企事業(yè)單位人事檔案信息化項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理研究

［摘 要］人事檔案是企事業(yè)單位的重要資產(chǎn)，檔案記錄員工的個(gè)人履歷、業(yè)績評價(jià)等關(guān)鍵信息。本文首先分析企事業(yè)檔案信息化項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理存在的主要問題，其中包括檔案管理重度程度不高、缺乏精細(xì)化管理、檔案管理技術(shù)落后、檔案管理制度體系不健全等，并根據(jù)上述問題制定針對性的解決措施。通過做好人事檔案信息化項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)控制，能夠更好地提升檔案風(fēng)險(xiǎn)控制能力，可為企事業(yè)單位人事檔案的現(xiàn)代化管理做出貢獻(xiàn)。

［關(guān)鍵詞］企事業(yè)單位；人事檔案；信息化；項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)；管理

［中圖分類號］G27文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

目前，檔案信息化建設(shè)成為企事業(yè)單位現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵步驟，對人事檔案信息化管理項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行控制成為企事業(yè)單位管理人員關(guān)注的焦點(diǎn)。然而，在信息化背景下，人事檔案管理的復(fù)雜性較強(qiáng)，難度較大，檔案管理過程涉及人員、技術(shù)與管理流程等多種因素，檔案信息化管理造成的風(fēng)險(xiǎn)隱患問題同樣值得關(guān)注。此外，企事業(yè)單位的信息化建設(shè)水平不足、管理制度不健全也會(huì)影響人事檔案信息化項(xiàng)目的實(shí)施質(zhì)量，并出現(xiàn)管理流程不暢通、效果不明顯等現(xiàn)象。為解決上述問題，工作人員應(yīng)分析企事業(yè)單位人事檔案管理存在的諸多問題，并對易出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)的環(huán)節(jié)做出準(zhǔn)確識別、評估與監(jiān)控，確保檔案管理具有安全性。

1 企事業(yè)單位人事檔案信息化項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理存在的問題

1.1 對檔案風(fēng)險(xiǎn)管理的重視程度不高

檔案管理是企事業(yè)單位內(nèi)部管理的重要組成部分。然而，隨著檔案管理技術(shù)的革新，人事檔案管理風(fēng)險(xiǎn)項(xiàng)目增加，對企事業(yè)單位人員的風(fēng)險(xiǎn)控制能力與管理水平提出了更高的要求。分析當(dāng)前企事業(yè)單位檔案管理人員隊(duì)伍基礎(chǔ)可知，部分管理人員的信息技術(shù)素養(yǎng)較低，對檔案信息化管理過程中存在的風(fēng)險(xiǎn)因素未能做好識別，導(dǎo)致檔案信息的真實(shí)性與可靠性降低，增加了企事業(yè)單位對信息化檔案管理的難度。

對目前企事業(yè)單位人事檔案的管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析可知，部分單位在管理信息化檔案期間，未能深度開發(fā)信息化管理平臺，同時(shí)也未能做好關(guān)于人事檔案風(fēng)險(xiǎn)的定期評估與分級工作，使得檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)程度增加。此外，檔案管理人員在技術(shù)、管理與業(yè)務(wù)等方面存在不足，未能接受正規(guī)專業(yè)的人事檔案管理培訓(xùn)。上述問題長期存在，將影響企事業(yè)單位的檔案管理質(zhì)量，間接提升了檔案泄漏與丟失的風(fēng)險(xiǎn)概率。

1.2 缺乏檔案精細(xì)化管理

部分企事業(yè)單位在開展人事檔案管理工作時(shí)，未能制訂動(dòng)態(tài)化管理方案，制訂的檔案管理目標(biāo)與當(dāng)前單位人事工作現(xiàn)狀不符，使得檔案信息化管理中存在較大的安全隱患。檔案信息化管理是人事檔案管理的發(fā)展趨勢，部分企事業(yè)單位由于在人事檔案管理中缺乏經(jīng)驗(yàn)，并且未能及時(shí)對不同風(fēng)險(xiǎn)等級的檔案進(jìn)行差異化管理，由此增加了信息化檔案風(fēng)險(xiǎn)事件的發(fā)生概率。

例如，在某企事業(yè)單位的檔案管理中，其信息化管理平臺存在較大的安全隱患，在平臺的最初開發(fā)階段，未能采取可靠的安全認(rèn)證與加密技術(shù)。檔案管理人員在使用信息化管理平臺完成人事檔案管理時(shí)，暴露了諸多的安全隱患，甚至存在部分檔案數(shù)據(jù)丟失的問題。基于上述情況可知，缺乏精細(xì)化的管理是造成人事檔案管理項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)隱患的主要原因，檔案管理人員需要對此提高重視。

