“大智移云”時代高校財務(wù)系統(tǒng)智能化轉(zhuǎn)型探索

陳敏璇 深圳大學

引言

“大智移云”即大數(shù)據(jù)、人工智能、移動互聯(lián)網(wǎng)和云計算。2013 年8 月，中國工程院院士、未來移動通信論壇理事長鄔賀銓在中國互聯(lián)網(wǎng)大會上首次提出了“大智移云”概念，該概念提出至今剛好第十載，這十年來，幾項技術(shù)之間相互交融滲透，給人們的工作生活都帶來了巨大影響。在高校財務(wù)領(lǐng)域，抓住“大智移云”時代帶來的發(fā)展機遇進行財務(wù)智能化轉(zhuǎn)型，成為各大高校關(guān)注的焦點。而財務(wù)智能化轉(zhuǎn)型中，構(gòu)建智能財務(wù)系統(tǒng)是最直接、最基礎(chǔ)、最重要的實踐路徑之一。本文以“大智移云”時代為背景，以高校目前財務(wù)工作面臨的困境為出發(fā)點，分析智能財務(wù)系統(tǒng)的報銷模式和實施優(yōu)勢，探索智能財務(wù)系統(tǒng)的構(gòu)建路徑和實施保障，希望為高校財務(wù)系統(tǒng)智能化轉(zhuǎn)型提供有益參考。

一、高校財務(wù)工作面臨的困境

早期，高校財務(wù)報銷采用傳統(tǒng)線下報賬模式，即報銷人填寫手工報銷單，現(xiàn)場排隊提交單據(jù)，再由財務(wù)審核無誤后安排制證、復(fù)核、付款，整個流程費時費力且效率過低。近年來，隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”的廣泛應(yīng)用，各大高校財務(wù)相繼進行深化改革，致力打造現(xiàn)代信息財務(wù)，其中一項重大舉措是推行網(wǎng)上預(yù)約無等候報賬系統(tǒng)，具體流程為：報銷人粘貼整齊原始憑證，從財務(wù)處網(wǎng)站進入系統(tǒng)，按要求線上填寫報銷單信息，保存提交并打印報銷單，完成線下財務(wù)審批相關(guān)手續(xù)后，遞交財務(wù)處收單窗口即可離開，再由財務(wù)人員辦理后臺審核、制證、復(fù)核、付款。整個流程，報銷人均可通過系統(tǒng)實時查詢跟蹤報銷進度。與傳統(tǒng)線下報賬模式相比，該系統(tǒng)實現(xiàn)了“網(wǎng)上預(yù)約+無等候+無現(xiàn)金+票據(jù)物流”全過程信息化管理，更加方便、快捷、高效。但是，該系統(tǒng)無法解決當下“報銷繁”困境，主要體現(xiàn)在：

（一）網(wǎng)上預(yù)約填報手續(xù)煩瑣，填報工作量及難度偏大

在整個報銷流程中，報銷人普遍反映最“頭疼”的環(huán)節(jié)是網(wǎng)上預(yù)約填報環(huán)節(jié)，主要原因是填報手續(xù)煩瑣且填報工作量和難度偏大。以日常網(wǎng)報單為例，網(wǎng)上預(yù)約填報流程為：①根據(jù)發(fā)票內(nèi)容判斷所報銷的經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項類別并進行歸類貼票、匯總計算；②根據(jù)經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項選擇對應(yīng)的會計科目，錄入票據(jù)數(shù)量、金額等信息；③錄入收款方信息。整個流程不僅需要具備簡單的會計業(yè)務(wù)知識，還需要報銷人足夠有耐心和細心匯總計算填寫，否則，可能會因為金額計算有誤、經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項或會計科目判斷有誤而實際報銷事項無對應(yīng)可用額度、收款信息填寫有誤等問題被退單，而這些繁雜費時的填報工作，在一定程度上擠占了報銷人本該用于專心科研、教學的時間和精力，成了他們的負擔。

