新發(fā)展形勢下事業(yè)單位辦公室行政管理工作的策略

楊燕鳳

（霞浦縣社會勞動保險管理中心，寧德 355100）

引 言

一個組織的健康發(fā)展離不開相關(guān)的行政管理工作。換言之，一個組織的行政管理工作要想取得良好的發(fā)展，就必須具有良好的行政管理能力。提高事業(yè)單位管理的效率和質(zhì)量是為組織進一步健康發(fā)展提供必要條件的基石。辦公室作為一個綜合性的機構(gòu)，在事業(yè)單位正常運作中發(fā)揮著不可替代的作用。同時，行政管理是多方面的，不僅涉及事業(yè)單位內(nèi)的各個部門，還涉及秘書、檔案、值班、監(jiān)督、信息等工作內(nèi)容，導(dǎo)致管理更加復(fù)雜。因此，提高事業(yè)單位行政管理的效率和質(zhì)量是一個迫切需要解決的問題。

一、事業(yè)單位辦公室行政管理工作概述

（一）新時期辦公室管理工作的內(nèi)容

第一， 進行各部門的文書管理工作，包括對文書的收集、歸類和發(fā)放與保管工作等，根據(jù)不同的文書內(nèi)容和利用渠道實行分類，認真負責好文書的保存與整理工作，并根據(jù)文書的特性與順序加以劃分，根據(jù)相應(yīng)的工作類型與程序，準確、快捷地進行文書管理工作。

第二，檔案管理與保護。檔案管理存儲主要是用來實現(xiàn)對檔案的封存，所有各個單位的檔案最后都要由辦公室進行系統(tǒng)的管理與保管，在保管方面，必須根據(jù)檔案的形式進行分類，而且還必須根據(jù)檔案的功能，實現(xiàn)對檔案的查閱、鑒別、收集和利用，并按照檔案信息工作的特點，從影像數(shù)據(jù)、圖像信息和文本內(nèi)容等方面，對檔案進行統(tǒng)一的管理工作，并進行檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理和電子化管理等工作，這也是新時代辦公室工作的特點。

第三，確保對會議的有效控制。視頻會議是辦公室行政管理工作內(nèi)容之一，由辦公室負責對各部門會議進行合理的時間調(diào)配與安排，同時根據(jù)各部門的資源調(diào)度情況進行會議計劃，并進行細致的會議記錄，建立會議的統(tǒng)一報批和審核機制，同時也對與會人數(shù)做好合理分配和統(tǒng)計，從而達到各部門的有效辦公，避免各部門出現(xiàn)工作冗余和會務(wù)煩瑣現(xiàn)象，從而真正提升會議的質(zhì)量和效率，安排好會務(wù)費用，同時做好會議記錄、控制時間和成本開支。

（二）事業(yè)單位辦公室行政管理工作的重要性

一是調(diào)整好組織間的上下關(guān)系。辦公室行政管理是溝通組織上下級，并發(fā)揮“傳聲筒”和“協(xié)調(diào)者”的作用，基于行政管理工作特點，辦公室行政管理工作的目的是要提高上下級之間的協(xié)調(diào)性，完成上級部門交給的所有行政任務(wù)，解決組織與人、組織與組織之間的關(guān)系問題。而辦公室則是組織的協(xié)調(diào)者，主要是事業(yè)單位行政管理的主要推動者和助手，應(yīng)根據(jù)實際情況完成上級組織布置的各項任務(wù)與目標，并監(jiān)控與檢驗各項任務(wù)和目標的執(zhí)行情況。作為事業(yè)單位行政管理的主要組織者，辦公室要確保上級機關(guān)能傾聽到基層的想法和意見，并深入群眾掌握基層的實際現(xiàn)狀和要求，并適時向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)提供行政管理上的建議。另外，把上級機關(guān)的工作指令和任務(wù)精神貫徹到實際工作中，協(xié)調(diào)好領(lǐng)導(dǎo)和員工之間的關(guān)系，并適時向員工傳達各種指令和精神，以發(fā)揮“承上啟下”的工作職能。

