計量技術機構人事檔案電子化管理優(yōu)化探析

摘要：計量技術機構人事檔案電子化管理是指將人事檔案轉換為電子形式，并利用電子化技術來保護檔案的信息安全。通過該管理方式，可以有效預防數據泄露，確保數據安全，并且利用安全措施和加密技術等手段來保護檔案數據的安全性。

關鍵詞：計量技術；人事檔案；檔案管理；電子化

如今，越來越多的計量技術機構正意識到人事檔案電子化管理的重要性。在“大數據時代”的背景下，人事檔案的存儲量不斷增加，這也帶來了數據安全隱患。為了保障檔案的信息安全，相關科研單位應采取有效措施，而計量技術機構的電子化管理是一個優(yōu)秀的選擇。本文將詳細介紹計量技術機構人事檔案電子化管理的重要性，并探討如何有效保護科研單位的信息安全。

一、計量技術機構人事檔案電子化管理的重要性

（一）人事檔案信息的重要性

計量技術機構的人事檔案信息具有重要的意義。這些檔案涵蓋了員工的個人信息、部門及其職能、職業(yè)發(fā)展、工作時間、薪酬福利、技術水平等方面的內容，是核心的管理資源。通過充分利用人事檔案信息進行績效評估和內部資源優(yōu)化，科研單位可以提升績效和效率。同時，這種信息管理也有助于改善服務能力和管理水平，提高對外交流和合作能力。定期更新和維護人事檔案信息，能夠幫助科研單位及時了解市場變化和競爭環(huán)境，做出相應的調整和決策，以保持競爭優(yōu)勢。

（二）電子化能夠帶來的好處

將計量技術機構的人事檔案電子化可以顯著提升科研單位的整體管理水平和效率。電子化檔案極大地提升了時間和資源利用效率，同時也節(jié)省了文件管理的成本和工作量。電子檔案保存在云端，科研單位可以更快速、便捷地獲取、檢索和分析信息。這為決策提供了快速準確的信息和把握機遇的能力，并為運營、溝通和協(xié)同提供了便捷的管理手段。另外，電子檔案的儲存有助于確保數據的安全性。通過采用安全措施和加密技術，電子檔案可以防止信息泄漏和篡改，大大提高檔案管理的安全保密性。

二、計量技術機構人事檔案電子化管理的實施

（一）建立人事檔案數據庫

計量技術機構建立人事檔案數據庫是科研單位管理的一項重要舉措。其具體步驟和內容包括：首先，對要建立的檔案數據庫進行分析，并收集、采集所需的信息項。這些信息項將構成檔案建立的數據字典，其中包括每個信息項的數據類型、大小以及特殊要求。其次，確定適合的數據庫管理系統(tǒng)。這涉及選擇合適的系統(tǒng)平臺，并定義數據庫管理系統(tǒng)的架構、功能特性和安全性要求，例如數據庫的存儲方式等。然后，根據數據字典的定義和架構設計，進行數據庫的創(chuàng)建和物理部署。在這個過程中，原始數據需要經過清洗、新增索引、數據重構等操作，同時建立數據表結構、創(chuàng)建數據庫，并安裝必要的字典和視圖。完成數據庫的創(chuàng)建后，計量技術機構可以進行人事檔案數據的錄入，并對數據的完整性、準確性和格式一致性進行驗證。最后，進行應用程序的測試，以確保數據庫和應用系統(tǒng)能夠正常運行。一旦測試通過，檔案管理系統(tǒng)將可以正式投入使用[1]。

（二）采用數字化賬務處理系統(tǒng)

計量技術機構采用數字化賬務處理系統(tǒng)來建立人事檔案是一種高效管理和控制的方式，它能夠改進科研單位的人力資源管理、降低成本并促進發(fā)展。這種系統(tǒng)可以從根本上解決傳統(tǒng)工資結算方式的復雜和繁瑣，幫助人事管理者更好地掌控和管理科研單位的財務支出，實現資金的節(jié)約和效率的提升。