（二）線下簽批手續(xù)煩瑣

網(wǎng)上預(yù)約無等候報賬系統(tǒng)實行“線上預(yù)約+線下簽批+線下投單”的報銷模式，雖然實現(xiàn)了可在任何時間與任何地點線上填寫網(wǎng)報單的功能，解決了報銷人排長隊等候交單的問題，卻沒有解決線下簽批手續(xù)煩瑣的問題。高校經(jīng)費種類繁多且體量大，審批規(guī)則種類多且部分報銷審批環(huán)節(jié)長，導(dǎo)致部分報銷人或者因為不清楚報銷審批規(guī)則和權(quán)限，或者因為審批環(huán)節(jié)長，或者因為審批人出差或開會，或者因為審批人跨校區(qū)，需要耗費大量時間精力來回奔波找審批人簽字。

（三）電子發(fā)票重復(fù)報銷

電子發(fā)票的普及，給報銷人獲取發(fā)票帶來了便利，但對于財務(wù)人員而言，卻是一個“甜蜜”的負擔，電子發(fā)票由于可重復(fù)打印的特點，帶來了易出現(xiàn)重復(fù)報銷的風險，財務(wù)人員在收到發(fā)票時，需要增加一道查重環(huán)節(jié)。目前，高校財務(wù)普遍采取的查重手段是制度約束加建立電子發(fā)票數(shù)據(jù)庫。制度約束，即建立重復(fù)報銷的懲罰機制，對首次重復(fù)報銷的報銷人進行提醒，如再次重復(fù)報銷，則暫停其報賬權(quán)限?？恐贫鹊募s束，能夠震懾惡意重復(fù)報銷行為，但客觀上無法杜絕由于粗心或者個人疏忽導(dǎo)致的重復(fù)報銷。建立電子發(fā)票數(shù)據(jù)庫，是指在會計人員制證、復(fù)核完畢后，利用掃描槍將電子發(fā)票信息掃描錄入電子發(fā)票數(shù)據(jù)庫并進行自動查重校驗，當發(fā)現(xiàn)電子發(fā)票重復(fù)報銷時，需對相應(yīng)憑證進行反復(fù)核對，取消制證，通知報銷人取回單據(jù)。此方法雖然解決了電子發(fā)票重復(fù)報銷問題，但是仍需耗費人工掃描，自動化程度較低。而對于報銷人，往往只能依靠記憶力或者手工錄入“電子發(fā)票臺賬”方式防止電子發(fā)票重復(fù)報銷，這無疑也給報銷人增加了不少工作量。

二、智能財務(wù)系統(tǒng)報銷模式及實施優(yōu)勢

（一）智能財務(wù)系統(tǒng)報銷模式

智能財務(wù)系統(tǒng)是基于“大智移云”的財務(wù)系統(tǒng)，支持手機端和電腦端雙平臺登錄，集智能采集、智能識別、智能查驗、智能填報、在線審批、智能稽核、智能控制等多種功能于一體，實行報銷全流程數(shù)字化管理模式。

智能財務(wù)系統(tǒng)致力于為師生提供更方便、更快捷、更智能的財務(wù)服務(wù)。具體報銷流程如下：①報銷人通過手機端或客戶端登錄智能財務(wù)系統(tǒng)，通過手機拍照或上傳電子票據(jù)，系統(tǒng)智能識別和查驗票據(jù)，智能生成網(wǎng)報單；②報銷人提交網(wǎng)報單，發(fā)起線上審批申請，系統(tǒng)按照預(yù)設(shè)的報銷審批節(jié)點自動觸發(fā)審批流程，審批人根據(jù)電子資料進行線上簽批；③完成線上簽批后，報銷人打印出網(wǎng)報單，連同票據(jù)及相關(guān)附件一起遞交至財務(wù)處報賬大廳或自助投單機。

（二）智能財務(wù)系統(tǒng)實施優(yōu)勢

智能財務(wù)系統(tǒng)借助“大智移云”等新技術(shù)，更多地運用智能化的系統(tǒng)工具，實現(xiàn)了智能采集、智能識別、智能查驗、智能填報、在線審批、智能稽核、智能控制等多種功能，能有效緩解當前存在的“報銷繁”難題，與網(wǎng)上預(yù)約無等候報賬系統(tǒng)相比，有以下優(yōu)勢：

