汽車制造企業(yè)設(shè)備備件庫存管理問題及改進

■賈子健 華晨寶馬汽車有限公司

一、引言

近年來，我國消費者的消費能力有明顯的提升，越來越多的普通家庭購買了汽車。2020 年，我國機動車的產(chǎn)銷量分別為2522.5 萬輛和2531.1 萬輛，我國擁有十分龐大的機動車保有量，并且我國汽車保有量提升空間仍然廣闊。各個生產(chǎn)企業(yè)為保障生產(chǎn)設(shè)備可以維持正常穩(wěn)定地運行，會對設(shè)備備件進行相關(guān)的物料采購倉儲等管理工作，包括備件的需求計劃、備件采購管理、到貨后的驗收、入庫后的出庫和返庫、庫存盤點、庫存監(jiān)控等環(huán)節(jié)，需要對備件的庫存進行動態(tài)控制、風險預(yù)警管理。由于設(shè)備備件的需求具有不確定性，所以設(shè)備備件的庫存管理是一個相對復(fù)雜且值得深入研究的重要課題。

設(shè)備備件庫存管理是一個綜合性的管理工作。栗曉華通過對備件的分類方法、儲備管理方式、儲備的形式進行分析和研究，得出如果想進行合理化、經(jīng)濟化地備件庫存管理，需要對備件倉儲品種的原則和定義方法、備件儲備數(shù)量的計算方法、倉儲定額的計算方法等方面進行制訂和計算。仁宏達分析了設(shè)備備件庫存管理過程中存在的問題，提出需要使用精益管理理念進行備件庫存管理工作的建議，旨在提高企業(yè)的設(shè)備備件庫存管理水平，在保證企業(yè)設(shè)備平穩(wěn)有序運行的前提下，盡量減少企業(yè)不必要的資金使用，提高企業(yè)的經(jīng)濟效益。高翔等通過對企業(yè)備件采購環(huán)節(jié)中存在的問題進行分析，得出備件采購的高效管理，對于企業(yè)降低備件的訂購資金占用和提高備件庫存管理工作水平方面具有十分重要的意義。Van Jaarsveld Willem 等對備件進行了時間權(quán)衡和使用優(yōu)先級的備件優(yōu)化模型和算法的研究，他指出，對于一些特定的重大維修項目，通過備件的延遲采購可以延遲成本占有的發(fā)生。薛磊研究企業(yè)備件的采購數(shù)量和庫存結(jié)構(gòu)，得出需要確保備件的采購數(shù)量、采購價格的控制需要更加嚴格，才能確保降低成本。Haubitz Christiane B等對庫存基礎(chǔ)水平進行了研究，得出需要提高庫存的周轉(zhuǎn)水平，以避免出現(xiàn)庫存大幅超出預(yù)算值。

而在ABC 分類方面，張明濤、I Rizkya 等均認為針對庫存管理問題，需要采取不同的庫存管理模式。張書君等對航材庫存進行研究，得出需要增加物料重要程度VED 權(quán)重，對庫存進行不同級別的分級管理。在此基礎(chǔ)上，羅萍等對急救藥品庫存進行分析研究，得出使用ABC-VED 的二階模型，可以使庫存管理更加科學(xué)。

由此可見，合理規(guī)劃企業(yè)設(shè)備備件庫存管理可以有效減少資源浪費并提高企業(yè)效益水平，所以本文以B 汽車制造企業(yè)為例，發(fā)現(xiàn)并分析其在備件庫存管理過程中存在的問題，保證設(shè)備維護工作，同時減少庫存資金占用，提升工作效率和企業(yè)經(jīng)濟效益，以期為同行業(yè)其他企業(yè)，提供啟示和借鑒。

二、B 汽車制造企業(yè)設(shè)備備件庫存管理現(xiàn)狀及問題分析

1.B 汽車制造企業(yè)簡介

B 汽車制造企業(yè)成立于2003 年，是一家中外合資的汽車企業(yè)，負責B 品牌汽車在中國的生產(chǎn)售后支持服務(wù)。經(jīng)過十余年的發(fā)展，B 汽車制造企業(yè)目前擁有2 個完整生產(chǎn)工藝的整車廠和1 個發(fā)動機工廠，每個整車廠都具有完整的沖壓、焊接、涂裝、總裝四大生產(chǎn)工藝，現(xiàn)具有50萬臺整車和60 萬臺發(fā)動機的年產(chǎn)能。

2.B 汽車制造企業(yè)設(shè)備備件庫存管理現(xiàn)狀

（1） 備件基礎(chǔ)信息管理

目前，B 汽車制造企業(yè)的備件庫存管理工作主要使用SAP 系統(tǒng)，因為SAP 軟件具有信息集成化、辦公自動化的優(yōu)勢，可以提高企業(yè)的工作效率，節(jié)約企業(yè)的管理成本。