二是組織協(xié)調(diào)工作的主要載體。辦公室業(yè)務(wù)同各個方面的業(yè)務(wù)關(guān)系密不可分，是一種綜合型的辦公機關(guān)，必須當好領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)正常運行的中介和橋梁，做好上下級協(xié)調(diào)的管理工作。因為行政事務(wù)具有及時性，所以辦公室人員在傳達任務(wù)和命令時，必須做到迅速、周密，規(guī)范地進行各種業(yè)務(wù)命令的及時傳遞，而由于工作節(jié)奏不斷加快，工作方法也趨向信息化和網(wǎng)絡(luò)化。辦公室行政管理還必須服務(wù)于組織、服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)，為組織和領(lǐng)導(dǎo)干部提供合理的政策建議，了解組織決策傾向和基層需求狀況，適時對基層和組織所面臨的問題提出對策，進行具體工作規(guī)范，并按照基層的要求及時指導(dǎo)各種業(yè)務(wù)的正常開展。鑒于此，辦公室管理工作重點圍繞公文和行政管理等事務(wù)，因此必須統(tǒng)籌好事業(yè)單位各部門之間的關(guān)系，以部門事務(wù)為中心，溝通好上下級的關(guān)系，才能切實有效地完成事業(yè)單位辦公室的服務(wù)職責。

二、新發(fā)展形勢下事業(yè)單位辦公室行政管理的現(xiàn)狀與問題

（一）行政管理制度有待完善

事業(yè)單位辦公室的運行管理存在著復(fù)雜性。目前，雖然事業(yè)單位行政管理部門為推動市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展、為適應(yīng)社會經(jīng)濟體制的發(fā)展需要，對事業(yè)單位的行政管理方式做出了相應(yīng)的變革和發(fā)展，并獲得了相應(yīng)的成效。不過，在現(xiàn)代社會經(jīng)濟高速蓬勃發(fā)展的社會背景下，在事業(yè)單位辦公室行政部門管理工作中也難免出現(xiàn)問題，事業(yè)單位辦公室實行的有關(guān)管理制度往往落后于事業(yè)單位的發(fā)展步伐和社會經(jīng)濟體制改革的進度，使得事業(yè)單位的管理體系無法有效地運用到具體工作中，使得事業(yè)單位行政管理工作產(chǎn)生很多問題，也嚴重干擾和限制了事業(yè)單位的前進與健康發(fā)展。

（二）員工綜合素質(zhì)水平有待提高

辦公室行政管理部門人員整體的素質(zhì)會直接影響事業(yè)單位管理工作規(guī)范、高效地進行。而就目前國內(nèi)事業(yè)單位辦公室行政管理部門的狀況而言，沒有較高整體素質(zhì)的專業(yè)行政管理人才。由于行政管理工作的實施人員技能知識較少，不能有效提高行政管理工作實施的服務(wù)質(zhì)量。此外，由于辦公室工作的特點是重復(fù)的，不論是行政管理、督查，甚至是各項日常工作的實施，都是必須逐級完成的，在此流程中就非常容易產(chǎn)生浪費問題，進而導(dǎo)致效率降低。

（三）辦公室作風建設(shè)問題

長期以來，我國事業(yè)單位對辦公室作風問題始終都是保持著嚴抓嚴打的態(tài)勢，將此作為工作的重要目標，在不斷的實踐中也做出了不菲的成績。但是，在新時代的形勢下，辦公室員工的作風建設(shè)仍然面臨著一定的困難，主要體現(xiàn)在生活作風、工作作風、政治思想品德等方面。由于一些工作人員的心態(tài)消極、政治思想保守、不思進取，不善于認真、客觀地對自身的工作任務(wù)做出判斷，也沒有求真務(wù)實精神，以致一些人員在生活中極度缺少自律意識，使得辦公室管理工作的困難逐漸增加。

（四）主動與被動矛盾突出

近年來我國部分事業(yè)單位辦公室管理工作效果較差，以及受管理者本身工作水平的限制，使得部分行政管理工作不能順利進行，并由此產(chǎn)生了許多問題。比如，行政管理的實施水平低下，很多行政管理工作瑣碎、上下級間的任務(wù)和工作匯報等問題層次遞進，工作效率極低，而且公共資源浪費現(xiàn)象也較為嚴重。辦公室工作主動性不足，必須積極做好溝通與匯報，才能真正提升績效，確保各項任務(wù)的成功執(zhí)行，需要精簡操作過程，做到人力資源的最佳使用。

