臧爍
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現(xiàn)如今,經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展使得企業(yè)規(guī)模進(jìn)一步擴(kuò)大,市場環(huán)境的激烈競爭給企業(yè)帶來更多的難題,企業(yè)的轉(zhuǎn)型也迫在眉睫。同時(shí)國家也出臺(tái)了一些相關(guān)政策與措施,益于擴(kuò)大企業(yè)的規(guī)模、促進(jìn)企業(yè)的多元化發(fā)展,推動(dòng)我國企業(yè)向著高質(zhì)量的方向發(fā)展。就現(xiàn)階段而言,企業(yè)在財(cái)務(wù)管理轉(zhuǎn)型中出現(xiàn)了各類問題,比如組織結(jié)構(gòu)、管理制度不合理、業(yè)財(cái)融合不規(guī)范、信息系統(tǒng)不完善、專業(yè)人才缺乏、業(yè)務(wù)效率低、成本高等問題,因此為了實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)的融合,提高風(fēng)險(xiǎn)控制能力、企業(yè)決策能力、價(jià)值創(chuàng)造能力,建立財(cái)務(wù)共享中心平臺(tái),是企業(yè)財(cái)務(wù)由“核算”向“經(jīng)營”轉(zhuǎn)變的一種有效的手段,也是促進(jìn)企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的有效方式。
近幾年來,隨著新興技術(shù)的運(yùn)用,云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、自動(dòng)化、智能化等信息技術(shù)影響了人們生活方方面面,并且也對(duì)傳統(tǒng)企業(yè)改革產(chǎn)生了巨大的影響。在今天市場激烈的競爭浪潮中,企業(yè)若不能及時(shí)掌握時(shí)代發(fā)展的特征,主動(dòng)轉(zhuǎn)變財(cái)務(wù)管理,將會(huì)被市場所淘汰。
從國家政策角度看,我國在經(jīng)濟(jì)全球化的形勢(shì)下,提出了各方面集中精力推動(dòng)高質(zhì)量發(fā)展。并且陸續(xù)出臺(tái)了一系列支持企業(yè)發(fā)展的政策,為我國企業(yè)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理轉(zhuǎn)型提供了有力的依據(jù)。因此,要在現(xiàn)有的資源和發(fā)展優(yōu)勢(shì)的基礎(chǔ)上,發(fā)揮自身的資源優(yōu)勢(shì),企業(yè)應(yīng)積極探索運(yùn)用財(cái)務(wù)共享中心,通過建立和應(yīng)用財(cái)務(wù)共享中心平臺(tái),規(guī)范財(cái)務(wù)工作的處理過程,優(yōu)化財(cái)務(wù)工作流程,推動(dòng)企業(yè)財(cái)務(wù)管理轉(zhuǎn)型。
從企業(yè)的轉(zhuǎn)型發(fā)展角度看,很多公司都在加快財(cái)務(wù)管理信息化的步伐,大部分公司都具備了一定的信息化能力,傳統(tǒng)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作主要對(duì)某些固有的流程、工作的具體功能等不足進(jìn)行改正。而在企業(yè)的實(shí)際經(jīng)營管理,其工作的實(shí)際價(jià)值并不高。因此,建立“財(cái)務(wù)共享中心”,讓企業(yè)的財(cái)務(wù)能夠更加接近企業(yè)的運(yùn)營,并且通過信息的分析,掌握行業(yè)一手資訊,幫助企業(yè)敏銳地察覺和響應(yīng)市場的變化。
財(cái)務(wù)共享中心將財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)整合,將企業(yè)內(nèi)各項(xiàng)業(yè)務(wù)集中放置、處理,減少了人工的會(huì)計(jì)核算與賬目校對(duì),運(yùn)用了科學(xué)的算法與智能化的分析減少了人工工作量。同時(shí),系統(tǒng)平臺(tái)的建立可以對(duì)內(nèi)部的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行檢測,提高了財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的質(zhì)量,給企業(yè)決策提供了重要的依據(jù),推動(dòng)企業(yè)管理水平的提升。
傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理工作由于大多是人工操作,與其他業(yè)務(wù)部門之間缺乏有效的溝通交流,有時(shí)會(huì)在工作中出現(xiàn)“信息失真”“人為錯(cuò)誤”,影響整個(gè)財(cái)務(wù)工作的運(yùn)行。而通過信息共享系統(tǒng)中心的建立,規(guī)范了業(yè)務(wù)流程的各個(gè)環(huán)節(jié),減少了人工的錯(cuò)誤,也對(duì)財(cái)務(wù)工作過程加強(qiáng)了監(jiān)督,加強(qiáng)財(cái)務(wù)共享機(jī)制的暢通與透明,促進(jìn)了財(cái)務(wù)工作由傳統(tǒng)的單一的會(huì)計(jì)核算與賬目核對(duì),向著成本管理、預(yù)算管理等轉(zhuǎn)變,加速了財(cái)務(wù)工作的轉(zhuǎn)型。財(cái)務(wù)共享中心能讓財(cái)務(wù)人員擺脫煩瑣的賬務(wù)處理,有利于各部門之間的分工合作,從而把更多的精力和資源用于公司的戰(zhàn)略規(guī)劃和決策。
以某A 企業(yè)實(shí)施財(cái)務(wù)管理轉(zhuǎn)型,建立財(cái)務(wù)共享中心案例為例。
首先,A企業(yè)在2005年處于市場不景氣、營業(yè)部網(wǎng)點(diǎn)增多的情況下,企業(yè)從財(cái)務(wù)控制、財(cái)務(wù)決策、成本控制等角度出發(fā),集中統(tǒng)一財(cái)務(wù)工作流程,所有的財(cái)務(wù)人員都集中到了總部,然后基于ERP 的財(cái)務(wù)管理體系,實(shí)現(xiàn)了集中清算、電子費(fèi)用報(bào)銷、全面預(yù)算、固定資產(chǎn)管理、財(cái)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化等工作,為后續(xù)的工作奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
其次,在2016 年,企業(yè)營業(yè)部規(guī)模擴(kuò)大了一倍多,需要新增會(huì)計(jì)人員。為了解決財(cái)務(wù)人力不足,財(cái)務(wù)部門利用共享的思想,對(duì)財(cái)務(wù)工作流程進(jìn)一步的優(yōu)化。再者,建立一個(gè)特殊的清算組,在統(tǒng)一核算的基礎(chǔ)上,標(biāo)準(zhǔn)化各部門的工作,通過統(tǒng)一的核算標(biāo)準(zhǔn),統(tǒng)一的報(bào)表編制,實(shí)現(xiàn)單個(gè)的批量操作,形成“一人一件,一件事”,從而達(dá)到規(guī)模效應(yīng)。經(jīng)過此次改革,不但沒有增加員工,還減少了6個(gè)會(huì)計(jì),成功地解決了因業(yè)務(wù)規(guī)模擴(kuò)大而出現(xiàn)的人手不足,降低了人力成本。
最后,在精細(xì)化管理的要求下,企業(yè)要求財(cái)務(wù)對(duì)大量的數(shù)據(jù)進(jìn)行計(jì)算分析,在當(dāng)時(shí)并沒有可以借鑒的經(jīng)驗(yàn)時(shí),從零出發(fā),設(shè)立新一代的財(cái)務(wù)信息化管理平臺(tái),推動(dòng)了財(cái)務(wù)管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型。第一步:打通了財(cái)務(wù)系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)。通過建立財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)系統(tǒng)、會(huì)計(jì)管理系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)、大數(shù)據(jù)中心等系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)信息的整合與共享。使各個(gè)系統(tǒng)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)能夠并按照流程將業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)導(dǎo)入財(cái)務(wù)管理系統(tǒng),對(duì)項(xiàng)目、合同、產(chǎn)品等多個(gè)維度多個(gè)系統(tǒng)進(jìn)行了匯總,形成了以不同維度為核心的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)庫。第二步:建立了管理會(huì)計(jì)的計(jì)算系統(tǒng)。運(yùn)用此模型及多種計(jì)算手段,將原始數(shù)據(jù)資料轉(zhuǎn)化為評(píng)估資料,求出真實(shí)獲利情況以及業(yè)績?cè)u(píng)估報(bào)告,并可以通過報(bào)表追蹤至業(yè)務(wù)流,真正實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流與財(cái)務(wù)流的對(duì)接,建立全業(yè)務(wù)流程之價(jià)值核算系統(tǒng)。