為了實現人事檔案數字化賬務處理系統(tǒng)，需要從數據收集、數據標準化、硬件安裝和軟件開發(fā)等三個方面入手，構建完整的工作流程方案。此外，還需要明確建立人事檔案數字化賬務處理系統(tǒng)的整體實施計劃，并制定科學規(guī)范的人事檔案管理體系。同時，正確收集員工基礎數據也至關重要[2]。

（三）采用移動終端技術

計量技術機構采用移動終端技術建立人事檔案是一種先進的管理方法。其具體的步驟和內容是：首先，需要對移動終端技術進行分析，并收集、采集設備和系統(tǒng)信息。這些信息將構成移動終端應用系統(tǒng)的數據字典，包括移動設備的及時性、有效性、安全性以及特殊要求的識別。其次，確定移動終端應用系統(tǒng)的架構。這包括選擇適合的系統(tǒng)平臺，并定義系統(tǒng)架構、功能特性和安全性要求，如軟件管理等。然后，進行應用系統(tǒng)的開發(fā)。根據數據字典的定義和架構設計，對原始數據進行清洗、新增索引、數據重構等操作，并搭建數據表結構、創(chuàng)建數據庫，并安裝必要的字典和視圖，完成移動終端應用系統(tǒng)的初步建立。完成應用系統(tǒng)開發(fā)后，將人事檔案數據錄入移動終端應用系統(tǒng)，并進行驗證，確保數據的完整性、準確性和格式的一致性。最后，進行應用程序的測試，并實施移動終端應用系統(tǒng)，使其正式投入使用。

（四）利用綜合管理系統(tǒng)

計量技術機構采用綜合管理系統(tǒng)建立人事檔案是一種有效的方法。其具體步驟和內容有：首先，需要對科研單位的人事管理進行分析，了解當前的人事管理方式、流程、運作權責。根據科研單位的定位和實際情況，對人事管理的各個流程進行改進，并將所有數據保存在一個數據庫中。其次，確定綜合管理系統(tǒng)的架構，包括選擇適合的系統(tǒng)平臺、確定功能特性以及定義數據庫結構和安全性等要求。然后，進行綜合管理系統(tǒng)的開發(fā)。根據系統(tǒng)數據字典的定義和架構設計，實施綜合管理系統(tǒng)的開發(fā)工作。設計系統(tǒng)數據模型，搭建數據表結構，創(chuàng)建數據庫，并安裝必要的字典和視圖，完成綜合管理系統(tǒng)的初步建立。完成開發(fā)后，將人事檔案數據錄入綜合管理系統(tǒng)，并檢查數據的完整性、準確性和格式的一致性。最后，進行系統(tǒng)的升級和測試，以確保綜合管理系統(tǒng)可以正常運行。實施綜合管理系統(tǒng)，使之處于操作狀態(tài)。

三、計量技術機構人事檔案電子化管理的優(yōu)化

（一）優(yōu)化人事檔案資料的管理

計量技術機構通過人事檔案的電子化，可以優(yōu)化人事檔案資料的管理。具體的優(yōu)化措施如下：第一，計量技術機構應注重信息安全性，確保人事檔案在電子化過程中得到安全保護。制定合適的安全策略，實施用戶權限管理，設置訪問權限控制，保障檔案的完整性和準確性。這有助于降低安全風險，減少存儲成本和管理成本。第二，計量技術機構應確保人事檔案資料能夠有效傳遞，滿足科研單位管理部門采用技術手段靈活管理、分析和傳輸檔案。這將加快信息傳輸，優(yōu)化工作流程，并減輕檔案管理人員的負擔。關注數據格式的一致性，按照國家規(guī)定的標準格式安排人事檔案資料，確保數據的準確和完整，方便隨時查閱、操作和分析。第三，計量技術機構還應定期檢查和更新系統(tǒng)，及時反映和更新檔案信息，推動更好的人事檔案管理系統(tǒng)的建立。這將有助于實現更有效的科研單位人事管理，提高檔案管理的效率和質量[3]。

