大數(shù)據(jù)背景下RPA 技術(shù)在物供企業(yè)信息化管理中的應(yīng)用
——以S 分公司為例

◎文/東巖

一、前言

S 分公司是某物資魯南區(qū)域物供公司下屬公司，于2021 年11 月11 日注冊(cè)成立， 承擔(dān)棗礦區(qū)域內(nèi)煤炭、化工、電力、裝備制造等生產(chǎn)建設(shè)單位所有物資的采購(gòu)、倉(cāng)儲(chǔ)、配送等職責(zé)，具有計(jì)劃管理、采購(gòu)管理、供應(yīng)商管理、物料管理、倉(cāng)儲(chǔ)管理、物流配送、招標(biāo)采購(gòu)、合同簽訂、貨款結(jié)算、廢舊物資管理等職能。 魯南分公司自成立以來(lái)，以協(xié)同創(chuàng)效、降本提效為目標(biāo)，圍繞“安全保供、集采創(chuàng)效、規(guī)范運(yùn)行、模式創(chuàng)新”核心思路，積極探索以5G、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、人工智能等技術(shù)助推物供管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型，以改革激發(fā)活力、以創(chuàng)新催生動(dòng)能、以服務(wù)做優(yōu)物供，致力于推進(jìn)采購(gòu)規(guī)模創(chuàng)效、采購(gòu)模式創(chuàng)新、區(qū)域設(shè)備統(tǒng)一、數(shù)智化平臺(tái)建設(shè)、透明化倉(cāng)儲(chǔ)管理、清單式物供管理，努力實(shí)現(xiàn)物供管理從“數(shù)字化”到“數(shù)智化”的飛躍。2022 年，按照精益物供管理要求，S 分公司積極開(kāi)展RPA 技術(shù)推廣活動(dòng)，以RPA 技術(shù)應(yīng)用為核心服務(wù)，研發(fā)RPA 自動(dòng)化程序機(jī)器人，營(yíng)造了濃厚的創(chuàng)新氛圍，并取得了良好的應(yīng)用效果。

二、RPA 在物供企業(yè)信息化管理中的應(yīng)用

隨著信息技術(shù)的發(fā)展， 雖然物供行業(yè)在不斷通過(guò)使用大型信息化系統(tǒng)提升運(yùn)營(yíng)管理效率和水平， 但由于信息系統(tǒng)構(gòu)建時(shí)間長(zhǎng)、異構(gòu)系統(tǒng)集成難度高等原因，導(dǎo)致重復(fù)、繁瑣的事務(wù)性工作仍由大量的人工來(lái)完成，業(yè)務(wù)人員負(fù)擔(dān)較重。

（一）RPA 技術(shù)簡(jiǎn)介

RPA（Robotic Process Automation）并不是專(zhuān)門(mén)為物供工作開(kāi)發(fā)出來(lái)的，但基于物供工作標(biāo)準(zhǔn)化的特點(diǎn)，RPA 技術(shù)在物供領(lǐng)域的應(yīng)用異常豐富。所謂RPA 機(jī)器人，就是以機(jī)器人模擬業(yè)務(wù)人員， 將物資供應(yīng)管理過(guò)程中發(fā)生的各項(xiàng)業(yè)務(wù)經(jīng)過(guò)梳理，通過(guò)流程自動(dòng)化完成操作的技術(shù)。

（二）RPA 技術(shù)應(yīng)用領(lǐng)域

目前，S 分公司RPA 技術(shù)推廣應(yīng)用主要在以下領(lǐng)域：自動(dòng)編輯采購(gòu)合同并上傳于系統(tǒng)完成合同的電子簽約、自動(dòng)編輯財(cái)務(wù)付款報(bào)賬單并完成影像上傳、 自動(dòng)開(kāi)具標(biāo)書(shū)費(fèi)發(fā)票、自動(dòng)編輯采購(gòu)付款報(bào)賬單，在電子招標(biāo)平臺(tái)中開(kāi)具標(biāo)書(shū)費(fèi)、中標(biāo)服務(wù)費(fèi)發(fā)票并完成打印、自動(dòng)審核網(wǎng)站會(huì)員、自動(dòng)查詢(xún)“我的鋼鐵網(wǎng)”廢鋼價(jià)格指數(shù)、自動(dòng)提交廢舊物資保證金退款報(bào)賬單、自動(dòng)在“縱橫易購(gòu)”尋源中創(chuàng)建詢(xún)價(jià)項(xiàng)目等。

