事業(yè)單位人事檔案信息化管理研究

［摘 要］隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的迅速發(fā)展，大數(shù)據(jù)技術(shù)逐漸被應(yīng)用到各行各業(yè)和各個工作領(lǐng)域當(dāng)中，其中對提升事業(yè)單位人事檔案管理效率意義重大。大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，能夠為相關(guān)人員管理、整理與查閱檔案提供極大的便利。檔案信息化管理不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，它可以節(jié)省檔案成本，提升檔案相關(guān)管理人員的工作效率。但從現(xiàn)階段的情況來看，檔案信息化管理在給人們帶來極大便利的同時，也暴露出了許多的問題，且部分事業(yè)單位在檔案信息化建設(shè)中仍然存在諸多不足，嚴(yán)重影響和制約了管理水平。基于此，本文主要闡述事業(yè)單位人事檔案信息化管理的含義及優(yōu)勢，分析事業(yè)單位在將大數(shù)據(jù)應(yīng)用到人事檔案管理中可能會遇到的問題，最后對如何加強事業(yè)單位檔案信息化管理提出幾點可行的建議，以期為業(yè)內(nèi)相關(guān)學(xué)者提供參考。

［關(guān)鍵詞］事業(yè)單位；人事檔案；信息化管理

［中圖分類號］G27文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

隨著社會主義市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展，我國進入了大數(shù)據(jù)、數(shù)字經(jīng)濟時代，同時大數(shù)據(jù)技術(shù)已經(jīng)融入了社會生活的各個領(lǐng)域。因此，傳統(tǒng)的人事檔案管理工作已經(jīng)無法跟上時代的步伐，檔案管理的模式亟待轉(zhuǎn)型和升級。人事檔案管理工作是事業(yè)單位工作的重要組成部分之一，將大數(shù)據(jù)技術(shù)融入人事檔案管理工作是事業(yè)單位的必然選擇。人事檔案信息化管理是隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)與相關(guān)機器掃描技術(shù)的發(fā)展應(yīng)運而生的，它是一種新型的管理形態(tài)，可以將掃描過的信息轉(zhuǎn)化成數(shù)據(jù)的形式，再建立專門的數(shù)據(jù)庫對數(shù)據(jù)進行存儲，從而形成一個有秩序的檔案管理信息系統(tǒng)，可以及時、方便地供大家查閱相關(guān)檔案資料，實現(xiàn)信息資源的共享。

1 人事檔案信息化管理闡述

1.1 人事檔案信息化管理的含義

人事檔案信息化概念是基于數(shù)字化、大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)運而生的，是社會經(jīng)濟高速發(fā)展的產(chǎn)物，具體是指在事業(yè)單位人事部門的統(tǒng)一規(guī)劃下，在人事檔案管理中積極應(yīng)用大數(shù)據(jù)、數(shù)字化等技術(shù)，實現(xiàn)人事檔案的智能化、無紙化管理，并對相關(guān)信息資源進行有效組織、管理與利用，做好人才信息的基礎(chǔ)保障工作，是一個運用信息化技術(shù)管理人事檔案的過程。

1.2 人事檔案信息化管理的優(yōu)勢

與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理相對比，信息化管理的優(yōu)勢巨大，將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中具有以下優(yōu)勢。

其一，方便管理。對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作來說，想要查找某一檔案需要耗費大量的時間，而將檔案進行信息化管理在查找檔案的過程中具有明顯的優(yōu)勢，可以在一定程度上避免傳統(tǒng)檔案管理工作量大、效率不高以及分類難度大的問題。除此之外，將檔案信息數(shù)據(jù)錄入電腦系統(tǒng)，可以進行多次利用，并且能隨時調(diào)出查閱，降低了檔案管理人員的整理難度，也提高了其工作效率［1］。

其二，檔案更加安全。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案容易受到環(huán)境條件對其的影響，如蟲蛀、潮濕等，這會嚴(yán)重影響紙質(zhì)檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性。除此之外，對紙質(zhì)檔案反復(fù)性的查閱也會使檔案遭到損壞，同時也存在一些安全隱患問題。將人事檔案進行信息化管理，能夠提高檔案整理工作的效率，借助信息化手段可以給檔案數(shù)據(jù)加上密鑰，以防出現(xiàn)檔案信息被盜或者外泄的問題，并且云存儲也能提高存儲容量，可以存儲更多的檔案數(shù)據(jù)。