第三步:建立預(yù)算管理體系,通過與財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的對(duì)接,可以實(shí)時(shí)追蹤預(yù)算的執(zhí)行;將考核系統(tǒng)與預(yù)算管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)倉庫、業(yè)務(wù)流程等數(shù)據(jù)進(jìn)行了直接的連接,從而實(shí)現(xiàn)了考核的自動(dòng)產(chǎn)生,提高了考核的工作。第四步:建立財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)庫。在價(jià)值核算體系的基礎(chǔ)上,建立財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)庫,方便提取不同分析的維度,靈活地分析與評(píng)價(jià),實(shí)現(xiàn)預(yù)算編制、收支轉(zhuǎn)移、成本管理和業(yè)績考核等工作的系統(tǒng)化,以更加精確、高效的流程,改善了財(cái)務(wù)管理信息的處理效率。并且以不同維度展示方式滿足企業(yè)、各分部、業(yè)務(wù)部、財(cái)務(wù)部等不同層次對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的需求。
由于我國財(cái)務(wù)管理的轉(zhuǎn)型較晚,大多數(shù)小型企業(yè)各個(gè)部門存在著一定的隔離,各部門之間缺乏有效的溝通,權(quán)力過于集中在少部分手中。現(xiàn)階段的企業(yè)大多存在著大量的存貨,若對(duì)原材料的管轄、對(duì)固定資產(chǎn)的管理、閑置資金的管理等不合理的話,會(huì)使企業(yè)受損。并且大多數(shù)的企業(yè)在收集單據(jù)的時(shí)候都是人工操作,在時(shí)間與空間上受損,無法滿足企業(yè)的效率要求。并且由于管理體系的不健全,使得很多流程都存在著不規(guī)范的行為,在經(jīng)營過程中不能對(duì)業(yè)務(wù)流程的全過程進(jìn)行有效控制。比如,在記錄票據(jù)的時(shí)候,會(huì)由于各種原因,導(dǎo)致票據(jù)受損,流通匯總的票據(jù)丟失,加大整理時(shí)間。
業(yè)財(cái)融合是企業(yè)財(cái)務(wù)管理轉(zhuǎn)型的必經(jīng)之路,財(cái)務(wù)共享平臺(tái)就是建立在業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)之間信息共享的基礎(chǔ)上。在傳統(tǒng)的企業(yè)經(jīng)營理念中,未能建立業(yè)財(cái)融合管理體系,主要是因?yàn)槠髽I(yè)尚未培養(yǎng)起業(yè)財(cái)融合理念以及數(shù)據(jù)共享的氛圍,無法為財(cái)務(wù)共享中心的建立提供支撐。企業(yè)財(cái)務(wù)人員具有一定的專業(yè)能力與實(shí)踐操作,但是對(duì)業(yè)務(wù)了解甚少,且未能有明確清晰的崗位職責(zé)劃分。財(cái)務(wù)人員的工作根本沒有上升到企業(yè)業(yè)務(wù)的管理與經(jīng)營決策層面。而企業(yè)業(yè)務(wù)部門與財(cái)務(wù)部門溝通效果不佳,處于各自為政的狀態(tài),使得業(yè)財(cái)融合的效果不甚理想,難以推進(jìn)企業(yè)的經(jīng)營與建設(shè)。這些都阻礙了財(cái)務(wù)共享中心的建立與推進(jìn)。
而當(dāng)前部分企業(yè)信息系統(tǒng)不完善,企業(yè)的數(shù)據(jù)特大龐大,但是缺少數(shù)據(jù)庫以及人工智能處理的支持,數(shù)據(jù)資源整合有著較大的困難,信息系統(tǒng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到財(cái)務(wù)共享中心的需要。比如在風(fēng)險(xiǎn)控制與資金管理模塊,這兩者是需要全面了解對(duì)企業(yè)的各個(gè)通道、各個(gè)部門,對(duì)業(yè)務(wù)流程的全過程進(jìn)行監(jiān)督,而現(xiàn)有的信息平臺(tái)遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到其要求。另外,各系統(tǒng)之間缺乏統(tǒng)一的數(shù)據(jù)接口,信息傳輸困難,延誤時(shí)間,使得信息缺乏時(shí)效性與質(zhì)量。
