(shí)，要構(gòu)建同步于事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的管理制度，圍繞事業(yè)單位各項(xiàng)業(yè)務(wù)開(kāi)展和服務(wù)提供的需求，加強(qiáng)對(duì)檔案管理從信息生成、整理歸檔到存儲(chǔ)提取的全流程監(jiān)管，以信息技術(shù)為依托有效整合資源，提升檔案管理水平。

3.2? ?加強(qiáng)對(duì)聲像類檔案資料的收集與管理

事業(yè)單位公共服務(wù)與管理業(yè)務(wù)中的聲像檔案資料具有非常重要的價(jià)值，聲像檔案信息的載體類別有很多，比如照片、錄音帶、影片、唱片、錄像帶等，面對(duì)這些載體各不相同的檔案資料，相關(guān)人員在信息收集、存儲(chǔ)和管理使用過(guò)程中，需要注意以下幾點(diǎn)：第一，聲像類檔案相比于紙質(zhì)載體資料所凸顯的特性，就是在信息展示上更為直觀、形象且生動(dòng)，能帶給人更具真實(shí)性的感受以及強(qiáng)烈的時(shí)空感，是對(duì)檔案內(nèi)容本身的一種準(zhǔn)確記錄。第二，要針對(duì)聲像類檔案準(zhǔn)備專用的管理庫(kù)房與用具，特別是控制好聲像檔案庫(kù)房?jī)?nèi)部的濕度和溫度，在條件允許的情況下一次性配置好防火、防蟲(chóng)、防塵、防曬等各類設(shè)備。第三，在使用聲像類檔案的過(guò)程中，要重視對(duì)檔案載體的保護(hù)，每一次調(diào)取使用都要嚴(yán)格按照既定順序和形式對(duì)其復(fù)位，謹(jǐn)遵事業(yè)單位檔案信息系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)規(guī)范中的要求。

3.3? ?加大對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的技術(shù)設(shè)備投入

在事業(yè)單位推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，需要持續(xù)性地投入相關(guān)設(shè)備，提供有力的平臺(tái)支撐助力檔案管理改革。首先，事業(yè)單位可設(shè)立一個(gè)專用于檔案信息管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的資金，根據(jù)建設(shè)進(jìn)度逐一配置掃描儀、計(jì)算機(jī)等軟硬件設(shè)備。其次，事業(yè)單位可依托于統(tǒng)一的信息化管理系統(tǒng)構(gòu)建一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)，為干部職工處理跨地區(qū)、跨單位業(yè)務(wù)提供便利的檔案服務(wù)，用高效的信息化管理讓工作人員獲得優(yōu)質(zhì)的檔案數(shù)據(jù)提取服務(wù)［3］。再次，提升紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)化的速度，在制訂明確計(jì)劃的前提下有序按時(shí)地轉(zhuǎn)化檔案載體。最后，要保持對(duì)電子檔案管理安全性的高度重視，在干擾因素繁多的復(fù)雜網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，有必要引進(jìn)先進(jìn)的數(shù)字加密或數(shù)字水印技術(shù)來(lái)保護(hù)檔案信息的完整性，加強(qiáng)訪問(wèn)權(quán)限管理，盡可能攔截非法操作，同時(shí)相關(guān)管理人員要保持良好的定期備份習(xí)慣，以備不時(shí)之需。

3.4? ?提升事業(yè)單位檔案管理人員信息化素養(yǎng)

所有建設(shè)工作的推進(jìn)都要通過(guò)人去執(zhí)行，而執(zhí)行者的能力、素質(zhì)與建設(shè)工作的效果有著緊密的聯(lián)系，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)必然需要管理人員信息化素養(yǎng)提升這一基礎(chǔ)條件。首先，需要針對(duì)人員再教育構(gòu)建一個(gè)完善的培訓(xùn)考核機(jī)制，在時(shí)間上有計(jì)劃、在內(nèi)容上有梯度地對(duì)檔案管理人員展開(kāi)信息技能培訓(xùn)，并配合適當(dāng)?shù)男麄鞴ぷ鱽?lái)增強(qiáng)檔案管理人員的信息化工作意識(shí)，同時(shí)從思想意識(shí)和技術(shù)素養(yǎng)兩個(gè)層面對(duì)管理人員加以培訓(xùn)［4］。其次，事業(yè)單位要有針對(duì)性地培養(yǎng)復(fù)合型檔案管理人才，一方面，讓其擁有高效完成檔案信息化管理工作任務(wù)的能力，能夠通過(guò)信息化平臺(tái)的搭建完成資料更新與目錄編制，為提升檔案信息查詢提取的效率和準(zhǔn)確性做好準(zhǔn)備工作；另一方面，強(qiáng)化其溝通協(xié)調(diào)能力，提升其服務(wù)意識(shí)，以便全方位地收集、整理每個(gè)部門的檔案信息資料。

3.5? ?以提升利用率為目的完善檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)