三、RPA 技術(shù)在S 分公司應(yīng)用案例

S 分公司自成立以來(lái)，業(yè)務(wù)員每個(gè)月平均需要在智慧法務(wù)系統(tǒng)中簽訂近600 份合同， 在山東能源財(cái)務(wù)共享門(mén)戶(hù)創(chuàng)建報(bào)賬單400 多份，特別是系統(tǒng)上線期初，每天簽訂將近50 份合同，大大增加了業(yè)務(wù)員的工作量。 同時(shí)，業(yè)務(wù)員除了完成合同簽訂、財(cái)務(wù)付款單創(chuàng)建業(yè)務(wù)，還需要完成二級(jí)集采招標(biāo)（談判）方案制定、供應(yīng)商管理、價(jià)格管理、到貨管理、貨款結(jié)算、物料主數(shù)據(jù)審核等相關(guān)工作。 因此，RPA 技術(shù)的推廣應(yīng)用，有助于業(yè)務(wù)員從日常的、機(jī)械的工作中解放出來(lái)，減輕業(yè)務(wù)人員負(fù)擔(dān)，激發(fā)業(yè)務(wù)人員活力，發(fā)揮業(yè)務(wù)人員專(zhuān)業(yè)特長(zhǎng)，支撐公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)決策，而且有助于減少企業(yè)用人成本，提高公司效益與效率。

（一）合同簽訂機(jī)器人

合同簽訂機(jī)器人共包括3 個(gè)程序， 分別為起草機(jī)器人、上傳機(jī)器人、回傳機(jī)器人。

1.通過(guò)單點(diǎn)登錄，點(diǎn)智慧法務(wù)選擇頁(yè)面上方合同管理選項(xiàng)，進(jìn)入合同草稿箱。

2.選擇合同名稱(chēng)為空的合同，點(diǎn)擊編輯合同名稱(chēng)，先任意編輯個(gè)名字， 點(diǎn)擊合同類(lèi)型進(jìn)入下拉界面選擇“G2001-寄售合同”，合同業(yè)務(wù)屬性點(diǎn)擊“一般合同”，合同模板類(lèi)型點(diǎn)擊“公司模板”，再點(diǎn)擊“選擇合同文本”彈出頁(yè)面，勾選“G2001001”，點(diǎn)擊“確定”，然后點(diǎn)擊下一步。

3.根據(jù)“合同標(biāo)的物”中物料描述，復(fù)制第一項(xiàng)物料描述名稱(chēng)， 點(diǎn)擊上一步， 在合同名稱(chēng)欄里粘貼物料描述名稱(chēng)，點(diǎn)擊下一步，收付款條件選擇“其他”，結(jié)算方式選擇“商業(yè)承兌、銀行承兌”，合同簽訂日期為空，合同有效期開(kāi)始日期選擇當(dāng)天，結(jié)束日期選擇下一年當(dāng)天日期，后續(xù)單據(jù)類(lèi)型選擇“ZC99-寄售合同”，點(diǎn)擊下方“生成合同文本”，彈出提示頁(yè)面：（請(qǐng)確認(rèn)數(shù)據(jù)是否正確：當(dāng)前合同編號(hào)為：）選擇確定，彈出頁(yè)面，要打開(kāi)Web Office Protocol嗎？ 點(diǎn)擊打開(kāi)Web Office Protocol。

