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    基于網(wǎng)上自助報(bào)銷的企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)銷新模式分析

    2023-11-01 08:15:30黃晶晶
    中國(guó)管理信息化 2023年15期
    關(guān)鍵詞:企業(yè)財(cái)務(wù)模式財(cái)務(wù)管理

    [摘 要]報(bào)銷為企業(yè)財(cái)務(wù)管理項(xiàng)目中的關(guān)鍵內(nèi)容,按照早期手工報(bào)銷過程,通常涉及填寫票據(jù)、審核、預(yù)算等內(nèi)容,在實(shí)踐中面臨較大的困難,同時(shí)受多種因素的影響,呈現(xiàn)出效率低下、難以控制等問題。隨著科技的發(fā)展,網(wǎng)上自助報(bào)銷方式開始出現(xiàn),通過網(wǎng)上自助報(bào)銷,能夠有效突破時(shí)間、空間限制,不僅給報(bào)賬人員提供了便利,還有利于提升財(cái)務(wù)管理工作的效率?;诖?,本研究通過論述網(wǎng)上自助報(bào)銷的意義,對(duì)比該方式和傳統(tǒng)財(cái)務(wù)報(bào)銷方式的差異,結(jié)合網(wǎng)上自助報(bào)銷新模式的特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì),對(duì)基于網(wǎng)上自助報(bào)銷的企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)銷新模式進(jìn)行分析。

    [關(guān)鍵詞]網(wǎng)上自助報(bào)銷;企業(yè)財(cái)務(wù);模式;財(cái)務(wù)管理

    doi:10.3969/j.issn.1673-0194.2023.15.021

    [中圖分類號(hào)]F275 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194(2023)15-0072-04

    0? ? ?引 言

    企業(yè)在發(fā)展和運(yùn)營(yíng)期間,通常要合理注入資金來支持運(yùn)轉(zhuǎn),資金運(yùn)轉(zhuǎn)屬于企業(yè)財(cái)務(wù)管理項(xiàng)目中的重中之重。在資金運(yùn)轉(zhuǎn)階段,不可避免地會(huì)出現(xiàn)報(bào)銷情況,而傳統(tǒng)報(bào)銷方式,主要采用手工填報(bào)的方式,存在效率低、無法準(zhǔn)確控制等問題。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速發(fā)展的背景下,報(bào)銷工作開始和信息技術(shù)有效結(jié)合,產(chǎn)生了新型的網(wǎng)上自助報(bào)銷模式。網(wǎng)上自助報(bào)銷能夠消除傳統(tǒng)報(bào)銷過程中存在的弊端,有助于強(qiáng)化預(yù)算控制,為企業(yè)健康發(fā)展創(chuàng)造良好的條件。

    1? ? ?網(wǎng)上自助報(bào)銷的含義和發(fā)展

    網(wǎng)上自助報(bào)銷屬于網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷手段,它主要是指涉及的單據(jù)填寫、憑證內(nèi)容提交及審核過程均采用網(wǎng)絡(luò)途徑,具備網(wǎng)絡(luò)化、標(biāo)準(zhǔn)化、自助化特點(diǎn),借助互聯(lián)網(wǎng)通信手段,完成對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)銷的相應(yīng)程序[1]。在實(shí)際使用期間,以互聯(lián)網(wǎng)大環(huán)境為依托,對(duì)應(yīng)的企業(yè)員工能夠隨時(shí)隨地對(duì)報(bào)銷項(xiàng)目予以提交,在操作中還能夠利用數(shù)字簽名等方式完成審批與回復(fù),并且各個(gè)步驟儲(chǔ)存在相關(guān)系統(tǒng)中,可以自動(dòng)生成對(duì)應(yīng)的記賬憑證內(nèi)容。在移動(dòng)支付與第三方支付等支付方式快速發(fā)展的背景下,網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷迅速崛起。企業(yè)財(cái)務(wù)人員在將網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷與第三方支付相關(guān)聯(lián)后,強(qiáng)化了財(cái)務(wù)管理過程,通過及時(shí)查看相應(yīng)的審批與回復(fù)內(nèi)容,可以精確地完成轉(zhuǎn)賬工作,確保工作順利進(jìn)行。尤其是在當(dāng)前市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)激烈的條件下,企業(yè)的發(fā)展面臨著諸多風(fēng)險(xiǎn),為了保證企業(yè)利益不受到嚴(yán)重?fù)p害,必須強(qiáng)化財(cái)務(wù)管理,提高財(cái)務(wù)報(bào)銷工作效率。因此,企業(yè)要善于應(yīng)用網(wǎng)上自助報(bào)銷方式,發(fā)揮出網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷的優(yōu)勢(shì)。

