淺談機關事業(yè)單位干部人事檔案現代化管理模式

文/金華

在機關事業(yè)單位中，對干部進行考察主要是依據干部人事檔案信息，其中檔案信息是衡量干部工作能力的直接反映，與此同時也直接關系著人事部門的管理水平，干部人事檔案信息是干部調動與職務任免的重要參考依據。在“互聯(lián)網+”時代下，大量信息技術應用于檔案管理工作中，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經無法適應時代發(fā)展趨勢，在新時代下必須引進先進的管理方式、管理手段，充分發(fā)揮信息技術在檔案管理中的作用，有效提高干部人事檔案管理的效率、安全以及質量。

事業(yè)單位干部人事檔案管理存在的問題

檔案管理水平參差不齊。目前仍然有部分人事檔案在存放與管理工作中較為混亂。主要是由于存放時間較為久遠，在我國目前機關事業(yè)單位仍然有一部分20 世紀60 年代之后出生的人員在工作崗位上，其中臨近退休的在職工作人員檔案資料最早要追溯到20 世紀70 年代初。由于人事檔案時間跨度較大，再加上前期檔案管理方法的不完善，導致一些重要資料缺失。此外，部分機關事業(yè)單位人員檔案在多個地點存放，檔案管理水平無法顯著提高，造成檔案管理水平參差不齊。

檔案管理觀念落后。隨著社會的不斷發(fā)展，目前檔案法治化管理水平不斷提高。近年來檔案法治建設已經取得了巨大成果，但是由于機關事業(yè)單位對于人事檔案法治化管理缺乏宣傳力度與執(zhí)行力度，導致在機關事業(yè)單位運行中，檔案管理工作屬于次要工作，事業(yè)單位領導層、一線工作人員以及普通群眾都缺乏對檔案管理法治化工作的認識，導致檔案管理意識普遍較弱。在檔案審核方面，機關事業(yè)單位的人事檔案具有職稱屬性與職務屬性，對檔案管理工作的安全性與保密性要求較高。由于部分檔案管理人員缺乏管理意識與保密意識，在檔案信息審核中，只是對檔案信息進行表面上的簡單審核，對于檔案管理中需要花費大量時間與精力的細節(jié)工作往往留于形式，導致機關事業(yè)單位無法認定干部相關信息，影響職稱評定與職務晉升工作開展。

專業(yè)檔案管理人員缺乏。雖然目前檔案專業(yè)教育事業(yè)發(fā)展飛快，培養(yǎng)了較多數量的專業(yè)檔案管理人才，但是由于在培養(yǎng)過程中存在較多問題與不足，比如教學內容與教學技術較為落后。其中教育教材內容不完善，教學方法主要以線下教師授課為主，導致學生缺乏實踐機會。種種問題都導致了專業(yè)檔案管理人才培養(yǎng)質量差。在實際檔案管理工作中，由于工作的特殊性，機關事業(yè)單位的大量人力資源都傾斜其他部門，導致檔案管理科室缺乏人力資源，再加上沒有對工作進行專業(yè)性指導培訓，相關人員的工作經驗缺乏，業(yè)務能力不夠，難以應對工作任務，降低了檔案管理工作的規(guī)范性與工作效率。

專業(yè)設備設施不足。在“互聯(lián)網+”時代下構建現代化檔案管理模式必須對相應的設備設施及時更新?lián)Q代。目前我國仍然有大部分機關事業(yè)單位干部人事檔案管理工作采用傳統(tǒng)的紙質管理方式，其中檔案存放柜與密集架等設備設施十分老舊，特別是在檔案管理庫房的防火、防潮等指標方面已經無法滿足檔案管理需求。雖然目前計算機的普及率不斷提高，但是由于財政因素，導致人事檔案管理軟件的應用與開發(fā)難度較大。再加上各個機關事業(yè)單位的人事檔案管理標準不統(tǒng)一，導致在開發(fā)人事檔案管理軟件時缺乏統(tǒng)一標準，即使最終開發(fā)出相關軟件，其兼容性也不強，無法形成良好的規(guī)模效應，阻礙人事檔案管理現代化發(fā)展。