（二）提高經濟效益

計量技術機構通過人事檔案的電子化可以提高經濟效益，這主要可以在以下幾個方面得以體現：第一，電子化管理可以提高科研單位的管理效率和工作流程。通過將人事檔案轉換為電子形式，科研單位可以實現科學、自動化的管理。這樣可以減少繁瑣的手動操作，節(jié)省人力資源，降低管理成本。同時，電子化管理還能夠快速獲取和靈活處理復雜的人事數據，提升決策和管理水平，進一步提高管理效率和經濟效益。第二，電子化管理可以提高人事檔案的安全性。采用電子化管理的方式可以有效減少數據泄露的風險，保護科研單位的秘密數據。通過合適的安全保護措施和權限控制，可以防止未經授權的訪問和操作，確保人事檔案的機密性和完整性。第三，通過實時監(jiān)控和預警系統(tǒng)，可以及時發(fā)現并預防安全隱患，提升信息安全水平，避免因信息泄露造成的損失。第四，電子化管理可以節(jié)省管理成本和提高檔案存儲能力。采用電子化管理可以大大提高檔案信息的存儲能力，減少物理空間的占用，節(jié)省管理成本。第五，電子化的檔案還可以通過網絡的方式進行快速傳遞和共享，減少檔案管理員的數量，進一步降低管理費用。第六，電子化管理可以實現跨組織的信息共享和協(xié)同工作。通過電子化的方式管理人事檔案，不同部門和組織之間可以快速查詢和共享檔案信息，提高招聘和人才管理的效率，進一步提升工作效率和經濟效益。

（三）保障信息安全

計量技術機構將人事檔案轉換為電子形式，并通過采取各種有效的安全措施來保護科研單位的信息安全非常重要。在這個過程中，可以采用以下安全措施：第一，采用安全控制學原則，包括身份認證、權限管理和操作日志管理等。通過嚴格的身份驗證系統(tǒng)，只有經過授權的人員才能訪問和操作相關的信息。同時，根據需要設置不同的權限級別，限制人員只能訪問和操作自己需要的信息。操作日志記錄可以追蹤操作過程，為問題排查提供依據，防止信息泄露或被破壞[4]。第二，采用數據加密和雙重身份驗證的方式來保護重要的人事檔案信息。通過加密存儲，確保數據在傳輸和存儲過程中的安全性。另外，實施雙重身份驗證可以增加登錄的安全性，確保只有經過授權的人員才能訪問敏感信息。第三，建立實時監(jiān)控和安全預警機制。利用專門的軟件工具對人事檔案系統(tǒng)進行實時監(jiān)控，及時發(fā)現并解決可能存在的安全隱患。通過設定自動報警系統(tǒng)，管理員可以及時收到關于異常活動或潛在威脅的通知，以便采取相應措施應對。第四，對于采用云服務來存儲和管理人事檔案的情況，應選擇具備高度安全性保障的云服務提供商。這包括數據加密、訪問控制、備份和災難恢復等安全特性?？蒲袉挝灰残枰P注云服務提供商的合規(guī)性和安全審計等方面，確保數據的安全性和合規(guī)性。

（四）提高系統(tǒng)使用效率

計量技術機構人事檔案電子化系統(tǒng)能夠極大程度提升工作效率，為科研單位提供多元化、快捷高效、安全可靠的信息服務。將傳統(tǒng)的人事檔案從紙質形式轉變?yōu)楸憬莸碾娮訖n案不僅方便查詢和管理，還提升了信息的安全性，同時也能有效節(jié)省管理成本。第一，計量技術機構需要進行精細化的規(guī)劃與設計，構建出一套完善的人事檔案標準體系。在該體系中，要嚴格把控檔案內容的準確性和可靠性，同時設置有效的權限控制，確保信息的安全性。第二，選擇能夠滿足系統(tǒng)功能需求的服務器硬件，并開發(fā)能夠支持系統(tǒng)大規(guī)模并發(fā)訪問量的數據庫軟件系統(tǒng)。同時，要實施靈活變更的權限控制，以提高信息安全性，防止非法訪問。系統(tǒng)還應具備完善的審計功能，用于信息安全校驗與改進。第三，計量技術機構需要對員工進行系統(tǒng)培訓，確保他們掌握系統(tǒng)的操作方法、注意事項和安全措施，以避免因操作不當而導致系統(tǒng)問題[5]。第四，定期更新系統(tǒng)也十分重要，以防止系統(tǒng)出現脫節(jié)現象，影響系統(tǒng)的使用效率。通過實施人事檔案的電子化系統(tǒng)，計量技術機構能夠有效提高工作效率，保障信息安全，減少管理成本，為科研單位的發(fā)展提供有力支持。