事業(yè)單位要在建立正確的互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代觀念和信息化檔案管理理念的基礎(chǔ)上，有效整合互聯(lián)網(wǎng)的技術(shù)優(yōu)勢(shì)和檔案管理服務(wù)需求，搭建一個(gè)完整便利的檔案信息管理平臺(tái)，在做好相關(guān)軟硬件建設(shè)的條件下完成各類資源整合，實(shí)現(xiàn)完整的組織框架搭建。檔案管理信息化建設(shè)所有工作的開(kāi)展都要以數(shù)據(jù)庫(kù)建立為中心展開(kāi)，并做到數(shù)據(jù)庫(kù)資料的及時(shí)更新來(lái)支撐檔案管理信息化建設(shè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。另外還要根據(jù)服務(wù)需求和輕重緩急，有序地將紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)化為電子形式融入信息化系統(tǒng)中，只需要檔案管理人員對(duì)其進(jìn)行類別劃分，然后開(kāi)設(shè)對(duì)應(yīng)的服務(wù)窗口，從而為檔案信息價(jià)值的發(fā)揮提供便捷使用渠道［5］。比如，在處理對(duì)外貿(mào)易合作事務(wù)中，可通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)的遠(yuǎn)程對(duì)外貿(mào)易合作方式，在電子政府網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上，有效整合我國(guó)對(duì)外貿(mào)易合作信息與政府信息，一方面豐富資源庫(kù)數(shù)據(jù)，另一方面實(shí)現(xiàn)電子檔案與對(duì)外貿(mào)易數(shù)據(jù)庫(kù)的共享互通。這樣一來(lái)，不但能夠提升對(duì)外貿(mào)易中心數(shù)據(jù)庫(kù)的活躍性，還能進(jìn)一步深挖相關(guān)檔案信息豐富數(shù)據(jù)庫(kù)資源，大力推動(dòng)信息化檔案管理模式運(yùn)行。

3.6? ?提高對(duì)檔案信息安全管理的重視程度

高效高質(zhì)量應(yīng)用檔案信息的前提條件是做好安全管理。首先，要從數(shù)據(jù)存儲(chǔ)形式方面來(lái)提升實(shí)際管理的安全系數(shù)。就目前應(yīng)用情況來(lái)說(shuō)，檔案信息化存儲(chǔ)管理最常見(jiàn)的兩種基本形式一是基于虛擬現(xiàn)實(shí)技術(shù)的檔案信息備份，二是基于Hadoop的海量分布式文件存儲(chǔ)系統(tǒng)，在具體的存儲(chǔ)管理環(huán)節(jié)中，需要系統(tǒng)性地把握其體積、形式和規(guī)格，以此來(lái)充分發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)的使用價(jià)值。其次，要從抵御外來(lái)破壞的角度，通過(guò)強(qiáng)化局域網(wǎng)建設(shè)來(lái)降低黑客、病毒的影響，所以事業(yè)單位有必要限定網(wǎng)頁(yè)在IP范圍內(nèi)的訪問(wèn)，以此來(lái)有效保護(hù)檔案信息［6］。同時(shí)，不可忽視防火墻技術(shù)對(duì)抵御網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)外來(lái)風(fēng)險(xiǎn)的作用，檔案管理技術(shù)人員要根據(jù)實(shí)際情況適當(dāng)引入信息加密、入侵檢測(cè)、系統(tǒng)掃描等技術(shù)來(lái)有效防范外部風(fēng)險(xiǎn)。針對(duì)檔案信息訪問(wèn)權(quán)限的管理，也需要結(jié)合加密技術(shù)與系統(tǒng)角色劃分來(lái)進(jìn)行訪問(wèn)限制，將數(shù)據(jù)錄入、管理員、查詢者等作為檔案信息系統(tǒng)用戶的類別，分別設(shè)置不同的訪問(wèn)權(quán)限，每個(gè)類別對(duì)應(yīng)不同的限制條件，從而提升檔案信息管理的安全性。

4? ? ?結(jié)束語(yǔ)

總而言之，信息化改革創(chuàng)新是互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代各行各業(yè)發(fā)展的一個(gè)必然趨勢(shì)，也是事業(yè)單位檔案管理模式改革的一個(gè)方向。推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)對(duì)事業(yè)單位各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作開(kāi)展與社會(huì)服務(wù)的提供有非常重要的促進(jìn)作用。依托于信息技術(shù)的檔案管理模式，將互聯(lián)網(wǎng)的技術(shù)優(yōu)勢(shì)與事業(yè)單位檔案資源整合在一起，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)、系統(tǒng)和相關(guān)設(shè)備的應(yīng)用，讓檔案信息變得安全、完整，讓檔案管理變得高效、安全、精準(zhǔn)，這是檔案管理工作上的一大轉(zhuǎn)折與突破。事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)要依托于嚴(yán)格的管理制度和規(guī)范來(lái)保障數(shù)據(jù)信息的安全性，提升數(shù)據(jù)服務(wù)的便利性，用全新的服務(wù)模式來(lái)滿足新時(shí)代社會(huì)公共服務(wù)的需求。

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［收稿日期］2023-03-18

［作者簡(jiǎn)介］趙景林（1989— ），男，陜西榆林人，工程師，主要研究方向：創(chuàng)新管理。