其三，打破時間、空間壁壘。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理主要以人工為主，并且管理工作需要在特定的時間與空間開展，不便于檔案的管理、查詢與使用。然而檔案管理信息化只需要利用計算機與互聯(lián)網(wǎng)就可以隨時通過網(wǎng)站來查詢相關(guān)的檔案，不需要通過檔案查閱審批，也不需要去檔案室才能查到相關(guān)的檔案，極大地減少了檔案查找的時間，同時也減輕了檔案管理人員的工作壓力。將相關(guān)檔案信息數(shù)據(jù)存儲在一定的信息系統(tǒng)內(nèi)，相關(guān)工作人員只需要經(jīng)過身份驗證，然后在搜索引擎中輸入關(guān)鍵詞即可，節(jié)省了查閱檔案的時間。

2 事業(yè)單位人事檔案信息化管理的意義

2.1 有利于提升檔案管理水平

在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式下，檔案管理必須依賴大量的人力、物力與財力才能對檔案內(nèi)容進行更好的收集整理［2］。與此同時，檔案管理會受到許多不可控的因素影響，這大大降低了檔案管理的水平。而在事業(yè)單位人事檔案管理信息化過程中，利用大數(shù)據(jù)信息技術(shù)對人事檔案進行高效的管理，能夠使相關(guān)人員更方便地查詢檔案資料，同時也大大提高了檔案管理水平。

2.2 有利于更好地保存檔案資料

在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，受到環(huán)境或其他因素的影響，會對檔案資料造成一定的破壞，例如可能會出現(xiàn)潮濕、蟲蛀甚至火燒等問題，這會嚴(yán)重影響人事檔案資料的完整性，甚至不能夠完全復(fù)原。而將人事檔案資料利用計算機相關(guān)軟件進行儲存管理，可以在一定程度上減少或者避免上述情況的發(fā)生。另外，利用計算機對檔案資料進行儲存也為相關(guān)人員查詢與借閱提供了便利，可以通過搜索關(guān)鍵詞來進行檔案查詢，這可以降低檔案管理的難度，避免檔案資料出現(xiàn)丟失或者被破壞等問題。

2.3 有利于為人事部門的檔案管理工作提供便利

在檔案管理工作中借助信息技術(shù)可以實現(xiàn)人事檔案內(nèi)容的資源共享，可以為人事部門的工作人員提供便利，不斷推動事業(yè)單位創(chuàng)新檔案管理模式。

2.4 有利于實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化

傳統(tǒng)的檔案管理工作比較復(fù)雜，檔案管理的場所空間有限，而檔案的數(shù)量相對較多，所以檔案管理存在不規(guī)范的行為，而將檔案管理與信息技術(shù)相結(jié)合，不僅可以降低檔案管理工作的難度，還可以使檔案管理更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，因此事業(yè)單位應(yīng)大力推進大數(shù)據(jù)與檔案管理工作的深度融合［3］。

3 事業(yè)單位將大數(shù)據(jù)應(yīng)用到人事檔案管理中可能會遇到的問題

3.1 傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理應(yīng)用范圍廣

從人事檔案收集與管理現(xiàn)狀來看，許多事業(yè)單位還是以傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理為主，對于信息化的管理手段利用率比較低［4］。雖然大數(shù)據(jù)技術(shù)也被應(yīng)用在人事檔案管理過程中，但還是存在電子檔案打印成紙質(zhì)材料的現(xiàn)象，紙質(zhì)檔案的數(shù)量并沒有減少。因此，人事電子檔案還是無法完全替代紙質(zhì)檔案，這在一定程度上提高了檔案管理工作的難度，也給檔案管理人員增加了工作量。除此之外，部分事業(yè)單位的工作人員更注重紙質(zhì)檔案的借閱與查詢，往往忽視了電子檔案。