    2? ? ?傳統(tǒng)企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)銷存在的缺陷

    2.1? ?報(bào)銷周期太長(zhǎng)

    按照傳統(tǒng)報(bào)銷模式,整個(gè)報(bào)銷工作要執(zhí)行三級(jí)審批制度,對(duì)應(yīng)的資金報(bào)銷審核過程會(huì)消耗很多時(shí)間。不過,面對(duì)競(jìng)爭(zhēng)激烈的市場(chǎng)環(huán)境,如果企業(yè)報(bào)銷耗時(shí)長(zhǎng)、工作效率低下,企業(yè)資金的運(yùn)轉(zhuǎn)效率會(huì)下降,最終對(duì)企業(yè)發(fā)展產(chǎn)生負(fù)面影響。

    2.2? ?難以滿足企業(yè)發(fā)展需求

    世界在進(jìn)步,企業(yè)也在不斷發(fā)展,如果企業(yè)財(cái)務(wù)管理項(xiàng)目中的財(cái)務(wù)報(bào)銷方式?jīng)]有得到更新,就會(huì)引發(fā)一系列的問題。同時(shí),企業(yè)在發(fā)展期間,總體上資金審批報(bào)銷項(xiàng)目會(huì)呈現(xiàn)出遞增趨勢(shì),財(cái)務(wù)管理人員的工作負(fù)擔(dān)將持續(xù)增長(zhǎng)。若依舊采取傳統(tǒng)財(cái)務(wù)報(bào)銷模式,可能會(huì)帶來明顯的弊端,由于各項(xiàng)單據(jù)收納、憑證等業(yè)務(wù)量在變大,整個(gè)報(bào)銷過程會(huì)變得煩瑣、混亂,給企業(yè)健康運(yùn)營(yíng)帶來阻礙。

    3? ? ?基于網(wǎng)上自助報(bào)銷的企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)銷新模式分析

    3.1? ?應(yīng)用網(wǎng)上自助報(bào)銷模式應(yīng)具備的條件

    在應(yīng)用網(wǎng)上自助報(bào)銷方法時(shí),需要保證以下項(xiàng)目配備齊全,包含互聯(lián)網(wǎng)通信、可正常運(yùn)行的報(bào)銷軟件、裝載使用到的PC端、網(wǎng)絡(luò)支付等項(xiàng)目[2]。

    在執(zhí)行網(wǎng)上自助報(bào)銷時(shí),互聯(lián)網(wǎng)通信屬于必須滿足的條件,伴隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及與網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用,互聯(lián)網(wǎng)通信已經(jīng)很容易滿足。財(cái)務(wù)報(bào)銷人員與審批工作者在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下,開啟報(bào)銷與審批流程,并有效解決整個(gè)過程中存在的問題,對(duì)相關(guān)問題予以反饋與處理,讓工作效率得到提升,進(jìn)一步縮短審批時(shí)長(zhǎng)。

    網(wǎng)上自助報(bào)銷過程中的軟件方面,通常涵蓋以下功能項(xiàng)目,該企業(yè)的財(cái)務(wù)報(bào)表管理、報(bào)銷程序?qū)徍诉^程、相關(guān)數(shù)據(jù)信息的記錄與導(dǎo)出等。伴隨著信息科技的發(fā)展,這種軟件并不缺乏,在技術(shù)層面上能夠滿足要求。當(dāng)然,在實(shí)際應(yīng)用期間,企業(yè)可能需要支付相關(guān)的服務(wù)費(fèi)用,多數(shù)軟件本身下載是免費(fèi)的,收費(fèi)僅限定在使用期間。

    對(duì)于PC端,則主要是對(duì)相關(guān)軟件進(jìn)行安裝,通常在安裝軟件時(shí),對(duì)電腦的配置有一定的要求,對(duì)應(yīng)的操作軟件流程可參考操作說明書或者手冊(cè)。在所有流程中,網(wǎng)上自助報(bào)銷的支付過程尤為重要,它也是實(shí)施網(wǎng)上自助報(bào)銷項(xiàng)目的核心。結(jié)合現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展,在網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷支付時(shí),市場(chǎng)上可供應(yīng)用的支付方式包括支付寶、網(wǎng)銀、財(cái)付通等,借助上述支付方式完成操作,并不會(huì)出現(xiàn)安全風(fēng)險(xiǎn),并能夠滿足便于支付的條件。