三、新發(fā)展形勢下事業(yè)單位辦公室行政管理工作的策略

（一）明確各崗位職責

實際上，辦公室的許多職位是在沒有適當參考業(yè)務(wù)基礎(chǔ)的情況下任意設(shè)立的，因此職位經(jīng)常重復(fù)或空缺。最后，在處理問題和詢問時，往往急需人員，或者許多人同時從事同一工作，造成人力資源的浪費和管理的混亂。同時，因為職位分工并不清楚，在發(fā)生問題后也就無法做出合理的追責，降低了辦公人員的工作熱情和積極性，在處理問題時往往相互推諉、拈輕怕重，也因此造成了原來很簡單的問題難以完成，降低了工作效率。但因為辦公室行政管理工作的特點，部門領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的事項也比較多，若沒有及時對各職位做出細致的劃分，將會造成工作分配的紊亂。所以，事業(yè)單位在設(shè)定辦公室職位時，要綜合考量、細致劃分，并嚴格確定各職位的具體工作范圍，以逐漸提升行政管理工作的效率與品質(zhì)，并突出其針對性與實效性。

（二）加強員工思想作風建設(shè)

由于辦公室是綜合管理的中心，工作人員不僅應(yīng)具備全面和廣泛的法律知識，還應(yīng)具備辦公自動化和公共關(guān)系管理技能，以及精深的學(xué)習(xí)技能和先進的思維技能。因此，提高員工的思想水平和工作作風是成功的關(guān)鍵。首先，為了提高員工的政策意識，包括向領(lǐng)導(dǎo)的報告、對下屬日常事務(wù)進行指導(dǎo)，有必要提高員工的政治法規(guī)意識。在工作中，員工有義務(wù)嚴格遵守事業(yè)單位的法規(guī)紀律，認真學(xué)習(xí)黨委的理論規(guī)定和上級文件主管部門發(fā)布的有關(guān)文件精神，使員工充分體現(xiàn)組織的基本思想，在管理中遵循黨的路線。其次，辦公室的行政管理工作不僅在辦公室進行，而且在基層進行，跟蹤事態(tài)發(fā)展和要求，及時向管理層報告所有相關(guān)信息，并嚴格遵守既定要求。

（三）增強團隊協(xié)作精神

因為辦公室內(nèi)部人員所承擔的職責范圍有所不同，其職能分配方式也不盡相同，但基本都是構(gòu)成了一個整體、一個團隊。一些事務(wù)是個人獨立就能夠解決的，而一些事務(wù)則必須多人共同協(xié)調(diào)才能進行，所以要增強工作隊伍內(nèi)部的合作精神和觀念，形成內(nèi)部同事間平等融洽的人際關(guān)系，以提高其內(nèi)在的凝聚力，把行政工作做好。此外，辦公室工作人員不僅應(yīng)履行正常職責，還應(yīng)處理臨時外聯(lián)和接待。

（四）加強行政管理模式的創(chuàng)新

辦公室在事業(yè)單位日常運行中發(fā)揮著重要的聯(lián)系功能，如果辦公室行政管理的效能不足，則事業(yè)單位的整體績效將會因此受到影響。從經(jīng)濟學(xué)觀點考慮，事業(yè)單位實質(zhì)上是組織嚴謹?shù)慕鹱炙顧C構(gòu)，從上司到下屬都具有分明的內(nèi)部管理機制，整體的架構(gòu)方式也相對嚴格，但這些模式同時也會降低各個機構(gòu)內(nèi)部的協(xié)同與配合能力，也不能有效激發(fā)各個部門工作與配合的主動性，特別是在信息高速發(fā)展的環(huán)境下，各專業(yè)部門更加關(guān)注效率的提升?；诖?，事業(yè)單位需要不斷研究和改造傳統(tǒng)辦公室的管理方法，從根本上破解辦公室行政事務(wù)效率低的難題。另外，在改革事業(yè)單位辦公室工作模式的進程中，也要著力研究傳統(tǒng)機構(gòu)管理層級復(fù)雜、控制力量較弱的問題，逐步完成從科層制管理模式向更現(xiàn)代的扁平型管理模式的升級轉(zhuǎn)換，進一步發(fā)揮扁平型管理模式的機構(gòu)管理層級較低、控制力量較大的優(yōu)點，有效提升事業(yè)單位信息獲取和傳播的效率，為事業(yè)單位各部門政策的有效執(zhí)行提供了政策層面的依據(jù)，切實地給辦公室行政管理工作模式帶來了良好的自主權(quán)，增強辦公室行政管理職能的彈性，同時適應(yīng)了事業(yè)單位行政管理辦公室執(zhí)行工作能力強的需求。