1.支持雙平臺報銷

網(wǎng)上預(yù)約無等候報賬系統(tǒng)僅支持電腦端登錄，智能財務(wù)系統(tǒng)在此基礎(chǔ)上，新增了支持手機端登錄功能，且雙平臺資源同步更新。報銷人不再受校內(nèi)網(wǎng)的局限，也不再受時間和空間的限制，可隨時隨地進行線上網(wǎng)報單填報及報銷進度查詢，審批人也可隨時隨地進行業(yè)務(wù)查看和線上簽批，更方便、靈活、快捷，大大提高了報銷效率。

2.智能識別、智能查驗、智能填報

智能財務(wù)系統(tǒng)通過引入OCR 識別技術(shù)、關(guān)聯(lián)國家稅務(wù)發(fā)票查驗平臺、內(nèi)嵌財務(wù)報銷制度等手段實現(xiàn)智能識別、智能查驗、智能填報代替手工查驗及錄入。報銷人通過手機拍照或者上傳電子票據(jù)，系統(tǒng)基于大數(shù)據(jù)的票據(jù)池一鍵識別并提取票據(jù)信息，如發(fā)票抬頭、發(fā)票金額、發(fā)票項目明細等；系統(tǒng)關(guān)聯(lián)國家稅務(wù)發(fā)票查驗平臺，自動進行發(fā)票合規(guī)性檢查，包括發(fā)票真?zhèn)尾轵?、發(fā)票抬頭核對、電子發(fā)票重復(fù)報銷預(yù)警、發(fā)票過期預(yù)警等，通過智能查驗，將報銷單據(jù)的不合規(guī)點暴露在報銷前端，從源頭減少退單率。完成票據(jù)查驗后，系統(tǒng)根據(jù)內(nèi)嵌的票據(jù)信息與會計科目的勾稽關(guān)系自動匹配會計科目并分類匯總計算金額，自動填寫收款信息并引導(dǎo)報銷人進行其他信息的補充或修改后即可提交網(wǎng)報單。

3.實現(xiàn)全流程線上簽批

智能財務(wù)系統(tǒng)運用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和電子審批技術(shù)，內(nèi)嵌財務(wù)開支審批制度，根據(jù)經(jīng)費號、金額、經(jīng)濟事項自動識別并推送審批環(huán)節(jié)至對應(yīng)審批人，實現(xiàn)了全流程線上簽批。對于報銷人，不再需要費力學習開支審批制度摸索審批節(jié)點，不再需要攜帶紙質(zhì)資料在各個環(huán)節(jié)尋找審批人簽字，用數(shù)據(jù)跑腿代替了報銷人跑腿，大大減少了時間消耗，提升了報銷體驗；對于審批人，可以自主安排簽批時間，避免每天不定時被各類線下報銷簽批打斷原本的工作安排，增強了辦公靈活性；對于高校財務(wù)，通過在簽批系統(tǒng)內(nèi)嵌強制性約束和規(guī)范代替財務(wù)人工核對簽字，無需再考慮冒簽代簽等風險，減輕了財務(wù)人員的負擔。

4.智能稽核、智能控制

智能稽核相當于人工初審階段，是智能化的內(nèi)部控制。通過在智能財務(wù)系統(tǒng)內(nèi)嵌內(nèi)部控制制度、稽核模型數(shù)據(jù)庫等，不僅能對單筆報銷單據(jù)進行邏輯性稽核，還延伸到高校層面，對高校全范圍的經(jīng)濟業(yè)務(wù)進行聯(lián)動稽核。在單筆報銷單據(jù)層面，智能財務(wù)系統(tǒng)依靠人工智能對提交的報銷單據(jù)進行附件完整性、金額準確性、額度控制等方面的邏輯性判斷。在高校層面，智能財務(wù)系統(tǒng)基于大數(shù)據(jù)，對高校全范圍的經(jīng)濟業(yè)務(wù)是否存在頻發(fā)性交易、是否存在拆單規(guī)避招標等問題進行實時監(jiān)控、動態(tài)監(jiān)督、風險預(yù)警。一方面，減少了財務(wù)人員的審核工作量，另一方面，借助人工智能的稽核能有效加大內(nèi)部控制力度。

三、智能財務(wù)系統(tǒng)構(gòu)建路徑

（一）以問題為導(dǎo)向構(gòu)建智能財務(wù)系統(tǒng)