1.3 檔案信息化管理技術(shù)手段落后

檔案管理信息化技術(shù)的應(yīng)用水平影響管理質(zhì)量，因此需要對檔案管理技術(shù)做出及時(shí)更新。然而，有些企事業(yè)單位在開展檔案管理工作時(shí)，采取的技術(shù)手段相對落后，未能對現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進(jìn)行檢查，使得檔案管理存在較為明顯的安全隱患［1］。在對人事檔案進(jìn)行增刪改查時(shí)，使用的技術(shù)措施也不夠先進(jìn)，造成檔案管理質(zhì)量下降。

分析企事業(yè)單位的檔案信息化管理項(xiàng)目實(shí)施現(xiàn)狀可知，檔案管理平臺的安全漏洞問題仍然十分明顯，部分人員在檔案管理中，缺乏對關(guān)鍵檔案信息的有效審查與查詢資格認(rèn)證，由此增加了人事檔案信息化管理風(fēng)險(xiǎn)隱患。在開展檔案信息化管理工作中，部分管理人員的安全意識較差，未能形成良好的安全操作行為。上述問題的存在，會(huì)增加檔案管理風(fēng)險(xiǎn)，降低人事檔案管理的規(guī)范性。

1.4 檔案信息化項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理制度不完善

目前，企事業(yè)單位在檔案管理中存在管理制度不健全、檔案管理制度缺乏全面性等問題。上述問題的存在不僅影響檔案管理工作水平，而且不利于企事業(yè)單位的內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)控制，對其現(xiàn)代化管理體系的構(gòu)建造成不良影響。此外，在人事檔案的信息化風(fēng)險(xiǎn)控制中，管理部門制定的風(fēng)險(xiǎn)控制策略未能得到落實(shí)，缺乏必要的監(jiān)督執(zhí)行制度，也是導(dǎo)致企事業(yè)單位檔案風(fēng)險(xiǎn)等級升高的主要因素。以事業(yè)單位干部人事檔案的管理為例，其檔案包括干部在成長過程中的履歷、學(xué)歷、政審與黨團(tuán)材料，涉及的數(shù)量較多，檔案內(nèi)容十分復(fù)雜。由于檔案管理制度不完善，對其進(jìn)行管理所投入的技術(shù)與精力較多，管理風(fēng)險(xiǎn)也相應(yīng)增加。

2 企事業(yè)單位人事檔案信息化項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理對策

2.1 加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)

新時(shí)期，企事業(yè)單位加大了對人事檔案編制工作的風(fēng)險(xiǎn)控制力度，并注重將最新的信息化技術(shù)手段與檔案風(fēng)險(xiǎn)控制工作緊密結(jié)合，使得檔案風(fēng)險(xiǎn)控制具有較為明顯的現(xiàn)代化特征，由此可防范與化解檔案在編制過程中出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)。在人事檔案信息化建設(shè)的全過程中，企事業(yè)單位有關(guān)人員需要提高對檔案管理的重視程度，及時(shí)指出目前人事檔案信息化建設(shè)存在的主要問題，據(jù)此提出具有針對性的解決方案，加快檔案信息化建設(shè)步伐。

例如，在某機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人事檔案管理中，單位對檔案部門工作人員的信息化素養(yǎng)提出了嚴(yán)格要求，要求相關(guān)人員具備較強(qiáng)的風(fēng)險(xiǎn)識別與評估能力，并且能夠綜合利用現(xiàn)代化技術(shù)手段，做好事業(yè)單位人事檔案的分類管理工作。在具體的管理環(huán)節(jié)，也要求管理人員熟練使用檔案管理信息化平臺，做好全部檔案的定期查閱與風(fēng)險(xiǎn)評估工作，并劃分合適的風(fēng)險(xiǎn)等級，針對不同風(fēng)險(xiǎn)等級采取差異化的管理策略。在檔案風(fēng)險(xiǎn)管理中，企事業(yè)單位相關(guān)部門應(yīng)授予檔案管理人員權(quán)限，要求根據(jù)企事業(yè)單位實(shí)際情況，對檔案進(jìn)行增刪改查，使得人事檔案更加準(zhǔn)確，滿足當(dāng)前信息化風(fēng)險(xiǎn)管控的要求。