3.2 人事檔案信息化管理利用率較低

由于人事檔案內(nèi)容涉及員工的健康、婚姻等比較私密的問題，為了使員工個人信息受到更好的保護事業(yè)單位人事檔案的查閱要受到相關(guān)人事部門的監(jiān)督與授權(quán)，因此申請的手續(xù)復(fù)雜并且耗費的時間也比較長，這在一定程度上體現(xiàn)了紙質(zhì)檔案管理的效率比較低，其保存功能遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于使用功能。對人事檔案信息化管理利用率不高還有一個原因就是，計算機容易遭到病毒的侵襲，這會增加單位相關(guān)人員個人信息暴露的風(fēng)險，因此事業(yè)單位對于計算機網(wǎng)絡(luò)的管理非常嚴(yán)格，這也使得信息化檔案管理只能在固定的檔案室進行，這在一定程度上保護了檔案的信息安全，但不方便對檔案進行調(diào)閱［5］。

3.3 人事檔案管理開放程度低

目前，我國許多事業(yè)單位的人事檔案管理系統(tǒng)還是需要手動錄入各種信息資料，無法利用計算機等辦公軟件進行批量錄入，并且不同的單位以及單位內(nèi)不同的部門之間采取不同且不相容的檔案信息管理模式，使得各個系統(tǒng)之間的資源無法實現(xiàn)共享，這就導(dǎo)致各個系統(tǒng)之間的信息無法第一時間得到更新，相同的信息出現(xiàn)重復(fù)的輸入，這大大降低了檔案管理的效率，也給檔案管理人員增加了工作難度［6］。

3.4 缺乏相關(guān)檔案信息化管理人才

檔案信息化管理需要依托專業(yè)的大數(shù)據(jù)技術(shù)，這就需要專業(yè)人才的引領(lǐng)，目前許多事業(yè)單位缺乏這種復(fù)合型人才，導(dǎo)致檔案信息化管理的利用率不高，即使引進了相關(guān)的管理設(shè)備，也無法做到專業(yè)的維護與管理，這同樣給檔案管理人員增加了工作難度［7］。

4 加強事業(yè)單位人事檔案信息化管理的對策

4.1 擴大檔案信息化管理的應(yīng)用范圍

目前，我國還有許多事業(yè)單位依然采用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的模式，因此為了減少傳統(tǒng)檔案管理模式的影響，事業(yè)單位應(yīng)完善相關(guān)檔案管理制度，建立健全人事檔案管理體制，為大數(shù)據(jù)技術(shù)更好地融入人事檔案管理提供保障。各省市相關(guān)組織部門應(yīng)推廣全國統(tǒng)一的人事檔案管理軟件，并按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與操作流程，建立統(tǒng)一規(guī)范的檔案管理平臺，平臺可以根據(jù)檔案的性質(zhì)對人事檔案進行分類，建立一個統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)，完善事業(yè)單位的檔案管理體制。除此之外，應(yīng)該增強事業(yè)單位工作人員對人事檔案信息化管理的意識，不斷推進大數(shù)據(jù)技術(shù)與人事檔案管理的融合，降低相關(guān)工作人員的操作難度，促進檔案管理工作提質(zhì)增效。

4.2 提高人事檔案信息化管理的利用率

要想提高人事檔案信息化管理的利用率，首先，事業(yè)單位需要加大對檔案管理的資金投入力度，減少傳統(tǒng)檔案管理模式的影響，不斷推動人事檔案管理模式的轉(zhuǎn)型升級。其次，事業(yè)單位應(yīng)加大對人事檔案信息化管理的資金投入，使相關(guān)系統(tǒng)軟件及時更新，做好人事檔案相關(guān)資料的備份，防止資料出現(xiàn)丟失的情況。另外，要安排專職人員對電腦進行安全管理，保障電腦的存放與使用安全，禁止除了公司以外的U盤或硬盤插入存放檔案資料的電腦，利用先進的技術(shù)實現(xiàn)對電子檔案的嚴(yán)格管理，要為人事檔案數(shù)字化管理提供一個良好的環(huán)境［8］。最后，事業(yè)單位應(yīng)該加大資金投入，及時更新電腦設(shè)備，為大數(shù)據(jù)融入檔案管理提供設(shè)備保障，只有擁有先進的計算機設(shè)備，才能推動大數(shù)據(jù)融入檔案管理工作。