B 汽車制造企業(yè)的設(shè)備種類繁多，同時設(shè)備的備件種類巨大，備件庫存管理中為每個備件都編制了一個唯一零件號，使工作效率提高，增強了備件信息的正確性，領(lǐng)用、簽收、采購、備件訂貨跟蹤、收貨、備件盤點、備件儲存等工作均可以通過物料號來查詢，具體入庫流程如圖1 所示。

圖1 B 汽車制造企業(yè)備件入庫流程

（2） 備件訂貨管理

B 汽車制造企業(yè)的備件訂貨管理主要使用的是SAP 物料管理模塊中的采購模塊，具體采購方式分為以下兩種：

① 最大最小值訂貨方式。根據(jù)備件基礎(chǔ)信息里面的最低庫存（min）和最大庫存（max），當庫存量低于最低庫存（min），補充采購到最大庫存（max），該方式為B汽車制造企業(yè)備件庫存管理部門使用的主要方式。

② 定期訂貨方式。按一定訂貨周期訂貨，每次補充采購到最大庫存（max）。該方式為B 汽車制造企業(yè)物流采購部門使用較少的方式。例如冬季使用的風擋輔助安裝膠帶，在每年入冬前，集中采購一次；加注設(shè)備的油脂，每隔一天進行訂購，買到最大庫存。

（3） 備件收貨管理

當B 汽車制造企業(yè)的物流備件庫存管理部門的采購人員所訂購的貨物，到達B 汽車制造企業(yè)的物流倉儲庫房后，物流倉儲庫房的現(xiàn)場操作人員，使用EXCEL 表單進行貨物登記，根據(jù)SAP 系統(tǒng)的備件基礎(chǔ)信息核對貨物的質(zhì)量、型號、參數(shù)、數(shù)量、供應(yīng)商等。如果新到的備件質(zhì)量、型號、參數(shù)、數(shù)量等有問題，由庫房人員聯(lián)系備件采購人員和供應(yīng)商進行處理。最終庫房人員核對無誤后，在SAP 系統(tǒng)進行系統(tǒng)收貨，再進行實物歸位，具體信息如圖2 所示。

圖2 B 汽車制造企業(yè)備件收貨流程

（4） 備件出庫管理

B 汽車制造企業(yè)的設(shè)備維修人員在需要領(lǐng)用設(shè)備備件的時候，維修人員在SAP 系統(tǒng)中創(chuàng)建領(lǐng)用需求，庫房人員在SAP 系統(tǒng)中看到領(lǐng)用需求后，核對需求信息是否準確。庫房人員根據(jù)SAP 自動生成的揀選單據(jù)，到相應(yīng)的庫存位置，核對備件（零件號、型號、質(zhì)量），揀選出相應(yīng)的備件，交由備件使用申請人，并進行簽字確認，具體信息如圖3 所示。

圖3 B 汽車制造企業(yè)備件出庫流程

（5） 備件盤點管理

庫存盤點是為了準確計算B 汽車制造企業(yè)備件的庫存情況，按月、年等盤點在庫的備件，有效控制倉儲備件和其他庫存實物管理活動的收發(fā)準確平衡，確保在庫備件的完好，賬目和實物保持一致，確保正常生產(chǎn)，規(guī)范企業(yè)的備件庫存操作。不同類型的庫存盤點對B 汽車制造企業(yè)備件庫存管理的準確性起著至關(guān)重要的作用。目前，B 汽車制造企業(yè)盤點工作的具體信息如圖4 所示。

圖4 B 汽車制造企業(yè)備件盤點流程

3.備件庫存管理存在的問題

（1） 備件基礎(chǔ)信息不準確和屬性定義不清楚

①備件基礎(chǔ)信息精準性不足

B 汽車制造企業(yè)的備件基礎(chǔ)信息管理中存在不準確的風險，目前信息傳遞主要依靠EXCEL 表單管理，維修使用人員在統(tǒng)計信息的時候，有很多手動錄入信息到EXCEL 表單的工作，再通過線下郵件的方式，發(fā)送給物流備件基礎(chǔ)庫存管理部門的接口人員，物流接口人員通過肉眼識別的方式，一項一項核對交接信息，核對后再手動使用EXCEL 表單上傳備件信息到SAP 系統(tǒng)，信息傳遞過程缺少一個線上交互系統(tǒng)支持。

在日常工作中，大量使用表單工作，一方面會使工作效率低下，另一方面在表單的不斷更新和修改中，很有可能會出現(xiàn)人為因素導(dǎo)致操作失誤，致使表單的內(nèi)容不準確，甚至使備件信息竄行，上傳SAP 的信息錯誤，后續(xù)導(dǎo)致購買的備件錯誤等嚴重情況。