此外，企事業(yè)單位在人事檔案管理中，應(yīng)對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)資源的合理配置。在此期間，也要做好信息化風(fēng)險(xiǎn)控制，在技術(shù)、管理與業(yè)務(wù)等多個(gè)方面開展相關(guān)工作，由此強(qiáng)化管理人員的信息素養(yǎng)與專業(yè)技術(shù)能力，為人事檔案信息化項(xiàng)目的落實(shí)夯實(shí)基礎(chǔ)。為提高有關(guān)人員對檔案風(fēng)險(xiǎn)的重視程度，管理部門需要將信息化風(fēng)險(xiǎn)項(xiàng)目責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，對人事檔案管理中軟件與硬件的使用權(quán)進(jìn)行分配，同時(shí)搭建或租用服務(wù)器，專門用于管理檔案，保證檔案安全。

2.2 做好人事檔案信息的精細(xì)化管理

在人事檔案信息化管理項(xiàng)目的落實(shí)期間，企事業(yè)單位應(yīng)重點(diǎn)做好風(fēng)險(xiǎn)控制措施的細(xì)化、優(yōu)化工作。在整個(gè)項(xiàng)目的實(shí)施過程中，需要制訂風(fēng)險(xiǎn)控制計(jì)劃，對不同原因?qū)е碌臋n案管理風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分級，并根據(jù)現(xiàn)有技術(shù)方案做好風(fēng)險(xiǎn)控制與管控措施調(diào)整，使得信息化檔案管理具有動(dòng)態(tài)性［2］。為確保人事檔案管理呈現(xiàn)出實(shí)時(shí)性特征，企事業(yè)單位檔案管理人員需要關(guān)注最新的檔案管理技術(shù)，將最新的管理手段與技術(shù)框架引入人事檔案管理實(shí)踐中，并及時(shí)識別與控制新增的信息檔案風(fēng)險(xiǎn)事件，為企事業(yè)單位電子檔案安全做出貢獻(xiàn)。

由于事業(yè)單位人事檔案涉及大量的個(gè)人信息，檔案信息的敏感性較強(qiáng)。鑒于此，檔案管理人員需要強(qiáng)化技術(shù)應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)，構(gòu)建較為完善的檔案保密制度，采取必要的加密存儲(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)隔離、防火墻等手段。在人事檔案的訪問與修改方面，則推薦使用更加安全的認(rèn)證與加密技術(shù)，如使用帶有Spring Security框架的檔案信息化管理平臺?；趯ι鲜鰴n案管理技術(shù)的應(yīng)用，能夠很好地提升人事檔案管理的安全性，有效防范與化解企事業(yè)單位檔案信息化管理項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)。

為確保企事業(yè)單位人事檔案風(fēng)險(xiǎn)管理邁入新的臺階，要求單位內(nèi)部管理部門建立完善的風(fēng)險(xiǎn)管理制度體系，在項(xiàng)目進(jìn)度、人員隊(duì)伍建設(shè)與檔案技術(shù)應(yīng)用等多個(gè)方面做好風(fēng)險(xiǎn)控制。在檔案風(fēng)險(xiǎn)管理項(xiàng)目的實(shí)施期間，也需要建立信息化溝通機(jī)制，通過及時(shí)可靠的溝通，反饋檔案管理風(fēng)險(xiǎn)隱患，確保管理人員能夠利用信息平臺掌握人事檔案管理中存在的風(fēng)險(xiǎn)因素。表1是某企事業(yè)單位人事檔案類型與風(fēng)險(xiǎn)等級的案例。

2.3 更新檔案管理的信息化技術(shù)手段

為了提高企事業(yè)單位人事檔案的安全性，有關(guān)人員需要將數(shù)據(jù)安全加密技術(shù)引入管理方案中，對員工的個(gè)人敏感信息進(jìn)行加密處理與存儲(chǔ)，并采取數(shù)據(jù)隔離技術(shù)，區(qū)分內(nèi)部與外部網(wǎng)區(qū)域，建立專屬于本單位的檔案數(shù)據(jù)倉庫。在檔案信息化管理項(xiàng)目的落實(shí)過程中，也需要應(yīng)用數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)技術(shù)，在檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行期間，對數(shù)據(jù)節(jié)點(diǎn)進(jìn)行更新，做好更新數(shù)據(jù)的及時(shí)存儲(chǔ)，避免個(gè)人信息的安全性受到影響。對企事業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)管理技術(shù)進(jìn)行更新，能夠加快信息化管理進(jìn)程，避免因系統(tǒng)故障和管理員誤操作造成檔案信息丟失的事件發(fā)生［3］。