4.進(jìn)入簽定合同插件頁(yè)面，點(diǎn)擊回填文本。

（1）合同第二條，商品質(zhì)量要求-產(chǎn)品質(zhì)量三包，質(zhì)保期自使用后*** 月。 修改為產(chǎn)品質(zhì)量三包，質(zhì)保期自使用后12 個(gè)月；

（2）第五條結(jié)算條款改為：寄售物資的價(jià)格確定，依據(jù)最近一次詢(xún)比價(jià)、集體商務(wù)洽談、招投標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、年度框架談判等結(jié)果，經(jīng)雙方協(xié)商確定后執(zhí)行；

（3）根據(jù)代銷(xiāo)人開(kāi)票通知單寄售人開(kāi)具全額增值稅專(zhuān)用發(fā)票，發(fā)票掛賬后，代銷(xiāo)人次月起每月按掛賬余額的30%支付一年期銀行電子承兌匯票結(jié)算。

5.根據(jù)共享文檔表，自動(dòng)獲取供應(yīng)商信息，如果沒(méi)有供應(yīng)商信息的， 暫存合同， 并通過(guò)公眾號(hào)反饋給業(yè)務(wù)人員，在后臺(tái)列出執(zhí)行情況（全部編輯完成、缺少供應(yīng)商信息等）供業(yè)務(wù)人員查詢(xún)；第二天再將上一天未編輯完成的合同自動(dòng)再執(zhí)行一遍，補(bǔ)充供應(yīng)商信息。

合同簽訂機(jī)器人代替了合同簽訂過(guò)程中起草、 電子簽約、影像上傳及最終簽約的人工操作，除合同審批需人工操作，其余作業(yè)全部實(shí)現(xiàn)了無(wú)人化。 自2023 年2 月上線運(yùn)行以來(lái)，累計(jì)運(yùn)行3179 小時(shí)，簽訂合同37718 份。

（二）財(cái)務(wù)報(bào)賬機(jī)器人

業(yè)務(wù)人員將本月審核通過(guò)的采購(gòu)付款計(jì)劃按照RPA付款模板要求制作電子表格， 將表格拷貝至RPA 電腦即可啟動(dòng)財(cái)務(wù)報(bào)賬機(jī)器人程序。

1.登錄財(cái)務(wù)共享門(mén)戶(hù)，點(diǎn)擊新建報(bào)賬單，選擇通用業(yè)務(wù)-付款業(yè)務(wù)-掛賬后付款業(yè)務(wù)類(lèi)型。

2.進(jìn)入報(bào)賬單詳情，編輯報(bào)賬單信息，填寫(xiě)附件張數(shù)：1，選擇列支渠道：部門(mén)費(fèi)用、WBS 元素?zé)o關(guān)，選擇結(jié)算方式：掛賬后付款，點(diǎn)擊下一步。

3.編輯供應(yīng)商信息，點(diǎn)擊“供應(yīng)商編碼”，輸入供應(yīng)商名稱(chēng)（電子表格查找）點(diǎn)擊執(zhí)行，雙擊選中對(duì)應(yīng)的供應(yīng)商。

4.編輯掛賬信息，點(diǎn)擊“選擇掛賬”，在“業(yè)務(wù)類(lèi)型”輸入“集成采購(gòu)掛賬結(jié)算”，點(diǎn)擊執(zhí)行，點(diǎn)擊全選按鈕，點(diǎn)擊確定，根據(jù)電子表格付款金額（比如金額30 萬(wàn)，根據(jù)行項(xiàng)目合計(jì)出付款金額），填寫(xiě)付款交易金額選擇相應(yīng)的行項(xiàng)目。 如果第一行滿(mǎn)足付款金額，其他行項(xiàng)目刪除。

5.編輯付款信息，選擇支付方式：僅承兌匯票支付→收款人賬號(hào)，點(diǎn)擊執(zhí)行→點(diǎn)擊付款人賬號(hào)→點(diǎn)擊結(jié)算戶(hù)，輸入交易貨幣金額 （根據(jù)電子表格內(nèi)數(shù)據(jù)）→支付方式，選擇應(yīng)付銀行承兌→填寫(xiě)交易金額（根據(jù)付款金額）→填寫(xiě)付款摘要： 付+供應(yīng)商全稱(chēng)+貨款點(diǎn)擊保存插入全選點(diǎn)擊執(zhí)行點(diǎn)擊，保存，提交。