    3.2? ?基于網(wǎng)上自助報(bào)銷的企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)銷新模式特征

    3.2.1? ?確保企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)銷的效率

    企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)銷期間,應(yīng)用網(wǎng)上自助報(bào)銷,有利于提升報(bào)銷工作效率。通常在采取傳統(tǒng)人工報(bào)銷處理方式時(shí),會(huì)浪費(fèi)許多時(shí)間,而在應(yīng)用特定的系統(tǒng)實(shí)施報(bào)銷時(shí),審核工作人員借助網(wǎng)絡(luò)環(huán)境就能夠準(zhǔn)確地查看到對(duì)應(yīng)報(bào)表項(xiàng)目,在觀察到準(zhǔn)確無誤后,直接利用數(shù)字簽名的方法就能夠?qū)崿F(xiàn)決策過程。按照標(biāo)準(zhǔn)化的報(bào)銷流程,在應(yīng)用網(wǎng)上自助報(bào)銷手段時(shí),對(duì)填單、審批等項(xiàng)目予以規(guī)范,解決傳統(tǒng)報(bào)銷階段出現(xiàn)的周期時(shí)間太長(zhǎng)、員工抱怨煩瑣等難題。在操作中,提升填單、審批、費(fèi)用憑證等工作效率,針對(duì)差旅費(fèi)用、日常補(bǔ)貼等項(xiàng)目,可以提前設(shè)計(jì)出對(duì)應(yīng)的公式內(nèi)容,在使用期間做到滿足自動(dòng)計(jì)算的要求,真正節(jié)省更多的煩瑣計(jì)算時(shí)間[3]。同時(shí),應(yīng)用網(wǎng)上自助報(bào)銷可以對(duì)相關(guān)欄目、具體的款項(xiàng)進(jìn)行備注說明,尤其是在需要報(bào)銷的資金較大時(shí),能夠清楚地觀察到對(duì)應(yīng)款項(xiàng)資金的用途和走向,讓企業(yè)各個(gè)部門互相協(xié)調(diào),降低矛盾出現(xiàn)的頻率,最終提升工作效率。

    3.2.2? ?減少人工操作失誤事件的發(fā)生

    網(wǎng)上自助報(bào)銷要在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下開展,通常在安裝對(duì)應(yīng)的報(bào)銷系統(tǒng)期間,相關(guān)報(bào)銷項(xiàng)目就已經(jīng)合理錄入,后續(xù)的報(bào)銷工作只需要按照標(biāo)準(zhǔn)流程來操作就行,報(bào)銷人員優(yōu)先將對(duì)應(yīng)的憑證予以上傳,并且按照各項(xiàng)目?jī)?nèi)容進(jìn)行報(bào)銷。在提出報(bào)銷申請(qǐng)后,能夠清楚地觀察到具體報(bào)銷款項(xiàng)的資金額度,應(yīng)用這種模式,降低了人工操作失誤的風(fēng)險(xiǎn),有效提升準(zhǔn)確性。此外,應(yīng)用手工方式報(bào)銷期間,如果報(bào)銷憑證存在失誤,就會(huì)阻礙報(bào)銷進(jìn)程,甚至?xí)霈F(xiàn)無法報(bào)銷的情況。在采用網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷時(shí),能夠通過及時(shí)對(duì)報(bào)銷憑證進(jìn)行審核和修改。從長(zhǎng)遠(yuǎn)考慮,可以將財(cái)務(wù)管控與業(yè)務(wù)開展結(jié)合起來,使企業(yè)內(nèi)部各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程和報(bào)銷項(xiàng)目相對(duì)接,全面落實(shí)對(duì)各項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)的管控,加強(qiáng)對(duì)預(yù)算方面的管理,使各項(xiàng)控制制度與相關(guān)流程保持良好的對(duì)接,保證所有環(huán)節(jié)準(zhǔn)確無誤,實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理的流程化、自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化,為企業(yè)長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展帶來幫助。

    3.2.3? ?網(wǎng)上自助報(bào)銷可降低企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)銷成本