為實(shí)現(xiàn)上述管理目標(biāo)，企事業(yè)單位有關(guān)人員需要將安全審查技術(shù)手段應(yīng)用在本次更新中，注重對外界操作與接入信息進(jìn)行監(jiān)查，對任何可疑信息做出標(biāo)記，為后期追蹤提供技術(shù)支持。同時(shí)，加大對檔案信息歷史記錄的管理力度，當(dāng)檔案數(shù)據(jù)庫出現(xiàn)訪問、修改與刪除等操作時(shí)，需要做出標(biāo)記，并提交記錄，為安全審查提供數(shù)據(jù)參考。

在檔案信息化項(xiàng)目的實(shí)施期間，有關(guān)人員也需要采取必要的安全管理和漏洞修復(fù)措施，對檔案管理系統(tǒng)存在的安全漏洞進(jìn)行定期審查，并及時(shí)做好系統(tǒng)更新工作，確保檔案安全管理方案被落實(shí)到位。為進(jìn)一步增強(qiáng)檔案管理人員的安全意識，在企事業(yè)單位檔案的安全管理過程中，要求相關(guān)部門對檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)而全面的培訓(xùn)，定期組織管理員參與安全培訓(xùn)、應(yīng)急安全演練等活動(dòng)，使得檔案管理人員養(yǎng)成安全管理與規(guī)范操作的習(xí)慣。在實(shí)際的安全管理中，也建議對信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行監(jiān)控，并構(gòu)建較為完善的安全應(yīng)急響應(yīng)機(jī)制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)安全風(fēng)險(xiǎn)事件，并對其進(jìn)行處理，防止其對企事業(yè)單位檔案信息的安全性造 成影響。例如，在某企事業(yè)單位的人事檔案管理中，檔案部門根據(jù)行業(yè)規(guī)范制定了專門的保密空間法規(guī)，為事業(yè)單位提供保密空間設(shè)備，并做好人事檔案的物理隔離，預(yù)防個(gè)人信息被非法獲取。建議企事業(yè)單位定期更新病毒數(shù)據(jù)庫，在運(yùn)行檔案管理平臺的計(jì)算機(jī)上安裝專業(yè)的殺毒軟件，對計(jì)算機(jī)進(jìn)行全面保護(hù)，防止檔案管理軟件被惡意腳本攻擊。

2.4 健全檔案信息化項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理體系

根據(jù)《干部人事檔案工作條例》，企事業(yè)單位檔案管理人員需要對當(dāng)前本單位的人事檔案進(jìn)行精細(xì)化管理，做好檔案信息化項(xiàng)目管理風(fēng)險(xiǎn)的控制工作，并健全檔案管理制度，使得檔案管理質(zhì)量得到顯著提升［4］。在檔案管理實(shí)踐中，建議有關(guān)人員結(jié)合本單位檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)實(shí)狀況，建立人事檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)，主動(dòng)識別人事檔案管理過程中存在的風(fēng)險(xiǎn)隱患，同時(shí)做好風(fēng)險(xiǎn)等級分類與控制管理。一般來說采取合適的檔案管理監(jiān)督執(zhí)行措施，能夠最大限度提升檔案管理的安全性，避免出現(xiàn)檔案缺失、不實(shí)等問題［5］。

為提升人事檔案的管理質(zhì)量，也要求企事業(yè)單位檔案管理人員能夠正確使用檔案信息化管理系統(tǒng)，并且在嚴(yán)格的檔案管理制度體系下，完成實(shí)體人事檔案與電子檔案之間的同步管理，并做好檔案的動(dòng)態(tài)管理與更新工作。在檔案信息化項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的控制中，企事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)最新的檔案管理制度，將物聯(lián)網(wǎng)與大數(shù)據(jù)技術(shù)引入檔案管理體系中，通過相關(guān)技術(shù)做好檔案查詢與風(fēng)險(xiǎn)控制，確保企事業(yè)單位的檔案信息化項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理邁入新的臺階。

3 結(jié)語

通過加強(qiáng)人事檔案信息化、做好檔案信息的精細(xì)化管理、更新檔案管理的信息化技術(shù)手段、健全檔案信息化項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理體系，能夠降低檔案丟失與不真實(shí)風(fēng)險(xiǎn)，并且可解決檔案管理技術(shù)的應(yīng)用難題，為企事業(yè)單位人事檔案風(fēng)險(xiǎn)控制提供有益參考。

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［作者簡介］李海濱，男，山東莘縣人，淄博市社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)中心，中級經(jīng)濟(jì)師、中級檔案館員，本科，研究方向：人力資源管理、檔案管理。