（五）實施計量技術機構人事檔案信息化管理的監(jiān)督機制

計量技術機構的人事檔案電子化管理是當前科研機構工作的一個重要方面。良好的人事管理制度不僅能夠提升科研機構的工作效率，還能有效維護科研人員的權益和數據安全。為此，科研機構需要采取有效的措施來改進計量技術機構人事檔案信息化管理的監(jiān)督機制。

1.改進計量技術機構人事檔案信息化管理的監(jiān)督機制

①引入新技術：科研機構需要引入最新的信息處理技術，實現計量技術機構人事檔案的信息化管理，幫助科研機構開展便捷、高效的人事管理工作。②建立嚴格的審核流程：計量技術機構的人事檔案信息化管理系統(tǒng)應該建立嚴格的審核流程，對科研機構人事檔案的更新、編輯進行嚴格審核，以保證數據的真實性和可查詢性。③實施完善的管理機制：除了執(zhí)行審查審核流程外，科研機構還應實施完善的人事管理機制，監(jiān)督計量技術機構人事檔案信息化管理系統(tǒng)的運行情況，并不斷改進和完善信息化管理系統(tǒng)，保障科研機構人事檔案數據的安全。

2.設立審計檢查機制

①儀器認證機構審計檢查：儀器認證機構可以對計量技術機構的人事檔案電子化管理系統(tǒng)進行審計檢查，如果發(fā)現有問題，應及時提出改進措施，確?？蒲袡C構人事檔案數據的安全性。②科研機構審計檢查：科研機構的計量技術機構還應定期開展審計檢查，以保證計量技術機構人事檔案電子化管理系統(tǒng)的安全性。③第三方審計檢查：第三方審計機構也可以對科研機構的計量技術機構人事檔案電子化管理系統(tǒng)進行審計檢查，以提高系統(tǒng)的安全性。

3.強化人事檔案電子化管理的技術支持

①科研機構應該強化對計量技術機構電子化管理系統(tǒng)的技術支持，保證科研機構人事檔案電子化管理系統(tǒng)的穩(wěn)定可靠性。②科研機構應該定期進行計量技術機構人事檔案電子化管理系統(tǒng)的升級，以確保電子化管理系統(tǒng)的功能完整性和安全性。③科研機構應該從專業(yè)角度對計量技術機構人事檔案電子化管理系統(tǒng)進行測試，以確保系統(tǒng)的可靠性及安全性。

四、結束語

人事檔案電子化管理是計量技術機構發(fā)展的必然趨勢。這種管理方式不僅能夠提高人事管理的效率，還能有效保護信息的安全。通過采用安全措施和加密技術等措施，科研單位的人事檔案數據可以得到更好的保護。同時，電子化管理還能夠實現高效的存儲和管理，并通過信息技術的應用，實現便捷的查詢和利用方式，提升管理效率。這對于科研單位的健康發(fā)展至關重要。因此，科研單位應積極擁抱人事檔案電子化管理的趨勢，并投入到相關技術的研究和應用中。這樣可以更好地利用人事檔案數據，促進科研單位的發(fā)展和管理。

作者單位：王海陽 吉林省計量科學研究院

參? 考? 文? 獻

[1]高明萱，葛松琰，李芬，等.淺談計量技術機構人事檔案電子化管理[J].中國計量，2022（10）：31-32.

[2]王培培.淺談事業(yè)單位人事檔案管理的問題及其電子化建設[J].青年時代，2016（7）：288-289.

[3]暢秋菊.從機構考核淺談計量技術檔案管理[J].山西檔案，2011（S1）：2.

[4]魏紅鸰.當前計量技術機構人力資源管理的問題和對策[J].中國經貿，2017（21）：76-77.

[5]鄧昱，葛松琰，高明萱，等.淺析計量技術機構文書檔案電子化管理[J].中國計量，2022（9）：34-35.