自2023 年3 月上線運(yùn)行以來(lái)， 累計(jì)運(yùn)行290 小時(shí)，自動(dòng)創(chuàng)建S 分公司付款報(bào)賬單2021 條。

（三）廢舊價(jià)格查詢(xún)機(jī)器人

查詢(xún)機(jī)器人每天自動(dòng)登錄 “我的鋼鐵網(wǎng)”“水泥網(wǎng)”，分別查詢(xún)重型廢鋼（山東）價(jià)格數(shù)據(jù)、全國(guó)水泥價(jià)格指數(shù)（CEMPI）數(shù)據(jù)，用于廢舊物資處置平臺(tái)計(jì)算指導(dǎo)價(jià)。

四、RPA 在物供領(lǐng)域應(yīng)用的適用性和局限性

（一）RPA 在物供領(lǐng)域應(yīng)用的適用性

RPA 特別適用于大量重復(fù)、規(guī)則明確、標(biāo)準(zhǔn)化流程高的操作。 在這些操作中，RPA 機(jī)器人可以執(zhí)行機(jī)械性的任務(wù)，如合同簽訂、財(cái)務(wù)開(kāi)票、財(cái)務(wù)報(bào)賬、廢舊價(jià)格查詢(xún)、廢舊報(bào)賬單編輯、物資采購(gòu)尋源等。 這些操作往往具有高度的重復(fù)性， 而且不需要機(jī)器做出評(píng)估和判斷， 因此，RPA機(jī)器人能夠穩(wěn)定、高效地執(zhí)行，從而減輕員工的負(fù)擔(dān)，提升工作效率。RPA 可以承擔(dān)大容量的數(shù)據(jù)計(jì)算、比對(duì)和驗(yàn)證任務(wù)， 這些工作在傳統(tǒng)人工處理中往往耗費(fèi)大量時(shí)間和精力，并且容易出錯(cuò)。 財(cái)務(wù)機(jī)器人是一個(gè)典型的例子，它可以24 小時(shí)不間斷地重復(fù)計(jì)算、核對(duì)數(shù)據(jù)，并且具有極高的精確度。 這不僅減少了人力成本，還提高了數(shù)據(jù)處理的準(zhǔn)確性，有助于減少錯(cuò)誤和風(fēng)險(xiǎn)。 當(dāng)企業(yè)擁有多個(gè)系統(tǒng)， 而這些系統(tǒng)之間不互相開(kāi)放，RPA 可以發(fā)揮重要作用。RPA 機(jī)器人可以分別登陸多個(gè)系統(tǒng)，自動(dòng)執(zhí)行數(shù)據(jù)的采集、校驗(yàn)、上傳、下載等任務(wù)，不需要改變企業(yè)原有的信息系統(tǒng)架構(gòu)。 這有助于實(shí)現(xiàn)多系統(tǒng)的協(xié)同工作，提高了數(shù)據(jù)流程的整合性和效率。