    按照標(biāo)準(zhǔn)化操作規(guī)范,在應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷期間,能夠節(jié)省傳統(tǒng)人工報(bào)銷方法中的人員開支,有效降低企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)銷費(fèi)用,有助于提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。同時(shí),在使用網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷系統(tǒng)期間,其對(duì)應(yīng)的電子賬單內(nèi)容屬于自動(dòng)生成,各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息足夠清晰,通常不會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤的情況,充分保證數(shù)據(jù)的真實(shí)可靠。另外,涉及網(wǎng)絡(luò)文檔資源時(shí),不需要再借助特定的人員實(shí)施管理,減輕了對(duì)報(bào)銷憑證、各項(xiàng)賬單等內(nèi)容的管理負(fù)擔(dān),消除人工管理帶來的風(fēng)險(xiǎn),在有效降低企業(yè)運(yùn)營(yíng)成本的基礎(chǔ)上,還能夠保證各項(xiàng)賬單清晰可靠。

    3.2.4? ?為實(shí)施網(wǎng)上自助報(bào)銷審查提供便利

    從企業(yè)的工作內(nèi)容出發(fā),對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)銷進(jìn)行審查是不可或缺的重要步驟,以年審為例,通常在執(zhí)行年審期間,要檢查企業(yè)財(cái)務(wù)的報(bào)銷情況。具體操作階段,在應(yīng)用網(wǎng)上自助報(bào)銷方式完成資金報(bào)銷后,會(huì)憑借網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷系統(tǒng)中帶有的功能自動(dòng)生成電子賬單項(xiàng)目,在審查階段通過直接導(dǎo)出相關(guān)數(shù)據(jù)就可以實(shí)施分析,不但能夠提升報(bào)銷工作效率,還能夠?yàn)楹罄m(xù)檢查提供數(shù)據(jù)支撐,保證項(xiàng)目清晰、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。在獲得對(duì)應(yīng)的電子報(bào)銷賬單后,相關(guān)報(bào)銷信息能夠?yàn)楹罄m(xù)工作開展提供支撐,為項(xiàng)目成本統(tǒng)計(jì)、利潤(rùn)合理分析、搭建績(jī)效管理體系等帶來幫助,真正為管理人員提供可以量化的數(shù)據(jù)參考信息[4]。

    3.2.5? ?網(wǎng)上自助報(bào)銷方法順應(yīng)市場(chǎng)的發(fā)展

    隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的建立和發(fā)展,各企業(yè)間的競(jìng)爭(zhēng)愈加激烈,企業(yè)想要在競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境中合適地生存下去,就必須強(qiáng)化對(duì)財(cái)務(wù)工作的管理,重視企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)銷過程。受限于傳統(tǒng)財(cái)務(wù)報(bào)銷業(yè)務(wù)的諸多困境,會(huì)浪費(fèi)掉更多時(shí)間,總體上工作效率低下,已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代市場(chǎng)的發(fā)展需求[5]。相反,在采用網(wǎng)上自助報(bào)銷手段時(shí),可以促進(jìn)效率的提升,及時(shí)審批并利用快捷的網(wǎng)絡(luò)化操作過程,有效提高企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力,實(shí)現(xiàn)持續(xù)健康發(fā)展。

    3.2.6? ?消除企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)銷存在的風(fēng)險(xiǎn)

    在應(yīng)用網(wǎng)上自助報(bào)銷方法時(shí),主要具備準(zhǔn)確性和透明性高的特點(diǎn),具體操作期間,從申請(qǐng)款項(xiàng)開始,到數(shù)據(jù)報(bào)銷結(jié)束,整個(gè)步驟都會(huì)準(zhǔn)確地記錄在相應(yīng)系統(tǒng)中。同時(shí),由于操作過程能夠突破時(shí)間、空間的阻礙,相關(guān)賬單在經(jīng)過報(bào)銷處理后,可以滿足隨時(shí)查看的條件,有利于彰顯出財(cái)務(wù)管理期間的透明性、公正性和合理性[6]。另外,針對(duì)具體的報(bào)銷項(xiàng)目只具備查看功能,不能隨意進(jìn)行更改,如果發(fā)現(xiàn)其中存在錯(cuò)誤,在經(jīng)過有效審核的條件下,才能進(jìn)行更改,這種限制也能夠消除人為操作的風(fēng)險(xiǎn),為企業(yè)健康發(fā)展創(chuàng)造條件。