在構(gòu)建智能財務(wù)系統(tǒng)時，以現(xiàn)行的網(wǎng)上預(yù)約無等候報賬系統(tǒng)使用過程中暴露的問題為導(dǎo)向，廣泛征詢各類報銷人、項目負責人、各級審批人對新系統(tǒng)的需求和建議，前往已施行智能財務(wù)系統(tǒng)的院校調(diào)研，學習相關(guān)先進經(jīng)驗，與系統(tǒng)軟件開發(fā)公司充分溝通，結(jié)合學校實際，設(shè)計出適應(yīng)本校發(fā)展需求的財務(wù)系統(tǒng)。

（二）梳理優(yōu)化業(yè)務(wù)流程

財務(wù)系統(tǒng)的智能化構(gòu)建離不開業(yè)務(wù)流程的梳理和優(yōu)化，高校財務(wù)部門需要針對不同的業(yè)務(wù)類型（日常報銷業(yè)務(wù)、差旅費業(yè)務(wù)、借款業(yè)務(wù)、沖賬業(yè)務(wù)、薪酬發(fā)放業(yè)務(wù)、資產(chǎn)業(yè)務(wù)等）進行業(yè)務(wù)流程分類梳理，重新審視業(yè)務(wù)流程設(shè)計的合理性和必要性，對影響效率、容易出錯、合規(guī)性要求較高等業(yè)務(wù)流程，運用信息技術(shù)手段進行優(yōu)化改造，使業(yè)務(wù)流程更加合規(guī)、簡潔且高效。

（三）設(shè)置線上審批流程

智能財務(wù)系統(tǒng)實現(xiàn)了報銷審批全流程線上化，這項功能的實現(xiàn)，有賴于對系統(tǒng)后臺審批流程的設(shè)置。在設(shè)置審批流程時，應(yīng)關(guān)注以下幾個方面：1.確保審批流程的合規(guī)性。高校財務(wù)報銷按照“預(yù)算控制、分級授權(quán)、逐級審批、責任明確”原則，實行分級逐級審批模式，在設(shè)置線上審批流程層級時，內(nèi)嵌內(nèi)部控制制度和相關(guān)財經(jīng)法律法規(guī)，來規(guī)范各個審批層級審批人員的權(quán)限和責任，從而確保審批流程的合規(guī)性；2.確保審批流程的高效性。重新梳理審批流程，分析審批節(jié)點設(shè)置的必要性和完整性，在確保審批流程合規(guī)的前提下，去除冗余的審批節(jié)點，不遺漏必要的審批節(jié)點，確保審批流程的高效性；3.應(yīng)實現(xiàn)審批流程的自動推送。在審批系統(tǒng)內(nèi)嵌財務(wù)開支審批權(quán)限制度，系統(tǒng)根據(jù)填報的經(jīng)費號、金額、經(jīng)濟事項自動識別并推送審批環(huán)節(jié)至對應(yīng)審批人，避免出現(xiàn)漏簽、錯簽、重復(fù)簽以及不知道找誰簽等問題。

（四）夯實多維度的財務(wù)規(guī)則體系

高校財務(wù)應(yīng)從財務(wù)管理規(guī)定、財務(wù)報銷指南、會計核算規(guī)則、會計稽核等多種維度建立一套完善的財務(wù)規(guī)則體系。財務(wù)管理規(guī)定、財務(wù)報銷指南相當于報銷人報銷、會計審核的財務(wù)規(guī)則知識庫，使財務(wù)報銷有據(jù)可依，更加規(guī)范化和標準化。將會計核算規(guī)則內(nèi)嵌智能財務(wù)系統(tǒng)，使系統(tǒng)可以在查驗完票據(jù)信息后根據(jù)內(nèi)嵌的票據(jù)信息與會計科目的勾稽關(guān)系自動匹配會計科目，實現(xiàn)智能填報和智能制證。針對不同業(yè)務(wù)類型梳理出對應(yīng)稽核規(guī)則，建立稽核模型數(shù)據(jù)庫，系統(tǒng)基于稽核模型數(shù)據(jù)庫對高校全范圍的報銷單據(jù)進行聯(lián)動的邏輯性判斷和風險管控。一套全面完善多維度的財務(wù)規(guī)則體系是智能財務(wù)系統(tǒng)高效運行的基石和保障，也是高校財務(wù)實現(xiàn)從“經(jīng)驗型的人治管理”向“知識庫型的智能管理”轉(zhuǎn)變的關(guān)鍵。