“互聯(lián)網+”時代干部人事檔案現代化管理策略

轉變傳統(tǒng)思想觀念。干部人事檔案現代化管理模式構建并不是簡單地運用網絡技術進行管理，是對人事檔案進行規(guī)范化審核，將審核工作與網絡技術有機結合，共同開展規(guī)范化審核與信息化建設兩項工作，從而才能構建現代化的干部人事檔案管理模式。其中要求將轉變思想觀念作為第一步，有效增強管理人員的管理意識，樹立現代化干部人事檔案管理意識。要強化管理人員的政治意識，增強管理人員的政治自覺與政治站位，在干部人事檔案管理工作中始終貫徹黨的領導，在新時代下構建現代化檔案管理體系、運用體系以及安全體系，實現檔案信息的深度運用。要增強檔案管理人員的規(guī)范意識，干部人事檔案管理工作是保證人民群眾根本利益與維護黨和國家真實面貌的重要工作，并不是機關事業(yè)單位的附屬工作，必須始終把檔案管理工作作為機關事業(yè)單位的重要工作，在實際工作中將相關規(guī)章制度全面落實，確保檔案管理、流轉、查閱以及保存都保持規(guī)范性。強化檔案審核意識，干部人事檔案管理工作必須經過嚴格審核，在審核過程中必須對檔案管理的整體性與細節(jié)合理把握，將檔案信息審核結果作為干部人事調動與職級晉升的重要參考依據，如果檔案信息存在嚴重問題，在晉升與評聘過程中必須擱置處理。

注重檔案管理人才培養(yǎng)。檔案管理人才作為干部人事檔案管理工作的執(zhí)行者，機關事業(yè)單位應重視培養(yǎng)相關人才，將檔案管理人才隊伍進一步壯大。首先要加強人才的專業(yè)知識教育培訓，制定培養(yǎng)檔案管理專業(yè)人才計劃與目標，將構建多元化的知識結構作為人才培養(yǎng)方向，從而培養(yǎng)一批專業(yè)性較強、經驗豐富的檔案管理人員。其次要加強黨的政策宣傳，使檔案管理人員的政治素養(yǎng)得到提升，培養(yǎng)他們無私奉獻的精神，使工作人員對檔案管理工作產生認同感與自豪感。然后明確檔案管理專業(yè)人員，了解檔案管理人員的晉升渠道，通過對工作評價審核機制的健全完善，著重提拔業(yè)績突出、工作能力較強的年輕人，不但可以挖掘專業(yè)人才，同時也可以避免出現高素質人才流失。最后對現有的機關事業(yè)單位結構優(yōu)化，采取老員工帶新員工的教學方式，避免檔案管理人員出現結構斷層。

統(tǒng)一干部人事檔案管理標準。隨著“互聯(lián)網+”時代的到來，大量信息技術的普遍應用，干部人事檔案管理工作已經向現代化方向發(fā)展，進入信息化時代，檔案信息從原本的紙質載體轉變?yōu)殡娮訑祿?。在檔案信息現代化管理中存在一些問題與不足，由于管理方式不成熟、不完善，行業(yè)標準不統(tǒng)一，導致在干部人事管理工作中存在一些問題與矛盾。因此必須將干部人事檔案管理標準規(guī)范與統(tǒng)一，要求各個機關事業(yè)單位將國家檔案局的檔案標準與行業(yè)標準作為依據，根據實際發(fā)展情況，統(tǒng)一檔案信息的轉接、審核、保存以及查閱等環(huán)節(jié)。與此同時，還要在單位內加大宣傳力度，確保統(tǒng)一檔案管理標準有效落實，這樣才能使各個機關事業(yè)單位的檔案管理工作逐漸統(tǒng)一，減少矛盾問題的出現。

積極應用先進設備技術。在“互聯(lián)網+”時代下，構建干部人事檔案現代化管理模式必須將更新先進的設備作為重點，熟練掌握網絡信息技術，徹底改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，為干部人事檔案現代化管理探索新的模式。在檔案管理設備方面，要對檔案存放庫房與密集架進行改造，確保符合現代化管理標準，其中特別重視存放庫房的安全性與保密性，將自動化技術與網絡技術引進，實現存放庫房溫度、監(jiān)控報警、密集架移動以及門禁的智能化與自動化。在干部人事檔案管理中應將傳統(tǒng)紙質檔案淘汰，盡可能采取電子檔案信息進行管理，有效提高管理效率與管理安全性。在軟件技術方面，要求相關部門加強政策引導，鼓勵企業(yè)參與干部人事檔案管理軟件開發(fā)，通過軟件與硬件的升級換代，實現檔案信息現代化管理。與此同時還要對檔案信息化管理軟件開發(fā)規(guī)范標準進一步完善，在確保檔案信息保密性符合要求的基礎上，使軟件的兼容性得到增強，有利于管理軟件在機關事業(yè)單位中的普及應用。

在“互聯(lián)網+”時代下，推動檔案管理信息化建設具有非常重大的意義，可以有效提高檔案管理的質量和效率，減輕檔案管理人員的工作負擔，有利于減少檔案管理成本。由于現代化的干部人事檔案管理并非在短時間內能夠健全完善，要求機關事業(yè)單位、檔案管理人員以及其他部門共同協(xié)作，對檔案信息審核規(guī)范化，加強檔案管理信息化建設，通過培養(yǎng)大量的現代化檔案管理人才，引進先進設備與先進信息技術，不斷提高機關事業(yè)單位的干部人事檔案管理水平。