一方面,財(cái)務(wù)共享中心將財(cái)務(wù)人員的工作進(jìn)行細(xì)分,分為了具有基礎(chǔ)能力的、有管理的、有戰(zhàn)略規(guī)劃的。這樣的分類不僅要求財(cái)務(wù)人員掌握基礎(chǔ)的專業(yè)知識(shí),還需要對(duì)其他的管理類、法律類、風(fēng)險(xiǎn)類、計(jì)算機(jī)類相關(guān)知識(shí)進(jìn)行學(xué)習(xí),部分企業(yè)工齡長的財(cái)務(wù)人員雖然有著扎實(shí)的專業(yè)知識(shí),但是卻無法適應(yīng)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用,而有些會(huì)使用新興技術(shù),卻對(duì)企業(yè)的未來的發(fā)展以及企業(yè)面臨的風(fēng)險(xiǎn)一知半解。另一方面,在企業(yè)實(shí)際的財(cái)務(wù)共享工作中,會(huì)出現(xiàn)很多的突發(fā)事件,但當(dāng)財(cái)務(wù)共享的權(quán)限越來越少、越來越復(fù)雜時(shí),就會(huì)排斥運(yùn)用財(cái)務(wù)共享進(jìn)行工作。
企業(yè)組織框架在財(cái)務(wù)共享中心的設(shè)立下需要更加專業(yè)化的劃分,財(cái)務(wù)功能已由單純的會(huì)計(jì)與控制轉(zhuǎn)變?yōu)閮r(jià)值工程師,由原來的會(huì)計(jì)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)榻?jīng)營策略與經(jīng)營的領(lǐng)導(dǎo)者。新興技術(shù)為財(cái)務(wù)人員提供了一個(gè)絕佳的工具,借助計(jì)算機(jī)技術(shù)、流程創(chuàng)新及數(shù)據(jù)分析,財(cái)務(wù)專業(yè)人士可以更專注于規(guī)劃、分析與咨詢,并在優(yōu)化客戶體驗(yàn)、協(xié)助決策、提升營運(yùn)效率等方面扮演重要角色。同時(shí),企業(yè)的結(jié)構(gòu)也要隨之發(fā)生變化,必須具備一定的數(shù)字化思想與技術(shù)人才,為企業(yè)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供強(qiáng)有力的組織保證。(如圖1所示)
圖1 企業(yè)組織構(gòu)架簡要分析
在財(cái)務(wù)共享中心下,財(cái)務(wù)部門主要負(fù)責(zé)對(duì)各個(gè)部門的運(yùn)營進(jìn)行分析,促進(jìn)各個(gè)部門的業(yè)績指標(biāo);為企業(yè)及產(chǎn)品的投資提供支持;對(duì)企業(yè)集團(tuán)的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行預(yù)防,并對(duì)其進(jìn)行有效的控制;負(fù)責(zé)公司各個(gè)部門的財(cái)務(wù)工作;執(zhí)行各類企業(yè)的財(cái)務(wù)費(fèi)用管理;每月滾動(dòng)進(jìn)行企業(yè)集團(tuán)的全面預(yù)算管理,定期對(duì)集團(tuán)運(yùn)營狀況進(jìn)行分析,促進(jìn)集團(tuán)達(dá)到預(yù)定的目標(biāo),為集團(tuán)的投資決策提供支撐。
企業(yè)部門眾多,其管理需求與程序不盡相同,對(duì)同一業(yè)務(wù)的處理方法也不盡相同,導(dǎo)致了會(huì)計(jì)核算上的差別。在共享中心建設(shè)進(jìn)程中,標(biāo)準(zhǔn)化的糾正是首要任務(wù),要重點(diǎn)梳理費(fèi)用報(bào)銷、財(cái)務(wù)管理等工作的流程,避免職能交叉重疊、不規(guī)范的情況發(fā)生,比如在對(duì)原始單據(jù)進(jìn)行規(guī)范管理,在票據(jù)的傳遞、票據(jù)粘貼、附件是否齊全等方面,都有統(tǒng)一的要求和標(biāo)準(zhǔn)。在報(bào)銷發(fā)票時(shí),未注明費(fèi)用承擔(dān)部門、未注明項(xiàng)目WBS 要素、費(fèi)用分?jǐn)偨痤~與發(fā)票金額不一致等不予報(bào)銷。其次,要建立起財(cái)務(wù)部門與業(yè)務(wù)部門之間的溝通機(jī)制,運(yùn)用轉(zhuǎn)悠的溝通渠道,加大信息之間的共享,通過信息的溝通對(duì)材料信息、資金預(yù)算等情況的協(xié)調(diào),為業(yè)務(wù)人員查看信息提供便捷。