四、智能財務(wù)系統(tǒng)實施保障

（一）強化風險防范意識，做好系統(tǒng)數(shù)據(jù)和網(wǎng)絡(luò)安全保障

高校財務(wù)要強化網(wǎng)絡(luò)風險防范意識，積極采取措施做好系統(tǒng)數(shù)據(jù)和網(wǎng)絡(luò)安全保障。在網(wǎng)絡(luò)安全方面，高校財務(wù)應(yīng)強化系統(tǒng)安全維護，安裝防火墻，定期優(yōu)化升級殺毒軟件，加強師生網(wǎng)絡(luò)安全教育，引進專業(yè)網(wǎng)絡(luò)安全防護人員，提升網(wǎng)絡(luò)安全防護等級；在系統(tǒng)數(shù)據(jù)方面，加強用戶權(quán)限管理，提升密碼強度并定期更換，及時做好系統(tǒng)數(shù)據(jù)多地備份，筑牢數(shù)據(jù)安全防線。如使用智能財務(wù)系統(tǒng)應(yīng)用“大智移云”等新技術(shù)，此網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)較之前更加復(fù)雜，受到病毒侵害、黑客攻擊而導(dǎo)致網(wǎng)站癱瘓、系統(tǒng)數(shù)據(jù)被篡改、泄露、丟失的風險更小，從而提高網(wǎng)絡(luò)安全。

（二）加強宣傳培訓(xùn)，做好新系統(tǒng)順利施行保障

智能財務(wù)系統(tǒng)作為“大智移云”時代的新生事物，在推行初期，不可避免存在部分師生對新系統(tǒng)上線產(chǎn)生抵觸或畏難心理，為保障新系統(tǒng)平穩(wěn)有序地順利施行，高校財務(wù)應(yīng)多措并舉加強宣傳培訓(xùn)。一方面，制作宣傳視頻向師生展示新系統(tǒng)的便捷高效，打消部分師生的抵觸或畏難心理。另一方面，通過制作操作指引手冊、操作演示視頻、舉辦現(xiàn)場操作培訓(xùn)等多種渠道保障師生全面了解和掌握新系統(tǒng)的操作流程和使用規(guī)范。

（三）做好售后服務(wù)保障，提升財務(wù)服務(wù)滿意度

財務(wù)系統(tǒng)智能化轉(zhuǎn)型的目標是通過解決“報銷繁”難題，提升師生財務(wù)服務(wù)滿意度，從而釋放師生活力，助力高校教學科研事業(yè)發(fā)展。因此，對師生的意見征詢，不能僅局限于財務(wù)系統(tǒng)構(gòu)建階段，在財務(wù)系統(tǒng)后續(xù)實施過程中，也應(yīng)充分考慮師生的意見和建議，對智能財務(wù)系統(tǒng)進行不斷的改進和升級，做好售后服務(wù)保障，從而提升財務(wù)服務(wù)滿意度。

結(jié)語

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)模式下的財務(wù)工作不可避免地受到?jīng)_擊和挑戰(zhàn)。構(gòu)建智能財務(wù)系統(tǒng)，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)建立各類數(shù)據(jù)庫，為高校財務(wù)審核、分析、決策、監(jiān)督提供更有力的數(shù)據(jù)支撐；利用人工智能技術(shù)，實現(xiàn)報銷單據(jù)的智能化處理，解決“報銷繁”難題，提升報銷效率；利用移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，突破了時間和空間的限制，大大減少了時間消耗，提升了師生報銷體驗；利用云計算技術(shù)，對報銷單據(jù)中的數(shù)據(jù)進行快速整理和計算，提高數(shù)據(jù)處理的效率和準確性。高校財務(wù)系統(tǒng)向智能化轉(zhuǎn)型，是“大智移云”時代高校財務(wù)改革的必然趨勢，高校財務(wù)應(yīng)高度重視，充分準備，深化改革，力求借助“大智移云”時代帶來的發(fā)展機遇為全校師生提供更方便、更快捷、更智能的財務(wù)服務(wù)，為高校教學科研事業(yè)添磚加瓦。