②備件基本屬性設(shè)定不清楚

設(shè)備備件的品類很多，將各種類型的備件按照統(tǒng)一的方式進行管理是不合適的，只有將備件按照各種維度（如ABC 分類、備件的重要程度、備件的材質(zhì)屬性）進行定義和分類，才能進行更加精益化的管理。目前B 汽車制造企業(yè)備件的分類較為模糊，對于所有備件，基本使用同樣的管理方法，不利于后續(xù)的精益改善，所以，在后續(xù)工作中，應(yīng)該加強更準確的參數(shù)支持和實物管理措施。

（2） 訂貨數(shù)量不合理和訂貨效率低

B 汽車制造企業(yè)的備件訂貨管理存在的問題，主要包括備件采購數(shù)量不合理、備件訂貨缺少供應(yīng)商對接系統(tǒng)、預(yù)算管理效率低。B 汽車制造企業(yè)每年的備件采購金額巨大，占用金很高，很多買來的備件，多年仍然無法消耗掉，經(jīng)常會采購一些使用頻率不高的備件。備件采購需求產(chǎn)生的時候，缺乏需求分析支持的系統(tǒng)。備件采購環(huán)節(jié)缺少供應(yīng)商對接系統(tǒng)的支持，工作效率低下。具體問題如：1）備件采購數(shù)量不合理和缺乏需求分析支持系統(tǒng)；2）缺乏供應(yīng)商對接系統(tǒng)。

B 汽車制造企業(yè)備件庫存管理部門作為物流部門的一部分，考慮如何為公司進行資金成本節(jié)約是一項十分重要的工作。亟待將備件物料計劃人員煩瑣的日常工作中解放出來，將更多的時間用于進行備件分析上，備件庫存管理部門的成本優(yōu)化同樣也可以帶來巨大的資金成本節(jié)約，良好的備件庫存周轉(zhuǎn)率、合理的采購訂單資金分配，有助于提高公司整體的資金回流速度、降低運營成本。

三、B 汽車制造企業(yè)設(shè)備備件庫存管理改善方案

1.備件基礎(chǔ)信息管理改善方案

（1） 建立備件信息交接系統(tǒng)

為提高B 汽車制造企業(yè)信息傳遞的準確性和效率，需要建立一個線上交互系統(tǒng)。基于工作流原理，員工在電腦上通過線上系統(tǒng)填寫有關(guān)的備件基礎(chǔ)信息，會按照定義好的流程自動往下傳遞，下一級員工將會收到相關(guān)資料，并可以根據(jù)需要修改、跟蹤、管理、查詢、統(tǒng)計、打印等，同時備件庫存管理平臺和B 汽車制造企業(yè)的SAP 系統(tǒng)做到系統(tǒng)數(shù)據(jù)同步。大大提高了效率，實現(xiàn)了自動輔助化的管理，提升了公司的管理效率。

（2） 對備件基本屬性進行分類定義

B 汽車制造企業(yè)備件基本屬性的定義存在較為模糊的問題，對后續(xù)的采購計劃和庫存管理分析會造成不良影響，需要對備件有多維度的定義分類。分類時候采用兩種分類方法：①按照備件的材質(zhì)屬性定義，如：機械類備件、電器類備件等；②按備件使用特性定義，如：極其重要的類型備件、一般類型的備件等。

2.備件庫房收貨管理改善方案

針對B 汽車制造企業(yè)的備件收貨環(huán)境存在的收貨效率低、實物歸位效率低的問題，可以通過：①供貨商到貨登記和問題反饋改善；②庫房備件實物核對收貨改善等措施來有效解決，以此達到提升收貨效率的目的，使整個備件采購環(huán)節(jié)更加高效。

四、結(jié)語

本文通過調(diào)研和對業(yè)務(wù)流程分析，發(fā)現(xiàn)諸如：存在備件交接過程中的基礎(chǔ)信息準確性不足、備件沒有合理的屬性定義、采購數(shù)量不合理、對采購需求產(chǎn)生后的分析不足、訂貨過程中工作效率低、庫房實物收貨效率低等問題。通過本文研究發(fā)現(xiàn)：

首先，備件基礎(chǔ)信息的準確性至關(guān)重要，只有備件的基礎(chǔ)信息準確，才能確保后續(xù)的備件庫存管理工作的準確性。

其次，備件的品類繁多，在備件的庫存管理過程中，B 汽車制造企業(yè)對備件從材質(zhì)和購買是否容易兩個維度進行了定義，為后續(xù)的庫存?zhèn)}儲和采購數(shù)量的優(yōu)化提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的支撐。

最后，備件庫存管理過程中，減少庫存水平的一個核心因素就是采購數(shù)量。通過研究可以得出，先根據(jù)備件的價格和庫存值進行ABC 分類，再根據(jù)備件對設(shè)備的主要程度、備件的材質(zhì)、備件的采購渠道、交貨周期等因素，對備件進行VED 分類，然后使用ABC-VED 模型，對備件的最大和最小庫存值進行計算，優(yōu)化備件的采購數(shù)量，可使資金使用更加合理。