（五）構(gòu)建完善的辦公室行政管理體系和機制

辦公室行政管理的實施狀況，將會影響事業(yè)單位整體的行政質(zhì)量，所以事業(yè)單位行政管理應(yīng)該結(jié)合實際情況形成健全的辦公室行政管理系統(tǒng)和激勵機制。在思想層次上提高對辦公室行政管理的責任意識，并基于整體角度上提升事業(yè)單位行政管理工作可取得的經(jīng)濟效益和社會效益。與此同時，辦公室也要合理調(diào)整事業(yè)單位各部門間的協(xié)調(diào)機制，在良好的工作意識指導(dǎo)下嚴格根據(jù)上級頒布的文件精神落實相關(guān)任務(wù)。對所屬部門也必須進行精細化管理，以保護事業(yè)單位的合法權(quán)益為首要任務(wù)，在減少事業(yè)單位成本浪費的同時，對人才、物質(zhì)和財務(wù)資產(chǎn)加以有效利用。此外，事業(yè)單位行政管理還應(yīng)及時改變傳統(tǒng)、陳舊的管理模式，進一步提高辦公室行政管理工作的科學(xué)性和實效性，并促使各部門管理人員進一步明晰各自職能范圍與定位，采取以人為本的管理方法，發(fā)揮良好的示范帶頭功能，有效克服事業(yè)單位辦公室在行政管理工作中出現(xiàn)的問題，同時在根據(jù)事業(yè)單位的發(fā)展狀況進一步優(yōu)化行政管理機制，在提升本單位服務(wù)水平的同時，進一步發(fā)揮辦公室管理機關(guān)的職能。

（六）合理提高員工服務(wù)意識

辦公室管理不僅是事業(yè)單位的工作窗口，也是一項公共服務(wù)。它必須以更廣闊的視角來分析和解決問題，必須成為全社會關(guān)注的焦點。它不能局限于一個單位，也不能損害一個單位的整體利益。換言之，辦公室工作人員必須嚴格認真地執(zhí)行事業(yè)單位負責人的決定，妥善處理各自工作領(lǐng)域內(nèi)出現(xiàn)的問題，有效管理和指導(dǎo)各部門的工作。事業(yè)單位行政管理工作應(yīng)以本單位的整體利益為出發(fā)點，以各部門的有效管理為出發(fā)點，防止以管理利益為目的的管理現(xiàn)象。同時，要克服傳統(tǒng)形式主義的束縛，樹立實事求是的管理意識，確保對本單位行政的嚴格管理，并采取適應(yīng)本單位實際情況的管理方法，優(yōu)化本單位績效，積極更新和適應(yīng)本單位以往的管理和工作方法。

（七）通過業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動提高工作人員的素質(zhì)水平

事業(yè)單位行政管理績效的提升離不開所有員工的努力，所以事業(yè)單位辦公室應(yīng)該從嚴把好人員招聘流程，把考察重點放在招聘人員的工作態(tài)度和個人技能上。對于進入辦公室的新員工，也要經(jīng)常開展教育培訓(xùn)活動，使所有員工在辦公室環(huán)境中始終保持清醒的思維，從整體提升員工的工作技能，使得每位員工都能夠獨立完成各自的工作目標，形成優(yōu)秀的辦公室行政管理環(huán)境。另外，事業(yè)單位也從思想方面對辦公室員工進行思政意識培訓(xùn)，以潛移默化的方式提高辦公室員工的責任意識和管理能力，同時把自身成長和崗位工作相結(jié)合，讓自身工作價值得到合理實現(xiàn)。

結(jié) 語

綜上所述，新形勢對辦公室工作提出了新的挑戰(zhàn)和要求。作為事業(yè)單位行政管理工作的中心環(huán)節(jié)，辦公室承擔了越來越多的責任、任務(wù)和困難。因此，辦公室管理者應(yīng)充分認識其職能和重要地位，加強員工思想作風教育，提高綜合水平和職業(yè)道德，合理優(yōu)化人力資源，不斷更新管理模式。根據(jù)辦公室的優(yōu)先事項，推進工作流程，協(xié)調(diào)部門之間的關(guān)系。從而不斷提高服務(wù)質(zhì)量，有效履行管理職能，促進事業(yè)單位有序、全面運轉(zhuǎn)。