（二）RPA 在物供領(lǐng)域應(yīng)用的局限性

RPA 機(jī)器人只能按照預(yù)先設(shè)定的指令和規(guī)則執(zhí)行操作，它缺乏人類(lèi)的思維分析和判斷能力。 在需要進(jìn)行復(fù)雜分析、判斷情況、權(quán)衡利弊的任務(wù)中，RPA 無(wú)法像人類(lèi)那樣理解背景、上下文和可能的后果，因此，對(duì)于涉及決策性的任務(wù)，RPA 并不適用。 在涉及專(zhuān)業(yè)知識(shí)、政策法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)的領(lǐng)域，RPA 機(jī)器人可能無(wú)法準(zhǔn)確把握。 這些任務(wù)需要深厚的領(lǐng)域知識(shí)和專(zhuān)業(yè)判斷， 而RPA 僅能執(zhí)行預(yù)設(shè)的操作，無(wú)法進(jìn)行專(zhuān)業(yè)性的判斷和決策。 當(dāng)遇到復(fù)雜的異常情況時(shí)，RPA 可能會(huì)無(wú)法正確處理。 因?yàn)镽PA 通常是基于固定規(guī)則進(jìn)行操作的， 而現(xiàn)實(shí)中的情況常常是復(fù)雜多變的，需要人類(lèi)的靈活性和適應(yīng)性來(lái)應(yīng)對(duì)各種異常情況。RPA 機(jī)器人雖然能夠執(zhí)行重復(fù)性工作， 但無(wú)法替代創(chuàng)造性工作，如創(chuàng)新、設(shè)計(jì)和策劃等需要?jiǎng)?chuàng)造性思維的任務(wù)。這些工作需要人類(lèi)的創(chuàng)意和想象力，無(wú)法被機(jī)器所取代。RPA 機(jī)器人沒(méi)有情感和人際交往能力， 無(wú)法處理需要人際溝通、情感理解和社交技能的任務(wù)。 客戶(hù)服務(wù)、人際關(guān)系管理等工作依然需要人類(lèi)來(lái)處理。 比如，RPA 在合同簽訂時(shí)需要先登錄業(yè)務(wù)員的賬號(hào)和密碼，S 分公司有20 多名業(yè)務(wù)員， 如果有員工賬號(hào)密碼更新時(shí)沒(méi)有及時(shí)反饋給技術(shù)人員， 機(jī)器人在登錄他的賬號(hào)進(jìn)不去時(shí)就會(huì)中斷操作，而不是能智能地跳到下一個(gè)賬號(hào)，這就需要人為地重新啟動(dòng)命令，增加工作時(shí)間。RPA 日常的運(yùn)營(yíng)維護(hù)需要具備一定的計(jì)算機(jī)知識(shí)的專(zhuān)業(yè)人員負(fù)責(zé)， 而S 分公司現(xiàn)在缺少這樣的專(zhuān)業(yè)人員，只能由合同管理人員兼職負(fù)責(zé)。 由于缺少專(zhuān)業(yè)的信息技術(shù)知識(shí)，遇到問(wèn)題時(shí)不能及時(shí)解決，需要和RPA 項(xiàng)目組的專(zhuān)業(yè)人員對(duì)接， 有時(shí)會(huì)間接地降低工作效率。

五、結(jié)語(yǔ)

在當(dāng)今迅速發(fā)展的信息化時(shí)代， 企業(yè)面臨著巨大的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。 為了適應(yīng)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的浪潮，積極探索并利用新一代信息技術(shù)，以提升企業(yè)管理的決策能力，構(gòu)建數(shù)字時(shí)代的核心競(jìng)爭(zhēng)力已經(jīng)成為不可或缺的任務(wù)。 在這一背景下，RPA 機(jī)器人的推廣應(yīng)用在企業(yè)管理中顯得尤為重要。 它結(jié)合信息化技術(shù)與業(yè)務(wù)需求，為企業(yè)構(gòu)建了數(shù)字化勞動(dòng)力，從而提升管理效率和競(jìng)爭(zhēng)力。 在S 分公司的例子中，RPA 機(jī)器人的應(yīng)用是一個(gè)典型的數(shù)字化轉(zhuǎn)型案例。通過(guò)信息化技術(shù)的支持，RPA 機(jī)器人被應(yīng)用于自動(dòng)化生成報(bào)告、數(shù)據(jù)整合和協(xié)助決策等領(lǐng)域。 這種方法不僅提高了效率，還減少了錯(cuò)誤率，使管理人員能夠更及時(shí)地發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)問(wèn)題并作出決策。 此外，RPA 機(jī)器人的推廣還解放了人力資源，讓工作人員從繁瑣的重復(fù)性工作中解放出來(lái)，將更多精力投入到更具價(jià)值的任務(wù)中。