    在應(yīng)用網(wǎng)上自助報(bào)銷企業(yè)財(cái)務(wù)時(shí),還需要重視以下方面,確??砂l(fā)揮出新模式的優(yōu)點(diǎn)。第一,要做好使用操作培訓(xùn),由于網(wǎng)上自助報(bào)銷屬于新型報(bào)銷模式,在推行應(yīng)用期間要明確其特征,重視操作培訓(xùn)工作[7]。從加大宣傳力度方面出發(fā),使企業(yè)人員充分了解網(wǎng)上自助報(bào)銷系統(tǒng)所具備的優(yōu)勢(shì),借助視頻文件講解、宣傳手冊(cè)等方法對(duì)網(wǎng)上自助報(bào)銷系統(tǒng)的操作流程進(jìn)行演示和講解,讓企業(yè)財(cái)務(wù)人員明白具體的操作方法,并進(jìn)一步激發(fā)出大家使用的熱情。第二,加強(qiáng)完善網(wǎng)絡(luò)簽字審批功能。為了保證審批無誤且提高審批的效率,需要構(gòu)建起經(jīng)費(fèi)審批網(wǎng)絡(luò)化的自助報(bào)銷平臺(tái),確保其具備網(wǎng)上經(jīng)費(fèi)簽字審批的功能。按照對(duì)應(yīng)流程,在企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)銷人員填寫完成對(duì)應(yīng)的報(bào)銷單以后,需要結(jié)合財(cái)務(wù)的審批要求,由專業(yè)人員送審,在借助網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)的基礎(chǔ)上,憑借網(wǎng)絡(luò)就能夠?qū)崿F(xiàn)快速簽字和審批,在此模式下,不會(huì)因經(jīng)費(fèi)審批人出差、請(qǐng)假等原因而無法完成簽字審批的流程,可縮短審批時(shí)間、進(jìn)一步提升報(bào)銷單據(jù)的流轉(zhuǎn)速度[8]。第三,加強(qiáng)系統(tǒng)集成,彰顯出網(wǎng)上自助報(bào)銷的易用性。在企業(yè)用款期間,經(jīng)費(fèi)報(bào)銷需要受到用款計(jì)劃的限制,如果報(bào)銷人員對(duì)項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)用款沒有進(jìn)行合理統(tǒng)計(jì),就必然會(huì)影響到對(duì)應(yīng)經(jīng)費(fèi)的使用效率。在使用網(wǎng)上自助報(bào)銷系統(tǒng)階段,可有效融入用款計(jì)劃,同時(shí),在利用該平臺(tái)用款計(jì)劃來填報(bào)期間,還能夠?qū)崿F(xiàn)網(wǎng)上自助報(bào)銷系統(tǒng)的自動(dòng)統(tǒng)計(jì),使操作人員更為直觀地了解每個(gè)項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)用款的具體情況。第四,強(qiáng)化系統(tǒng)使用安全,有效提升防范意識(shí)[9]。眾所周知,財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的保護(hù)極其重要,財(cái)務(wù)部門要與網(wǎng)絡(luò)管理部門保持密切溝通,借助有關(guān)技術(shù)手段來保護(hù)好財(cái)務(wù)信息,避免其受到破壞,在實(shí)踐過程中要嚴(yán)格監(jiān)管不同人員的應(yīng)用狀況,有效防止財(cái)務(wù)信息遺失事件的發(fā)生。實(shí)踐中要滿足內(nèi)部牽制的條件,將監(jiān)控與操作有效分離,做到實(shí)時(shí)監(jiān)控,并建立起良好的數(shù)據(jù)保護(hù)機(jī)制。同時(shí),合理設(shè)置規(guī)范與嚴(yán)格的權(quán)限準(zhǔn)入制度,避免內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。在系統(tǒng)長(zhǎng)期使用的情況下,需要定期對(duì)服務(wù)器進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)。

    4? ? ?結(jié)束語

    綜上所述,在應(yīng)用傳統(tǒng)的企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)銷模式期間,存在報(bào)銷周期較長(zhǎng)、風(fēng)險(xiǎn)較大等弊端,傳統(tǒng)報(bào)銷方法已經(jīng)很難適應(yīng)現(xiàn)代市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展需求?;诖?,通過應(yīng)用網(wǎng)上自助報(bào)銷的新模式,借助互聯(lián)網(wǎng)通信、PC端、下載的報(bào)銷軟件、網(wǎng)絡(luò)支付等工具,有效提升企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)銷工作效率,彰顯其易于審查、及時(shí)準(zhǔn)確等優(yōu)勢(shì)。

    主要參考文獻(xiàn)

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    [收稿日期]2023-03-10

    [作者簡(jiǎn)介]黃晶晶(1988— ),女,河南信陽人,碩士,講師,主要研究方向:財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)。

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