企業(yè)在擴(kuò)大規(guī)模的同時(shí),業(yè)務(wù)也越來越廣泛,工作量也越來越大,各個(gè)會(huì)計(jì)系統(tǒng)的財(cái)務(wù)處理過程難以滿足財(cái)務(wù)管理需求,必須對(duì)流程的優(yōu)化升級(jí),根據(jù)不同的業(yè)務(wù)類別進(jìn)行整合,建立起一套規(guī)范化、系統(tǒng)化的財(cái)務(wù)控制標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)梳理共用中心與業(yè)務(wù)單位、銀行之間的關(guān)系,對(duì)有關(guān)業(yè)務(wù)的流程進(jìn)行重新設(shè)計(jì),通過與內(nèi)部、外部的關(guān)聯(lián),對(duì)不重要的流程節(jié)點(diǎn)給予降低和剔除,使企業(yè)的生產(chǎn)效率得到極大的提升。比如,設(shè)計(jì)SAP財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)系統(tǒng),解決業(yè)務(wù)審批和圖像管理,以財(cái)務(wù)公司的結(jié)算模塊與銀行之間的聯(lián)系為核心,使企業(yè)財(cái)務(wù)管理與經(jīng)營活動(dòng)的有機(jī)結(jié)合;使企業(yè)財(cái)務(wù)工作流程化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化進(jìn)一步升級(jí);使企業(yè)的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)處理更加集中、高效;使財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)更加規(guī)范化、透明化。與此同時(shí),優(yōu)化原有的財(cái)務(wù)職能,并極大地削弱會(huì)計(jì)的職能,將更多的人力資源投入到管理和決策當(dāng)中,企業(yè)財(cái)務(wù)人員的原來會(huì)計(jì)職能變成運(yùn)營職能,更好地為公司的經(jīng)營活動(dòng)服務(wù)。
財(cái)務(wù)管理的轉(zhuǎn)型離不開人的價(jià)值,任何的工作都需要人去完成,建立高素質(zhì)的人才團(tuán)隊(duì),是實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)共享最重要的因素。
首先,加強(qiáng)財(cái)務(wù)人員的培訓(xùn),企業(yè)應(yīng)從財(cái)務(wù)共享中心的組織架構(gòu)、流程等方面進(jìn)行財(cái)務(wù)人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn),可以通過輪崗制,讓財(cái)務(wù)人員熟悉各類業(yè)務(wù)的流程,使其專業(yè)能力與實(shí)踐水平得到進(jìn)一步的提高。并且由于財(cái)務(wù)共享中心作為一個(gè)新的部門,在新的部門要找準(zhǔn)自身的工作方向與職責(zé),根據(jù)自身的實(shí)力與意向,決定向著某一方向發(fā)展,比如,基礎(chǔ)的會(huì)計(jì)職能、戰(zhàn)略規(guī)劃職能、決策分析職能等等。還可以將共享的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、文件,匯整起來,形成知識(shí)庫,存儲(chǔ)在共享中心的數(shù)據(jù)庫中,讓共享中心的成員可以隨時(shí)從數(shù)據(jù)庫中獲取知識(shí)。其次,可以建立績效考核體系,并針對(duì)不同崗位的員工制定不同的評(píng)價(jià)指標(biāo),從內(nèi)部運(yùn)營、客戶服務(wù)、決策分析、戰(zhàn)略規(guī)劃設(shè)計(jì)、行業(yè)分析等方面進(jìn)行評(píng)價(jià),通過對(duì)績效考評(píng)機(jī)制的不斷改進(jìn),使能干、多干的員工都能獲得相應(yīng)的薪酬,從而激發(fā)財(cái)務(wù)人員的工作熱情。
綜上所述,在激烈的市場競爭中,我國企業(yè)都應(yīng)該積極地尋求財(cái)務(wù)管理的轉(zhuǎn)變?!柏?cái)務(wù)共享中心”作為近些年來興起的財(cái)務(wù)管理方式,不僅可以優(yōu)化企業(yè)組織結(jié)構(gòu)、規(guī)范企業(yè)業(yè)務(wù)、加速企業(yè)經(jīng)營效率,而且可以提高財(cái)務(wù)管理的質(zhì)量與水平,加快財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型步伐。因此,在構(gòu)建“財(cái)務(wù)共享中心”推動(dòng)公司財(cái)務(wù)管理轉(zhuǎn)型的同時(shí),還需不斷的反思總結(jié)財(cái)務(wù)管理轉(zhuǎn)型的經(jīng)驗(yàn),從多角度探索,積極地改善問題,推動(dòng)企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。