4.3 擴大檔案信息化管理的開放范圍

事業(yè)單位人事檔案管理部門應(yīng)提高對檔案管理信息化建設(shè)的重視程度，積極利用各種計算機辦公軟件對相關(guān)人事檔案資料進行錄入，減少檔案資料錄入人員的工作量。另外，不同單位的人事檔案信息要實現(xiàn)資源共享，避免出現(xiàn)信息重復(fù)的現(xiàn)象，相關(guān)人員也應(yīng)做好對系統(tǒng)的管理工作，避免出現(xiàn)系統(tǒng)上的錯誤，導(dǎo)致檔案管理的工作效率降低［9］。

4.4 吸引互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)人才

事業(yè)單位可以高薪聘請計算機網(wǎng)絡(luò)人才，為實現(xiàn)人事檔案信息化管理提供技術(shù)保障，同時要定期開展專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)和考核，對考核中表現(xiàn)優(yōu)異者適當(dāng)給予獎勵。除此之外，事業(yè)單位可以派遣相關(guān)人員去其他事業(yè)單位進行交流學(xué)習(xí)，結(jié)合其他單位的優(yōu)秀經(jīng)驗，促進自身單位人事檔案管理模式的轉(zhuǎn)型升級，加強檔案信息化管理建設(shè)［10］。

5 結(jié)語

我國事業(yè)單位要想推進大數(shù)據(jù)與檔案管理技術(shù)的深度融合，首先要認(rèn)識到大數(shù)據(jù)技術(shù)對人事檔案管理的重要性，加大對其的政策與資金投入，為檔案信息化管理提供資金與政策支持。其次，事業(yè)單位要建立健全檔案管理的體制機制，提高信息化檔案管理的利用率，實現(xiàn)不同單位之間的資源共享，避免出現(xiàn)信息數(shù)據(jù)重復(fù)的問題。最后，事業(yè)單位應(yīng)積極引進相關(guān)技術(shù)人才，為其提供人才保障，并且要及時更新電腦設(shè)備，為更好推進大數(shù)據(jù)與檔案管理融合提供保障，不斷提高人事檔案的管理水平，使事業(yè)單位的人事檔案資料管理更加規(guī)范。

參考文獻(xiàn)

［1］宋圓圓. 事業(yè)單位人事檔案的信息化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理研究［J］. 大眾標(biāo)準(zhǔn)化，2023（7）：166-167，170.

［2］王高航. 機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理信息化路徑研究［J］. 蘭臺世界，2023（1）：76-78.

［3］魏巍. 事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)及發(fā)展探討［J］. 陜西檔案，2022（5）：44-45.

［4］丁華. 淺談信息化背景下事業(yè)單位人事檔案管理優(yōu)化策略［J］. 活力，2022（14）：169-171.

［5］張金穎. 關(guān)于事業(yè)單位人事檔案管理信息化路徑探究［J］. 中國管理信息化，2022，25（11）：176-179.

［6］李麗. 事業(yè)單位人事檔案信息化管理研究［J］. 檔案天地，2021（9）：56-58，53.

［7］魯玲華. 事業(yè)單位人事檔案信息化管理問題及策略［J］. 現(xiàn)代商業(yè)，2021（19）：90-92.

［8］張蔚. 事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的分析研究［J］. 陜西檔案，2023（3）：31-32.

［9］劉璇. 基于大數(shù)據(jù)的事業(yè)單位檔案管理策略［J］. 網(wǎng)絡(luò)安全和信息化，2023（5）：8-11.

［10］施林林. 大數(shù)據(jù)視域下提升事業(yè)單位檔案管理效率的策略分析［J］. 中國新通信，2023，25（3）：65-67.

［作者簡介］李金林，男，青海海東人，青海省海東市樂都區(qū)人力資源和社會保障局，助理館員，大專，研究方向：人事檔案管理。